sistema de archivo institucional (sai)

Sistema Archivo Institucional Manual de usuario: SIGAP e-archivo

Sistema de Archivo Institucional (SAI)

Manual de usuario

Versión 5.0.0

Manual de usuario SIGAP e-archivo 5.0.0 Derechos reservados – CONFIDENCIAL – ECM Solutions © 2019

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Tabla de contenido Capítulo 1. Objetivo general 5

Capítulo 2. Introducción 5 2.1. Beneficios 6

2.2. Requerimientos del software 7 2.3. Fundamento normativo 8

Capítulo 3. Acceso al SIGAP e-archivo 9 3.1. Inicio de sesión 9

3.2. Cierre de sesión 11

3.3. Rol del usuario en el SIGAP e-archivo 11 3.4. Cambio de área 12

Capítulo 4. Conociendo el SIGAP e-archivo 13 4.1. Navegando en el SIGAP e-archivo 13

4.2. Uso de tablas de registros 15 4.3. Mensajes de alerta 16

4.4. Uso de tabla-árbol 16

4.5. Módulos del SIGAP e-archivo 17 Capítulo 5. Módulo Expedientes 18

5.1. Ciclo de vida de un expediente 18 5.2. Estados de un expediente 19

5.3. Submódulo Nuevo expediente 20 5.a.1. Registro de un Nuevo expediente 22

5.a.1.1. Componente Legajos 25

• Editar 26

• Clasificar información 27

• Imprimir portada/ etiqueta 27

• Eliminar 27 5.a.1.2. Componente Glosa 29

1. La Tabla de registros 29 2. El botón 29

• Editar 35

• Integrar anexo 35


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• Generar versión pública 38

• Subir versión pública: 41

• Imprimir formato de clasificación: 41

• Eliminar. 43


• Eliminar 43

5.a.1.3. Componente Eventos de clasificación de información 44

• Ver detalle de clasificación 45

• Editar 46

• Desclasificar información 47

• Ampliar periodo de reserva 48 5.a.2. Acciones sobre expediente 49

• Solicitar préstamo 50


• Cerrar expediente: 51

• Imprimir portada/etiqueta 51

• Retener en archivo: 52

• Eliminar: 52 5.4. Submódulo Consulta de expedientes 53

• Editar:55

• Glosar documento: 56

• Cerrar expediente 56

• Clasificar información: 57

• Desclasificar información: 58

• Imprimir portada/etiqueta: 60

• Solicitar préstamo: 61

• Retener en archivo 61

• Eliminar: 62

• Reporte en materia de transparencia 63

• Reporte Glosa documental 64

Capítulo 6. Módulo Trámites 65


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6.1. Submódulo Trámites de Disposición Documental 65 6.2. Diagrama de flujo 66

6.3. Cómo realizar un trámite de transferencia primaria, secundaria o baja documental 69 6.a.1. Transferencias primarias 70

Paso 1. Elaboración de inventario de transferencia 70

Paso 2. Revisión del Responsable del archivo de trámite. 77 Paso 3. Revisión del Titular de la unidad administrativa productora. 81

Paso 4. Revisión del Responsable del archivo de concentración. 84 Paso 5. En espera de firmas/Envio de transferencia primaria. 87

Enviar transferencia 91 Paso 6. Validación de transferencia en el archivo de concentración. 92

6.4. Submódulo Trámites de préstamos 93

6.1.1. Solicitud de préstamo 95 6.1.2. Seguimiento de préstamos 97

6.1.3. Solicitud de prórroga de préstamos 101 6.5. Consulta de expediente y solicitud de préstamo externo 105

Capítulo 7. Módulo Catálogos 111 7.1. Submódulo Cuadro general de clasificación archivística/Cadido 111

7.1.1. Cuadro general de clasificación archivística 111

• Reporte Cuadro General de Clasificación Archivística 113

• Reporte CADIDO. 113

• Reporte Guía de Archivo Documental 114

• Inventario General 115

• Reporte trazabilidad informática 116

• Reporte Donación, Incorporación y Transferencia 117 7.2. Submódulo Ubicaciones topográficas 118

Capítulo 8. Glosario 120


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Capítulo 1. Objetivo general

El presente manual tiene como finalidad explicar los aspectos generales de uso y operación del Sistema Archivo Institucional, específicamente el SIGAP e-archivo, explicando cada uno de los diferentes módulos que componen el mismo, facilitando al usuario el uso y aplicación de la herramienta.

Este documento debe servir como base de conocimiento de las funcionalidades del SIGAP e-archivo para la automatización del ciclo de vida de los expedientes.

Capítulo 2. Introducción

El SIGAP e-archivo es una aplicación web institucional disponible a través de un navegador de internet, la cual tiene como objetivo principal automatizar la gestión de los archivos, permitiendo el registro y manejo de expedientes:

• Físicos. • Electrónicos. • Híbridos. • Integración o glosa de documentos (físicos y electrónicos). • Registro de información clasificada (reservada y/o confidencial). • Automatización de las transferencias. • Bajas documentales. • Automatización de préstamos de expedientes.

Esto se desarrolla bajo un modelo de gestión basado en el concepto “Sin papel” aprovechando los beneficios de rastreo de archivos digitales y la automatización de procesos de gestión de archivos.


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Las principales características del SIGAP e-archivo son:

2.1. Beneficios

● Estandarizar los procedimientos para la administración, seguridad y conservación de archivos.

● Habilitar métricas de desempeño de la institución, así como de áreas involucradas en la gestión archivística.

● Facilitar la sustitución del papel en los controles administrativos ● Mejorar la productividad de las áreas usuarias. ● Agilizar la gestión documental y de archivos. ● Proveer mecanismos ágiles de búsqueda de expedientes. ● Cumplir con el marco normativo vigente. ● Facilitar la toma de decisiones al contar con archivos actualizados. ● Coadyuvar a la rendición de cuentas y la transparencia, al contar con información

disponible. ● Reducir costos y aumento de productividad en la administración y recuperación de

expedientes de trabajo.


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2.2. Requerimientos del software Debido a que el SIGAP e-archivo es una aplicación web es necesario que el equipo en donde se utilice cumpla con las siguientes características:

Para la consulta de los documentos electrónicos adjuntos se debe contar con una herramienta informática compatible con el archivo a consultar. A continuación, se recomiendan las herramientas mínimas necesarias para la operación del sistema:


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2.3. Fundamento normativo


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Capítulo 3. Acceso al SIGAP e-archivo 3.1. Inicio de sesión

Para iniciar sesión en la aplicación se debe contar con la siguiente información:

● Dirección web para entrar al SIGAP e-archivo. ● Nombre de usuario y contraseña.

Nota. Si no se posee esta información consulta al Administrador del sistema.

Para ingresar a la herramienta realice los siguientes pasos:

1. Abrir el navegador de internet compatible con el sistema según la configuración del equipo y sistema operativo. (Véase el apartado de Requerimiento de software pág. 7). En la barra de dirección escribir la dirección web que la institución proporcione (https://sai.ine.mx/ ), dar clic en la tecla enter:

2. Se presenta la página de inicio, en la ventana SIGAP e-archivo dar clic en el botón Entrar:

https://sai.ine.mx/


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3. En la página de inicio de sesión de SIGAP e-archivo, registrar:

• En el campo Usuario introduzca el nombre que corresponda. • En Contraseña registre la clave de acceso. • Ingrese el Captcha que aparece en pantalla.

Nota. Ambos datos deben escribirse como lo indique el administrador del sistema. Se puede seleccionar la opción Mantener conectado, de esta forma el navegador web conservará las credenciales de acceso por determinado tiempo.

4. Finalmente seleccionar la opción Iniciar sesión

En seguida se abre la pantalla principal de SIGAP e-archivo. En la ventana principal del SIGAP e-archivo se tiene acceso a los contadores, los cuales permiten ver la gestión de los distintos módulos a los que se acceso, por ejemplo: El contador Expedientes se divide en Archivo de Trámite, Archivo de Concentración y Archivo Histórico; además de los contadores Trámites de Préstamo, Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias y Bajas Documentales:


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3.2. Cierre de sesión Para salir del sistema localiza en el botón Cerrar la sesión del usuario (ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla) y dar clic sobre él. La sesión se cierra y el sistema presenta nuevamente la página de Inicio de sesión:

3.3. Rol del usuario en el SIGAP e-archivo Puede identificar el rol y el área a la que tiene permiso al observar en la parte superior derecha de la pantalla dichos datos:


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3.4. Cambio de área Si cuenta con acceso a diferentes áreas o archivos, el SIGAP e-archivo permite cambiar de área sin que tenga que salir de sesión. Esta funcionalidad se puede identificar en cada cuenta, siempre y cuando se muestre en pantalla la opción Cambio de área. Al dar clic en Cambio de área se despliega un listado con todas las áreas a las que tenga acceso:


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Capítulo 4. Conociendo el SIGAP e-archivo

Este capítulo permite identificar los componentes del SIGAP e-archivo, así como la navegación, estructura, roles, elementos constitutivos y sus estados. 4.1. Navegando en el SIGAP e-archivo La estructura de navegación y presentación del SIGAP e-archivo están representadas por opciones como: menú, pestañas, ligas y accesos rápidos, las cuales permiten ingresar a las diferentes funcionalidades del mismo:

En la pantalla de inicio -imagen arriba referida- encontrará:

1. Menú 2. Sub menú 3. Pestañas 4. Accesos rápidos 5. Minimizar el menú 6. Ocultar / aparecer el menú 7. Modificar la interfaz de navegación (estilo y colores).


