sistema de contabilidad manual de sistemas … · no. cuenta auxiliar: despliegue el combo y...

SISTEMA DE CONTABILIDAD CORPORATIVA

MANUAL DE SISTEMAS

CONSULTAS FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

D. CONSULTAS

D.1 Auxiliares de Mes

Este módulo le permite realizar la consulta de los movimientos realizados en las cuentas

auxiliares que están dadas de alta en el sistema. Presenta información sobre la póliza en la

cual fue utilizada dicha cuenta, referencia por la cuál se hizo el movimiento, y el cargo o

abono realizado, así también como el saldo actual de la cuenta.

MONEDA: Hace referencia a la moneda con la que se realizará el filtro; según sea la

elección aparecerán las cuentas que trabajen con la moneda elegida.

NO. CUENTA AUXILIAR: Despliegue el combo y aparecerá un listado de cuentas que

usted podrá elegir para realizar su consulta en base a la moneda seleccionada.

Después de haber seleccionado lo anterior aparecerán los datos de la cuenta en la parte

central de la pantalla. De lado derecho, por encima de los datos, se encuentran los botones

de ACTUALIZADO y NO ACTUALIZADO.

Actualizado: Hace referencia a los cargos, abonos y saldos que se han convertido

en pólizas de mes, después de haber actualizado saldos.

No actualizado: Se refiere a cargos, abonos y saldos que pertenecen a pólizas de

diario, es decir, no han completado el proceso de conversión a pólizas de mes ó

actualización de saldos.


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D. CONSULTAS

D.2 Pólizas del Mes

Este módulo permite realizar una consulta sobre las pólizas de mes generadas. Esta

pantalla es idéntica a la pantalla de PÓLIZAS DE DIARIO, la diferencia es que en este

módulo no se pueden realizar cambios a las pólizas; las pólizas mostradas son a las cuales

se les han actualizado saldos, es decir se convierten en pólizas de mes.

Este botón le permite obtener un reporte individual sobre la póliza de la cuál se está

trabajando.


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El sistema le permite visualizar un reporte de más de una póliza y le da opción de

seleccionar cómo desea presentar en el reporte. Dando clic en el botón aparecerá l

siguiente pantalla.


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TIPO DE FORMATO DE PÓLIZA: Usted puede elegir entre dos maneras de presentar

el reporte.

Póliza individual: Genera el reporte presentando una póliza por hoja. Así usted

puede realizar un análisis independiente de cada unas de las operaciones en la

empresa.

Formato general: Este reporte presenta en forma de lista cada una de las pólizas

con su información a detalle, separada una de la otra por una línea intermedia.

El sistema presenta las opciones de reporte por:

Imprimir todas: El reporte se presentará con todas las pólizas existentes en el

mes que se haya colocado al seleccionar el periodo.

Tipo de póliza: El reporte es obtenido en base al tipo de póliza que se seleccione y

muestra las mismas generadas en el mes que se haya colocado al seleccionar el

periodo.


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Cuando selecciona esta opción es activado el combo TIPO que se encuentra en la

parte inferior, el cual despliega los tipos de póliza registrados en el sistema y por los

cuáles puede realizar el filtro.

Forma selectiva: Esta opción le permite consultar el reporte seleccionando un

rango de pólizas. Al seleccionar esta opción se activan los combos para seleccionar

el rango de pólizas en el lado izquierdo inferior de ventana.

Los tres reportes anteriores muestras una similitud en su presentación la única diferencia

está en la manera en que se acomodan las pólizas pues cada uno presenta parámetros

diferentes en filtro.

Reporte póliza individual


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Reporte formato general


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Número de cuenta: Genera el reporte ordenando las pólizas por la cuenta

auxiliar.


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Resumen del mes:

SELECCIONE PERIODO: En este combo indique el mes del cual desea obtener el

reporte de las pólizas.

