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SERVICIO DE AUDITORÍA INTERNA

Resultados de la Auditoría sobre Revisión de Aspectos Financieros, Contables y

Presupuestarios del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)

CONTRATACIÓN DIRECTA No. 2013CD-000178-10100

OCTUBRE, 2013

Nuestra experiencia es su garantía

Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535

Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/

2

San José, 5 de diciembre del 2013.

Licenciado

Henry Valerín Sandino

Auditor Interno

SERVICIO FITOSANITARIO DEL ESTADO (SFE)

Presente

Estimado señor:

Según los términos de la “Contratación Directa No. 2013CD-000178-10100” se efectuó

el servicio de auditoría interna contratado relativo a aspectos financieros, contables,

presupuestarios y de tecnologías de información del Servicio Fitosanitario del Estado

(SFE), cuyos resultados se presentan en este informe. Este estudio abarcó lo relacionado

con la implementación en esta institución de los principios contables para el Sector

Público.

Con base en el examen efectuado, observamos ciertos aspectos que deben ser comunicados y

sometidos a conocimiento de la administración activa del SFE para su debida atención. Las

observaciones no van dirigidas a funcionarios o empleados en particular, sino únicamente

tienden a fortalecer el control interno de tecnologías de información institucional.

Deseamos agradecer la atención dada por los funcionarios pertenecientes al SFE (oficinas

centrales y estaciones de control fitosanitario), que colaboraron activamente en facilitarnos la

información solicitada, y los cuales tomaron el tiempo necesario para atender nuestras

entrevistas y ampliar sobre los temas tratados para este estudio.

Atentamente,

DESPACHO DÍAZ & ZELEDÓN

CONTADORES PÚBLICOS AUTORIZADOS

Licda. Lorena Zeledón Sánchez

Contadora Pública Autorizado Número 1718

Póliza de Fidelidad No. 0116 FIG0000007

Vence el 30 de setiembre del 2014

“Timbre de Ley 6 663, por ¢ 25 del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica,

adherido y cancelado en el original de este documento”.


Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535


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Tabla de contenidos

RESUMEN EJECUTIVO………………………………………………………………...6-7

1. Introducción .................................................................................................................................. 8

1.1 Origen del Estudio ...................................................................................................................... 8

1.2 Objetivos………………………………………………………………………...…..8

1.3 Alcance…………………………………………………………………………8-10

1.4 Período del Estudio…………………………………………………………….…10

1.5 Limitaciones del Estudio………………………………………………………........10

1.6 Normativa técnica aplicada al estudio……………………………………….............11

1.7 Comunicación de Resultados…………………………………………………….....11

Oportunidades de Mejora ………….………………………………………………… 11-55

2.1 Hallazgo 1 ............................................................................................................................. 11

CARENCIA DE CODIFICACIÓN DE LAS CUENTAS, EN LOS BALANCES

DE COMPROBACIÓN, QUE SIRVIERON DE BASE PARA LA PREPARACIÓN

DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LOS PERÍODOS 2011 Y 2012

2.2 Hallazgo 2……………………………………………………………………...…..12

SE REGISTRARON INGRESOS NO DEVENGADOS COMO UNA PARTIDA

DE PATRIMONIO DEL SFE EN EL PERÍODO 2011

2.3 Hallazgo 3……………………………………………………………………… ..14

LA CUENTA “DEVOLUCIÓN DE INGRESOS FACTURADOS” POR ¢41 799

910,20, SE SUMÓ A LOS INGRESOS EN EL ESTADO DE RESULTADOS DEL

PERÍODO 2011

2.4 Hallazgo 4………………………………………………………………………....15

DEBILIDADES DETECTADAS EN LOS BALANCES DE COMPROBACIÓN Y

EN EL BALANCE GENERAL (PERIODOS 2011 Y 2012)

2.5 Hallazgo 5……………………………………………………………………….....18

LA CUENTA “PROVISIÓN PARA CUENTAS POR COBRAR” SE PRESENTA

ERRÓNEAMENTE EN EL ESTADO DE RESULTADOS DEL PERÍODO 2012

2.6 Hallazgo 6………………………………………………………………………….19

INEXISTENCIA DE SEGREGACIÓN DE LA CUENTA GASTOS

2.7 Hallazgo 7………………………………………………………………………......21

INEXISTENCIA DE SEGREGACIÓN DE LA CUENTA “INGRESOS

FACTURADOS”

2.8 Hallazgo 8………………………………………………………………………….22

REMODELACIÓN DEL EDIFICIO DEL ANTIGUO COLEGIO LA SALLE NO

SE ENCUENTRA REGISTRADA

2.9 Hallazgo 9………………………………………………………………………….24

INMUEBLE CONOCIDO COMO MERCADO DE LAS PULGAS, NO SE

ENCUENTRA REGISTRADO A NOMBRE DEL SERVICIO FITOSANITARIO

DEL ESTADO, NI ES USADO POR EL SFE


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2.10 Hallazgo 10……………………………………………………………………......26

SUMAS PAGADAS DE MÁS AL CONSEJO NACIONAL DE PRODUCCIÓN

NO APARECEN REVELADAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS

2.11 Hallazgo 11……………………………………………………………………......28

CONTINGENCIA POR PAGAR AL INTA, NO REVELADA EN LOS ESTADOS

FINANCIEROS

2.12 Hallazgo 12…………………………………………………………………....…..30

NO SE REVELAN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS, LAS SUMAS

DESEMBOLSADAS COMO CONTRAPARTIDA DEL PROYECTO

PROMESAFI

2.13 Hallazgo 13…………………………………………………………………....…..33

DIFERENCIAS ENTRE LOS SALDOS DEL REGISTRO AUXILIAR DE

ACTIVOS FIJOS Y EL BALANCE GENERAL Y CARENCIA DE DETALLE

PARA CADA ACTIVO

2.14 Hallazgo 14……………………………………………………………………......35

ACTIVOS DE MENOR CUANTÍA REGISTRADOS EN EL AUXILIAR DE

ACTIVOS FIJOS

2.15 Hallazgo 15……………………………………………………………………......36

ERROR EN EL REGISTRO DEL VALOR DE COMPRA DE LOS ACTIVOS

2.16 Hallazgo 16……………………………………………………………………….38

DIFERENCIAS ENTRE EL AUXILIAR DE “CUENTAS POR COBRAR-

EMPLEADOS VARIOS” CON SU RESPECTIVO SALDO SEGÚN LIBROS

2.17 Hallazgo 17 …………………………………………………………………….....39

ERRORES EN EL CÁLCULO DEL “GASTO POR DEPRECIACIÓN” Y

“DEPRECIACIÓN ACUMULADA”

2.18 Hallazgo 18…………………………………………………………………….....40

DIFERENCIAS EN DEPÓSITOS PENDIENTES DE REGISTRAR EN LIBROS

EN LAS CONCILIACIONES BANCARIAS

2.19 Hallazgo 19……………………………………………………………………......42

DEBILIDADES DETECTADAS CON RELACIÓN A LOS RECIBOS

ANULADOS

2.20 Hallazgo 20…………………………………………………………………....…..43

FUNCIONARIOS QUE PERCIBEN INGRESOS NO CUENTAN CON PÓLIZA

DE FIDELIDAD

2.21 Hallazgo 21……………………………………………………………………......45

NO COBRAN LAS INSPECCIONES A BARCOS

2.22 Hallazgo 22……………………………………………………………………….47

LOS FORMULARIOS NO SON USADOS RESPETANDO LA NUMERACIÓN

CONSECUTIVA

2.23 Hallazgo 23……………………………………………………………………......48

FONDO DE CAJA CHICA SIN UTILIZACIÓN


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3. Resultados relativos a la evaluación del control interno contable, para determinar si se

ajusta al Decreto No. 34460-H……………………………….............................. …. ...... 49-51

3.1 Alcance……………………………………………………………….…..…………49 3.2 Resultados ................................................................................................................................. 50

3.2.1 Principio de Realización ...................................................................................... 50 3.2.1.1 Comentario ......................................................................................................................... 50

3.2.2 Principio de Devengo .......................................................................................... 50 3.2.2.1 Comentario……………………………………………………………………….50

3.2.3 Principio de Revelación Suficiente .................................................................... 51 3.2.3.1 Comentario……………………………………………………………………….63

4. Resultado relativo a la determinación de la razonabilidad de los estados financieros y la

liquidación presupuestaria del SFE para

los período 2011-2012. 52-55

4.1Alcance…………………………………………….………………………………52 4.2 Resultados………………………………………………………………………….....53

4.2.1 Errores Significativos en los Estados Financieros………………………….………..53

4.2.2 Inexistencia de Segregación Adecuada de Gastos e Ingresos facturados (Hallazgo 6 y

Hallazgo 7)………………………………………………………………………………54

4.2.3 No registro de remodelación efectuada con recursos del SFE del Edificio antiguo

Colegio La Salle (Hallazgo 8)…………………………………………….……………...54

4.2.4 Falta de Inscripción en el Registro Público del Inmueble conocido como “Mercado de

las Pulgas”, a nombre del SFE (Hallazgo 9)…………….………………………………..54

4.2.5 Falta de revelación en los estados financieros de sumas pagadas de más al Consejo

Nacional de Producción………………………………………………..…………………54

4.2.6 Falta de Revelación de sumas entregadas como contrapartida en el Proyecto

PROMESAFI (Hallazgo 12)…………………………………………………………….. 54

4.2.7. Diferencias entre los saldos del registro auxiliar de activos fijos y el saldo de la cuenta

en el Balance General y carencia de detalle para cada activo (Hallazgo

13)………………………………………………………………………………………...54

4.3 Conclusión………..……………………………………………………………...…...55

4.4 Recomendaciones………………………………………………………………….....55


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RESUMEN EJECUTIVO

El estudio de auditoría se efectuó según los términos de la “Contratación Directa

No 2013CD-000178-10100”. Dicho servicio de auditoría interna fue realizado por el

Despacho Díaz & Zeledón.

El objetivo del estudio estuvo dirigido a:

Determinar si el SFE cuenta con un adecuado sistema de control interno

que permita la correcta aplicación de los Principios de Contabilidad Aplicables al

Sector Público, tanto fundamentales como Generales de Operación.

Determinar la razonabilidad de los Estados Financieros y las liquidaciones

presupuestarias del SFE (períodos 2011 y 2012).

Determinar si el sistema de control interno relativo a la recaudación de

ingresos se ajusta al ordenamiento jurídico y técnico vigente, lo cual incluye

determinar la razonabilidad de los ingresos recaudados por el SFE para el período

2012.

Conforme los citados objetivos y el alcance definido para tales efectos, se describen en

forma resumida los resultados que fueron obtenidos:

a) Los procedimientos de control interno implementados presentan debilidades para la

correcta aplicación de los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público; lo

anterior, por limitaciones en el sistema contable existente (software), a la carencia de un

plan y manual de cuentas durante los períodos 2011 y 2012 y a la falta de aplicación de las

técnicas contables. En ese sentido, se determinó que el Servicio Fitosanitario del Estado no

cumple en su totalidad con los Principios de Operación de los Principios de Contabilidad

de Contabilidad Aplicables al Sector Público; sin embargo, se considera que si se

implementan las recomendaciones de este informe, estos principios podrán cumplirse en

forma razonable en el corto plazo.

b) De acuerdo con la revisión efectuada de la liquidación presupuestaria, no se

encontraron aspectos que deban ser informados.

c) En el caso de los Estados Financieros, por los motivos expresados en este informe, se

considera que no son razonables, por lo que en caso de ser sometidos a una auditoría

financiera el resultado de la misma podría ser una opinión negativa o una abstención de

opinión. Sin embargo, de implementarse las recomendaciones contenidas en este informe y

si se continúa con el proceso de adopción e implementación de las NICSP (lo que incluye

la depuración de cuentas que se está realizando en este momento), en el corto plazo se

podría efectuar una auditoría externa, cuyo resultado podría ser una opinión sin salvedades.


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d) De acuerdo con el estudio del sistema de control interno implementado en lo relativo a

la recaudación de ingresos, tanto en San José como en las Estaciones del Aeropuerto

Daniel Oduber Quirós, Aeropuerto Internacional Juan Santamaría, Paso Canoas, Peñas

Blancas, Los Chiles y Puerto Limón, se considera que el mismo cumple en forma

razonable con sanas prácticas administrativas; lo que no significa que no deba estar

sometido a la mejora continua en observancia al modelo de control interno establecido por

la organización

En relación con las pruebas de ingresos, no se encontraron errores materiales que deban ser

informados.


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1. INTRODUCCIÓN

1.1 ORIGEN DEL ESTUDIO

El estudio de auditoría se efectuó según los términos de la “Contratación Directa No.

2013CD-000178-10100”, mediante la cual se contrató un servicio de auditoría interna relativo

a aspectos contables, financieros, presupuestarios y de tecnologías de información del SFE. El

presente informe contiene los resultados de dicho estudio.

1.2 OBJETIVOS

1.2.1 Evaluar si el sistema de control interno contable se ajusta al

cumplimiento de los principios de contabilidad, según lo dispuesto en el Decreto

No. 34460-H.