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El SIGAP e-archivo presenta diversos componentes y cada uno de ellos permite realizar diferentes operaciones:

1. Cuadro de texto: Permite ingresar y validar información de texto capturables en los formularios:

2. Botones de Acción: A través de estos se permite ejecutar acciones sobre el SIGAP

e-archivo, sus elementos o registrar los formularios de ingreso de información:

3. Lista de selección con filtro: Permite la escritura, el agrupamiento y la selección de

valores. Este componente de lista da la capacidad de seleccionar un solo ítem de la lista:


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4. Lista de selección múltiple con filtro: Permite la escritura, el agrupamiento y la

selección de valores; además permite seleccionar múltiples ítems de la lista:

4.2. Uso de tablas de registros

1. Tabla de resultados: Muestra en una tabla varias columnas con datos de los registros en el SIGAP e-archivo que coinciden con una búsqueda o con un componente seleccionado.

2. Búsqueda en resultados: Permite realizar el filtrado de búsquedas de valores dentro de los resultados obtenidos en la Tabla de resultados.

3. Botón de Descarga: Permite descargar un archivo -en formato CSV con los datos de la Tabla de resultados- para ser consultados en formato excel o alguna otra herramienta.

4. Botón Acciones: Permite visualizar y seleccionar las acciones que se pueden realizar en un registro de la Tabla de resultados, este listado de acciones varía de acuerdo con la tabla mostrada y el registro seleccionado.


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4.3. Mensajes de alerta Los mensajes de alerta aparecen en la parte superior derecha de la pantalla e indican el resultado de una operación u acción exitosa, o en su defecto indica con un descriptivo el error de una operación:

4.4. Uso de tabla-árbol El componente tabla-árbol permite visualizar de manera desglosada los distintos niveles de información que se representa en un árbol. Al dar clic en el signo “+” se despliegan los elementos que “cuelgan” del nivel seleccionado; al posicionarte en el signo “-” se repliega la información.


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4.5. Módulos del SIGAP e-archivo Al posicionarse en cada nombre del Módulo, al seleccionar el signo “+” (más) se despliegan los submódulos correspondientes:

Elemento Descripción

Expedientes

Este módulo permite al usuario acceder a las opciones disponibles para registrar expedientes y legajos, glosar documentos y registrar eventos de clasificación de información. El usuario podrá generar un nuevo expediente o realizar consultas.

Trámites

Este módulo permite controlar y dar seguimiento a los trámites de disposición documental (transferencias y bajas documentales), así como a los trámites de préstamo de expedientes.

Catálogos

Módulo disponible para consulta del cuadro general de clasificación archivística y catálgo de disposición docuemental. Sólo a usuarios con permiso de Administrador/Responsable del área coordinadora de archivos, permite el alta o edición registros en los catálogos: Cuadro general de clasificación archivística; Catálogo de disposición documental y Ubicaciones topográficas.

Administración

Módulo disponible para usuarios con permiso de Administrador/Responsable del área coordinadora de archivos, permite registrar y administrar los catálogos de: Unidades administrativas productoras, Áreas, Usuarios, Archivos institucionales, Calendarios documentales, Procesos y Bitácoras.

Al hacer clic en el signo “-” (menos) se replegarán los elementos.


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Capítulo 5. Módulo Expedientes A continuación, se describe de manera general el ciclo de vida de un expediente, los estados o estatus que pueden tener los expedientes en el SIGAP e-archivo, así como cada uno de los Submódulos que integran el Módulo Expedientes. 5.1. Ciclo de vida de un expediente El ciclo de vida de un expediente se automatiza en el SIGAP e-archivo mediante las acciones referidas en el siguiente esquema:


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5.2. Estados de un expediente Los expedientes registrados en el SIGAP e-archivo podrán tener los siguientes estados:

Los estados de los expedientes registrados en el SIGAP e-archivo los puedes consultar en los contadores en la pantalla de inicio, donde se muestran los totales y subtotales (ver imagen ejemplo), de acuerdo con lo siguiente:

•Aquellos que se encuentran activos o en trámite y disponibles para glosardocumentos.Abiertos

•Expedientes cerrados y que su vigencia documental en el archivo -de trámite o deconcentración, según corresponda, aún no ha concluido.

Cerrados sin vigencia documental vencida

• Expedientes cerrados, cuya vigencia documental en el archivo que correspondaha concluido y disponibles para su transferencia o baja documental.

Con vigencia documental vencida

•Expedientes detenidos o retenidos, en el archivo que corresponda, cuyo plazo deconservación ha concluido y que por dicha retención no fueron sometidos a unatransferencia o baja documental.

Retenidos

•Aquellos regisrados como reservados y cuyo periodo de reserva está próximo avencer.

Por vencer periodo de reserva


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5.3. Submódulo Nuevo expediente

Este Submódulo únicamente se muestra a los usuarios con los roles: Titular, Suplente y Asistente de Área. El submódulo permite el registro y edición de expedientes físicos, electrónicos e híbridos, así como de sus legajos y documentos; además permite imprimir carátulas o portadas y etiquetas de los expedientes. Una vez registrado un nuevo expediente de manera automática el SIGAP e-archivo muestra los siguientes componentes:

• Componente Legajo: Permite registrar, editar, controlar y administrar los legajos del expediente y clasificar información, así como eliminar legajos de acuerdo con los roles y permisos asignados.

• Componente Glosa: Permite registrar y editar los documentos del archivo y sus

anexos, y eliminar de acuerdo con los roles y permisos asignados; así como también: o Subir una versión pública de un documento. o Generar la versión pública de documentos electrónicos (únicamente en

formato PDF). o Descargar una versión pública. o Registrar la clasificación de información (reservada y/o confidencial).

• Componente Eventos de clasificación de información: Permite registrar la

desclasificación y/o la ampliación del periodo de reserva. Mediante el registro de esta información el SIGAP e-archivo automatiza: o El plazo de conservación del expediente, a partir de los eventos de clasificación

de información del expediente, legajo o documento. o La fecha de desclasificación de información reservada.


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A continuación, se presenta un esquema de las funcionalidades del Submódulo Nuevo expediente:

Nota. El Submódulo Nuevo expediente únicamente se muestra a los usuarios con los roles: Titular, Suplente y Asistente de Área.


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5.a.1. Registro de un Nuevo expediente Para registrar un expediente debe seguir los siguientes pasos:

1. Existen dos opciones de registro: a) Ingrese al Módulo Expedientes, se desplegará el submenú con dos opciones

diferentes, selecciona Nuevo expediente:

b) Use las acciones rápidas Nuevo expediente:


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2. Al dar clic en Nuevo expediente podrá ver la siguiente pantalla con el formulario Datos generales:


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En dicha pantalla se registra:

• La información solicitada en cada campo recuerde que es obligatorio complementar los campos señalados con asterisco rojo (*).

• Desplegar el acordeón Información adicional, el cual permite registrar la información de los campos opcionales Vínculo archivístico y Tesauro.

Nota. El SIGAP e-archivo asigna de manera automática el número de expediente, o en su caso, se registra manualmente -el switch se encontrará bloqueado de acuerdo con la predeterminación que haya hecho el administrador del sistema-. En caso de que el switch esté habilitado entonces podrá elegir el modo manual o automático. Ejemplo de un número de expediente: APF.SFA.02C/00001/2000

3. Dar clic en el botón Guardar o Guardar y Nuevo.

Una vez guardado el Nuevo expediente, se muestra la siguiente pantalla:

Nota. Al dar clic en el botón Guardar se habilitan las funcionalidades para registrar Legajos, Glosa de documentos y Eventos de clasificación de información, y con el botón Acciones sobre expediente puede imprimir portadas o etiquetas y registrar la fecha de cierre del expediente.


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Como se observa en la imagen anterior, la pantalla presenta los acordeones y componentes siguientes:

1. El acordeón Datos generales e Información adicional Además de los componentes:

2. Legajos 3. Glosa 4. Eventos de clasificación de información 5. Botón Acciones sobre expediente; los cuales se verán a continuación.

