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Seguimiento estrategia anticorrupción y atención al ciudadano Corte: 31 de agosto de 2017

Control Interno

SEGUIMIENTO ESTRATEGIA ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO CORTE: 31 DE AGOSTO DE

2017

Fecha: 2017-09-14


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1. Introducción En cumplimiento del artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 y del Decreto 124 de 2016 la Asesora con funciones de Jefe de Control Interno realiza seguimiento al plan anticorrupción y atención al ciudadano del Instituto Nacional de Metrología. El Decreto 124 de 2016 modifica el Decreto 1081 de 2015, en él se señala las metodologías para diseñar y hacer seguimiento a la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, las cuales se encuentran contenidas en los documentos "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano- Versión 2" y "Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción", estableciéndolas como los estándar para las entidades públicas para dar cumplimiento a lo establecido en Ley 1474 de 2011. Igualmente estable que la máxima autoridad de la entidad u organismo velará de forma directa porque se implementen debidamente las disposiciones contenidas en los documentos referidos. La consolidación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y del Mapa de Riesgos de Corrupción estará a cargo de la Oficina de Planeación, quien además servirá de facilitadora para todo el proceso de elaboración del mismo. El monitoreo estará a cargo del Jefe de Planeación o quien haga sus veces y del responsable de cada uno de los componentes del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. El mecanismo de seguimiento al cumplimiento de las orientaciones y obligaciones derivadas de los mencionados documentos estará a cargo de las oficinas de control interno o quien haga sus veces, para lo cual se publicará en la página web de la respectiva entidad, las actividades realizadas de acuerdo con los parámetros establecidos. Las entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional deberán integrar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y el Mapa de Riesgos de Corrupción actualizados al Plan de Acción Anual de qué trata el Modelo Integrado de Planeación y Gestión. De igual manera, la estrategia para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano indica está integrado por cinco políticas autónomas e independientes que se articulan bajo un solo objetivo, la promoción de estándares de transparencia y lucha contra la corrupción. Sus componentes gozan de metodologías propias para su implementación, por lo tanto, no implica desarrollar actividades diferentes o adicionales a las que ya vienen ejecutando las entidades en desarrollo de dichas políticas. Las políticas, estrategias o iniciativas del plan están compuesta por: a) Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción, b) Racionalización de Trámites, c) Rendición de


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Cuentas: d) Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano: e) Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información y f) Iniciativas Adicionales.

2. Alcance A la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces le corresponde adelantar la verificación de la elaboración y de la publicación del Plan. Le concierne así mismo efectuar el seguimiento y el control a la implementación y a los avances de las actividades consignadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. La Oficina de Control Interno realizará seguimiento (tres) 3 veces al año, así el segundo seguimiento es a corte 31 de agosto de 2017. En esa medida, la publicación deberá surtirse dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de septiembre, es decir máximo el 14 de septiembre de 2017. 3. Descripción metodológica. Los procedimientos de auditoría realizados en el presente informe fueron: Consulta: Se realizaron de manera verbal solicitudes a los funcionarios: Mayer Flórez, Luis Fernando Oviedo, Laureano Urrego y Jennifer Olmos sobre los avances y actividades desarrolladas en la Estrategia anticorrupción y atención al ciudadano. Entre otros los recursos obtenidos como insumo para la realización de este seguimiento fueron:

Mapa de riesgos de integrado, documento publicado en la página web de la entidad versión 4. http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_ANTICORRUPCION/2017/MapaRiesgosCorrupIntegradaV4CIDA-N12-20170829.pdf

Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano publicado en la página Web de la entidad el 30 de agosto de 2017, para cada uno de sus componentes:

http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_ANTICORRUPCION/2017/MapaRiesgosCorrupIntegradaV4CIDA-N12-20170829.pdfhttp://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_ANTICORRUPCION/2017/MapaRiesgosCorrupIntegradaV4CIDA-N12-20170829.pdf


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En las carpetas compartidas del INM se dispone de una carpeta denominada Planes Institucionales X:\2017\PAAC carpetas 2017 PAAC donde reposan los documentos que evidencian el monitoreo a los riesgos de corrupción, de los componentes que lo conforman y que evidencian el cumplimiento de las actividades diseñadas para los controles establecidos. Se verificaron los documentos cargados a fecha 08 de septiembre de 2017 y a corte 31 de agosto de 2017. Observación: Para el desarrollo del presente seguimiento se verificó el cumplimiento de la normatividad legal vigente así como las directrices internas dispuestas para tal fin y a partir de esto realizar recomendaciones de cara al proceso. En virtud de la anterior, los criterios de evaluación que se observaron, fueron:

Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado.

Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno

de las Entidades y Organismos de la Administración Pública.

Decreto 124 de 2016 por el cual se reglamenta la metodología para diseñar y hacer seguimiento a la Estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. (Guía: "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano- Versión 2" y "Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción").

Guía para la Administración del riesgo emitida por el Departamento Administrativo de la

Función Pública, v3, diciembre de 2014.

Decreto 1083 de 2015 Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. Inspección: Se verificaron los soportes dispuestos en la carpeta planes institucionales - Plan Anticorrupción y cada una de las carpetas allí establecidas para cada componente, así: Carpeta de planes institucionales:


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Igualmente, se observó en la página Web del Instituto la estrategia actualizada el 30 de agosto de 2017, la cual se encuentra vinculada al link de ley de transparencia, así: Página Web en link transparencia:


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Procedimientos analíticos: Se verificó el cumplimiento de las acciones con fecha de cumplimiento 31 de agosto de 2017 y presentación de soportes máximo el 8 de septiembre de 2017. Para la evaluación consolidada se utilizó el modelo de matriz de seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano establecido en el documento "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano- Versión 2". El formato contiene los siguientes parámetros:

FORMATO SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

Entidad Instituto Nacional de Metrología.

Vigencia 2017

Fecha de publicación 14/09/2017

Seguimiento 1 OCI

Fecha de seguimiento: 2017-09-14

Componente Actividades

programadas Actividades Cumplidas

% avance Observación

Componente: Se refiere a cada uno de las políticas del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano. Actividades programadas: Corresponde al número de actividades programadas. Actividades cumplidas: Corresponde al número de actividades efectivamente cumplidas durante el período. Porcentaje (%) de avance: Corresponde al porcentaje establecido de las actividades cumplidas sobre las actividades programadas. Es el nivel de cumplimiento de las actividades plasmadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, medido en términos de porcentaje al corte establecido para seguimiento.

