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INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL

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CARÁTULA

Sistema de aplicación y control de certificados de devolución y

compensaciones

SUBTESORERÍA DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA MTRO. ALEJANDRO PEREZ HERNANDEZ

Octubre de 2012


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DECLARATORIA

Hago constar que he revisado los LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN PARA EL CERTAMEN Innovaciones 2012. En cumplimiento con la normativa anterior, declaro que las ideas que se presentan en este trabajo son propias o citan con precisión aquellas tomadas de otras obras previamente escritas o publicadas. También hago constar que este trabajo no ha sido presentado en emisiones anteriores del certamen Innovaciones en materia de transparencia y/o protección de datos personales, ni en otros análogos en cualquiera de los ámbitos y niveles posibles de participación. BAJO PROTESTA DE DECIR Lugar y Fecha

VERDAD

____________________________ ____________________

Alejandro Pérez Hernández México Distrito Federal, 30 de octubre de 2012

AVAL DEL TITULAR DEL ENTE Lugar y Fecha

PÚBLICO ____________________________ _____________________

Armando López Cárdenas México Distrito Federal, 30 de octubre de 2012


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ÍNDICE

Índice

Pág. DECLARATORIA 2 RESUMEN EJECUTIVO 4 1. PRESENTACION. 8 2. OBJETIVO GENERAL Y OBJETIVOS PARTICULARES. 8 3. MODELO CONCEPTUAL A EVALUAR. 9 4. IMPLEMENTACIÓN Y REPLICABILIDAD DE LAS ACCIONES. 12 5. PRINCIPALES RESULTADOS O BENEFICIOS OBTENIDOS. 13 6. EVIDENCIA DE LO INÉDITO DE LAS ACCIONES REPORTADAS. 14 7. ANEXOS 15


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RESUMEN EJECUTIVO: 1) Objetivo General y Objetivos Específicos: Diseñar e implementar un sistema que integrara tanto la emisión de certificados de devolución de contribuciones y aprovechamientos o avisos de compensación, como su aplicación y control de manera transparente y expedita para fortalecer la imagen institucional así como de los servidores públicos, situación que va a coadyuvar a que la información reúna los atributos de calidad y confianza. Objetivos específicos: • Estandarizar los procesos de atención. • Mantener una imagen de eficiencia para este trámite. • Disminuir el tiempo de respuesta a la ciudadanía. • Contar con reportes inmediatos de los saldos pendientes de aplicar, de

certificados y avisos de compensación emitidos, de pagos aplicados y estado del trámite e importe.

2) Diagnóstico, o planteamiento breve del problema, o modelo conceptual a innovar Este proyecto se desarrolla ante la necesidad de contar con los elementos suficientes para brindar atención a la demanda de los contribuyentes, con la visión que la información sea oportuna, eficiente y correcta. El artículo 49 del Código Fiscal del Distrito Federal y 51 del mismo ordenamiento, regulan los Certificados de Devolución y los Avisos de Compensación, estos documentos se utilizan para que los contribuyentes puedan aplicar, los saldos que tienen a su favor contra las contribuciones que están obligados a pagar. La Tesorería del Distrito Federal históricamente ha expedido 505 Certificados de Devolución que representan 1,195 millones de pesos (mdp) Con registros de control manuales, se podía generar errores en la información y en su aplicación, que si bien se llevaba por función de cobro, no se vincula al origen del saldo, en consecuencia, se podía dar la falta en la homogeneidad de la información.


