servicio de préstamo y biblioteca digital€¦ · • en la mayoría de los casos, un usuario hace...

Servicio de Préstamo y

Biblioteca digital Agosto 2013

El servicio de préstamo y el SGC

Nuestro SGC

• Realizar el servicio de préstamo de manera oportuna y amable para satisfacer las necesidades de información de los usuarios.

Objetivos de

Calidad SGC CI - UVM

Imagen…

Procedimiento

5.1 Instalación del cliente GUI ALEPH

• Se realiza una sola vez por equipo.

• En Pórtico se encuentra el instructivo de instalación

5.2 Configuración de parámetros de préstamo

• Estatus de material / Estatus de usuario

• Días de préstamo

• Monto de la multa (por día y por ejemplar)

• Número máximo de préstamos

• Número máximo de reservas

• Número máximo de renovaciones

Formulario de configuración de parámetros de préstamo SP-FO-005

2 veces al año

5.3 Configuración de fechas de cierre y de vigencia

Fechas de cierre Fechas de vigencia

• Vacaciones • Días de asueto • Puentes • Días inhábiles locales

Por estatus de usuario

Formulario de configuración de fechas de cierre de sistema y

fechas de vigencia SP-FO-006

2 veces al año

5.3 Configuración de fechas de cierre y de vigencia

5.4 Alta, baja o modificación de cuentas para el módulo de circulación ALEPH

• Para personal nuevo (alta)

• Para personal que deja de laborar en el CI (baja)

• Para personal reasignado en otro proceso (modificación)

Formulario de configuración de cuentas de usuario de ALEPH SP-FO-

007

Según se requiera, solo lo solicita el Director del CI

Acceso al Sistema ALEPH

Clic en el ícono de circulación en el escritorio de la PC


Nos pedirá la clave de usuario y contraseña:

Damos clave y contraseña y damos clic en el botón “ACEPTAR”

Acceso al Sistema ALEPH Cuando no se tiene conexión de Red puede enviarnos un mensaje como

este :

Si la clave es incorrecta nos mostrara el siguiente mensaje:


Si ingresamos bien, el sistema verifica que el modulo este

actualizado y que el módulo está utilizando la versión más

reciente de los archivos.

Es por ello que en ocasiones nos mostrara el siguiente mensaje

al iniciar sesión:

Pantalla principal

Árb

ol d

e n

aveg

ació

n

Barra de menú

Panel superior

Panel inferior

Pantalla principal

Barra de usuario

Barra de ítem

Barra de navegación

Barra de comunicación con el servidor

Árbol de Navegación

Préstamo Devolución

Usuarios Ejemplares

Búsqueda

5.5 Alta de usuarios en Circulación

Para crear un nuevo registro global, tenemos 3 opciones :

1. Menú Usuarios Nuevo usuario

2. Ctrl+F7

3. Icono Nuevo usuario .

En muchos casos, los registros de usuario son cargados en lote mediante

Banner

5.5 Alta de usuarios en Circulación

Clave de carrera

Vigencia • Registro global (UVM50)

• Registro local (Campus)

1. Seleccionar campus

2. Seleccionar estatus

3. Traer predefinidos

4. Actualizar

Dirección del usuario

5.6 Servicio de préstamo

• 5.6.1 Recepción del usuario

– Amabilidad

– Saludo personal

– Buzón de sugerencias bibliográficas


• 5.6.2 Revisión visual del libro

– No es ejemplar 1

– No está dañado

– Proceso físico completo


• 5.6.3 Verificación de permisos del usuario

– Vigencia

– Multas

– Préstamos vencidos

– Sanciones

– Máximo de prestamos activos

Préstamo

Para iniciar con el préstamo debemos posicionarnos en la opción Préstamo

del árbol de navegación o con la tecla F5

Ingrese el ID del usuario.

El sistema ejecutará ciertas verificaciones.

Si existe algún problema, se mostrará en el panel inferior.

Ingrese el código de barras del item.

