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PRIMER INFORME DE AVANCE
Valparaíso,
INSTITUTO PROFESIONAL DUOC UC
SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADOS
SGI7402-002D
PROFESORA PÁMELA MADRID
Integrantes:
Cofré, Alexis Cortez, Macarena (líder de grupo) Godoy Michelle Leiva, Claudia Norambuena, Marlene Ortiz, Lilia
Índice
1. Introducción..............................................................................................................................2
2. Descripción empresa..............................................................................................................2
3. Procesos de la organización..................................................................................................3
4. Procesos necesarios e imprescindibles para el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios..............................................................................................................................7
5. Agrupación de procesos.........................................................................................................8
6. Mapa de procesos de la empresa.......................................................................................10
7. Procesos operativos..............................................................................................................11
7.1. Ficha de proceso (anexo 1)..........................................................................................11
7.2. Diagrama de proceso....................................................................................................11
8. Planilla de información de los procesos, según la norma UNE 66177...........................21
9. Conclusión..............................................................................................................................23
10. Bibliografía..........................................................................................................................23
1
1. IntroducciónEste informe tiene como fin evidenciar el avance de la integración de los sistemas de gestión en una organización del rubro comercial específicamente dedicado a la comercialización de verduras y hortalizas.
En esta primera etapa realizaremos un diagnostico preliminar de los procesos, su contexto y nivel de importancia, y así poder efectuar de forma correcta los pasos a seguir en este informe. Para ello se mostrara a continuación la interacción de la secuencia de los procesos necesarios a través de un mapa de proceso, además se indicara las fichas de proceso, donde se puede recoger todas aquellas características relevantes para el control de las actividades definidas en el diagrama de flujo.
2. Descripción empresa
La empresa “La Chacrita” es una verdulería, establecida en el mercado desde el año 1980 hasta la actualidad. Su representante Legal es José Luis Rosales Espinoza, quien en su empresa, mantiene en venta productos tales como. Verduras, frutas, legumbres, condimentos varios, entre otros.
Se encuentra ubicada en la cuidad de Quilpué, entre avenida General los carrera y la calle vicuña, y su horario de atención es de 9:00 am a 20:30 hrs.
La empresa cuenta con un equipo de trabajo de 16 personas, 10 hombres y 6 mujeres, quienes son distribuidos en los diferentes procesos necesarios: administrativos, operacionales y estratégicos.
Rubro: Verdulería Empresa: Verdulería “La Chacrita” Trabajadores: 16 personas Antigüedad de la empresa: 35 años Ubicación casa matriz: Quilpué, entre avenida General Los carrera y la
Calle Vicuña Representante legal: José Luis Rosales Espinoza
2
3. Procesos de la organizaciónDentro de la empresa, se realizan distintos procesos para lograr el funcionamiento del servicio, los cuales conjuntamente, derivan otros subprocesos, los cuales serán identificados en su orden respectivo, a continuación:
1. Programa de negocio
- Elaborar una visión de negocio- Realizar el análisis de la situación (FODA)- Planificación de negocio - Definición de metas- Establecimiento de un plan de actividades
2. Cumplimiento de requisitos legales en aspectos comerciales
- Adquisición y pago de patentes- Permiso sanitario- Adquisición de boletas- Timbrado de boletas- Pago de impuestos
3. Selección de productos
- Selección de la calidad de los productos- Establecer criterios de aspectos de los productos- Establecer criterios de madurez (estado) de los productos- Clasificación de los productos
4. Programación de la compra (a proveedores)
- Inventario de productos- Planificación de la adquisición de productos- Análisis de recursos económicos- Cotización de productos- Cálculo de la compra - Adquisición de los productos
3
5. Comercialización
- Análisis de precio en el mercado- Análisis estratégico de ganancia- Determinación del precio de los productos- Etiquetado de precio de los productos
6. Adquisición de los productos
- Listado de productos a adquirir- Cotización de los productos- Evaluación de la calidad- Realización de la compra- Adquisición de la factura y de los productos
7. Carga y descarga
- Traslado del producto desde el proveedor al camión de carga- Traslado de los productos del punto de adquisición a la empresa- Traslado de los productos desde el camión hasta la bodega de
almacenamiento
8. Recepción de los productos
- Acomodar los productos en la bodega de almacenamiento- Clasificar por tipos de productos- Verificar la calidad, la madurez y frescura de los productos almacenados- Registrar la cantidad de productos adquiridos.
