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COMISIÓN EUROPEA DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN Representación en España
CONVOCATORIA DE PROPUESTAS
COMM/MAD/ED/2018-2020
SELECCIÓN DE SOCIOS PARA LLEVAR A CABO ACTIVIDADES EN CALIDAD DE CENTROS DE INFORMACIÓN EUROPE DIRECT EN
ESPAÑA
(2018-2020)
La Comisión Europea, a través de su Dirección General de Comunicación, pone en marcha una convocatoria de propuestas a fin de seleccionar socios que gestionen los «centros de información Europe Direct» (CIED)1. Los solicitantes seleccionados tendrán derecho a recibir una subvención de acción y asistencia técnica que les permitirá llevar a cabo una serie de actividades de comunicación en calidad de CIED.
El objetivo de la presente convocatoria es establecer una red de CIED que se ocuparán de los temas de la UE de importancia para el público a escala local y regional, fomentarán el diálogo sobre cuestiones de la UE y cooperarán con otras redes de
información y puntos de contacto de la UE2 o locales.
Como posible solicitante, lea detenidamente y observe las normas y especificaciones que figuran en el presente documento y en el resto de la documentación referente a la presente convocatoria de propuestas.
Datos básicos Cantidad global asignada a España para 2018: 1 055 000 EUR, a reserva de la aprobación del presupuesto por la autoridad presupuestaria.
Subvención de acción anual mínima: 24 700 EUR
Subvención de acción anual máxima: 31 350 EUR
Fecha límite de presentación de solicitudes: 12/07/2017
1 https://europa.eu/european-union/contact/meet-us_es.
2 Puede obtener más información sobre las redes de la UE en la siguiente dirección: http://bookshop.europa.eu/es/servicios-de-informaci-n-y-de-asistencia-de-la-uni-n-europea-pbNA0614007/.
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Se advierte a los beneficiarios de la subvención de 2018 en el marco de la presente convocatoria de propuestas que el importe de subvención solicitado para la aplicación del plan de comunicación anual de 2019 y 2020, respectivamente, no podrá ser superior al importe de subvención solicitado para el año 2018.
1 INTRODUCCIÓN
La actual red de centros de información Europe Direct3 está formada por más de 500 CIED, repartidos por todos los países de la UE. En diciembre de 2017, la actual red llegará al final de su tercer mandato, sucesor de la primera (2005-2008) y segunda (2009-2012) generaciones de la red. Al lanzar la cuarta generación de la red para el período 2018-20204, la Comisión Europea y el Parlamento Europeo seguirán apoyando a entidades encargadas de llevar a cabo actividades de comunicación sobre la UE. La presente convocatoria de propuestas, iniciada por la Dirección General de Comunicación de la Comisión Europea a través de su Representación en España, está destinada a entidades admisibles interesadas en la organización de actividades de comunicación sobre la UE a través de un «centro de información Europe Direct». La Representación de la Comisión Europea en España firmará un convenio marco de colaboración de tres años con los socios seleccionados. Como socio seleccionado, tendrá derecho a recibir, cada año, una subvención de acción anual, siempre y cuando observe el procedimiento establecido en la sección 10. La subvención de acción anual adoptará la forma de una cantidad fija única (véase la sección 11.2.1), que oscilará entre 24 700 EUR por año y 31 350 EUR por año y centro. Las cantidades fijas únicas se calculan para cubrir, de promedio, el 50 % de los costes relacionados con las actividades de comunicación de los centros. Esto implica que habrá de obtener financiación suficiente de otras fuentes para satisfacer las necesidades del centro por lo que respecta a personal, actividades e instalaciones, según corresponda. Las subvenciones se concederán con arreglo a los procedimientos establecidos en el título VI del Reglamento Financiero5 y sus normas de desarrollo6. Además de la subvención, la Comisión Europea proporciona a los centros formación, documentación, acceso a la intranet de Europe Direct o equivalente y oportunidades para la creación de redes. La Comisión Europea garantiza una amplia promoción de la red.
3 Decisión C(2012) 4158 final de la Comisión, de 21 de junio de 2012, relativa a la adopción anticipada del programa de trabajo de la Dirección General de Comunicación para 2013 en lo que respecta a la concesión de subvenciones para financiar las estructuras de acogida de los centros de información Europe Direct en la Unión Europea para el período 2013-2017, disponible en: https://ec.europa.eu/info/publications/work-programme-2013-communication-activities_en 4 Decisión C(2016) 8443 final de la Comisión, de 19 de diciembre de 2016, relativa a la adopción del programa de trabajo para 2017 en el ámbito de la Comunicación, válida como decisión de financiación, disponible en: https://ec.europa.eu/info/publications/work-programme-2017-communication-activities_en 5 http://ec.europa.eu/budget/biblio/documents/regulations/regulations_en.cfm#financial_regulation 6 http://ec.europa.eu/budget/biblio/documents/regulations/regulations_en.cfm#rules_application
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2 MISIÓN – OBJETIVOS – ACTIVIDADES
2.1 Misión y objetivos generales de los centros de información Europe Direct
Los centros de información Europe Direct («CIED») contribuyen a las labores de comunicación de la Comisión Europea sobre la Unión Europea con el objetivo de implicar al público a escala local y regional. La finalidad de las actividades de divulgación de los CIED es que el público participe en temas de ámbito europeo construyendo un entorno sostenible para establecer redes. Los centros complementan y apoyan las actividades de comunicación de las Representaciones de la Comisión Europea, las oficinas de información del Parlamento Europeo y otras instituciones y órganos de la UE a nivel local o regional. Asimismo, cooperan con otras redes de información y asistencia de la UE. Los centros dedican sus esfuerzos principalmente a comunicar los fundamentos y políticas de la UE de interés directo para el público, especialmente a todo aquel con necesidades de información general. Los CIED también organizan actos y se valen de diversas herramientas de comunicación para llegar al público en la esfera local y regional, ya sea directamente o a través de los agentes multiplicadores y partes interesadas pertinentes. Asimismo, apoyan activamente los Diálogos con los Ciudadanos7 en estrecha cooperación con la Representación de la Comisión Europea. Los CIED interactúan con los medios de comunicación locales o regionales y transmiten los puntos de vista y las respuestas del público a cuestiones de la UE. La Comisión Europea es responsable de la gestión de la red de centros de información Europe Direct.
2.2 Estrategia trienal de comunicación y divulgación y plan de comunicación anual
2.2.1 Estrategia trienal de comunicación y divulgación
-> Preséntese una sola vez en la solicitud como respuesta a la presente convocatoria de propuestas (véase el anexo 1).
Su estrategia debe establecer el concepto global sobre el que se apoyaría su forma de dirigir el centro8 durante un período de tres años. Debe ilustrar dicho concepto describiendo las actividades que llevaría a cabo cada año. El concepto que presente debe ser plenamente coherente con la misión y los objetivos de los centros de
7 Diálogos con comisarios europeos o altos funcionarios de la Comisión Europea, en los que el público puede expresar sus
puntos de vista sobre temas de interés para la UE https://ec.europa.eu/info/events/citizens-dialogues_es.