TIPO DE ÁREA: Seleccione de entre las dos opciones que presenta el sistema la que

usted ocupe para generar sus reportes.


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Todas: Hace referencia a que el sistema tomará en cuenta todas las áreas

registradas en el sistema.

Rango: Seleccione un área inicial y un área final para delimitar los valores que

tomará en cuenta el sistema para generar el reporte.

Este botón genera una nueva póliza, copia una póliza modelo; es decir, de la póliza

que tenemos en pantalla crea un duplicado con un folio diferente, este folio es el último en

el consecutivo con respecto al mes correspondiente a la fecha del movimiento.

El sistema pide como primer paso que introduzca la fecha de movimiento con la que será

registrada la nueva póliza:

Aparecerá un mensaje de confirmación:

Ejemplo:

Póliza original


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Póliza copia

MODIFICAR o ELIMINAR PÓLIZA: Este botón permite editar los movimientos

en una póliza que ya se ha transformado en póliza de mes, en realidad no borra ni

modifica la póliza, lo que hace es generar una nueva póliza (cargos=abonos y

abonos=cargos) para cancelar los movimientos de la póliza original, para el caso de una

modificación genera 2 nuevas póliza, una reversa los movimientos de la póliza original y la

segunda aplica los movimientos modificados.

Al dar clic sobre este botón muestra la póliza en una nueva pantalla:

La pantalla es muy similar a la pantalla de NUEVA PÓLIZA DIARIA, en esta pantalla

podrá modificar los movimientos en la póliza o borrar por completo la misma.

1.- Al dar clic aparece el siguiente mensaje:


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Al dar clic sobre “SI” el movimiento es borrado y la cuenta es afectada modificando los

saldos por la eliminación del mismo, después de esto puede continuar con la captura de los

movimientos en la póliza y la modificación de la misma.

2.- Al seleccionar esta opción el sistema genera una póliza de reverso con el consecutivo

siguiente, es decir, crea una nueva póliza con los cargos y abonos necesarios para dejar

nula la partida que se quiere eliminar; para cargos genera abonos, para bonos genera

cargos.

Esta operación genera un nuevo folio en el sistema, si el consecutivo en turno es 25 la

póliza de reverso tendrá el número 25 como folio.


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3. Seleccionando el botón de modificar el sistema realiza el mismo proceso de la

eliminación; genera una póliza de reverso con el folio consecutivo y además crea una más

con el nuevo movimiento, esta última con el folio siguiente, así genera dos pólizas una con

los cargos y abonos para hacer nula la partida y la segunda la póliza que hemos modificado.

Este movimiento creará dos nuevos folios en el sistema; siendo el consecutivo el número

26 por ejemplo, la póliza de reverso tomara dicho número y la nueva póliza obtendrá el

número 27.

El sistema manda un mensaje de confirmación con el número e folio de la nueva póliza

NOTA: En cualquiera de los 2 movimientos los saldos de las cuentas afectadas por los

registros contables de la póliza en el catalogo de cuentas correspondiente se afecta

automáticamente, es decir, como las nuevas pólizas nacen como pólizas de mes el proceso

de CARGOS y ABONOS y el de SALDOS ya no se ejecutan.


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D. CONSULTAS

D.3 Catálogo del Mes

En este catálogo puede usted consultar las cuentas contables que maneja en el Sistema.

Genera reporte del movimiento de las mismas en sus cargos, abonos y saldos, la

información es presentada en forma de lista y el sistema le brinda opciones para la

consulta.

La pantalla es idéntica a la pantalla en el menú de catálogo contable, a diferencia de éste

último el menú de CATÁLOGO DEL MES tiene desactivados los botones ubicados en la

barra que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

Para obtener un reporte e clic en el botón y aparecerá la siguiente pantalla:


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Moneda: Seleccione la moneda que desea para realizar la consulta. Es importante elegir

una moneda, de lo contrario el sistema no le permitirá realizar la consulta.

