Sesión de Información para Proveedores - Florida

El contenido de esta presentación (“Información Confidencial”) es propiedad confidencial de HHAeXchange y no podrá ser copiado o distribuido sin el consentimiento expreso por escrito de HHAeXchange. Distribución o revelación de Información Confidencial expuesta en este documento a cualquier parte que no sean los destinatarios previstos de

esta presentación esta expresamente prohibido.

Agenda - Sesión de la Mañana8:30 AM – 10:30 AM

HHAeXchange Sesión de Información a Proveedores• Presentación y Demonstración del Sistema• Funcionalidad Común entre todos los Planes (MCO)

10:30 AM – 12:00 PMEntrenamiento Detallando Cada Plan (MCO)

• Cada MCO presentara y cubrirá los detalles de sus programas especificando los flujos de trabajo y uso del sistema HHAeXchange (30 minutos por MCO)

1

Agenda - Afternoon Session

1:00 PM – 3:00 PMHHAeXchange Sesión de Información a Proveedores

• Presentación y Demonstración del Sistema• Funcionalidad Común entre todos los Planes (MCO)

3:00 PM – 4:30 PMEntrenamiento Detallando Cada Plan (MCO)

• Cada MCO presentara y cubrirá los detalles de sus programas especificando los flujos de trabajo y uso del sistema HHAeXchange (30 minutos por MCO)

2

HHAeXchange: De un VistazoUn Sistema basadoen la Web asistiendo en la interacciónefectiva entre Proveedores y los MCOs

3

Entrada de Visita• EVV• Manual• Open Model EDI

Comunicaciónescon los MCOs

Gestión de Miembros

Facturacióne Informes

Servicios a Prestar

• Servicios proveidos en el hogar:• Servicios de Acompanante• Servicios de Asistencia Personal • Cuidado de Relevo• Servicio Privado de Enfermería• HHA (Agencias de salud en el hogar / Asistencia sanitaria a domicilio)

4

Información Para Llevarse de la Sesión de Hoy

• Autorizaciones: Cómo revisar autorizaciones enviadas del MCO en HHAX• Comunicaciones: Cómo comunicarse con los MCOs usando la

funcionalidad de Notas en HHAX• Visitas: Cómo añadir o revisar visitas en HHAX• Facturas/Facturación: Cómo revisar facturas y facturar en HHAX• Credenciales: Cómo solicitar sus nombres de usuario y contraseñas en

HHAX• Ayuda: Cómo acceder a los materiales de ayuda y soporte en HHAX

5

Preguntas?• Esperamos sus preguntas• Sus preguntas diferirán según…

• El Tamaño de su Organización• Método de Entrada de Visita• Servicios Desempeñados

• Preguntas de Hoy• Preguntas después de la Sesión de Hoy• Preguntas después que comience a usar el Sistema de

HHAeXchange

6

En las Próximas Semanas

• Centro de Soporte para Proveedores (Provider Information Center) en la FL: https://hhaexchange.com/FL-SMMC

• Solicitar Credenciales para Sus Usuarios• Ingresar Cuidadores o Preparar Archivos de prueba EDI

7

HHAX FL-SMMC - Centro de Soporte para Proveedores

https://hhaexchange.com/fl-smmc/

8

Solicitud de Acceso al Usuario en HHAeXchange• Nuevo Usuario: Correo electrónico a

FLsupport@hhaexchange.com:• Envié: Nombre del Usuario (Primer Nombre y Apellido), el Rol del Usuario, y

la dirección de correo electrónico (única a ese usuario)• El Solicitante Recibe: Correo electrónico confirmando el/los nombre(s) de

Usuario(s) en el Sistema HHAX• El Nuevo Usuario Recibe: Correo electrónico con una contraseña temporaria

• Roles Estándar: Admin, Coordinador, y Facturación (Billing)• Los Proveedores EDI solamente tienen el rol de Admin-EDI

• Nuevo Rol: Envié un correo electrónico a FLsupport@hhaexchange.com

• Solamente HHAeXchange puede crear roles nuevos• Las Agencias Proveedoras puede asignar / eliminar permisos de roles

9

Solicitud de Acceso al Usuario en HHAeXchange• Desactivar Usuario: Correo electrónico a