9. Manipulación de los productos
- Segregación por temperaturas- Segregación por tipos de producto- Segregación por estado de producto (madurez)
4
10. Orden y almacenamiento
- Establecer los productos que requieran bajas T° en conservadora- Determinar la disposición de los productos- Limpieza de la disposición determinada- Clasificación y disposición de los productos
11. Extracción del producto en mal estado
- Revisión de productos- Selección de producto en mal estado- Retiro del producto en mal estado- Traslado del producto al contenedor de basura
12. Recorte de los productos
- Revisión de producto- Selección de productos a realizar recorte- Recorte de producto- Retiro de los desechos del producto
13. Revitalizado de los productos
- Revisión de producto- Selección de productos a realizar revitalizado- Revitalizado de producto
14. Elaboración de productos personalizados (ensaladas listas)
- Determinación del producto a realizar- Selección del producto- Lavado del producto- Transformación del producto- Lavado final del producto- Envasado del producto
15. Ventas de los productos
5
- Selección del producto (cliente)- Pesaje del producto- Determinación de precio total venta- Embalaje de la venta- Pago de la venta y entrega de boleta- Entrega de los productos
16. Despacho de los productos
- Recepción de los pedidos (vía telefónica)- Selección de los productos pedidos- Pesaje de los productos- Determinación del precio total de venta- Embalaje de producto- Carga de mercadería a transporte de despacho- Traslado de mercadería- Entrega de mercadería y factura
17. Análisis de oferta y promoción
- Análisis de tipo de oferta y promoción - Análisis de tiempo de la oferta y promoción - Determinar la oferta y promoción - Publicación de la oferta y promoción
18. Análisis de fluctuación
- Actualización de los precios de productos
19. Mantenimiento del local
- Barrido de local- Disposición de los desechos en contenedores de basura- Preparación de líquido de limpieza- Lavado de superficie - Secado de superficie
20. Higiene y seguridad
6
- Identificación de peligros y riesgos- Evaluación de riesgos- Analizar los puntos críticos - Determinar las medidas de control- Implementar las medidas de control- Supervisar el cumplimiento de las medidas de control
21. Mejora continua
- Seguimiento de los proceso- Análisis de los procesos- Mejora continua de los procesos
4. Procesos necesarios e imprescindibles para el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios
Procesos necesarios para el cumplimiento de normativa vigente
Cumplimiento de requisitos legales en aspectos comerciales
Carga y descarga
Manipulación
Venta y Despacho
Higiene y seguridad
Procesos necesarios para la satisfacción del cliente
Selección del producto
Elaboración de productos personalizados
Análisis de las ofertas y promociones
Recorte y revitalizado de productos
Extracción de productos en mal estado
7
PROCESOS PLANIFICACION
PROCESOS GESTION DE RECURSOS
PROCESO DE PRESTACION DE SERVICIOS
PROCESOS DE MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
CLIE
NTE
CLIE
NTE
5. Agrupación de procesos
Proceso de planificación:
Programa de negocio Programa de la compra Comercialización
Proceso de gestión de recursos
Selección de producto Adquisición del producto
Proceso de prestación de servicio
Carga y descarga Recepción Manipulación Orden y almacenamiento Extracción de producto en mal estado
8
Recorte y revitalizado Elaboración de producto personalizado (ensaladas) Ventas Despacho
Proceso de medición, análisis y mejora
Mejora continua
9
SATISFACCION CLIENTE
NECESIDADES CLIENTE
Estr
atég
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Ope
rativ
os
De
Apo
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Prog
ram
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ne
goci
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Revi
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Reco
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Vent
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espa
cho
Mej
ora
conti
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6. Mapa de procesos de la empresa
10
ADQUISICION DE PRODUCTOS
Listado de productos a adquirir
Cotización de los productos
Evaluación de la calidad
Realización de la compra
Adquisición de la boleta y de los productos
¿El producto contiene los
criterios esperados?