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La aplicación de las Compensaciones y Certificados de Devolución, se hacía a petición de las Administraciones Tributarias, mediante oficio a las Direcciones de Ingresos e Informática, lo que generaba descontento en el contribuyente, llegando al extremo de la falta de certidumbre para aceptar estos documentos como forma de pago, repercutiendo directamente en la liquides presupuestal de esta ciudad. Los registros de control eran manuales, los cuales podía generar errores en la información y en su aplicación, que si bien se llevaba por función de cobro, no se vincula al origen del saldo, en consecuencia, se podía dar la falta en la homogeneidad de la información. De igual forma el tiempo de atención por contribuyente era considerable, pues el control solo se tenía en el expediente lo que implicaba, que cuando al contribuyente le quedaba un saldo pendiente de aplicar, primero se debía localizar el expediente y en caso de no tenerlo a la mano, generaba que el contribuyente no fuera atendido. Como parte de los procesos de sistematización se buscó mejorar de forma radical este tema, atendiendo al gran número de compensaciones que se tramitan en las Administraciones Tributarias, por lo que resultó necesario tener una adecuada administración del registro, emisión y aplicación de los saldos a favor derivados de Certificados de Devolución y de los Avisos de Compensación, tomando un modelo para el sistema que se integra de tres módulos: Modulo 1. Emisión. Una vez autorizado el dictamen de Devolución o Compensación, el personal facultado, ingresa al sistema a través de este módulo para incorporar los elementos básicos del documento como el monto, el beneficiario, domicilio del contribuyente, datos del representante legal, número de dictamen, etc, a través de una plantilla definida. Requisitada la información, el sistema imprime Certificado de Devolución o la Confirmación del Aviso de Compensación, según corresponda. Modulo 2. Aplicación. Cuando el contribuyente acuda a las oficinas de la Tesorería para realizar un pago a través de un Certificado de Devolución o Aviso de Compensación, el usuario del módulo permitirá que el contribuyente ingrese la contraseña de acceso al folio del Certificado. Una vez que accesa, se podrán realizar las liquidaciones de aquellos conceptos susceptibles de ser pagados bajo esta modalidad. En el instante que sea emitido el


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recibo de pago correspondiente, el valor del mismo será descontado del valor total del documento que se está aplicando. Derivado de lo anterior, la eficiencia y eficacia en el trámite elevan la calidad del servicio y otorgan mayor certeza al contribuyente ya que anteriormente este trámite se desarrollaba en forma manual. Modulo 3. Reportes. Al contar con una base de datos que almacena y controla la información de los Certificados y Avisos de Compensación, así como las afectaciones que sobre ellos recaigan, es posible extraer la información que permita elaborar reportes sistematizados, con lo cual nos anticipamos a contar con la información que podría ser de interés de la ciudadanía y que a la autoridad le permite tomar decisiones importantes que impactan en las practicas de transparencia, consistentes en los procesos de identificación, sistematización y difusión de información relevante. 3) Implementación de Acciones; La implementación de este desarrollo se dio en todas las Administraciones Tributarias, y en las Direcciones de Ingresos y Servicios al Contribuyente, con esto se podrá controlar en un 100% la aplicación de los Certificados de Devolución y los Avisos de Compensación, disminuyendo de manera radical la aplicación de pagos incorrectos y en cantidades mayores a los saldos autorizados, permitiendo obtener información estadística sistematizada. 4) Principales Beneficios Obtenidos: • Proceso homologado en las Administraciones Tributarias y calidad en el servicio. • Certeza a la Autoridad en la aplicación de importes, garantizando no excederse

del saldo disponible, el sistema impide mediante un mensaje de alerta la aplicación a un concepto, cuando el saldo ha sido agotado.

• Garantiza mediante un usuario y contraseña que los Titulares de la Administración Tributaria puedan dar de alta en el sistema únicamente lo dictaminado como procedente.

• Certeza y seguridad jurídica al contribuyente con esté trámite, esto se consigue con los comprobantes de pago que son emitidos por el propio sistema y que están formalmente publicados en la Gaceta Oficial del Distrito Federal.

• Mejor atención a los ciudadanos. • Contar con información puntual y estadística más reciente y confiable.


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• Se reduce el tiempo de espera al contribuyente. • Aumentar la transparencia, ya que al tener sistematizada la información la

autoridad se anticipa a la demanda ciudadana y rendición de cuentas. • Reducción de costos de administración, papelería y espacio físico. • Optimizar las actividades, aumentando la productividad, repercutiendo por ende

en una mejor atención a los contribuyentes. • Mejor seguimiento de la emisión, aplicación y control de importes contenidos en

los Certificados de Devolución y Avisos de Compensación, permitiendo efectividad y manejo de reportes.