5.a.1.1. Componente Legajos Al dar clic en el componente Legajos se despliega la tabla de resultados (en la cual se visualizan dos legajos creados de manera automática por el SIGAP e-archivo), como a continuación se muestra:

1. Barra de búsqueda. Realiza el filtrado de la lista de resultados de legajos existentes. 2. Tabla de resultados. Muestra el total de legajos existentes y las características de

cada legajo. Las columnas Formato, Tradición documental y ubicación topográfica se actualizan conforme se glosan documentos al expediente.


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3. Acciones. Muestra las acciones que se pueden ejecutar sobre un legajo, como:

• Editar. Al dar clic se habilita el formulario para modificar los datos del legajo

seleccionado:


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• Clasificar información. Se muestra el formulario para registrar la clasificación de información:

• Imprimir portada/ etiqueta. Al dar clic abre una ventana para seleccionar el

formato que desee imprimir, ya sea la portada, las etiquetas para la ceja del folder o para el lomo de las carpetas:

• Eliminar. Permite eliminar el registro del expediente (siempre y cuando tenga los permisos asignados por el administrador del sistema):


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4. Botón Nuevo Legajo. Muestra el formulario Nuevo legajo:

Al dar clic en Nuevo legajo en el formulario se encuentran los siguientes campos:

● Ubicación topográfica: Permite seleccionar en la tabla árbol las ubicaciones disponibles del área o del archivo en el que se encuentre el legajo.

● Switch Cerrar legajo: Al seleccionar la opción SÍ se tiene que registrar la fecha que corresponda.

● Tradición documental y No. de fojas: Estos campos se actualizan de manera automática, de acuerdo con las características de los documentos que glose al legajo.

Nota. Para el registro de Legajos considerar las siguientes reglas: • Para un expediente totalmente electrónico no aplica la opción Nuevo legajo. • En el formulario Nuevo legajo en el campo No. de legajo se muestra el número

consecutivo que corresponda, sin embargo, también existe la opción de registrar cualquier otro número.


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5.a.1.2. Componente Glosa Al seleccionar el componente Glosa se despliega la siguiente pantalla, la cual muestra:

1. La Tabla de registros: Muestra el detalle de los documentos glosados, ésta se actualiza conforme se registren documentos.

2. El botón Glosar documento: Permite registrar uno o varios documentos electrónicos mediante el siguiente procedimiento:

a) Dar clic en el botón Glosar documento:

b) Se muestra el formulario en 4 pasos para el registro del o los documento(s) se debe llenar todos los campos obligatorios marcados con asterisco (*).


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Paso 1. Documentos 1. Seleccionar el tipo de formato del documento que se registrará, para lo cual

hay que considerar lo siguiente: • Físico: Es el registro de información en papel, carrete (documentos,

mapas, etc.). • Físico (digitalizado): Documentos que “nacieron” o se generaron

originalmente en formato físico y se digitalizaron. • Electrónico1 (Firma PDF): Adjuntar únicamente documentos en formato

PDF. • Electrónico (Firma CMS): Adjuntar únicamente documentos en formato

CMS. • Electrónico (Firma XML): Adjuntar únicamente documentos en formato

XML. • Electrónico (Sin firma): Permite adjuntar cualquier formato electrónico no

mencionado en los anteriores (ejemplo: excel, powerpoint, videos mp4, bases de datos, etcétera):

Ejemplo selección formato físico

Ejemplo selección formato Electrónico

1Los documentos electrónicos son aquellos que registran un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de la dependencia o entidad de la Administración Pública Federal que precisa de un dispositivo electrónico para su registro, almacenamiento, acceso, lectura, impresión, transmisión, respaldo y preservación.


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2. Seleccionar algún formato electrónico, el SIGAP e-archivo muestra la ventana para subir uno o varios documentos -archivos electrónicos-.

3. Dar clic en el botón Siguiente.

Nota. Cuando adjunte documentos electrónicos encontrará los siguientes íconos -del lado izquierdo del nombre del archivo electrónico-, lo cuales permiten: Eliminar (no adjuntar) el archivo electrónico. Marcar un archivo electrónico como documento principal o anexos.

Paso 2. Datos generales

Registrar la información requerida en el formulario y dar clic en el botón Siguiente (extremo inferior derecho):

Ejemplo selección formato físico

Ejemplo selección formato electrónico


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Para el registro o glosa de documentos, considerar los siguientes campos:

• Nombre del documento: No permite registrar los siguientes caracteres especiales: diagonal (/); dos puntos (:); asterisco (*), menor (<), mayor (>), barra vertical o pipe (|).

• Tradición documental: El dato registrado actualiza automáticamente el campo tradición documental del legajo.

• No. de fojas: Se muestra únicamente si se selecciona la opción Formato Físico o Físico (digitalizado); el campo no. de fojas de cada documento se suman automáticamente y se muestra la cantidad total de fojas del expediente cuando se genere la portada.

• Legajo: Seleccionar el número de legajo en el que está ubicado el documento, el campo sólo se habilita si seleccionas la opción Formato Físico o Físico digitalizado -si seleccionaste algún formato electrónico el campo estará bloqueado-.

Nota. Para el registro de glosa considerar lo siguiente: 1. Si adjunta varios documentos electrónicos, puede seleccionar el recuadro “�”

que está del lado derecho del formulario Paso 2- Datos generales, con ello indica que la información que se registre en el primer documento será igual para el resto de los documentos en los campos con el ícono “�” .(ver imagen de la página anterior) Ejemplo selección formato electrónico

2. Los campos opcionales cuentan con un texto explicativo sobre la información

que puede registrar. Al posicionarse dentro del campo dar clic y verá como se muestra el texto explicativo. (Ver imagen ejemplo).


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Paso 3. Contexto y contenido

Registrar la información requerida en el formulario y dar clic en el botón Siguiente:


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Paso 4: Información adicional

Todos los campos son opcionales; se puede capturar la información y dar clic en el botón Guardar, o bien, dar clic en el botón Siguiente documento si glosó más de un documento electrónico, para continuar con el registro de los datos:

Ejemplo selección formato físico Ejemplo selección formato electrónico


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Nota. Los campos opcionales tienen una herramienta de texto que explican la información a registrar -como se muestra en la siguiente imagen-.

3. El botón de Acciones muestra las siguientes opciones que puede realizar sobre un documento glosado:

• Editar: Al dar clic se habilita el formulario para modificar los datos del documento seleccionado.

• Integrar anexo: Al dar clic muestra el formulario para registrar un anexo al documento principal.

• Clasificar información: Al dar clic se muestra el formulario para registrar clasificación de la información reservada o confidencial del documento glosado.


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Al registrar la clasificación de la información, se debe tomar en cuenta lo siguiente:

1. La tabla de registros muestra los documentos que serán objeto de la clasificación, en su caso puede Eliminar o quitar uno o varios documentos que no vayas a clasificar.

2. Seleccionar en el switch el tipo de clasificación de información que va a registrar, ya sea reservada y/o confidencial.

3. Seleccionar en el switch si la clasificación de la información es total o parcial.

Nota. Para Clasificar información considerar las siguientes reglas: 1. La fecha de clasificación no puede ser: • Previa a la fecha de apertura del expediente, • Previa a la fecha de elaboración del documento.

2. Un expediente previamente clasificado como confidencial no puede ser clasificado como reservado en apego a la normatividad vigente en la materia.


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Nota. Considerar que, a partir del registro de los eventos de clasificación de un documento, de un legajo o de un expediente, el SIGAP e-archivo: • Actualiza las condiciones de acceso del expediente, es decir, si es reservado o

confidencial. • Actualiza y calcula el plazo de conservación del expediente. • Genera el informe o formato del Índice de expedientes reservados.

• Generar versión pública. Al dar clic se habilita la pantalla que permite testar o

eliminar áreas del documento. Esta acción sólo se habilita cuando los documentos glosados están en formato Electrónico PDF:

Para generar la versión pública debe seguir los siguientes pasos:

1. Dar clic en el botón Cuadro en seguida poner el cursor sobre la imagen


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del documento PDF y seleccionar el área a testar: 2. Dar clic en el botón Texto en seguida posicione el cursor dentro del

cuadro negro, mencionado en el punto anterior, selecciona el área sobre la que se muestra el texto:

3. Enseguida se muestra una ventana en la que se captura el texto que corresponda, también puede seleccionar el color y el tamaño de la fuente, al terminar dar clic en el botón Guardar:


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4. Repite el paso 2 y 3 en cada área o sección, del documento, que desee testar. Al terminar dar clic en el botón Guardar:

Nota. La acción Generar versión pública sólo se habilita cuando los documentos glosados están en formato Electrónico PDF. Este tipo de documentos se identifican en la Tabla de Resultados –columna Nombre del archivo- identificar la extensión del documento como pdf y en la columna Formato identificar Electrónico.


