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SERVICIO B2B CONNECT DE FACTURA

INTEGRAL DEL GRUPO RENFE

MANUAL DEL PORTAL WEB B2B CONNECT

PARA EL USUARIO PROVEEDOR DE RENFE

CON ESPECIFICACIONES A TENER EN CONSIDERACIÓN POR

EL EMISOR DE FACTURAS CUANDO EL DESTINATARIO SEAN

LAS EMPRESAS DEL GRUPO RENFE

19 de Abril de 2017

Versión 4.5.0

Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 2 de 40

Dirección de Sistemas de Información

CONTROL DE DOCUMENTACIÓN

Identificación:

Descripción: Manual del portal web B2B connect para el usuario proveedor de Renfe con especificaciones a tener en consideración por el emisor de facturas en formato electrónico cuando el destinatario sean las empresas del grupo Renfe.

Autor: Minsait by Indra

Tecnologías Digitales y Operaciones

Fichero: D04-Renfe-Manual_Proveedor_v450.pdf

Adjuntos: D04-A1-Delegacion_firma_electronica.pdf

D06E-Renfe-Especificaciones_factura_electronica_proveedores.pdf

Fecha emisión: 19/04/2018

Histórico del documento:

Versión Fecha Origen del cambio

1.0 21/10/2016 Versión inicial.

1.1 10/11/2016 Se amplía en contenido inicial.

1.2 24/11/2016 Se incorpora la identificación de campos de factura electrónica en xml facturae v3.2.x

1.3 28/12/2016 Información sobre las facturas en formato papel.

2.0 02/01/2017 Formato de publicación.

2.1 09/01/2017 Aclaraciones diversas sobre facturas en electrónico.

2.2 10/01/2017 Aclaraciones diversas sobre facturas en electrónico. Recomendaciones facturas por correo electrónico.

2.2.1 10/01/2017 Formato de publicación.

2.2.2 23/01/2017 Observaciones de Renfe.

2.3.1 26/01/2017 Aclaraciones de Indra.

2.3.2 31/01/2017 Correcciones tras reunión con Renfe

3.0.0 07/02/2017 Extracción información relativa a factura electrónica manual

3.0.1 08/02/2017 Correcciones propuestas por Belén Macho

4.0.0 08/02/2017 Versión de primera publicación para proveedores

4.1.0 17/04/2017 Inclusión de información sobre estados de tramitación

4.2.0 27/04/2017 Se corrigen errores de visualización de imágenes. Corrección url de alta. Validación de fecha anterior

4.3.0 14/06/2017 Información Intrastat. Teléfono CAU.

4.4.0 21/06/2017 Revisión de plazo de presentación, de 30 días a 4 años.

4.5.0 21/06/2017 Listados de factura, matizaciones en documentos relacionados, impuestos y adjuntos de factura



La información contenida en este documento ha sido elaborada por Minsait y es propiedad de INDRA SISTEMAS S.A.

Minsait entrega esta documentación con la absoluta confianza de que se mantendrá en la más estricta confidencialidad, no se reproducirá ni duplicará entera o parcialmente sin el consentimiento escrito de INDRA SISTEMAS S.A, que no será considerada responsable de eventuales errores u omisiones en la edición del documento.

Minsait es marca registrada.

INDICE

1. PRESENTACIÓN ............................................................................................................................................... 4

2. CONSIDERACIONES GENERALES ................................................................................................... 4

3. ALTA DE USUARIOS EN FACTURACION ELECTRÓNICA B2B CONNECT RENFE ................................................................................................................................................................................. 7

4. ACCESO AL PORTAL .................................................................................................................................... 8

5. DATOS DE USUARIO CONECTADO ............................................................................................... 10

6. CARGA MANUAL DE FACTURA ELECTRÓNICA ................................................................. 14

7. CREACIÓN MANUAL DE LA FACTURA ELECTRÓNICA (BORRADOR) .............. 16

8. CONSULTAR FACTURAS EMITIDAS .............................................................................................. 29

9. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL GRUPO RENFE ...................................................... 35

10. DATOS INFORMATIVOS DE LAS FACTURAS DE PROVEEDORES ................. 38



1. PRESENTACIÓN

El grupo Renfe ha implantado un nuevo proceso de recepción de facturas con el servicio de facturación electrónica B2B connect Renfe. Las ventajas de la facturación electrónica son múltiples, destacando la agilización en la tramitación, la reducción de costes y minimización de errores, la desaparición del papel físico y la posibilidad de conocer el estado de las factura de forma inmediata. Este documento se entrega al usuario con la finalidad de mostrar las funcionalidades del servicio de facturación electrónica del grupo Renfe, en adelante B2B connect Renfe, y las instrucciones de interacción con la plataforma web como empresa proveedora del grupo Renfe, es decir, emisor de factura electrónica como vendedor de bienes o servicios. A través de esta plataforma se podrá consultar facturas electrónicas emitidas a las empresas del grupo Renfe. Además, este documento informa al usuario sobre las especificaciones que el proveedor de cualquiera de las empresas del grupo Renfe debe tener en consideración en la emisión de su factura a través del servicio B2B connect Renfe de facturación integral, bien sea en formato electrónico o en formato tradicional papel. Junto con el documento técnico del esquema de xml facturae de Renfe (D08-Renfe-Esquema_facturae_v32x.pdf) y las especificaciones a tener en consideración por el emisor de factura electrónica (D06E-Renfe-Especificaciones_facturae_proveedores.pdf) cuando se opte por incorporar facturas de forma manual al portal web B2B connect Renfe, esta documentación debe ser deben ser considerada como la guía para la emisión de facturación a las empresas del grupo Renfe.

2. CONSIDERACIONES GENERALES

A modo de resumen, en este capítulo se presentan aquellas consideraciones que puedan ser más comunes por el usuario del servicio B2B connect Renfe, es decir aquel que opte por realizar de forma manual sus facturas en formato electrónico, a través de la Plataforma que Renfe pone a su disposición.

El Grupo Renfe pone a disposición de sus Proveedores un servicio telefónico de Atención al Usuario en el número (+34) 91 191 00 00, donde gestionarán cualquier incidencia o consulta sobre facturación electrónica.

