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Vigilado “superintendencia nacional de salud”
SEGUIMIENTO PLAN ANTICORUPCION Y
ATENCION AL CIUDADANO
PRIMER CUATRIMESTRE
MAYO 2017
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MARCO LEGAL
Con el fin de dar cumplimiento a los requerimientos de la Ley 1474 de 2011, el Decreto 943 del
2014 en sus componentes de la administración del riesgos y el eje transversal de información y
comunicación, se determinó que las entidades del orden nacional, departamental y municipal
deben elaborar y fijar en la página web de cada institución el Plan Anticorrupción y de atención
al ciudadano para cada una de las vigencias, para el 2017 la oficina de planeación elaboró y
armonizo este mapa en forma participativa con los líderes de procesos, y fue debidamente
validado y aprobado por la gerencia y se hizo la divulgación respectiva; la oficina de control
interno realizó el primer monitoreo cuatrimestral de la actual vigencia en cumplimiento del marco
legal anteriormente mencionado.
A continuación me permito presentar el informe de esta evaluación así:
OBJETIVO
Asegurar el cumplimiento efectivo de las actividades trazadas para la administración de los
diferentes riesgos, igualmente comprobar a través de verificaciones puntuales de cada uno de
los riesgos y complementariamente se evaluaron las políticas y la responsabilidad de los
diferentes actores (la alta dirección, el comité de control interno y gestión de calidad, la oficina
de control interno, oficina de planeación y los lideres responsables de los procesos y áreas
institucionales).
ALCANCE
Todos los procesos que conforma el mapa de procesos institucional.
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METODOLOGIA
Se utilizó como referencia el mapa de riesgos y atención al ciudadano establecido por la oficina
de planeación y el nivel directivo en el mes de enero de la actual vigencia, para esta evaluación
se elaboró una plantilla de control como papel de trabajo de esta evaluación “seguimiento plan
anticorrupción y atención al ciudadano” y complementariamente se utilizó el formato
MEC-F-003-13 “Lista de chequeo seguimiento a procesos”.
Con esta información y la inspección directa con los responsables de las diferentes áreas y
procesos se elaboró, por parte de la oficina de control interno el informe final de este monitoreo,
el cual se entregará a la gerencia, el nivel directivo y el comité de control interno y gestión de
calidad para los ajustes respectivos frente a las recomendaciones.
ACTIVIDADES CUMPLIDAS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RIESGOS Y
LAS POLITICAS DE ATENCION AL CIUDADANO
PRIMER CUATRIMESTE – 20017
Teniendo en cuenta la metodología mencionada, la oficina de control interno después de evaluar
todos los riesgos con sus actividades a cumplir y las políticas con sus responsabilidades
evidencio un número importante de mejoras y debilidades de cada uno de los riesgos y las
políticas que direccionan la administración de este plan de riesgos y atención al ciudadano así:
MEJORAS DE LOS RIESGOS
Se cuenta con un extintor en el área de recurso humano y financiera para cubrir riesgo de
conato de incendio que se pudiera presentar, el cual está vigente la fecha de vencimiento
de la recarga.
Se estableció y documento un flujograma para el control de las asignaciones
presupuestales en el proceso de compras.
Con el fin de evitar un doble pago o un fraude en el pago a través de transferencias
bancarias y cheques, se estableció un punto de control para evitar la ocurrencia de este
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riesgo, confirmando el trámite de cualquier pago por parte del banco popular como mínimo
con dos de los funcionarios autorizados en el oficio No. E.S.E HGYASM-64 -2017 de enero
25 de 2017.
Se adecuo un local en la portería principal de entrada a la institución para el recibo de las
donaciones, igualmente se asignó un número de adultos mayores rotativos durante los
siete (7) días de la semana, se tiene como control un formato el cual tiene consecutivo
numérico, además se destaca el sitio con un aviso donde se especifica el servicio de
recibo de donaciones y horario.
En relación al estudio de incidentes y eventos adversos de caídas, se realiza un
seguimiento y se evalúan los problemas y las situaciones críticas a través del formato
AMB-F-007-07, además está conformado el comité de ética el cual se reúne
permanentemente y cuenta con sus respectivas actas.
Se está realizando los controles de la semaforización a los medicamentos con un adhesivo
(verde, rojo y amarillo) tanto a los del área de hospitalización como a los del carro de paro,
igualmente existe una lista de chequeo para el control diario de la existencia y vencimiento
de los insumos y medicamentos del carro de paro.
