GERENCIA DE LA INFORMACION

POLITECNICO GRAN COLOMBIANO

POLITECNICO GRAN COLOMBIANO //GESTION DE LA INFORMACION

PORTADA

LUZ MARY BELTRAN CANO COD. 1121020254

YENIFER ARIZA ARIZA COD. 1111640223

CRISTIAN CAMILO SARMIENTO BELTRAN COD. 1211070090

NORA MARCELA JAIMES SOLER COD. 1121020354

YANETH CONSTANZA HERNANDEZ ROJAS COD. 1221480104

LIDA KARINA PEREZ PINZON COD. 1211020342

TUTOR: GIOVANNY ALEXANDER BAQUERO

ENTREGA FINAL TRABAJO COLABORATIVO

INTRODUCCION• Este sistema integrado y automatizado para proveer la información

que optimice las funciones de operatividad, gestión y toma de decisiones en una organización.

• La gestión de la información es fundamental para la administración y organización donde se define la planeación, control y supervisión, con el fin de cumplir con los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo de la empresa.

• Este sistema inicia con la definición de un modelo que presente una realidad; es necesario identificar el tipo de información requerida dando a conocer la problemática, efectuando los datos dinámicamente, analizándolos, diseñando, generando reportes para resolver el problema.

• Mediante el proceso de la gestión de información se desarrollan nuevos conocimientos que facilitan, calidad, eficiencia y servicio en los productos y servicios ofrecidos por una organización, lo cual contribuye a que la productividad y rentabilidad crezcan de manera sostenible.

DESCRIPCION DEL PROBLEMA• A continuación veremos uno de los sectores económicos que

representa la mayor economía a nivel mundial, donde el manejo interno de información tanto de los productos como del departamento comercial presenta fallas dejando faltantes y un porcentaje de perdidas significante.

• La Empresa Farco S.A Distribuidora de Medicamentos requiere implementar un sistema que felicite consultar las ventas por vendedor, por cliente, por producto, por presentación, y así tener mayor control de la demanda de los productos por clientes en las diferentes ciudades.

• Es un proceso y a la vez un subproceso que debe estar presente en cada uno de los pasos de la organización. Requiere acción, decisión y evaluación. Hoy en día grandes compañías presentan falencias frente al manejo y uso adecuado de información;

OBJETIVOS• 1. Comprender la importancia de establecer un sistema de

información y sus ventajas.• 2. Obtener las herramientas para implementar un sistema de

información fácilmente a través del programa de Excel.• 3. Realizar la implementación de un sistema, a través del

ejercicio de definir y resolver un problema de alguna organización.

• 4. Desarrollar una base de datos de los clientes o de productos. • 5. Diagnosticar y establecer las necesidades de información,

generando reportes e indicadores.• 6. Automatizar los procesos operativos de una forma

organizada.

MODELO DE ENTES

Ventas de Medicamen

tos

Vendedores

Clientes

Producto

Presentación

DESCRIPCION DE ENTES

Ente 1Ente 2 ClientesEnte 3Ente 4

No

6 Cantidad por presentación de producto Reporte de cantidad por presentación de los productos vendidos

3 Productos por clientes Listado de los productos vendidos por cliente

5 Presentación por producto

Listado de vendedores en el país1

Listado de presentación por producto vendido

Descripcion de entes

Vendedores

Producto

4 Cantidad de productos vendidos Reporte de cantidad de productos vendidos por cliente

Presentación

Requerimientos

Reporte de cuantos clientes existen por vendedor

Vendedores

DescripcionReporte

No. De clientes 2

DICCIONARIO DE DATOS

Vendedor Tipo Longitud Descripción PresentaciónTipo Longitud DescripciónIdvendedor Auto numérico 4 Id consecutivo del vendedor IdpresentaciónAuto numérico 4 Id consecutivo de la presentaciónNombres Texto 50 Nombre del vendedor Idproducto Auto numérico 4 Id consecutivo del productoApellidos Texto 50 Apellidos del vendedor DescripciónTexto 50 Descripción de la presentaciónDirección Texto 50 Dirección del vendedor Cantidad Numérico 4 Cantidad de ventaTeléfono Texto 50 Teléfono del vendedor Valor Decimal 8 Valor de ventaCiudad Numérico 4 Ciudad del vendedor