Porcentaje Evaluación

De 0 a 59% Zona baja: color rojo

De 60 0 a 79% Zona media: color amarillo

De 80 a 100% Zona alta: color verde


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Observaciones: Comentarios o precisiones que se consideran necesarias incluir. En esta casilla se informará del cumplimiento de la actividad en fecha tardía. Incluye acuerdos de mejora o acciones de continuidad. Para la evaluación de cada componente se siguen los formatos establecidos en el documento "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano- Versión 2". Y se establecen los siguientes parámetros:

Cumplimiento respecto a la fecha programada

Zona de identificación

Incumplida

Cumplida pero no en la fecha prevista

Cumplida en la fecha prevista

Se define fecha programada como: la fecha en que se proyecta el cumplimiento de la actividad. Para el seguimiento se realizaron entre otras las siguientes actividades para el mapa de riesgos: 1. Verificación de la publicación del Mapa de Riesgos de Corrupción en la página Web de la entidad. 2. Asegurar que los controles sean efectivos, le apunten al riesgo y estén funcionando en forma oportuna y efectiva. Se realiza bajo el siguiente formato: Seguimiento Mapa de Riesgos de Corrupción Responsable: Sandra Lucía López Pedreros Mapa de riesgos de corrupción Cronograma MRC Acciones

Causa Riesgo Control Elaboración Publicación Efectividad

de los controles

Acciones adelantadas

Observación

4. Resultados La evaluación corresponde a los resultados a 31 de agosto de 2017 y que los responsables tenían como plazo de cargue en la carpeta institucional el 8 de septiembre de 2017, según lo acordado desde inicio de año de contar con 5 días hábiles por parte de los responsables y líderes de las actividades. Se conoció de sus modificaciones a través de correo electrónico y se publicó en la página web de la entidad el 30 de agosto de 2017.


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El objetivo general establecido en el Plan es: “Implementar estándares de transparencia y lucha contra la corrupción por medio del desarrollo y aplicación de las metodologías y soporte normativos propios para cada política pública del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano–PAAC, con el fin de prevenir acciones en la entidad que puedan ser susceptibles de hechos de corrupción”. A continuación se evalúa cada uno de los componentes de la estrategia con la metodología establecida en el Decreto 124 de 2016 y sus respectivas guías. 4.1. PRIMER COMPONENTE: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN: Herramienta que le permite a la entidad identificar, analizar y controlar los posibles hechos generadores de corrupción, tanto internos como externos.

4.1.1. Política de administración de riesgos de corrupción Se cuenta con una política unificada de riesgos que establece: “El Instituto Nacional de Metrología- INM coherente con su política de calidad, con los componentes y elementos que define MECI y con las políticas del Modelo Integrado Planeación Gestión, se compromete a ejercer control sobre aquellos riesgos que puedan afectar negativamente el desarrollo de los objetivos institucionales, de SIG y de los procesos, mediante una efectiva administración de los mismos, como herramienta de gestión que responda al estilo de Dirección Actual, con la participación de todos los funcionarios y contratistas responsables de identificar, analizar y establecer las acciones de mitigación.”

Identificación de riesgos de corrupción

Se identificaron 12 riesgos de corrupción correspondientes a los siguientes procesos:

Macro proceso

Proceso Objetivo del proceso Riesgo

Gestión de las comunicaciones

Comunicaciones

Generar mecanismos que permitan al instituto nacional de metrología, direccionar sus comunicaciones internas y externas hacia el logro de sus objetivos estratégicos y misionales.

Utilizar los medios de comunicación institucionales para intereses particulares.

Gestión del servicio al ciudadano

Interacción con el ciudadano

Gestionar a través de los diferentes canales y/o medios de comunicación los requerimientos (PQRSD) que recibe el INM cumpliendo con los tiempos de respuesta legales y los estipulados por los procesos para lograr la satisfacción del cliente frente a la calidad y transparencia de los servicios prestados por la entidad

Manipular la información de las PQRSD en favor de terceros o propios.


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Gestión de la Red Colombina de Metrología

Coordinación de la RCM

Proporcionar un ambiente y herramientas que permitan una constante actualización de conocimiento teórico y ´práctico en el área de metrología científica e industrial de los laboratorios que conforman la Red Colombiana de Metrología

Favorecer la participación de usuarios de la RCM de manera repetitiva y sin justificaciones técnicas para beneficio propio y/o particular.

Gestión Financiera

Administración de recursos financieros

Gestionar de manera eficiente y trasparente los Recursos Financieros destinados al desarrollo de los procesos y actividades en cumplimiento de la misión del INM

Pérdida de recursos o títulos valores para beneficio particular.

Registrar recaudos con soportes adulterados, falso o sin ellos en beneficio particular o a terceros

Gestión Jurídica Apoyo y asesoría

jurídica

Defender los intereses patrimoniales e institucionales del INM, atendiendo las acciones que en contra de la entidad puedan iniciar ex funcionarios, o terceras personas que se sientan perjudicadas por acciones u omisiones del Instituto Nacional de Metrología, así como de las acciones que por ley deba iniciar la entidad en contra de funcionarios o ex funcionarios.

Afectar el debido proceso en beneficio particular o a terceros. Inadecuada representación legal o extra judicial del INM en beneficio particular o a terceros.

Gestión de la información

Administración de sistemas de información

Administrar, gestionar y mantener la infraestructura tecnológica y de comunicaciones del INM

Violación de datos institucionales y suplantación de identidad, así como la manipulación o adulteración de los sistemas de información, para beneficio propio y/o de terceros.

Gestión del talento humano

Ingreso, desarrollo y retiro de personal

Administrar de manera eficiente el talento humano al servicio del INM, mediante la realización de actividades de ingreso, desarrollo y retiro de personal dando cumplimiento a los requisitos legales establecidos

Ingreso de personal sin cumplimiento de requisitos en favorecimiento propio y/o de terceros.

Gestión logística y

administrativa

Contratación y adquisición de bienes y servicios

Gestionar los procesos de selección del INM para asegurar la adquisición de bienes y servicios necesarios para apoyar los procesos de funcionamiento y logística del Instituto.

Manipular la contratación en favor de terceros para satisfacer intereses propios.


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Administración de recursos físicos

Gestionar los recursos físicos y los servicios administrativos, mediante la administración, mantenimiento y control de la infraestructura del Instituto Nacional de Metrología

Manipular los recursos físicos, económicos y/o financieros, por intereses personales propios y/o para beneficio de un tercero

Gestión de servicios tecnológicos

Prestación de Servicios de Calibración y Ensayos / Cursos de Capacitación / Producción Certificación y Comercialización de Materiales de Referencia / Asistencia Técnica / Programas de Comparación Interlaboratorios y/o Ensayos de Aptitud

Proporcionar servicios de calibración a los patrones de medición de los laboratorios, centros de investigación, industria y otros interesados cuando se solicite, así como expedir oportunamente los certificados de calibración y/o informes de medición Planear ofrecer y prestar cursos de capacitación técnica en metrología

Utilización inapropiada y uso indebido de los recursos (Humanos y físicos) para beneficio propio y/o de tercero

Fuente: mapa de riesgos

Monitoreo y revisión

Los líderes de los procesos en conjunto con sus equipos deben monitorear y revisar periódicamente el documento del Mapa de Riesgos de Corrupción y si es del caso ajustarlo. Su importancia radica en la necesidad de monitorear permanentemente la gestión del riesgo y la efectividad de los controles establecidos. Teniendo en cuenta que la corrupción es por sus propias características una actividad difícil de detectar. En esta fase los responsables de cada control establecido deben:

1. Garantizar que los controles sean eficaces y eficientes. 2. Obtener información adicional que permita mejorar la valoración del riesgo. 3. Analizar y aprender lecciones a partir de los eventos, los cambios, las tendencias, los éxitos y los fracasos. 4. Detectar cambios en el contexto interno y externo. 5. Identificar riesgos emergentes.