Con el fin de minimizar los riesgos de fuga de los usuarios se tienen establecidos el carnet
de permiso de salidas y salidas especiales para los residentes, igualmente registro de
entrada y salida en el área de portería y se cuenta con el procedimiento para la prevención
de fugas el cual es socializado con los actores del proceso.
El proceso de control interno para asegurar los riesgos establecidos de este proceso
durante la vigencia del 2017 elaboró un plan de acción y auditorias el cual fue aprobado
por la gerencia y comité de control interno y gestión de calidad y de enero a abril se han
ejecutado todas las actividades programas para este periodo.
Se han rendido los informes oportunamente por parte de la oficina de control interno a los
órganos de control (Departamento Administrativo de la función Pública, Contaduría
General, Contraloría Municipal y Derechos de autor).
Se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno a través de la resolución No. 083 de
agosto 11 de 2016, se creó el Comité de Control Interno y Gestión de Calidad a través de
la resolución No. 084 de agosto 10 de 2016.
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DEBILIDADES DE LOS RIESGOS
No se ha iniciado el proceso de escaneo de los documentos de las hojas de vida para
evitar la pérdida de estos documentos y minimizar el riego de ocurrencia.
No está legalizado por el proceso de gestión de calidad el flujograma para el control de
las apropiaciones presupuestales.
Hay debilidades en el control del recibo de las donaciones en especie que llegan a la
institución en horario distintos a los establecidos para los adultos mayores que prestan
este servicio, recibiendo estas donaciones el vigilante de turno de la portería principal sin
diligenciar el formato control establecido para este fin, además desde el 02 de junio del
presente año los adultos mayores que son responsables del recibo de las donaciones no
cuentan con el formato de control preestablecido porque se dejaron agotar en el área de
almacén y no hay existencia actualmente, dicho formato no está legalizado por el proceso
de gestión de calidad.
El procedimiento para el recibo de las donaciones no está actualizado ni se ha socializado
con los adultos mayores para su conocimiento y aplicación.
En el proceso financiero se determinó el riesgo “descuadre de inventarios”, pero en la
plantilla del plan no se estipulo los controles existentes, el tipo de control, no se valoró el
riesgo, la opción de manejo, las acciones tomadas ni el responsable de cumplimiento de
esta actividad.
En las recomendaciones estipuladas en el informe de evaluación del sistema de control
interno contable rendido el 28 de febrero del presente año a la Contaduría General de la
Nación correspondiente la vigencia 2016, se determinó que para asegurar la efectividad
de la administración de los inventarios, se debía realizar inventarios cuatrimestrales, pero
a la fecha no se ha cumplido esta recomendación hecha por parte de la oficina de control
interno incumpliendo con este procedimiento administrativo y contable.
Falta de aire acondicionados en el área de hospitalización y ubicar una salida de
emergencias, igualmente falta de pasamanos en borde del andén hacia el patio central de
la sala san José, hospitalización y los consultorios médicos y acondicionar senderos que
van hacia la portería y el área de Terapia ocupacional.
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La calidad de las cintas antideslizantes ubicadas en los baños no es de la mejor calidad
ni la más indicada ya que la adhesión es débil.
Los documentos y procedimientos establecidos en el procedimiento para evitar la fuga de
los usuarios no están registrado ni codificados en el proceso de gestión de calidad.
Aunque se tiene establecido que la jefe de enfermería es quien debe realizar los
respectivos pedidos de bienes y elementos para las diferentes salas se evidencia en las
requisiciones de almacén que son solicitados por las auxiliares de las salas.
En el primer cuatrimestre del 2017 no se ha hecho la socialización de la ruta a seguir para
los ingresos de los adultos mayores con entes externos diferentes a la Secretaria de
bienestar Social.
A la fecha no se tiene un inventario de activos fijos actualizado por procesos ni por
funcionario ni están paqueteados los bienes muebles de la institución.
De todas las auditorías internas que se realizaron en el primer cuatrimestre del presente
año por parte de la oficina de control interno a la fecha falta la entrega de los planes de
mejoramiento por parte de los responsables de los procesos auditados.
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ADMINISTRACION DE LAS POLITICAS DE LOS RIESGOS DE ANTICORRUPCION Y
ATENCION AL CIUDADANO
Para el módulo de las políticas determinadas en plan anticorrupción y atención al ciudadano de
la actual vigencia la oficina de control interno utilizo la lista de chequeo codificada así:
MEC-F003-13, donde se determinaron las debilidades y fortalezas de la aplicación y
sostenibilidad de las políticas establecidas en este importante instrumento regulador de la
administración de los riesgos.