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• Subir versión pública: Permite subir el archivo electrónico con la versión pública del documento no generada por el módulo SIGAP e-archivo:

Al dar clic en Subir versión pública el SIGAP e-archivo muestra la ventana que te permite adjuntar o arrastrar el archivo que corresponda.

• Imprimir formato de clasificación: El formato se puede generar con o sin

firma electrónica, esta opción únicamente se habilita si tienes rol de titular de área.


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Para generar el formato debe: 1. Seleccionar en el switch la opción Sin firma o Firma electrónica.

a) Si se seleccionó la opción Sin firma enseguida da clic en el botón Imprimir y se descarga dicho formato.

b) Si se seleccionó la opción Firma electrónica: 1. Se habilita la ventana en la que se ingresan los datos

requeridos. 2. Una vez que el SIGAP e-archivo valide la información dar clic

en el botón Firmar y el sistema automáticamente descarga el formato.

Nota. La acción Imprimir formato de clasificación se muestra siempre y cuando previamente se haya registrado en el sistema la clasificación como reservada o confidencial, de un documento y únicamente se puede firmar con firma electrónica si el usuario tiene el rol Titular de área.


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• Eliminar. Al dar clic aparece un mensaje para confirmar si desea eliminar el documento -esta acción se muestra siempre y cuando el administrador del sistema te haya asignado el rol necesario.

4. Botón Acciones masivas. Muestra el listado de acciones que se pueden ejecutar en varios documentos seleccionados:

• Clasificar información. Al dar clic se muestra el formulario para registrar la

clasificación de información reservada o confidencial, como se explicó previamente.

• Eliminar. Al dar clic muestra un mensaje para confirmar si se desea eliminar el

documento -esta acción se muestra siempre y cuando cuente con los permisos necesarios-.


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5.a.1.3. Componente Eventos de clasificación de información El componente Eventos de clasificación información se habilita automáticamente cuando se guarda un nuevo expediente, al dar clic en el acordeón Eventos de clasificación de información se muestra la siguiente pantalla:

En dicha pantalla encontrará y podrá:

1. Realizar búsquedas de eventos de clasificación de información registrados. 2. Ver la Tabla de resultados con los documentos clasificados, desclasificados o con

ampliación de periodo de reserva. 3. Botón de Acciones muestra las siguientes opciones que se pueden realizar sobre un

documento clasificado como confidencial o reservado:

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• Ver detalle de clasificación: Al dar clic se habilita el formulario con la información registrada mediante la acción clasificación de información:


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• Editar: Al dar clic se habilita el formulario con la información registrada previamente, permitiendo modificar dicha información.


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• Desclasificar información: Al dar clic observe el formulario correspondiente. Para complementar el formulario Desclasificar información toma en cuenta lo siguiente:

1. Al desplegar el contenido de la pestaña de Clasificar información se ve a detalle el registro de la clasificación de información.

2. La Tabla de registros muestra los documentos que serán desclasificados, o en su caso, se pueden Eliminar del listado uno o varios documentos que no vayas a desclasificar.

3. Registrar los campos obligatorios, señalados con asterisco rojo (*). 4. Seleccionar en el switch Desclasificación si ésta será total o parcial. 5. Dar clic en el botón Guardar.

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• Ampliar periodo de reserva: Al dar clic verá el formulario correspondiente.

Nota. Para registrar la Desclasificación de información considerar las siguientes reglas: 1. La acción se muestra en el menú, siempre y cuando previamente esté registrado

como reservado el documento. 2. La fecha de desclasificación no puede ser:

o Previa a la fecha de clasificación. o Previa a la fecha de apertura del expediente.


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Para complementar el formulario tome en cuenta lo siguiente:

1. La Tabla de registros muestra los documentos que serán registrados con ampliación de periodo de reserva, o en su caso, puede eliminar uno o varios documentos que no vaya a registrar con ampliación de periodo de reserva.

2. Registrar los campos obligatorios, señalados con asterisco rojo (*). 3. Dar clic en el botón Guardar.

5.a.2. Acciones sobre expediente Al registrar un expediente, en la parte inferior izquierda de la pantalla verá el botón Acciones sobre expedientes, el cual habilita diversas opciones que se ejecutan sobre un expediente:

Nota. Para registrar la Ampliación del periodo de reserva considerar las siguientes reglas: 1. Esta acción se muestra en el menú, siempre y cuando previamente el documento

se haya registrado como reservado. 2. La fecha de ampliación del periodo de reserva no puede ser:

• Previa a la fecha de apertura del expediente. • Previa a la fecha de clasificación del documento.

3. Un documento previamente clasificado como confidencial no puede ser clasificado como reservado, en apego a la normatividad vigente en la materia.


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• Solicitar préstamo: Se muestra el formulario para solicitar en préstamo el expediente:

• Clasificar información: Permite registrar la clasificación de todos los


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documentos glosados al expediente:

• Cerrar expediente: Se habilita una ventana para registrar la fecha de cierre del expediente.

• Imprimir portada/etiqueta: Se muestra una lista desplegable para seleccionar

la opción imprimir: portada de expediente, etiqueta de lomo y etiqueta de ceja.


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• Retener en archivo: Se habilita la ventana solicitando confirmación de la acción.

• Eliminar: Se habilita la ventana solicitando confirmar la ejecución de dicha acción, se muestra siempre y cuando el administrador del sistema te haya asignado el rol necesario:

Nota. La acción Retener en archivo permite “bloquear” un expediente o marcarlo como no disponible para una transferencia. Una vez que lo marcaste como Retenido, estará disponible la acción Desmarcar retenido al dar clic, nuevamente el expediente estará disponible para la transferencia que corresponda.


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5.4. Submódulo Consulta de expedientes Este Submódulo se encuentra disponible para todos los usuarios del sistema y permite localizar y ejecutar diversas acciones, de acuerdo con el rol asignado a cada usuario. Para realizar la Consulta de expedientes ingrese al Módulo Expedientes y se despliega el menú con dos opciones diferentes, seleccione la opción Consulta de expedientes:

Al dar clic en Consulta de expedientes emerge la siguiente pantalla, en la que puede ver:

1

3

2


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1. Los principales filtros de búsqueda que permiten localizar la información por: número, título o descripción del expediente, o bien, por número de documento.

2. Al desplegar la pestaña de Información adicional, se muestran los filtros que permiten buscar registros de expedientes por serie o subserie, tipo de fecha, rango de fechas, así como de Condiciones de acceso; Unidad administrativa productora; Área, entre otros.

3. Botón Consultar. Al dar clic en el botón Consultar el SIGAP e-archivo arroja los resultados de los registros coincidentes con la búsqueda, como a continuación se muestra y permite:

1. Realizar búsqueda refinada dentro de la tabla de resultados. 2. Descargar en formato Excel la tabla de resultados. 3. Seleccionar las columnas que desee ver en la tabla de registros. 4. Ver el total de registros coincidentes con la búsqueda. 5. Seleccionar todos los registros de la tabla. 6. En el botón Acciones las opciones que se pueden ejecutar sobre un expediente. Las

acciones que a continuación se describen varían de acuerdo con el rol del usuario en


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sesión, en el que encontrarás:

• Editar: Al dar clic se habilita el formulario para modificar los datos del expediente seleccionado:

Nota. El menú de acciones varía de acuerdo con el rol del usuario en sesión.


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• Glosar documento: Al dar clic se muestra el formulario en el cuatro pasos para

registrar el documento:

• Cerrar expediente: Al dar clic se habilita una ventana en la que se registra la

fecha correspondiente:


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• Clasificar información: Al dar clic se habilita el formulario para registrar la clasificación de la información reservado o confidencial.


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• Desclasificar información: Al dar clic verá el formulario correspondiente.


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• Imprimir portada/etiqueta: Al dar clic se muestran las opciones para imprimir

la portada y etiquetas con los datos de identificación del expediente:

Nota. Para registrar la Desclasificación de información considerar las siguientes reglas: 1. La acción se muestra en el menú, siempre y cuando, previamente se haya

registrado la clasificación de información reservada de algún documento. 2. La fecha de desclasificación no puede ser:

• Previa a la fecha de clasificación. • Previa a la fecha de apertura del expediente.


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• Solicitar préstamo: Se habilita el formulario que permite solicitar el préstamo de un expediente:

• Retener en archivo: Se habilita la ventana solicitando confirmar la acción:


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• Eliminar: Se habilita la ventana en la que se solicita confirmar la acción; siempre y cuando -esta acción se muestra siempre y cuando cuente con los permisos necesarios-.

