sesión 1 y 2 - edex 2015 v
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Gestión de proyectoTRANSCRIPT
Temas a revisar
• Guía del PMBOK®, Finalidad y Estructura.
• Proyectos y Dirección de Proyectos
• Portafolios, Programas y PMO
• Proyectos vs. Operaciones.
• Rol del gerente de proyecto
• Tipos de organización.
• Factores ambientales y activos de la organización.
• Interesados y Equipo del Proyecto
• Ciclo de vida del proyecto y del producto.
• Fases del proyecto.
• Procesos de la dirección de proyectos.
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
Logros de la sesión
Al finalizar la sesión, el participante estará en condiciones de:
o Conocer la propuesta de la Guía del PMBOK®. o Identificar los fundamentos de la Dirección de Proyectos. o Valorar la importancia de la Dirección conjunta de Proyectos,
Programas, Portafolios y PMO. o Identificar las fases de un proyecto. o Reconocer los principales procesos involucrados en la
Dirección de Proyectos. o Diferenciar los conceptos de datos, información y reportes en
un proyecto
¿Cómo nacen tus proyectos?
VISIÓN
MISIÓN
ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL
OBJETIVOS DEL NEGOCIO
PORTAFOLIO DE PROGRAMAS, PROYECTOS Y OPERACIONES
•Planificación Estratégica
•Gestión
OPERACIONES EN CURSO
Actividades recurrentes
PROGRAMAS y PROYECTOS AUTORIZADOS
Actividades de proyectos
Crean Capacidades para
Producir Valor
Producen Valor
Recursos de la Organización
Qué es la Guía del PMBOK®
o Una metodología... o La construcción de la metodología es tu desafío… o No hay manera perfecta ni única de implementar una metodología
Estándar, Guía, marco referencial, lineamiento para la Dirección de Proyectos
Qué NO es la Guía del PMBOK®
¿Qué es un estándar?
“Un documento establecido por un proceso basado en el consenso; que proporciona directrices, reglas y características para el tema que está cubriendo”.
Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) Quinta Edición, Project Management Institute, Inc., 2013.
Estructura de la Guía del PMBOK®
• Inicio • Planificación • Ejecución • Seguimiento y Control • Cierre
• Alcance • Integración • Costos • Tiempos • Calidad • Recursos Humanos • Comunicación • Riesgos • Adquisiciones • Interesados
Grupos de Procesos de
Dirección
Áreas de Conocimiento
Procesos de Gestión de Proyectos
Tiempo del proyecto
Niv
el d
e In
tera
cció
n
Iniciación Planificación Ejecución
Monitoreo y
Control
¿Qué es un proyecto?
“Un proyecto es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”.
Un Proceso de Cambio
Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) Quinta Edición, Project Management Institute, Inc., 2013, Página 3.
Características de un proyecto
o Temporal: Inicio a fin, pequeño, mediano o grande o Singular: Productos, servicios o resultados únicos o Incremental: Elaboración gradual
COMPLEJIDAD
TIEMPO
Proyectos u operaciones: o Son realizados por
individuos
o Están limitados por restricciones
o Son planificados, ejecutados, supervisados y controlados
o Son realizados con el fin de alcanzar objetivos de la organización o planes estratégicos.
• Transacciones vs • Emprendimientos únicos
P R O Y E C T O
Eficiencia Operativa
INICIO
FIN
OPERACIONES
Éxito Efectividad
TIEMPO
Proyectos Vs Operaciones
Ejemplos
Ejemplo 1 «Construcción de depósitos para almacenamiento de granos». Construcción de 5 depósitos para el almacenamiento de granos de café , en 9 meses , con un proyección de inversión de USD 90,000.
Ejemplo 2 «Aumento de la capacidad de procesamiento del servidor de datos» Aumento de la capacidad de procesamiento del servidor de datos de 1.6 GHz a 3.0 GHz para el mes de agosto de 2013, invirtiendo USD 7,000.
Ejemplo 3 «Colocar un satélite en al espacio para tomar fotografías» Poner en orbita un satélite de captación de imágenes con una resolución superior a los 2.5mt para el 195 aniversario de nuestra independencia.
o Producto
o Servicio
o Resultado
Proyecto (a,t,$)
U
N
I
C
O
¿Qué es la Dirección de Proyectos?
Conocimiento (Información, experiencia, estandares:PMBOK)
Habilidad (Destrezas, competencias, el Ser, arte)
Herramientas (Activos de la Organización- Instrumentos para automatizar
tareas -MS Project, planillas electrónicas, etc.) Técnicas
(Cultura- Estimación de esfuerzos, análisis de riesgos, etc.)
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Una Oficina de Dirección de Proyectos es un cuerpo o entidad dentro de la organización que tiene varias responsabilidades
asignadas con relación a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción.
