seminario de formación certificación y control poctefa · • cada beneficiario (incluido jdf)...
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Seminario de formación certificación y control POCTEFA
Pamplona, el 17 de octubre de 2012
1
Séminaire de formation sur la certification et le contrôle POCTEFA
Pampelune, le 17 octobre 2012
UE - FEDER
CONTROLES, REGLA N+2 Y
CALENDARIO DE
CERTIFICACIÓN EN POCTEFA
UE - FEDER
CERTIFICACIÓN EN POCTEFAElena HOYOS
Directora POCTEFA
Les Contrôles sur POCTEFA
Plusieurs niveaux de contrôles sur POCTEFA car plusieursacteurs sur le contrôle:
� Autorité de Gestion (AG): c’est la CTP, basé à Jaca
� Le contrôleur de 1er niveau : entreprise KPMG,désignée par les Autorités Nationales (AN) :
� Autorité Nationale espagnole: Ministerio deHacienda y Administraciones públicas
UE - FEDER
Hacienda y Administraciones públicas
� Autorité Nationale française: Conseil RegionalAquitaine
� Autorité d’Audit (AA): IGAE (Intervención General de laAdministración del Estado)
� Autorité de Certification (AC) Ministerio de Hacienda yAdministraciones públicas
� La Commission Européenne. DG Regio
Contrôles sur POCTEFA (liste non exhaustive) (1)
Type de contrôle
Qui effectuele contrôle?
Objectifprincipal
Portée Référence
1er niveau : “administratif”
KPMG sous la responsabilitéAG+AN
Vérifie toutesles dépensessur pièceavant envoi à
100% des dépensesdéclarées par les
Art.13 Reg.CE nº 1828/2006
UE - FEDER
la CE bénéficiaires.
1er niveau Insitu ouvérificationsur place
KPMG sous la responsabilitéAG+AN
Vérifie la réalité des dépensesdéclarées.
Échantillon(+/- 5 op/ antous les bénéficiaires
Art13-2 b) Reg. CE nº1828/2006
Contrôles sur POCTEFA (liste non exhaustive) (2)
Type de contrôle
Qui effectuele contrôle?
Objectifprincipal
Portée Référence
2nd niveau GrantThornton,sous la responsabilitéde l’Autorité
Contrôle sur place des dépensesenvoyées à la CE
Échantillond’opérationannuel sur la base des dépenses
Art.16 Reg. CE nº 1828/2006
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de l’Autoritéd’Audit (IGAE)
la CE dépensesenvoyées à la CE l’annéeprécédente
Audit CE DG Regio Contrôle sur place des dépensesenvoyées à la CE
Échantillond’opération
Art. 72 Reg. CE nº 1083/2006
Contrôles sur POCTEFA (liste non exhaustive) (3)
Type de contrôle
Qui effectuele contrôle?
Objectifprincipal
Portée Référence
ContrôleCour des compteseuropéenne
Cours des compteseuropéenne
Contrôle sur place. Contrôle les finances de
Echantillon Art. 287 du traité de fonctionnement de
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la CE l’UE
Contrôlequalité
AN espagnole
Contrôle de rapportscontrôle 1er niveau
Échantillon de rapportscontrôle 1er niveaubénéficiairesespagnols
Descriptiondes Systémesde Gestionet contrôlePOCTEFA
Contrôles sur POCTEFA (liste non exhaustive) (4)
Type de contrôle
Qui effectuele contrôle?
Objectifprincipal
Portée Référence
Contrôlequalité
AN française Contrôle de rapportscontrôle 1er niveau
100% de rapportscontrôle 1er niveau
Descriptiondes Systémesde Gestion
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bénéficiairesfrançais
et contrôlePOCTEFA
Contrôle de 1er niveau
– Le contrôle administratif (sur base documentaire)• le contrôle de 1er niveau effectue un contrôle de l’intégralité
des documents transmis et vérifie:• la réalité des dépenses:
⇒La preuve de la réalité des actions conduites⇒l’effectivité du paiement de la dépense⇒La transmission complète des pièces au moment de la
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⇒La transmission complète des pièces au moment de ladéclaration découlant de la mise en place de l’archivage
• La réalité des recettes et cofinancements– La Visite sur Place (in Situ) :
• Les bénéficiaires du programme pourront faire l’objet d’unevisite sur place du contrôleur de 1er niveau sur la base d’uneméthode d’échantillonnage validée par les Autorités duprogramme
N+2: Article 93 du règlement (CE) 1083/2006
• « La part d’un engagement qui n’a pas été régléepar l’acompte ou pour laquelle aucune demande depaiement
• … n’a été présentée à la Commission à l’issue de ladeuxième année suivante celle de l’engagement
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deuxième année suivante celle de l’engagement
• …est dégagée d’office par la Commission… »
Les crédits dégagés le sont définitivement
Objectif N+2
AnualidadObjetivo
N+2Objetivo N+2 acumulado
2007 - -
2008 - -
2009 - -
2010 13.697.572 13.697.572
Plan de financement 2007-
2013
Coût total 257,3 €
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2011 26.805.524 40.503.096
2012 27.647.948 68.151.044
2013 28.514.895 96.665.939
2014 29.273.942 125.939.881