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1. Presentación El artículo 73 fracción VII del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal faculta a la Subtesorería de Administración Tributaria para recibir, tramitar y resolver las solicitudes de devolución o compensación de créditos fiscales a favor de los contribuyentes, en los términos y con las modalidades que señalen las leyes fiscales aplicables, así como los acuerdos del Ejecutivo Federal o del Jefe de Gobierno. Los artículos 49 del Código Fiscal del Distrito Federal y 51 del mismo ordenamiento, regulan los Certificados de Devolución y los Avisos de Compensación, estos documentos se utilizan para que los contribuyentes puedan aplicar, los saldos que tienen a su favor contra las contribuciones y aprovechamientos que están obligados a cubrir ya sea a su cargo o en su carácter de retenedor, o bien transmitirse a diverso contribuyente. Los Certificados de Devolución se emitían de manera manual en las oficinas centrales de la Subtesorería de Administración Tributaria y se controlaban de la misma manera a través de las Administraciones Tributarias a las que corresponden. Al emitir y llevar el control de forma manual de las aplicaciones que se realizaron a través de dichos documentos, existía el riesgo desde una aplicación indebida, hasta la pérdida del documento mismo, lo que ocasionaba incertidumbre y falta de certeza para la Secretaría de Finanzas e inseguridad jurídica para el contribuyente que hacía uso de estos mecanismos, que permite redistribuir el presupuesto asignado para estos trámites, al no erogar en efectivo lo solicitado por los contribuyentes. 2. Objetivo General y Objetivos Particulares El acceso libre a la información pública, favorece la rendición de cuentas de manera que se puede valorar el desempeño de los sujetos obligados siempre y cuando el ciudadano lo solicite. En este contexto se buscó diseñar e implementar un sistema que integrara tanto la emisión de certificados de devolución de contribuciones y aprovechamientos o avisos de compensación, como su aplicación y control de manera transparente y expedita para


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fortalecer la imagen institucional así como de los servidores públicos, situación que va a coadyuvar a que la información reúna los atributos de calidad y confianza. Objetivos específicos: • Estandarizar los procesos de atención. • Mantener una imagen de eficiencia para este trámite. • Disminuir el tiempo de respuesta a la ciudadanía. • Contar con reportes inmediatos de los saldos pendientes de aplicar, de

Certificados y Avisos de Compensación emitidos, de pagos aplicados y estado de trámite e importe.

De esta manera al modificarse los procesos ya existentes, y generarse nuevos procesos, se incide de forma directa a la mejora en la rendición de cuentas, al contar con información sistematizada lo que incrementa la calidad en la atención de las solicitudes de información vinculadas a este trámite fortaleciendo permanentemente la transparencia de la información, maximizando la satisfacción del contribuyente con el desarrollo tecnológico. 3. Modelo Conceptual a Evaluar. El sistema se integra básicamente de tres módulos que dependiendo de las necesidades y condiciones futuras podrán incrementarse. Modulo 1. Emisión. Una vez autorizado el dictamen de Devolución o Compensación, el personal facultado, ingresa al sistema a través de este módulo para incorporar los elementos básicos del documento como el monto, el beneficiario, domicilio del contribuyente, datos del representante legal, número de dictamen, etc, a través de una plantilla definida. Requisitada la información, el sistema imprime el Certificado de Devolución o la Confirmación del Aviso de Compensación con un espacio definido para las firmas de autorización de los funcionarios correspondientes. Estos documentos están controlados bajo un número de folio asignado automáticamente por el sistema y almacenado en la base de datos que controla el monto total del valor del documento.