Si
No
Boleta
Repr
esen
tant
e L
egal
7. Procesos operativos
1.1. Ficha de proceso (anexo 1)
1.2. Diagrama de proceso
11
ADQUISICION DE PRODUCTOS
Listado de productos a adquirir
Cotización de los productos
Evaluación de la calidad
Realización de la compra
Adquisición de la boleta y de los productos
¿El producto contiene los
criterios esperados?
Si
No
Boleta
Repr
esen
tante
Lega
l
12
CARGA Y DESCARGA
Traslado productos del proveedor al camión de carga
Abrir puertas del camión
Ingreso de productos al camión
Estibamiento de carga
Amarre de la carga
Traslado del producto desde el camión al local
Abrir puertas del camión Desamarre de la carga
Descarga de mercadería más ligera
Descarga de mercadería más pesada
¿Se hizo un buen estibamiento y amarre a la carga?
No
Si
Peon
etas
Peon
etas
Chofer del camión
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RECEPCION DE LOS PRODUCTOS
Clasificar por tipos de productos
Verificar la calidad, la madurez y frescura de los productos almacenados
Registrar la cantidad de productos adquiridos
Acomodar productos en la bodega de almacenamiento
Registro del producto adquirido
¿Se clasificó correctamente los tipos de productos?
Si
Noo
Operarios de verdulerías
Repr
esen
tant
e L
egal
14
ORDEN Y ALMACENAMIENTO
Establecer los productos que requieran bajas T° en conservadora
Determinar la disposición (contenedores) de los productos
Limpieza de la disposición (contenedores) determinada
¿Se encuentran las disposiciones suficientes?
Adquisición de contenedores
Si
No
¿Se encuentran todos los contenedores debidamente limpios?
Termino del proceso
No
Si
Jefe bodega
Ope
rado
r ver
dule
ría
15
EXTRACCION DE PRODUCTOS EN MAL ESTADO
Selección de producto en mal estado
Retiro del producto en mal estado
Revisión de productos
¿Se revisaron todos los productos? Si
Noo
Operarios de verdulerías
Oper
ario d
e ver
duler
ía
Traslado de producto al contenedor de basura
¿Se trasladaron y retiraron todos los productos? Si
No
16
RECORTE DE LOS PRODUCTOS
Selección de productos a realizar recorte
Recorte del producto seleccionado
Revisión del producto
¿Se seleccionaron todos los productos?
Si
Noo
Operarios de verdulerías
Ope
rario
de
verd
uler
ía
¿Se hizo de forma correcta e recorte del producto?
Si
No
Retiro de los desechos del producto
¿Se retiraron todos los desechos?
Traslado de desechos y reposición de producto recortados
No
Si
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ELABORACION DE PRODUCTOS PERSONALIZADOS
Elaboración de productos
personalizados
Determinación del producto a
realizar
Selección del producto a realizar
Pre lavado del producto
Lavado final
¿El producto determinado satisface la necesidad
del cliente?
Si
No
OPER
ARIO
A CA
RGO
Transformación del producto
¿Se logra el objetivo en la elaboración
del producto?
No
Si
Envasado y disposición final del producto
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VENTAS DE LOS PRODUCTOS
Pesaje del producto
Embalaje de la venta
Pago de la venta
Selección del producto
Entrega de boleta
¿Se determino bien el precio de productos?
Si
Noo
Operarios de verdulerías
Oper
ador
de v
erdu
lerías
Determinación de precio total de venta
Entrega de los productos
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DESPACHO
Recepción de pedidos
Selección de productos pedidos
Pesaje de productos
Embalaje de productos
Carga de mercadería a camión
Traslado de mercadería
Entrega de mercadería
¿Se encuentra la totalidad del pedido?
