EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

CONTABLE

DIRECCIÓN Y ORGANIZACIÓN CONTABLE

DOCENTE:

UNIVERSIDAD DEL VALLE

EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE (SIC)

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios.

El SIC no sólo ha de ser un sistema que suministre información, que permita a la dirección de la empresa ejercer un mero control técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones.

Representación gráfica de un sistema

Valor esperadoProceso 1

Sistema

Entradas Salidas

Proceso 2

Procesos

DEFINICIÓN Y CARACTERIZACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

El Sistema de Información Contable denominado también área, sección, departamento, división o gerencia de contabilidad, es un segmento de la empresa en el cual se desarrollan procesos y actividades especiales por lo cual, agrupa a personas, recursos y conocimientos con la función de manejar la información que generan sus transacciones, actividades y hechos económicos, a fin de producir y revelar información de carácter contable-financiero que sea confiable, útil, de manera que los responsables de la administración dispongan de ella oportunamente para las decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones.

Con el propósito de lograr una mayor comprensión y conocimiento del funcionamiento del sistema contable, el autor recomienda precisar los siguientes aspectos:

Primero: Caracterización del entorno del sistema contable. Segundo: Definición de la misión y los objetivos o medidas de actuación

del sistema. Tercero: Definición de sus componentes. Cuarto: Descripción de las relaciones entre los componentes y su

entorno. Quinto: Descripción de los recursos del sistema. Sexto: Efectuar una representación del sistema y, Séptimo: Indicación de los fundamentos conceptuales para su

administración.

DEFINICIÓN Y CARACTERIZACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

1. Caracterización del entorno del sistema contable.

Se considera que el entorno es aquello que se sitúa fuera del sistema y que afecta sus operaciones y su dinámica general.

El entorno o medio ambiente no es un factor controlable por quienes dirigen y manejan el sistema… la naturaleza de la información contable, su proceso y presentación están moldeados por las condiciones de gestión y operación de la empresa, según sea su tamaño, actividad y marco jurídico.

El entorno tanto constriñe, como habilita el funcionamiento de la empresa, y por ende el del sistema contable.

El entorno se constituye en un conjunto de factores capaces de afectar la actividad del sistema.

El ente económico se constituye en el entorno directo del sistema contable, pero a su vez, la empresa tiene su entorno que la circunscribe y limita. Estos dos ambientes o medios son determinantes de la operación del área contable, en ellos se encuentran las oportunidades y amenazas para el desarrollo del sistema contable.

El Sistema contable debe dar cuenta de las actividades económicas del entorno, o sea de la organización productiva, y para ello debe establecer una red de relaciones que le son indispensables para captar sus insumos para la producción y revelación de la información contable.

Caracterización del entorno del sistema contable.

El entorno del sistema contable

SIC

Producción

Finanzas

Personal

Mercadeo

ENTORNO

ECONÓMICOENTORNO

LEGISLATIVO

ENTORNO

POLÍTICO Y SOCIAL

ENTORNO

TECNOLÓGICO

Entorno general de la empresa

Áreas funcionales y sus procesos de trabajo

2. Definición de la misión y los objetivos o medidas de actuación del sistema.

En la determinación de los objetivos del sistema contable se tendrán en cuenta, tanto la declaración de los objetivos de la información contable y de la contabilidad, como los aspectos operacionales de la determinación de los mismos respecto de las necesidades propias de la organización.

En cuanto al objetivo de la información contable, el mismo es suministrar información útil para tomar decisiones de carácter económico, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Los usuarios generales y particulares de la información contable. La comunidad afectada directa e indirectamente por la gestión y operación

de la empresa. Los atributos que precisa la información contable. Los requisitos de calidad propios de la información como producto. Su pertinencia, relevancia, confiabilidad, utilidad, razonabilidad e

integridad.

Objetivos relevantes para la administración del sistema:

Suministrar información para predecir los flujos de caja potenciales en términos de monto, oportunidad y relativa incertidumbre.

Proveer información para evaluar la habilidad de los administradores en la utilización de los recursos con base en la misión de la empresa.

Dar cuenta del impacto que la gestión de la empresa tiene sobre la comunidad que la rodea.

Misión del SIC:

Proporcionar información útil para la administrar el ente económico.

Definición de la misión y los objetivos o medidas de actuación del sistema.

Objetivos operacionales:

Presentar un estado de recursos de la empresa, de sus fuentes de financiación a su valor de costo y a su valor de costo ajustado.

Presentar un estado de resultados por área de trabajo, subsidiaria, sucursal, agencia.

Presentar un estado de resultados por producto o por línea de producto.

Presentar un estado de las fuentes y usos de efectivo por área de responsabilidad.

Definición de la misión y los objetivos o medidas de actuación del sistema.