Se realizó monitoreo por parte de cada responsable.


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4.1.2. Seguimiento de los riesgos de corrupción

El seguimiento corresponde a la Oficina de Control Interno, este se realizó en el formato establecido por la guía. Se describen los subcomponentes de la estrategia de Gestión del Riesgo de Corrupción y el Mapa de Riesgos de Corrupción bajo los lineamientos del documento “Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción”. La evaluación para esta componente bajo las fechas programadas ya cumplidas es la siguiente:

COMPONENTE 1: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

Subcompone

nte Actividades

Meta o

producto

Respons

able

Fecha

programada

Corte 30 de abril De 2017. Observación Control Interno

Monitoreo o revisión

4.1

Realizar mesas de trabajo con los responsables de las áreas de la entidad, y/o solicitar por carta o por correo electrónico, monitorear y revisar que se desarrollen los controles y acciones de cada riesgo, las mesas se realizarán previo a cada seguimiento del PAAC establecido por Ley

Lista de asistencia y/o carta de sistema de gestión documental y/o correo electrónico

Oficina Asesora

de Planeación

2017-04-28 2017-08-31 2017-12-29

Cumplida

Seguimiento 5.1

Realizar seguimiento en los tiempos establecidos por ley, y asegurar publicación de resultados en la página web

Informes de seguimiento

Asesor

con funciones de Jefe de

Control Interno

2017-05-15 2017-09-14 2018-01-16

Cumplida

Es decir, que de las dos actividades se cumplió con el 100%.

Mapa de riesgos: El presente seguimiento adelantado por la Oficina de Control Interno se enfocó en las siguientes actividades:

1. Verificación de la publicación del Mapa de Riesgos de Corrupción en la página Web de la entidad, el cual se publicó el 30 de agosto de 2017. 2

2. Verificación de que los controles implementados sean efectivos. A continuación el análisis:


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Cronograma MRC Acciones

Causa Riesgo Control Elaboración Publicación / corte Efectividad

de los controles

Acciones adelantadas Observación

Información incompleta, inoportuna o no sustentada técnicamente Encubrimiento de la mala gestión administrativa de la entidad

Utilizar los medios de comunicación institucionales para intereses particulares

Informar a la Alta Dirección sobre el evento presentado

2017-09-05 2017-08-31 INEFECTIVO

Acción diseñada: Notificar mediante memorando radicado en el Sistema de gestión documental de la entidad a la alta dirección, cuando se presente el evento.

Los responsables indican: No se presenta ninguna novedad y no se realiza ningún reporte radicado hasta la fecha. 2017-09-05.

No existe un control preventivo. Los controles preventivos son aquellos que actúan para eliminar la causa del riesgo para prevenir su ocurrencia o materialización Se espera a que suceda el evento para notificar y no se toman acciones preventivas para evitar que suceda. Se recomienda identificar por ejemplo controles como listas de chequeo de información a publicar en la extranet e intranet.

- Falta de controles o políticas para emisión de respuestas de comunicaciones en el INM - Información incompleta, inoportuna o no sustentada técnicamente en las respuestas enviadas a los usuarios solicitantes de PQRSD - Inconsistencias en las fuentes de información

Manipular la información de las PQRSD en favor de terceros o propios


2017-05-05

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EFECTIVO

Acción diseñada: Comunicar por memorando a los servidores públicos, la segregación de funciones frente a las respuestas oficiales a las solicitudes de PQRSD radicadas a la entidad. Los responsables indican: ya está implementado desde el inicio de año de acuerdo a la parametrización dada por el grupo de sistemas de información y redes.

Control Interno recomienda diseñar un control preventivo que ataque la causa.


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- Encubrimiento de la mala gestión administrativa de la entidad

Acción diseñada: Notificar mediante memorando radicado en el Sistema de gestión documental de la entidad a la alta dirección, cuando se presente el evento. Los responsables indican: no se han presentado eventos.

Inconsistencias en la información brindada Debilidades en la protección de información Deficiencia en el control en la selección de programas y designación de beneficiarios Obtener beneficios de la Red Colombiana de Metrología sin autorización Favorecimiento a particulares y/o a terceros sin cumplimiento de requisitos

Favorecer la participación de usuarios de la RCM de manera repetitiva y sin justificaciones técnicas para beneficio propio y/o particular

Actualizar y divulgar procedimiento y registros que determinen el derecho a participar en las actividades organizadas por la coordinación de la RCM

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EFECTIVO

Acción diseñada: Actualizar el procedimiento y formato de aprobación de participantes a los talleres de formación e integrarlos en el SIG. Los responsables indican: fue aprobado a través de acta No. 11 de fecha 201-06-28.

Se observa que el procedimiento fue aprobado a través de acta No. 11 de fecha 201-06-28 A través de las actividades diseñadas se considera efectivo el control de este riesgo.

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Acción diseñada: Socializar previamente a los participantes sobre las políticas de sanción, a través de los medios de comunicación de la entidad. Los responsables indican: A la fecha no se han realizado talleres de formación para la RCM. Se espera por plan de acción que se realicen dos talleres de formación para el mes de octubre y los otros dos para el mes de diciembre.


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Acción diseñada: Verificar las solicitudes de inscripción de los participantes frente a los requisitos establecidos en el procedimiento de talleres de formación de la RCM, y remitir los mismos a Servicios Administrativos para la respectiva autorización del ingreso de participantes de los talleres de la RCM a la entidad, previo al desarrollo de cada taller Los responsables indican: A la fecha no se han realizado talleres de formación para la RCM. Se espera por plan de acción que se realicen dos talleres de formación para el mes de octubre y los otros dos para el mes de diciembre.

A través de las actividades diseñadas se considera efectivo el control de este riesgo.

Verificar listado de participantes aprobados frente al listado de asistencia a los talleres de formación de la RCM, si hay anomalías suspender los

2017-05-05

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Acción diseñada: Corroborar listados de participantes aprobados, frente a listados de asistencias, previo al desarrollo del taller. Los responsables indican: A la fecha no se han realizado talleres de


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beneficios a los participantes.

EFECTIVO

formación para la RCM. Se espera por plan de acción que se realicen dos talleres de formación para el mes de octubre y los otros dos para el mes de diciembre.

Cuando suceda el evento notificar la suspensión de los beneficios de la RCM por un periodo de 6 meses a los participantes de los talleres de formación de la RCM, y notificar la ocurrencia del hecho a la Dirección General y Secretaría General. Los responsables indican: A la fecha no se han realizado talleres de formación para la RCM. Se espera por plan de acción que se realicen dos talleres de formación para el mes de octubre y los otros dos para el mes de diciembre.