8 El nombre debe incluir: «Centro de información Europe Direct - [ciudad/región/zona…]» .....
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información Europe Direct (véase la sección 2.1). Su estrategia debe incorporar asimismo los objetivos SMART9 e incluir lo siguiente:
1. Un análisis fundamentado de las necesidades de información sobre la UE a escala regional y local en la zona que pretenda cubrir.
2. Las audiencias a las que se va a dirigir (incluidos los agentes multiplicadores y audiencias de difícil acceso) y las actividades de comunicación específicas para llegar a ellas.
3. Los canales de comunicación fundamentales que pretende utilizar para la comunicación directa y en línea (prensa, televisión, radio, redes sociales) y los temas que planea cubrir (p. ej., actividades del CIED, puntos de vista locales sobre cuestiones y novedades políticas de la UE).
4. Detalles sobre la cooperación, complementariedad y sinergias del CIED con el resto de actividades del socio que acoge el CIED y con otras redes y partes interesadas de ámbito nacional/regional y de la UE.
5. Detalles sobre cómo pretende reforzar la visibilidad del CIED y su labor de divulgación en la región.
2.2.2 Plan de comunicación anual
-> Preséntese el plan del primer año junto a la solicitud como respuesta a la presente convocatoria de propuestas (véase el anexo 1) -> Preséntese anualmente posteriormente tras la invitación de la Representación de la Comisión Europea (véase la sección 10.1 y el anexo VIIIa) Tendrá que presentar un plan de comunicación anual que se ajuste plenamente a la estrategia de comunicación y divulgación del centro (véase la sección 2.2.1). Su plan debe incluir objetivos anuales específicos y tratar temas clave específicos. Dichos temas deben ser coherentes con las prioridades de comunicación de la Representación de la Comisión Europea y la Oficina de Información del Parlamento Europeo.
Las prioridades de comunicación para 2018 deben tener en cuenta: 1. Comunicar una Europa que protege, empodera y vela por la seguridad10. 2. Elecciones al Parlamento Europeo de 2019.
9 SMART corresponde a las siglas en inglés de «específico, medible, alcanzable, pertinente y acotado en el tiempo».
10 www.europa.eu/rapid/attachment/IP-16-3500/en/CWP%20v14.pdf
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/?uri=CELEX:52016DC0710http://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/?uri=CELEX:52016DC0710
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El plan de comunicación anual debe incluir una descripción de los distintos elementos de comunicación (véase la sección 2.3). Si bien estos incluyen «actividades de comunicación centrales» y «acto(s)» que todos los centros deben organizar, cuenta con más flexibilidad a la hora de seleccionar el resto de elementos del plan de comunicación anual. Habida cuenta de la mayor importancia que se concede a la implicación de la ciudadanía, los actos desempeñarán un papel fundamental. En consecuencia, debería seleccionar «organización de actos» tantas veces como sea necesario para alcanzar los objetivos de divulgación del centro, sin sobrepasar el importe máximo de la subvención. Los diferentes elementos del plan de comunicación anual se pueden combinar de distintas maneras (véase la sección 2.3) hasta el límite del importe de la subvención (véase la sección 4).
2.3 Elementos del plan de comunicación anual
El plan de comunicación anual comprende los siguientes elementos con distintos grados de flexibilidad, cada uno de ellos asociado a una cantidad fija única específica (véase la sección 11.1.1):
Carácter obligatorio:
«Actividades de comunicación centrales» (selecciónese una sola vez): véase la sección 2.3.1
«Acto(s)»
«Organización de actos» (selecciónese tantas veces como sea necesario hasta el posible importe máximo de la subvención): véase la sección 2.3.2.1
Carácter opcional; selecciónese tantas veces como sea necesario:
o «Participación en actos»: véase la sección 2.3.2.2
Carácter opcional; selecciónese una sola vez:
«Productos de comunicación»:
o «Publicaciones»: véase la sección 2.3.3.1
o «Material de comunicación de apoyo»: véase la sección 2.3.3.2
o «Material audiovisual y otro material electrónico»: véase la sección 2.3.3.3
o «Boletín informativo electrónico»: véase la sección 2.3.3.4
«Centro de visitantes»: véase la sección 2.3.4
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La envergadura de las actividades comprendidas en los elementos seleccionados debe ser proporcional al importe de la subvención.
2.3.1 Actividades de comunicación centrales (obligatorias)
En su plan de comunicación anual debe detallar cómo piensa ejecutar las «actividades de comunicación centrales», entre las que se incluyen:
la gestión de una línea telefónica y una dirección de correo electrónico dedicadas;
respuestas a peticiones individuales de reunión;
respuestas a preguntas o derivación de las personas a las redes de la UE pertinentes o al centro de contacto Europe Direct11;
la cooperación con la Representación de la Comisión Europea y la oficina de información del Parlamento Europeo en España;
una cooperación activa con otros centros de información Europe Direct de ámbito nacional o transfronterizo y con otras redes de la UE;
la distribución de publicaciones/información/vídeos/mensajes de la UE;
el establecimiento y mantenimiento de relaciones periódicas con medios de comunicación locales y regionales, incluso publicando artículos y participando en programas de radio y televisión;
una interacción coherente con el público a través de las redes sociales;
el mantenimiento de un sitio web (o página web) actualizado, en el que se promocionen las actividades del centro y se proporcione información pertinente y objetiva sobre temas de la UE adaptados a una audiencia local o regional;
la participación en reuniones de coordinación/formación organizadas por la Representación de la Comisión Europea y la sede de la Comisión en Bruselas, con la participación activa del Parlamento Europeo12;
la utilización de una herramienta para sondear la satisfacción de los usuarios, que facilitará la Comisión Europea a fin de evaluar las actividades del centro (actos y otras actividades, si procede);
la provisión mensual de comentarios y observaciones que informen sobre las actividades del CIED, los principales ámbitos de interés del público y la cobertura en los medios locales o regionales, así como sobre temas candentes solicitados a través de la herramienta en línea facilitada por la Comisión Europea.
2.3.2 Actos
Puede seleccionar este elemento tantas veces como sea necesario para que el centro alcance sus objetivos de divulgación, pero sin sobrepasar el importe máximo de la subvención.
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https://europa.eu/european-union/contact/call-us_es
12 Se sufragarán todos los gastos de desplazamiento y alojamiento relacionados con sesiones de formación impartidas en la sede
de la Comisión. En el caso de las reuniones anuales de carácter general celebradas en uno de los países de la UE, la Comisión Europea solo se hará cargo de los gastos de alojamiento. La Comisión Europea prevé organizar un máximo de tres reuniones anuales de carácter general durante el período de existencia de la red. En el caso de las reuniones anuales celebradas en España, la Representación de la Comisión Europea solo se hará cargo de los gastos de alojamiento.