La determinación del SIC es una tarea que debe consultar los recursos disponibles del área contable así como las políticas administrativas generales. Es necesario que el director del área contable conteste las siguientes cuatro preguntas:

¿Cuáles y quiénes son los usuarios de la información contable?

¿Qué información necesitan los usuarios?

¿Cuál de la información requerida por los usuarios, puede ser suministrada por el sistema contable?

Qué marco de referencia se requiere para suministrar la información contable requerida?

Definición de la misión y los objetivos o medidas de actuación del sistema.

3. Componentes del Sistema Contable

Componentes del SIC

•Soportes documentales de las transacciones y hechos económicos.

•Legislación fiscal, laboral, comercial y económica.

•Tecnología de la computación para la transformación, comunicación y suministro de la información.

•Fundamentos técnicos y teóricos del marco conceptual contable y financiero.

•Las personas que intervienen el funcionamiento del sistema contable.

•El sistema de control interno de la empresa.

•Los recursos financieros y materiales necesarios para el funcionamiento óptimo del sistema contable.

Procesos de transformación contable de datos

Valor de Uso de la Información Contable

Significado Financiero y Económico de la

Información Contable

Informes Contables

VALOR

CONTABLE AGREGADO

4. Descripción de las relaciones entre los componentes y su entorno

Las relaciones son los puntos de contacto entre dos o más componentes, o las conexiones y correspondencias entre varios elementos de un sistema. Las mismas se justifican en razón de los procesos y actividades propios del sistema en consideración:

Los siguientes, son los elementos que forman parte del conjunto de procesos generales de trabajo comunes a todo sistema contable y que constituyen un grupo de actividades centrales del procesamiento y producción de informes para la administración de un ente. Algunos se dan en el orden que a continuación se presenta y otros simultáneamente:

Proceso de transformación contable de transacciones y hechos económicos

CAPTACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE DATOS

REGISTRO CONTALBE DE DATOS

ACUMULACIÓN Y ASIGNACIÓN DE VALORES

CONTROL DE CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

REPARACIÓN DE INFORMES

ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

SUMINISTRO Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

Los recursos de un sistema son los elementos que están bajo su control, es decir, son los medios que legítimamente puede disponer para lograr su misión y objetivos.

Se distinguen cuatro grupos de recursos disponibles para el procesamiento y suministro de la información contable:

1. Las personas, son el grupo conocido como talento humano.

2. Los recursos financieros.

3. La tecnología o conjunto de medios electrónicos y de comunicación

4. Los equipos de oficina y el acondicionamiento de los lugares de trabajo.

La labor de la dirección contable es vigilar que la relación costo/beneficio sea positiva, haciendo un examen continuo de la eficiencia y efectividad de la operación contable.

5. Los recursos del sistema contable

6. Representación del Sistema Contable

Recepción

SIC

Entradas Salidas

Proceso de Transformación y Producción de Informes

Registro Clasificación AsignaciónAnálisis y Control

Preparaciónde Informes

Documentos de Soporte

Informes Financieros

Áreas funcionales

Usuarios de la

Información

Toma dedecisiones

Procesos

Dinámica del funcionamiento del SIC

PROCESO CONTABLE DE TRANSFORMACIÒN DE DATOS

.Captación y clasificación de datos

.Registro contable de datos

.Control de calidad de la información

.Acumulación y asignación de valores

.Preparación de informes

.Análisis y evaluación de la información contable

.Suministro y presentación de la información contable

CAPTACIÓN DE INFORMACIÓN Y DATOS PROVENIENTES DE:

a) Las áreas y procesos de

trabajo de la empresa.

• Área de producción

• Área o función de mercadeo

• Área de finanzas

• Área de administración

de personal

• Procesos de trabajo

b) Del entorno general de la empresa.

• El entorno económico

• El entorno de la tecnología

• El entorno de la legislación

• El entorno social, político y cultural

• Indicadores financieros del sector

• Indicadores económicos

Usuarios internos

Usuarios Externos

SUMINISTRO Y REVELACIÓN

FINANCIERA A LOS USUARIOS

Informes contables básicos y especiales

Indicadores de Gestión Financiera

•Rentabilidad

•Liquidez

•Endeudamiento

•Estructura de Capital

7. La administración del Sistema Contable

Preguntas que debe formularse el responsable del logro de la misión y objetivos del SIC:

¿Qué acciones debo ejecutar? ¿Cómo las debo llevar a cabo? ¿Con qué recursos? ¿Cuándo y por qué? ¿Con qué marco de referencia?

La dirección administrativa y operativa del sistema contable obliga a disponer de un marco de referencia general mínimo para llevarla a cabo. Dicho marco debe contar al menos con los sgtes. elementos:

a. El marco de conceptual y las técnicas contables y financieras.b. Los conceptos y técnicas de índole administrativo y organizacional.c. El conocimiento de la empresa o ente económico.d. El marco de la legislación.e. Las normas del ejercicio profesional de la Contaduría.