Simulador Empresarial

Empresa: (American Ink S.A)

Curso: Teoría de la Organización

Profesor: Ronald Brenes

Integrantes: Manuel Castro

José Francisco

Fecha de Entrega: sábado 29 de marzo del 2014

Tabla de contenidoIntroducción................................................................................................................................................3

Plan Estratégico de la Empresa....................................................................................................................4

Primera Parte (Planeación)......................................................................................................................4

Perfil Empresarial.........................................................................................................................4

Misión..........................................................................................................................................4

Visión...........................................................................................................................................4

Valores.........................................................................................................................................4

Competencias..............................................................................................................................4

Objetivos Generales (Estratégicos)..............................................................................................4

Objetivos Específicos...................................................................................................................5

Segunda Etapa (Organización).................................................................................................................5

Matriz FODA-MECA......................................................................................................................5

Estructura Organizativa...............................................................................................................7

Proceso de delegación.................................................................................................................7

Diseño de planta..........................................................................................................................8

Tercera Etapa (Dirección)........................................................................................................................9

Programa de motivación..............................................................................................................9

Programa de capacitación...........................................................................................................9

Programa de higiene ocupacional..............................................................................................10

Programa de salarios.................................................................................................................10

Cuarta Etapa (Control)...........................................................................................................................11

Establecer y detallar tres controles...........................................................................................11

Programa de medición del desempeño.....................................................................................11

Programa de protección de la información...............................................................................12

Comentario general de la empresa............................................................................................13

Introducción

El plan estratégico es un programa de actuación que consiste en aclarar lo que pretendemos conseguir y cómo nos proponemos conseguirlo. Esta programación se escribe en un documento de que se apruebe de forma grupal donde concretamos las grandes decisiones que van a orientar nuestra marcha hacia la gestión excelente.

El plan estratégico busca afirmar la organización, fomenta la vinculación entre los los distintos grupos de trabajo así como el compromiso de todos.

Ayuda a descubrir lo mejor de la organización, al buscar la participación de las personas en la valoración de las cosas que hacemos mejor, ayudándonos a identificar los problemas y oportunidades.

Plan Estratégico de la Empresa

Primera Parte (Planeación)

Perfil Empresarial

American Ink es una empresa dedicada a la importación directa y mayoristas en Costa Rica de cartuchos de tinta para impresoras y todo tipo de accesorios de cómputo. Con las marcas American Ink, Amik y Havit.

Misión

Suplir las necesidades de nuestros clientes con un producto de calidad en las aéreas de impresión y periféricos de cómputo, con precios competitivos y un servicio ágil y oportuno.

Visión

Estar enfocados en un mercado cambiante donde podamos proveer a nuestros clientes un producto de calidad que este al día con la tecnología.

Valores

Los siguientes valores son por los cuales está regida la empresa, buscamos siempre integrar a nuestro personal en la aplicación de dichos valores ya que genera mayor fidelidad, compromiso y un mejor desempeño en el trabajo diario, generando un ambiente de trabajo cómodo y agradable.

Lealtad, Honestidad, Respeto y Compromiso.

Competencias

La empresa siempre busca a través de su etapa de selección encontrar personas que cuenten con las competencias mencionadas más adelante lo que nos ayuda a brindar un mejor servicio, integrar el trabajo dentro y fuera de la empresa y ayuda a eliminar errores y retrasos en los procesos.

Trabajo en equipo, Liderazgo y Proactivo.

Objetivos Generales (Estratégicos)

Los siguientes objetivos poseen un periodo de 3 a 5 años para lograr que se cumplan respectivamente.

1. Obtener un margen de rentabilidad y utilidad mayor.2. Incrementar nuestra participación en el mercado.3. Incrementar las ventas.

Objetivos Específicos

1. Elevar la participación de nuestra empresa entre un 5% y un 15% por semestre.2. Incrementar las ventas anuales en un 20%.3. Elevar la rentabilidad y utilidad anual entre un 2 y un 10%.

Segunda Etapa (Organización)

Matriz FODA-MECA

Fortalezas

1. Gran variedad de productos.

2. Entregas diarias dentro del GAM.

3. Precios competitivos.4. Certificación de calidad

en todos los productos.5. Todos los

procedimientos internos que se realizan están claros y definidos.

Mejora

1. Mantener un consumo de nuestros clientes alto.

2. El porcentaje de mercado ya abarcado y consolidado.

3. Innovar el mercado con los productos que distribuimos.

4. Gran desempeño de los trabajadores.

5. Mantener una variedad innovadora constante en el mercado de producto.

Acciones

1. Generar productos renovables, que ayuden al medio ambiente, además de incorporar la mayor cantidad de certificaciones posibles.

Debilidades

1. Mercado local altamente cambiante.

2. Alto nivel de competencia.

3. Proveedor único.4. Constante cambio del

producto al ser de tecnología.

5. Alto tiempo desde que se realiza el pedido hasta que llegue a la bodega.

Explotar

1. Experiencia en productos de computación y sus accesorios.

2. Equipo de trabajo.3. La variedad de

productos a ofrecer.4. Los precios y

condiciones de compra.5. La calidad de los

productos.