Cliente Tipo Longitud Descripción Producto Tipo Longitud DescripciónIdcliente Auto numérico 4 Id consecutivo del cliente Idproducto Auto numérico 4 Id consecutivo del productoRazon SocialTexto 50 Nombre del cliente Idcliente Auto numérico 50 Id consecutivo del clienteDirección Texto 50 Dirección del cliente Descripción Texto 50 Descripción del productoTeléfono Texto 50 Teléfono del cliente Cantidad Numérico 4 Cantidad de ventaCiudad Numérico 4 Ciudad del cliente Valor Decimal 8 Valor de ventaNit Texto 15 Documento del cliente

MAPA DE RELACIONES

POLITECNICO GRAN COLOMBIANO GESTION DE LA INFORMACION

Como indicador

de Clientes

90% de nuestros vendedor

es son lab

especializados

70% de nuestros clientes

son potencial

esAnalgésic

os y antibiótic

os

80% de ventas en medicame

ntos y suplement

os

Como indicador

de vendedor

es

Como indicador de ventas

Como indicador

de productos

TABLASVendedores Cliente

Idvendedor Nombre Apellidos Dirección Teléfono Ciudad Idcliente Razon Social Dirección Teléfono Ciudad Nit1 Eduardo Moreno Cr 80 27 104 2654789 Bogotá R66380 Duana y Cia Ltda Cr 47 84 79 3658498 Barranquilla830080649-22 Karina Martinez Cl 26 7 52 6416587 Bucaramanga R65650 Mas Salud Ips Cr 47 80 172 3197770 Barranquilla802021040-43 Norberto Ossa Cr 2 71 11 5658794 Monteria B13020 Epsifarma Dg 22 a 68 a 36 2602122 Bogotá 900067659-64 Alberto Gordillo Cr 100 N 15 05 6524841 Cali B11420 Farmasanitas Dg 22 a 68 a 70 4146221 Bogotá 800149695-15 Cristian Rojas Dg 45 89 81 3512658 Barranquilla S66290 Colpromed Cr32 w 71 36 6379999 Bucaramanga804012730-76 Camilo Castrillon Tr 58 65 12 5145865 Medellin S66030 Dis Hospital Cr 35 54 70 6351007 Bucaramanga900365786-17 Luz Acosta Cl 30 8 20 7265189 Pasto C32350 Copidrogas Cl 15 27 a 176 6900123 Cali 860026123-08 Fabio Ochoa Cl 40 30 70 8596547 Zona Cafetera C31140 Fundacion Valle de Lili Cr 98 N 18 49 3319090 Cali 890324177-5

M41030 Cooperativa de Hospitales de AntioquiaCr 48 24 104 3548850 Medellin890985122-6M41330 Corpaul Cr 52 a 39 80 5114555 Medellin890981683-8R66180 Clinica Zayma Cl 28 7 11 7900406 Monteria800074112-6R65880 Coodescor Cl 29 19 03 7821514 Monteria812001561-0C32300 Distribuidora InpormedicalCl 20 28 53 7296060 Pasto 900465064-1C31570 Clinica Nuestra Señora de FatimaCl 21 26 40 9305063 Pasto 891200032-7C33560 Hospyclinic Cl 35 11 67 3263131 Zona Cafetera816008130-6C32160 Coodesca Centro Mayorista Via Panamericana Bodega 138894459 Zona Cafetera800088098-1