1.2.2 Dictaminar la razonabilidad de los estados financieros y la liquidación

presupuestaria del SFE (período 2011-2012).

1.2.3 Determinar si el sistema de control interno relativo a la recaudación de

ingresos se ajusta al ordenamiento jurídico y técnico vigente, situación que incluye

determinar la razonabilidad de los ingresos recaudados por el SFE para el período

2012 (incluye llevar a cabo las visitas a las siete estaciones de control fitosanitario,

ubicadas en diferentes zonas del país / Peñas Blancas, Aeropuerto Internacional

Daniel Oduber Quirós, Aeropuerto Internacional Juan Santamaría, Paso Canoas,

Los Chiles, Puerto Caldera y Puerto Limón).

1.3 ALCANCE

a) Se estudiaron los siguientes documentos que nos fueron facilitados:

Ley de Protección Fitosanitaria, número 7 664.

Ley General de Control Interno, número 8 292

Decreto Número 26 921-MAG - Reglamento de la Ley de

Protección Fitosanitaria.

Decreto Número 30 111-MAG - Reglamento de la Ley de

Protección Fitosanitaria.

Decreto Número 36 801-MAG - Reglamento de Estructura

Administrativa del Servicio Fitosanitario del Estado.

Manual de Normas Técnicas de la Contraloría General de la

República M-2006-CO-DFOE.

Normas de Control Interno para el Sector Público, 2-2009 DFOE-R-

CO-9-2009


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Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público- Decreto 27

244-H.

Informes de la Auditoría Interna relacionados con los temas en

estudio.

b) Políticas y procedimientos del SFE, en relación con:

Inversiones y Cuentas por Cobrar.

Presentación de los Estados Financieros.

Políticas Generales de Activo.

Políticas Generales de Pasivo.

Políticas Generales de Patrimonio.

Políticas Generales de Ingresos.

Políticas para el Tratamiento de los Depósitos sin identificar en las

cuentas del SFE.

c) Se realizaron pruebas de control de los siguientes procedimientos:

DAF-IN-PO-02 Anulación de Recibos

DAF-IN-PO-03 Cobro de Servicios

DAF-IN-PO-04 Envío de Facturación

DAF-IN-PO-05 Cierre de Caja en Puntos de Recaudación

DAF-IN-PO-06 Cobro de Inspección a Barcos

DAF-IN-PO-07 Autorización de Personal para la Recaudación de Ingresos

DAF-IN-PO-08 Uso Custodia y Conservación de los Formularios de Recibo

de Dinero

Por medio de muestreo estadístico, con un límite de confianza del 90%, se escogió

una muestra de las transacciones efectuadas durante el período 2012; además de las

visitas efectuadas a las Estaciones del Aeropuerto Internacional Juan Santamaría, Los

Chiles, Paso Canoas, Peñas Blancas, Aeropuerto Daniel Oduber Quirós, Caldera y

Puerto Limón, lugares donde se realizaron arqueos de formularios y las pruebas

necesarias para satisfacernos de la adecuada aplicación de los procedimientos de

control interno.


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Los atributos revisados en las unidades de la población seleccionadas fueron las

siguientes:

Que el efectivo hubiera sido depositado en las cuentas del SFE.

Cotejo de la documentación soporte de las transacciones.

Depósito oportuno de los ingresos.

Exactitud aritmética de la sumatoria de los recibos.

Que el depósito apareciera en las conciliaciones bancarias.

Para determinar la razonabilidad de los estados financieros del SFI al 31 de diciembre de

2012, se estudiaron entre otros, los siguientes aspectos:

Revisión de conciliaciones bancarias.

Revisión de Cuentas por Cobrar.

Conciliación del saldo contable con el registro auxiliar de Activos Fijos.

Investigación sobre activos no registrados.

Recálculo de la depreciación acumulada.

Conciliación del registro auxiliar y las cuentas de pasivo.

Investigación de pasivos no registrados.

Análisis de cuentas patrimoniales.

Ingresos por Transferencias del Gobierno.

En el sistema SACI se revisó la integridad de los siguientes procesos:

Control de Cierres de Caja.

Control de Usuarios (asignación desde San José).

Inclusión de tarifas en el sistema.

Control Consecutivo de Formularios Autorizados.

Consecutivo de formularios electrónicos y de papel.

1.4 PERÍODO DEL ESTUDIO

El estudio se realizó durante en el período comprendido entre el 1º de agosto y el 30 de

setiembre del 2013.

1.5 LIMITACIONES DEL ESTUDIO

No se encontraron limitaciones que entorpecieran la ejecución del servicio de auditoría interna

contratado, excepto porque existe la limitación al alcance de que no es posible determinar, con

base en la información contenida en los estados financieros, que los montos cobrados por los

diferentes servicios prestados por el SFE, sean razonables, por no estar presentados en forma

detallada, como exige el Principio de Revelación Suficiente. Igual limitación se presentó en el

caso de los gastos.


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1.6 NORMATIVA TÉCNICA APLICADA AL ESTUDIO

En la ejecución del presente estudio de auditoría se observaron las regulaciones establecidas

para las Auditorías Internas en la Ley General de Control Interno No. 8 292, normas técnicas,

directrices y resoluciones emitidas por la Contraloría General de la República (CGR), así como

lo dispuesto en el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del

Servicio Fitosanitario del Estado (Decreto Ejecutivo No. 36 356-MAG).

1.7 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

Los resultados del estudio fueron comentados el día 11/12/2013, con los siguientes

funcionarios del Departamento Administrativo y Financiero del SFE:

Rocío Solano Cambronero, Jefa Unidad Financiera

Lilliana Pastor Ovares, Encargada Presupuesto

Virginia Gómez Solano, Encargada Contabilidad

Teresita Solano Solano, Contadora

Roberth Elizondo Oviedo, Encargado de Tesorería

Alejandro Quiros Ballestero, Encargado de Ingresos

2. OPORTUNIDADES DE MEJORA

2.1 HALLAZGO 1: CARENCIA DE CODIFICACIÓN DE LAS

CUENTAS, EN LOS BALANCES DE COMPROBACIÓN, QUE SIRVIERON

DE BASE PARA LA PREPARACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE

LOS PERÍODOS 2011 Y 2012

2.1.1 CRITERIO

De acuerdo con la teoría contable “El catálogo de cuentas es una lista que contiene el número

(código) y el nombre de cada una de las cuentas que son usadas en el sistema de contabilidad

de la empresa, el catálogo debe relacionar los números y los nombres de los títulos o cuentas”

(Manual de Contabilidad para pequeñas y medianas empresas en Costa Rica, Universidad de

Costa Rica).

2.1.2 CONDICIÓN

El balance de comprobación para los períodos 2011 y 2012, carece de codificación, lo que

impide determinar la correcta clasificación de una cuenta. Por ejemplo, en el balance de

comprobación, dentro de las cuentas de activo, aparece la cuenta “Edificios Preexistentes” con

un saldo de ¢340.759,500. Como contrapartida se muestra en dicho balance la cuenta

“Edificios Ministerio de Agricultura y Ganadería” con ese mismo monto.


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No puede determinarse en el Balance General ni en sus notas, si esa partida se encuentra

incluida dentro del patrimonio.

Se nos informó que para el período 2013 ya fue aprobado el catálogo de cuentas.

2.1.3 CAUSA

Carencia de un catálogo de cuentas codificado (a la fecha de preparación de los estados

financieros de los períodos 2011 y 2012 ya se estaba preparando este documento).

2.1.4 EFECTO

Dificultad para la identificación de cuentas.

Información incompleta en los estados financieros.

2.1.5 CONCLUSIÓN

La debilidad detectada no permite cumplir a cabalidad con el principio contable de Revelación

Suficiente; situación que debilita el sistema de control interno en materia contable.

2.1.6 RECOMENDACIÓN

A la Unidad Financiera del Departamento Administrativo y Financiero

2.1.6.1 Preparar los estados financieros con el mayor grado de detalle y que se

codifiquen las cuentas en el balance de comprobación.

2.2 HALLAZGO 2: SE REGISTRARON INGRESOS NO DEVENGADOS

COMO UNA PARTIDA DE PATRIMONIO DEL SFE EN EL PERÍODO 2011

2.2.1 CRITERIO

De acuerdo con la teoría contable los ingresos cobrados por anticipado (diferidos) son “cobros

de dinero por adelantado a la prestación de los servicios o entrega de mercadería”. Se clasifican

en las cuentas de pasivo. (Manual de Contabilidad para Pequeñas y Medianas Empresas)

Universidad de Costa Rica.

2.2.2 CONDICIÓN

En el Balance General del período 2011, se registraron “Ingresos no Devengados”

correspondientes a los períodos 2010 y 2011 por un monto de ¢563 177 838,76, como una

partida de patrimonio.


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De acuerdo con lo que se nos informó, dicha partida corresponde principalmente a servicios

cuyos montos han sido pagados a la institución, pero que no han sido prestados ni facturados

por la misma; razón por la cual deben separarse de los ingresos de la institución, por lo que se

presentaron como una partida patrimonial.

El Departamento Administrativo y Financiero comunicó mediante oficio DAF-UF-017-2013,

que “…se procedió a reclasificar los ingresos no devengados en colones diciembre del 2010 y

del 2011 en los pasivos como Ingresos Diferidos y sacarlos de las cuentas de patrimonio, para

así superar esta observación realizada a los mismos para los períodos diciembre del 2011 y

diciembre del 2012”.

2.2.3 CAUSA

La carencia de un Manual de Políticas y Procedimientos contables, en donde se especifique por

escrito el tratamiento técnico que debe darse al registro de las diferentes partidas.

2.2.4 EFECTO

Sobrevaluación de patrimonio y subvaluación de pasivo.

2.2.5 CONCLUSIÓN

La práctica adoptada por la administración, según la debilidad detectada, tuvo un impacto

negativo en la revelación efectiva de la información financiera en sus respectivos estados

financieros.


Al Departamento Administrativo y Financiero

2.2.6.1 Gestionar la elaboración y aprobación del Manual de Cuentas que debe

contar el SFE para la implementación de las NICSP (a partir de enero del 2016

debe cumplirse en forma obligatoria con dicha normativa contable), situación que

permitirá establecer claramente las políticas y procedimientos para el registro de

las diferentes partidas.

No obstante lo anterior, deberán adoptarse las medidas para establecer las políticas

y procedimientos básicos que permitan el tratamiento técnico del registro de las

diferentes partidas, a efecto de ajustar dicha gestión al cumplimiento de los

principios contables para el sector público (Decreto Ejecutivo No. 34 460-H,

vigente hasta el 31/12/2015).


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2.3 HALLAZGO 3: LA CUENTA “DEVOLUCIÓN DE INGRESOS

FACTURADOS” POR ¢41 799 910,20, SE SUMÓ A LOS INGRESOS EN EL

ESTADO DE RESULTADOS DEL PERÍODO 2011

2.3.1 CRITERIO

Normas de Control Interno para el Sector Público, Contraloría General de la República,

Normas 5.1 y 5.6.

2.3.2 CONDICIÓN

Para el registro y generación de reportes y estados financieros, la Unidad Financiera utiliza

como herramienta tecnológica el “Excel”.

La cuenta “Devoluciones de Ingresos Facturados” para el período 2011, aparece con signo

negativo. Sin embargo, se suma para obtener el resultado del período.

En Oficio DAF-UF-017-2013, del 29 de agosto del 2013, del Departamento Administrativo y

Financiero, se indicó que: “Revisado el efecto del Estado de Resultados efectivamente existe

una diferencia de ¢83 599 820,40 que corresponde a haber hecho el efecto de sumar menos y

menos, entonces el efecto sumó los ¢41 799 910,20, para lo cual lo correcto es el resultado del

período de ¢1 203 144 691,94”.

Se informó que la organización está gestionando la depuración del sistema SIFITO (obtenido

por medio de una donación), mediante el cual pretende implementarse los módulos que están

orientados a dar cumplimiento a las NICSP.

2.3.3 CAUSA

Carencia de un software contable adecuado para la preparación de estados financieros, ya que

por prepararse en una hoja Excel, pueden cometerse errores en la introducción de datos y

fórmulas. Debe resaltarse, también, la vulnerabilidad de las hojas Excel, ya que estos tipos de

errores pueden corregirse, sin que conste que persona los corrigió y por qué causa lo hizo.

2.3.4 EFECTO

Limitación importante en la confiabilidad de los datos contenidos en los estados financieros, ya

sea por errores o por cambios efectuados sin autorización.

2.3.5 CONCLUSIÓN

La situación actual evidencia debilidades con respecto a la implementación del componente

funcional denominado “Sistemas de Información”, aspecto que deberá ser atendido en forma


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inmediata por la administración, a efecto de fortalecer el sistema de control interno de la

Unidad Financiera del SFE.



2.3.6.1 Implementar un software de contabilidad (aparentemente sería el

SIFITO) que permita por medio del registro técnico contable de las operaciones, la

elaboración de los estados financieros con seguridad y que impida introducir

variaciones no autorizadas, situación que debe estar orientada al proceso de

implementación de las NICSP.