2.1. MÉTODOS DE ENVIO DE FACTURAS ELECTRÓNICAS

Los proveedores tienen a su disposición distintos mecanismos para remitir su factura electrónica a las empresas del grupo Renfe:

a) Integración automática a través de servicios web: publicado por B2B connect Renfe, para automatizar la presentación de sus facturas electrónicas elaboradas y firmadas en formato xml facturae v3.2 desde sus propios sistemas de facturación.

b) Incorporación manual: el proveedor puede cargar la factura electrónica que previamente ha elaborado en formato xml facturae v3.2, tanto firmadas como sin firmar, accediendo con sus credenciales a B2B connect Renfe.



c) Creación manual: el proveedor puede crear su factura en el portal B2B connect Renfe a través del módulo de borrador de factura. Estos borradores de facturas, cuando el emisor decida enviarlos, se firmarán, bien con el certificado del emisor alojado en el servicio B2B connect de Indra Sistemas, S.A. / Minsait, o bien por delegación de firma electrónica.

Son objeto de este manual los dos últimos apartados.



2.2. CARACTERÍSTICAS DE LAS FACTURAS FIRMADAS O ELABORADAS EN EL SERVICIO B2B CONNECT RENFE

Los proveedores que elaboren y firmen su factura por sus propios medios, y entreguen la factura mediante su incorporación manual (carga en el portal web) o realicen integración automática mediante el interfaz de servicios web, podrán enviar a las empresas del grupo Renfe facturas en formato xml facturae v3.2.

Se aceptan facturas firmadas electrónicamente con firma XADES EPES con política de firma 1.3.2 o superior, con certificados expedidos por las siguientes entidades:

Firma profesional AC

Camerfirma: CA de las Cámaras de Comercio

DNI-e: DNI Electrónico Español

Catcert: Agencia Catalana de Certificación

ACCV: Autoridad de Certificación Comunidad Valenciana

Izempe: Autoridad de Certificación del Gobierno Vasco

Ancert: Agencia Notarial de Certificación

ACA: Autoridad de Certificación de la Abogacía

Ceres: Autoridad de Certificación de la FNMT-RCM El servicio B2B connect Renfe podrá firmar, por delegación, con el certificado de Indra Sistemas, S.A, o podrá aportar su propio certificado, siempre que éste sea aceptado en su obligada validación por el receptor. Para facturas remitidas firmadas con certificados cuya validación conlleve costes, el emisor deberá proporcionar un método o servicio remoto de validación gratuito basado en los estándares reconocidos; como alternativa sencilla, es posible la firma delegada.

2.3. DELEGACIÓN DE FIRMA ELECTRÓNICA

En el caso de que su empresa no disponga de un certificado reconocido de firma electrónica válido o no desee alojar su certificado en el servicio de Indra Sistemas, S.A., su empresa puede realizar la delegación de firma en Indra Sistemas, S.A.

El procedimiento es el siguiente:

Cumplimentar el documento de firma delegada que se incluye como Anexo 1 a este documento, firmado por un representante de la empresa proveedora emisora de las facturas, debidamente sellado por la empresa.

Remitir a Indra Sistemas en formato “pdf” o “pdf firmado” (escaneo de firma manual o firma electrónica) y enviar a cualquiera de las siguientes direcciones de correo: [email protected] / [email protected]

Una vez recibido y gestionado el documento, se podrá activar la firma delegada de la entidad emisora.



3. ALTA DE USUARIOS EN FACTURACION ELECTRÓNICA B2B CONNECT RENFE

Las empresas proveedoras del grupo Renfe deberán solicitar el alta en el servicio B2B connect Renfe.

3.1. ALTA DE USUARIOS EN FACTURACIÓN ELECTRÓNICA La empresa proveedora del grupo Renfe deberá solicitar el alta en el servicio B2B connect Renfe mediante la cumplimentación del modelo disponible en la página web de Renfe:

http://www.renfe.com/empresa/FacturacionElectronica Una vez recibida la solicitud y analizados todos los datos, B2B connect Renfe procederá a facilitar al usuario las credenciales de acceso (usuario / clave) a través de comunicación por correo electrónico. Estas credenciales permitirán al usuario de la empresa proveedora acceder al portal B2B connect Renfe. En función de los permisos que otorgue Renfe, su usuario tendrá acceso a unas opciones u otras de la aplicación. De forma resumida, las funcionalidades son:

Creación de facturas: consulta y gestión de borradores que permite crear facturas y enviarlas a empresas del grupo Renfe.

Carga de facturas: incorporación manual de facturas del proveedor a entregar a las empresas del grupo Renfe.

Firma de facturas: con el certificado de Indra Sistemas, S.A., previa formalización de la delegación de firma.

Facturas emitidas: consulta de facturas firmadas que ha emitido el proveedor a las empresas del grupo Renfe.

Consulta de RRVV recibidas: esta funcionalidad tiene su propio manual de usuario disponible en la web de Renfe.

Creación de facturas a partir de RRVV: esta funcionalidad tiene su propio manual de usuario disponible en la web de Renfe.

En este documento se describen las funcionalidades de las opciones de facturas emitidas, carga de facturas y borradores.

3.2. ALTA DE USUARIOS PARA ENTIDADES QUE ENVIAN FACTURAS POR SERVICIOS WEB

Para entidades que deseen integrar facturas mediante el interfaz de servicios web, se debe solicitar al administrador del grupo Renfe la creación de un usuario de integración, que han de entenderse como usuario diferente a los de acceso al portal B2B connect Renfe (se crean credenciales diferentes para evitar su modificación por error que pudieran limitar el funcionamiento de la integración de facturas mediante servicio web). Este usuario tiene permisos para integrar facturas formadas por servicios web.

http://www.renfe.com/empresa/perfilcontratante/facturacionElectronica.html

http://www.renfe.com/empresa/perfilcontratante/facturacionElectronica.html



4. ACCESO AL PORTAL La dirección url de acceso al servicio B2B connect Renfe es:

https://www.b2bconecta.com/einvoice/renfe Al acceder a la url, el servicio muestra una pantalla inicial donde se mostrará un formulario de identificación de usuarios registrados y un panel con información general. Este usuario ya habrá sido dado de alta previamente a través de personal de Renfe, como se indicó anteriormente. El usuario, por tanto, deberá consultar su correo electrónico, donde se habrán recibido las credenciales necesarias para acceder al servicio. Introducirá estas credenciales en los campos correspondientes:

Nombre de usuario

Contraseña y pulsará ‘Aceptar’ para que validar sus datos. Si los datos de acceso son correctos, el usuario accede a la plataforma y en la pantalla se le mostrará el menú de opciones sobre las que tiene acceso, en función de los permisos otorgados.