Idproducto Idcliente Descripción Cantidad Valor Idpresentación Idproducto Descripción Cantidad Valor301 R66380 Adrenalina 1.300 74.060.000 301010001 301 Adrenalina Caja x 10 500 5.290.000 302 R65650 Amikacina 340 60.674.000 301100001 301 Adrenalina Caja x 100 600 63.480.000 303 B13020 Atropina 850 49.461.500 301025001 301 Adrenalina Caja x 25 200 5.290.000 304 B11420 Bicarbonato de sodio 600 132.480.000 302100004 302 Amikacina Caja x 100 200 55.200.000 305 S66290 Ciprofloxacina 800 206.050.000 302020004 302 Amikacina Caja x 20 140 5.474.000 306 S66030 Cloruro de potasio 775 140.760.000 303010005 303 Atropina Caja x 10 300 3.174.000 307 C32350 Cloruro de sodio 1.550 457.440.000 303100005 303 Atropina Caja x 100 400 42.320.000 308 C31140 Dexametasona 600 76.725.000 303025005 303 Atropina Caja x 25 150 3.967.500 309 M41030 Diclofenaco 830 35.409.000 304100006 304 Bicarbonato de sodio Caja x 100 400 66.240.000 310 M41330 Dipirona Magnesica 350 20.843.200 304200006 304 Bicarbonato de sodio Caja x 200 200 66.240.000 311 R66180 Dipirona Sodica 255 18.525.000 305001008 305 Ciprofloxacina Caja x 1 300 4.800.000 312 R65880 Dopamina 820 67.500.000 305050008 305 Ciprofloxacina Caja x 50 500 201.250.000 313 C32300 Fenitoina 578 102.400.000 306100010 306 Cloruro de potasio Caja x 100 700 115.920.000 314 C31570 Furosemida 224 26.109.000 306200010 306 Cloruro de potasio Caja x 200 75 24.840.000 315 C33560 Gentamicina 560 77.237.120 307100011 307 Cloruro de sodio Caja x 100 700 133.420.000 316 C32160 Hioscina Simple 300 37.980.000 307200011 307 Cloruro de sodio Caja x 200 850 324.020.000 317 R66380 Hioscina Compuesta 600 91.104.000 308010045 308 Dexametasona Caja x 10 200 6.600.000 301 R65650 Adrenalina 850 49.461.500 308100045 308 Dexametasona Caja x 100 150 49.500.000 302 B13020 Amikacina 2.610 128.110.000 308025045 308 Dexametasona Caja x 25 250 20.625.000 303 B11420 Atropina 6.250 52.910.580 309010014 309 Diclofenaco Caja x 10 600 7.326.000

Etiquetas de columnaEtiquetas de filaBarranquilla Bogotá Bucaramanga Cali Medellin Monteria Pasto Zona Cafetera Total general

Clinica Nuestra Señora de FatimaClinica ZaymaColpromedCoodescaCoodescorCooperativa de Hospitales de AntioquiaCopidrogasCorpaulDis HospitalDistribuidora InpormedicalDuana y Cia LtdaEpsifarmaFarmasanitasFundacion Valle de LiliHospyclinicMas Salud Ips

Total general

Etiquetas de filaSuma de CantidadSuma de ValorAdrenalina 2150 123.521.500 Amikacina 2950 188.784.000 Atropina 7100 102.372.080 Bicarbonato de sodio850 182.160.000 Ciprofloxacina 1760 318.035.000 Cloruro de potasio 1225 231.840.000 Cloruro de sodio 2070 651.852.000 Dexametasona 1500 287.100.000 Diclofenaco 1085 52.808.250 Dipirona Magnesica1170 46.897.200 Dipirona Sodica 1255 90.025.000 Dopamina 1100 124.500.000 Fenitoina 918 230.400.000 Furosemida 1024 97.659.000 Gentamicina 1410 264.284.320 Hioscina Compuesta600 91.104.000 Hioscina Simple 300 37.980.000