7. El botón Acciones masivas muestra el menú de acciones que se pueden ejecutar en múltiples expedientes. Al dar clic en el botón despliega el siguiente menú:


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1. Al habilitar cualquiera de estas acciones se muestran y habilitan las pantallas que acabamos de ver en las acciones individuales.

2. Las acciones de transferencias y baja documental se muestran de acuerdo con el rol que tengas asignado en el SIGAP e-archivo (veremos esto detalladamente en el Módulo Trámites, Submódulo trámites de disposición documental).

3. Al seleccionar se genera el reporte que corresponda. De acuerdo con lo siguiente:

• Reporte en materia de transparencia. Al seleccionar se muestra una

ventana en la que se debe:

a) Seleccionar el tipo de reporte a descargar con las siguientes opciones:

• Índice de expedientes reservados • Listado de documentos desclasificados.

b) Seleccionar el tipo de formato del reporte, en seguida dar clic en el botón

descargar y el SIGAP e-archivo automáticamente genera y descarga el reporte correspondiente.


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• Reporte Glosa documental. Al seleccionar muestra una ventana para complementar los campos obligatorios, en seguida de clic en el botón descargar:

Nota. Los reportes en materia de transparencia se realizan con los expedientes generados por el área del usuario en sesión.

Nota. El reporte Glosa documental muestra el detalle de los documentos que han sido glosados (registrados) en los expedientes de una serie o subserie documental.


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Capítulo 6. Módulo Trámites El módulo Trámites de SIGAP e-archivo, se muestra a todos los usuarios del sistema y cuenta con los siguientes submódulos:

1. Trámites de disposición documental. Mediante este submódulo se automatiza y da

seguimiento a los procesos o flujos de operación de los trámites de Transferencias primarias, secundarias y bajas documentales.

2. Trámites de préstamos. Permite administrar y dar seguimiento a las solicitudes y

préstamos de expedientes. Estos submódulos se muestran a todos los usuarios del sistema y únicamente permite ejecutar acciones a los usuarios con los roles indicados en los apartados subsecuentes.

6.1. Submódulo Trámites de Disposición Documental El submódulo Trámites de disposición documental, a los usuarios con el rol que corresponde, permite:

• Dar seguimiento (aceptar y/o rechazar) a los trámites de: Transferencia Primaria, Transferencia Secundaria y Baja documental.

• Generar, visualizar, descargar e imprimir los inventarios de Transferencia Primaria,

Nota. Estos submódulos se muestran a todos los usuarios del sistema y únicamente permite ejecutar acciones a los usuarios con los roles en los apartados siguientes del presente Manual.


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Transferencia Secundaria y Baja documental. • Administrar los inventarios de transferencia, permitiendo asignar la ubicación

topográfica y el número de caja contenedora. 6.2. Diagrama de flujo Para familiarizarnos con el flujo de los trámites de disposición documental repasemos brevemente cómo funcionan dichos procesos archivísticos en el SIGAP e-archivo.

Transferencia primaria

Se realiza de un Archivo de Trámite a un Archivo de Concentración, en este caso el archivo origen es el de trámite y el archivo destino es el de concentración. En el trámite de Transferencia primaria participan: el elaborador del inventario; el Responsable de archivo de trámite, (RAT); el titular de la Unidad Administrativa productora, (titular de la UAP); y finalmente el Responsable del archivo de concentración, (decir RAC).

Transferencia secundaria

Baja documental

Se realiza de un Archivo de Trámite a un Archivo de Concentración, en cuyo caso el archivo origen es el de trámite y el archivo destino es el de concentración. En el trámite de Transferencia primaria participan:el elaborador del inventario; (el Responsable de Archivo de Trámite, (RAT) el titular de la Unidad administrativa Productora, (UAP); y finalmente el Responsable del archivo de concentración, (RAC).

Se realiza de un Archivo de Concentración a un Archivo Histórico, en cuyo caso el archivo origen es el de concentración y el archivo destino es el histórico. En el trámite de Transferencia secundaria participan: el elaborador del inventario, el Responsable de Archivo de Concentración, (RAC); el titular de la Unidad administrativa Productora, (UAP), y finalmente el Responsable del Archivo Histórico, (RAH).


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Ahora bien, el flujo para llevar a cabo las transferencias y bajas documentales se encuentra automatizado mediante 6 sencillos pasos los cuales se esquematizan en el siguiente diagrama de flujo:

Los 6 pasos a seguir (identificadores en color amarillo de la imagen arriba referida), son los siguientes: 1. Elaboración de inventario (Resposable y suplente de archivo de trámite o concentración). 2. Revisión del inventario del Responsable del Archivo origen (RAT o RAC). 3. Revisión del titular de la Unidad Administrativa Productora (TUAP). 4. Revisión del Responsable del Archivo destino. (RAC O TACA). 5. Envío de transferencia o baja desde el archivo origen. (RAT O RAC).


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6. Validación de transferencia o baja en el archivo destino. (RAC O TACA). Estos pasos del proceso de transferencia primaria, secundaria o baja documental, se tienen a la vista en la pantalla de inicio mediante la funcionalidad contadores, como se muestra a continuación:

En el siguiente apartado se explica de manera detallada cada paso o estatus del trámite de transferencia.

Nota. Es importante analizar a detalle el Diagrama de flujo, ya que todos los trámites de disposición documental (transferencias primarias, transferencias secundarias y bajas documentales) funcionan de la misma manera, únicamente cambian los roles de usuarios que intervienen en el procedimiento que corresponda.


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6.3. Cómo realizar un trámite de transferencia primaria, secundaria o baja documental En SIGAP e-archivo con un solo clic genera el inventario de transferencia primaria, secundaria o baja documental, en el que se muestran los expedientes que reúnen las condiciones necesarias para ser incorporados en el inventario de transferencia o baja, de acuerdo con el rol que tenga asignado el usuario que se encuentre en sesión, mostrando las siguientes opciones:

Para generar el inventario de transferencia primaria, secundaria o baja documental, debe considerar lo siguiente:

• Transferencia primaria: Al dar clic se genera el inventario correspondiente, esta acción únicamente se muestra a los usuarios con rol: o Titular, Suplente o Auxiliar de Archivo de Trámite.

• Transferencia secundaria: Al dar clic se genera el inventario correspondiente, esta acción únicamente se muestra a los usuarios con rol: o Titular, Suplente o Auxiliar de Archivo de Concentración.

• Baja documental: Al dar clic se genera el inventario correspondiente, esta acción únicamente se muestra a los usuarios con rol: o Titular, Suplente o Auxiliar de Archivo de Concentración.


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Ahora veamos paso a paso cómo se realiza el trámite de transferencia primaria.

6.a.1. Transferencias primarias

Paso 1. Elaboración de inventario de transferencia

Para generar el inventario de la transferencia el usuario con rol Responsable, Suplente o Asistente de archivo de trámite deberá:

1. Ingresar al Módulo Expedientes, después dar clic en el Submódulo

Consulta de expedientes, se muestra la pantalla de consultas. 2. Dar clic en el botón Acciones masivas lo encuentra en el extremo inferior

izquierdo, seleccionar la opción Transferencia primaria:

Nota. Al seleccionar la opción transferencia primaria, Secundaria o Baja documental, según corresponda, el sistema filtra de manera automática los expedientes que han cumplido su vigencia documental.


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3. Dar clic en la acción Transferencia primaria verá la pantalla con el inventario de transferencia como se muestra a continuación:

En dicha pantalla encuentra:

1) Check box permite habilitar las columnas con la información que requiera ver en la Tabla de resultados.

2) La Tabla de resultados muestra: A. El registro de los expedientes susceptibles de transferir. B. La columna acciones con la acción Retener en archivo la cual

permite excluir del inventario el expediente seleccionado, o bien registrar alguna observación.

C. La columna cajas permite registrar el número de caja en el que se guardará cada expediente de la transferencia.


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4. Al dar clic en el acordeón Cajas se despliega la siguiente información:

1) Ver el número total de cajas, asignar el peso y tipo de caja en la que se

hará la transferencia. 2) Ver la ubicación del archivo origen (desde dónde se envía la

transferencia), y en su caso asignar, la ubicación del archivo destino (dónde se recibirá la transferencia).

3) Botón Acciones masivas:

4) Dar clic en el botón Guardar, una vez que registre la información mencionada en los puntos 2 y 3:

1

3 4

2


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Al dar clic en Guardar el SIGAP e-archivo genera un número identificador único de Solicitud de transferencia, como se muestra en la siguiente pantalla:

En la misma pantalla además encuentra los siguientes botones, lo cuales permiten:

5) Imprimir etiquetas: Al dar clic se descarga, en formato Word, las

etiquetas identificadoras de las cajas que forman parte de la transferencia.