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Mala administración presupuestal Corrupción por mal manejo en la consignación de dineros a las cuentas de la entidad Inconsistencias en las fuentes de información Falta de políticas, lineamientos y/o controles Informes incompletos, sin análisis de la información procesada por el área Custodia de títulos valores sin controles efectivos Información incompleta, inoportuna o no sustentada técnicamente remitida por las diferentes áreas

Pérdida de recursos o títulos valores para beneficio particular

Realizar pagos a través de la Cuenta Única Nacional -(DGCPTN)

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INEFECTIVO

Acción diseñada: Realizar conciliaciones mensuales contempladas dentro del procedimiento CUN, y reportarlas en los seguimientos del PAAC. Los responsables indican: Se han enviado las conciliaciones del año hasta el mes de julio, la de agosto se envía en los últimos días de septiembre.

Se recomienda adoptar excepciones. Enfatizar que dentro del manejo del SIIF existen diferentes perfiles y que nadie podrá tener el de los otros, ni en vacaciones se podrán tener los mismos perfiles. Verificar si existen pagos que no se realizan por DGCPTN, de ser así se deberán crear controles específicos para esas cuentas. Se recomienda tener presente para la identificación de los riesgos del proceso contable la resolución 193 de 2016. Se sugiere tener presente que el riesgo de índole contable representa la posibilidad de ocurrencia de eventos, tanto internos como externos, que tienen la capacidad de afectar el proceso contable y que, sino consecuencia de ello, impiden la generación de información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública. Se materializa cuando los hechos económicos generados en la entidad no se incluyen en el proceso contable o cuando siendo


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incluidos no cumplen con los criterios de reconocimiento, medición, revelación y presentación dispuestos en el Régimen de Contabilidad Pública. El diseño del control debe involucrar criterios como:


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Asegurar la custodia de los títulos valores de la entidad

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2017-08-31

INEFECTIVO

Acción diseñada: Incluir en el informe de gestión del área de Financiera, capítulo con numeral donde se refleje el análisis de la información encontrada frente a la custodia de los títulos valores, previa solicitud del Secretario General y reportarlas en el seguimiento del PAAC. Los responsables indican: Se envían informes realizados en el cuatrimestre.

La información relacionada es más detallada a la relacionada en informes anteriores.

Informes de arqueos realizados

2017-09-05

2017-08-31

EFECTIVO

Acción diseñada: Realizar 2 arqueos sorpresivos a la custodia de los títulos valores por parte de la oficina de control interno de gestión. Los responsables indican: Se realizó arqueo por parte de la Oficina de Control Interno

Es un control externo al proceso. En el informe realizado tras el arqueo se recomiendan acciones de control a la custodia de títulos valores.

Filtrar correos electrónicos sospechosos

Acción diseñada: Enviar correos electrónicos sospechosos al proceso de TI para su respectivo análisis, cuando se presente el evento. Los responsables indican: No se han presentado correos sospechosos que reportar al área de sistemas

Se recomienda políticas de seguridad informática y restricción de los sistemas a determinadas páginas para el grupo financiero. Igualmente capacitaciones para los integrantes sobre correos sospechosos. Capacitación igualmente sobre buenas prácticas informáticas como el establecimiento de claves.


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Inconsistencias en la Información Brindada Deficiencias en los Controles de los Pago recibidos por Servicios Prestados Deficiencias en el control de los resultados de la comparación Favorecimiento fiscal o tributarios a terceros

Registrar recaudos con soportes adulterados, falso o sin ellos en beneficio particular o a terceros

Asegurar el cumplimiento del procedimiento de recaudos, actualizarlo en cumplimiento de requisitos legales, e implementación de buenas prácticas

2017-09-05

2017-08-31

INEFECTIVO

Acción diseñada: Reportar a la alta dirección los pagos realizados con posterioridad a la prestación del servicio, cuando ocurra el evento Los responsables indican: No ha habido pagos realizados con posterioridad sin que medie un contrato. Acción diseñada: Elaborar análisis de información encontrada y presentarlos en formato de informe: a. Los registros de verificación correspondientes con el banco (Recibo de Caja) y cargue en SIIF realizados de manera mensual b. Realizar conciliaciones mensuales de ingresos financieros remitiendo las actas suscritas con SIST según registros realizados Reportar ambos soportes en el seguimiento del PAAC. Los responsables indican: Se envían informes realizados en el cuatrimestre

Se observa que no se registra la fecha de elaboración y revisión.


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Inconsistencias en los actos administrativos Información incompleta, inoportuna o no sustentada jurídicamente Desconocimiento de la norma Ausencia de lineamientos para la gestión jurídica Problemas de competencias profesionales y laborales Demora en los tiempos de respuesta

Afectar el debido proceso en beneficio particular o a terceros

Ejecutar acciones para establecer la presunta existencia de faltas disciplinarias, atendiendo para el efecto las acciones realizadas en las investigaciones en primera instancia.

2017-09-05

2017-08-31

EFECTIVO

Acción diseñada: Actualizar permanentemente la base de datos de contentivo de autos de trámites y de decisión (Número de radicado, Tipo, Fecha de inicio de la diligencia, Estado actual, Fecha última actuación), con el fin de evidenciar los tiempos del desarrollo del proceso disciplinario establecidos en los términos de la Ley 734 de 2002, reportar análisis de información encontrada en el seguimiento del PAAC. Los responsables indican: Se remite base de datos generada por la encargada de procesos disciplinarios.

Se recomienda la sistematización de los tiempos de los procesos disciplinarios. Se recomienda determinar exactamente la periodicidad. Se recomienda capacitaciones tanto a los funcionarios del grupo disciplinarios como a los funcionarios para que se conozcan sus garantías. Se aclare que es una prueba y que es el debido proceso, que se diferencie entre preliminar y disciplinario y reserva legal del proceso disciplinario entre otros. El conocimiento de los presuntos disciplinados y de los disciplinados fortalece el debido proceso.

"Ausencia de lineamientos para la gestión jurídica Desconocimiento de la norma Problemas de competencias profesionales y laborales" Inconsistencias en los actos administrativos

Inadecuada representación legal o extrajuducial del INM en beneficio particular o a terceros

Seguimiento al estado de los diferentes procesos que se adelanten en contra de la entidad o que hayan sido iniciados por la entidad

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2017-08-31

EFECTIVO

Acción diseñada: Registrar el estado de los procesos en el aplicativo eKOGUI, de manera bimensual y presentarlos en el seguimiento de monitoreo y revisión. Los responsables indican: Se adjuntan relación de estado de procesos judiciales registrados ante el eKOGUI los cuáles son actualizados

Se recomienda establecer qué pasa con una excepción al control. Se recomienda realizar verificaciones de información con el Sistema de la rama judicial y con el de la Procuraduría.


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periódicamente, el proceso está normal.

Presentar los casos al Comité de conciliación y defensa jurídica presentando para el efecto las diferentes consideraciones de hecho y derecho para la toma de decisiones.

2017-09-07

2017-08-31

Acción diseñada: Convocar a sesiones del comité conciliación y defensa judicial de la entidad, cuando suceda el evento. Los responsables indican: Se adjuntan 4 actas del comité de conciliación y defensa judicial desde el mes de febrero al mes de junio de 2017, el acta número 5 del mes de agosto está en proceso de recolección de firmas, el proceso está normal.