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2.3.2.1 «Organización de actos» (obligatorio) incluye la organización de un acto o de una serie de actos. En su plan de comunicación anual debe describir, como mínimo:
1. la audiencia destinataria, incluidas sus necesidades de comunicación;
2. un plan de medios integral, incluida televisión, prensa impresa, radio, medios en línea y redes sociales, en función del tipo de acto o actos;
3. el tipo, el mensaje y el contenido del acto, incluidos el programa, la fecha y el lugar;
4. los resultados/efectos esperados en la audiencia destinataria.
2.3.2.2 «Participación en actos» (opcional) incluye la participación activa en actos organizados por organismos terceros con un stand o realizando una presentación. En su plan de comunicación anual debe describir, como mínimo:
1. cada uno de los actos, aportando las razones por las que el centro participa;
2. la audiencia destinataria del acto y el stand del centro, incluidas sus necesidades de comunicación;
3. cobertura mediática: redes sociales, medios en línea y televisión, prensa impresa o radio, si procede;
4. el mensaje y el contenido de la presentación del centro en el acto;
5. los resultados/efectos esperados en la audiencia destinataria.
2.3.3 Productos de comunicación (opcional)
El contenido de estos productos debe complementar el material existente elaborado por las instituciones de la UE.
2.3.3.1 «Publicaciones» debe incluir publicaciones impresas o material didáctico elaborado por el propio centro o ejemplares impresos del sitio web EU
Bookshop13. En su plan de comunicación anual debe describir, como mínimo:
1. la audiencia destinataria, incluidas sus necesidades de comunicación;
2. el tipo, el mensaje y el contenido de las publicaciones;
3. los canales de distribución y la cantidad;
4. los resultados/efectos esperados en la audiencia destinataria.
13 https://bookshop.europa.eu/es/home/
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2.3.3.2 «Materiales de comunicación de apoyo» puede incluir materiales promocionales, gráficos informativos, folletos, etc. En su plan de
comunicación anual debe describir, como mínimo:
1. la audiencia destinataria, incluidas sus necesidades de comunicación;
2. descripción del material;
3. los canales de distribución y la cantidad;
4. los resultados/efectos esperados en la audiencia destinataria.
2.3.3.3 «Material audiovisual y otro material electrónico» debe comprender los productos propios del centro. En su plan de comunicación anual debe describir, como mínimo:
1. la audiencia destinataria, incluidas sus necesidades de comunicación;
2. el mensaje y el contenido del material, incluido el texto provisional;
3. los canales de distribución;
4. los resultados/efectos esperados en la audiencia destinataria.
2.3.3.4 El «boletín informativo electrónico» debe incluir productos elaborados por el centro. Estos deben distribuirse a través de los canales de comunicación oportunos (p. ej., listas de distribución, redes sociales, etc.). En su plan de comunicación anual debe describir, como mínimo:
1. la audiencia destinataria, incluidas sus necesidades de comunicación;
2. el mensaje, el contenido y la frecuencia;
3. los canales de distribución;
4. los resultados/efectos esperados en la audiencia destinataria.
2.3.4 «Centro de visitantes» (opcional)
El «centro de visitantes» debe tener una ubicación física con un valor añadido claro. Deberá demostrar que el centro de visitantes:
estará ubicado en un lugar prominente con potencial para atraer un gran número de visitantes.
El centro de visitantes debe:
contar con un cartel que indique el horario y personal que atienda el centro;
ser de fácil acceso para el público;
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gozar de una visibilidad elevada, con la señalización oportuna (véase la sección 12.1);
disponer de una zona para acoger a los visitantes y exponer materiales relacionados con la UE.
2.4 Cláusula de independencia
Aunque los centros trabajan en estrecha cooperación con la Representación de la Comisión Europea y la oficina de información del Parlamento Europeo, son independientes y no son portavoces ni de la Comisión Europea ni del Parlamento Europeo. No obstante, los centros deben asegurarse de transmitir en todo momento las posturas de la UE con tanta precisión como sea posible, y ejercer las actividades de comunicación con neutralidad, ajustándose a los hechos y de manera imparcial. Asimismo, deben explicar a la audiencia cuál es la función de los centros de información Europe Direct. Véase asimismo la sección 12.
2.5 Compromiso de los socios
Los socios seleccionados para llevar a cabo las actividades de comunicación de un centro de información Europe Direct se comprometen a:
velar por que el centro cumpla plenamente su misión y siga su plan de comunicación anual, en consonancia con las directrices de la Representación de la Comisión Europea;
velar por que el centro facilite información sobre la UE neutral, precisa y que se ajuste a los hechos, y por que este no se utilice, ni parezca que se utiliza, con fines que no se correspondan con la misión y los objetivos del centro;
garantizar que el personal que atiende el centro cuenta con las capacidades y cualificaciones establecidas en los criterios de selección recogidos en la sección 8.2 de la presente convocatoria de propuestas;
respaldar la cooperación del centro con otros centros de información Europe Direct y otras redes y partes interesadas pertinentes;
utilizar sistemáticamente el nombre, el logotipo y otras formas de identificación de Europe Direct que ofrezca la Comisión Europea, en todos los productos y durante todas las actividades;
notificar lo antes posible a la Representación de la Comisión Europea los eventuales problemas con la ejecución del plan de comunicación anual;
desarrollar las actividades del centro sin coste alguno para los usuarios participantes;
garantizar la correcta ejecución de las actividades del centro desde el primer mes de un año dado, teniendo en cuenta que el 70 % de la financiación previa de la subvención se abonará a lo largo del primer trimestre de dicho año, seguida de un pago final el año siguiente;
facilitar a la Comisión Europea acceso a sus instalaciones.
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3 CALENDARIO
Etapa Fecha y hora o período
a) Publicación de la convocatoria 07/06/2017
b) Fecha límite para presentar preguntas y solicitudes de aclaraciones 04/07/2017 hasta las 13:00h
c) Fecha límite para la presentación de las solicitudes 12/07/2017
(para entrega en mano: hasta las 17:00h del 12/07/2017)
d) Período de evaluación (indicativo) 18/07/2017 – 15/09/2017
e) Información a los solicitantes (indicativo) 13/11/2017 – 30/11/2017
f) Firma del convenio marco de colaboración A más tardar el 31/12/2017
g) Firma del convenio anual específico (indicativo) Principios de 2018
h) Fecha de inicio de las actividades comprendidas en el primer plan de comunicación anual
01/01/2018
4 PRESUPUESTO DISPONIBLE
El presupuesto anual total estimado que se ha reservado a la cofinanciación de las actividades de comunicación de los centros de información Europe Direct en España asciende a 1 055 000 EUR.
No obstante, el importe real dependerá de los fondos disponibles una vez que la autoridad presupuestaria apruebe el presupuesto para 2018.
