LISTA DE CHEQUEO DE ARCHIVOS HISTÓRICOS

Una guía rápida para los archivistas de A.A. localesEl propósito de esta lista de chequeo es el de apoyar los

trabajos de los archivistas y comités de archivos históricos

de A.A. locales responsables de coleccionar y mantener

archivos. La lista de chequeo se aplica a colecciones de

diferentes tamaños y diversos formatos (por ejemplo, el

papel, datos electrónicos o medios digitales), desde los que

sirven para generar interés local hasta una colección que se

mantiene en custodia para todos los A.A. del área. Estas

guías no pretenden ser exhaustivas; se las ofrecemos como

punto de partida para una exploración más amplia. Para

más información sobre cómo establecer y mantener

archivos locales, consulten el Libro de Trabajo de Archivos

Históricos y las Guías de Archivos Históricos, que entran

en mucho más detalle sobre la amplitud y alcance de los

trabajos archivísticos.

¿Qué son los archivos históricos?CreadosporIndividuosopororganizaciones,losarchivos

históricossoncoleccionesdedocumentos,papeles,fotos

yotrosmaterialesseleccionadosparasupreservación

permanente.Sonmaterialesúnicosevaluadosporsu

duraderovalorhistórico,informativo,legal,probatorio,fiscal

oadministrativo.Esimperativoguardarlosygestionarlos

cuidadosamente,yporesoessumamenteimportante

cuidarlosadecuadamente.

Engeneral,losdepositariosarchivísticoscompartenlos

mismosobjetivosfundamentales:

»Asegurarquelosregistroshistóricosseanidentificados,

coleccionados,organizados,preservadosyaccesibles

paralasinvestigaciones;y

»Facilitaruncontextoeinformaciónsobrelahistoriade

unaInstitución.

Para empezarElprimerpasoenlacreacióndeundepositarioesevaluarla

relevanciadelosmaterialesenlosarchivosparasuPolítica

deColecciónyMisión.ParaunmodelodeunaPolíticade

Colección,pónganseencontactoconlosArchivosHistóricos

delaOSG.Acontinuaciónaparecenalgunaspreguntasque

haceralevaluarsusmateriales:

¿CuálessonlaMisiónyObjetivodeldepositario

archivístico?

¿Coleccionanlosmaterialesquesirvenalárea,distrito

ointergrupolocal?

¿TienenunPolíticadeColección?

¿Quétiposdematerialesconsideranustedes

importantesparacoleccionar(actas,libros,

grabacionesdeaudio/video,datoselectrónicos,etc.)?

¿Tienenunapolíticareferentealacesiónyextracción

dematerialesdeldepositario?

¿Haymaterialesquepuedansermásadecuadospara

otroarchivolocaldeA.A.?

¿Cuántotienenpresupuestadoentotalpara

lasactividades(preservación,exposiciones,

almacenamiento,etc.)?

¿Tienenprevistounaexpansiónorenovacióndelos

archivosenunfuturopróximo?

Adquisición: Estableciendo el control legal, físico, e intelectualParasupervisareficazmentelaadministracióndecolecciones

archivísticasesnecesarioestablecerunsólidocontrollegal

eintelectual.Laadquisicióneselprocesodetransferirla

propiedadlegalyfísicadelosmaterialespormediode

algunosprocedimientosdocumentados,talcomolaescritura

dedonación.Parafinalizarunaadquisición,losarchivos

tienenqueestablecerlacustodiafísicadelosmaterialesy

asumircontrolfísicoeintelectualsobrelosmismos.Elcontrol

intelectualsimplementeserefierearecogeryregistrarlos

datosprincipalesdelosmateriales(catalogareinventariar).

Eselprimerpasoparaorganizarydescribirlosmaterialesque

hanaceptado.Acontinuaciónaparecenalgunaspreguntas

quehaceralahoradeadquirirmateriales:

¿Tienenunaformadefinidadedocumentarla

transferenciademateriales,como,porejemplo,una

escrituradedonación?

¿Cómovanaregistrarelrecibodelacolección(e.g.,

cartaconacusederecibo,registrodeadquisición)?

¿Cómovanatratarlosmaterialesqueyaformanparte

delacolecciónyfaltainformaciónclarareferenteala

adquisición?