Se recomienda establecer excepción al control.

Identificación y administración de datos institucionales no confiables Inexistencia de un sistema de gestión de seguridad de la información "Falta de pruebas Suficientes del sistema antes de sacarlo a producción Falta de análisis de vulnerabilidades/ame

Violación de datos institucionales y suplantación de identidad, así como la manipulación o adulteración de los sistemas de información, para beneficio propio y/o de terceros

Asegurar la óptima administración de riesgos de los activos de información y el análisis de incidentes

2017-09-07

2017-08-31

Acción diseñada: Implementar mapa de riesgos del SGSI y realizar monitoreo. Los responsables indican: Al respecto se me informa que dado que la actividad previa, denominada "Documentar los mapas de riesgos del SGSI, y gestionar aprobación en SIG“, aún no se encuentra finalizada, es imposible realizar la implementación del mapa de riesgos mencionado.

Hasta que no se encuentre aprobado el mapa de riesgos SGSI no se puede considerar si es efectivo. Se recomiendan acciones de autocontrol y actualizar fechas que se ajusten a la realidad de la implementación.


Control Interno

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E1-02-F-22 (2014-10-31)

nazas en los activos de información" Desactualización o no existencia de la documentación de los sistemas de información Falta cultura de los funcionarios y/o contratistas en el manejo de información Intereses particulares por parte de las personas que manipulan el sistema de información No es confiable los registros radicados en el sistema de gestión documental

2017-09-07

2017-08-31

INEFECTIVO

Acción diseñada: Realizar pruebas y validación de vulnerabilidades antes de salir a producción los sistemas de información desarrollados y/o implementados en la entidad. Los responsables indican: En la actualidad aún no se ha dado por finalizado ningún desarrollo o implementación de aplicativos en la entidad, motivo por el cual aún no se disponen de pruebas de validación de vulnerabilidades en los sistemas de información.

Su diseño puede ser efectivo. Hasta que no se encuentre en ejecución no se puede validar su efectividad. Se recomiendan acciones de autocontrol y actualizar fechas que se ajusten a la realidad de pruebas y validaciones.

2017-05-05

2017-08-31

Acción diseñada: Elaborar y/o actualizar, y gestionar aprobación en SIG documentos de; políticas, estrategias, manuales, procedimientos, formatos, instructivos u otros, asociados al mejoramiento del proceso de sistemas de información, ejemplo dejar la evidencia y/o justificación de la eliminación de número de radicados de documentos en el sistema de gestión documental. Los responsables indican: Durante el período comprendido entre mayo y agosto de 2017 no se realizaron actualizaciones en

Su diseño puede ser efectivo. Hasta que no se encuentre aprobado no se puede considerar si es efectivo.


Control Interno

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E1-02-F-22 (2014-10-31)

los manuales o procedimientos asociados con el proceso de Administración de Sistemas de Información.

Segregación de funciones de cargos asignados al proceso de sistemas de información

2017-09-07

2017-08-31

INEFECTIVO

Acción diseñada: Realizar jornadas de sensibilización al personal del INM sobre el buen uso y prácticas, frente al manejo y administración de los sistemas de información. Los responsables indican: Durante el período comprendido entre mayo y agosto de 2017 no se realizaron jornadas en este sentido

"Tráfico de influencias Personal carente de competencias” Falencias en los controles de selección "Deficiencias de controles Intereses personales para favorecer a un tercero Amiguismo entre los funcionarios"

Ingreso de personal sin cumplimiento de requisitos en favorecimiento propio y/o de terceros

Verificar el cumplimiento del procedimiento de selección y vinculación de personal

2017-09-07 2017-08-31

INEFECTIVO

Acción diseñada: Confirmar aleatoriamente los soportes de estudio y/o experiencia laboral aportados por el aspirante. Los responsables indican: Se validaron totalidad de los soportes de Edwin Martinez y Maria Catalina Lopez (se envía algunas evidencias pero se pueden consultar en la historia laboral)

El control no puede ser aleatorio, debe ser a todos los registros, además el volumen de ingreso de funcionarios no es elevado. Debe ser cumplido a todos el personal que ingrese.


2017-09-07 2017-08-31

Acción diseñada: Comunicar oficialmente a las instancias respectivas (Entidades de control, Control interno disciplinario) para los fines pertinentes, si

No es un control preventivo.


Control Interno

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E1-02-F-22 (2014-10-31)

se confirma el evento presentado. Los responsables indican: No se ha presentado hasta el momento.

"Desconocimiento de procedimientos asociados al proceso No permitir a los proveedores o interesados conocer anticipadamente las necesidades de adquisición del INM" Apropiación indebida y mala administración de bienes y/o dinero

Manipular los recursos físicos, económicos y/o financieros, por intereses personales propios y/o para beneficio de un tercero.

Realizar arqueos de la caja menor

2017-09-07 2017-04-30

EFECTIVO

Acción diseñada: Realizar arqueos sorpresivos de caja menor, 4 veces al año y presentarlos en el seguimiento de monitoreo y revisión. Los responsables indican: Se realizó arqueo de caja menor.

Se recomienda adaptar controles por parte del líder del proceso (arqueo es de control interno). Las pólizas en su diseño son efectivas, lo importante es que la cobertura y cumplimiento se den ante cualquier evento.

Asegurar la cobertura permanente del amparo de los recursos de la entidad, a través de la renovación de las pólizas.

2017-08-30 2017-04-30

Acción diseñada: Realizar contrato de pólizas que amparan los recursos de la entidad, incluyendo cubrimiento de infidelidad y riesgos financieros. Los responsables indican: El día 30 de mayo de 2017 se solicitó al Grupo de Gestión contractual dar inicio al proceso de selección con el fin de adquirir las pólizas que amparan los bienes de la entidad, de otro lado y en aras de asegurar el amparo de los bienes del Instituto se adiciono el contrato actual con una vigencia del 7 de mayo al 4 de agosto de 2017.


Control Interno

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E1-02-F-22 (2014-10-31)

"Utilización de equipos en la prestación del servicio en sitio, sin autorización de la entidad Deficiencias en los controles para la prestación del servicio" "Prestación del servicio de capacitaciones sin haber cancelado (Pagado) Ingreso de personal al instituto sin autorización" Falta de garantía en la utilización de equipos en la prestación del servicio en sitio Deficiencias en los controles para la prestación del servicio Falta de manuales técnicos y de usuarios de sistemas de información Controles no efectivos en los sistemas de información de los procesos misionales de la entidad Pagos realizados posteriormente a la prestación del servicio "Falta de garantía en

Utilización inapropiada y uso indebido de los recursos (Humanos y físicos) para beneficio propio y/o de tercero

Asegurar que la información de los procedimientos asociados a los procesos de los servicios misionales de la entidad, estén actualizados permanentemente en cumplimiento de requisitos legales y/o implementación de buenas prácticas.