2015 42.701.604 168.641.485
Coût total 257,3 €
FEDER 168,6 €
Modalités application de la règle N+2
• Pour être recevable les déclarations dedépenses doivent comporter des dépenses:
� Réalisées (l’action a eu lieu)� Payées (à la date de la déclaration)
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� Payées (à la date de la déclaration)� Certifiées (par l’autorité compétente)
Comment éviter le dégagement d’office
� Sélectionner et programmer les projets
� Faire démarrer les projets
� Certifier les dépenses
UE - FEDER
� Certifier les dépenses
� Remonter les justificatifs des dépenses
Sélectionner et programmer les projets
• 266 dossiers déposés depuis 2008
• 133 projets approuvés par le Comité deProgrammation
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Programmation
• Pour un coût total de 248,49 millions d’euros
Faire démarrer les projets
• Engager les contreparties nationales
• Signer l’accord de partenariat
• Signer la convention de subvention FEDER
• Lancer les actions
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• Lancer les actions
• Respecter le calendrier de réalisation
• Informer les partenaires sur les risques
Certifier les dépenses
• Une procédure claire dans les 2 Etats Membres(pour la vérification des dépenses de chaquepartenaire)
• Un guichet unique le Secrétariat TechniqueConjoint (pour les demandes de remboursement
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Conjoint (pour les demandes de remboursementdéposés par le Premier bénéficiaire/Chef de file)
• Un calendrier établi
• Un objectif commun et connu de tous
Remonter les justificatifs des dépenses
• Une seule procédure de vérification s’applique:un contrôleur unique pour le POCTEFA
• Des documents uniques générés pour laplupart automatiquement dans SIGEFA(Système d’Information et de Gestion du
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(Système d’Information et de Gestion duPOCTEFA) pour déclarer les dépenses
• Une déclaration unique du Chef de file auSecrétariat Technique Conjoint pour l’ensemblede l’opération
Remonter les justificatifs des dépenses
• Le Chef de file joue un rôle clé:
� doit fixer des règles et des procéduresinternes au projet avec ses partenaires
� chaque bénéficiaire doit être informé:
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� chaque bénéficiaire doit être informé:� Des procédures qui lui sont applicables� Du calendrier et des dates clés� Des conséquences possibles d’un dégagement
Conséquences d’un dégagement
• Les crédits dégagés le sont définitivement
• L’enveloppe FEDER pourra être réduite
1. Pour les projets en cours
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1. Pour les projets en cours2. Pour les appels à projets futurs
Calendario certificación POCTEFA
• Cada beneficiario (incluido JdF) presentará comomáximo 2 certificaciones al año
• El Jefe de Fila consolidará los gastos validadospara todos sus socios como máximo 2 veces alaño
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• La Autoridad de Certificación realizará 3solicitudes de fondos al año a la CE
• Toda operación tiene 3 fechas a elegir para llevara cabo la solicitud de reembolso FEDER (a travésde la consolidación)
Calendario certificación POCTEFA
Todos los beneficiarios:
Transmisión de las declaraciones de
gastos/financiación al Controlador 1er Nivel
Jefes de fila: Transmisión de la consolidación de gastos al STC
POCTEFA
Solicitud de Fondos por parte de la
Autoridad de Certificación a
la CE
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Controlador 1er Nivel la CE
15 ENERO 30 MARZO 15 MAYO
8 MAYO 25 JULIO 8 SEPTIEMBRE
7 SEPTIEMBRE 25 NOVIEMBRE 31 DICIEMBRE
Calendario orientativo y fechas aproximadas
GRACIAS POR SU ATENCIÓNSi necesitan más información:
Consorcio de la Comunidad de Trabajo de los Pirineos
POCTEFA 2007-2013
UE - FEDER
POCTEFA 2007-2013Avda. Juan XXIII nº17
22700 Jaca (HUESCA) – ESPAÑATel: 974 36 31 00
Visite nuestro foro en www.poctefa.eu
CIRCUITO DE
CERTIFICACIÓN POCTEFA
Y SIGEFA
UE - FEDER
Y SIGEFAJavier OLITE Emilie LALANNETécnico financiero Técnico financiero y de control STC y de control AG
ÍNDICE DE LA PRESENTACIÓN
� El circuito de certificación en POCTEFA
� La certificación en SIGEFA:
� Documentos oficiales del POCTEFA para la
certificación
ÍNDICE
UE - FEDER
� Tareas a realizar en SIGEFA
La certificación del beneficiario: Anexos B (Beneficiarios)
La certificación del jefe de fila: Anexos O (Operación)
EL CIRCUITO DE LA CERTIFICACIÓN
Agente Plazo Acción
Socio 1 mes - Introducción de gastos en SIGEFA- Enviar al controlador de 1er nivel:o Formulario de gastos + Formulario de financiacióno Copias de facturas y justificantes de pago