La subvención máxima oscilará entre un mínimo de 24 700 EUR por año y un máximo de 31 350 EUR por año.
Se advierte a los beneficiarios de la subvención de 2018 en el marco de la presente convocatoria de propuestas que el importe de subvención solicitado para la aplicación del plan de comunicación anual de 2019 y 2020, respectivamente, no podrá ser superior al importe de subvención solicitado para el año 2018 (véase la sección 10.1).
La Representación de la Comisión Europea en España prevé financiar entre 33 y 42 propuestas.
La Comisión se reserva el derecho de no distribuir todos los fondos disponibles.
5 REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD
Las solicitudes deben ser enviadas a más tardar en la fecha límite de presentación mencionada en la sección 3.c).
Las solicitudes deben presentarse por escrito, utilizando el formulario de solicitud (véase la sección 14).
Las solicitudes deberán redactarse en una de las lenguas oficiales de la UE.
De no reunir estos requisitos, su solicitud será rechazada.
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6 CRITERIOS DE ADMISIBILIDAD
6.1 Candidatos elegibles
Si su propuesta reúne los requisitos de admisibilidad, se llevará a cabo una comprobación para determinar si está en condiciones de recibir una subvención de acción de la Comisión.
Criterios de admisibilidad
Son elegibles los siguientes solicitantes:
- un organismo público verificado; o
- un organismo privado encargado de una misión de servicio público verificado14.
Las personas físicas y las entidades con ánimo de lucro no son elegibles.
Solo se aceptarán las candidaturas de entidades jurídicas establecidas en un Estado miembro de la UE.
Las entidades jurídicas que tengan un vínculo jurídico o de capital con los solicitantes, que no se limite a la acción ni se haya creado con el único objeto de su ejecución, podrán formar parte en ella como entidades del mismo grupo (entidades afiliadas).
A tal fin, los solicitantes deben identificar dichas entidades del mismo grupo (entidades afiliadas) en el formulario de solicitud y especificar el vínculo jurídico o de capital con el solicitante.
Documentos justificativos:
A fin de evaluar la elegibilidad de los solicitantes, junto con la solicitud deben presentarse los siguientes documentos justificativos (también en el caso de entidades que formen parte del mismo grupo – entidades afiliadas –, de haberlas):
- una copia de sus estatutos; o
- una copia de un certificado oficial que demuestre que está legalmente constituido y registrado.
6.2 Actividades subvencionables
Véase en la sección 2.3 la descripción de las actividades subvencionables.
6.3 Período de ejecución
Las actividades de comunicación del centro correspondientes a cada plan de comunicación anual deben llevarse a cabo a lo largo de un período de 12 meses cuyo inicio es el 1 de enero y el fin el 31 de diciembre del mismo año.
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Un organismo del sector privado encargado de una misión de servicio público puede ser reconocido como tal por una ley nacional del país de registro. A falta de esa ley, el servicio ordenador tendrá en cuenta, entre otras cosas, los siguientes factores a la hora de decidir si un solicitante se ajusta a la definición:
- si el solicitante es un organismo totalmente sin ánimo de lucro (es decir, no tiene ningún interés comercial), o
- si su presupuesto para esta misión procede esencialmente del Estado, de autoridades públicas o de otro organismo sin ánimo de lucro, o
- si realiza sus tareas en nombre del Estado, de autoridades públicas o de un organismo sin ánimo de lucro, y se consideran por lo tanto de interés público.
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7 CRITERIOS DE EXCLUSIÓN
7.1 Exclusión
Documentos justificativos15:
Los solicitantes deben aportar una declaración por su honor firmada en su nombre (y en el de las entidades que formen parte del mismo grupo – entidades afiliadas –, en caso de que formen parte de la solicitud) en la que declaren no hallarse en ninguna de las situaciones mencionadas en el artículo 106, apartado 1, y el artículo 107 del Reglamento Financiero. El formulario correspondiente que deben rellenar los solicitantes se encuentra en el anexo B del formulario de solicitud.
7.2 Exclusión de la convocatoria de propuestas
El ordenador no concederá ninguna subvención a todo aquel solicitante que:
a. se encuentre en una situación que le impida participar en la acción, tal como se menciona en la sección 7.1 (véase el anexo B del formulario de solicitud);
b. haya incurrido en falsas declaraciones en relación con la información exigida para participar en el procedimiento o no haya presentado dicha información;
c. haya estado previamente implicado en la preparación de convocatorias de propuestas en los casos en los que esto haya supuesto un falseamiento de la competencia que no pueda solucionarse de otro modo.
Los mismos criterios de exclusión se aplicarán a las entidades que formen parte del grupo (entidades afiliadas). Se podrán imponer sanciones administrativas y financieras a los solicitantes o, en su caso, a las entidades afiliadas que hayan incurrido en falsas declaraciones.
8 CRITERIOS DE SELECCIÓN
8.1 Capacidad financiera
Como solicitante, deberá disponer de fuentes de financiación estables y suficientes con vistas a mantener las actividades del CIED durante toda la duración de la subvención y participar en su financiación. Su capacidad financiera se evaluará sobre la base de los siguientes documentos justificativos, que debe presentar junto con la solicitud:
- declaración por su honor (véase el anexo B del formulario de solicitud). La Representación de la Comisión Europea podrá solicitar información adicional para comprobar su capacidad financiera.
15 En la base de datos eCERTIS pueden encontrarse referencias a tipos de documentos pertinentes a tales efectos en los Estados miembros de la UE y en algunos países candidatos y del EEE: http://ec.europa.eu/markt/ecertis/login.do?selectedLanguage=es
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Sobre la base de los documentos presentados, si la Representación considera que su capacidad financiera no es suficiente, podrá:
pedir más información;
decidir no conceder prefinanciación;
decidir conceder la prefinanciación y abonarla en tramos;
rechazar su solicitud.
8.2 Capacidad operativa
Deberá contar con las competencias profesionales y las cualificaciones oportunas para desempeñar las actividades de comunicación del centro propuestas. En particular, deberá demostrar las siguientes competencias y experiencia:
que dispone de una capacidad logística sólida (por ejemplo: material y asistencia informáticos fiables, salas de reuniones, etc.);
que cuenta con al menos dos años de experiencia en comunicación con el público;
la persona que prevé nombrar para dirigir el centro («el responsable del CIED») o el equipo16 (si opta por nombrar un equipo que dirija el centro) deben contar con las siguientes competencias:
o las capacidades comunicativas necesarias para llegar al público o partes interesadas e implicarles en las acciones, incluidos dos años de experiencia en:
organización de actos, moderación/animación de debates y buenas capacidades de presentación;
redacción/elaboración de materiales de comunicación para su distribución entre distintos grupos destinatarios a través de diversos canales;
gestión de un sitio web y uso de redes sociales para crear comunidades virtuales;
colaboración con prensa y medios de comunicación;
o conocimientos sobre cuestiones de la UE (p. ej., estudios pertinentes, experiencia profesional, etc.);
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Los solicitantes pueden optar por designar a una sola persona para gestionar todas las actividades del CIED o a un equipo con un jefe de equipo claramente designado para tal función. El jefe de equipo debe actuar como punto de contacto principal ante la Comisión y debe participar en todas las sesiones de formación y reuniones organizadas por esta a efectos de las acciones de la subvención. En caso de que se designe a un equipo con un jefe de equipo responsable del centro, el equipo deberá cumplir con todas las competencias requeridas de manera complementaria.