2017/07/07 2017-08-31

EFECTIVO

09/02/2017 2017-08-31

Acción diseñada: Ajustar el procedimiento del servicio de "Capacitaciones", adicionando control para que previo al desarrollo de la capacitación, la Coordinación Financiera registre el pago del servicio y genere el correspondiente recibo de caja, habilitando de ésta manera la generación del listado de usuarios del servicio de capacitación por medio del aplicativo ASM, para ser remitido al grupo de Servicios Administrativos (Vigilancia) y de ésta manera poder verificar el ingreso de usuarios, aclarando en el procedimiento cuando el servicio se preste (contrato, convenio, acuerdo, etc.) con usuarios pertenecientes a entidades públicas.


Control Interno

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E1-02-F-22 (2014-10-31)

la utilización de equipos en la prestación del servicio en sitio Deficiencias en los controles para la prestación del servicio" Apropiación y/o uso de bienes públicos para fines personales y/o beneficio de terceros Interés particular por parte del servidor de la entidad para sacar beneficio económico Falta de ética profesional por parte del servidor público Falta de ética profesional por parte

Parametrizar los sistemas de información asociado a los procesos de los servicios misionales que presta la entidad

31/05/2017 2017-08-31

Acción diseñada: Comunicar oficialmente en la entidad a través de circular, los equipos delicados que van de mano de los servidores públicos cuando comisionan en cumplimiento de la prestación del servicio en sitio.

31/08/2017 2017-08-31

Acción diseñada: Actualizar manual técnico y de usuario incluyendo la mejora del aplicativo ASM en la integración y generación del formato de ingreso y salida de equipos de la entidad que se utilizan para la prestación de servicios en sitio, garantizando número de orden consecutivo controlado, y gestionar aprobación en SIG..


Control Interno

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E1-02-F-22 (2014-10-31)

del usuario tomador del servicio Interés por beneficiar a un usuario en particular

Asegurar controles de ingreso y salida de equipos de la entidad que se utilizan para la prestación del servicio en sitio

2017-09-05 2017-08-31

Acción diseñada: Verificar cada 4 meses aleatoriamente en 3 formatos de entrada y salida de equipos que los mismos estén diligenciados correctamente y están como soportes de los informes de legalización de la comisión en cumplimiento de la prestación del servicio en sitio. Reportar análisis de información encontrada con soportes de informes de legalización de la comisión y formatos diligenciados correctamente en cada seguimiento del PAAC. El responsable indica: se entregan los formatos aleatorios en control del riesgo.

Aleatoriamente no garantiza la efectividad del control.

2017-09-05 2017-08-31

Acción diseñada: Si se confirma el evento sucedido, comunicar oficialmente a la Secretaría General, Director General y entes de control si se considera pertinente, para los fines pertinentes. El responsable indica: A la fecha no se ha presentado el evento.

Efectivo tras el cumplimiento de otras acciones (se entendería como la excepción).

Contrastar el servicio pagado frente al prestado de manera permanente.

2017-05-05 2017-08-31

Acción diseñada: Verificar en cada certificado generado en cumplimiento de la prestación del Servicio de Calibración de Equipos, que la información esté conforme al servicio pagado, si no es

Se considera en su diseño efectivo.


Control Interno

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E1-02-F-22 (2014-10-31)

así, realizar las observaciones pertinentes a las áreas correspondientes para aclarar el evento sucedido. El responsable indica: No se ha materializado el riesgo.

2017-09-05 2017-08-31

Acción diseñada: Verificar que los soportes de pagos de los usuarios del servicio de Capacitación en cumplimiento de la programación del Servicio en el aplicativo ASM, sean realizados conforme el procedimiento establecido (Previamente), viabilizar el ingreso y remitir a Servicios Administrativos, si no es así, realizar las observaciones pertinentes a las áreas correspondientes para aclarar el evento sucedido.

Se considera en su diseño efectivo. No se observó soporte

2017-09-05 2017-08-31

Acción diseñada: Si se confirma el evento sucedido, comunicar oficialmente a la Secretaría General, Director General y entes de control si se considera pertinente, para los fines pertinentes. El responsable indica: No se han presentado eventos relacionados

Efectiva tras otras acciones.


Control Interno

4.2. SEGUNDO COMPONENTE: “ESTRATEGIA RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES”.

Se estableció como objetivo específico de este componente “Agilizar los trámites para el usuario a través del mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos de los servicios de la entidad, brindando información integrada, interactiva y personalizada, con el uso de las tecnologías de información” Para los usuarios SUIT, la herramienta entró en mantenimiento del 8 al 20 de septiembre de 2017 y se encuentra fuera de servicio en el momento de realizar este informe (13 de septiembre de 2017), como se observa en la siguiente pantallazo del Twiter de la Función Pública:

En cuanto a la racionalización externa se revisan los soportes brindados al no poderse realizar el seguimiento a través del sistema, de tres actividades a cumplir se cumplió el 100%

Nombre Situación actual Mejora a

implementar

Acciones racionalizaci

ón

Fecha

inicio

Fecha presente

vigencia

Observación

Programas de

comparación

interlaboratorios /

ensayos de

aptitud

Los informes

preliminares y finales

actualmente están siendo impresos y

firmados

mecánicamente para

ser remitidos a los

clientes

Generación de

informes preliminares

y finales en formato

digital con firmado

electrónico y

estampado

cronológico

Firma

electrónica

01/02/20

17 31/07/2017

Cumplido


Control Interno

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E1-02-F-22 (2014-10-31)

En cuanto a la racionalización interna

NOMBRE DEL

TRÁMITE, PROCESO O PROCEDIMIENTO

SITUACIÓN

ACTUAL

DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA A

REALIZAR AL

TRÁMITE,

PROCESO O

PROCEDIMIENTO

BENEFICIO AL

CIUDADANO Y/O ENTIDAD

DEPENDENCIA FECHA REALIZACIÓN

OBSERVACI

ONES

RESPONSABLE INICIO FIN

dd/mm/aa dd/mm/aa

Sistema de Administración de

Actualmente las

herramientas

construidas por la entidad no

cubren en su

totalidad las

operaciones

necesarias y

suficientes

relacionadas con

el proceso de

atención de solicitudes de

Capacitación en

temas

metrológicos

Actualización de

la herramienta

para la gestión

de información

relacionada con el proceso de

atención de

solicitudes de

Capacitación en

temas

metrológicos

Integración y

optimización de

funcionalidades relacionadas con

la administración

de información

de

capacitaciones

en metrología

reducción de

consumo de

recursos de impresión y

automatización

de actividades

rutinarias

Secretaria

General - Sistema de

Información y

Redes

01/02/2017 30/06/2017 Cumplido

Cursos de

Metrología

Certificaciones y

constancias del

INM

En la actualidad

las

certificaciones y

constancias

emitidas por las

diferentes

dependencias y procesos de la

entidad no se

encuentran

automatizadas

en su totalidad,

generando un

considerable

consumo de

insumos de

impresión

Extensión del servicio de

firmado

electrónico y

estampado

cronológico de

documentos

relacionados con

certificaciones y

constancias emitidas por las

dependencias y

procesos de la

entidad.