¿Tienenincluidaenelformulariodeescriturade

donaciónlaopcióndeaceptardocumentoselectrónicos

odispositivosdealmacenamientoexterno?

¿Registraroninformaciónacercadelanaturaleza

(distintosformatos)delacolección?

Disposición y descripciónEnpalabrassencillas,disposiciónydescripciónserefierena

organizarylistarlosregistros.Ladisposiciónarchiveraesel

procesodeorganizaryadministrarlosregistrosdelosarchivos.

Alorganizaryarreglarlosregistrosomaterialesesimportante

mantenerelordenoriginal,yestablecerlaprocedencia.

Elprincipiodeprocedenciaestipulaquelosmaterialesde

archivossemantengansegúnsucreadoruorigen.Nose

debenmezclarmaterialesprovenientesdefuentesdistintas,

auncuandocompartanunsolotemaosujeto.Sepuede

organizarlascoleccionesendiferentesmaneras,desdela

muysencillahastalaaltamentecompleja,conformeconla

colecciónmisma.

Ladescripcióneselprocesodecapturarorecopilar

informaciónquesirveparaidentificarylocalizarlos

materiales,especialmenteparaaccesoporinvestigaciones.

Ladescripciónsueleserunprocesocomplejoqueincorpora

programas,herramientasysistemasestándares,porejemplo,

herramientasdebúsqueda,inventarios,listas,yotrossistemas

queenumeranloselementosydescribenlacolección.No

obstante,lainformacióndescriptivabásicaacercadela

colecciónsedeberegistrarpormediodeunabasededatos

queustedeselijan.Algunaspreguntasquehayqueteneren

mentealdescribirlacolección:

¿Sabenquiéncreólacolecciónyporqué?

¿Cuáleselintervalodefechas?

¿Cuáleselalcancedelacolección?

¿Cuálessonlosformatos(papel,electrónico)?

¿Enquécondiciónfísicaestá?

¿Cómoestáorganizadalacolección?

¿Quéeselvolumenotamaño(piescúbicos,pies

lineales,númerodecajas)delacolección?

¿Dóndeestáubicadaenlosarchivos?

¿Hayrestriccionesdeacceso?

Éstanoesunalistaexhaustiva.Paramásinformaciónacerca

dedescribirlacolecciónodecrearherramientasdebúsqueda

einventarios,pónganseencontactoconlosArchivos

HistóricosdelaOSG.

Instalaciones, equipo y seguridadLaexperienciaindicaquelosarchivoshistóricosdeA.A.

suelenestaralojadosenunespacioalquiladooenunasala

adyacenteaunaoficinacentral,intergrupouotraentidad

deA.A.

Seancualesseanellugaroeltamaño,esimportanteque

todoslosmiembrosdeA.A.tenganacceso.Essumamente

importantetambiénprocurarquelascoleccionesestén

adecuadamenteseguras.Acontinuaciónaparecenalgunas

preguntasquesedebenhacerparasabersisusinstalaciones

cumplenconlosrequisitosmínimosparalacondicióndel

edificioodelasala(interioryexterior)sihayloscontrolesde

seguridadadecuados:

¿Estáneledificiooelespacioenbuenacondición

engeneral?

Sihahabidoenelpasadoproblemasconelespacio

(porejemplo,fugas,inundaciones,falloseléctricos)

¿sehanremediadoestosproblemas?

¿Hayevidenciaderoedores,insectosomoho?

¿Tienensuficientesestanteríasparaalojarlos

materiales?(Losmaterialesnodebenestarencontacto

directoconelsuelonimuycercadelostechos.)

¿Hayunáreareservadaparalosinvestigadores?

¿Tienenporescritounplanparadesastres?

¿Sepuedenmantenerlatemperaturayhumedad

relativamenteestables(menosde70gradosFay

entre30y50porcientodehumedadrelativadurante

todoelaño)?

¿Hayunmecanismoapropiadoparalacirculación

delaire?

¿Quécantidaddeexposiciónalaluz(naturaly

artificial)recibenlascolecciones?