MEJORAS DE APLICACIÓN DE LAS POLITICAS
Dando cumplimiento a la ley 1474 de 2011 se elaboró el plan anticorrupción y atención al
ciudadano en el mes de enero de 2017 y se publicó en la página web de la institución.
Se llevó a cabo el proceso de rendición de cuentas de la vigencia de 2016 el día 28 de
abril de 2017 y fue publicado en la página web de la institución el respectivo informe.
En la política de administración de los riesgos y directamente en el capítulo de la
responsabilidad de la alta dirección se cumplieron los ítems determinados y queda
pendiente hacerle seguimiento a los ajustes y novedades formuladas en la evaluación de
control interno.
Con respecto a las responsabilidades del comité de control interno y gestión de calidad
se ha cumplido con la identificación y prevención de los riesgos, igualmente con la
asesoría al levantamiento de los riesgos.
Con este informe de evaluación la oficina de control interno está cumpliendo con las
responsabilidades en el plan de anticorrupción y atención al ciudadano.
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DEBILIDADES EN LA APLICACIÓN DE LAS POLITICAS
No se realizó socialización del plan anticorrupción y atención al ciudadano con los
funcionarios responsables de cada proceso, lo cual no ha permitido el cumplimiento de
algunas de las acciones de mejora planteadas en este plan.
En el contenido de la políticas donde se especifica “Una vez construido se realizara la
respectiva socialización y publicación en la página web del Hospital y a través de correos
eléctricos”, esta no se ha realizado y por lo tanto en proceso de atención al ciudadano
argumenta el líder que no ha ejecutado actividades de avance por esta causa y que el
compromiso es realizar la acción correctiva para el otro informe cuatrimestral.
No se han realizo las entregas trimestrales de los informes del estado de los riesgos por
cada uno de los procesos y áreas a la oficina de control interno de acuerdo a lo establecido
en las responsabilidades del primer componente de la administración del riesgo.
No se ha capacitado a los funcionarios en esta vigencia sobre el tema de los riesgos de
corrupción específicamente.
Está pendiente viabilizar las mejoras frente a las debilidades y recomendaciones
planteadas en esta evaluación.
Falta por identificar los riesgos de procesos y áreas como: Gestión de Calidad, compras,
mantenimiento, vigilancia, lavandería, cocina, gestión documental, planeación.
A la fecha no se ha realizado el plan de acción para la medición de las cargas laborales y medición del clima laboral.
No se han publicado los requisitos de ingreso al programa de residencia y centro con el fin de minimizar los trámites de traslado a los grupos de interés y la comunidad en general.
No se ha realizado el estudio de racionalización de trámites y documentos de los exámenes para el ingreso de los adultos mayores a la institución.
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RECOMENDACIONES
Para dar cumplimiento a la ley 87 de 2003 y sus decretos reglamentarios e igualmente la ley
1474 de 2011, la oficina de control interno debe presentar el informe donde se muestran los
avances de las acciones cumplidas porcentualmente y comentarios adjuntos que permitan
viabilizar y analizar la efectiva administración de cada uno de los riesgos y las políticas
estipulados en este plan, igualmente se deben documentar las debilidades en el no cumplimiento
de las actividades y de las responsabilidades determinadas en el instrumento regulador del plan.
En el informe final que se presenta a la gerencia y al comité de control interno y gestión de calidad
es requisito que la gerencia y los responsables de los diferentes procesos y áreas cumplan con
cada una de las acciones a mejorar para el siguiente cuatrienio poder cerrar efectivamente las
brechas de cada uno de los componentes y de los riesgos estipulados en este plan, además
ajustando el plan anticorrupción y atención al ciudadano con nuevos riesgos que no hayan sido
determinados en algunos procesos y/o áreas.
ALVARO PLAZA VARGAS
Jefe de Control Interno
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ALBUM DE FOTOS
Verificación fechas de vencimientos de medicamentos
y listas de chequeo del caro de paro
Semaforización
de los
medicamentos
en el área de
hospitalización.
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Verificación de los riesgos y politicas
del proceso de Atencion al Ciudadano
Formato para autorización
de salida de los Adultos Mayores
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Área de recibo de donaciones por
parte de los Adultos Mayores
Disposiciones para el proceso de
entrega de donaciones en especie