La transacción de préstamo se completará cuando se desplieguen los

detalles del item en la sección Sesión del panel inferior.

Continúe ingresando códigos de barra de item, uno por uno, si aplica.

Finalice la sesión con el usuario actual (F4).

Usuario:

• Vigencia

• Sanciones

• Multas

• Préstamos vencidos

• Máximo de préstamos

Ítem:

puede ser prestado;

no tiene solicitudes de reserva.

Verificación del Sistema

• Cualquier problema con el préstamo o con el usuario, se mostrará en el panel inferior, al momento de hacer cualquier transacción:

Verificaciones de Préstamos

La sección de Préstamos

Pago de efectivo

Árbol de navegación

Información del usuario

Área de préstamos/sanciones

• Imprimir sesión

• Para imprimir un recibo de préstamo que detalle todas las transacciones de la sesión actual.

• Cambiar fecha

• Para cambiar la fecha de vencimiento del préstamo seleccionado en la sección de Préstamo del panel inferior.**

• Notas de préstamo

• Puede agregar hasta 2 notas que se adjuntarán al préstamo seleccionado.

• Carta

• Para imprimir una carta o formato para el usuario – seleccione desde una lista de formatos disponibles.

Sección de Préstamos - Botones

Historial de Préstamos

• Para ver el historial de préstamos de la estación de trabajo, abra el nodo Historia del panel izquierdo.

• Nota: el historial de préstamos es sólo para la estación de trabajo actual.

Renovaciones

Renovaciones

• Los préstamos pueden renovarse mediante 2 opciones :

1. Por el bibliotecario en el módulo Circulación

2. Por el usuario en el OPAC Web

Verificación del Sistema

El sistema verifica que el usuario

1. Tiene permiso de renovar

2. No ha excedido su número máximo de renovaciones

3. Tiene una fecha de vigencia posterior a la nueva fecha

de vencimiento

4. No le han sido bloqueados préstamos/renovaciones

debido a otros problemas

5. No tiene multa

El sistema verifica que el item

1. Puede ser renovado;

2. No tiene solicitudes de reserva;

3. No está vencido.

Renovaciones vía módulo Circulación Para renovar un préstamo, ingresamos a la opción de Usuario Prestamos.

1. Ingresamos el numero de cuenta del alumno

2. Verificamos en el panel superior los títulos que el alumno tiene en préstamo

3. Seleccionamos el titulo que queremos renovar y damos clic en el

botón “RENOVAR”

Si se quiere renovar todos los préstamos pulse Renovar todos.

4. En ambos casos abrirá una ventana para ingresar la nueva fecha

de vencimiento del (los) libro(s).

Seleccionamos la

fecha haciendo clic

en el calendario

Damos clic en

ACEPTAR para que

guarde los cambios

Mostrara el No de

Renovaciones del libro

Cuando existe algún problema con la renovación o el usuario

alcanzo el limite de renovaciones, el sistema nos lo indicara:

Existe otra opción para renovar un libro.

Desde el menú Circulación -> Renovar préstamo por código de barras, de forma automática genera una nueva fecha de vencimiento o, ingrese la nueva fecha de vencimiento en el campo Renovación.

Renovaciones vía OPAC Web Para hacer renovaciones vía WEB, el alumno deberá ingresar a la

pagina de Pórtico www.bibliotecas.uvmnet.edu :

http://www.bibliotecas.uvmnet.edu/

Nos abrirá el catalogo y pedirá que nos identifiquemos con numero

de cuenta en ambos campos:

Dentro de la aplicación damos clic en la opción RENOVAR y RESERVAR:

Nos desplegara la información de los libros que tenemos en

préstamo y multas

Clic para ver los prestamos

Nos muestra los títulos que tenemos en préstamo y la información del

libro

Aquí seleccionamos el o los títulos que queremos renovar:

Ya seleccionado el titulo, damos clic en la opción Renovar

Seleccionados o Renovar todo según sea el caso.