6) Generar inventario: Al dar clic se descarga, en formato pdf, el inventario de transferencia, con los datos registrados en el punto 3 del presente apartado.

7) Dar clic en el botón Enviar revisión RAT: Al dar clic en este botón se

inicia el trámite automatizado de Transferencia primaria:


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Los pasos o estatus dos a seis del flujo de trámite de Transferencia primaria que vimos en el diagrama de flujo, se ejecutan y consultan mediante cualquiera de las siguientes opciones: a) Ingresar al Módulo Trámites, da clic en el Submódulo Trámites de disposición

documental.

Nota. Para el trámite de Transferencia primaria -secundaria o baja documental-, considerar lo siguiente: Siempre se debe de desplegar el componente Cajas (dar clic en el signo +) para que se habiliten los botones que permiten dar seguimiento al flujo de la transferencia. Una vez que des cli en el botón Enviar a revisión el SIGAP e-archivo coloca el trámite en el Submódulo Trámites de disposición documental.


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1. Al dar clic en Trámites de disposición documental se muestra la siguiente pantalla,

la cual permite:

1) Identificar mediante los filtros de búsqueda o en los check box, el estatus o estado del trámite de transferencia primaria, secundaria y baja documental; el número de solicitud; el número de transferencia o el estatus que vas a consultar y dar seguimiento.

2) En la Tabla de registros encontrará la columna Detalle del trámite seleccionado. Los datos se muestran y actualizan conforme se envíe, acepte o rechace el trámite.

3) En la columna Acciones, al dar clic en Ver detalle (de acuerdo con al rol en el SIGAP e-archivo y al estatus del trámite), permite ingresar a la pantalla donde se muestran los botones para continuar con el flujo del trámite de la transferencia.

1

2

3


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b) Desde la pantalla de contadores dar clic en el estatus que corresponda y se habilita la

pantalla del Submódulo Trámites de disposición documental con el trámite respectivo, identificar con el número de solicitud al cual se le dará seguimiento y dar clic en la acción Ver detalle:


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Paso 2. Revisión del Responsable del archivo de trámite. En este paso únicamente puede participar el usuario con rol Responsable o Suplente de Archivo de trámite, si tiene dicho rol debe: 1. Seleccionar el trámite al cual dará seguimiento, mediante cualquiera de las dos opciones

siguientes: a) Desde el Submódulo trámites de disposición documental identifique el trámite que

corresponda y dar clic en la acción Ver detalle:


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b) Desde la pantalla de contadores dar clic en el estatus Enviado a revisión del RAT, se habilita la pantalla del submódulo trámites de disposición documental con el trámite correspondiente, da clic en la acción Ver detalle:


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2. Dar clic en Ver detalle se muestra la pantalla con la siguiente información:

a) Acordeón Inventario de transferencia primaria, al dar clic se muestra el inventario de transferencia elaborado en el Paso 1:

b) Acordeón Cajas, al dar clic permite visualizar:

a

1

2


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• El cierre del inventario con el número total de cajas y peso de cajas, registrado en el paso 1.

• Botones para imprimir etiquetas, generar inventario, Rechazar o Aceptar el inventario.

3. Para continuar con el flujo de la transferencia, una vez revisado el inventario, dar clic en el acordeón Cajas y seleccionar el botón:

1) Rechazar. Al dar clic el trámite regresa al Paso 1 y se deberá de volver a elaborar

el inventario. 2) Aceptar. Al dar clic el trámite continúa con el Paso 3.

Al dar clic en Aceptar el SIGAP e-archivo muestra un mensaje de confirmación, permitiendo agregar un comentario dirigido al Titular de la unidad administrativa productora que autorizará el inventario.

1 2


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Paso 3. Revisión del Titular de la unidad administrativa productora. El usuario con rol Titular-Suplente o Asistente- de Unidad Administrativa Productora debe: 1. Seleccionar el trámite al cual dará seguimiento, mediante cualquiera de las dos opciones

siguientes: a) Desde el Submódulo trámites de disposición documental identifica el trámite que



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b) Desde la pantalla de contadores dar clic en el estatus Enviado a autorización UAP, se habilita la pantalla del submódulo trámites de disposición documental con el trámite correspondiente, dar clic en la acción Ver detalle:


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2. Para continuar con el flujo de la transferencia, una vez que el usuario revisó el inventario, el usuario debe dar clic en el componente cajas y seleccionar el botón:

1) Rechazar. Al dar clic el trámite regresa al Paso 1 y debe volver a elaborar el

inventario. 2) Aceptar. Al dar clic en el trámite continúa con el Paso 4:

3. Cuando el Titular de la UAP acepta el inventario de transferencia, el SIGAP e-archivo le

enviará un mensaje de confirmación, permitiendo agregar un comentario dirigido al Responsable del archivo de Concentración (RAC) que deberá de autorizar el inventario:

1

2


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Paso 4. Revisión del Responsable del archivo de concentración. El usuario con rol Responsable Suplente o Asistente de Archivo de Concentración debe: 1. Seleccionar el trámite al cual dará seguimiento, mediante cualquiera de las dos opciones

siguientes: a) Desde el Submódulo trámites de disposición documental identificar el trámite que



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b) Desde la pantalla de contadores dar clic en el estatus Enviado a RAC, se habilita la pantalla del submódulo trámites de disposición documental con el trámite correspondiente, dar clic en la acción Ver detalle:


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2. Para continuar con el flujo de la transferencia, una vez que el usuario revisó el inventario, el usuario debe dar clic en el componente cajas y seleccionar el botón:

1) Rechazar. Al dar clic el trámite regresa al Paso 1 y se debe volver a

elaborar el inventario; o 2) Aceptar. Al dar clic en el trámite continúa con el Paso 5.

3. Cuando el Responsable del Archivo de Concentración (RAC) acepte el inventario de

transferencia, el SIGAP e-archivo le envía un mensaje de confirmación, permitiendo agregar un comentario dirigido al Responsable del Archivo de Trámite el cual debe firmar el inventario y realizar la transferencia física de los expedientes:

1 2


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Paso 5. En espera de firmas/Envio de transferencia primaria. Transferencia primaria. El usuario con rol Responsable o Suplente de archivo de trámite debe: 1. Seleccionar el trámite al cual dará seguimiento, mediante cualquiera de las dos opciones

siguientes: a) Desde el Submódulo trámites de disposición documental identificar el trámite que



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2. Desde la pantalla de contadores dar clic en el estatus En espera de firmas, se habilita la pantalla del submódulo trámites de disposición documental con el trámite correspondiente, dar clic en la acción Ver detalle:


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3. Para continuar con el flujo de la transferencia, una vez ejecutado el Paso 4 el SIGAP e-archivo: 1) Asigna de manera automática un número identificador de transferencia. 2) Una vez que se revisó el inventario dar clic en el componente Cajas y seleccionar el

botón Subir inventario:

4. Después de dar clic en Subir inventario se habilita la ventana Subir inventario firmado,

la cual te permite seleccionar si el inventario se firmará mediante firma autógrafa o firma electrónica:

2

1


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a) Firma autógrafa. Al seleccionar esta opción seguir los siguientes pasos: 1) Descargar el inventario generado por la aplicación, recolectar las firmas

autógrafas de los usuarios participantes en el proceso, digitalizar dicho inventario y dar clic en el botón Subir inventario firmado.

2) Una vez que el SIGAP e-archivo subió el inventario firmado, el sistema refresca

la pantalla y muestra el botón Enviar transferencia. (ver título Enviar transferencia).

b) Firma Electrónica. Al seleccionar esta opción se habilita la ventana que se muestra

en la imagen anterior, en la cual se debe:

• Ingresar los datos de los campos obligatorios y dar clic en el botón Subir

inventario firmado. • Cuando se elige está opción es obligatorio que todos los usuarios

participantes en el flujo firmen electrónicamente el inventario; quienes deben de firmar electrónicamente en el orden siguiente: 1) Elaborador de inventario. 2) Responsable o suplente de archivo de trámite. 3) Titular o suplente de Unidad administrativa productora. 4) Responsable o suplente de archivo de concentración.


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5. Una vez que el SIGAP e-archivo subió el inventario firmado, el sistema refresca la pantalla y muestra el botón Enviar transferencia. (ver título Enviar transferencia).

Enviar transferencia Una vez que el SIGAP e-archivo subió el inventario firmado, se haya firmado de manera autógrafa o electrónica, se refresca la pantalla y se muestra el botón Enviar transferencia.

Al dar clic en el botón Enviar transferencia, se habilita una ventana para subir el archivo electrónico del oficio o acuse, digitalizado, en el que se informe la remisión del inventario y las cajas de la transferencia. Al subir el acuse el trámite pasa al estado En transferencia para su validación en el archivo de concentración, continuando con el Paso 6. Validación de transferencia en el archivo de concentración.