No obstante lo anterior, deberán adoptarse las medidas cuya implementación

permitan un registro contable y la generación de reportes y estados financieros

ajustados al cumplimiento de los principios contables para el sector público

(Decreto Ejecutivo 34 460-H, vigente hasta el 31/12/2015). Dicha gestión permitirá

ejercer control sobre las herramientas implementadas para el registro y la

generación de reportes y estados financieros, aspecto que lleva implícito fortalecer

la supervisión a efecto de detectar y gestionar en forma oportuna cualquier tipo de

desviación.

2.4 HALLAZGO 4: DEBILIDADES DETECTADAS EN LOS BALANCES

DE COMPROBACIÓN Y EN EL BALANCE GENERAL (PERÍODOS 2011 Y

2012)

2.4.1 CRITERIO

Normas de Control Interno para el Sector Público, Contraloría General de la República, Norma

4.5.1.

2.4.2 CONDICIÓN

2.4.2.1 SOBRE LA CUENTA DENOMINADA “EQUIPO DE

CÓMPUTO”

Al revisar el Balance de Comprobación del período 2012, se determinó que el saldo de la

cuenta “Equipo de Cómputo” es de ¢267 024 361,15. A esa misma fecha el Balance General

presenta un saldo en la cuenta “Equipo de Cómputo” de ¢188 729 359,72.

En Oficio DAF-UF-017-2013, del 29 de agosto del 2013, el Departamento Administrativo y

Financiero indicó que: “La diferencia se dio porque en el momento de copiar los saldos el

Excel no se trajo el monto correcto. La diferencia en la partida Equipo de Cómputo en el

Balance de Comprobación y en el Balance General del año 2012 es de 78 295 001,43. Esto ya

se corrigió en el Balance General a diciembre del 2012”.


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Sin embargo, al revisar el Balance de Comprobación y el Balance General, al 31 de diciembre

del 2012, la diferencia se mantiene.

2.4.2.2 SOBRE LA CUENTA DENOMINADA “EQUIPO SANITARIO”

En el Balance de Comprobación del período 2011, la cuenta “Equipo Sanitario, de Laboratorio

e Investigación”, presenta un saldo de ¢203 036 573,66, mientras que esa misma cuenta, a esa

misma fecha, presenta un saldo en el Balance General de ¢331 072 850,38.

La diferencia se presenta porque en el momento de copiar los datos de Excel no se copió el

monto correcto.

2.4.2.3 SOBRE CUENTAS REPETITIVAS PERO CON SALDOS

DIFERENTES

En el Balance de Comprobación 2012, se repiten las cuentas “Gastos de Caja Chica” y “Gastos

por Depreciación”, pero con diferentes montos. Además no aparece la cuenta “Transferencias

Entregadas”. Sin embargo, en el Estado de Resultados para ese mismo período, no se duplican

(como es lo correcto) las cuentas “Gastos de Caja Chica” y “Gastos por Depreciación” y se

revela la cuenta “Transferencias Entregadas”. En los cuadros siguientes, se muestra lo antes

descrito:

Datos extraídos del Balance de Comprobación período 2012

Gastos de Caja Chica 9 890 535,13


Gastos por Depreciación 118 429 352,79


Datos extraídos del Estado de Resultados período 2012



Transferencias Entregadas 773 091 373,34

En Oficio DAF-UF-017-2013 de 29 de agosto del 2013, la Unidad Financiera nos indica con

respecto a este caso:

Efectivamente, los gastos de caja chica están en la hoja Excel ocultos en una

celda.

Revisando los efectos de todos los balances que se hacen a mano (el resaltado no

es del original), y en la observación sobre el efecto del equipo de cómputo

indicada del efecto de los gastos de caja chica y de los gastos por depreciación


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acumulada existe la diferencia de ¢128 036 276,78, al estar este movimiento sin

corregir en el Balance de Comprobación, entonces no hubo diferencia.

2.4.3 CAUSA

Debilidades en el proceso de supervisión; situación que no está generando las alertas oportunas

para la pronta detección, atención y corrección de las desviaciones o errores.

2.4.4 EFECTO

Pérdida de confiabilidad de los datos que contienen los estados financieros.

2.4.5 CONCLUSIÓN

A pesar de las importantes sumas de recursos públicos que administra el SFE, a la fecha no

cuenta con un sistema automatizado, que brinde información contable en forma oportuna y

confiable, ya que sus estados financieros y otras labores contables relevantes se hacen por

medio de prácticas manuales asistidas en herramientas tecnológicas (como por ejemplo el

Excel), lo que hace que se produzcan con mayor frecuencia errores y omisiones en la

preparación de los registros contables y en la generación de estados financieros.

Esto impide que la Administración del SFE, pueda contar con información contable continua y

confiable para la toma de decisiones.

Considerando la naturaleza de las debilidades detectadas, se podría decir que no se puede

garantizar en forma razonable que se cumpla a cabalidad con la Norma 4.5.1 “Supervisión

Constante” contenida en las Normas de Control Interno para el Sector Público, emitidas por la

Contraloría General de la República.

Los aspectos antes señalados, inciden en que se presenten debilidades en el sistema de control

interno, específicamente en lo que respecta a la materia contable.




sistema Sifito) que permita generar las alertas oportunas para detectar y

atender en forma oportuna el tipo de omisiones y errores (iguales o similares)

a los descritos en el presente hallazgo situación que facilitaría el proceso de

supervisión, el cual debe propiciar que la organización cuente con información

contable confiable y en el momento requerido, a efecto de contribuir con la toma de

decisiones.


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Mientras la administración gestiona lo relativo al mencionado software, deberán

establecerse los mecanismos y prácticas de control, cuya implementación permita a

través del proceso de supervisión, garantizar en forma razonable la confiabilidad de

los datos que contienen los estados financieros.

2.5 HALLAZGO 5: LA CUENTA “PROVISIÓN PARA CUENTAS POR

COBRAR” SE PRESENTA ERRÓNEAMENTE EN EL ESTADO DE

RESULTADOS DEL PERÍODO 2012

2.5.1 CRITERIO

De acuerdo con la técnica contable la Provisión para Cuentas por Cobrar, es una cuenta

complementaria de activo que deduce de las Cuentas por Cobrar para llevarla a la suma que se

considera recuperable.

El monto que se estima como incobrable en el período contable, debe calcularse al cierre de

este y registrarse como un débito a Gastos por Incobrables y un crédito a la Estimación para

Incobrables, presentándose este gasto dentro del rubro de Gastos del Estado de Resultados.

2.5.2 CONDICIÓN

En el estado de resultados del período 2012, aparece la cuenta “Provisión para Cuentas por

Cobrar”, con un saldo de ¢ 119 943 941,94, restándose de los ingresos.

En Oficio-UF-017-2013, de 29 de agosto del 2013, la Unidad Financiera del SFE indica:

La partida provisión para cuentas por cobrar aparece en el Estado de Resultados,

porque en su oportunidad se reclasificó así por consulta realizada a la página de

consultas técnicas del Colegio de Contadores Privados de Costa Rica, expresadas

textualmente:

Provisión para Cuentas por Cobrar, cuenta de valoración o valuación de las

cuentas por cobrar va deduciendo dicha cuenta de Activo, en la sección del Activo

Circulante Exigible, en el Balance General o Estado de Situación; sin embargo, si

ustedes cuentan con una forma de reclasificar favor indicárnosla.

2.5.3 CAUSA

La falta de técnica contable propició registros que alteran en forma negativa la situación

financiera revelada en los estados financieros.

2.5.4 EFECTO

Subvaluación del total de “Ingresos” y del total de “Gastos del Período”.


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2.5.5 CONCLUSIÓN

Considerando lo descrito en el numeral 2.5.2 anterior, debemos decir que lo actuado por la

administración no se ajusta a la técnica contable, por cuanto la cuenta de provisiones es una

cuenta complementaria que debe aparecer en el balance general y que en el Estado de

Resultados se debe mostrar el gasto del período por este concepto, dentro del rubro de gastos.

2.5.6 RECOMENDACIONES


2.5.6.1 Reclasificar la cuenta Provisión para Incobrables en el rubro de

Gastos del Estado de Resultados.

2.5.6.2 Mostrar la Estimación para Incobrables como una cuenta

complementaria de activos.

2.6 HALLAZGO 6: INEXISTENCIA DE SEGREGACIÓN DE LA

CUENTA GASTOS

2.6.1 CRITERIO

La técnica contable exige con base en el principio de revelación suficiente que la información

contable debe desglosarse de tal manera que brinde a los usuarios de la misma, información

suficiente para la toma de decisiones. Para lograr este objetivo, debe existir un catálogo de

cuentas contables previamente aprobado por la Administración Activa, que indique las cuentas

y subcuentas necesarias para brindar una información adecuada.

2.6.2 CONDICIÓN

El detalle de Gastos del Estado de Resultados por el período terminado el 31 de diciembre del

2012, es el siguiente:

GASTOS SALDOS %

GASTOS 7 503 770 517 84,09%

GASTOS DE CAJA CHICA 989 035 0,01%

GASTOS POR DEPRECIACION 646 161 867 7,24%

TRANSFERENCIAS ENTREGADAS 773 091 373 8,66%

TOTAL 8 924 012 793 100,00%

La cuenta “Gastos” que representa el 84,09% de las erogaciones del SFE durante el período,

no presenta detalle alguno, ni en el Estado de Resultados ni en las notas a los Estados

Financieros.


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Se determinó que cuando se efectúan los pagos por medio de una transferencia electrónica

masiva, se debita la cuenta “Gastos” y se acredita “Bancos”. Luego, para obtener el total de los

gastos se efectúa la mayorización en una cuenta T, en hojas llevadas en forma manual (Excel).

Para obtener un detalle de los gastos habría que recurrir al registro presupuestario, teniendo

como fuente de información el detalle que soporta la liquidación presupuestaria.

2.6.3 CAUSA

Esta forma de contabilización se origina en la carencia de un catálogo de cuentas para los

gastos y en el hecho de que los registros se llevan manualmente.

2.6.4 EFECTO

Desviación del principio de revelación suficiente, ya que los estados financieros

no brindan información completa de los gastos, para efectos de toma de

decisiones de la Administración Superior.

Imposibilidad material de revisar los gastos incurridos en el período, lo que en

caso de efectuar una auditoría a los estados financieros podría traer como

consecuencia la emisión de una abstención de opinión, por parte de los

auditores externos e inclusive de la misma Auditoría Interna.




sistema SIFITO) que permita, entre otros aspectos, lo siguiente;

a) Generar los mayores auxiliares para cada tipo de gasto; situación que

debe permitir contar con información suficiente que contribuya con la

toma de decisiones.

b) Registro independiente pero complementario de las operaciones

contables y presupuestarias; situación que debe permitir la obtención de

información contable independiente a la presupuestaria. No obstante, en

los casos en que sea requerido, la información de los registros

contables y presupuestarios debe poderse conciliar.

Mientras la administración gestiona lo relativo al mencionado software; y conforme

con la obligación de contar con una contabilidad basada en el cumplimiento de

principios contables (Decreto Ejecutivo 34 460-H; vigente hasta el 31/12/2015),

deberán establecerse los mecanismos de control, cuya implementación permita

eliminar la práctica de utilizar como fuente de información primaria contable, la


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ejecución presupuestaria, ya que son fuentes con comportamientos diferentes,

razón por la cual debe implementarse por medio del catálogo contable respectivo, la

realización de registros con el detalle requerido y ajustado a la técnica contable, a

efecto de contar con estados financieros que suministren información suficiente y

pertinente.

2.7 HALLAZGO 7: INEXISTENCIA DE SEGREGACIÓN DE LA

CUENTA “INGRESOS FACTURADOS”

2.7.1 CRITERIO

La técnica contable exige con base en el principio de revelación suficiente que la información

contable se debe desglosar de tal manera que brinde a los usuarios de la misma, información

suficiente para la toma de decisiones. Para lograr este objetivo debe existir un catálogo de

cuentas contables, previamente aprobado por la Administración Activa, que indique las cuentas

y subcuentas necesarias para brindar una información adecuada.

2.7.2 CONDICIÓN

En el Estado de Resultados, por el período terminado el 31 de diciembre del 2012, aparece la

partida “Ingresos Facturados” por un monto de ¢9 854 699 169,25; sin embargo, en este estado

financiero ni en las notas, se muestra un detalle de los ingresos de cada rubro facturado, a pesar

de ser la cuenta de mayor relevancia de los ingresos en los Estados Financieros, de acuerdo con

el siguiente detalle:

Ingresos Facturados 9 854 699 169 85%

Transferencias Recibidas del MAG 1 118 318 434 10%

Ingresos no Facturados en colones 751 543 482 6%

Ingresos no Facturados en dólares 0

Menos:

Provisión para Cuentas por Cobrar -119 943 942 -1%

Menos:

Devoluciones de Ingresos Facturados -37 793 183 0%

Total Ingresos 11 566 823 961 100%

El sistema de contabilidad no cuenta con el suficiente detalle de las sumas facturadas, por cada

uno de los servicios que presta el Servicio Fitosanitario del Estado. Para obtener un detalle de lo

facturado en el período debe recurrirse al sistema SACI.