PMO Directores de Proyectos
Objetivos del negocio Objetivos específicos del proyecto
Administra los recursos para todos los proyectos Administra los recursos asignados al proyecto
Gestiona metodología, normas, etc. Gestiona alcance, cronograma, costo, etc.
La Oficina de Dirección de Proyectos
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Gestión de recursos compartidos
Desarrollo de metodologías de gestión de proyectos
Capacitación, entrenamiento
Auditorías de proyectos Desarrollo de procedimientos,
políticas, modelos Gestión de
comunicaciones
Funciones Principales de la PMO
• Único responsable por resultado final.
• Integrar: Poner las piezas del proyecto juntas en un “todo” cohesivo (bien integrado), mientras gerencia prioridades entre los diferentes objetivos del proyecto.
El Rol del Director del Proyecto
Director Ejecutivo
Director del Proyecto
Director del Proyecto
Personal
Personal
Personal
Director del Proyecto
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Director Ejecutivo
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Personal
Personal
Personal
Gerente Funcional
Director de Proyecto
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Coordinación del Proyecto
Organización Proyectizada
Organización Funcional
Tipos de Organización : Funcional y Proyectizada
Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) Quinta Edición, Project Management Institute, Inc., 2013, Gráficos 2-1 y 2-5.
Director Ejecutivo
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Personal
Personal
Personal
Gerente Funcional
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Director de Directores del proyerto
Director del Proyecto
Director del Proyecto
Director del Proyecto
Coordinación del Proyecto Organización Matricial fuerte
Tipos de Organización: Matricial
Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) Quinta Edición, Project Management Institute, Inc., 2013, Gráfico 2-4, Página 30.
\Estructura de
la organización
Características del proyecto
Funcional
Matricial
Orientada a proyectos Matricial
débil Matricial
equilibrada Matricial Fuerte
Autoridad del director del proyecto
Poca
o ninguna
Limitada Baja a
moderada Moderada a
alta Alta a
casi total
Disponibilidad de recursos
Poca
o ninguna
Limitada Baja a
moderada Moderada a
alta Alta a
casi total
Quién controla el presupuesto del proyecto
Gerente funcional
Gerente funcional
Combinación
Director del proyecto
Director del proyecto
Rol del director del proyecto
Dedicación
parcial
Dedicación
parcial
Dedicación completa
Dedicación completa
Dedicación completa
Personal administrativo de la dirección de proyectos
Dedicación parcial
Dedicación parcial
Dedicación parcial
Dedicación completa
Dedicación completa
Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) Cuarta Edición, Project Management Institute, Inc., 2008, Cuadro 2-1´, Página 28.
Factores Ambientales
Procesos estructura
Cultura
Recursos Humanos
Condiciones
de mercado
Administración
de personal
Normas de Industria o gobierno
Infraestructura
Tolerancia al riesgo, clima
político
Bases de datos,
sistemas de información.
o Pueden provenir de cualquiera de las empresas implicadas en el Proyecto.
o Aumentan o restringen las opciones.
o Pueden influir de manera positiva o negativa en el resultado del proyecto
Elementos tangibles e intangibles, internos y/o externos que
influyen en el éxito del proyecto
•La Cultura de la organization es un FACTOR AMBIENTAL de la empresa.
Activos de los procesos de la organización
•Planes •Políticas •Procedimientos •Lineamientos.
Procesos y procedimientos: •Procesos estándar •Plantillas •Procedimientos • Requisitos de comunicación • Procedimientos de control de problemas • Procedimientos de control de cambios
Base Corporativa de Conocimiento
•Bases de datos para la medición de procesos. •Archivos del proyecto. •Información histórica. •BBDD para la gestión de problemas. • BBDD de conocimiento y Financieras
Interesados del Proyecto
• “Personas y organizaciones que participan de forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto o de su conclusión”.
La identificación de los interesados es un
proceso continuo y puede resultar difícil.
Equipo de proyecto
Miembros del equipo de Proyecto
Director del Proyecto
Patrocinador
Usuarios/ Clientes Gerente de
Operaciones PMO
Gerente de Portafolio
Gerente de Programa Influyentes
Gerentes funcionales
Partners de negocios
Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) Quinta Edición, Project Management Institute, Inc., 2013.
El equipo de dirección del Proyecto:
• Identifica a los interesados.
• Determina sus requisitos y expectativas
• Gestiona su influencia en relación con los requisitos para asegurar el éxito del proyecto.
Pueden influir sobre: • El proyecto • Los entregables y • Los miembros del equipo
Interesados del Proyecto
IDEA
Ciclo de Vida del Producto Ciclo de vida del proyecto
Estrategias De
Negocio
Actualización
Proyecto: Construir un Colegio.