Ope
rari
os d
e v
erdu
lerí
as
Encargado de verdulería
No
Si
Guía de despacho
Peon
etas
Chofer del camión
20
8. Planilla de información de los procesos, según la norma UNE 66177
Denominación del Proceso
Tipo
Requisitos de las normas
actualmente aplicadas al
proceso
Documentación directamente relacionada
Documentación susceptible de utilizar para la
integración
Selección del producto
Estratégicos
7.4 iso 90014.4.6 iso 14001
4.4.6 ohsas 18001
Manual de calidadProcedimiento de selección y compra
Documentos no se pueden integrar
Adquisición de productos
Operativo
7.4 iso 90014.4.6 iso 14001
4.4.6 ohsas 18001
Manual de calidadProcedimiento de selección y compra
Documentos no se pueden integrar
Carga y descarga
Operativo
7.5 iso 90014.4.6 iso 14001
4.4.6 ohsas 18001
Procedimiento de carga y descargaProcedimiento de disposición de residuos
ProcedimientoDe carga y descarga (integración de ISO 14001 y OHSAS 18001)
Extracción de productos en mal estado
Operativo
7.5.5 iso 90014.4.6 iso 14001
4.4.6 ohsas 18001
Procedimiento de manipulación y mantención
Procedimiento de manipulación y mantención del producto (ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001)
Recorte Operativo
7.5.5 iso 90014.4.6 iso 14001
4.4.6 ohsas 18001
Manual de calidadProcedimiento de manipulación y mantención
Procedimiento de manipulación y mantención del producto(ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001)
Revitalizado Operativo 7.5.5 iso 90014.4.6 iso 14001
Manual de calidadProcedimiento
Procedimiento de manipulación y
21
4.4.6 ohsas 18001
de manipulación y mantención
mantención del producto (ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001)
Elaboración del producto personalizado
Operativo
7.3 iso 90014.4.6 iso 14001
4.4.6 ohsas 18001
Manual de calidadProcedimiento de manipulación y mantención
Procedimiento de manipulación y mantención del producto (ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001)
Venta Operativo
7.2 iso 90014.4.6 iso 14001
4.4.6 ohsas 18001
Orden de compraProcedimiento de venta
Documentos no se pueden integrar
Despacho Operativo
7.2 iso 90014.4.6 iso 14001
4.4.6 ohsas 18001
Procedimiento de carga y descargaOrden de compra
Procedimiento de selección, venta y compra (ISO 9001 y OHSAS 18001)
Mantenimiento del local
Apoyo
6.3 iso 90014.4.1 iso 14001
4.4.1 ohsas 18001
Procedimiento de limpieza y disposición de residuos
Procedimiento de limpieza y disposición de residuos (ISO 14001 y OHSAS 18001)
Higiene y seguridad
Apoyo
7.5.5 iso 90014.4.6 iso 14001
4.4.6 ohsas 18001
Reglamento de higiene y seguridad
Reglamento de higiene y seguridad (ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001)
Cumplimiento de requisitos legales de requisitos comerciales
Estratégico 5.2 - 7.2.1 – 7.2.2 iso 9001
4.3.2 iso 14001
4.3.2 ohsas 18001
Registros legalesProcedimiento de auditorias
Procedimiento de creación, mantención y guardado de registros y documentos (ISO 9001, ISO
22
14001 y OHSAS 18001)
9. ConclusiónComo finalidad, en este avance de la integración de los sistemas de gestión, se identificaron los distintos procesos, ya sea, estratégicos, operativos y de apoyo que se establecieron de manera gráfica en la secuencia de los procesos. A través de este se realizaron diagramas de flujo el cual se confeccionaron fichas para el control de las actividades presenciales de cada proceso ya sea indicando la misión, alcance, entradas y salidas, como también los responsables entre otros.
Además a través de la planilla de información de procesos de la norma UNE 66.167 se pudieron identificar los requisitos de la norma ISO 9.001, ISO 14.001y OSHAS 18.001, asimismo los documentos relacionados con cada una de las normas y la documentación que se puede integrar en el sistema de gestión.
10. Bibliografía
ISO 9001
ISO 14001
OHSAS 14001
UNE 66177
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