Si el usuario introduce datos incorrectos, se mostrarán diversos mensajes en función del error. Por ejemplo:

Si no se indica usuario y/o contraseña. Se mostrará el mensaje “Nombre de usuario” es obligatorio y/o “Contraseña” es obligatorio.

Si el usuario no existe en el servicio o existe pero la contraseña es incorrecta. Se informa del error: “El usuario y/o contraseña no son correctos, inténtelo de nuevo”.

El usuario dispone de cinco (5) intentos para acceder correctamente a la portal web B2B connect Renfe. Si el usuario introduce erróneamente los datos cinco veces, el usuario será bloqueado.

En caso de bloqueo del usuario, deberá ponerse en contacto con el Centro de Atención al Usuario de Renfe (CAU) Tfno.: (+34) 91 191 00 00.

Cuando el usuario inicia sesión en la plataforma correctamente con las credenciales que se le han enviado por correo electrónico, se recomienda que acceda a ‘Mis datos de usuario’ para modificar su contraseña y para establecer una pregunta secreta por primera vez. La definición de esta pregunta secreta se explica detalladamente en el apartado de este manual ‘Datos de usuario conectado’. La razón por la que el usuario debe establecer esta pregunta secreta es por si posteriormente quisiera acceder a la plataforma y no recordase su contraseña.

https://www.b2bconecta.com/einvoice/renfe



En este caso, el servicio B2B connect Renfe permite solicitar la generación de una nueva contraseña pulsando en ‘¿Olvidó su contraseña?’. Se muestra una pantalla en la que se deberá indicar el nombre de usuario.

Si el usuario es correcto y ya existe una pregunta secreta, se mostrará la pregunta secreta previamente definida:

si responde de manera correcta, se enviará a su correo electrónico unas nuevas credenciales de acceso;

en caso contrario, se mostrará el error.

Si el usuario no es correcto, se mostrará el mensaje de validación: “Falta información del usuario. Contacte con el CAU Tfno.: (+34) 91 191 00 00”.

Por el contrario, si el usuario es correcto pero no se ha definido aún una pregunta secreta, no será posible recordar la contraseña, y se mostrará el mensaje de validación: “Falta información del usuario. Contacte con el CAU Tfno.: (+34) 91 191 00 00”.

En ambos casos, debe confirmar su usuario o contacte con el Servicio de Soporte Técnico a Usuarios de B2B connect Renfe CAU; teléfono (+34) 91 191 00 00.



5. DATOS DE USUARIO CONECTADO

5.1. DATOS DE USUARIO Desde todas las pantallas del servicio, el usuario conectado podrá acceder a sus datos. Al pasar el cursor por encima del

icono se mostrará el nombre de usuario, el nombre, la hora y la fecha del último acceso.

En la pantalla a la que se accede pulsando en el icono en la zona superior derecha de la pantalla, accederá a su información general con los datos de usuario:

Datos generales de usuario

Cambio de Contraseña

Pregunta secreta: campos para la gestión de la pregunta secreta

Nombre de usuario

Contraseña actual

Pregunta secreta (campo obligatorio, y en función de él, los siguientes para establecer la respuesta secreta)

Nombre Nueva contraseña

Respuesta secreta actual

Primer apellido Confirmación nueva contraseña

Respuesta secreta nueva

Segundo apellido Respuesta secreta nueva

Nº identificación fiscal

Confirmación nueva respuesta secreta

Fecha de creación

Nota importante: si el usuario no ha indicado pregunta secreta, no podrá solicitar el reenvío de nueva contraseña en la pantalla de acceso. Fecha de ultimo

acceso

5.2. MODIFICAR CONTRASEÑA El usuario, una vez que acceda a la plataforma con su clave de usuario y la contraseña que se le ha proporcionado previamente, deberá dirigirse a este apartado de ‘Mis datos de Usuario’ e indicar la contraseña con la que ha entrado a la aplicación (la contraseña actual enviada por email), la nueva contraseña que quiera establecer y confirmar esta última.



Si hay errores se muestran por pantalla; por ejemplo:

Si el campo ‘Confirmación de contraseña’ no coincide con la nueva contraseña, se indicará “La nueva contraseña y la confirmación de contraseña son diferentes”. La confirmación de nueva contraseña debe ser igual a la nueva contraseña.

Si no se cumplimentan los datos obligatorios, se muestran los campos que son obligatorios:

antigua contraseña es un campo obligatorio; la nueva contraseña es un campo obligatorio; y confirmar contraseña es un campo obligatorio.

Nota: la contraseña tendrá las siguientes características:

debe tener 8 caracteres como mínimo (64 como máximo). debe contener algún dígito. debe contener alguna letra en minúscula. debe contener alguna letra mayúscula. debe contener algún carácter especial !@#$%^&*_=+-/

Una vez cambiada correctamente, y en el siguiente acceso del usuario a la aplicación, se debe indicar esta nueva contraseña para entrar en la aplicación.

5.3. ESTABLECER PREGUNTA SECRETA PARA RECORDAR CONTRASEÑA El usuario debe especificar una pregunta secreta, junto con una respuesta secreta. Cuando la establezca por primera vez, debe rellenar los campos de ‘Pregunta secreta’, ‘Respuesta secreta nueva’ y ‘Confirmación nueva respuesta secreta’. El usuario debe repetir la respuesta secreta en ambos campos, siendo exactamente la misma. Son obligatorios los campos:

Pregunta secreta: tendrá como mínimo 1 carácter y como máximo 255. será alfanumérico.

La respuesta secreta actual (cuando establezca la pregunta secreta por primera vez este campo se dejará vacío).

La respuesta secreta nueva: tendrá un mínimo de 1 carácter y un máximo de 64. será alfanumérica.

Confirmación nueva respuesta secreta: debe ser la misma que la anterior.



5.4. MODIFICAR PREGUNTA SECRETA El usuario puede especificar una nueva pregunta secreta, junto con una respuesta secreta. Esta respuesta secreta la repetirá de nuevo y debe ser exactamente la misma.

La pregunta secreta (especificará la nueva pregunta secreta): Tendrá como mínimo 1 carácter y como máximo 255. Será alfanumérico.