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El sistema contiene medidas de seguridad, una de ellas se refiere al acceso del mismo, el cual se da mediante un usuario y contraseña, responsabilidad del servidor público facultado quien la ingresa y tiene la obligación de resguardar su confidencialidad, y la otra cuando el contribuyente recibe el Certificado o el Aviso de Compensación, momento en el cual asigna una clave personal con la cual al hacer uso del saldo autorizado a su favor, únicamente él podrá accesar en la Administración Tributaria, con esto se protege y garantiza la confidencialidad de los datos personales que el gobierno posee para el cumplimiento de sus funciones, salvaguardando al ciudadano su garantía expresada en la constitución en el sentido de proteger la información de carácter patrimonial y los datos personales. El módulo permite llevar a cabo cancelaciones de aquellos documentos que por alguna razón después de autorizados y emitidos no se entreguen al contribuyente, entre otras la falta de aceptación del documentos o por requerimiento de autoridad jurisdiccional, conservando en la base de datos el proceso que se llevó a cabo desde el inicio del trámite y hasta su cancelación, que implica la permanencia histórica de todos los datos que se registran. Modulo 2. Aplicación. Cuando el contribuyente acuda a las oficinas de la Tesorería para realizar un pago a través de un Certificado de Devolución o Aviso de Compensación, el usuario del módulo permitirá que el contribuyente ingrese la contraseña de acceso al folio del Certificado. Una vez que accesa, se podrán realizar las liquidaciones de aquellos conceptos susceptibles de ser pagados bajo esta modalidad. En el instante que sea emitido el recibo de pago correspondiente, el valor del mismo será descontado del valor total del documento que se está aplicando. Derivado de lo anterior, la eficiencia y eficacia en el trámite elevan la calidad del servicio y otorgan mayor certeza al contribuyente ya que anteriormente este trámite se desarrollaba en forma manual. Las liquidaciones efectuadas a través de este módulo con la emisión del recibo correspondiente, quedan registradas en el Sistema de Control de Recaudación (SISCOR) lo que brinda al contribuyente certeza y seguridad en sus aplicaciones. Asimismo, cuando una aplicación por alguna situación es necesario cancelarla, el módulo cuenta con la herramienta que permite cancelar la operación sin afectar el saldo del Certificado.


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Con el control sistematizado del saldo de los Certificados de Devolución o Avisos de Compensación, tanto el contribuyente como la Secretaría de Finanzas, pueden saber de manera transparente y expedita, el momento en que se agotan los montos por los cuales se expidieron los documentos, emitiendo al instante un aviso electrónico de terminación de los mismos e impidiendo futuras aplicaciones, consolidando el marco normativo y generando los instrumentos administrativos y de organización laboral que permiten realizar con eficiencia y eficacia sus tareas. Modulo 3. Reportes. Al contar con una base de datos que almacena y controla la información de los Certificados y Avisos de Compensación, así como las afectaciones que sobre ellos recaigan, es posible extraer la información que permita elaborar reportes sistematizados, con lo cual nos anticipamos a contar con la información que podría ser de interés de la ciudadanía y que a la autoridad le permite tomar decisiones importantes que impactan en las practicas de transparencia, consistentes en los procesos de identificación, sistematización y difusión de información relevante, los reportes que se refieren son los siguientes y que se encuentra ejemplificados en el apartado de anexos: a) Número de emitidos y cancelados. b) Número de activos. c) Montos aplicados y pendientes por aplicar. d) Conceptos a los que se han aplicado. Lo anterior, sin dejar observar futuros reportes que se desarrollen para la toma de decisiones. Con ello tendremos un flujo de información puntual y confiable que permitirá atender peticiones de información vinculadas con estos trámites de manera ágil, de calidad y confiable a aquel integrante de la sociedad que la solicite.


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DIAGRAMA CONCEPTUAL

4. Implementación y replicabilidad de la acciones. La implementación de este desarrollo se dio en todas las Administraciones Tributarias, y en las Direcciones de Ingresos y Servicios al Contribuyente, con esto se podrá controlar en un 100% la aplicación de los Certificados de Devolución y los Avisos de Compensación, disminuyendo de manera radical la aplicación de pagos incorrectos y en cantidades mayores a los saldos autorizados, permitiendo obtener información estadística sistematizada.


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5. Principales resultados o beneficios obtenidos. Los beneficios que se generaron al implementar un módulo en el SIREP para el registro, control y aplicación de los Certificados de Devolución y Avisos de Compensación fueron: • Proceso homologado en las Administraciones Tributarias y calidad en el servicio. • Certeza a la Autoridad en la aplicación de importes, garantizando no excederse

del saldo disponible, el sistema impide mediante un mensaje de alerta la aplicación a un concepto, cuando el saldo ha sido agotado.