¿Quiéntieneaccesoalascoleccionesycuáles

sonlosprocedimientosestablecidosparaquelos

miembrosdelcomitédearchivospuedanaccederalas

colecciones(papelydigital)?

¿Tieneeledificio/salacerradurasuotrasmedidasde

seguridad?

¿Hayalarmasdeincendioydetectoresdehumo

quefuncionan?

¿Hayextintoresdeincendiosenlainstalación?

Seguridad de registros electrónicosLosarchivosdigitalessuponenundesafíoespecialpara

elarchivista.Entrelosarchivosdigitalespuedenfigurar

documentos,fotos,películasygrabacionesenvideoyaudio.

LosArchivosHistóricosdelaOSGtienendirectricesreferentes

aladigitalizaciónquetratandelobásicoenrelacióncon

laplanificaciónyadministracióndecoleccionesdigitales.A

continuaciónapareceunalistadechequeoconpreguntas

básicasquehaceralconsiderarelmantenimientode

coleccioneselectrónicas:

¿Quiéntieneaccesoalsistemayporqué?

¿Conquéfrecuenciasecambianlascontraseñas?

¿Hayconstataciónderevisioneshechasalosregistros?

¿Hayrecursosparaelmantenimientoycuidadoalargo

plazodelosregistroselectrónicos?

¿Estánlosregistroselectrónicosenformatosfáciles

deexportar?

¿Tienenalgunosmediosqueseprevéquesequeden

obsoletosenunpróximofuturo?

¿Hacencopiasderespaldodesusregistrosenplan

regularyensoporteduradero?

¿Tieneunplandeacciónparacortesdefluido

repentinoopérdidadeconectividadconlared?

¿Hayuninventariodetodoslossistemaselectrónicos

dehardwareysoftware?

Conservación y almacenamientoLosarchivistasempleantécnicasparaprolongarlavida

útildelosmaterialesdearchivomejorandoelentornodel

almacenamientofísico.Entrelasmedidasdeconservaciónse

incluyenreemplazarlosmaterialesácidosdealmacenamiento

conmaterialesdecalidaddearchivo(porejemplo,sobres,

carpetasycajaslibresdeácido)quecontribuyenaestabilizar

yprotegerlosmaterialeshistóricosdeldeterioro.Sise

presentaelcasoenqueesnecesariotratarundocumento

oartefactoquímicamente,busqueconsejoprofesionalde

conservadorexperimentado.EsImperativotenerpresente

laprimeraregladeltrabajodelosarchivos:no haga daño.

Asegúresedequetodaacciónesreversible.Elmanejo

adecuadodelosmaterialesdearchivoscontribuiráa

conservarlos.Laconservaciónescarayconsumemucho

tiempo,ynosiempreesposiblelograrunóptimocontroldel

ambiente;porlotanto,hayqueestablecerprioridades.Se

debeidentificarlosmaterialesconunaduraderasignificación

paralacolección(esdecir.,artículosdevalorperdurable)o

querequieranatencióninmediata.Paramásinformación

acercadeconservarymanejarlosmaterialesdearchivos,

consultenlasdirectricesdeconservacióndelosArchivos

Históricos.Lasiguientelistadechequeonotratadetodas

lasnecesidadesdeconservaciónyalmacenamiento,peroles

ofreceunbuencomienzo:

¿Quétiposdeartículosseincluyenenlacolección?

Librosraros

Librosderecortes

Librosdetamañogrande

Librosdereferenciahistórica

Diarios

Documentos

Fotografías/negativos

Objetosenmarcados

Periódicos

Obrasdearte

Audio/visual

Otro

¿Estánalmacenadoslosdocumentosencantidades

limitadasencarpetasocajasdecalidaddearchivo?

¿Seestánutilizandosujetadoresocierresposiblemente

dañinos(porejemplo.,bandaselásticas,clipsde

metal)?¿Dónde?

¿Estánlosdocumentosplegadosarchivadosen

archiverosoencajas?¿Sepuedendesplegarsincausar

daño?

¿Cuáleslacondicióndelacolecciónengeneral?