La respuesta secreta actual (aquí se indicará la respuesta asociada a la anterior pregunta secreta).

La respuesta secreta nueva (aquí se indicará la nueva respuesta secreta asociada a la nueva pregunta secreta):

Tendrá un mínimo de 1 carácter y un máximo de 64. Será alfanumérica.

La confirmación de la nueva respuesta secreta. Se deberá indicar exactamente la misma respuesta que la indicada en el campo superior.



5.5. DATOS ADICIONALES DE USUARIO Además se gestionan otros datos adicionales de usuario:

Contacto: El usuario podrá indicar los datos de contacto del usuario, que deberán coincidir con los facilitados en el Modelo de Alta. Cualquier cambio deberá ser notificado a Renfe para proceder a su modificación en los sistemas.

Restricciones: siempre tendrá que tener un email asociado, no podrá avanzar de pantalla si no cumplimenta un email.

Empresas asociadas al usuario: a través de esta funcionalidad, se podrá acceder a los datos de la empresa del usuario.



6. CARGA MANUAL DE FACTURA ELECTRÓNICA El usuario de un proveedor puede incorporar manualmente, desde su sistema o archivo, facturas firmadas a través de la opción de Carga de facturas.

Para ello el usuario:

1. Elige del combo de ‘Formato’, el formato de factura que va a ser cargada. Para Renfe, los formatos admitidos son: facturae v 3.2 y facturae v 3.2.1.

Nota: el sistema no admite facturas en formato .pdf

2. Adjunta el fichero a través del botón de ‘Examinar’, que permitirá seleccionar la ruta donde se encuentre el fichero a subir (la factura electrónica en formato xml facturae v3.2 o v3.2.1).

3. Pulsa el botón ‘Subir factura’ para proceder a su carga. La documentación publicada para la elaboración de la factura según los requerimientos de Renfe es la siguiente:

D06E-Renfe-Especificaciones_factura_electronica_proveedores.pdf

D08-Renfe-Esquema_facturae_v32x.pdf Si hubiese errores, se mostrarán por pantalla. Si el fichero es correcto, se podrá consultar la factura en el módulo de facturas emitidas.

Si la factura electrónica incorporada está firmada, el servicio B2B connect Renfe procederá a la validación de la firma.

Si la factura electrónica incorporada no está firmada, el servicio B2B connect Renfe procederá a aplicar la firma electrónica que dará validez al fichero: utilizando el certificado del emisor, que previamente ha sido instalado

en el servicio B2B connect Renfe, o utilizando el certificado de Indra Sistemas, S,A, siempre que se haya

delegado previamente la firma en Indra Sistemas, S.A. .

Nota importante: Es posible que la visualización PDF que ofrece el servicio B2B connect Renfe no muestre determinados campos que hayan sido informados en la factura xml facturae v3.2 elaborada por el proveedor en sus sistemas. La visualización PDF que muestra el servicio B2B connect Renfe es la única válida, por lo que aquellos campos, extensiones o adjuntos que, aun habiendo sido informados en la



factura, no se muestren en referida visualización PDF, serán obviados por el destinatario de la factura. La documentación técnica presenta un listado detallado de los campos de facturae v3.2 que son visualizados en B2B connect Renfe.



7. CREACIÓN MANUAL DE LA FACTURA ELECTRÓNICA (BORRADOR) El usuario al acceder a la opción del Menú de Borradores ve el listado de borradores ya creados y puede realizar consultas sobre estas facturas en proceso de creación (no enviadas) a través del formulario que se presenta y también puede crear una nueva factura.

7.1. CREAR BORRADOR Para la creación de un borrador de factura, el usuario puede crearla desde el botón de Nueva factura que se encuentra en la pantalla de Consulta de borradores. La creación se realizará en modo asistente pasando por las pantallas de datos generales, líneas y totales. El usuario puede navegar entre las pantallas pulsando en los botones de volver o siguiente.

7.1.1. Creación de cabecera de factura La primera pantalla con la que el usuario se encuentra es la de Datos generales de factura, donde se presenta un formulario con varios campos a rellenar, algunos serán obligatorios y otros opcionales. El formulario de datos de nueva factura es el siguiente:

Los campos que incluye el formulario son los siguientes:



Formato

Tipo de documento

Clase de documento. Original (OO) ó rectificativa (OR)

Vendedor. Se muestra un combo con todas las empresas vendedoras

asociadas al usuario que accede.

o Código-centro vendedor y Rol. Solo le aparecerán sus

empresas y sus posibles centros, si tuviera creados en B2B

connect Renfe. En función de la empresa vendedora elegida,

se cargará este combo con todos los posibles centros y sus

roles. De entre los centros pre-existentes en B2B connect

Renfe, el proveedor puede asociar uno o varios centros a la

factura electrónica que está elaborando.

Comprador. Se muestra un combo con todas las empresas compradoras

relacionadas con el vendedor.

o Código-centro comprador y Rol. En función de la Sociedad

del grupo Renfe elegida, se cargará este combo con todos los

posibles centros de la sociedad del grupo Renfe.

o Se deberá selecciónar de manera obligatoria un centro del

combo y pulsar el botón

Número de Factura. El proveedor puede indicar número de factura con

caracteres alfanuméricos con los siguientes símbolos: /-_.

Número de Serie

Fecha de emisión

Fecha de Operación

Fecha inicial periodo de facturación

Fecha final periodo de facturación

Divisa

Tipo de cambio

Fecha de tipo de cambio

Observaciones. Campo opcional para indicar las notas que hacen referencia

a la factura.

Descripción del lugar de expedición

Código postal del lugar de expedición



Si en clase de documento se selecciona rectificativa, el usuario debe rellenar estos campos: Los campos que incluye esta parte del formulario son los siguientes:

Número de factura rectificada: Campo que indica la factura que se rectifica.

Aplican las validaciones de formato del número de factura

Número de serie.

Fecha Inicio periodo impositivo: Indica la fecha de emisión de la factura

rectificada. Debe ser igual a la indicada en el campo Fecha Fin.

Fecha Fin periodo impositivo.

Método rectificación: Tipo de rectificación indicado en el proceso de creación.

El usuario elegirá uno del desplegable.

Motivo rectificación: Motivo seleccionado por el usuario en el proceso de creación. El usuario elegirá uno del desplegable.

El usuario puede pulsar en:

Limpiar. Los criterios indicados se borran y se muestran los valores por

defecto.