Reducción en el

consumo de

recursos de

impresión e incremento en

los niveles de

confiabilidad y

seguridad de la

documentación

generada por la

entidad

Secretaria General -

Sistema de

Información y

Redes

01/02/2017 30/06/2017 Cumplido

4.3. TERCER COMPONENTE: “ESTRATEGIA RENDICIÓN DE CUENTAS”.

Asistencia Técnica

Los informes

preliminares y finales

actualmente están

siendo impresos y

firmados

mecánicamente para

ser remitidos a los

clientes

Generación de

informes preliminares

y finales en formato digital con firmado

electrónico y

estampado

cronológico

Firma

electrónica

01/02/20

17 31/07/2017

Cumplido

Capacitación en

temas

metrológicos

En la actualidad las

certificaciones se generan

electrónicamente con

firma mecánica y

posteriormente se

imprime generando un

considerable consumo

de insumos de

impresión (papel y

tinta)

Generación de

certificados de

capacitaciones y

cursos en formato

digital con firmado electrónico y

estampado

cronológico

Firma

electrónica

01/02/20

17 30/06/2017

Cumplido.


Control Interno

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E1-02-F-22 (2014-10-31)

El objetivo de este componente es: “Mantener los canales de comunicación abiertos a la comunidad para brindar la oportunidad de conocer el instituto, nuestros servicios y la gestión realizada, y así facilitar la participación de diálogo lo que permitirá mejorar continuamente la calidad y oportunidad en la prestación de nuestros servicios”. Este componente tiene 2 actividades a desarrollar, en la evaluación se observó que de dos actividades programadas para este corte se cumplió con el 100%. La evaluación es la siguiente:

Subcomponente Actividades Meta o

producto Responsable

Fecha

programada Observaciones

Información de

calidad y en

lenguaje

1.7

Actualizar la caracterización de usuarios (Clasificados por grupos de interés,

intereses, etc.) de manera semestral

Caracterización

de usuarios,

actualizada

semestralmente

Secretaría

General -

Servicio al

Ciudadano

2017-07-14

2017-12-29 Cumplido

1.8

Actualizar el directorio de funcionarios

principales de la entidad en la página

web, cuándo se presente novedades del

personal, y reportarlos en el seguimiento

del PAAC

Directorio de

funcionarios

principales en

la página web,

actualizado

Secretaría General -

Talento

humano

2017-05-05

2017-09-05

2018-01-05

Cumplido.

Entre enero y agosto de 2017, la Dirección General no ha realizado rendición de cuentas. 4.4. CUARTO COMPONENTE: “MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL

CIUDADANO”. El objetivo de este componente es: “Mejorar la calidad y el acceso a los trámites y servicios de la entidad a través de la implementación de mecanismos, con el fin de asegurar la satisfacción de los ciudadanos, facilitando el ejercicio de sus derechos”. De un total de cinco (5) actividades programadas se cumplió el 100%, una sexta actividad nio fue tenida en cuenta para esta evaluación. La evaluación es la siguiente:

No. Subcomponente Actividades Meta o

producto Responsable

Fecha programada

OBSERVACION

1

Estructura Administrativa y

Direccionamiento

Estratégico

1.3

Sensibilizar a los

colaboradores del

INM sobre

protocolo de

atención telefónica

utilizando los

medios de

comunicación

interna de la entidad cada

semestre

Informe

semestral de

sensibilizac

iones

realizadas

Secretaría

General -

Comunicaciones

2017-07-31

2017-12-29 Cumplido


Control Interno

Página 32 de 38

E1-02-F-22 (2014-10-31)

2 Talento Humano 2.1

Participar en 4

talleres de

formación y/o

charla dirigida a

servidores públicos

que atienden

directamente a los

ciudadanos, reportar los

registros en cada

seguimiento del

PAAC

Inscripción

y/o

certificado

de

asistencia

Secretaría

General -

Talento

Humano

2017-05-05

2017-09-05

2018-01-05

Cumplido

3 Normativo

Procedimental

3.2

Elaborar informes

de PQRSD

trimestrales, y

presentarlos a la

alta dirección,

presentar

evidencias en el seguimiento del

PAAC

Actas con

el informe

de PQRSD

Secretaría

General -

Servicio al Ciudadano

2017-05-05

2017-09-05

2018-01-05

Cumplido

3.3

Actualizar y

adecuar los

protocolos de

atención al

ciudadano de los

canales de

comunicación de la entidad,

presentarlos para

aprobación en SIG

Aprobación

en SIG

2017-08-31

2017-12-15

No se tiene en cuenta en esta

medición. Error de transcripción

frente a la actualización de

una "Fecha

programada" solicitada para una

actividad "Actualizar y adecuar

los protocolos de atención al

ciudadano de los canales de

comunicación de la entidad, presentarlos para aprobación en

SIG" del componente

Mecanismos para "Mejorar la

Atención al

Ciudadano" del "PAAC".

4 Relacionamiento

con el ciudadano

4.1

Actualizar

procedimiento E4-

01-P-02-Medición

satisfacción cliente

-V4, incluyendo

medición de

percepción en plan de participación

ciudadana

Procedimie

nto

actualizado Secretaría

General -

Servicio al

Ciudadano

2017-06-30 Cumplido.

4.2

Diseñar encuesta

para medir

percepción en plan

de participación ciudadana

Encuesta

diseñada 2017-06-30 Cumplido.

4.5. QUINTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN El objetivo de este componente es: “Implementar lineamientos para garantizar el derecho fundamental de acceso a la información pública, con el fin de que toda persona acceda a la información pública en posesión o bajo el control establecido por la entidad, excepto la información y los documentos considerados como legalmente reservados”.


Control Interno

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E1-02-F-22 (2014-10-31)

De un total de seis (6) actividades programadas se cumplió con cinco 83% de cumplimiento. La evaluación es la siguiente:

N

°

Subcompo

nente Actividades

Meta o

producto Indicadores

Responsa

ble

Fecha

programada Observación

2

Lineamient

os de

Transparen

cia Pasiva

2.3

Verificar los

estándares del

contenido y

oportunidad de las

respuestas a las

solicitudes de acceso

a la información

pública y registrarlo

en el informe de PQRSD, reportar

dichos informes en el

seguimiento del PAAC

4 Informes

de PQRSD N° informe

Secretaría

General -

Servicio al

Ciudadano

2017-05-05

2017-09-05

2018-01-05

Cumplido

3

Elaboración

los

Instrument

os de

Gestión de

la

Informació

n

3.3

Revisar, verificar y de

ser necesario

actualizar el formato

del esquema de

publicación de

información

establecida en la

entidad, reportar el mismo en el

seguimiento del PAAC

Formato de

esquema

de

publicación

de

información

N° esquema de

publicación

de

información

Oficina

Asesora de

Planeación

2017-05-05

2017-09-05

2018-01-05

Cumplido

3.4

Verificar la

actualización en la

página web en la

estructura de

"Transparencia y

Acceso a la

Información Pública"

la información según

instrumentos de gestión de la

información, previo a

cada seguimiento del

PAAC

Publicacion

es de la

página web

(Pantallazos

)

N° evidencia

de la

publicación

2017-05-05

2017-09-05

2018-01-05

Cumplido

3.6

Articular la

información de los 3

instrumentos de

gestión de

información con el

proceso de gestión

documental, validando que lo

descrito en el

inventario se controla

bajo los lineamientos

del Programa de

Gestión Documental -

PGD

Control de

verificación

en el PGD

N° de control

de

verificación

Secretaría

General -

Servicios

Administrativos

(Gestión

Documental

)

2017-05-31

Incumplido. Ya se

realizaron los tres

instrumentos se

encuentra en la OAP

para aprobación.