Acciones

1. Compensar las debilidades locales por medio de objetivos departa mentalizados, evaluaciones de desempeño y productos innovadores.

Oportunidades Corregir Acciones

1. Mejora del sistema de rutas y transporte.

2. Mejoras en servicio al cliente.

3. Incrementar el desempeño y la productividad de los trabajadores.

4. Crear un departamento de control y supervisión de la calidad del producto y servicio a los clientes.

5. Crear una estructura organizativa clara.

1. Falta de departamentos internos.

2. Insuficientes objetivos y metas.

3. Carencia de modelos de evaluación y desempeño.

4. Falta de objetivos departa mentalizados y organizacionales.

5. Carencia de RRHH calificado.

1. Crear un nuevo sistema de rutas eliminando al menos un día a la semana, además de implementar un modelo de ganar/ganar con los clientes al eliminar este día de ruta.

Amenazas

1. Pérdida de clientes debido a la alta competencia.

2. Perdida de utilidades debido al sistema de rutas diario.

3. El cambio del dólar tan fluctuante en el país.

4. Clientes descontentos debidos que no existe ningún departamento de control y seguimiento para los clientes.

5. Ausencia de un departamento de RRHH.

Afrontar

1. El consumo de los clientes se mantiene y no sube.

2. No persiste la cultura de motivación al personal.

3. Falta de planes de acción contra siniestros.

4. Incentivos para los trabajadores insuficientes.

5. Carencia de objetivos y visión común.

Acciones

1. Revisar constantemente la satisfacción de los clientes y recibir retroalimentación sobre lo que se podría mejorar o incorporar en la organización.

Estructura Organizativa

Proceso de delegación

En la estructura organizativa anterior podemos ver la delegación del gerente general ante sus 3 sub alternos, estas personas están encargadas de toda la empresa por sectores ya que ellos son los responsables de guiar y hacer que los objetivos, metas y ambiente de trabajo se logren a través de los distintos departamentos que tienen a cargo para así poder estar informando al gerente sobre avances, logros y retrasos o problemas.

En el tercer nivel cada departamento cuenta con objetivos únicos pero a su vez son siempre ligados a los objetivos generales y a la visión de la empresa, dicho departamento delega funciones a todo el personal de la empresa para que en conjunto puedan alcanzar los objetivos y proyectos que se planteen en el tiempo que se estima, y presentando sus informes, avances y errores o atrasos a sus superiores y ellos a sus superiores y así sucesivamente.

Delegando responsabilidades es la manera más óptima y eficaz de lograr distribuir el trabajo y las tareas de la forma más eficiente y productiva que hay con el fin de generar el trabajo suficiente sin que los trabajadores se desgasten.

Diseño de planta

Tercera Etapa (Dirección)

Programa de motivación

1) Regalías

Uno de los programas de regalías recompensa a los empleados que superan las metas de venta o que tienen logros destacados. Por ejemplo se les regala un certificado de regalo para el cine, una botella de vino, un vale para un restaurante local. También puede ser darles billetes de lotería para el cumpleaños de tus empleados, incluyendo un vale para dejar el trabajo dos horas antes un día de ese mes etc.

2) Vacaciones gratis

Se considera la posibilidad de hacer un concurso entre los empleados donde el ganador recibe unas vacaciones gratis. El incentivo de ganar el concurso aumentará la producción de los empleados, lo que devolverá la inversión que se hiso con el premio. Usualmente los incentivos vacacionales son más económicos que los incentivos en efectivo y tienen una influencia positiva en la satisfacción y la eficiencia de los empleados.

3) Bonos

Son otro tipo de beneficios económicos, representados por primas anuales, pensiones, complementos de sueldos, bonificaciones, planes de préstamos, reembolso de servicios médicos y medicinas. Lo que nos genera un mayor compromiso, productividad y mejora el ambiente e trabajo al unificar al recurso humano en una superación y batalla sana entre ellos para lograr alcanzar el objetivo.

Programa de capacitación

Las acciones para el desarrollo del plan de capacitación están respaldadas por los temarios y material que permitirán a los asistentes desarrollar el curso y preparar debidamente a los trabajadores, con dicho esfuerzo de ambas partes esto permitirá mejorar la calidad de los recursos humanos, su motivación, objetivos personales, sus metas y su crecimiento y aporte intelectual a la organización.

1) Capacitación para el desarrollo de la carrera

Esta actividad busca facilitar que los colaboradores puedan ocupar una serie de nuevos o diferentes posiciones en la empresa, que impliquen mayores exigencias y responsabilidades.

Esta capacitación mantiene o eleva la productividad presente de los colaboradores, a la vez que los prepara para un futuro diferente a la situación actual en el que la empresa puede diversificar sus actividades y cambiar el tipo de puestos.