Control 1er
Nivel2 meses Certificación + Fase contradictoria
El circuito de certificación en POCTEFA (1)
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Jefe de fila 15 días Consolidación de la operación
AG/STC 21 días Control Coherencia + Solicitud fondos a AC
AC 1 mes Solicitud de fondos a la CE
Comisión 2 meses Pago a la AC
AC 2 meses Intervención y Pago al beneficiario: Verificacióncumplimiento obligaciones tributarias y S.Social
Jefe de fila 1 mes Redistribuye los fondos entre los socios
DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓN
Tarea en SIGEFA Estado del gasto
Ficha Nº1: Introducir gastos en SIGEFA Alta Sistema
Ficha Nº2: Efectuar una certificación del beneficiario
Asociado a la certificación
Ficha Nº2: Efectuar una certificación del beneficiario. Beneficiario declara
Declarado
El circuito de certificación en POCTEFA (2)
UE - FEDER
Controlador de 1er nivel o AG pueden abrir la certificación para subsanar algún elemento
Abierta para subsanar
Controlador 1er nivel valida los gastos Certificada
Ficha Nº8: Certificación de la operación (consolidación JdF)
Consolidada
STC/AG realiza el control de coherencia Validado AG
AG realiza la petición de fondos a la AC Conforme
ANEXOS B: BENEFICIARIOS (Certificación)
Anexo B-1: Formulario de gastos del beneficiario
Anexo B-2: Formulario de financiación del beneficiario
Anexo B-3: Informe intermedio de ejecución del beneficiario
Anexo B-4 Informe final de ejecución del beneficiario
DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓNDocumentos oficiales en la certificación
UE - FEDER
ANEXOS O: OPERACIÓN-JEFES DE FILA (Consolidación)
Anexo O-1: Formulario de gastos de la operación
Anexo O-2: Formulario de financiación de la operación
Anexo O-3: Informe intermedio de ejecución de la operación
Anexo O-4: Informe final de ejecución de la operación
Anexo O-5: Estado financiero del FEDER recibido
Documento SIGEFA (Ficha Nº -)
Anexo B-1: Formulario de gastos del beneficiario
Ficha Nº1: Introducir gastos en
SIGEFA
Ficha Nº2: Efectuar una certificación
(Beneficiario)
Asociar gastos a la certificación
Anexo B-2: Formulario de Ficha Nº2: Efectuar una certificación
DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓNLa certificación del beneficiario: Anexos B
UE - FEDER
Anexo B-2: Formulario de financiación del beneficiario
Ficha Nº2: Efectuar una certificación
(Beneficiario)
Introducir ingresos y cofinanciaciones
Anexo B-3: Informe intermedio de ejecución del beneficiario
Ficha Nº2: Efectuar una certificación
(Beneficiario)
Asociar el documento a la
certificación
- Copia de facturas
- Justificantes del gasto (nóminas, etc.)
� Recapitula los gastos pagados en detalle
� Se envía al Controlador 1er nivel firmado
Anexo B-1: Formulario de gastos del beneficiario
DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓNLa certificación del beneficiario: Anexo B-1
UE - FEDER
- Justificantes del gasto (nóminas, etc.)
- Justificante medidas tomadas en
publicidad (folletos, fotos, etc.)
- Justificantes mercado público
Extracto bancario, tarjeta crédito, libro de caja
Documentos justificativos
(ver guía controlador
1er nivel)
Prueba
del gasto
Prueba
del pago
Hoja principal: Consolidación-resumen gastos del socio
- Rble. legal- Rble. financieroFirmado por
Anexo B-1: Formulario de gastos del beneficiario
DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓNLa certificación del beneficiario: Anexo B-1
UE - FEDER
Si es un tercero cualificado (interventor,
auditor de cuentas
No pruebas de pago (extractos…)
Resto de hojas: Gastos clasificadospor categoría
Anexo B-1: Formulario de gastos del beneficiario
DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓNLa certificación del beneficiario: Anexo B-1
UE - FEDER
No firmar estos
detalles
DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓN
Anexo B-1: Formulario de gastos del beneficiario
1 Entrar en el menú “Gastos pagados”
Introducir los gastos: Rellenar los campos siguientes
2
Ficha nº1 Introducir gastos en SIGEFA (1)
UE - FEDER
Gastos rechazados
DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓN
Anexo B-1: Formulario de gastos del beneficiario
Los gastos se quedan registrados
Buscador de gastos
Ficha nº1 Introducir gastos en SIGEFA (2)
UE - FEDER
Buscador de gastos
1 Entrar en el menú “Certificaciones”
Cumplimentar datos del Responsable financiero
DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓNFicha Nº2 Efectuar la certificación (1)
2
Anexo B-1: Formulario de gastos del beneficiario
UE - FEDER
Señalar si se trata de
un 3º cualificado
3 Asociar/incluir gastos a la certificación
Podemos eliminar gastos o editarlos
DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓNFicha Nº2 Efectuar la certificación (2)
Anexo B-1: Formulario de gastos del beneficiario
UE - FEDER
Vista del menú “Certificaciones”
El beneficiario y el jefe de fila ven en tiempo real el estado de su certificación
- Justificante cofinanciación
(documento oficial)
Documentos
DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓN
� Recapitula las cofinanciaciones e ingresos en detalle � Se envía al Controlador 1er nivel
Certificación del beneficiario: Anexo B-2
Prueba de la cofinanciación
o ingreso
Anexo B-2: Formulario de financiación del beneficiario
UE - FEDER
- Justificante ingresos
Extracto bancario/libro caja
Documentos justificativos
(ver guía controlador
1er nivel)
o ingreso
Prueba del cobro
Hoja principal: Resumende cofinanciaciones e ingresos
- Rble. legal- Rble. financieroFirmado por
DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓN
Anexo B-2: Formulario de financiación del beneficiario
Certificación del beneficiario: Anexo B-2
UE - FEDER
- Rble. financiero
No pruebas de ingreso
(extractos…)
Si es un tercero cualificado (interventor, auditor de cuentas
Resto de hojas: Categoría de la financiación
DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓN
Anexo B-2: Formulario de financiación del beneficiario
Certificación del beneficiario: Anexo B-2
UE - FEDER
No firmar estos
detalles
Anexo B-2: Formulario de financiación del beneficiario
1 Entrar en el menú “Certificaciones” - Ingresos -
DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓNFicha nº2 Efectuar la certificación (3)
UE - FEDER
2 Incluir ingresos en la certificación
Asociamos la acción
Anexo B-2: Formulario de financiación del beneficiario
DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓNFicha nº2 Efectuar la certificación (4)
3 Entrar en el menú “Certificaciones” - Cofinanciaciones públicas -
4 Incluir cofinanciaciones en la certificación
UE - FEDER
Seleccionamos el concepto del pago
DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓN
� Presenta el estado de
avance físico y financiero
de las acciones a realizar
por el beneficiario
Anexo B-3: Informe intermedio de ejecución del beneficiario
Ficha nº2 Efectuar la certificación (5)
UE - FEDER
(indicadores, etc.)
� Completar según modelo
en Word y adjuntar a
SIGEFAÓ Anexo B-4 en el caso que se trate de
la última certificación
DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓN
Anexo B-3 o B-4 : Informe intermedio/Final de ejecución del beneficiario
Ficha nº2 Efectuar la certificación (6)
5 Entrar en el menú “Certificaciones”
6 Adjuntar el Anexo B-3
UE - FEDER
Verificar Anexo B1 y B2
Declarar: Pulsar sobre
DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓNFicha nº2 Efectuar la certificación (7)
Últimos pasos antes de terminar la certificación
UE - FEDER
Firmar por Responsable legal Responsable financiero
Enviar Anexo B1 y firmadosjunto con documentos justificativosal controlador de 1er nivel
Vista del menú “Certificaciones”
DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓNCertificación del beneficiario: Ctrl. 1er Nivel
Una vez validada la declaración de gastos por el controlador de primer nivel (KPMG auditores)…
El controlador informa por
UE - FEDER
El controlador informa por e-mail que los informes resultado
del control 1er nivel se encuentran en SIGEFA
Refleja los montantes validados y rechazados por el controlador de
primer nivel
La certification de l’opération: Annexes OAnnexes SIGEFA (Fiche Nº -)
Annexe O-5: Etat Financier du FEDER reçu
FICHE Nº7 Effectuer la tâche «Répartition de l’aide FEDER » et « FEDER reçu par le Chef de File »
1.FEDER reçu par le chef de file2.Répartition du FEDER aux
bénéficiaires du projet
Annexe O-1: Le formulaire de FICHE Nº 8 Effectuer une
UE - FEDER
Annexe O-1: Le formulaire de dépenses de l’opération.
FICHE Nº 8 Effectuer une Certification d’Opération (Consolidation Chef de File)
Annexe O-2 Le formulaire de Financement de l’opération.
FICHE Nº 8 Effectuer une Certification d’Opération (Consolidation Chef de File)
Annexe O-3 ou O-4: Le Rapport Intermédiaire (ou Final) d’Exécution de l’Opération
FICHE Nº 8 Effectuer une Certification d’Opération (Consolidation Chef de File
ANNEXE O-5: ETAT FINANCIER DU FEDER REÇU
- Représentant légal- Responsable financierSignature par:
Plusieurs vocations :- Demande de remboursement FEDER- Déclaration du FEDER reçu- Déclaration du FEDER redistribué- Certifie la véracité et l’exactitude des annexes O-1, O-2 et O-3
Certification de l’opération: Annexe O-5
UE - FEDER
Si c’est un tiers qualifié (expertcomptable, comptable public…)
Il n’est pas nécessaire de fournir les justificatifs d’encaissement et de
versement.