Guardar. Guardar la factura: el usuario puede pulsar este botón para guardar

las modificaciones realizadas hasta el momento.



Volver. Vuelve a la pantalla anterior, donde se puede ver el listado y el

formulario de consulta de borradores.

Siguiente. Pasa a la pantalla de creación de líneas de factura.

7.1.2. Creación de líneas de factura

El usuario puede añadir tantas líneas de factura como sean necesarias. En esta pantalla se muestra una tabla en la que se visualizan los siguientes campos:

Descripción

Código artículo

Cantidad

Precio neto

El usuario puede realizar distintas acciones en esta pantalla:

Añadir una línea de factura

Eliminar una línea de factura existente

Modificar una línea de factura existente

Se detalla a continuación las funcionalidades:



o Añadir una línea de factura Añadir una línea de factura. Se muestra un formulario de creación de línea de factura que contiene los siguientes campos:

Descripción: Campo para describir el concepto facturable.

Código artículo: Campo para indicar el código.

Cantidad: Campo donde se indica la cantidad a facturar.

Precio neto: Es el precio unitario sin impuestos y siempre es un número

positivo para facturas originales, y negativo para facturas rectificativas.

Unidad de medida

Observaciones

Documentos: campo opcional para indicar

referencias de documentos relacionados con la

factura. Se despliega un combo con las

opciones para seleccionar el documento que se

quiere indicar.

Para los documentos contrato y pedido, el

usuario deberá seleccionar el indicador de

emisor/receptor. Mediante este campo se

identifica si el documento indicado hace

referencia al documento del emisor (proveedor)

o del receptor (la empresa de Renfe):



El valor del documento se indicará en el campo valor:

De manera opcional, se puede indicar la fecha del documento indicado:

Una vez indicados los datos, el usuario pulsará en el icono para que quede

asociado al borrador de la factura.

Si el usuario intenta crear tipo de documento ya creado existente que no sea el

albarán, se mostrará el mensaje de validación:

Se muestran a modo de ejemplo los siguientes documentos de pedido y expediente para mostrar cómo deben indicarse a nivel de formato:

Una vez cargados, la aplicación permite eliminar documentos, pulsando en el icono

Las especificaciones de los campos se indican en el epígrafe 10.

Datos intrastat: estos campos se deberán indicar en caso de proveedores intracomunitarios que no tengan el mismo país que la empresa de Renfe a la que se factura (España). Los campos son:

Código de mercancía intrastat.

Peso en Kg



Tipo de impuesto: Se despliega un combo con todos los diferentes tipos de

impuestos disponibles y su porcentaje (%).

Se podrán añadir pulsando en el icono y eliminar .

Si se selecciona el tipo impositivo 0% se deberá indicar si es no sujeto o exento del combo de tipo de exención. Y el motivo de exención o no sujeción seleccionando del combo de texto legal:

Quedando como se muestra en la imagen:

En esta pantalla el usuario puede realizar diferentes acciones:

Botón Limpiar, para limpiar todos los datos introducidos hasta el

momento en esa pantalla.



Botón Cancelar, para acceder al listado de líneas de factura sin

guardar.

Botón Aceptar. El sistema valida los datos de obligatoriedad si son

correctos, y después si está todo correcto, se visualiza la línea en la

tabla inicial de líneas de factura.

o Eliminar línea

Eliminar una línea de factura ya creada pulsando en el icono.

o Modificar línea

Modificar datos de una línea de factura ya creada. El usuario pulsa el icono y

se muestra la pantalla con el formulario de línea de factura y los campos

editables.



7.1.3. Totales de líneas de factura

A continuación, después de añadir todas las líneas de factura, se pasa a una pantalla donde se muestran los totales de factura.

El usuario en esta pantalla visualiza los siguientes campos: Datos de totales de la factura:

Importe bruto: campo obligatorio no editable que indica el Importe total de la

factura:

Total descuentos globales

Total cargos globales

Importe bruto A.I. (importe bruto antes de impuestos): campo obligatorio no

editable que indica el importe antes de impuestos (cuando no hay descuentos

ni cargos coincide con el importe bruto):

Total impuestos repercutidos

Total impuestos retenidos

Total factura:

Total anticipos

Total subvenciones

Total a pagar

% IRPF: campo opcional que permite indicar el % de retención a aplicar sobre

la factura. Si se indica no olvidar pulsar el botón recalcular.

IRPF: campo obligatorio no editable que se calcula en base al campo anterior

y cuando se pulsa en recalcular.

Motivo

Total suplidos

Gastos financieros



Total a ejecutar: campo no editable y obligatorio correspondiente a la cantidad

total a pagar menos la cuantía indicada en la retención en garantía.

Divisa: divisa de la factura.

Tipo de cambio

Datos de vencimiento:

Fecha de vencimiento

Importe: campo obligatorio no editable que corresponde al

total a ejecutar

Método de pago:

Cheque.

Transferencia. Si se selecciona transferencia, el usuario

debe indicar además:

o IBAN, de manera obligatoria

o BIC/SWIFT, de manera opcional. Pero si la cuenta

IBAN no comienza por ES, será obligatorio

cumplimentar este campo.

Las opciones de esta pantalla son:

Limpiar. Borra los datos introducidos manualmente en esta

pantalla.

Guardar la factura pulsando en el botón, de esta manera se guardan las

modificaciones realizadas hasta el momento.

Recalcular. Si se han indicado campos de IRPF o retenciones en garantía, el

usuario debe pulsar en el botón ‘Recalcular’ para que se actualicen los datos

de totales. Esta opción no guarda la factura se deberá pulsar también el botón

de guardar.

Enviar. Si el usuario pulsa el botón, el sistema guarda los cambios y procede

a enviar la factura previa confirmación de la acción. Si el usuario acepta, la

factura se valida.

Si es correcta se envía y el sistema informa de la acción.

Si no es correcta, el sistema muestra los errores y la factura queda en el

módulo de borradores.



7.2. Consulta de borradores

En esta pantalla de consulta aparece un formulario de entrada de datos compuesta por los campos que componen los criterios de búsqueda:

Los campos que incluye el formulario son los siguientes:

Vendedor (Proveedor). Se visualiza el nombre de la empresa vendedora, es

la empresa emisora de la factura.

Centro vendedor. Se precargará con los datos de los centros del vendedor y

en función de los permisos del usuario.