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o capacidades de gestión con un enfoque proactivo y creativo para llevar a cabo tareas (necesarias específicamente en el caso del responsable del CIED/jefe de equipo);
o ser hablante nativo o dominar el español correspondiente, por lo menos, al nivel C2 del Marco común europeo de referencia para las lenguas17;
o buen conocimiento práctico de inglés, francés o alemán, correspondiente a, por lo menos, el nivel B2 del Marco común europeo de referencia para las lenguas. Entre las situaciones en que sería necesario este nivel de conocimiento del inglés, el francés o el alemán se incluye la participación activa en cursos organizados por la Comisión Europea, la elaboración de informes y la cooperación transfronteriza entre los centros de información Europe Direct y con otras redes.
Documentos justificativos:
Para demostrar su capacidad operativa, deberá presentar los siguientes documentos justificativos:
una declaración por su honor (véase el anexo B del formulario de solicitud);
una descripción de al menos dos actividades que haya llevado a cabo en los dos últimos años, como prueba de que cuenta con experiencia en actividades de comunicación con el público;
currículo(s) del responsable del CIED o del equipo que demuestren las competencias requeridas mencionadas anteriormente, incluido un desglose de las respectivas tareas y responsabilidades. Deberá aportar documentos justificativos que acrediten dichas competencias, como un certificado de experiencia relevante o una carta de recomendación. Además, el responsable del CIED/jefe de equipo debe proporcionar una breve carta de motivación en la que dé cuenta de algunos ejemplos recientes en los que adoptó un enfoque proactivo y creativo a la hora de llevar a cabo tareas específicas.
9 CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN
9.1 Criterios de adjudicación para la estrategia trienal de divulgación global y el plan de comunicación anual para 2018
Las solicitudes que superen con éxito la evaluación se valorarán con base en los criterios de adjudicación. La estrategia trienal de divulgación global se evaluará sobre la base de los criterios 1 y 2. El plan de comunicación anual para 2018 se evaluará sobre la base de los criterios 3 y 4.
1. Pertinencia de la estrategia trienal de divulgación (30 puntos) con respecto a:
a. la misión y los objetivos generales del CIED: 15 puntos;
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http://europass.cedefop.europa.eu/es/resources/european-language-levels-cefr
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b. reunir las necesidades locales o regionales de información sobre la UE, incluidos las audiencias destinatarias y los canales de comunicación fundamentales identificados por el solicitante: 15 puntos.
2. Eficacia del CIED (20 puntos):
a. La capacidad del centro para establecer redes (cooperación, complementariedad y sinergias con el socio que acoge el CIED, con otras redes nacionales/regionales y de la UE y partes interesadas) y su impacto en la región/zona cubierta en la solicitud: 10 puntos;
b. La visibilidad del centro y el potencial de divulgación, incluido el efecto multiplicador esperado: 10 puntos:
3. Calidad del plan anual de comunicación para 2018 y su coherencia con la estrategia
trienal- de comunicación y divulgación (40 puntos):
a. eficacia del plan de comunicación anual para 2018 y su coherencia con la estrategia trienal de comunicación y divulgación y con las prioridades de comunicación para 2018 (véase la sección 2.2.2): 20 puntos;
b. pertinencia y viabilidad de cada elemento del plan de comunicación anual para 2018: 20 puntos;
4. Eficiencia de los métodos empleados para ejecutar el plan anual de comunicación, específicamente los recursos humanos y financieros desplegados para alcanzar los objetivos (10 puntos).
Las solicitudes se clasificarán en función del mérito, es decir, según la puntuación recibida (máximo de 100 puntos). Se elegirán las mejores propuestas, es decir, la propuesta con el mayor número de puntos se clasificará en primer lugar, la propuesta con el segundo mayor número de puntos se clasificará en segundo lugar, y así sucesivamente. Las propuestas se enumerarán en orden descendente en función de los méritos.
Las solicitudes con una puntuación por debajo del 60 % en cualquiera de los cuatro criterios de adjudicación mencionados anteriormente (puntuación total para cada uno de los cuatro criterios de adjudicación) no se tendrán en cuenta de cara a la adjudicación. La misma regla se aplica a las propuestas que obtengan una puntuación inferior al 70 % de la puntuación total máxima posible.
9.2 Equilibrio geográfico
En caso de recibir varias propuestas de la misma región/zona, la Representación de la Comisión Europea adjudicará la subvención a las propuestas con mayor puntuación. En función del presupuesto disponible, la misma regla se aplicará hasta que se haya alcanzado el presupuesto anual reservado para la cofinanciación de las actividades de comunicación de los centros de información Europe Direct en España.
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9.3 Criterios de adjudicación para los planes de comunicación anuales para 2019 y 2020
Los planes de comunicación anuales y los correspondientes presupuestos para los años 2019 y 2020 (véase la sección 10.1) se evaluarán en función de los siguientes criterios de adjudicación:
1. eficacia del plan de comunicación anual: 25 puntos;
2. coherencia del plan de comunicación anual con la estrategia trienal de comunicación y divulgación y con las prioridades de comunicación anuales de la Representación de la Comisión Europea y de la Oficina de Información del Parlamento Europeo: 25 puntos;
3. pertinencia y viabilidad de cada elemento del plan de comunicación anual: 40 puntos;
4. eficiencia de los métodos empleados para ejecutar el plan anual de comunicación,
específicamente los recursos humanos y financieros desplegados para alcanzar los objetivos: 10 puntos.
10 COMPROMISO JURÍDICO
La subvención se regirá por un convenio marco de colaboración (véase el anexo 2) y por convenios de subvención específicos (véase el anexo III al anexo 2). El convenio marco de colaboración cubrirá un período de tres años y los convenios de subvención específicos para ejecutar el plan de comunicación anual cubrirán un año. Los convenios de subvención específicos para actividades de comunicación ad hoc, de haberlas, cubrirán el período especificado en la invitación a presentar propuestas.
Los convenios surtirán efecto el día en que los firme la última parte (Representación de la Comisión Europea).
Una vez firmados los convenios, solo podrán modificarse durante su ejecución si la Representación de la Comisión Europea autoriza previamente dicha modificación. La Representación de la Comisión Europea se reserva el derecho de verificar la conformidad de la modificación propuesta con la propuesta inicial.