FLsupport@hhaexchange.com• Envié: Nombre del Usuario (Primer Nombre y Apellido), el Rol del usuario y la

dirección de correo electrónico del usuario• El Solicitante Recibe : Correo electrónico confirmando la desactivación

10

Provider Information Center – Entrenamiento de Usuario

• Seminarios Web (Webinars) para Usuarios del Sistema • Comenzando el la semana del 12 de noviembre• Registración para el entrenamiento sera enviada por correo electrónico a todos los

usuarios del Sistema no tardar el 1ro de noviembre (día después de que terminen las sesiones de información al Proveedor)

• En adición, la registración también estará disponible en la Página de Presentación del Centro de Información para Proveedores

• Lunch & Learn – Webinars de Almuerzo y Aprendizaje• Comenzando a principios de diciembre• Temas como Provider Quick Start Guide, Communications and Notes, EVV Call

Dashboard etc… son solo algunos de los muchos que serán presentados• Consulte el Centro de Información para Proveedores (Página de Entrenamiento de

Usuarios) para ver las fechas de los próximos webinars

11

HHAX Agenda de Sesión de Información al Proveedor

PARTE 1• Introducción al Sistema HHAeXchange• Gestión de Miembro• Comunicaciones (Notas)

12

HHAX Agenda de Sesión de Información al Proveedor

PARTE 2 – Basado en el Método de Entrada / Gestión de Visitas del Proveedor

• HHAeXchange EVV(Sistema gratuito EVV proporcionado por los MCOs)

• Manual - Entrada de Visita (Función Visit Quick Entry – directamente en el Sistema HHAeXchange)

• EDI (Electronic Data Interchange)Intercambio Electrónico de Datos - Sistema de Gestión de Agencias / Agencias de Terceros

13

EVVManual

EDI

HHAX Agenda de Sesión de Información al Proveedor

• HHAeXchange EVV

• Manual - Entrada de Visita

• EDI

14

PARTE 2 – Basado en el Método de Entrada / Gestión de Visitas del Proveedor

EVVManual

EDI

1Módulo de Cuidador

2Módulo de Horario

3Confirmación de

Visita(EVV)

4Pre-Facturación

5Facturación

1Módulo de Cuidador

3Visit Quick Entry

(Manual)

4Pre-Facturación

5Facturación

3Visitas via Sistema

de Gestión de Agencias

(EDI)

HHAX Agenda de Sesión de Información al Proveedor

PARTE 3• Facturación (Pre-Billing/Billing)• Reportes/Informes • Administración• Avances del Sistema

15

HHAeXchange Introducción al Sistema

HHAeXchange – Introducción al Sistema• HHAeXchange Nomenclatura del Sistema

• Miembro = Paciente = Recipiente = Consumidor = Participante• Cuidador = Asistente = Ayudante• Proveedor = Agencia = Vendedor• MCO = Pagador = “Plan”

• Proceso de inicio de sesión (www.hhaexchange.comACCESO DE CLIENTE)

• Módulo de Inicio (Home)• Pagina de Inicio• Acceso al centro de soporte

17

Soporte del Sistema

• Super Usuarios• Sistema HHAeXchange: Centro de Soporte (Support Center)

• Catalogo de Documentación• Guías de Proceso• Guías de Ayuda• Materiales de Referencia

• Centro de Recursos (Resource Center) https://hhaexchange.com/fl-smmc/Registracion para entrenamiento en vivoAcceso a grabaciones de entrenamiento en demandaReviso de preguntas frequentes (FAQs)

18

Gestión de Miembro (Colocación)

Gestión de Miembro – Alertas de Colocación

• Nueva Solicitud de Colocación (Home Pending Placements)

20

• Nueva Solicitud de Colocación (Correo Electrónico)

Gestión de Miembro – Reviso de Colocación

• Reviso de Colocación• Haga clic en el enlace Admission ID para ver la Ventana de

Colocación (Placement Window)• Revise la información del Miembro

• General: Demografía (Ocultada)• Solicitudes Especiales: Género, Idioma, Notas

21

Gestión de Miembro – Aceptación de Colocación• Aceptar la Colocación

• Seleccione el Equipo de Miembro (Member Team) y el Coordinador(Coordinator)