Comprador (Cliente). Se cargará con los datos de los compradores asociados

al usuario y que tengan relación con el vendedor elegido o precargado.

Centro comprador. Equivale al departamento que le facilitará su Gestor del

contrato en Renfe y se precargará con los posibles departamentos que tengan

las Sociedades del grupo Renfe. El centro comprador o Departamento de

Proveedor de Renfe es un dato alfanumérico de diez (10) caracteres, las dos

primeras dos letras (DP) seguido de ocho (8) números, que deberá informar.

Número de Factura. Indica el número asignado en el proceso de creación.

Número de Serie

Divisa

Fecha de emisión desde / hasta. Filtra por la fecha asignada de emisión de

la factura.

Fecha de operación desde / hasta. Filtra por la fecha de realización de la

entrega del producto o servicio si fue distinta a la fecha de emisión

Fecha de registro desde / hasta. Filtra por la fecha de creación o registro en

el sistema

El usuario puede pulsar en:

Limpiar. Los criterios indicados se borrarán y se mostrarán los valores por defecto.

Buscar. En este caso se ejecuta la consulta.



Si hay resultados, se muestran en forma de lista con los resultados paginados alineados.

El listado mostrará los siguientes campos:

Comprador

Fecha de emisión

Número de factura

Fecha de operación

Fecha de registro

Total ejecutable

Divisa

Se pueden realizar las siguientes acciones sobre cada borrador:

o Modificar

Esta opción permite acceder al detalle de la factura en creación. El usuario accederá a las pantallas de la factura para su edición. Después de modificar los datos generales de factura que se puedan editar de esta pantalla, pulsando en Siguiente se accederá a la pantalla de edición de líneas de factura, que también se pueden modificar, tal y como se explicó anteriormente, desde las opciones del listado de líneas de factura.



o Eliminar

El usuario puede eliminar un borrador ya creado. El sistema le pedirá confirmación previa eliminación.

Si el usuario pulsa en Aceptar, se borra la factura en creación.

Si el usuario cancela, no se ejecutará el borrado y la factura seguirá disponible en el modulo.

o Gestión de adjuntos

A través de esta opción se podrá para anexar documentos en formato PDF. Si la factura no tiene adjuntos, se muestra una pantalla para anexar. El usuario pulsa en el botón Examinar y a través de un explorador navega hasta el directorio donde tiene almacenado el fichero a enviar. Una vez seleccionado:

Si el usuario pulsa volver, no se guarda el adjunto.

Si el usuario pulsa Subir adjunto, éste, previa validación del formato, queda anexado a la factura en creación.

Si la factura tiene previamente anexado algún documento, se muestra en forma de listado el anexo.

El usuario puede:

Eliminar el adjunto pulsando en el icono

Descargarlo, pulsando en el icono Renfe recomienda la utilización de adjuntos exclusivamente en formato PDF.

El tamaño máximo de cada adjunto es de un (1) Mb.

El número máximo de ficheros a adjuntar a una factura electrónica es de cinco (5).



8. CONSULTAR FACTURAS EMITIDAS Por defecto, al entrar en consulta de facturas emitidas se muestra un listado de facturas: El listado muestra la información relevante de cada factura emitida pudiendo realizar las consultas como se indica a continuación.

8.1. BÚSQUEDA SELECTIVA

En la parte superior del listado se puede mostrar (u ocultar) un amplio formulario de consulta en el que el usuario podrá establecer los criterios de búsqueda de facturas. En los campos que disponen de un combo, el usuario podrá seleccionar una cualquiera de las opciones que se muestran en el desplegable. Los campos de búsqueda son:

Vendedor: Por defecto, en el combo se muestran la empresa que tenga asociado el

usuario que accede.

o Si el usuario tuviera más de una empresa asociada, puede seleccionar

cualquiera de ellas del combo para filtrar sus facturas.

Centro vendedor de las entidades vendedoras .Una vez seleccionada la empresa

vendedora, el usuario puede filtrar de manera unitaria o múltiple por centros para

visualizar sólo las facturas emitidas por los centros seleccionados de la empresa

seleccionada.



Comprador: En el combo, se cargarán las empresas de Renfe con las que tenga

relación la empresa a la que pertenece el usuario que accede (empresa

vendedora/Proveedora).

Centro comprador de las entidades compradoras. El usuario puede filtrar de

manera unitaria o múltiple por centros del comprador para visualizar sólo las

facturas destinadas a los centros compradores seleccionados.

Número de Factura.

Número de Serie de la factura.

Número de Factura rectificada.

Importe: Total a pagar. Desde │Hasta. El usuario

puede escribir un importe exacto o puede indicar un

rango de valores entre los que buscar.

Estado: En este combo se muestran todos los

estados por los que puede pasar una factura; p.ej.:

error, recibida, firmada, enviada, aceptada, pagada,

etc.

Clase de factura: Original, Rectificativa.

Método de envío.

Tipo de factura.

Tipo de impuesto: En este

combo se muestran todos

los tipos de impuestos que

pueden aplicarse sobre una

factura y por los que puede

realizarse la consulta.

Ejemplo: IE, IGIC, IRPF,

IVA, etc.

Tasa.

Divisa.

Pedido

Albarán

Contrato



Expediente

Fecha de emisión: Indica la fecha de emisión indicada en la factura. Desde │

Hasta. El usuario puede indicar una fecha exacta o un rango de fechas.

Fecha de operación: Filtra por la fecha de realización de la entrega del producto

o servicio, si fue distinta a la fecha de emisión. Desde │ Hasta. El usuario puede

indicar una fecha exacta o un rango de fechas.

Fecha / Hora de registro: Indica la fecha y hora de creación o registro en el

sistema (formato DDMMAAAAHHMM). Desde │ Hasta. El usuario puede indicar

una fecha y hora exacta o un rango de fechas y horas.



8.2. RESULTADOS

El resultado de una búsqueda ofrece un listado donde se muestran los siguientes campos:

Comprador: indica el emisor <seller party> de la factura.

Centro del comprador: indica el o los centros del comprador. Indica los centros

administrativos <AdministrativeCentres> de la entidad <seller party>

Vendedor: indica el receptor <buyer party> de la factura.

Centro del vendedor: indica el o los centros del vendedor. Indica los centros

administrativos <AdministrativeCentres> de la entidad <buyer party>

Número de Factura: indica el número <XXX> de la factura.