2) Capacitación correctiva

Su misión es solucionar problemas de desempeño. Se basa sobre la Evaluación de Desempeño realizada normal mente en la empresa, pero también los estudios de diagnóstico de necesidades dirigidos a identificarlos y determinar cuáles son factibles de solución a través de acciones de capacitación.

Programa de higiene ocupacional

Área Objetivo General Metas Estrategias

Servicio al cliente

Fortalecer la promoción y prevención de la salud en el ambiente de trabajo.

Alcanzar el cumplimiento de las metas de las actividades en la prevención de salud y en el ambiente laboral en un X%.

Educación en fomento de estilos de vida y trabajos saludables.

GerenciasCrear una cultura de auto cuidado para los trabajadores de la empresa.

Cumplir con las metas de las actividades en higiene y seguridad en un X%.

Educación en higiene y seguridad laboral.

Bodega

Incrementar la seguridad en el trabajo con el fin de minimizar el impacto de los riesgos laborales y ambientales que afectan la salud de los integrantes de la comunidad.

Lograr minimizar al cumplir con las metas de impacto y riesgo laboral en un X%.

El seguimiento a las recomendaciones emitidas en el área donde se encuentra la empresa.

Programa de salarios

1) Beneficios de salud de grupo

Un plan de compensación total puede incluir prestaciones sanitarias de grupo. Muchos jefes pagan una parte considerable, dejando otra parte de la misma para que sea deducida del sueldo del empleado. Ofreciendo con esto cobertura de incapacidad a largo plazo como parte de la compensación total al empleado.

2) Ahorro para el retiro

Un escenario de indemnización que se le da a los empleados es la oportunidad de participar en el plan patrocinado por el empleador. Que ayuda a que los trabajadores en conjunto con sus jefes aporten una cuota mensual por determinado tiempo con el fin de que este ahorra le sirva para la hora de su retiro en conjunto con otros beneficios.

Cuarta Etapa (Control)

Establecer y detallar tres controles

Área ControlDepartamento de servicio al cliente. Plazo de entrega de los productos a los clientes.Departamento de logística y mercadeo. Mantener un control del mercado y sus

necesidades (Mercadeo).Departamento de compras. Planeación y ejecución oportuna de los procesos

de compras y almacenaje.

Programa de medición del desempeño

Para el área de RRHH

Desempeño Optimo Bueno Regular Malo PésimoConocimiento del puesto.

X

Calidad del trabajo.

X

Cantidad de trabajo.

X

Rapidez en el trabajo realizado.

X

Dedicación al trabajo.

X

Ergonomía del puesto de trabajo.

X

Desempeño Optimo Bueno Regular Malo PésimoConocimiento X

del puesto.Calidad del trabajo.

X

Cantidad de trabajo.

X

Rapidez en el trabajo realizado.

X

Dedicación al trabajo.

X

Ergonomía del puesto de trabajo.

X

Para el área de compras

Programa de protección de la información

Debemos ser conscientes de la importancia de mantener seguro el manejo de información, la información supone uno de los mayores activos que tiene una empresa y, en algunos casos, puede ser la clave para que una compañía rival nos adelante o, incluso, pueda afectar a la viabilidad de nuestro negocio.

1) Realizar auditorías periódicas de seguridad (Sector financiero)

Busca valorar el estado de los sistemas utilizados. Las empresas especializadas en estas auditorías, usan las mismas técnicas que emplean los hackers para atacar nuestra red. Después presentan un informe con los datos que se pueden conseguir, las brechas encontradas y, sobre todo, con recomendaciones sobre cómo podemos evitar algunos problemas.

2) Mantener los datos de la empresa siempre disponibles(Bodega y ventas)

Proteger nuestros datos también significa mantenerlos siempre disponibles, conseguir que sean accesibles en todo momento por nuestros empleados. Para ello es imprescindible que pensemos en: copias de seguridad almacenadas fuera de la oficina, acceso seguro a la oficina desde cualquier lugar, disponibilidad de Internet, etc.

Comentario general de la empresa

Al realizar este trabajo pude observar varios puntos débiles que existen en toda área de la empresa, a su vez fui capaz de poder encontrar algunas mejoras, opciones de apertura de algunos nuevos departamentos y opciones de ayuda capacitación y mejora para el recurso humano que ayude a lograr el cumplimiento de los objetivos establecidos así como una mayor identificación con la empresa mejorando así la productividad de todo el personal.

Mientras el trabajo avanzaba llegue a la conclusión de lo importante de tener una empresa inteligente que busque toda opción de innovación y mejora posible, esto para lograr una reducción de los costos, mayor facilidad de trámites, una facilidad mayor para difundir información dentro de la empresa y lo versátil que la misma se vuelva una vez incorporados dichos cambios. De igual forma es muy útil y de suma importancia contar con planes de seguridad por departamento y organizacional de toda la información posible.

Por ultimo observe lo necesario que es tener todos los sistemas, misión, objetivos, visión y la estructura organizacional bien establecidos ya que nos ayuda a incorporar un orden y una manera de agilizar todo proceso interno en la organización que a lo largo se ve reflejado en el servicio y calidad ofrecido a los clientes.