• Seleccione el botón apropiado en el Placement Window (abajo)• Para Aceptar la colocación• Para solicitar mas tiempo• Para Negar la colocación (Debe seleccionar el código de razón (Reason Code)

para la denegación)• La colocación se borra de Colocaciones Pendientes (Pending

Placements) en la página de inicio• Modulo de Miembro Perfil (Status = Active [Activo])

22

Gestión de Miembro – Cola de Colocación (Placement Queue)

• Action Pending Placement Queue• 4 Secciones en el Placement Queue

• Pendientes• 24 Horas por Defecto (Fin de plazo)• Se acerca el plazo/límite (en rojo)• Eliminada del Queue después del plazo

• Asignado con Cuidador Temporario• Asignado• Aceptado sin Masterweek (Calendario permanente)

23

Gestión de Miembro – Perfil del Miembro

• Modulo del Miembro – Índice de Páginas• General

• Información del Miembro• Historial de Estatus (Status History)• Notas del Miembro

• Perfil (Demografía)• Autorización

• Estatuses Primarias (Pendiente, Activo)

24

Gestión de Miembro – Reviso de Información• Modulo del Miembro – Página de Perfil (de Información

Demográfica del MCO)

25

Gestión de Miembro – Autorizaciones• Proceso (El tiempo varía según el MCO)

• Autorización de Miembro emparejada con el proveedor en HHAX• HHAX devuelve el archivo de colocación confirmado la aceptación del

Proveedor• Revise la Autorización como necesario (Member Authorization Page)

26

Comunicaciones & Notas

Comunicaciones – Visión General (Tipos)

• Notas del Miembro (Member Notes) (Comunicación entre el Proveedor y el MCO relacionado al Miembro)

• Notas Automatizadas (Automated Notes) (Notas generadas por el sistema, como Autorización y Cambio de Estatus)

• Comunicaciones del MCO (MCO Communications)(Communicaciones entre el Proveedor y el MCO sin relación a un Miembro)

28

Notas del Miembro - Reviso

• Miembro (Member) Página General (General Page) Notas (Notes)Todos los Estatus – Abierto (Open) & Cerrado (Closed)

29

• Página de Inicio (Home) Notas (Notes) (Status = Open); Estatus Abierto

Notas del Miembro – Crear y Responder• Crear (Nueva) - Detalles en las próximas pantallas

• Solamente desde la página del Miembro (Member General Page)• Member General Page Notes Section

• Respuesta• Desde la Página de Inicio: Home Notes Reply• Desde la Página del Miembro: Member General Page Notes Section

Reply• Cerrar (Close)

• Desde la Página de Inicio: Home Notes □ + (casilla a la izquierda de la Nota)(A la vez que este cerrada, la Nota se elimina de la Página de Inicio)

• Desde la Página del Miembro: Member General Page Notes Section Close

30

Notas del Miembro – Crear Notas

Member General Page Notes Section New• Complete la Ventana de Notas

• Seleccione la Razon (Reason)• Entre la Nota (Note)• Sube archivo, si es necesario (Upload File)• Haga click en el botón

• Estatus de la Nota = Abierto (Open)

• Los Valores de Razones (Reason)• Varía según el MCO

31

Notas del Miembro – Imprimir

• Imprimir Notas Individuales (Individual Notes) (para enviar a usuarios que no son del sistema)

• Haga click en el botón Print para obtener una copia dura de la Nota Individual (en formato PDF)

• Imprimir Informe de Notas (Report Other Reports Member General Notes)

32

Comunicaciones del MCO – Revisar/Crear• Buscar/Revisar

• Navege desde Action MCO Communication= Nota Entrante

= Nota de Salida

= Archivo Adjunto

33

• Crear ( )• Razon (Reason)

(varía por MCO)

Comunicaciones del MCO – ImprimirRealize una búsqueda (Search) Haga click al botón derecho del raton (Right-click) para imprimir (Print) Imprimir la(s) Página(s)

34

Política de Comunicación y Plazos

• Varía según los MCO• Cubierto durante las Sesiones de la Tarde (por MCOs)

• Políticas de comunicación para uso• Expectativas para el seguimiento de las Notas (Monitoring Notes)• Plazos para responder