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2.7.3 CAUSA

El sistema contable implementado es insuficiente para brindar información contable detallada,

posiblemente por ser de tipo manual, aunque se cuenta con la asistencia de aplicaciones

tecnológicas.

2.7.4 EFECTO

Imposibilidad material de revisar contra los estados financieros los ingresos percibidos en el

período en el período, lo que en caso de efectuar una auditoría a los estados financieros podría

traer como consecuencia la emisión una abstención de opinión, por parte de los auditores

externos e inclusive de la misma Auditoría Interna.

2.7.5 CONCLUSIÓN

Desviación del principio de revelación suficiente, ya que los estados financieros no brindan

información completa y detallada de los ingresos, para efectos de toma de decisiones de la

Administración Activa, situación que debilita el sistema de control interno relativo a la materia

contable.



2.7.6.1 Incorporar en los Estados Financieros y/o notas a los mismos, el detalle

de los ingresos, a efecto de mostrar información suficiente de cada uno de los

rubros facturados. Dicha gestión debe permitir en primera instancia cumplir con

los principios contables para el Sector Público, así generar las condiciones para que

el sistema automatizado que se implemente para cumplir con las NICSP

(aparentemente el Sifito), permita contar con ese detalle de información.

2.8 HALLAZGO 8: REMODELACIÓN DEL EDIFICIO DEL ANTIGUO

COLEGIO LA SALLE NO SE ENCUENTRA REGISTRADA

2.8.1 CRITERIO

Ley de Protección Fitosanitaria No. 7 664, artículo 65.

Convenio firmado entre el MAG-SFE número CV-02-2011, de fecha 13 de

junio del 2011.


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2.8.2 CONDICIÓN

El Servicio Fitosanitario del Estado, con sus propios recursos con cargo a los presupuestos del

2010 y 2011 desembolsó la suma de ¢ 3 365 746 268, por concepto de honorarios de ingeniería

y remodelaciones efectuadas en el edificio conocido como “Antiguo Colegio La Salle”. Dado

que el citado edificio fue remodelado con base en un contrato bajo la modalidad llave en mano,

no es posible a la fecha conocer el costo del mismo, así como del ascensor, del mobiliario y de

cualquier otro activo incluido en esta contratación.

Como consecuencia de lo anterior, al revisar los Estados Financieros del SFE relativos al

período 2012, se determinó que no existe suma alguna registrada por concepto de

remodelaciones efectuadas al edificio conocido como “Antiguo Colegio La Salle” el cual es

propiedad del Ministerio de Agricultura y Ganadería y está siendo usado por el SFE con base

en un convenio firmado entre ambas instituciones. Lo anterior, se debe a que las erogaciones

realizadas se registraron como gastos.

Según se nos manifestó, el Departamento Administrativo y Financiero ha realizado las

gestiones ante la empresa constructora para obtener un detalle de los bienes, sin que se hayan

obtenido resultados positivos.

2.8.3 CAUSA

La falta de previsión administrativa no permitió considerar como parte de las diferentes

actividades planificadas y ejecutadas producto de la remodelación del edificio, contar con la

estructura de costos y la clasificación de los diferentes rubros que fueron objeto de su

cancelación, situación que influyó en forma negativa en el registro contable y su revelación en

los estados financieros.

2.8.4 EFECTO

Subvaluación de los activos del SFE, en la suma de ¢ 3 365 746 268,

Subvaluación de los gastos de amortización y de la amortización acumulada del

edificio, la cual no puede ser cuantificada por carecerse de base para su cálculo.

Subvaluación de los gastos de depreciación y de la depreciación acumulada, del

mobiliario, la cual no puede ser cuantificada por carecerse de base para su

cálculo.

2.8.5 CONCLUSIÓN

La carencia de información suficiente respecto a la clasificación de los montos cancelados

producto de la remodelación del edificio, propiciaron efectos negativos en el registro contable;

situación que afecta la razonabilidad de los estados financieros.


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2.8.6.1 Gestionar las acciones que sean necesarias, a efecto de que se realice a

la brevedad posible el avalúo de cada uno de los activos que fueron adquiridos

producto de la remodelación del edificio conocido como “Antiguo Colegio La

Salle”, para proceder a su registro contable individualizado y a amortizar durante

la vigencia del plazo del convenio que autorizó al SFE el uso y administración de

este, las remodelaciones que formen parte del edificio y a depreciar el mobiliario

y equipo que es propiedad del SFE.

Sobre este aspecto, la administración del SFE, deberá valorar realizar las

consultas que considere necesarias, ante la Contabilidad Nacional del Ministerio

de Hacienda, a efecto de que el tratamiento contable que se realice y autorice esté

ajustado a la técnica y al ordenamiento jurídico aplicable.

2.9 HALLAZGO 9: INMUEBLE CONOCIDO COMO MERCADO DE LAS

PULGAS, NO SE ENCUENTRA REGISTRADO A NOMBRE DEL

SERVICIO FITOSANITARIO DEL ESTADO, NI ES USADO POR EL SFE

2.9.1 CRITERIO

Ley de Protección Fitosanitaria Número 7 664; artículo 65.

Pronunciamiento de la Contraloría General de la República: oficios No. 9 472,

del 09/08/1994, 844 del 03/02/2003, No. 00467, de fecha 12/01/2006.

Dictámenes de la Procuraduría General de la República: C-175-2005 del

11/05/2005, C-276-2009 del 13/10/2009 y Dictamen C-230-2010 del 16/11/2010.

2.9.2 CONDICIÓN

De acuerdo con la evidencia obtenida, se procede a describir aspectos generales relacionados

con el inmueble conocido como “Mercado de las Pulgas”, los cuales se citan seguidamente:

a) El inmueble fue adquirido con recursos de la Dirección General de Sanidad

Vegetal, pero a nombre del Ministerio de Agricultura y Ganadería, ya que en ese

momento la Dirección General de Sanidad Vegetal no tenía personería jurídica propia.

b) En el período 2009 se había girado una medida cautelar contra el inmueble, ya

que aparecía en el Registro Público registrado a favor del Estado. Este tipo de registro

se hace cuando un bien es propiedad de un ente público, pero no está definido el

Ministerio o dependencia que es responsable de la administración de dicho bien. Deben

hacerse diversas gestiones para levantar la medida cautelar, aspecto que fue atendido


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por el SFE con el apoyo de su Unidad de Asuntos Jurídicos y que permitió levantar

dicha medida cautelar.

c) Sin embargo, a pesar de lo anterior, al mes de agosto del 2013 dicho edificio

sigue apareciendo a nombre del Estado en el Registro Público.

d) Se realiza el registro del citado inmueble en los Estados Financieros del SFE,

hasta el mes de agosto del 2011.

e) La Unidad de Asesoría Jurídica del SFE, emitió criterio legal mediante el cual

se indicó que el bien es propiedad del Servicio Fitosanitario del Estado, por lo que

debe de registrarse a su nombre, aspecto que fue validado por la Dirección de

Contratación Administrativa y de Bienes del Ministerio de Hacienda, y así comunicado

a las autoridades del SFE.

f) La Asesoría Jurídica del Ministerio de Agricultura y Ganadería en oficio

MAG-A.J.651-2013. del 10 de octubre del 2013, dirigido a la señora Xinia Chaves

Quirós, Ministra a.i. de Agricultura y Ganadería emitió criterio legal, señalando en

términos generales que el mencionado inmueble legalmente puede ser registrado a

nombre del SFE. Además, señala lo siguiente:

“La finca no tiene consignado o asociado un plano catastrado, los existentes, que

constan en el expediente, se refieren a las fincas que originaron mediante su

reunión la finca actual, por lo que se hace necesario, que el Administrador del

Inmueble, proceda a contratar el levantamiento e inscripción del plano de catastro

del inmueble y solicite igualmente ante la Notaría del Estado, la relación del plano

a la finca respectiva, toda vez que es un requisito sine qua non, para realizar

cualquier trámite en relación con la finca, según el Código Notarial”.

“Según se desprende del Oficio DAF-173-2013, en la actualidad, el edificio se

encuentra en la propiedad que nos ocupa se utiliza para oficinas del Instituto

Nacional de Innovación y Transferencia en Tecnología Agropecuaria, además

alberga las bodegas de materiales del Ministerio, por lo anterior se requiere la

redacción y posterior suscripción de los convenios que sean necesarios para

normar la utilización del citado edificio”.

g) En dicho edificio se encuentran operando, actualmente, oficinas de las Naciones

Unidas para la Agricultura y Alimentación (FAO) y el Instituto de Investigación y

Transferencia de Tecnología Agropecuaria (INTA).

2.9.3 CAUSA

Las acciones emprendidas por la administración no han sido suficientes, situación que no ha

permitido registrar dicho bien a nombre del SFE y tomar administración de este.


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2.9.4 EFECTO

El bien no aparece registrado a nombre del SFE en su condición de propietario, situación que

no ha permitido disponer de este.

2.9.5 CONCLUSIONES

La situación actual del edificio conocido como “Mercado de las Pulgas”, al no estar registrado

a nombre del SFE ni administrado por este, genera un incumplimiento de lo dispuesto en el

artículo 65 de la Ley de Protección Fitosanitaria No. 7 664, considerando los criterios emitidos

por la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de la República, los cuales

en términos generales señalan la obligación que tiene la administración activa de destinar los

recursos provenientes de la aplicación de la citada ley, al cumplimiento de los objetivos de la

misma y para fortalecer, desarrollar, actualizar y mejorar los servicios que el presta el SFE.


A la Dirección del SFE

2.9.6.1 Gestionar las medidas que sean necesarias, a efecto de que se normalice

la situación del inmueble conocido como “Mercado de las Pulgas”; para lo cual

podrían apoyarse en el criterio legal emitido por la Asesoría Jurídica del

Ministerio de Agricultura y Ganadería que es congruente con el criterio legal de

la Unidad de Asuntos Jurídicos del Servicio Fitosanitario del Estado sobre este

asunto (incluye dar seguimiento oportuno a los oficios DSFE.564.2013 del

30/08/2013 y MAG-AJ.651-2013, de fecha 10 de octubre de 2013). Dicha

gestión debe permitirle al SFE, registrar el citado inmueble a su nombre y en su

condición de propietario poderlo administrar y disponer del mismo.

2.10 HALLAZGO 10: SUMAS PAGADAS DE MÁS AL CONSEJO

NACIONAL DE PRODUCCIÓN NO APARECEN REVELADAS EN LOS

ESTADOS FINANCIEROS

2.10.1 CRITERIO

Ley de Protección Fitosanitaria No. 7 664; artículo 65.

Ley Consejo Nacional de Producción No. 6 057 y sus reformas.

2.10.2 CONDICIÓN

La Auditoría Interna (oficios AI-SFE-030-2010, de fecha 1º de marzo de 2010, “Sobre aspectos

generales relativos a la liquidación presupuestaria del SFE para el período 2009 y el superávit

respectivo / AI SFE-172-2010, de fecha 23 de noviembre del 2010, “Revisión de


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aspectos financieros, contables y presupuestarios relacionada con la custodia y disposición de

recursos públicos bajo la administración del SFE“) se pronunció sobre la gestión emprendida

por el Departamento Administrativo y Financiero del SFE determinándose errores en el

cálculo del Superávit, por lo que se habían pagado sumas de más al INTA, Comisión Nacional

de Emergencia y Consejo Nacional de Producción.

En el caso del Consejo Nacional de Producción, la suma pagada de más ascendió a ¢196 741

801,47.

El detalle de los movimientos de los siguientes períodos aparece en el siguiente cuadro:

Total de Superávit 2008 1 977 762 936

Total pagado CNP-20% 592 294 389

Determinación del Superávit 395 552 587

Diferencia cancelada de más al CNP 196 741 801

Total Superávit 2009

Primer pago 25 marzo del 2010 129. 155, 998

Segundo pago 16 diciembre del 2010 31. 675, 200

Total Pagado 160. 831, 198

Determinación del Superávit 198. 229, 880

Diferencia por cancelar 37. 388, 682

Suma a cancelar 2010

Total superávit 2010 78. 533, 192

Determinación del Superávit por

Cancelar 15. 706, 638

Deuda por cobrar 143. 636, 482

En Oficio GG-09-2012, de 17 de agosto del 2012, de la Gerencia General del Consejo Nacional

de Producción, en respuesta de Reclamo Administrativo para el reconocimiento y devolución

del pago en exceso, solicita que en caso de que haya que efectuar esta devolución, la misma se

haga en tres tractos anuales para no perjudicar las finanzas del CNP, a partir del período 2012.

Dicha situación no se refleja en los registros contables ni en los estados financieros.

Los otros pagos en exceso se compensaron por medio de la cancelación de tributos

relacionados con los períodos subsiguientes


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2.10.3 CAUSA

La falta de técnica contable no permitió en forma oportuna el registro contable y su revelación

en los estados financieros, con respecto a los pagos en exceso por concepto de tributos.