Total general 28467 3.121.322.350

PORTAL GRAFICO Número de clientes por ciudad sistema de

información Distribuidora de Medicamentos

Total0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

8000

2150

7100

850

17601225

20701500

1085117012551100 918 10241410

600 300

Adrenalina AmikacinaAtropina Bicarbonato de sodioCiprofloxacina Cloruro de potasioCloruro de sodio DexametasonaDiclofenaco Dipirona MagnesicaDipirona Sodica DopaminaFenitoina FurosemidaGentamicina Hioscina CompuestaHioscina Simple

Cantidad de productos vendidos sistema de información Distribuidora de Medicamentos

DOCUMENTO PORTALMEDICAMENTOS LTDA.Número de clientes por ciudad

Cuenta de CiudadEtiquetas de columnaEtiquetas de filaBarranquilla Bogotá BucaramangaCali Medellin Monteria Pasto Zona CafeteraTotal generalClinica Nuestra Señora de Fatima 1 1Clinica Zayma 1 1Colpromed 1 1Coodesca 1 1Coodescor 1 1Cooperativa de Hospitales de Antioquia 1 1Copidrogas 1 1Corpaul 1 1Dis Hospital 1 1Distribuidora Inpormedical 1 1Duana y Cia Ltda 1 1Epsifarma 1 1Farmasanitas 1 1Fundacion Valle de Lili 1 1Hospyclinic 1 1Mas Salud Ips 1 1Total general 2 2 2 2 2 2 2 2 16

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POLITECNICO GRAN COLOMBIANO GESTION DE LA INFORMACION

MEDICAMENTOS LTDA.Cantidad de Medicamentos por cliente

Suma de Cantidad Etiquetas de columna

Etiquetas de fila 224 250 255 280 300 340 350 450 520 560 578 600 775 800 820 830 850 900 960 1.000 1.300 1.550 2.610 6.250

Total general

B11420 600 6250 6850

B13020 850 2610 3460

C31140 520 600 1120

C31570 224 340 564

C32160 300 850 1150

C32300 280 578 858

C32350 450 1550 2000

C33560 560 800 1360

M41030 830 900 1730

M41330 255 350 605

R65650 340 850 1190

R65880 820 1000 1820

R66180 255 820 1075

R66380 600 1300 1900

S66030 775 960 1735

S66290 250 800 1050

Total general 224 250 510 280 300 680 350 450 520 560 578 1800 775 1600 1640 830 2550 900 960 1000 1300 1550 2610 6250 28467

CONCLUSIONES• Los sistemas de información son una gran herramienta

empresarial porque permiten:• Consultar información relevante y en tiempo real para la toma

de decisiones.• Alinear e Integrar las diferentes áreas de la empresa al

reorganizar tanto los procesos como el personal, logrando hacerlos más efectivos y rentables con base en la misión y visión de la organización.

• Garantizar la competitividad en los mercados y su sostenibilidad a través del tiempo.

• Aumentar la efectividad del modelo de ventas implementado, y del personal comercial de acuerdo a la ubicación geográfica, al tipo de cliente, al tipo de producto y a la presentación del producto.

POLITECNICO GRAN COLOMBIANO GESTION DE LA INFORMACION

• Facilitar la gestión al administrar mejor el tiempo y los costos de producción generando valor agregado para la compañía.

• Garantizar la satisfacción del cliente al conocer sus expectativas y a través de la excelencia de los servicios y productos.

• Del correcto manejo de la información depende, en gran medida, la implementación de la gerencia de calidad:

1. Mejoramiento continuo de los procesos o subprocesos. 2. Simplificación de tareas. 3. Minimizar el error y re procesos, ya que la información

proviene de una sola fuente oficial. 4. Mejor uso de los recursos humanos físicos y tecnológicos. 5. Asegurar que la organización desarrolle las competencias

necesarias para su adaptación continua a los cambios internos y externos del medio en el que se desarrolle.