Si la renovación se llevo a cabo con éxito nos mostrará el siguiente

mensaje:

Si hubo algún error nos mostrara el siguiente mensaje:

Devoluciones

El proceso de Devolución

1. Ingrese el código de barras del item. – La transacción de devolución se completará cuando se desplieguen los

detalles del ítem en el panel inferior.

Para devolver un ítem, abra la sección Devolución del árbol de

navegación o utilice la tecla F5

2. Continué ingresando códigos de barras de ítem, uno a uno si es

necesario.

3. En este caso la sesión con el usuario actual terminará cuando ingrese el

código de barras de un ítem devuelto por un usuario diferente. Pero el

bibliotecario también puede finalizar la sesión pulsando F4.

Ingresamos el código de barras

La sección de Devolución

Área de pago Sesión/Historia

Información del usuario

Área del item devuelto

• Limpiar

• Para borrar información de la pantalla de devolución del usuario y del item.

• Pago

• Las opciones de pago funcionan igual que en préstamos

• Carta

• Las opciones de carta funcionan igual que en préstamos.

La sección de Devolución - botones

Historial de Devolución

• Para ver el historial de devoluciones de una estación de trabajo, abra el nodo Historia del panel izquierdo.

Nota: el historial de devoluciones es sólo para la estación de trabajo actual.

Administración de efectivo

• Puede ver las transacciones de efectivo del usuario desde el nodo Transacciones de Dinero.

Transacciones de dinero

Los detalles de cada transacción se despliegan en la sección Detalles de las

transacciones del panel inferior.

• Usted puede elegir que transacciones desea ver abriendo la sección relevante:

Transacciones de dinero - Opciones

Nota: las transacciones pagadas aparecen en color verde, mientras

que las transacciones no pagadas en rojo.

1. Transacciones pendientes.

2. Historial de transacciones

3. Transacciones suspendidas.

4. Todas las transacciones.

• Pagar • Si el usuario desea pagar la cantidad total que debe, pulse este botón. • Si desea pagar menos que la cantidad total, primero ingrese la cantidad que intenta

pagar en el campo Cantidad a pagar y pulse el botón Pagar.

• Pagar selección • Si el usuario desea pagar una o más transacciones específicas, seleccione esas

transacciones utilizando Shift o Ctrl, al tiempo que pulsa este botón.

• Suspensión • Para cancelar transacciones no pagadas, utilice Shift o Ctrl, y pulse el botón Suspensión.

Se desplegará un formato para que ingrese la razón de la suspensión.

• Imprimir • Si se despliegan todas las transacciones, todas serán impresas. • Si la ventana actualmente tiene una vista filtrada, se le preguntará si desea imprimir

todas las transacciones del usuario o sólo las de la vista filtrada.

• Sub-biblioteca • Para ver sub-totales de efectivo por sub-biblioteca.

• Bitacora de circulación • Muestra las transacciones de dinero asociadas a una transacción es especial.

Transacciones de dinero -Botones

Transacciones de efectivo en el OPAC Web

• Los usuarios pueden ver su lista de transacciones de efectivo en el OPAC Web, una vez que se han registrado.

Clic aquí

Solicitudes de reserva

Solicitudes de reserva

• Cuando un usuario coloca una solicitud de reserva para un item, lo está apartando para su uso.

• En la mayoría de los casos, un usuario hace una solicitud de reserva en un item porque ése item está en préstamo a otra persona.

• En otros casos, se hace la solicitud en items que no están en préstamo actualmente (“copia disponible").

• Cuando se devuelve un item que tiene una solicitud, una nota informará al bibliotecario de la solicitud.

Verificaciones de las Solicitudes de reserva

Entre otras cosas, el sistema verifica que el usuario: 1. Tiene permiso para colocar solicitudes de reserva

2. No ha excedido el número máximo de solicitudes de reserva que

tiene permitido; según su status de usuario.