2.10.4 EFECTO

No se presenta toda la información necesaria para la toma de decisiones por parte de los

usuarios de los Estados Financieros.

2.10.5 CONCLUSIÓN

No se aplicó el principio de revelación suficiente en la preparación de los estados financieros,

ya que en el período 2012 debió haberse registrado el pago adelantado hecho al Consejo

Nacional de Producción por las sumas correspondientes a tributos.



2.10.6.1 Solicitar a la Administración que el saldo remanente de esta deuda que

mantiene en Consejo Nacional de Producción con el SFE, se clasifique en los

estados financieros como una cuenta por cobrar a dicho Consejo

2.11 HALLAZGO 11 : CONTINGENCIA POR PAGAR AL INTA, NO

REVELADA EN LOS ESTADOS FINANCIEROS

2.11.1 CRITERIO

La teoría contable exige que cuando existan contingencias cuantificables, las mismas sean

reveladas en los estados financieros por medio de sus notas, para cumplir con el principio de

revelación suficiente.

2.11.2 CONDICIÓN

En el caso del 40% por concepto de tributos que se calcula una vez determinado el Superávit

Libre del período, el cual deben pagar a favor del INTA las entidades gubernamentales que

hayan recibido transferencias del gobierno se presentó la duda de la Administración del SFE

sobre si debía cumplir con lo dispuesto en la Ley de Creación del INTA (No. 8 149), por lo

que se planteó consulta a la Procuraduría General de la República.

Mediante el Dictamen C-230-2010 del 16/11/2010, la Procuraduría General de la República

concluyó que el SFE tenía la obligación de cumplir con el artículo 3, inciso h) de la Ley 8 149,


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razón por la cual el SFE está obligado a contribuir con el 40% de generar superávit libre en un

período presupuestario en que haya recibido transferencias del Estado. Además, por medio del

Dictamen C-020-2012 del 20/01/2012, la Procuraduría General de la República, señaló que de

generarse superávit libre en un período determinado en el que se haya recibido transferencia

del Estado, el SFE tenía la obligación de cancelar el tributo dispuesto en la Ley 8 149, lo

anterior como producto de la aplicación de la Ley 8 702.

A fecha de la emisión del citado Dictamen C-020-2012, se encontraban pendientes de pago a

favor del INTA, el tributo correspondiente a los períodos 2009, 2010 y 2011 (considerando que

se recibió recursos transferidos del Presupuesto de la República), razón por la cual el SFE

procedió con el cálculo del pago del citado tributo, el cual se estableció en un monto total de ¢1

756 348 491,13 (mil setecientos cincuenta y seis millones trescientos cuarenta y ocho mil

cuatrocientos noventa y un colones con trece céntimos).

Según la gestión emprendida por la administración del SFE en coordinación con el INTA, se

definió que ese monto debe ser cancelado con cargo al presupuesto del ejercicio económico

2013 del Servicio Fitosanitario del Estado (Cuenta Especial, partida 6.01.03). Sin embargo,

este hecho no se revela en los Estados Financieros del período 2012.

En este caso en setiembre de 2013, se efectuó el pago total por 1 756 020 891,13. El pago se

efectuó contra la cuenta presupuestaria 6.01.03 Transferencias Corrientes a Instituciones

Descentralizadas no Empresariales. Este pago se registró como un gasto del período 2013.

2.11.3 CAUSA

La falta de gestión y una apropiada aplicación técnica, no permitió un adecuado tratamiento

contable de lo acontecido con respecto a la deuda por concepto de tributo a favor del INTA.

2.11.4 EFECTO

No se informa a los usuarios de los Estados Financieros, primeramente de la existencia de una

contingencia y luego de un pasivo de importancia relativa para el SFE.

2.11.5 CONCLUSIÓN

No se aplicó el principio de Revelación Suficiente en la preparación de los Estados Financieros,

ya que no se reveló en las notas la contingencia que existía mientras el caso estaba en consulta,

ni se registró el pasivo cuando la Procuraduría General de la República, se pronunció sobre la

obligatoriedad de hacer el pago.


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30



2.11.6.1 Girar las instrucciones necesarias, a efecto de que los procedimientos y

prácticas administrativas que se implementen, permitan realizar los registros

contables relacionados con la cancelación por concepto de tributos a favor del INTA,

según lo dispuesto en la Ley 8 149, situación que debe garantizar una adecuada

aplicación de la técnica contable. Lo anterior debe permitir revelar información

suficiente de dicha gestión, en los estados financieros.

Consecuente con lo anterior, los procedimientos que regulen los diferentes aspectos

vinculados con el registro contable de las operaciones, deben considerar la adecuada y

oportuna atención de los pronunciamientos emitidos por la Procuraduría General de la

República (y otros órganos estatales), a efecto de que en forma oportuna se revelen

las contingencias y los pasivos que surjan de estos.

2.12 HALLAZGO 12: NO SE REVELAN EN LOS ESTADOS

FINANCIEROS, LAS SUMAS DESEMBOLSADAS COMO

CONTRAPARTIDA DEL PROYECTO PROMESAFI

2.12.1 CRITERIO

Convenio de Financiación No. DCI-ALA/2008/019-470. Dado que las condiciones

contractuales de este Proyecto, financiado con un préstamo no reembolsable, exigen el aporte

de una contrapartida por parte de varias entidades estatales, entre ellas el SFE las sumas

aportadas como contrapartidas deben ser fácilmente identificables en los registros contables del

SFE.

2.12.2 CONDICIÓN

El Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) y la Unión Europea (UE) suscribieron el 24

de agosto del 2009, el Convenio de Financiación No. DCI-ALA/2008/019-470.

El costo total de este proyecto es de siete millones de euros, de los cuales la Unión Europea

aporta 4,5 millones y una contrapartida del Gobierno de Costa Rica por 2,5 millones de euros.

El beneficiario del Proyecto es el MAG, por medio de sus Servicios de protección sanitaria y

fitosanitaria: Servicio Nacional de Salud Animal (Senasa) y el Servicio Fitosanitario del Estado

(SFE).

La contrapartida del Gobierno de Costa Rica, puede ser en bienes y servicios.


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31

Los Estados Financieros del SFE, al 31 de diciembre del 2012, no informan sobre este

proyecto, ni identifican los recursos que se han desembolsado como contrapartida. De acuerdo

con información suministrada por Promesafi, el detalle de avance de los desembolsos es el

siguiente, tal y como se muestra seguidamente:

PRESUPUESTO GLOBAL EJECUTADO POR FUENTES Y RUBROS

APORTE DEL SERVICIO FITOSANITARIO DEL ESTADO

Al 30 de julio del 2013

(Datos expresados en euros)

Rubros Aporte

Servicios 38. 310

Asistencia Técnica

Auditoría y Evaluación

Formación 38. 310

Suministros 751. 335

Suministros

Obras 751. 335

Visibilidad y Comunicación

Gastos de Funcionamiento 54.567

Personal Local 42. 000

Otros Gastos de Funcionamiento 12. 567

Total 844. 212

Nota:

Datos suministrados por Promesafi. En la contabilidad de SFE, no se encontraron identificadas

estas partidas, como contrapartida del proyecto.

2.12.3 CAUSA

No ha existido la adecuada coordinación entre los encargados de ejecutar los desembolsos del

proyecto (Promesafi) y la Unidad Financiera del SFE para brindar la información necesaria

sobre los desembolsos y las responsabilidades adquiridas por el SFE, respecto de la ejecución

del citado Proyecto.


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32

2.12.4 EFECTO

No es posible conciliar en forma fácil y precisa los datos de Promesafi sobre la

contrapartida aportada por el SFE al Proyecto.

Los usuarios de los estados financieros del SFE, no reciben información sobre

el compromiso adquirido por esta entidad con respecto al proyecto Promesafi y

sobre el cumplimiento de este compromiso.

Desviación del principio de revelación suficiente.

2.12.5 CONCLUSIÓN

Si bien conforme las regulaciones establecidas para el proyecto Promesafi, el registro contable

y la generación de los estados financieros es responsabilidad de la unidad conformada para

administrar y ejecutar el citado proyecto. Lo anterior no significa que la Unidad Financiera del

SFE, no deba mantener registros sobre los recursos destinados por el SFE como contrapartida y

revelar en forma suficiente y pertinente información sobre la misma en sus estados financieros

y/o notas a los mismos. No obstante, es nuestro criterio que la situación actual, no le ha

permitido al SFE cumplir a cabalidad con el principio contable relativo a la revelación

suficiente; situación que debilita el sistema de control interno en materia contable.



2.12.6.1 Realizar un estudio que permita identificar y documentar los recursos que según

el SFE ha destinado como contrapartida válida para el Proyecto Promesafi, situación que

debe propiciar, entre otros aspectos, lo siguiente:

a) Conciliar con la Unidad del Promesafi las cifras que esa dependencia

tiene registrada como contrapartida; lo anterior para validarlas o ajustarlas según

corresponda.

b) Establecer los formatos y medios oficiales que se estarían aplicando

para remitir en forma periódica a la Unidad del Promesafi, información sobre los

rubros y montos vinculados con la citada contrapartida; situación que debe

permitir su registro y revelación en los estados financieros respectivos.

c) Registrar y ajustar según corresponda, los registros contables, estados

financieros del SFE y sus notas; considerando los resultados del mencionado

estudio.

Sobre este aspecto, la administración del SFE, deberá valorar la realización de las

consultas que considere necesarias, ante la Contabilidad Nacional del Ministerio de

Hacienda; a efecto de que el tratamiento contable que se realice y autorice esté

ajustado a la técnica y al ordenamiento jurídico aplicable.


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2.13 HALLAZGO 13: DIFERENCIAS ENTRE LOS SALDOS DEL

REGISTRO AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS Y EL BALANCE GENERAL

Y CARENCIA DE DETALLE PARA CADA ACTIVO

2.13.1 CRITERIO

Normas de Control Interno para el Sector Público, Contraloría General de la República.

Norma 4.4.5. Verificaciones Periódicas

2.13.2 CONDICIÓN

Al efectuar la revisión del registro auxiliar de los activos fijos del Servicio Fitosanitario del

Estado (SFE), con corte al 31 de diciembre del 2012, se determinó que existen diferencias

entre el registro auxiliar y los saldos presentados en el balance general, las cuales se detallan a

continuación:

DETALLE DE LA CUENTA SALDO AL

31/12/2012

SALDO SEGÚN

AUXILIAR DIFERENCIA

MAQUINARIA Y EQUIPO PARA LA

PRODUCCIÓN 27 795 168 30 244 767 -2 449 599

EQUIPO DE TRANSPORTE 675 612 413 724 776 030 -49 163 617

EQUIPO DE COMUNICACIÓN 58 296 684 68 965 762 -10 669 077

EQUIPO Y MOBILIARIO DE OFICINA 73 579 562 83 443 743 -9 864 181

EQUIPO DE CÓMPUTO 267 024 361 306 535 474 -39 511 113

EQUIPO SANITARIO, DE LAB. E INVEST. 1 122 759 119 1 146 977 771 -24 218 652

EQUIPOS VARIOS 31 415 207 33 366 365 -1 951 158

BIENES INTANGIBLES 0 3 253 752 -3 253 752

TOTAL 2 258 716 855 2 399 798 004 -141 081 150

La Administración indica que las diferencias se deben a que no se llevaba un control adecuado

de los activos de las Institución por lo que para el período 2013 se ha comenzado a depurar el

auxiliar para corregir esta situación.

Además, se determinó que el registro auxiliar de activos fijos carece de una descripción

detallada de los activos que lo componen, su ubicación, y funcionario responsable de su uso y

custodia.


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34

Al respecto, el citado registro auxiliar de activos fijos no había sido conciliado y revisado

adecuadamente para los períodos anteriores al 2012; no así para el período 2013, que es

cuando se adoptaron medidas para depurar el mencionado auxiliar.

El SFE se encuentra en un proceso de conciliación de los datos que presenta el sistema Sibinet

con los contenidos en sus registros auxiliares que soportan la contabilidad. Es necesario señalar

que, el sistema Sibinet sí brinda la descripción de los activos, su ubicación y el responsable de

estos.

2.13.3 CAUSA

La falta de controles y registros sobre la base de la técnica contable, propician las diferencias

detectadas.

2.13.4 EFECTO

Los saldos presentados en el balance general al 31 de diciembre del 2012, no coinciden con

los auxiliares contables que los generan; lo que afecta el gasto por depreciación y la

depreciación acumulada.

2.13.5 CONCLUSIÓN

La debilidad detectada tiene un impacto negativo en la situación financiera del SFE; por cuanto

sus estados financieros no están revelando información precisa sobre sus activos fijos y lo

relativo a su depreciación.

Al no detallarse esta información en el registro auxiliar, se dificulta en gran medida el control

de los activos, su localización al realizar una toma física y además de que no se centran

responsabilidades en cuanto al estado o daño que se incurra en los activos.


A las Unidades Financiera y Servicios Generales del Departamento Administrativo y

Financiero

2.13.6.1 Continuar con el proceso de depuración integral contable relacionada

con los activos fijos; situación que deberá permitir la conciliación de los saldos

del registro auxiliar contra su cuenta mayor. Como parte de la citada depuración,

se deberá considerar las diferencias descritas en el presente hallazgo; a efecto de

realizar los ajustes que pudiesen corresponder.