Fecha de emisión: indica la fecha de emisión <XXX> de la factura.

Fecha de registro: indica la fecha de registro de la factura en el sistema.

Importe a pagar: indica el importe total a pagar <XXX> de la factura.

Divisa: indica la moneda <XXX> de la factura.

Estado: indica el último estado del ciclo de vida de la factura.

Método de envío

Número de registro

Sobre este listado el usuario puede cambiar el número de resultados mostrados y navegar entre las páginas de resultados, como se explica a continuación:

Paginación: El usuario puede modificar el número de facturas por página que desea visualizar, cambiándolo a través del combo que se muestra en la parte superior del listado. Se pueden visualizar por página un máximo de 25, 40, 60 o 100 facturas.

Si el listado tuviese varias páginas, el usuario podrá navegar a través de la paginación mediante los botones << < - > >> que se muestra

debajo del listado de resultados: . Ir a la primera: << Ir a la anterior: < Ir la siguiente: > Ir a la última: >> También se podrá acceder a una página concreta pulsando en uno de los

números mostrados .



8.3. ACCIONES SOBRE LAS FACTURAS Sobre cada una de las facturas, se podrán realizar determinadas acciones:

Visualización de la factura en formato pdf :

El servicio permite descargar / visualizar la factura en un formato legible.

Consulta de adjuntos :

El servicio permite la descarga de adjuntos de una factura cuando los tenga.

Cuando la factura no tiene adjuntos el icono se muestra en gris .

Cuando la factura tiene adjuntos, el icono se muestra más oscuro . En este

caso, al pulsar se mostrará una lista de adjuntos.

Pulsando en el icono se podrá descargar el adjunto.

Eventos :

Se permite el acceso al ciclo de vida o histórico de eventos acaecidos sobre una

factura.

Descarga en línea del original firmado :

El usuario puede descargar / visualizar la factura electrónica en su formato original

firmado.

Exportar listado de facturas firmadas :

Se permite exportar los listados en formato csv (comma-separated values),

exportable a MS Excel.

En el siguiente diagrama se muestra un ejemplo de lo que el usuario verá al clicar sobre cada botón de acción de las opciones del listado.



8.4. ESTADOS DE TRAMITACIÓN DE FACTURAS Los diferentes estados por los que puede pasar una factura electrónica entregada en el servicio B2B connect Renfe son:

Pendiente de firma si la factura no ha sido firmada previamente, o Pendiente de verificación si la factura se ha entregado con firma electrónica.

Si en los procesos de firma electrónica o de verificación de la firma de la factura hay algún error, la factura pasará estado Error, se notificará al emisor, siempre que disponga de dirección de correo electrónico asociada. Si el proceso resulta correcto, la factura pasa a estado Firmada.

Una vez en estado firmada, comienza la actuación de los gestores de Renfe, en estado Pendiente de aceptación. En este estado se realiza el proceso de aceptación de la factura atendiendo a su contenido, pudiendo pasar al estado Rechazada si la factura no es aceptada para su tramitación.

Cuando la factura supera el proceso de aceptación es aceptada y se envía a tramitación en Renfe, pasando al nuevo estado En tramitación en el que seguirá su proceso. En este estado se realiza el proceso de tramitación de la factura, pudiendo pasar al estado Rechazada si la factura no supera la tramitación.

Una vez superada la tramitación en Renfe, la factura electrónica pasa al estado de Enviada al pago.

PROCESO DE

ACEPTACIÓN

RecibidaPENDIENTE DE ACEPTACIÓN

ERROR

¿Es una factura electrónica firmada?

PENDIENTE DE FIRMA

PENDIENTE DE VALIDACIÓN

¿Tiene firma electrónica

en B2B

connectRenfe?

¿La firma electrónica es válida?

NO

SI

ERROR

SI

NO

NO

SI

¿Es aceptada

por Renfe?

¿Es tramitada

por Renfe?

RECHAZADA

NO

SIEN

TRAMITACIÓNENVIADA AL PAGO

RECHAZADA

NO

SI

PROCESO DE

TRAMITACIÓN

Estado final

Estado

provisional

Decisión

Línea de flujo

Proceso

supervisado



9. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL GRUPO RENFE

9.1. EMPRESAS DEL GRUPO RENFE

El grupo Renfe, en adelante Renfe, está formado por la Entidad Pública Empresarial Renfe-Operadora y las sociedades mercantiles estatales creadas al amparo de la reestructuración empresarial llevada a cabo en cumplimiento con lo establecido en el Artículo 1 del Real Decreto-Ley 22/2012, de 20 de julio, y su normativa de desarrollo.

Razón Social NIF Domicilio Social

Renfe Operadora EPE Q2801659J Avda. Pío XII 110. 28036 Madrid. España

Renfe Viajeros SME, S.A. A86868189 Avda. Pío XII 110. 28036 Madrid. España

Renfe Mercancías SME, S.A. A86868114 Avda. Pío XII 110. 28036 Madrid. España

Renfe Fabricación y Mantenimiento SME, S.A.

A86868239 Avda. Pío XII 110. 28036 Madrid. España

Renfe Alquiler de Material Ferroviario SME, S.A.

A86868304 Avda. Pío XII 110. 28036 Madrid. España

9.2. DEPARTAMENTOS DE LAS EMPRESAS DEL GRUPO RENFE

Para la gestión de las facturas de proveedores, las empresas del grupo Renfe se estructuran en Departamentos de Proveedor, también conocidos como DP. Se trata de un dato alfanumérico de diez (10) caracteres, que comienza por los dos (2) caracteres “DP”, y que tiene ocho (8) caracteres numéricos, con la siguiente estructura:

Razón Social Estructura del Departamento de Proveedor

Renfe Operadora EPE DP1000NNNN

Renfe Viajeros SME, S.A. DP1400NNNN

Renfe Mercancías SME, S.A. DP1500NNNN

Renfe Fabricación y Mantenimiento SME, S.A. DP1600NNNN

Renfe Alquiler de Material Ferroviario SME, S.A. DP1700NNNN

Para la adecuada gestión de las facturas que emitan a las empresas del grupo Renfe, este código del Departamento de Proveedor (DP) debe figurar siempre en la factura, como el Centro Administrativo que se encarga de la gestión en la empresa del grupo Renfe. Es, por tanto, un dato obligatorio. La ausencia del código del Departamento de Proveedor (DP), supondrá la devolución de la factura remitida. El Código de Proveedor es único por factura. El proveedor deberá solicitar al gestor de su contrato con Renfe la identificación del código del Departamento de Proveedor (PD) de forma previa a la emisión de la factura. Previo al envío de facturas, el Proveedor deberá enviar a Renfe, por una sola vez, una cuenta de correo electrónico donde recibirá información de interés sobre sus facturas.