10.1 Convenios de subvención específicos para ejecutar el plan de comunicación anual
Si su solicitud resulta seleccionada, la Representación de la Comisión Europea firmará un convenio marco de colaboración de tres años con usted, seguido de un convenio de subvención anual específico que cubrirá el año 2018.
La fecha de comienzo del plan de comunicación anual es el 1 de enero de 2018. La acción de 2018 deberá concluir a más tardar el 31 de diciembre de 2018.
La concesión de una subvención anual no crea derechos para años posteriores.
Posteriormente solo pueden firmarse convenios específicos para subvenciones de acción para los años 2019 y 2020 (dentro del período de tres años cubierto por el
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convenio marco) si la Representación de la Comisión Europea evalúa positivamente las propuestas presentadas sobre la base de los criterios de adjudicación. Las propuestas en cuestión se presentarán tras recibir una invitación de la Representación de la Comisión Europea y comprenderán el plan de comunicación anual y el presupuesto correspondiente. En dicha ocasión no se volverán a examinar los criterios de exclusión y de selección.
Deberá notificar cualquier cambio de circunstancias que se produzca desde la firma del convenio marco de colaboración que pudiera afectar a los criterios de exclusión y de selección. La Representación de la Comisión Europea se reserva el derecho de llevar a cabo una verificación antes de iniciar cada invitación a presentar propuestas.
Calendario indicativo de los compromisos jurídicos
Año/convenio Presentación de la propuesta
Notificación de adjudicación
Firma Inicio/fin
Convenio marco trienal de colaboración
(CMC)
Presentada en respuesta a la
presente convocatoria de propuestas
Antes del final de 2017
Último trimestre de 2017
1 de enero de 2018-31 de diciembre de 2020
Convenio específico de subvención de acción para
2018
Presentada en respuesta a la
presente convocatoria de propuestas
Antes del final de 2017
Primer trimestre de 2018
1 de enero de 2018-31 de diciembre de 2018
Convenio específico de subvención de acción para
2019
Plazo establecido en la cláusula I.1.1.2 del convenio marco de
colaboración
Antes del final de 2018
Primer trimestre de 2019
1 de enero de 2019-31 de diciembre de 2019
Convenio específico de subvención de acción para
2020
Plazo establecido en la cláusula I.1.1.2 del convenio marco de
colaboración
Antes del final de 2019
Primer trimestre de 2020
1 de enero de 2020-31 de diciembre de 2020
10.2 Convenios de subvención específicos para ejecutar actividades de comunicación ad hoc El convenio marco de colaboración contempla la posibilidad de invitar a los socios a presentar propuestas para llevar a cabo actividades de comunicación ad hoc fuera del plan de comunicación anual (véase la cláusula I.1.2.2 del convenio marco de colaboración). Los requisitos detallados, incluidos los criterios de adjudicación, se recogerán en la invitación a presentar propuestas. En este caso, los convenios específicos para subvenciones de acción solo podrán firmarse si la Comisión Europea evalúa positivamente las propuestas presentadas. En dicha ocasión no se volverán a examinar los criterios de exclusión y de selección. Deberá notificar cualquier cambio de circunstancias que se produzca desde la firma del convenio marco de colaboración que pudiera afectar a los criterios de exclusión y de selección. La Representación de la
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Comisión Europea se reserva el derecho de llevar a cabo una nueva verificación antes de iniciar cada invitación a presentar propuestas.
11 DISPOSICIONES FINANCIERAS
11.1 Costes subvencionables
Las cantidades fijas únicas asociadas a cada elemento del plan de comunicación anual se han calculado teniendo en cuenta todos los costes directos e indirectos subvencionables en los que incurrirá como beneficiario durante la ejecución de las actividades contempladas en la sección 2.3.
11.2 Forma de la subvención
11.2.1 Cantidades fijas únicas
La subvención del plan de comunicación anual adoptará la forma de una cantidad fija única que cubra los costes subvencionables de la acción. El importe anual total de la cantidad fija única oscilará entre 24 700 EUR y 31 350 EUR.
Cada elemento del plan de comunicación anual (véase la sección 2.3) está vinculado a una cantidad fija única específica, tal como se detalla en el cuadro siguiente. Las cantidades fijas únicas no son susceptibles de modificación.
Elementos del plan de comunicación anual Obligatorio/opcional Frecuencia Cantidades fijas únicas
(en EUR)
«ACTIVIDADES DE COMUNICACIÓN CENTRALES» Obligatorio Una vez
14 250
«ACTOS» Organización de actos Obligatorio Más de una vez 1 900
Participación en actos Opcional Más de una vez 665
«PRODUCTOS DE COMUNICACIÓN»
Publicaciones Opcional Una vez 1 425
Materiales de comunicación de apoyo
Opcional Una vez 475
Material audiovisual y otro material electrónico
Opcional Una vez 950
Boletín informativo electrónico
Opcional Una vez 475
«CENTRO DE VISITANTES» Opcional Una vez 4 750
El importe total de la subvención se calculará sumando a la cantidad fija única correspondiente a las «actividades de comunicación centrales» la cantidad fija única correspondiente a cada elemento adicional del plan de comunicación anual.
Puede seleccionar «organización de actos» y «participación en actos» varias veces, hasta el límite máximo de la subvención.
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Los demás elementos del plan de comunicación anual solo se pueden seleccionar una vez.
Debe combinar distintos elementos a fin de que el importe total de la subvención oscile entre 24 700 EUR y 31 350 EUR.
El importe solicitado deberá ajustarse a las reglas antes mencionadas, teniendo en cuenta el importe mínimo y máximo de la subvención. El importe debe ajustarse asimismo al plan de comunicación anual.
Si bien la cantidad fija única correspondiente a cada elementos es inamovible (por ejemplo, no puede pedir la mitad de una cantidad fija única), durante el año puede aplicarse cierta flexibilidad. Por ejemplo, se permite que sustituya un elemento por otro siempre y cuando:
- garantice la coherencia con el plan de comunicación anual; - la Representación de la Comisión Europea haya mostrado su consentimiento previo; y - el importe final de la subvención no supere el importe máximo de la subvención
indicado en el convenio específico de la subvención. Si se cambia un elemento del plan de comunicación anual por otro y esto supone:
o una cantidad fija única mayor, no se proporcionará presupuesto adicional;
o una cantidad fija única menor, el importe final de la subvención se reducirá en consecuencia.
Se abonará la totalidad de la subvención siempre y cuando el plan de comunicación anual se ejecute adecuadamente. Si uno de los elementos del plan de comunicación anual no se ejecuta adecuadamente, el importe de la subvención se reducirá en proporción. En tal caso, como beneficiario estará obligado a calcular en qué medida se ha ejecutado un elemento dado del plan de comunicación anual cuando presente la solicitud de pago del saldo (véase columna b del Anexo V del CMC). Véase asimismo la sección 11.4.