2.13.6.2 Incorporar en el registro auxiliar de activos fijos información detallada

de los mismos; así como datos sobre su ubicación y el funcionario responsable de

su uso y custodia. Dicha gestión permitirá conciliar la información almacenada

con la del sistema Sibinet en forma ágil y oportuna.


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2.14 HALLAZGO 14: ACTIVOS DE MENOR CUANTÍA REGISTRADOS

EN EL AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS

2.14.1 CRITERIO

Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense. Decreto

Ejecutivo 27 244-H. Importancia Relativa.

Reglamento a la Ley de Simplificación y Eficiencia Tributarias número 29 643-

H De las Reformas al Reglamento a la Ley del Impuesto sobre la Renta,

Decreto Ejecutivo No. 18 445-H, del 9 de setiembre de 1988 y sus reformas

2.14.2 CONDICIÓN

Al efectuar la revisión del registro auxiliar de Activos Fijos del Servicio Fitosanitario del

Estado (SFE), con corte al 31 de diciembre del 2012, se determinó que se registran activos a

partir de un costo de ¢ 5 000 (cinco mil colones).

La Administración indica que no tiene una política definida, por lo que desconocen

exactamente cuál es el monto establecido para pasar estos activos directamente a la cuenta de

gastos; por ello todos los activos se registran en el auxiliar para tener un control sobre los

activos que ha ido adquiriendo la Institución.

Como referencia, la Dirección General de Tributación Directa del Ministerio de Hacienda,

permite registrar como gastos aquellos activos que no superen el 25% de un salario base (¢95

000).

2.14.3 CAUSA

El SFE carece de una política que defina lo que debe considerarse como activo fijo y que

regule el registro contable de esos activos cuando son adquiridos.

2.14.4 EFECTO

En la cuenta de “Activo Fijo” de la Institución aparecen activos de menor cuantía que pudieron

haberse registrado como gastos y no capitalizarse en dicha cuenta lo que implica mayor

dificultad para el control contable de los mismos y para el manejo de la base de datos.

2.14.5 CONCLUSIÓN

Es nuestro criterio que el SFE no ha gestionado de la mejor manera el registro de lo que debe

considerarse como activo fijo; situación que ha originado que se registre contablemente objetos

que no deberían calificar como tales.


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Si bien la organización tiene la potestad de ejercer control sobre cada objeto que es adquirido;

eso no significa, que cada uno de ellos deba visualizarse como un activo fijo.


Al Departamento Administrativo y Financiero; coordinar lo que corresponda con la

Dirección del SFE a fin de:

2.14.6.1 Gestionar las medidas que sean necesarias, cuyos resultados propicien

contar con la política y procedimiento contable que regule, entre otros aspectos,

lo siguiente:

Definir el monto a partir del cual se debe identificar y registrar un

activo fijo en la contabilidad.

Realizar las medidas que posibiliten ejercer un adecuado registro y

control administrativo de aquellos objetos que por su costo y naturaleza

no responden a un activo fijo; pero que a criterio de la administración

debe controlarse su uso, estado y custodia.

La administración del SFE deberá valorar, en forma previa al establecimiento de

la mencionada política y procedimiento, el llevar a cabo las consultas que sean

necesarias como, por ejemplo, ante la Dirección General de Contabilidad

Nacional del Ministerio de Hacienda, a efecto de contar con los elementos

suficientes que soporten la toma de decisiones.

2.15 HALLAZGO 15: ERROR EN EL REGISTRO DEL VALOR DE

COMPRA DE LOS ACTIVOS

2.15.1 CRITERIO

Normas de Control Interno para el sector púbico, Contraloría General de la República. Norma

5.6. Calidad de la Información

2.15.2 CONDICIÓN

Al efectuar nuestras pruebas de auditoría con corte al 31 de diciembre del 2012, determinamos

que en el registro auxiliar en la clasificación 5.5.01.05 “Equipos de Cómputo”, aparecen

diecisiete (17) monitores, diecisiete (17) teclados y diecisiete (17) unidades de proceso, cada

uno de ellos con un valor de seiscientos sesenta y ocho mil veintiocho colones (₡ 668 028);

además, un teclado con la placa 901-002844 registrado por un valor de dos millones y medio

de colones (₡ 2 500 000), cuyos montos no son los correctos.


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La Administración indica que el teclado registrado por dos millones y medio se debe a un

error de digitación y los demás activos registrados por seiscientos sesenta y ocho mil

veintiocho colones, se debe a una sola compra donde se prorratearon mal los montos a la hora

de registrarlos en el auxiliar; situación que fue corregida para el período 2013.

2.15.3 CAUSA

Debilidad en la fase de revisión y aprobación de registros, lo cual no está generando las alertas

oportunas que permitan validar o ajustar los registros respectivos.

2.15.4 EFECTO

Al no registrarse el valor de compra de los activos con los montos correctos en el registro

auxiliar, se está sobrevaluando o subvaluando el saldo de la cuenta, de acuerdo con el tipo de

error que se cometa. En los casos analizados se sobrevaluaron los activos.

2.15.5 CONCLUSIÓN

Un elemento fundamental en forma previa a la aprobación o autorización de actividades, es

aquel vinculado con la supervisión periódica de las mismas; situación que debe permitir el

establecimiento de mecanismos y prácticas de control para ejercer una adecuada revisión de los

diferentes aspectos bajo la responsabilidad de un determinado funcionario. De dicha situación

no está exento todo aquello vinculado con la autorización previa que se debe dar de los

movimientos que se integran al registro auxiliar de activos fijos, que de haberse aplicado en el

caso evidenciado, hubiese minimizado el riesgo de que se materializara un error como el

detectado.


A las Unidades Financiera y Servicios Generales del Departamento Administrativo y

Financiero

2.15.6.1 Adoptar las medidas necesarias, a efecto de que se revise

detalladamente el registro auxiliar de activos y, con ello, verificar y garantizar

en forma razonable que cada activo presenta su costo correcto.


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2.16 HALLAZGO 16: DIFERENCIAS ENTRE EL AUXILIAR DE

“CUENTAS POR COBRAR-EMPLEADOS VARIOS” CON SU

RESPECTIVO SALDO SEGÚN LIBROS

2.16.1 CRITERIO

Normas de Control Interno para el sector público, Contraloría General de la República (NCI).

Norma 4.4.5. Verificaciones y Conciliaciones Periódicas.

2.16.2 CONDICIÓN

Al realizar nuestras pruebas de auditoría se determinó que al 31 de diciembre del 2012, el saldo

del registro auxiliar de las “Cuentas por Cobrar Empleados Varios” no se encuentra conciliado

con el saldo según libros, lo cual detallamos a continuación:

Detalle Saldo según

auxiliar

Saldo según

libros

Diferencia

Empleados Varios 3 547 753 5 764 977 2 217 224

2.16.3 CAUSA

No se conciliaron oportunamente los saldos de los registros auxiliares de las cuentas por cobrar

empleados varios con el saldo según libros al 31 de diciembre del 2012.

2.16.4 EFECTO

Mientras los registros auxiliares no estén debidamente conciliados con el saldo según libros, no

se puede tener una certeza razonable de la composición de las cuentas que presenten esta

situación.

2.16.5 CONCLUSIÓN

Las normas que regulan el componente funcional denominado “Actividades de Control”

(según lo dispuesto en las NCI), establecen que las Instituciones deben realizar conciliaciones

periódicas de los registros auxiliares, identificar las diferencias que se puedan originar entre los

reportes e investigar su procedencia; razón por la cual, es nuestro criterio que el SFE debe

instaurar procedimientos y prácticas de control que le permitan y faciliten cumplir con dicho

precepto normativo.


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A las Unidades Financiera del Departamento Administrativo y Financiero

2.16.6.1 Analizar como parte de la depuración del registro auxiliar de “Cuentas

por Cobrar Empleados Varios” las diferencias identificadas y descritas en el presente

hallazgo, situación que propiciaría la realización oportuna de los ajustes

correspondientes. Las acciones que se lleven a cabo deberán quedar debidamente

documentadas.

2.17 HALLAZGO 17 ERRORES EN EL CÁLCULO DEL “GASTO POR

DEPRECIACIÓN” Y “DEPRECIACIÓN ACUMULADA”

2.17.1 CRITERIO

Normas de Control Interno para el sector púbico, Contraloría General de la República. Norma

5.6. Calidad de la Información

2.17.2 CONDICIÓN

Al efectuar el recálculo del gasto por depreciación en el período 2012, se determinó que existen

errores en el cálculo del gasto por depreciación en algunos de los activos. Al respecto, es

necesario señalar que este cálculo se realiza utilizando el “Excel” como herramienta

tecnológica.

2.17.3 CAUSA

Este cálculo se lleva a cabo en una hoja Excel, la cual no brinda la seguridad

necesaria, para detectar errores en el momento en que se introducen las fórmulas y

cifras.

La cantidad de activos con que cuenta la SFE para estas tareas, hace que el

registro sea susceptible al error humano.

2.17.4 EFECTO

Se producen errores en el cálculo del gasto por depreciación, los cuales se reflejan también

en el saldo de la cuenta depreciación acumulada.

2.17.5 CONCLUSIÓN

La debilidad detectada y descrita en el presente hallazgo tiene un impacto negativo en las cifras

que son reveladas en los estados financieros; situación que no contribuye con la toma de


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40

decisiones, ni con una adecuada rendición de cuentas; aspectos que debilitan el sistema de

control interno.


A las Unidades Financiera y Servicios Generales, del Departamento Administrativo y

Financiero

2.17.6.1 Considerar como parte integral de los aspectos que deba contener el

sistema informático (aparentemente sería con el sistema Sifito) que se diseñe e

implemente en relación con las NICSP, el módulo o la rutina automatizada que

permita la realización de los cálculos y registro relacionados con la depreciación

de activos; estableciéndose mayores niveles de seguridad, para disminuir el

margen de error.

No obstante lo anterior, mientras entra en producción el mencionado sistema, la

administración deberá establecer los mecanismos y prácticas de control que aun

en las condiciones actuales, garanticen en forma razonable el cálculo y registro

de la depreciación de activos, situación que deberá permitir reforzar la fase de

supervisión, la cual deberá quedar debidamente documentada.

2.18 HALLAZGO 18: DIFERENCIAS EN DEPÓSITOS PENDIENTES DE

REGISTRAR EN LIBROS EN LAS CONCILIACIONES BANCARIAS

2.18.1 CRITERIO

Normas de Control Interno para el sector público, Contraloría General de la República (NCI).

Norma 4.4.5. Verificaciones y Conciliaciones Periódicas.

2.18.2 CONDICIÓN

Se determinó que el movimiento de las cuentas corrientes del SFE es bastante voluminoso y no

se cuenta con un software para efectuar las conciliaciones, por lo que las mismas deben

efectuarse en forma manual.

En las siguientes cuentas bancarias a nombre del SFE, existen diferencias entre el saldo en

bancos y el saldo en libros.

CTA S/CONCILIACIÓN S/DETALLE DIFERENCIA

BCR-CTA No. 273982-8 168 940 560,27 170 989 259, 95 -2 048 699,68

BCAC-CTA No. 101526878 18 132 025,11 18 818 091,90 -686 066 79


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2.18.3 CAUSA

El SFE no está destinando los recursos requeridos, a efecto de lograr el propósito que se

pretende con las conciliaciones bancarias, que es precisamente mantener conciliadas sus

cuentas.

2.18.4 EFECTO

Saldos de cuentas bancarias incorrectos.

Existen otras partidas en el balance general o estado de resultados que están

siendo afectadas por estas diferencias no conciliadas.

2.18.5 CONCLUSIÓN

En relación con las conciliaciones bancarias es necesario señalar en términos generales lo

siguiente:

Es un proceso que permite confrontar y conciliar los recursos (valores) que la

organización mantiene registrados (cuenta de ahorros o corriente), con los que el banco

suministra por medio del estado de cuenta respectivo.

El saldo bancario por lo general no coincide con el saldo que registra la

organización en sus libros auxiliares, por lo que es necesario identificar las

diferencias y las causas que originan las mismas.

Con la conciliación bancaria no se pretende en ningún momento

“legalizar” los errores, pues la misma es un mecanismo que posibilita únicamente

identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los

respectivos ajustes y correcciones.

No obstante lo anterior y considerando la evidencia obtenida, se considera que los fundamentos

y propósitos que se persiguen con la conciliación bancaria no los está logrando a cabalidad el

SFE; situación que de no corregirse oportunamente podría generarle efectos negativos a la

organización, al no detectarse y corregirse oportunamente las diferencias que se presentan.



2.18.6.1 Considerar como parte integral de los aspectos que deba contener el

sistema informático (aparentemente sería con el sistema Sifito) que se diseñe e

implemente con relación a las NICSP, el módulo o la rutina automatizada que

permita la realización de las conciliaciones bancarias; estableciéndose mayores

niveles de confianza y detección oportuna de diferencias para su análisis y

registro.


Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535


42

No obstante lo anterior, mientras entra en producción el mencionado sistema, la

administración deberá establecer los mecanismos y prácticas de control que, aun

en las condiciones actuales, garanticen en forma razonable la realización de

conciliaciones bancarias ajustadas a la técnica contable; situación que deberá

permitir destinar el recurso que sea necesario para analizar las diferencias que se

presentan y efectuar los ajustes y registros, que sean necesarios.

2.19 HALLAZGO 19: DEBILIDADES DETECTADAS EN RELACIÓN CON

LOS RECIBOS ANULADOS

2.19.1 CRITERIO

Procedimiento DAF-IN-PO-02, Anulación de Recibos de Dinero, vigente a partir octubre del

2011.

2.19.2 CONDICIÓN

a) Los recibos de dinero No. 055567, sin fecha emitido por la Estación de Control

Fitosanitario ubicada en el Aeropuerto Internacional Daniel Oduber Quirós, y el recibo

No. 1079779, de fecha 31-05-2013 de la Estación de Los Chiles, se encuentran

anulados; sin embargo, ninguno fue firmado por el Jefe de la Estación, de acuerdo

como indica el procedimiento respectivo.

b) Determinamos en nuestra prueba de auditoría sobre los recibos anulados, que

en la Estación de Control Fitosanitario, ubicada en Peñas Blancas, no se conserva la

copia celeste o fotocopia de los recibos anulados, ya que toda la documentación se

envía a San José.

2.19.3 CAUSA

No se aplicó lo indicando por el procedimiento DAF-IN-PO-02.

2.19.4 EFECTO

El no ajustar la gestión a lo establecido en el procedimiento DAF-IN-PO-02, está propiciando

archivos incompletos y documentación anulada sin la debida autorización.

2.19.5 CONCLUSIÓN

El incumplimiento de los procedimientos establecidos, debilita el control interno, y aumenta el

riesgo de errores y fraudes.


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A la Jefatura del Departamento Administrativo y Financiero

2.19.6.1 Instruir a las Jefaturas de la Unidad Financiera y de las Estaciones de Control

Fitosanitario para que ajusten su accionar con relación a la anulación y archivo de recibos

de dinero a lo establecido en el procedimiento DAF.IN-PO-02 denominado “Anulación

de Recibos”.

A la Jefatura de la Unidad Financiera del Departamento Administrativo y Financiero

2.19.6.2 Realizar revisiones periódicas, a efecto de verificar que las Estaciones de

Control Fitosanitario estén ajustando su accionar en relación con la anulación y archivo

de recibos de dinero a lo establecido en el procedimiento DAF.IN-PO-02 denominado

“Anulación de Recibos”.

2.20 HALLAZGO 20: FUNCIONARIOS QUE PERCIBEN INGRESOS NO

CUENTAN CON POLIZA DE FIDELIDAD

2.20.1 CRITERIO

Reglamento del Artículo 13 de la Ley No. 8 131“Reglamento de Garantías o

Cauciones para los Funcionarios del Ministerio de Agricultura y Ganadería” (Decreto

34 638-MAG), artículos 1, 2 y 3 (punto 19).

Normas de Control Interno para el Sector Público, Contraloría General de la

República (número 2-2009-CO-DFOE). Norma 4.61 ”

2.20.2 CONDICIÓN

Determinamos en nuestras pruebas de auditoría sobre los ingresos percibidos por la Estación de

Control Fitosanitaria ubicada en el Aeropuerto Internacional Daniel Oduber Quirós, que tres

personas están autorizadas para la recaudación de ingresos, el señor Julio César Pizarro Gómez

(Jefe de la Estación), Édgar Pastrana Ugarte (Técnico) y Carlos Dinarte Vargas (Técnico); pero

solamente el Jefe de la estación tiene póliza de fidelidad.

2.20.3 CAUSA

No ha existido comunicación de este hecho a la Jefatura del Departamento de Control

Fitosanitario y a los jefes del Departamento Administrativo y Financiero y de la Unidad

Financiera por parte del Jefe de la Estación.


Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535


44

2.20.4 EFECTO

Posible incumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias.

2.20.5 CONCLUSIÓN

En caso de que se presenten acciones irregulares por funcionarios no cubiertos por la póliza, el

SFE podría verse afectado en su patrimonio; situación que, eventualmente, podría conllevar

responsabilidades a los funcionarios que, por acción u omisión, han permitido que dicha

situación se presente.



2.20.6.1 Gestionar que se efectúe un estudio para determinar si los funcionarios

no afianzados que fueron citados en el apartado de condición del presente

hallazgo, deben cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo 36 638-MAG

y, en caso afirmativo, se exija la obligación de que rindan la caución respectiva.

La presente recomendación se hace extensiva al resto de las estaciones de control

fitosanitario.


Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535


45

2.21 HALLAZGO 21: NO COBRAN LAS INSPECCIONES A BARCOS

2.21.1 CRITERIO

Decreto Ejecutivo 35 753-MAG- Tarifas, código 6-d.

Procedimiento DAF-IN-PO-06 de octubre del 2011, para el cobro de

Inspección de barcos.

2.21.2 CONDICIÓN

Los siguientes formularios corresponden a inspecciones realizadas y no cobradas en la Estación

de Los Chiles, a la fecha de nuestra visita el 23 de agosto del presente año:

Fecha Recibo Monto

Fecha Recibo Monto

03/08/2013 50 352 12 110,00

13/08/2013 50 376 18 160, 00

03/08/2013 50 353 18 160,00

13/08/2013 50 377 12 110, 00

04/08/2013 50 354 12 110,00

15/08/2013 50 378 12 110, 00

05/08/2013 50 355 18 160, 00

15/08/2013 50 379 18 160, 00

05/08/2013 50 356 12 110, 00

16/08/2013 50 381 12 110, 00

06/08/2013 50 359 18 160, 00

15/08/2013 50 382 12 110, 00

07/08/2013 50 360 12 110, 00

16/08/2013 50 383 18 160, 00

07/08/2013 50 361 18 160, 00

17/08/2013 50 384 12 110, 00

08/08/2013 50 362 12 110, 00

17/08/2013 50 385 18 160, 00

08/08/2013 50 363 18 160, 00

18/08/2013 50 386 12 110, 00

09/08/2013 50 364 12 110, 00

18/08/2013 50 387 18 160, 00

09/08/2013 50 365 18 160, 00

19/08/2013 50 388 12 110, 00

10/08/2013 50 366 12 110, 00

19/08/2013 50 389 18 160, 00

10/08/2013 50 367 18 160, 00

20/08/2013 50 390 12 110, 00

Fecha Recibo Monto

Fecha Recibo Monto

11/08/2013 50 368 12 110, 00

20/08/2013 50 391 18 160, 00

11/08/2013 50 369 18 160,00

21/08/2013 50 392 12 110, 00

12/08/2013 50 371 12 110, 00

21/08/2013 50 393 12 110, 00

13/08/2013 50 372 18 160, 00

21/08/2013 50 394 18 160, 00

13/08/2013 50 373 12 110, 00

22/08/2013 50 395 12 110, 00

14/08/2013 50 374 18 160, 00

22/08/2013 50 396 18 160, 00

14/08/2013 50 375 12 110, 00

Total

611 460, 00


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46

2.21.3 CAUSA

No se está cumpliendo con lo indicado en el procedimiento y lo dispuesto en el decreto de

tarifas ya que los cobros no se están efectuando antes que se realice la inspección a barcos.

2.21.4 EFECTO

Afectación patrimonial del SFE, en caso de que estos recibos no sean pagados posteriormente.

2.21.5 CONCLUSIÓN

El cobro de los servicios brindados por los funcionarios del SFE autorizados para ello, no es un

asunto discrecional, por cuanto una gestión diferente a la normada no solo ocasiona una

afectación al patrimonio del SFE; sino que podría conllevar a eventuales responsabilidades a

los servidores que propician y permiten que se presenten este tipo de situaciones.

2.21.6 RECOMENDACIONES

A las Jefaturas del Departamento Control Fitosanitario y de la Estación de Control

Fitosanitario ubicada en Los Chiles

2.21.6.1 Aplicar estrictamente el procedimiento DAF-IN-PO-06 de octubre del

2011, para el cobro de Inspección de barcos; soportando la aplicación de la tarifa

en el Decreto Ejecutivo 35 753-MAG- Tarifas

A las Jefaturas del Departamento Administrativo y Financiero y Unidad Financiera

2.21.6.2 Registrar dichas sumas de dinero no percibidas por concepto de

servicios de inspección de barcos realizadas por el personal de la Estación de

Control Fitosanitaria ubicada en Los Chiles, como una cuenta por cobrar a favor

del SFE.

2.21.6.3 Analizar con el apoyo de la Unidad de Asuntos Jurídicos del SFE, en la

eventualidad de que existan inconvenientes que le imposibiliten al SFE recuperar

dichas sumas de dinero por servicios no cobrados en forma oportuna por

concepto de inspección de barcos realizadas; a efecto de visualizar las medidas

que se tendrían que accionar bajo las condiciones del debido proceso, incluso en

contra de los funcionarios que no cumplieron con el procedimiento respectivo.

2.21.7 COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN ACTIVA

Se indicó que una vez revisados algunos de los recibos detallados en el apartado de

“Condición” del presente hallazgo (información contenida en el informe preliminar que fue

remitido a la administración del SFE); se determinó que los mismos están ligados a los


Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535


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depósitos respectivos. En ese sentido, no se tiene claridad sobre la pertinencia del hallazgo. La

administración procederá a revisar cada uno de los recibos determinados por el Despacho Díaz

& Zeledón, para verificar la pertinencia del hallazgo; resultados de la revisión que se estarían en

forma posterior remitiendo a valoración de la Auditoría Interna.

2.21.8 COMENTARIO DE LA AUDITORÍA INTERNA

Considerando la pertinencia de la información que presente la administración del SFE, esta

Auditoría Interna valorará si el hallazgo debe mantenerse como parte de los aspectos a atender

por el Departamento Administrativo y Financiero, o si por el contrario, las respectivas

recomendaciones quedarían sin efecto.

2.22 HALLAZGO 22: LOS FORMULARIOS NO SON USADOS RESPETANDO

LA NUMERACIÓN CONSECUTIVA

2.22.1 CRITERIO

Normas de control interno para el sector público, Contraloría General de la República. Norma

4.4.2. Formularios Uniformes

2.22.2 CONDICIÓN

En la Estación ubicada en Puerto Limón los siguientes formularios de Autorización

Fitosanitaria para Tránsito, cuya numeración corresponde a los que se encuentran en uso,

fueron usados en el período 2012.

Formulario Fecha Usuario

083258 16/08/12 Servica

083259 16/08/12 Servica

083260 13/08/12 Servica

083261 13/08/12 Servica

083262 No se ha Usado

083263 31/07/12 Rose Container Line

2.22.3 CAUSA

Error por parte del custodio en el momento de la entrega de los formularios.

2.22.4 EFECTO

Pérdida del control sobre la numeración consecutiva de los formularios usados y en blanco.


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2.22.5 CONCLUSIÓN

Al perderse el control de los formularios, el control interno puede verse debilitado e

incrementarse el riesgo de errores e irregularidades.


A las Jefaturas de la Unidad Financiera del Departamento Administrativo y Financiero

y de la Estación Fitosanitaria ubicada en Puerto Limón.

2.22.6.1 Instruir al custodio de los formularios de que los mismos deben ser entregados en

orden consecutivo.

2.23 HALLAZGO 23: FONDO DE CAJA CHICA SIN UTILIZACIÓN

2.23.1 CRITERIO

Reglamento de Fondo Fijo de Caja Chica del Servicio Fitosanitario del Estado.

Procedimiento DAF-TS-PO-12 “Revisión sistemática al manual de

procedimientos de caja chica del SFE”.

2.23.2 CONDICIÓN

Al realizar el arqueo de las cajas chicas se determinó que en todas las Estaciones el monto de

cuatrocientos mil colones nunca es usado.

2.23.3 CAUSA

Nos indicaron los jefes de estación que nunca lo usan porque no han necesitado hacer

desembolsos de caja chica.

2.23.4 EFECTO

Fondos del SFE se mantienen ociosos y se incrementa el riesgo de sustracción o extravío de los

mismos.

2.23.5 CONCLUSIÓN

La administración del SFE debe realizar un análisis en forma previa a la apertura de fondos

auxiliares de caja chica en efectivo; con el fin de validar o denegar dicho fondo, situación que

debería garantizar si la apertura de ese tipo de fondo responde o no a una necesidad.


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49



2.23.6.1 Realizar un estudio para determinar las causas por las que este tipo de

fondos auxiliares de caja chica en efectivo, no están siendo utilizados y con base

en el resultado del mismo, deberá adoptarse la decisión de mantener o cerrar los

fondos respectivos, eliminando el riesgo de pérdida o mal uso de esos recursos.

Dicha gestión lleva implícita, el remitir a la Auditoría Interna la solicitud de

cierre de libros de diario correspondientes a los fondos que no seguirán operando.