• Notas Urgentes• Notas sin urgencia

35

Gestión del Cuidador(EVV & Visit Quick Entry)

Cuidador – EVV and Manual (Solamente)

• HHAeXchange EVV

37

1Módulo de Cuidador

2Módulo de

Programación

3Confirmación de

Visita (EVV)

4Pre-Facturación

5Facturación

1Módulo de Cuidador

3Visit Quick Entry

(Manual)

4Pre-Facturación

5Facturación

e3

Visitas via Sistema de Gestión de

Agencias (EDI)

• EDI

• Manual Visit Entry

EVVManual

Cuidador – Entrada de Datos (< 100)• Nuevo Cuidador• Campos Requeridos

• Demografía – Tipo de Empleo(Employment Type)

• Dirección• Emergencia

• Salvar• Crea el Perfil del Cuidador

38

EVVManual

Cuidador – Vista del Perfil• Demografía

• Empleo (Employment Info)

• Dirección (Address)

• Emergencia (Emergency)

39

EVVManual

Gestión de Horarios(EVV)

Gestión de Horarios – EVV (Solamente)

• HHAeXchange EVV

41

1Módulo de Cuidador

2Módulo de

Programación

3Confirmación de

Visita (EVV)

4Pre-Facturación

5Facturación

1Módulo de Cuidador

3Visit Quick Entry

(Manual)

4Pre-Facturación

5Facturación

3. Visitas via Sistema

de Gestión de Agencias

(EDI)

• EDI

• Manual Visit Entry

EVV

Programación de Visitas – Requerimientos

• Plan de Cuidado (POC) es opcional(específico al MCO)

42

• Estatus de Miembro = Activo (Active)

• Autorización = Fechas Válidas/Información de Servicio

EVV

Programación de Visitas – Funcionalidad• Creando una Visita (Non-Skilled/Skilled)

• Componentes de Programación1. Horario Programado2. Cuidador3. Opcional: Plan de Cuidado (POC)4. Código de Servicio5. Guardar horario

43

EVV

Programación de Visitas en el Calendario• Calendario del Miembro (Member Calendar Page)

Códigos de Color:VerdeRosaBlanco

44

EVV

Gestión de Visitas – Visitas Eliminadas

• Horario Creado por Error• Proceso

• Elimina del Calendario• Indique la Razón por la cual la Visita se elimina

45

EVV

Programación de Visitas – Master Week

• “Horario Permanente”• “Transferimiento”

(Roll Over)

1. Horario (por día)2. Cuidador3. Código de Servicio4. Dias Seleccionados5. Guardar Horario Permanente

46

EVV

Entrada de Visita(EVV, Visit Quick Entry, EDI)

Opciones para Entrar Visitas - EVV, Manual, & EDI

• HHAeXchange EVV

48

1Módulo de Cuidador

2Módulo de

Programación

3Confirmación de

Visita (EVV)

4Pre-Facturación

5Facturación

1Módulo de Cuidador

3Visit Quick Entry

(Manual)

4Pre-Facturación

5Facturación

3Visitas via Sistema

de Gestión de Agencias

(EDI)

• EDI

• Manual Visit Entry

EVVManual

EDI

49

Gestión de Visitas(EVV)

Gestión de Visitas- EVV

• Configuración de EVV • Realizando un EVV a través del teléfono

• Hora de Entrada (Clock In)• Hora de Salida (Clock Out)

• EVV Exitoso

Instrucciones de Muestra

50

EVV

Gestión de Visitas – Visitas Perdidas• La Visita no se realiza (no relacionado con la

programación de horario) • Proceso

• Edite la Información de Visita y seleccione la casilla de Visita Perdida (Missed Visit)

• Indique la Razon (Reason), la Acción Tomada (Action Taken), y entre una Nota (New Note)

51

EVV

Gestión de Visitas – Confirmación de Visita Manual1. Pestaña de Información de Visita (Visit Info Tab)2. Hora de Comienzo (Visit Start Time)3. Hora de Finalización (Visit End Time)4. Razon (Reason)5. Acción Tomada (Action Taken)