A más tardar antes del pago del saldo se llevará a cabo una verificación para asegurarse de que se han cumplido las condiciones antes mencionadas necesarias para proceder al pago de la cantidad fija única. Asimismo, podrán efectuarse verificaciones, comprobaciones y auditorías de que se han cumplido las condiciones con posterioridad al pago del saldo.
Como beneficiario, podrá tener que demostrar que ha ejecutado adecuadamente el plan de comunicación anual.
Como beneficiario, no estará obligado a notificar los costes reales que haya asumido para ejecutar la acción.
Los importes de las cantidades fijas únicas no serán impugnados mediante controles a posteriori. Ello no es óbice para que la subvención se vea minorada tal como se ha especificado anteriormente.
El pago de la subvención no afecta al derecho de acceder a los registros legales de los beneficiarios a efectos de:
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examinarlos de cara a futuras subvenciones; o
proteger los intereses financieros de la UE, por ejemplo, detectando fraudes, irregularidades o incumplimiento de obligaciones.
11.2.2 Reembolso de los costes reales
El convenio marco de colaboración prevé que las subvenciones se adjudiquen en forma de reembolso de los costes subvencionables realmente asumidos. La posibilidad de reembolsar los costes reales se contempla exclusivamente para las actividades de comunicación ad hoc (véase la sección 10.2). Las subvenciones de este tipo se determinarán aplicando un tipo máximo de cofinanciación a los costes subvencionables realmente asumidos y declarados por el beneficiario o, si procede, por las entidades que forman parte del grupo (entidades afiliadas). Todos los detalles, incluido el porcentaje del tipo de la cofinanciación, así como los costes subvencionables, se determinarán en la invitación a presentar propuesta, si procede.
11.3 Presupuesto equilibrado
El presupuesto estimativo para el plan de comunicación anual debe presentar un equilibrio de ingresos y gastos.
El presupuesto se expresará en euros.
Si la moneda en que se van a producir los costes no es el euro, deberá utilizar el tipo de cambio publicado en el sitio web Infor-euro disponible en:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm
Debe garantizar que no utilizará la subvención de la UE para cubrir el importe total de los recursos financieros necesarios para llevar a cabo las actividades incluidas en el plan de comunicación anual. Las cantidades fijas únicas contempladas en la Decisión de la Comisión se han calculado de tal forma que, de media, hasta el 50 % de los costes del plan de comunicación anual están cubiertos por la subvención de la Comisión.
La cofinanciación del plan de comunicación anual podrá adoptar la forma de:
sus propios recursos en cuanto beneficiario;
contribuciones financieras de terceros.
La cofinanciación no podrá incluir contribuciones en especie de terceros.
11.4 Cálculo del importe final de la subvención
El importe final de la subvención lo calcula la Representación de la Comisión Europea antes del pago del saldo. El ejercicio de cálculo seguirá las siguientes etapas:
Etapa 1 - Suma de las contribuciones a la cantidad fija única
El importe correspondiente a la etapa 1 se obtiene calculando el valor total de las cantidades fijas únicas de cada elemento del plan de comunicación anual ejecutado.
Etapa 2 - Limitación del importe máximo de la subvención
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El importe total abonado a los beneficiarios por la Comisión no podrá en ningún caso exceder del importe máximo de la subvención indicado en el convenio específico. Si el importe obtenido tras la etapa 1 es superior a este importe máximo, el importe definitivo de la subvención se limitará a este último.
Etapa 3 - Reducción debida a la regla de la ausencia de ánimo de lucro (no aplicable)
Etapa 4 - Reducción debida a una ejecución incorrecta o al incumplimiento de otras obligaciones
La Comisión podrá reducir el importe máximo de la subvención en el caso de que la acción no haya sido ejecutada correctamente (es decir, en caso de que no se haya aplicado o se haya aplicado de forma incorrecta, parcial o tardía), o si se hubiera vulnerado alguna otra obligación prevista en el convenio.
El importe de la reducción viene proporcionalmente determinado por el porcentaje de la acción que se ha ejecutado por elemento.
Véase asimismo el anexo V del convenio marco de colaboración.
11.5 Disposiciones de pago y notificación
Como beneficiario, podrá solicitar los siguientes pagos, siempre y cuando haya cumplido las condiciones del convenio de subvención (p. ej., plazos de pago, umbrales máximos, etc.). Las solicitudes de pago, tal como se detalla en el convenio de subvención, deben ir acompañadas de los documentos previstos a continuación:
Solicitud de pago Documentos adjuntos Plazo para el pago*
Un pago de prefinanciación correspondiente al 70 % del importe de la subvención concedida
(a) convenio específico firmado
En el plazo de 30 días naturales desde la entrada en vigor del convenio
específico (el
convenio específico entra en vigor en la fecha en que lo firme la última parte)
Pago del saldo
La Comisión establecerá el importe de este pago sobre la base del cálculo del importe final de la subvención (véase la sección 11.4)
(a) informe técnico final (b) estado financiero final
60 días naturales tras la presentación del pago del saldo (el beneficiario dispone de 60 días naturales para presentar el pago del saldo tras el fin del período de notificación)
* Véase el cuadro incluido en la sección 10.
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11.6 Otras condiciones financieras
a) No acumulación de subvenciones
Cada acción solo podrá recibir una subvención con cargo al presupuesto de la UE.
En ningún caso podrán ser financiados dos veces los mismos costes por el presupuesto de la UE. Para velar por que esta situación no se produzca, los solicitantes deben indicar en la solicitud de la subvención:
las fuentes y los importes de la financiación de la UE recibida o solicitada en el marco de la misma acción o parte de la acción;
las fuentes y los importes de la financiación de la UE recibida o solicitada para financiar el funcionamiento del solicitante durante el mismo ejercicio financiero;
cualquier otra financiación recibida o solicitada en el marco de la misma acción.
b) No retroactividad
No podrá concederse ninguna subvención, con efectos retroactivos, a acciones ya finalizadas.
Solo se podrá conceder una subvención a una acción ya iniciada en caso de que el solicitante pueda demostrar en la solicitud de la subvención que es necesario iniciar la acción antes de que se firme el convenio de subvención.
En tal caso, los costes subvencionables no podrán haberse producido con anterioridad a la fecha de presentación de la solicitud de subvención.
c) Contratos de ejecución/subcontratación
Cuando la ejecución de la acción exija la concesión de contratos mediante licitación (contratos de ejecución), el beneficiario deberá adjudicar el contrato al licitador que presente la oferta económicamente más ventajosa o el precio más bajo (según corresponda), evitando conflictos de intereses.
El beneficiario deberá documentar claramente el procedimiento de adjudicación y conservar los documentos justificativos para una posible auditoría.