3 RESULTADOS RELATIVOS A LA EVALUACIÓN DEL CONTROL

INTERNO CONTABLE, PARA DETERMINAR SI SE AJUSTA AL

DECRETO No. 34 460-H.

Uno de los objetivos de este trabajo fue evaluar si el sistema de control interno contable se

ajusta al cumplimiento de los principios de contabilidad, según lo dispuesto en el Decreto No.

34 460-H.

3.1 Alcance

Se revisaron los procedimientos que nos fueron suministrados por el SFE, dando para este

objetivo énfasis en los siguientes procedimientos:

DAF-CT-PO-01 Determinación del superávit libre del período fiscal

correspondiente a octubre de 2011.

DAF-CT-PO-02 Registro de Envíos.

DAF-CT-PO-03 Conciliaciones Bancarias.

DAF-CT-PO-04 Elaboración de Estados Financieros.

DAF-CT-PO-05 Custodia y Pérdida de documentos contables.

DAF-CT-PO-06 Respaldo de información contable en el servidor.

DAF-CT-PO-07 Recibo de información contable recibida de otras áreas.

Se efectuaron pruebas de cumplimiento en los casos en que se consideró que esto era necesario

por la relevancia del procedimiento.

Se compararon los estados financieros emitidos por el Servicio Fitosanitario del Estado y su

sistema contable sobre la base de los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público

Costarricense, por ser aplicables al SFE por cumplir la entidad con todas las características de

ente contable público.


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50

3.2 Resultados

3.2.1 Principio de Realización

De acuerdo con el Decreto Ejecutivo 344460-H “La contabilidad gubernamental reconocerá los

resultados por las variaciones patrimoniales cuando los hechos económicos que los originen

cumplan con los requisitos jurídicos y lo inherente a las transacciones”.

El principio determina que los resultados económicos para medir la relación de los costos o

gastos con los ingresos que se genera, serán registrados en la medida que se haya cumplido con

la norma jurídica vigente y/o práctica de general aceptación, como asimismo teniendo en

consideración los posibles efectos futuros de los hechos económicos.

3.2.1.1 Comentario

Durante el examen de la documentación que nos fue suministrada y del análisis de los estados

financieros del período 2012, se detectaron dos situaciones que hacen que este principio no se

cumpla:

No aparece registrada la mejora efectuada en el Edificio La Salle, el cual es

propiedad del Ministerio de Agricultura y Ganadería.

Como consecuencia de lo anterior, tampoco se registran los gastos por

amortización y gastos por depreciación correspondientes a esa mejora y al mobiliario y

equipo adquirido.

Todo esto se explica en el Hallazgo 8.

Dada la importancia relativa de estas omisiones, se considera que los Estados Financieros no

cumplen con el Principio de Realización.

3.2.2 Principio de Devengo

Este principio requiere que el registro de los ingresos y gastos públicos se efectuarán en

función de su devengamiento, independientemente de la percepción efectiva de los recursos y

del pago de obligaciones contraídas.

3.2.2.1 Comentario

De acuerdo con la investigación realizada se determinó que al cierre contable del 2012, existía

una suma por pagar al INTA, la cual no registrada, ni revelada en las notas de los estados

financieros. Dicha partida se canceló en el período 2013, quedando registrada como una


Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535


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transferencia de ese período en su totalidad. Tampoco se revela la suma por cobrar al Consejo

Nacional de Producción, la cual se originó en un error en el cálculo del superávit del SFE.

Por esta causa no se cumple con el principio de devengo en los estados financieros del SFE.

3.2.3 Principio de Revelación Suficiente

Los estados contables y financieros deberán contener toda la información necesaria que exprese

adecuadamente la situación económica financiera y de los recursos y gastos del ente y de esta

manera sean la base para la toma de decisiones

Dicha información en consecuencia debe ser pertinente, comprensible, imparcial, verificable,

oportuna, confiable, comparable y suficiente.

3.2.3.1 Comentario

El detalle de cuentas incluido en los estados financieros y sus notas, no brinda el detalle

suficiente para que se considere que el sistema es comprensible, ya que para determinar el

comportamiento de algunos rubros de los estados financieros, debe de recurrirse a los datos

presupuestarios, lo que hace que la información no cumpla con este Principio, ya que debe

recurrirse a otras fuentes ajenas a la contabilidad para obtener la información necesaria para la

toma de decisiones (Caso de los Ingresos y los Gastos).

A la fecha de esta revisión, el Servicio Fitosanitario del Estado, no cuenta con un sistema de

contabilidad sistematizada, por lo que mucha información es elaborada en forma manual o por

medio de hojas Excel.

La carencia de un sistema contable sistematizado en el SFE, afecta severamente la

confiabilidad de la información financiera que se procesa ya que está sujeta al error humano y a

las limitaciones en cuanto a confiabilidad que tienen las hojas electrónicas.

Con respecto a la suficiencia de la información contable se determinó que la cuenta Gastos del

Estado de Resultados en el período 2011, presenta un saldo de 8 486 286 294,30 (colones) y en

el período 2012, de 7 503 770 517,09 (colones), sin presentar detalle alguno en las notas a los

estados financieros. Estos montos incluyen gastos tales como salarios, cargas sociales

patronales, gastos financieros y gastos administrativos.

Para poder obtener un detalle de estos gastos, debe de recurrirse a revisar cada uno de los

comprobantes incluidos en esta cuenta, ya que el sistema contable no brinda esta información,

lo que ocasiona que los datos no estén disponibles en forma oportuna para la toma de

decisiones. Por tanto, se considera que el sistema no cumple con los requisitos de oportunidad,

comparabilidad y suficiencia.


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52

4. RESULTADO RELATIVO A LA DETERMINACIÓN DE LA RAZONABILIDAD

DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y LA LIQUIDACION PRESUPUESTARIA DEL

SFE PARA LOS PERÍODOS 2011-2012

4.1 Alcance

Se revisó la liquidación presupuestaria para el período 2012.

Se revisó el control interno del sistema contable.

Se aplicaron pruebas de auditoría a las principales cuentas del Balance de

Situación y el Estado de Resultados y Balance de Situación para los períodos 2011 y

2012.

El “Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público” emitido por la

Contraloría General de la República, establece lo siguiente:

Auditoría Financiera:

Norma 302 “Alcance de la auditoría”: La auditoría financiera debe cubrir las

operaciones correspondientes al período de los estados financieros objeto de examen.

Norma 308 “Comunicación de resultados”:

01. Los resultados de la auditoría financiera deben ser comunicados formalmente

mediante el respectivo dictamen y el informe de control interno o carta a la

Administración, los cuales deben ser preparados conforme a la estructura que a lo

interno establezca la organización de auditoría.

02. En el informe de la auditoría de estados financieros se debe indicar si los estados

fueron preparados de acuerdo con el marco normativo contable que resulte aplicable.

Definiciones:

Dictamen: Documento en el que el auditor emite su juicio profesional sobre la

razonabilidad de los estados financieros que ha examinado a una fecha dada. Es la

expresión escrita por medio de la cual el auditor expone sus conclusiones sobre el

trabajo que ejecutó, indicando las reservas que tuviera en cuanto al alcance del examen

y cualquier otra situación que considerara de interés. En normativa emitida por el

Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica se encuentran regulados los diversos

tipos de dictámenes.

Estados Financieros: Conjunto de informes preparados bajo la responsabilidad

de la Administración, con el fin de dar a conocer a los usuarios la situación financiera y

los resultados operacionales del negocio en un período determinado.

De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría 705 Modificaciones a la Opinión en el

Dictamen del Auditor, existen dos causas para no emitir un dictamen sin salvedades:

El auditor concluye con base en la evidencia suficiente y apropiada de auditoría

que el juego completo de los estados financieros no está libre de representación

errónea material.


Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535


53

El auditor no puede obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría para

concluir que el juego completo de los estados financieros está libre de representación

errónea material.

Para efectuar este análisis se tomó como base el criterio de la Norma Internacional de Auditoría

número 705, Modificación a la Opinión del Dictamen del Auditor, en lo que respecta a la

opinión negativa y la abstención de opinión en relación con el dictamen.

El auditor emitirá una opinión negativa sobre el juego de estados financieros si al haber

obtenido evidencia suficiente y apropiada de auditoría concluye que las representaciones

erróneas de manera individual o colectiva son materiales y penetrantes para los estados

financieros.

El auditor se abstendrá de opinar sobre el juego completo de los estados financieros si no se

puede obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría para concluir que el juego completo

de estados financieros, está libre de errores materiales y penetrantes.

4.2 Resultados

Con respecto a los Estados Financieros se determinó que existen los siguientes errores

materiales que podrían afectar la opinión del auditor independiente e inclusive la proveniente

de la Auditoria Interna.

4.2.1 Errores significativos en los Estados Financieros (Hallazgo 3).

La existencia de errores materiales en los estados financieros podrían causar que el auditor

emitiera una opinión negativa o bien si estos se originaran en errores producidos por la carencia

de un software adecuado o por falta de controles o de la ejecución de estos, el auditor podría

emitir una abstención de opinión por falta de confiabilidad del sistema que procesa la

información contable y emite los estados financieros.

4.2.2 Inexistencia de Segregación Adecuada de Gastos e Ingresos

Facturados (Hallazgo 6 y Hallazgo 7)

Al no existir mayores auxiliares de gastos y por la forma en que están archivados los

comprobantes (por transferencia, no por gasto), la revisión documental no sería posible, lo que

constituiría una limitación al alcance de la auditoría.


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4.2.3 No registro de remodelación efectuada con recursos del SFE del

edificio del antiguo Colegio La Salle (Hallazgo 8).

La falta de registro de este desembolso en esta propiedad del Ministerio de Agricultura y

Ganadería, produce una subvaluación material en el Balance General y afecta las cuentas de

gastos de depreciación y de amortización de las mejoras hechas en el inmueble que no es

propiedad del SFE. Esto constituye una desviación material en los saldos de estas cuentas.

4.2.4 Falta de inscripción en el Registro Público del inmueble conocido

como “Mercado de las Pulgas”, a nombre del SFE (Hallazgo 9).

En caso de efectuarse una auditoría a estados financieros, podría presentarse la imposibilidad

de poder determinar por medio de una fuente de información pública, de que el activo

registrado en esos estados, sea realmente propiedad del SFE.

4.2.5 Falta de revelación en los estados financieros de sumas pagadas de

más al Consejo Nacional de Producción (Hallazgo 10).

La carencia de registro de esta suma, provoca una subvaluación en el Balance General del SFE,

lo que afectaría la opinión del auditor, por desviación en la base contable utilizada.

4.2.6 Falta de revelación de sumas entregadas como contrapartida en el

Proyecto Promesafi (Hallazgo 12).

La falta de revelación de estas partidas podría ser tomada como un eventual incumplimiento del

Contrato firmado por el Ministerio de Agricultura y Ganadería para la obtención de este

préstamo.

En el caso de la realización de una auditoría de cierre del proyecto, no se podría corroborar que

las sumas que aparecen en la contabilidad del proyecto como aporte del SFE, sean coincidentes.

4.2.7 Diferencias entre los saldos del registro auxiliar de activos fijos y el

saldo de la cuenta en el Balance General y carencia de detalle para cada

activo (Hallazgo 13).

La diferencia con los mayores auxiliares dificulta las pruebas de auditoría, por lo que esta falta

de conciliación entre las cuentas podría producir una limitación en el alcance del trabajo de

auditoría.

Errores de cálculo del gasto por depreciación y depreciación acumulada (Hallazgo 17).

La materialidad de los errores que puedan encontrarse al efectuarse una auditoria, por no estar

este cálculo integrado a un sistema contable informático, podrían hacer perder credibilidad a los

resultados obtenidos, lo que podría incidir en la opinión del auditor.


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4.3 Conclusión

De acuerdo con los resultados obtenidos de la revisión encontrada, se concluye que los estados

financieros del Servicio Fitosanitario del Estado para los períodos 2012 y 2011 contienen

errores de tal importancia que no permiten reflejar en forma razonable la situación financiera

de esta institución.

Por tanto, en nuestra opinión, debido a la importancia de los asuntos antes mencionados, los

estados financieros del Servicio Fitosanitario del Estado, para los períodos terminados el 31 de

diciembre de 2012 y 2011, no presentan razonablemente su situación financiera , el resultado

de sus operaciones, las variaciones en el patrimonio y sus flujos de efectivo, para los períodos

que terminan en las fechas antes mencionadas, con base en los Principios de Contabilidad

aplicables al Sector Público costarricense.

4.4 Recomendaciones


4.4.1 Preparar un plan de depuración integral de los estados financieros, con

el fin de solucionar los problemas de registro antes mencionados.

4.4.2 Valorar la contratación oportuna de una auditoría externa a los estados

financieros del SFE, en forma previa a establecer los estados financieros al

31/12/2015; situación que debe propiciar la implementación efectiva de las

NICSP a partir de enero del 2016. La decisión que adopte la administración

deberá quedar fundamentada y documentada.

servicio de auditorÍa interna resultados de la auditoría ... · resultados relativos a la...

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