• Garantiza mediante un usuario y contraseña que los Titulares de la Administración Tributaria puedan dar de alta en el sistema únicamente lo dictaminado como procedente.

• Certeza y seguridad jurídica al contribuyente con esté trámite, esto se consigue con los comprobantes de pago que son emitidos por el propio sistema y que están formalmente publicados en la Gaceta Oficial del Distrito Federal.

• Mejor atención a los ciudadanos. • Contar con información puntual y estadística más reciente y confiable. • Se reduce el tiempo de espera al contribuyente. • Aumentar la transparencia, ya que al tener sistematizada la información la

autoridad se anticipa a la demanda ciudadana y rendición de cuentas. • Reducción de costos de administración, papelería y espacio físico. • Optimizar las actividades, aumentando la productividad, repercutiendo por ende

en una mejor atención a los contribuyentes. • Mejor seguimiento de la emisión, aplicación y control de importes contenidos en

los Certificados de Devolución y Avisos de Compensación, permitiendo efectividad y manejo de reportes.

En consecuencia, la creación de este programa tuvo un impacto social al incrementar la satisfacción de los ciudadanos al realizar este trámite, lo que repercute en la salvaguarda de información de acceso restringido en su modalidad de información reservada o información confidencial, pero facilitando que la misma, al estar sistematizada facilite que ante una solicitud de un ciudadano se pueda dar de manera generalizada y estadística. Además con su uso, se podrá controlar en un 100% la aplicación de los Certificados de Devolución y los Avisos de Compensación, disminuyendo de manera radical aplicaciones incorrectas y en cantidades mayores a los saldos autorizados.


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6. Evidencia de lo inédito de las acciones reportadas. El módulo que se desarrolló en el Sistema para la Recepción de Pagos (SIREP) asegura en todo momento información eficaz, actualizada y homogénea. Con este sistema en el corto plazo se incrementó la eficiencia en la atención y trámite a los contribuyentes que solicitan la Devoluciones con pago mediante certificado de devolución y aviso de compensación, logrando así calidad en la atención y orientación a los contribuyentes que solicitan información de su trámite y se reduce el tiempo de respuesta. En forma automatizada emite tanto el Certificado de Devolución como la Confirmación del Saldo a favor derivado del Aviso de Compensación, con el sustento jurídico de estos documentos, así como el de las autoridades facultadas que intervienen en su emisión, para mejor referencia se incluyen a este documento como anexos 1 y 2. Controla en línea las aplicaciones que hace el contribuyente, y emite un control del saldo mediante un estado de cuenta que se genera cada vez que se realiza una aplicación. (Ver el anexo 3) Se consiguió dar certeza al contribuyente de optar por éste trámite al entregarle en el momento el comprobante de pago mismo que contiene idénticas características a aquellos que son efectuados por cualquier otro medio de pago que se hace ante las auxiliares de la Tesorería entre ellas las instituciones bancarias y centros de autoservicio autorizados. (Ver el anexo 4) La información que la autoridad tiene a su disposición por el desarrollo informático de reportes sistematizados, le permite tener en forma anticipada datos que demanda la ciudadanía y rendir cuentas claras, que implica se incremente la transparencia. (Ver anexo 5)


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7. Anexos Anexo 1.- Muestra del Certificado de Devolución. Anexo 2.- Muestra de la Confirmación del Saldo a favor derivado del Aviso de Compensación. Anexo 3.- Estado de Cuenta. Anexo 4.- Recibo de Pago. Anexo 5.- Reportes.


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Anexo 1.- Muestra del Certificado de Devolución


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Anexo 2.- Muestra de la Confirmación del Saldo a favor derivado del Aviso de Compensación.


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Anexo 3.- Estado de Cuenta.


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Anexo 3.- Recibo de Pago.


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Anexo 5.- Reportes.


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Anexo 5.- Reportes.

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