Identificarlosmaterialesquetienealtaprioridadpara

estabilizar.Atenciónalosiguiente:

Manchasdeagua

Moho

Superficiesuciaomugre

Dañocausadoporácido(porejemplo,

resquebrajamiento,deterioro,amarillamiento)

Dañodelaluz(porejemplo,decoloracióno

desteñido)

Efectosdemalmanejo(porejemplo,páginas

rasgadasopérdidas,lomodañado)

Otrosdaños

¿Estánlosmaterialesfirmementeapoyados?¿Están

abarrotadaslasestanterías,lascajas?

Estánlosmaterialesdegrantamañoalmacenados

planosoentubosneutrosoamortiguados?

Estánlasfotosynegativosalmacenadosalabrigo

delaluzyprotegidosdecondicionesambientales

extremas?¿Estánalmacenadosindividualmenteen

contenedoresdecalidaddearchivo?

¿Hansidolosrecortesfotocopiadosenpapel

permanente?Siguardanlosrecortesoriginales,¿están

almacenadosencontenedoresamortiguados?

¿Seincluyenenlacolecciónpelículasdenitrato?

¿Cuáleslacondiciónengeneraldelaspelículaso

materialesdeaudio?¿Hayevidenciadelsíndrome

devinagre(oloravinagre),deterioro;hayalguna

adherenciaopegajosidad?

¿Conquéfrecuenciasevaautilizarestacolección?

Servicios de referencia, normas de acceso y divulgaciónComoyasehaindicadoenlaintroducción,losarchivistas

identificanyconservanmaterialesdevalorduradero;pero,

deaunmásimportancia,losponenadisposicióndelos

interesadosenusarlos.Unodelospapelesdesempeñados

porelarchivistaesayudaralosinvestigadoresycontestar

asuspreguntas.Debidoaquelosmaterialesdereferencia

sonregistroshistóricosúnicosyquesuelenserinéditos,es

vitalformularnormasbienrazonadasreferentesacómose

puedenutilizar.Esdeigualimportanciayenérgicamente

sugeridoquetodoslosarchivistasycomitésdearchivos

históricosdeA.A.formulenprocedimientosypolíticasque

recalquenlanecesidaddeprotegerlaconfidencialidadde

lacorrespondenciayelanonimatodeloscorresponsales.

SepidealosinvestigadoresquetrabajanenlosArchivos

HistóricosdelaOSGquecumplanestrictamentelaTradición

deAnonimato—entreotrascosas,queescribanúnicamente

elnombredepilaylainicialdelapellidodelosmiembrosde

A.A.,vivosomuertos.Lassiguientespreguntaslesayudarán

aformularyredactarnormasyprocedimientosqueregulenel

usodelascoleccionesdelosarchivos:

¿Hanformuladounapolíticareferentealacceso?

¿Estánincluidasensusnormasinformaciónacercade

horasdeoperación,procedimientos,reglasreferentes

alusodelosarchivoseinformaciónsobrelas

fotocopias?

¿Estáincluidoensusnormasunenunciadoclaro

queestipulelaresponsabilidaddelinvestigadorde

determinarquiénesdueñodelosderechosdeautor

ydeobtenerpermisoparapublicarlosmateriales

protegidosporcopyright?

¿Tienenunespaciocómodoparausodelos

investigadoresenelsitio?¿Estáesteespacioala

vistaclaradeunmiembrodelcomitédearchivoso

miembrodelpersonalsupervisor?

¿Quiénesresponsabledesupervisarelusodelos

registroshistóricos?

¿Tomannotadelosdocumentosalosqueel

Investigadorhatenidoacceso?

¿Quéactividadesrealizanparadestacarlostrabajos

delcomitédearchivos?(Exhibiciones,presentaciones,

casasabiertas,publicaciones,nochesdecinema

yotrosejemplosacumuladosporlaexperiencia

compartidaseencuentranenelLibrodeTrabajo.)

¿Seexhibencopiasofacsímilescuandoseaposible?

Lasactividades¿apoyanyrefuerzanlamisiónde

susarchivos?

¿Otras preguntas?Para respuestas a preguntas específicas y listas de recursos adicionales, no duden en ponerse en contacto con los Archivos Históricos de la OSG en archives@aa.org o en (212) 870-3400. Más información de valor e interés está disponible en el sitio web de A.A. de la OSG: aa.org. XXM – 05/19 (XX) SF-221