3. Tiene permiso de colocar solicitudes de reserva en una copia

disponible

4. No ha alcanzado su fecha de vigencia.

El sistema también verifica si el ítem:

1. Puede ser solicitado;

2. Tiene otras solicitudes de reserva

Colocando solicitudes de reserva

• Las solicitudes de reserva pueden crearse

1. Por el bibliotecario desde la Lista de Ejemplares (después de recuperar un registro por código de barras o clasificación);

2. Por el bibliotecario desde el menú principal; (Solicitudes/Solicitud de Reserva)

3. Por el usuario en el OPAC Web, si cuenta con ese privilegio.

• El bibliotecario puede crear una solicitud de reserva para el usuario desde Menú Solicitudes Solicitud de Reserva Crear Solicitud de reserva.

• Ingrese el ID o código de barras del usuario y busque el item (o ingrese su código de barras).

• Si existen problemas con la solicitud, serán mostrados.

Colocando solicitudes de reserva

Crear Solicitud de reserva • Sección 1: Información de la Solicitud

Sección 2: Filtro del item

Solicitud de reserva - campos

• De fecha / A fecha • Las fechas por omisión cubren el periodo de un año; sin embargo puede

cambiarse manualmente.

• Recoger en

• Seleccione el lugar donde el usuario recibirá el material. Las opciones pueden incluir entrega en el domicilio; buzón de correo; una sub-biblioteca específica; o una sala de lectura específica.

• Tipo de solicitud de devolución

• Si desea solicitar la devolución del item, seleccione el nivel de urgencia, 01 (regular) o 02 (urgente). Si no desea que se solicite la devolución del item seleccione 03.

• Prioridad

• Usted puede determinar la posición en la espera de la solicitud de reserva asignándole una prioridad.

• El nivel mayor de prioridad es "00"; el menor es "99“.

• Las solicitudes regulares en el módulo Circulación reciben una prioridad de "20."

• Una solicitud de devolución definida como ‘urgente’ automáticamente recibirá una prioridad "00."

• El valor de prioridad puede cambiarse manualmente.

Solicitud de reserva - campos

Solicitudes de reserva desde el OPAC Web

• Los usuarios registrados pueden crear solicitudes de reserva desde el OPAC Web.

• El sistema ejecuta varias verificaciones en el usuario e ítem similares a las descritas anteriormente.

• Si la solicitud es posible, se despliega la liga Reservar frente al ítem en la lista de ejemplares del título.

Si todo esta bien cuando pulse la liga, se despliega el formato:


• Después de llenar el formato, aparecerá una indicación, tanto en el OPAC Web como en Circulación, de que el item tiene solicitudes de reserva.


Ver las Solicitudes de reserva

• Las solicitudes de reserva pueden verse en muchos lugares:

• Desde el nodo Solicitudes de reserva para un item específico, en la sección Items.

• Desde el nodo Solicitudes de reserva en la Actividad del usuario de la sección Usuario.

Circulación fuera de línea


• La opción Circulación fuera de línea permite registrar transacciones de préstamo y devolución en su computadora local en caso de una interrupción entre su computadora y el servidor.

• Sus transacciones se guardarán en un archivo que puede enviar al servidor cuando se restablezca la conexión.

• Para activar esta función, seleccione Menú Circulación Circulación fuera de línea.


Nos abrirá la siguiente ventana :

Préstamo: Devolución:

• Préstamo

• Devolución

• Seleccione una de las dos transacciones que desee realizar. El primer botón reflejará su elección.

• Enviar archivo

• Una vez que se restauró la conexión al servidor, pulse aquí para enviar el archivo de préstamo o devolución al servidor para la validación.

• Importar archivo

• Puede importar el reporte de validación a su unidad local.


C:\AL500\circ\files\UVM50

Pórtico

• Altas de usuarios

– Cada lunes (proceso de migración ALEPH/Pórtico)

• Matrícula de ALEPH

• Activación de cuenta

– Acceso desde Red UVM

– Acceso fuera de Red UVM

Comentarios:

[email protected] Mtra. Ana Laura Anzures Montecillo

[email protected]

Mtra. Alicia Isabel Téllez Martínez

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

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