ANNEXE O-5: ETAT FINANCIER DU FEDER REÇU 0
1Entrer dans le menu “Tâche du projet” et ajouter la tâche FEDER reçu
2
Fiche nº7.1 FEDER reçu par le chef de file
UE - FEDER
Saisir le montantFEDER
reçu par le CdF
2
ANNEXE O-5: ETAT FINANCIER DU FEDER REÇU
1Entrer dans le menu “Tâche du projet” et ajouter la tâche “Répartition de l’aide FEDER entre partenaire”
Fiche nº7.2 Répartition du FEDER (1)
UE - FEDER
Saisir la nature du versement aux partenaires2
ANNEXE O-5: ETAT FINANCIER DU FEDER REÇU
3 Dans le menu “tâche du projet”, Editer la tâche“répartition de l’aide FEDER”
Saisir le montant du 4
5
Enregistrer et
Fiche nº7.2 Répartition du FEDER (2)
UE - FEDER
versement aux partenaires4 Enregistrer et Finaliser la tâche.
L’annexe O-5 à signer devra êtregénérée une foisles annexe O-1,
O-2 et O-3 effectuée.
Feuille principale: Consolidation et synthèse des dépenses de l’opération
ANNEXE O-1: Formulaire de Dépense de l’Opération
Axe prioritai re :
Objectif operationnel:
Intitulé du projet:
Taux d'exécution financière
(accumulé, en
Acronyme du projet:
ANNE XE O-1: FORMU LAIRE DE DÉPENSES DE L’OPÉRATION
Nº du projet:
Calendrier approuvé dans la convention FEDER:
Consolidation nº :1
Synthèse financ ière des certificat ions des dépenses validés par le contrôleur de 1er niveau
Catégorie de dépenseTableau des coûts Convention FEDER
(a)
Dépenses validées de la certification en cours
(b)
CUMULÉ(c )=
b+ somme des dépenes validées lors
Date d'Edition du document (date de finalisat ion de la tâche certification de l'opération)
Certitication de l’opération: Annexe O-1
Fichier Excel à générer
Annexe O-1: Le formulaire de dépenses de l’opération
UE - FEDER
Autres feuilles:Consolidation et synthèse des dépenses des partenaires
(accumulé, en %)
0,00
15,42
119,67
74,30
42,15
46,46
20,36
18,24
33,20
80,94
0,00
40,14
(a) (b)dépenes validées lors
de certifications antérieures
Investissements physiques 0,00 0,00 0,00
Consomm ables 15.830,00 2.441,57 2.441,57
Biens d'equipem ent 11.500,00 13.762,41 13.762,41
Moyens humains internes 92.870,00 69.005,20 69.005,20
Ressources Humaines recrutées spécifiquem ent
96.530,00 40.684,65 40.684,65
Prestation de service 108.624,00 50.469,40 50.469,40
Missions déplacements hébergemen t 223.466,00 45.500,85 45.500,85
Formation 19.460,00 3.549,33 3.549,33
Communication 64.880,00 21.537,65 21.537,65
Frais généraux 17.640,00 14.277,29 14.277,29
Autres 0,00 0,00 0,00
TOTAL (sans déduction des recettes , le cas échéant)
650.800,00 261.228,35 261.228,35
Fichier Excel à générer dans SIGEFA , mais il
n’est pas nécessaire de l’imprimer et de le signer
Feuille principale: Consolidation et synthèse des cofinancements et recettes de l’opération
ANNEXE O-2: Formulaire de Financement de l’Opération
Axe priorita ire:
Objectif operationnel:
Intitulé du projet:
ANNEXE O-2 FOR MULAIRE DE FIN ANCEM ENT DE L’OPÉR ATION
Nº du proje t:
CUMULÉ
Acronyme du proje t:
Calendrier approuvé dans la convention FEDER:
Consolidation nº :1
Synthèse financière des justificatifs transmis au Service de Contrôle
Synthèse financière des justificatifs transmis au Service de Contrôle
Validation du Service de Contrôle
Date d'Edition du Document (date de Finalisation de la tâche certification de l'opération)
Certitication de l’opération: Annexe O-2
Fichier Excel à générer
Annexe O-2: Le formulairede financement de l’opération
UE - FEDER
F rance
3.000,00
0,00
24.220,00
15.000,00
12.500,00
0,00
0,00
0,00
Montant perçu et payé par
l’organisme co-f inanceur lors de
cette certification
colonne b
CUMULÉ
colonne c =
( b) + somme des
cofinan cements certifiés
auparavant
% payé
cumulé
(d)= c/a
France Espagne Franc e Espagne
Type de financement et recettes
prévues
Cofinancements et recettes
prévus de la convention
F EDER
colonne a
État Français. 0,00 1.000,00 0,00 1.00 0,00 0,00 66,67
Espagne
0,00 85,78
Gobierno de Aragón 122.580,00 0,00 35.000,00 0,00 35.000,00
0,00 0,00 0,00 0,00
57,11
Conseil Régional Aquitaine 0,00 10.387,50 0,00 10.38 7,50
0,00
Autre France (Collectivités Territoriales, …)
0,00 7.500,00 0,00 7.50 0,00 0,00 120,00
Conseil Général des Pyrénées-Atlantiques
0,00
Autre Espagne (Com arca ,…)5.000,00 0,00 1.000,00 0,00 1.000,00
Autre Espagne España- Ayto de Canfranc
5.000,00 0,00 1.000,00 0,00 1.000,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
40,00
40,00
37.000,00 29,84
Recettes
Total 54.720,00 132.580,00 18.887,50 37.000,00 18.88 7,50
Fichier Excel à générer dans SIGEFA , mais il
n’est pas nécessaire de l’imprimer et de le signer.