9.3. INFORMAR EL DEPARTAMENTO DEL PROVEEDOR EN LA GENERACIÓN MANUAL DE LA FACTURA

Aquellos proveedores que elaboren la factura electrónica a través del portal web de B2B connect Renfe, deberán informar el código del Departamento de Proveedor (DP) seleccionando el Código – Nombre centro del Comprador.

Todas facturas creadas por los proveedores para las empresas del grupo Renfe, tienen como requerimiento tener asociado un Departamento de Proveedor (DP) con todos los datos de dirección, que mantiene Renfe. Este dato debe figurar siempre en la factura como Código – Nombre centro del Comprador. Es, por lo tanto, un dato obligatorio. El Departamento de Proveedor (DP) que se informa en el Código – Nombre centro debe ser único en la factura, por lo que se deberá indicar sólo un Código – Nombre centro en la pantalla de datos generales de la factura del desplegable que aparecerá al pinchar en el combo. La ausencia del Departamento de Proveedor (DP) no permitirá el envío de la factura al sistema, y ésta quedará como ‘borrador de factura’.



9.4. ADJUNTOS A LA FACTURA ELECTRÓNICA Se permite adjuntar documentos anexos a facturas electrónicas; el funcionamiento del

anexado de ficheros, en función del método de integración, es mediante dos opciones:

Al crear el borrador de la factura en la entrada manual, se puede adjuntar un

fichero en el listado de borradores, antes de su envío a Renfe.

Una vez enviada la factura, en la opción de consulta de facturas emitidas, dentro

de la opción de gestión de adjuntos a la factura. Se podrán adjuntar ficheros

hasta el momento de aprobación por el gestor de Renfe.

Independientemente del método de integración, se indican las restricciones y

recomendaciones sobre los adjuntos:

Renfe recomienda la utilización de adjuntos exclusivamente en formato pdf.

El tamaño máximo de cada adjunto es de un (1) Mb.

El número máximo de ficheros a adjuntar a una factura electrónica es de cinco (5).

9.5. VISUALIZACIÓN DE CAMPOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

Los campos de la factura electrónica en formato xml facture v3.2.x que el destinatario puede visualizar en el proceso de gestión de la factura de proveedores es limitado. En el documento con la guía de la adecuación del formato xml facturae v3.2.x del servicio (D07-A2-Renfe-Esquema_facturae_v32x.pdf) se identifican todos aquellos campos ‘visualizables’, es decir, que el destinatario de la factura electrónica podrá visualizar. Cualquier información remitida en campos distintos a los identificados como ‘visualizable’ no serán procesados ni extraídos ni considerados en el servicio B2B connect Renfe, careciendo pues de valor.



10. DATOS INFORMATIVOS DE LAS FACTURAS DE PROVEEDORES Se detallan este apartado información a tener en cuenta por el emisor de la factura sobre las facturas remitidas a las empresas del grupo Renfe.

10.1. FECHA DE FACTURA

No se admiten facturas con fecha de emisión anterior a cuatro (4) años desde la fecha de recepción de la factura en servicio B2B connect Renfe.

No se admiten facturas con fecha de emisión posterior a la fecha de recepción en el servicio B2B connect Renfe.

Si se informa la fecha de prestación del servicio o entrega del bien en el campo, no se admiten facturas con fecha de emisión anterior a la fecha de prestación del servicio o entrega del bien.

10.2. PEDIDO El pedido es un dato opcional en las facturas, si bien es recomendada su inclusión.

Para las facturas de proveedores elaboradas de forma manual en el portal web de B2B connect Renfe, la información del pedido debe estar informado en el campo Valor al seleccionar el Pedido del Receptor:

Documento : Pedido

Emisor/Receptor : Receptor

Si en la factura se informa el pedido de Renfe, el detalle debe ser de un único pedido. Por lo tanto, todas las líneas de factura deben tener el mismo valor de pedido del receptor. Si se indican diferentes valores, en el momento de enviar la factura, se mostrará el error por pantalla y la factura quedará almacenada como borrador.

10.3. POSICIÓN DE PEDIDO Si en una factura electrónica se ha informado el dato pedido, el proveedor podrá indicar opcionalmente el dato ‘posición del pedido’. En las facturas elaboradas de forma manual en el portal web de B2B connect Renfe, la información de la posición del pedido debe estar informada en la Línea del pedido:

Documento : Línea de pedido



10.4. ELEMENTO PEP Para las facturas de inversión, el elemento PEP es un dato opcional, si bien es recomendada su inclusión. El elemento PEP tiene un formato establecido: se trata de un campo de dieciséis posiciones de caracteres alfanuméricos y símbolos con la estructura: A-NNNNNN-NNN-NNN. Según el tipo de proyecto, el carácter inicial es alfanumérico con los valores R, G, M, E, I o U. Su estructura ha de mantener los caracteres y símbolos descritos. En las facturas de proveedores elaboradas de forma manual en el portal web de B2B connect Renfe, la información del elemento PEP debe estar informada en el campo Valor del Expediente:

Documento : Expediente

No se admiten facturas con varios elementos PEP. Por lo tanto, todas las líneas de factura deben tener el mismo valor.

10.5. HOJA DE ENTRADA Para las facturas de proveedores, la hoja de entrada es un dato opcional. Para las facturas de proveedores elaboradas de forma manual en el portal web de B2B connect Renfe, la información del pedido debe estar informada en el Contrato del Receptor:

Documento : Contrato

Emisor/Receptor : Receptor

Se admiten facturas con varias hojas de entrada. Por lo tanto, no todas las líneas de factura deberán tener el mismo dato en el campo

10.6. ALBARÁN DE ENTREGA El albarán de entrega es un dato opcional en las facturas de proveedores, si bien su inclusión es recomendada. Para las facturas de proveedores elaboradas de forma manual en el portal web de B2B connect Renfe, la información del albarán debe estar informada en el Albarán:



Documento : Albarán

Se admiten facturas con varios albaranes.

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