Los beneficiarios podrán subcontratar tareas que formen parte de la acción. Si lo hacen, deberán velar por que, además de las condiciones ya mencionadas de mejor relación calidad-precio y ausencia de conflictos de intereses, se cumplan las siguientes condiciones:
a) que la subcontratación no cubra tareas fundamentales de la acción;
b) que el recurso a la subcontratación esté justificado por la naturaleza de la acción y lo necesario para su ejecución;
c) que los costes estimados de la subcontratación sean claramente identificables en el presupuesto estimativo, si procede;
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d) que cualquier posible recurso a la subcontratación, en caso de no estar previsto en la descripción de la acción, sea comunicado por el beneficiario y aprobado por la Comisión. La Comisión podrá dar su aprobación:
(i) antes de cualquier posible recurso a la subcontratación, si los beneficiarios solicitan una modificación;
(ii) tras recurrir a la subcontratación, si esta:
se justifica específicamente en el informe técnico intermedio o final; y
no implica modificaciones del convenio de subvención que pudieran cuestionar la decisión de adjudicar la subvención o ser contrarias al principio de igualdad de trato entre los solicitantes;
e) que los beneficiarios velarán por que determinadas condiciones que les son aplicables establecidas en el convenio de subvención (p. ej., visibilidad, confidencialidad, etc.), también se aplicarán a los subcontratistas.
d) Ayuda financiera a terceros
Las solicitudes podrán incluir una partida de ayuda financiera a terceros en forma de premio como resultado de un concurso. En tal caso, deberán incluir:
una descripción pormenorizada del concurso;
una descripción del destinatario del premio;
los criterios de concesión del premio;
si el premio no adopta la forma de, por ejemplo, material promocional, el importe máximo que se concederá a cada uno de los terceros y los criterios para determinarlo.
12 PUBLICIDAD
12.1 Por parte de los beneficiarios
Como beneficiario, ha de mencionar claramente la aportación de la UE en todas las publicaciones o en las actividades para las que se emplea la subvención.
Por ello, en todas sus publicaciones, carteles, programas y otros productos elaborados en el marco del proyecto cofinanciado, deberá:
mencionar que el CIED está «cofinanciado por la Unión Europea»;
exhibir el emblema de la Unión Europea en un lugar prominente;
utilizar el nombre, el logotipo y otras formas de identificación de Europe Direct facilitados por la Comisión Europea.
Además, deberá aplicar una cláusula de exención de responsabilidad en la que declare que la UE no es responsable de las opiniones que figuren en las publicaciones o en relación con las actividades para las que se emplee la subvención.
12.2 Por la Comisión
Con excepción de las becas abonadas a personas físicas u otras ayudas directas pagadas a personas físicas especialmente necesitadas, toda la información relacionada con las
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subvenciones concedidas durante un ejercicio financiero se publicará en un sitio de internet de las instituciones de la UE no más tarde del 30 de junio del año siguiente al ejercicio financiero en el que se hayan concedido dichas subvenciones.
La Comisión publicará la información siguiente:
el nombre del beneficiario;
la dirección del beneficiario, cuando este sea una persona jurídica, la región cuando el beneficiario sea una persona física, tal como se definen a nivel NUTS 218, si la persona tiene domicilio en la UE, o equivalente si lo tiene fuera de la UE;
el objeto de la subvención;
el importe concedido.
Previa petición motivada y debidamente justificada del beneficiario, no se procederá a la publicación si la divulgación de la información pudiera poner en peligro los derechos y las libertades de los titulares de esa información, protegidos por la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea, o perjudicara los intereses comerciales de los beneficiarios.
13. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
La respuesta a cualquier convocatoria de propuestas implica el registro y el tratamiento de datos personales (por ejemplo, nombre y apellidos, dirección y CV). Estos datos se tratarán de conformidad con el Reglamento (CE) n.º 45/2001 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos. Salvo que se indique otra cosa, las preguntas y todos los datos personales solicitados que sean necesarios para la evaluación de la solicitud de conformidad con la convocatoria de propuestas serán tratados únicamente para ese fin por el jefe de la Representación de la Comisión Europea en España.
La Comisión podrá registrar los datos personales en el Sistema de Exclusión y Detección Precoz si el beneficiario se encuentra en una de las situaciones contempladas en el artículo 106, apartado 1, y en el artículo 107 del Reglamento Financiero 966/201219. Para más información, véase la declaración de privacidad en la dirección:
http://ec.europa.eu/budget/library/explained/management/protecting/privacy_statement_edes_en.pdf.
14. PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS
Las propuestas deben presentarse dentro del plazo indicado en la sección 3.
Una vez finalizado el plazo de presentación, los solicitantes no pueden modificar su solicitud. No obstante, la Comisión podrá ponerse en contacto con el solicitante durante el proceso de evaluación si necesita aclarar determinados aspectos o corregir errores administrativos.
18 DO L 39 de 10.2.2007. 19
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/ALL/?uri=celex%3A32012R0966
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Los solicitantes serán informados por escrito de los resultados del proceso de selección.
Podrá encontrar el formulario de solicitud en el anexo 1.
Las solicitudes deben presentarse en versión impresa en el formulario correcto, debidamente rellenado y fechado. Deben incluir todos los documentos justificativos necesarios que figuran en la lista de comprobación para los solicitantes anexa al formulario de solicitud. Deben presentarse en tres copias (un original no grapado claramente identificado como tal y dos copias) y firmadas por la persona autorizada para comprometer jurídicamente a la organización solicitante. Asimismo, todos los documentos, incluida una versión firmada y escaneada de la propuesta, deben también presentarse en una memoria USB o DVD.
Las solicitudes deben enviarse a la dirección siguiente:
Representación de la Comisión Europea en España
A la att. de Dª Ana Rio Quintana
Paseo de la Castellana, 46
28046 Madrid
por correo, dando fe de ello el matasellos de correos;
en mano, dando fe de ello la fecha del recibo;
por medio de un servicio de mensajería, dando fe la fecha de recibo por dicho servicio.
Contactos
Representación de la Comisión Europea en España
Departamento de Comunicación
Correo electrónico: [email protected]
Sitio web: www.ec.europa.eu/spain
Anexos:
- Anexo 1 — Formulario de solicitud con lista de comprobación y sus anexos:
- Anexo A Presupuesto estimativo
- Anexo B Declaración por el honor
- Anexo 2 — Modelo de convenio marco de colaboración y sus anexos:
- Anexo I Plan de acción
- Anexo II Condiciones Generales («las Condiciones Generales»)
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Anexo III a) Modelo de convenio específico de subvención para subvenciones en forma de cantidades fijas únicas
- Anexo III b) Modelo de convenio específico de subvención para subvenciones en forma de reembolso de los costes subvencionables asumidos realmente
- Anexo III c) Modelo de convenio específico de subvención para subvenciones en forma de cantidades fijas únicas y de reembolso de los costes subvencionables asumidos realmente
- Anexo IV Modelo de informe técnico final
- Anexo V Modelo de estado financiero final
- Los anexos VI y VII no son pertinentes en el contexto de la presente convocatoria
- Anexo VIII a) Modelo de plan de comunicación anual
- Anexo VIII b) Modelo de presupuesto estimado para los planes de comunicación anuales