Autres feuilles:Consolidation et synthèse des cofinancements et recettes des partenaires
ANNEXE O-3 ou O-4: Rapport Intermédiaire ( ouFinal) d’Exécution de l’opération
Le rapport se renseigne
directement en ligne, et son
modèle est différent selon qu’il
Certitication de l’opération: Annexe O-3 ou 4
UE - FEDER
modèle est différent selon qu’il
s’agisse d’une certification
intermédiaire ou finale.EFAXX/XX “PROJET TEST”
“Nom du Chef de File”
0.000.000,00€0.000.000.00€JJ/MM/AAAA
Fichier pdf à générer dans SIGEFA , mais il n’est pas
nécessaire de l’imprimer et de le signer
LA CERTIFICATION d’OPERATION SOUS SIGEFA
1Dans le menu “tâche du projet”, ajouter la tâche“Certification de l’opération”
2Dans le menu “Certification des partenaires”, cliquer
Fiche nº8: Effectuer la certification d’opération (1)
UE - FEDER
2Dans le menu “Certification des partenaires”, cliquersur “inclure certification”
LA CERTIFICATION d’OPERATION SOUS SIGEFA
3 Sélectionnerles certificationdes partenaires à inclure dansla certificationde l’opération.
Vous pouvez
Fiche nº8: Effectuer la certification d’opération (2)
UE - FEDER
4Vous pouvezsupprimer les certifications des partenaires à exclure.Nb: elles pourrontêtre prise en compte dans une certificationpostérieure.
LA CERTIFICATION d’OPERATION SOUS SIGEFA
Générer l’annexe O-1 formulaire de Dépense de l’opération en cliquant sur
Générer l’annexe O-2 formulaire de financement de l’opération en cliquant sur
5
6
Fiche nº8: Effectuer la certification d’opération (3)
UE - FEDER
financement de l’opération en cliquant sur
Générer l’annexe O-3 (ou o-4 ) Rapportintermédiaire d’exécution
7
LA CERTIFICATION d’OPERATION SOUS SIGEFA
Dans le menu“Détail CertificatOpération”, saisir
les champssuivants:
9
Fiche nº8: Effectuer la certification d’opération (4)
UE - FEDER
Générer l’annexe O-5 Etat Financier du FEDER reçu en cliquant sur Imprimer le document.
Une fois l’exactitude de toute les annexes vérifiée, finaliserl’opération en cliquant sur FIN
11
10
LA CERTIFICATION d’OPERATION SOUS SIGEFA
Envoyer l’annexe O-5 datée et signée au:
Consorcio de la Comunidad de Trabajo de los PirineosAutorité de Gestion du programme POCTEFA 2007-
Fiche nº8: Effectuer la certification d’opération (5)
12
UE - FEDER
Autorité de Gestion du programme POCTEFA 2007-2013Avda. Juan XXIII nº17
E.-22700 Jaca (HUESCA) - ESPAÑA
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Consorcio de la Comunidad de Trabajo de los Pirineos
POCTEFA 2007-2013
UE - FEDER
POCTEFA 2007-2013Avda. Juan XXIII nº17
22700 Jaca (HUESCA) – ESPAÑATel: 974 36 31 00
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RECOMENDACIONES STC
POCTEFA EN LA
CERTIFICACIÓN
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CERTIFICACIÓNJavier OLITE
Técnico financiero y de control del STC
� Todos los beneficiarios del proyecto certifiquen a la vez (enlos mismos periodos de certificación).
� Los montantes de gasto declarados deben sersignificativos.
� El STC cursará dos solicitudes de subvención al año (si unproyecto participa en los tres periodos de certificación del
Recomendaciones generales (1)
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proyecto participa en los tres periodos de certificación delaño, el jefe de fila consolidará los gastos un máximo de dosveces).
� Responsable financiero que firma los formularios de gastosy financiación: Conviene sea un tercero cualificado paraevitar aportar los justificantes de pago (libro de caja,extractos bancarios…)
� Conforme los socios del proyecto declaran sus gastos: elJefe de fila debe velar por que la desviación entre losmontantes programados y los efectivamente declaradospor el beneficiario por categoría de gasto no exceda elsiguiente límite:
Máxima flexibilidad 10% del coste del proyecto entretodos los socios.
Recomendaciones generales (2)
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todos los socios.
� Cuidado con los gastos realizados fuera del territorioelegible: Demostrar impacto en la zona elegible
� IVA: ¿Recuperamos o no?: Imputar parte no recuperamos
Los gastos incluidos en una declaración de
gastos del beneficiario deben:
� Estar pagados y debidamente justificados
� Ligados al proyecto de manera demostrable
� Realizados dentro del periodo elegible: fechas de
Recomendaciones generales (3)
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� Realizados dentro del periodo elegible: fechas decomienzo y de finalización marcadas en el ConvenioFEDER:
Se pueden incluir gastos de preparación con doscondiciones
1. Han sido previstos en la candidatura del proyecto
2. Son posteriores al 01/01/2007
Categoría “ingresos”:
� Existen dos posibilidades:
1. Ingreso bruto: Todos los gastos que generan el ingresoson los incluidos en el coste del proyecto y se declaranpor tanto como gastos del proyecto.