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Paso 6. Validación de transferencia en el archivo de concentración. Una vez enviada la transferencia al Archivo de Concentración, se muestra la pantalla con los botones que permiten ejecutar las siguientes acciones:

1. Botón Ver acuse. Permite visualizar el acuse u oficio adjuntado por el archivo de trámite

que envió la transferencia. 2. Botón Cancelar. Permite cancelar la transferencia. 3. Botón Aceptar acuse. Permite dar por validado (y concluido) el trámite en el archivo de

concentración cancelar la transferencia. Con este ultimo paso finalizó el trámite de Transferencia primaria, recuerde que el detalle y cada uno de los pasos del trámite, podrán consultarlos en el Submódulo Trámites de disposición documental.

1 2 3


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6.4. Submódulo Trámites de préstamos

Este submódulo se encuentra disponible para todos los usuarios del SIGAP e-archivo, las acciones varían de acuerdo con los roles y permisos asignados por el administrador. El submódulo permite:

• Administrar y dar seguimiento a los trámites de préstamo. • Generar de manera automática el reporte de préstamo de expedientes por tipo de

archivo institucional. La consulta y seguimiento de los préstamos se realizan de la siguiente manera: Ingresar al Módulo Trámites y luego al submódulo Trámites de préstamos:

Al dar clic en el Submódulo Trámites de préstamos, se despliega la siguiente pantalla la cual permite:

5

4

3

2 1


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1. Realizar búsquedas por tipo de trámite (préstamos internos o externos). 2. Realizar búsquedas por estado o estatus. 3. Habilitar el botón Consultar. 4. Ver la tabla de registros, la cual muestra el detalle y estatus de los préstamos. 5. Realizar el reporte de préstamos.

Ahora bien, antes de continuar con los pasos para dar seguimiento a una solicitud, es importante mencionar los estados o estatus de un préstamo de expedientes, los cuales son los siguientes:

• Solicitado: Indica que un expediente fue solicitado por un usuario que no se

encuentra autorizado para recibir préstamo de expedientes. • Rechazado: Indica que la solicitud de préstamo, de un usuario no autorizado, fue

rechazada por el responsable del archivo en donde se encuentra el expediente. • Autorizado: Indica cuando la solicitud de préstamo de un usuario se encuentra

autorizado y el expediente debe de entregársele. • En Tiempo: Indica cuando el expediente se entregó al solicitante y está dentro del

tiempo para tenerlo en su poder. • Por vencer: Indica cuando esta próxima la fecha de devolución del expediente. • Vencido: Indica cuando el plazo de préstamo venció. • Concluido: Indica cuando el expediente ya se devolvió al archivo que realizó el

préstamo. • Solicitud de prórroga: Indica la solicitud de una extensión de tiempo (15 días) para

el préstamo. • Solicitud de gestión: Indica que el expediente fue solicitado por un usuario no

autorizado (para recibir préstamos). • Solicitud de gestión rechazada: Indica que se rechazó la gestión de solicitud de

préstamo por parte de otra área.


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6.1.1. Solicitud de préstamo Cualquier usuario puede solicitar en préstamo un expediente generado por su área o por cualquier otra área registrada en el SIGAP e-archivo (excepto usuarios que cuenten con rol de responsable, suplente o asistente de archivo), siguiendo los siguientes pasos: 1. Acceder al Módulo Expedientes, Submódulo de Consulta de expedientes y localizar el

expediente que requiere consultar mediante cualquier filtro de búsqueda: por número, título o asunto del expediente, entre otros:

Una vez ubicado el expediente dar clic en la acción Solicitar préstamo. aparece el formulario de solicitud de préstamo:


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El formulario contiene los siguientes campos:

1. Motivos de la solicitud del préstamo. Se debe seleccionar una de las siguientes opciones: • Administrativo • Legal • Solicitud de acceso a la información

2. Programar recepción del expediente. Permite solicitar la entrega del préstamo para el mismo día, o programar en una fecha en específico.

3. Comentario al responsable de la entrega. Se debe registrar un comentario al responsable de la entrega del expediente.

4. Entregar a. Se registra el nombre de la persona a quien se hará la entrega del expediente:


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6.1.2. Seguimiento de préstamos

Una vez solicitado un expediente el control y seguimiento de la solicitud se realiza mediante dos opciones:

a) En la pantalla Inicio con la funcionalidad Contadores.

La solicitud de préstamo llega al usuario responsable de realizar el préstamo (Responsable Archivo de Trámite, de Concentración o Histórico), según donde se encuentre resguardado el expediente físico solicitado.

El responsable del archivo correspondiente al abrir sesión podrá visualizar en los contadores en la pantalla de inicio de SIGAP e-archivo los trámites por estado o estatus:

b) Ingresar al Módulo Trámites, Submódulo Trámites de préstamos, y consultar por cualquiera de los filtros de consulta, localizar el trámite correspondiente.


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Las siguientes acciones se muestran siempre y cuando el responsable o suplente del archivo de trámite, de concentración o histórico, hayan recibido una solicitud de préstamo de expediente. Las acciones se mostrarán a los usuarios con roles:

• Responsable y suplente de archivo de trámite. • Responsable y suplente de archivo de concentración. • Responsable y suplente de archivo histórico.

Para dar seguimiento al préstamo de un expediente, solicitado por un usuario autorizado para tal fin, el usuario con rol responsable y/o suplente del archivo que corresponda, debe :

1. Identificar el no. de solicitud de préstamo que corresponda, al dar clic en acciones, se muestran las opciones “Entregar “o “Cancelar”:

a) Entregar expedientes

Al seleccionar Entregar se despliega el siguiente formulario en el cual el Responsable del Archivo -donde se encuentre el expediente solicitado-, en el que podrá:


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• Visualizar los datos previamente registrados por el solicitante. • Complementar los campos obligatorios: • Adjuntar el vale firmado por el solicitante -digitalizado-. • Dar clic en el botón Entregar.


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Al dar clic en el botón Entregar el trámite de préstamo pasa del estado Autorizado al estado En tiempo:

2. Devolución del expediente. Cuando el solicitante va a devolver el expediente prestado, el usuario con rol responsable o suplente del del Archivo de Trámite, de Concentración o Histórico que corresponda debe:

• En la tabla de resultados localizar el trámite que corresponda y dar clic en la acción

Devolver. • Al dar clic en la acción Devolver aparece el formulario Devolver préstamo, en este

se muestran los mismos datos que registró el solicitante y el responsable del Archivo tiene que registrar la información de los campos: o Ingresar un comentario. o Adjuntar el vale firmado previamente digitalizado. o Adjuntarlos documentos pertinentes en caso de que exista alguna anomalía

con el expediente, por ejemplo: acta administrativa.


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o Dar clic en el botón Devolver:

6.1.3. Solicitud de prórroga de préstamos Cuando el usuario que solicitó el préstamo necesita tener más tiempo el expediente, el SIGAP e-archivo le permite ejecutar la acción Solicitar prórroga. Para esto el solicitante del préstamo debe:

a) Entrar al Módulo Trámites, Submódulo de Trámites de préstamos y localizar en la tabla de resultados el número de solicitud de préstamo del que se pedirá la prórroga:


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b) Seleccionar el trámite que corresponda y dar clic en la acción Solicitar Prórroga.

Al dar clic se despliega el formulario, en el cual el solicitante debe:

o Registrar un comentario sobre la solicitud de la prórroga. o Dar clic en el botón Solicitar prórroga:


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El responsable del archivo que corresponda es quien tiene disponible la acción para aceptar o rechazar la prórroga, para ello debe:

• Ingresar al Módulo de Trámites, Submódulo de Trámites de préstamo, localizar el trámite que corresponda mediante los filtros de consulta por estado se buscan las solicitudes de prórroga.

• Una vez ubicada la solicitud de prórroga, al dar clic en el menú de acciones se visualizarán las opciones: o Autorizar prórroga. o Rechazar prórroga. o Devolver. o Acción Rechazar prórroga.

Al seleccionar se habilita el formulario de “Rechazar prórroga”, en el cual el usuario Responsable del Archivo debe:


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o Registrar un comentario. o Visualizar los datos ingresados por el solicitante. o Dar clic en rechazar prórroga.

o Acción Autorizar prórroga

Al seleccionar autorizar prórroga, aparece el formulario en el cual el usuario con rol responsable o suplente del archivo que corresponda debe:

o Registrar un comentario. o Visualizar los datos ingresados por el solicitante. o Dar clic en Autorizar prórroga.