Orden: Seleccione el orden en el que desea que aparezca el reporte, puede elegir entre:

Alfabético

Cuentas

Opciones de reporte: El sistema permite seleccionar lo datos que de cómo desea que se

presente el reporte.

Con saldos

Sin saldos

Sin promedios

Solo movimientos

Todos

Selección de cuenta: El sistema le permite seleccionar entre realizar el reporte en base a

todas las cuentas o seleccionando un rango de cuentas específico.


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REPORTE POR ORDEN ALFABÉTICO


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REPORTE POR ORDEN DE CUENTA

BÚSQUEDA: Este botón despliega una asistente para realizar una búsqueda de las

cuentas que haya ingresado en el sistema; usted podrá ingresar el nombre de una cuenta y

de esta manera buscarla en el catálogo de cuentas.


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Localizar: Ingrese el nombre de la cuenta desea buscar.

Dirección: Despliegue el combo y seleccione la dirección de la búsqueda.

Arriba: Parte de la cuenta en la que esta situado y busca por encima de ésta.

Todas: Busca en todas las cuentas sin importar la cuenta en la que esté situado.

Abajo: Partiendo de su posición comienza su búsqueda hacia las cuentas que se

encuentran por debajo.

Coincidir en: Seleccione una opción del combo para realizar la búsqueda. Estas opciones

pueden ser:

En cualquier parte: Refiere a que la palabra que se busca puede estar ubicada al

principio, en medio o final del nombre de la cuenta, el sistema realiza la búsqueda

sin importar la posición de la palabra clave.

Igual: Refiere que la búsqueda es realizada por el concepto “igual” al que se busca,

no se regresan resultados similares, ni resultados que contengan esas palabras.

Solo al principio: La palabra clave es buscada sólo al principio del nombre de las

cuentas y el sistema arroja los resultados de los conceptos que cumplan con esta

condición.

Localizar: En esta sección de la pantalla usted encuentra tres botones

. Estos botones sirven para realizar la búsqueda. El

botón “PRIMERO” le permite ir al primer valor encontrado por el sistema al momento de

realizar la búsqueda. El botón siguiente le permite ir al próximo valor encontrado por el

sistema y por último el tercer botón regresa a la pantalla de CATÁLOGO DE CUENTAS y

para navegar ahora entre los registros de cuentas utilice la barra:

FILTRO: Este botón extiende un asistente para generar filtros. El filtro ayuda a

obtener una cantidad de cuentas específicas, es decir, se obtiene del total de las cuentas un

conjunto de cuentas pertenecientes los parámetros que se marquen en el filtro.


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CAMPO: Despliegue el combo y aparecerán distintos campos, seleccione una de estas

opciones para generar el filtro.

OPERADOR ARITMÉTICO: El operador aritmético indicará el rango para marcar los

parámetros del filtro. Elija si el dato que va a introducir será =, >, <, o <>.

DATO: Ingrese el dato de acuerdo al campo que haya elegido, por ejemplo si su elección

fue moneda, coloque “00” o “01” que son los valores para pesos y dólares respectivamente.

Al terminar de ingresar la información presione “ENTER” . Y de clic en el botón

para generar el filtro. El sistema enviará un mensaje con el número de registros

encontrados.

Si desea borrar los registro de clic en antes de confirmar el filtro.

Si desea deshacer lo escrito de clic en .

Ahora un ejemplo de cómo se realiza esta operación.


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Seleccione la opción “NIVEL” como CAMPO.

Ahora en operador aritmético seleccione “=”


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Enseguida en DATO ingrese “01”

Después presione ENTER , se ha creado el filtro:

De clic en el botón para generar el filtro, aparecerá el siguiente mensaje:

Después de haber realizado esto muestra la pantalla principal de CATÁLOGO DE

CUENTAS y se puede navegar entre las cuentas mostradas por el filtro con los botones

que aparecen en la parte inferior de la pantalla.

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