2. Ingreso neto: Cuando existen otros gastos que generanel ingreso que no han sido incluidos en el coste del
Recomendaciones generales (4)
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el ingreso que no han sido incluidos en el coste delproyecto. En este caso:
Ingreso Neto: Ingreso bruto – gastos de explotación
� Gastos de explotación: Gastos relacionados con losingresos generados distintos de los gastos declarados en elproyecto
Categorías de gasto:
� Inversiones físicas (Obras) � Consumibles� Bienes de equipo� Recursos Humanos internos� Recursos Humanos contratados específicamente para el
Recomendaciones por tipología de gasto (1)
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proyecto� Prestación de servicios� Viajes, alojamientos, traslados� Formación� Comunicación� Gastos generales� Otros
Inversiones físicas/ bienes de equipo
� Respetar la reglamentación de contratación nacional ycomunitaria.
� Respetar obligaciones de publicidad art 8-9 Regl. CE1828/2006 modificado por el Regl.846/2009
Recursos Humanos
Recomendaciones por tipología de gasto (2)
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Recursos Humanos
� Asegurarnos podemos proporcionar todos los justificantesrequeridos: Nóminas, TC’s, IRPF
� Hoja de tiempo obligatoria: Si trabajador imputado a < del100%
� Justificantes de pago (dificultad en entidades públicas):Aportar extractos del sistema de gestión de pagos
Dietas y Gastos de desplazamiento
� Fichas detalladas: Motivo, pruebas de participación, vinculocon el proyecto (especialmente cuando el destino está fueradel territorio elegible e incluso fuera de los países delPOCTEFA).
Gastos generales / costes indirectos
Recomendaciones por tipología de gasto (3)
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Gastos generales / costes indirectos
� Proporcionar todos los justificantes (facturas, contabilidadfinanciera o analítica)
� Método de imputación claro y coherente para todas lasdeclaraciones.
� No imputar gastos de personal (secretari@...)
Prestación de servicios
� Respetar la reglamentación de contratación nacional ycomunitaria.
� ATENCIÓN: En el caso que un socio lance el procedimientode contratación para el conjunto de socios:
� Existencia de un convenio de partenariado claro
Recomendaciones por tipología de gasto (4)
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� Existencia de un convenio de partenariado claro
� Publicidad a ambos lados de la frontera
Formación , Comunicación (eventos…)
� Cumplir con la reglamentación europea/nacional
� Incluir logos y menciones en todo el material (kitcomunicación)
Gastos financieros (sólo elegibles) art.49 R.1828/2006
� Transacciones, apertura/gestión cuentas, notarias y expertos
Obligación transversal publicidad: Art. 8-9 Regl. CE 1828/2006caso de obligación de realizar
licitaciones de contratación pública
Recomendaciones por tipología de gasto (5)
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licitaciones de contratación pública
� Incluir mención cofinanciación europea y POCTEFA encontratos, pliegos de clausulas técnicas y administrativas,anuncios de licitación y adjudicación…
� Si la contratación se ha realizado antes de su programaciónen POCTEFA publicar en los medios al alcance delbeneficiario (web del proyecto o del beneficiario…)
Reglamentos Comisión Europea:
� CE1080/2006� CE1083/2006 + modificaciones…� CE1828/2006
Contratación Pública:
FRANCIA: ESPAÑA:Code Marché Public 2006 Real Decreto Legislativo 3/2011 Ordonnance du 6/06/2005 Ley 38/2003 (Ley Gral. Subvenciones)
Documentos de referencia
Disponibles en:www.poctefa.eu –
Guías
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Ordonnance du 6/06/2005 Ley 38/2003 (Ley Gral. Subvenciones)Décret 2005-1742Consultez: http://www.economie.gouv.fr/daj/conseil-aux-acheteurs
Programa operativo del POCTEFA
Certificación de gastos:� Guía documentación justificativa de gastos Controlador de 1er Nivel� FAQ seminarios de certificación y control
Guía de comunicación POCTEFA
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EL INFORME DE
EJECUCIÓN
EN POCTEFA
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EN POCTEFAPilar MAZA
Gestor de proyectos STC
¿Cuándo? ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? (1)
�En el momento de la certificación de cada beneficiario:1 informe por beneficiario
�En el momento de la consolidación de la
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�En el momento de la consolidación de la certificación:1 informe por operación
¿Cuándo? ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? (2)
� Certificación de beneficiario: modelo B3 y B4 Formulario a rellenar en archivo formato Word (.doc)
� Certificación de la operación: modelo on
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� Certificación de la operación: modelo online a rellenar en la extranet POCTEFA para el Informe Operación intermedio o final.