52

EVV

Gestión de Visitas – Confirmación de Visita Manual

6. Hojas de Horas(Timesheets)

• Requerido• Aprovado

7. Deberes de POC(Plan de Cuidado)

53

EVV

Gestión de Visitas – Reviso de Visitas EVV

• Busqueda de Visita (Visit Search) (Visit Visit Search)• Calendario del Miembro (Member Calendar Page)

54

EVV

Gestión de Visitas – Panel de Llamadas (Call Dashboard)

• Busqueda de Llamadas con Problemas (Excepciones)

• Entendiendo los “Cubos” de Mantenimiento de Llamadas• Mantenimiento de Llamadas• Llamadas Perdidas (Missed Calls - In/Out/Call)• Registro de Visitas (Visit Log) y Llamadas Rechazadas (Rejected

Calls)

55

EVV

Gestión de Visitas – Panel de Llamadas (Call Dashboard)

• Abordando Problemas de Llamadas (Excepciones)

• Solucionando Problemas de Llamadas• Enlace de Llamadas (Linking Calls)• Rechazo de Llamadas (Rejecting Calls)

56

EVV

57

Gestión de Visitas(Visit Quick Entry)

Visit Quick Entry (Visit -> Visit Quick Entry)

58

Manual

59

Gestión de Visitas(EDI)

Interfaces de Terceros

Un archivo para enviar lo siguente:• Demografía del Cuidador• Horarios• Visitas Confirmadas• Visitas Facturadas

EVV Registro de Tiempo / Ubicación por GPS no se requierepor el momento

60

EDI

EDI Portal de Validación de Formato de Archivo y la Creación del SFTP

Portal de Validación de Formato de Archivo• Asegura la estructura correcta y el formato de datos básico para importar archivos• Antes de crear un SFTP de autoservicio en el sistema se requiere la validación de

formato exitoso

61

Creación de un SFTP de Autoservicio• Elimina la necesidad de que los Proveedores

de EDI se comuniquen con HHAX para administrar/gestionar el SFTP

• Todos los Proveedores de EDI pueden crear, configurar y administrar su cuenta SFTP para transferencias de archivos a HHAeXchange

EDI

Pre-Facturación(EVV & Visit Quick Entry)

Opciones de Entrada de Visita – Elección de Flujo de Trabajo

• HHAeXchange EVV

63

1Módulo de Cuidador

2Módulo de

Programación

3Confirmación de

Visita (EVV)

4Pre-Facturación

5Facturación

1Módulo de Cuidador

3Visit Quick Entry

(Manual)

4Pre-Facturación

5Facturación

3Visitas via Sistema

de Gestión de Agencias

(EDI)

• EDI

• Manual Visit Entry

EVV Manual

Pre-Facturación• Proceso

• Pre-Facturación (Billing Prebilling Review)• Excepciones (Problemas)

• Validaciones de Pre-Facturación• Revise las Excepciones (enfocando en Visitas Perdidas y las

Autorizaciones)• Aborde en el sistema HHAX (EVV, Manual Visit Quick Entry) o Sistemas

Terceros (EDI)64

EVV Manual

Facturación(EVV & Visit Quick Entry)

Opciones de Entrada de Visita – Elección de Flujo de Trabajo

• HHAeXchange EVV

66

1Módulo de Cuidador

2Módulo de

Programación

3Confirmación de

Visita (EVV)

4Pre-Facturación

5Facturación

1Módulo de Cuidador

3Visit Quick Entry

(Manual)

4Pre-Facturación

5Facturación

e3

Visitas via Sistema de Gestión de

Agencias (EDI)

• EDI

• Manual Visit Entry

EVV Manual

Facturación – Vista General del Proceso

• Procesos de Facturación• Crear un Lote de Facturas (Invoice Batch)• Realizar Revisión de Facturación (Billing Review)• Abordar en el Sistema HHAX (EVV, Manual Visit Quick Entry) o Sistemas

Terceros (EDI)

• Revisión de Archivos Facturados• Archivos de Reclamación (Claim Files - 837)• Remitencias (Remittances - 835)

67

EVV Manual

Facturación – Crear Lote de Facturas • Billing New Invoice Batch

• Busque Visitas Facturables (Filtrar por Fechas y Pagador)• Seleccione Visitas para Facturar (incluir en el lote de facturas)

