SENA

3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización). Lea el Acuerdo 039 de 2002 y el Acuerdo 004 de 2013, y elabore un mapa conceptual.

DEFINE:

SEGÚN CON RELACIÓN A

POR EN CUANTO A

ACUERDO 039 DE 2002 Y EL ACUERDO 004 DE 2013

Modificación de las TRD y las Tablas de Valoración.

Procedimientos para la elaboración de las Tablas de Retención Documental Y las Tablas de Valoración Documental.

Elaboración y aplicación de las TRD.

La investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

Análisis e interpretación de la información recolectada.

Elaboración y presentación de las TRD para su aprobación.

Ámbito de aplicación: Se deben elaborar y actualizar las TRD y las TVD

ARTICULO PRIMERO

ARTICULO SEGUNDO

ARTICULO TERCERO

Verificará la aplicación de las TRD en el momento que lo requiera.

El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación

ETAPAS

LOS ARTICULOS 1, 2 3,4 ,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19,20 Y 21

Reflejan el valor primario y secundario de los documentos en una entidad, con respecto a su conservación definitiva o su eliminación.

DISPOSICIONES GENERALES

Alcance: Organización de documentación tanto física como electrónica.

Identifique y describa la importancia del Decreto 2609 de 2012 para el programa de gestión documental.

R: Las normas del presente decreto se aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades públicas, sus dependencias y servidores públicos, y en general por cualquier persona que desarrolle actividades relacionadas a la función de dicha entidad ó que hayan sido delegados por ésta, sea cual sea el soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan, y que se conservan en:

- Documentos de Archivo ya sean físicos o electrónicos

-Archivos institucionales (físicos y electrónicos).

- Sistemas de Información Corporativos.

- Sistemas de Trabajo Colaborativo.

Aplicación se llevará acabo mediante una capacitación a los servidores públicos, la organización de los documentos en las diferentes fases de archivo.

Seguimiento y actualización de las TRD.

Equipo interdisciplinario para su elaboración.

Cuadros de clasificación documental y elaboración dependiendo del AGN.

Criterios para la elaboración y firmas responsables.

Aprobación por todos los entes y deberá quedar consignado en un acta por el respectivo comité.

Publicación, presentación, revisión y ajustes.

Implementación y actualización.

Inspección, vigilancia y sanciones

Transitorio: Plazo máximo para inscripción en el Registro Único de Series Documentales.

El presente acuerdo rige a partir de su publicación y deroga las normas que sean contrarias.

-Sistemas de Administración de Documentos.

- Sistemas de Mensajería Electrónica.

- Portales, Intranet y Extranet.

Sistemas de Bases de Datos.

- Disco duro, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc.

- Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).

- Uso de tecnologías en la nube.

Es la responsabilidad de los servidores y los empleados públicos aplicar las normas que establezca el Archivo General de la Nación y las respectivas Entidades públicas.

Consta de unas, Principios, Etapas y Procesos.

c. Leer el Mini Manual aplicación de TRD del Archivo General de la Nación, y realice una presentación en power point sobre los pasos para realizar una transferencia documental:

R: En las diapositivas.