¿Cuándo? ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? (3)
�Modelos de informes B3 y B4 disponibles en www.poctefa.eu
�A elaborar en un solo idioma.
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�A introducir en la extranet. (No es necesario enviarlo en papel)
Funcionamiento del formulario .doc
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Informe de ejecución del beneficiario
� 2 partes :
� Balance de ejecución física y financiera
� Información y publicidad.
� Ejecución física y financiera:
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� Ejecución física y financiera:
� En general.
� Por acción. Modelo con 11 acciones máx.
Informe de ejecución de la operación (1)
� 5 partes :
1. Balance de ejecución física y financiera.
2. Participación en la realización de los indicadores definidos en el POCTEFA.
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3. Información y publicidad
4. Evoluciones encontradas en la vida del proyecto
5. Dificultades y comentarios
Informe intermedio de la operación (2)
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Informe intermedio de la operación (3)
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Informe intermedio de la operación (4)
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Informe intermedio de la operación (5)
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Informe intermedio de la operación (6)
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Informe intermedio de la operación (7)
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Informe final de la operación (8)
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Y sobre todo…
� Resumen claro y conciso del desarrollo delproyecto.Mención a realizaciones y resultados delproyecto en relación con los objetivos del PO yde las prioridades comunitarias.
� Descripción de cada acción, cumplimiento de
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� Descripción de cada acción, cumplimiento de objetivos y resultados.
� Información y publicidad:Especificar claramente si se cumple la normativa en vigor, y qué se ha realizado exactamente.
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OBLIGACIONES EN MATERIA
DE COMUNICACIÓN Y
PUBLICIDAD EN POCTEFA
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PUBLICIDAD EN POCTEFASonia AIZPURU
Responsable comunicación
La communication, un axe essentiel des projets POCTEFA
Votre projet a été programmé dans le POCTEFA et reçoit donc un cofinancement de 65% de
Communication et publicité
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et reçoit donc un cofinancement de 65% de fonds FEDER
=> L’Union européenne est le premier partenaire de votre projet
� Promouvoir la contribution de l’UE/FEDER;
� Augmenter la notoriété du ProgrammePOCTEFA;
� Informer le public du projet et pour promouvoir
Pourquoi communiquer? (1)
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� Informer le public du projet et pour promouvoirl’image du projet;
� Divulguer les résultats obtenus et les bonnespratiques
� Promouvoir la coopération territoriale et sesbénéfices sur le territoire
La communication doit clairement faire partie du
plan de travail et à travers le projet, il s’agit
clairement d’organiser des actions pour diffuser :
� le projet,
Pourquoi communiquer? (2)
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� le projet,
� le Programme,
� le soutien financier de l’Union européenne.
� Faire connaître l’action de l’UE aux citoyens
� Faire prendre conscience aux citoyens que l’Europeest proche d’eux, impliquée dans leur quotidien.
� En tant que bénéficiaire, vous devenez un véritableambassadeur des programmes européens.
Promouvoir la contribution de l’UE/FEDER
UE - FEDER
ambassadeur des programmes européens.
⇒obligations en matière de communication et de publicité
Cf. Kit de communication sur le site www.poctefa.eu
� POCTEFA : un programme spécifique.
� Valoriser l’action du programme opérationnel européenEspagne France Andorre ainsi que la coopérationtransfrontalière.
� Identifier quel programme cofinance votre projet
Augmenter la notoriété du POCTEFA
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� Identifier quel programme cofinance votre projet
=> En signant la convention FEDER vous vousengagez à respecter ces obligations
Cf. Kit de communication sur le site www.poctefa.eu
Chaque porteur de projet doit pouvoir fournir lapreuve du respect des obligations en matièrede communication et de publicité lors de lademande de paiement de la subvention et lagarder en cas de contrôle (photo ou tout autresupport adéquat témoignant de la mesure prise).
Rappel
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support adéquat témoignant de la mesure prise).
Le non-respect de l’obligation de publicité peutentraîner l’annulation ou le reversement de lasubvention européenne.
Rappel (1)
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Rappel (2)
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Rappel (3)
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� Renforcer l’image de votre projet grâce àl’Europe
� Renforcer votre communication grâce au
Informer le public du projet
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� Renforcer votre communication grâce ausoutien financier de l’Europe
=> Une opportunité pour votre projet
� Démontrer les bénéfices du projet à la communauté,aux régions, aux différents secteurs et institutionsimpliqués ;
� Mettre en avant les résultats obtenus par les actionsmenées dans le cadre de votre projet;
Divulguer résultats obtenus et bonnes pratiques
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menées dans le cadre de votre projet;
� Diffuser les bonnes pratiques.
⇒ mobiliser les acteurs autour de vos résultats⇒ faire vivre votre projet au-delà duprogramme.
=> une opportunité pour faire connaître l’action del’Union européenne et accroître fortement lanotoriété et la qualité de votre propre projet
=> préparer l’avenir de votre projet
Ainsi, communiquer c’est :
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=> assurer la pérennité de votre projet
Votre projet est le premier bénéficiaire d’une bonne communication
.
GRACIAS POR SU ATENCIÓNSi necesitan más información:
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