Producto Final: Colegio
Producto: Colegio construido en Servicio regular por 20 años
Colegio requiere ampliación
Fases secuenciales, Condicionados a necesidades de fabricación y control de la organización Ultima fase: retiro
Ciclo de vida de producto = Ciclo de vida de proyecto
Normalmente esta contenido dentro de uno o mas ciclos de vida del producto.
CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO Y DEL PROYECTO - Relación y Comparación -
Costos y dotación de Recursos durante el Ciclo
de Vida del Proyecto
Inicio del Proyecto
Ejecución del trabajo
Entregables aceptados
Documentación del proyecto archivada
Tiempo
Plan de Gestión del Proyecto
Acta del Proyecto “Project Charter”
Salidas de la Gerencia de Proyectos
Costo y Nivel de dotación de Recursos
Planificación
Cierre
Fases del Proyecto
o Son divisiones dentro del mismo proyecto.
o Facilitan dirección , planificación y control.
o La terminación de una fase se relaciona con la entrega de trabajo producido (entregable) a la siguiente fase y se denomina salida de fase, hito, puerta, punto de decisión.
o Ejemplo: Arborizar un área que contiene desechos
Desmantelamiento Limpieza de residuos Jardinería
Fases del Proyecto Generalmente Definen:
Seguimiento y Control
EJECUCION
PLANIFICACION
INICIO CIERRE
Seguimiento y Control
EJECUCION
PLANIFICACION
INICIO CIERRE
Seguimiento y Control
EJECUCION
PLANIFICACION
INICIO CIERRE
Fase I: Viabilidad y Financiamiento
Fase II: Compra del Terreno y
Diseño
Fase III: Construcción y Acabados
Producto: Club Ecológico Vacacional
o El tipo de trabajo técnico que se debe realizar en cada fase.
o Cuándo se deben generar los productos entregables en cada fase, cómo se revisa, verifica y valida cada producto entregable.
o Quién está involucrado en cada fase.
o Cómo controlar y aprobar cada fase.
Fases del Proyecto - Relaciones Entre Fases -
Relación Secuencial
Relación de Superposición
o Una Fase se inicia después de concluir la anterior.
o La transición de una fase a otra, por lo general, está definida por alguna forma de transferencia.
o Una Fase se inicia antes que finalice la anterior.
o Puede aumentar el riesgo de un reproceso si la fase siguiente avanza sin los resultados clave de la fase anterior.
Fase I Fase II Fase III
Fase I
Fase II
Fase III
• Acta de constitución del proyecto autoriza formalmente un
proyecto
• Documenta los requisitos o necesidades iniciales
• Da autoridad al Gerente del Proyecto
• El Gerente de Proyecto debe ser nombrado primero (antes de
la planificación)
Paso 0: Desarrollar el Acta de Constitución del
proyecto
• Son normalmente autorizados por un patrocinador, o un
comité ejecutivo
• Se crea por: demanda, necesidad, problemas, oportunidades,
requisitos, etc-
• En múltiples fases, el acta del proyecto valida decisiones a ser
tomadas
Paso 0: Desarrollar el Acta de Constitución del
proyecto
PROCESO
o “Desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase” .
o “Documenta los requerimientos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados”.
Vinculo con la ESTRATEGIA de la organización
El proyecto se inicia con la “firma” del acta de constitución del proyecto aprobada.
Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) Cuarta Edición, Project Management Institute, Inc., 2008, Página 73.
Paso 0: Desarrollar el Acta de Constitución del
proyecto
Demanda de mercado
Necesidad de negocio
Petición de un cliente
Avance Tecnológico
Requisito legal
Necesidad Social
Identificar un caso de negocio de cada tipo.
Caso de negocio o documento similar que proporciona información para
justificar el proyecto.
Paso 0: Desarrollar el Acta de Constitución del
proyecto
Documenta las necesidades comerciales, el conocimiento actual de las necesidades del
cliente y el nuevo producto , servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar.
Finalidad o justificación del proyecto.
Objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito relacionado
Los requisitos, descripción del proyecto y riesgos de alto nivel
Resumen del cronograma de hitos
Requisitos de aprobación del proyecto (Criterios de aceptación)
Director de proyecto asignado, responsabilidad y nivel de autoridad
Nombre y nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto.
Acta de constitución del proyecto
Paso 0: Desarrollar el Acta de Constitución del proyecto
CASO – Sesión 1 y 2
o Nombre del Proyecto ( Título)
o Definición del Producto del Proyecto ( Descripción de alto nivel)
o Designación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad
o Designación del Sponsor del Proyecto y nivel de autoridad
o Presupuesto del Proyecto
o Justificación del Proyecto