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6.5. Consulta de expediente y solicitud de préstamo externo

El SIGAP e-archivo permite solicitar préstamos entre unidades administrativas productoras (UAP), únicamente cuando el sistema está configurado bajo la opción Compartida.

Para realizar este tipo de solicitud de préstamo, el solicitante debe acceder al módulo de expedientes y dentro de este al Submódulo de Consulta de expedientes donde se puede consultar el expediente por número de este, título del expediente, asunto o número de documento.

Una vez que se ubicó el expediente del que se va a solicitar el préstamo, dar clic en la acción Solicitar gestión de préstamo:


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• Solicitar gestión de préstamo: Al dar clic aparece el siguiente formulario, en el cual

debe llenar los campos obligatorios:

Una vez que se solicitó el préstamo el Responsable del Archivo del área solicitante podrá ejecutar la acción Aceptar gestión de préstamo Rechazar la gestión del préstamo:


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a) Aceptar gestión del préstamo: Al dar clic el Responsable del Archivo tendrá una

alerta en los contadores. En la pantalla de inicio o podrá visualizar la solicitud en el Submódulo de Tramites de préstamo dentro del Módulo de Trámites:

Al dar clic en Aceptar gestión de préstamo aparecerá el formulario, en el que deberás llenar los campos obligatorios y dar clic en el botón Aceptar gestión de préstamo:

b) En caso de seleccionar la acción Rechazar gestión de préstamo, se negará el préstamo del expediente y aparecerá el siguiente formulario en el que se debe: a. Registrar un comentario del por qué se rechaza la gestión de préstamo. b. Visualizar los datos registrados por el usuario solicitante. c. Dar clic en el botón Rechazar gestión de préstamo.


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En el caso de que la gestión de préstamo se haya aceptado el trámite pasa al estado Solicitado:


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Una vez que el expediente se encuentra en el estado Solicitado, el Titular de la Unidad Administrativa Productora (UAP) dueña del expediente debe autorizar el préstamo, para esto el titular debe:

• Ingresar al trámite correspondiente. • Localizar los trámites con el estado Solicitado” • Dar clic en el menú de acciones, se muestran las siguientes opciones:

o Autorizar o Rechazar o cancelar

Autorizar. Al seleccionar se muestra el formulario en el que el usuario Titular de la Unidad Administrativa Productora, debe:

o Registrar un comentario de la autorización. o Visualizar los datos registrados por el usuario solicitante.


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o Dar clic en el botón Autorizar:

Una vez que se autoriza la gestión el préstamo, el trámite pasa al estado Autorizado.

• El Responsable de Archivo de Trámite da clic en la acción Entregar.

El seguimiento de trámite de préstamos continúa de la misma forma que los préstamos de usuarios autorizados previamente.


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Capítulo 7. Módulo Catálogos 7.1. Submódulo Cuadro general de clasificación archivística/Cadido El módulo de Catálogos, disponible para usuarios con rol de Administrador del sistema, permite la administración y registro dentro del Cuadro General de Clasificación archivística/Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) así como las ubicaciones Topográficas, para el resto de los usuarios ambos submódulos disponibles para su consulta.

7.1.1. Cuadro general de clasificación archivística Al ingresar al Submódulo Cuadro general de clasificación archivística/Cadido, se despliega la siguiente pantalla:

En la tabla de registros se despliegan los niveles de descripción del Cuadro general de


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clasificación archivística:

Al dar clic al ícono “+” del Fondo, se despliega una tabla-árbol con los niveles de descripción subsecuentes:

1. Subfondo, en su caso. 2. Sección; 3. Subsección, en su caso. 4. Serie y 5. Subserie, en su caso. 6. Columna CADIDO con el código de clasificación archivística correspondiente

Al seleccionar el botón Consultar se despliega la siguiente pantalla en la que se encuentra:

1

2


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1) Tabla de registros. Se podrá visualizar la cantidad total de registros. 2) Acciones sobre un fondo documental. Al seleccionar esta opción se despliega el

menú de acciones que se pueden ejecutar sobre un nivel de descripción. • Reporte Cuadro General de Clasificación Archivística

Para generar el reporte se debe: 1. Posicionar en el fondo documental que se desee, dar clic en la acción Reporte

Cuadro General de clasificación Archivística:

2. Se muestra la ventana que permite filtrar por: o Unidad administrativa productora. o Área o Formato del documento

3. Dar clic en el botón Descargar. • Reporte CADIDO.

Para generar el reporte debe:

1. Identificar el fondo documental que se desee, dar clic en la acción Reporte Cadido. 2. Se muestra la ventana que permite seleccionar el formato del documento. 3. Dar clic en el botón Descargar:


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• Reporte Guía de Archivo Documental

Para generar este reporte se debe:

1. Posicionar en el fondo documental que se desee, dar clic en la acción Guía de

archivo documental.

2. En la la ventana se permite filtrar por: o Unidad administrativa productora. o Formato del documento


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3. Dar clic en el botón Descargar. • Inventario General

Para generar el reporte se debe:

1. Posicionar en el fondo documental que se desee, dar clic en la acción Inventario

General. 2. Se muestra la ventana que permite seleccionar el tipo de formato del documento a

descargar:

3. Dar clic en el botón Descargar.


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• Reporte trazabilidad informática


1. Posicionar en el fondo documental que se desee, dar clic en la acción Reporte Trazabilidad Informática:

2. Se muestra la ventana que permite seleccionar: o El rango de fechas para generar el reporte o Tipo de formato del documento a descargar



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• Reporte Donación, Incorporación y Transferencia.


1. Posicionarte en el fondo documental que se desee, dar clic en la acción Reporte Donación, Incorporación y Transferencia:

2. Se muestra la ventana que permite seleccionar: o El rango de fechas para generar el reporte o Tipo de formato del documento a descargar



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7.2. Submódulo Ubicaciones topográficas El submódulo Permite registrar y administrar las ubicaciones topográficas asociadas áreas y archivos institucionales:

Al dar clic en Ubicaciones topográficas, se muestra la siguiente pantalla que permite:

1. Consultar las ubicaciones topográficas registradas en el SIGAP e-archivo. 2. Tabla de registros ver detalle de la Ruta y Descripción de la ubicación 3. Menú de acciones, al dar clic se muestran las opciones:

1

2

3


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o Ver o Editar o Crear nuevo nivel

Al dar clic en la acción se habilita el formulario para registrar y/o editar la información:

• Registrar la información de los campos obligatorios asterisco rojo (*). • El campo Asignar permite vincular una ubicación topográfica con un área o con un

archivo institucional (trámite, concentración o histórico), al dar clic en Asignar, se debe: o Seleccionar el área o archivo específico al que estará vinculada la ubicación

topográfica. El SIGAP e-archivo controla que una misma ubicación topográfica no se repita en otra área o archivo.


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• Dar clic en el botón Guardar. Capítulo 8. Glosario Archivo: Al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar que se resguarden. Archivo de concentración: Al integrado por documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen en él hasta su disposición documental. Archivo de trámite: Al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados. Archivo histórico: Al integrado por documentos de conservación permanente y de relevancia para la memoria nacional, regional o local de carácter público. Área coordinadora de archivos: A la instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del sistema institucional de archivos. Baja documental: A la eliminación de aquella documentación que haya prescrito su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación; y que no posea valores históricos, de acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas aplicables. Catálogo de disposición documental: Al registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental. Ciclo vital: A las etapas por las que atraviesan los documentos de archivo desde su producción o recepción hasta su baja documental o transferencia a un archivo histórico. Cuadro general de clasificación archivística: Al instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado. Disposición documental: A la selección sistemática de los expedientes de los archivos de


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trámite o concentración cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas documentales. Documento de archivo: A aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con independencia de su soporte documental. Expediente: A la unidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados. Expediente electrónico: Al conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. Firma electrónica avanzada: Al conjunto de datos y caracteres que permite la identificación del firmante, que ha sido creada por medios electrónicos bajo su exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos, la cual produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa. Fondo: Al conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado que se identifica con el nombre de este último. Plazo de conservación: Al periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite y concentración, que consiste en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezcan de conformidad con la normatividad aplicable. Sección: A cada una de las divisiones del fondo documental basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Serie: A la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general integrados en expedientes de acuerdo a un asunto, actividad o trámite específico. Soportes documentales: A los medios en los cuales se contiene información además del papel, siendo estos materiales audiovisuales, fotográficos, fílmicos, digitales, electrónicos, sonoros, visuales, entre otros.


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Subserie: A la división de la serie documental. Transferencia: Al traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite a uno de concentración y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico. Trazabilidad: A la cualidad que permite, a través de un sistema automatizado para la gestión documental y administración de archivos, identificar el acceso y la modificación de documentos electrónicos.

sistema de archivo institucional (sai)

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