68

• Salve las Visitas Seleccionadas• Haga Click en el botón (Genera “Batch” de facturas; 1 por

Visita/Miembro)

EVV Manual

Facturación – Realizar Revisión de Facturación(Billing Review)

• Billing Billing Review• Busque Visitas Facturadas• Revise los Detalles para “Razones de Retención” (Hold Reasons)

• Aborde las Excepciones (Hold Reasons)• En el sistema HHAX (EVV, Manual Visit Quick Entry)• En sistemas terceros (EDI)

69

EVV Manual

Facturación – Revisión de Archivos de Facturados

• Procesos Nocturnos (Generación de 837)• Revisando Archivos Facturados (Admin File Processing)

• Archivos de Reclamación (Claim Files - 837)• Remitencias (Remittances - 835)

70

EVV Manual

71

Informes

Informes – Reportes Clave en HHAeXchange• Lista de Miembros (List of Members)

• Información del Censo (Datos del Módulo de Miembro)

• Informe con Detalles de Lote (Batch Detail Report)• Generación de ingresos (por lote de facturas individuales)

• Visitas No Verificadas Detalle de Envejecimiento (Unverified Visits Aging Detail)

• Listado de Visitas con Excepciones (antes del proceso de Pre-Facturación)

• Notas Generales de Miembro (Member General Notes)• Listado de Notas capturadas en el sistema HHAX (relacionadas con Servicios al

Miembro)

• Lista de Cuidadores (List of Caregivers)

72

Informes – Descripción General del Diseño del Informe

• Generar y Navegar un Reporte

• Reportes de Sistema

73

Informes – Lista de Miembros

Path: Report Members List of Members

74

Informe con Detalles de Lote (Batch Detail Report)

Path: Report Billing Invoicing Batch Detail Report

75

Visitas No Verificadas Detalle de Envejecimiento(Unverified Visits Aging Detail)

Path: Report Compliance Unverified Visits Aging Detail

76

Notas Generales de Miembro (Member General Notes)

Path: Report Other Reports Member General Notes

77

Informes – Lista de Cuidadores (List of Caregivers)

Path: Report Caregiver List of Applicant/Caregivers

78

79

Administración

Administración y Soporte de Sistema

• Perfil del Proveedor• Alertas de Correo Electrónico

• Gestión de Usuarios• Roles• Permisos• Restricciones

• Configuración de Coordinador(es) – Al Menos 1 (Defecto)• Gestión de la Tabla de Referencia del Proveedor• Gestión de Tarifas

80

Administración – Perfil del Proveedor

• Admin Provider Profile• Sección General• Sección de Dirección• Sección de Correo

Electrónico Automatico

81

Administración – Gestión de Usuario

• Admin User Management User Search Edit User

82

Administración – Configuración de Coordinador(es)

• Admin Coordinator Setup(Nota: Debe ser al menos 1 creado para Colocaciones!)

83

Administración – Tablas de Referencia

• Admin Reference Table Management

84

Administración – Gestión de Tarifas

• Admin Rate Management• Editar (Futuro)• Acutualización de Tarifa (Retroactiva)

85

Administración – Gestión de Tarifas

• Admin Rate ManagementEditar Tarifas Actualizar Tarifas

86

87

Avances del Sistema

Avances del Sistema

88

• Comunicaciones MCO • Estamos actualizando la Comunicación de MCO (que sea similar a un hilo de

correo electrónico). La Comunicación de MCO permitirá a los Proveedores realizar un mejor seguimiento de las respuestas para las comunicaciones de miembros y no miembros.

Avances del Sistema

• Configuración de Agencias con Oficinas Multiples• Permitir que los Proveedores creen, asignen y/o editen un Miembro en el

Pending Placement Queue y el perfil de los Miembros a una oficina específica.

• Las visitas de los Miembros se facturan de acuerdo con la oficina asignada.

89

Avances del Sistema

• Módulo de Reenvío (Resubmission)• Los Proveedores podrán

generar ajustes a reclamos y enviar a través del portal.

90

91

Preguntas?

HHAeXchange Recursos para Proveedores

• Centro de Información para Proveedores• www.hhaexchange.com/FL-SMMC

• Soporte• FLsupport@hhaexchange.com

92