4

Criterio

diferencial

de

accesibilida

d

4.1

Realizar campañas de

sensibilización en

temas de

discapacidad a los

servidores de la entidad, y reportar en

el seguimiento del

PAAC

Campañas

de

sensibilizaci

ón,

realizadas

N° de

campañas de

sensibilización

Oficina

Asesora de

Planeación

2017-05-05

2017-09-05

2018-01-05

Cumplido


Control Interno

Página 34 de 38

E1-02-F-22 (2014-10-31)

5

Monitoreo

del Acceso

a la Informació

n Pública

5.1

Incluir dentro de un

capítulo del informe

de PQRSD, detalle con

informe de solicitudes

de acceso a la

información, y

relacionar de manera

específica: 1. El número de

solicitudes recibidas

2. El número de

solicitudes que fueron

trasladadas a otra

institución

3. El tiempo de

respuesta a cada

solicitud

4. El número de solicitudes en las que

se negó el acceso a la

información

Lo anterior se

realizará cada 3

meses, y se reportará

en el seguimiento del

PAAC

Informes

de PQRSD,

con detalle

de la

información

de

solicitudes

de acceso a

la

información

N° de

informes

Secretaría

General -

Servicio al

Ciudadano

2017-05-05

2017-09-05 2018-01-05

Cumplido

4.6. SEXTO COMPONENTE: INICIATIVAS ADICIONALES. El objetivo de este componente es: “Desarrollar estrategias para fomentar la integridad, la participación ciudadana, brindar transparencia y eficiencia en el uso de los recursos físicos, financieros, tecnológicos y de talento humano, con el fin de visibilizar el accionar de la entidad” De dos actividades programadas se cumplieron en el 100%, fuera de tiempo dos y una con incertidumbre de la fecha exacta de cumplimiento.

No. Subcomponente Actividades Meta o

producto Indicadores Responsable

Fecha

programada

Observación

1 Código de Ética y Buen Gobierno

1.1

Realizar

campaña sobre

" Valores

Institucionales"

trimestrales a

través de los

diferentes medios de

comunicación

establecidos en

la entidad, y

reportarlas en

el seguimiento

del PAAC

Campañas de

valores institucionales,

realizado

N° de campañas

Secretaria

General - Talento

Humano

2017-05-05

2017-09-05

2018-01-05

Cumplido


Control Interno

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E1-02-F-22 (2014-10-31)

3 Participación

Ciudadana 3.3

Liderar y hacer

seguimiento a

la

implementación

del plan de

participación

ciudadana 2017

de la entidad, con el fin de

promover la

participación

ciudadana y el

control social

de ciudadanos

en general a

través de la

página web y/o

redes sociales, en:

a. Formulación

de planes,

programas o

proyectos de la

entidad

b. Participación

en el desarrollo

de la jornada de rendición de

cuentas de la

entidad

Reportar

avances en el

seguimiento del

PAAC

Plan de

participación

ciudadana, implementado

N° de plan de

participación

ciudadana

Oficina

Asesora de

Planeación

2017-05-05

2017-09-05

2018-01-05

Cumplido

5. Conclusiones

La evaluación consolidada es la siguiente:


Control Interno

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E1-02-F-22 (2014-10-31)

FORMATO SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

Entidad Instituto Nacional de Metrología. Vigencia 2017

Fecha de publicación 14/09/2017

Seguimiento 2 OCI

Fecha de seguimiento: 2017-09-14

Componente Actividades

programadas Actividades Cumplidas

% avance

Observación

COMPONENTE 1: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

2 2 100%

COMPONENTE 2: ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

3 3 100%

COMPONENTE 3: ESTRATEGIA RENDICIÓN DE CUENTAS

2 2 100% A la fecha no se ha realizado Jornada de rendición de Cuentas.

COMPONENTE 4: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO

5 5 100% No se contempla una actividad por erro de digitación.

COMPONENTE 5: MECANISMOS PARA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

6 5 83%

COMPONENTE 1: INICIATIVAS

ADICIONALES 2 2 100%

TOTAL 20 19 95%

La evaluación total de cumplimiento de las actividades programadas en el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano es de 95% para una zona alta de cumplimiento.

Para este cuatrimestre la gestión de la Oficina Asesora de Planeación se vio rezaga en su gestión. Se recomienda que con la actualización del MIPG a través del Decreto 1499 de 2017, el rol de segunda línea de la OAP se ejerza debido a que es fundamental para el funcionamiento óptimo del modelo.

Se observó están integrados los riesgos de corrupción en el mapa de riesgos institucional.


Control Interno

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E1-02-F-22 (2014-10-31)

6. Recomendaciones

Adquirir una herramienta segura para la administración del riesgo, el manejo en Excel conlleva a errores o cambio de celdas que conllevan a diferencias e inconsistencias en la información.

Tener presente para el diseño de los controles :

Mitigar la causa asociada La frecuencia y en general la misma periodicidad del control permite identificar errores

y de manera oportuna. La persona que ejecuta el control tiene el conocimiento y la experiencia suficiente. Existe segregación de funciones en quien hace la actividad y el que ejecuta el control. La información que es usada como insumo para realizar el control es adecuada y goza

de toda confiabilidad. Las excepciones resultantes de ejercer el control son generalmente resueltas en forma

oportuna. Es posible reprocesar la actividad de control de acuerdo a las evidencias y soportes

anexos de su ejecución.

A los responsables de los procesos y a la Oficina Asesora de Planeación en su rol de acompañamiento, revisar los riesgos y verificar que estén correctamente definidos y que sus controles sean efectivos para evitar, reducir, transferir o asumir el riesgo y bajo los parámetros de la evaluación del riesgo residual

Se sugiere enfatizar a los responsables se evalúe la efectividad de los controles y su corresponsabilidad con las causas.

Se recomienda que los controles hagan parte inherente de la ejecución de los procedimientos.

Incluir en el diseño de controles las excepciones que se presentan en la ejecución del control.

Fomentar la Administración del Riesgo como una actividad inherente al proceso de

planeación estratégica.

Se sugiere recordar a los responsables de los procesos que es necesario la suscripción del plan de mejoramiento en caso de materialización de riesgos de corrupción. En el evento de materializarse un riesgo de corrupción, es necesario realizar los ajustes necesarios con


Control Interno

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E1-02-F-22 (2014-10-31)

acciones, tales como: 1. Informar a las autoridades de la ocurrencia del hecho de corrupción. 2. Revisar el Mapa de Riesgos de Corrupción, en particular las causas, riesgos y controles. 3. Verificar si se tomaron las acciones y se actualizó el Mapa de Riesgos de Corrupción. 4. Realizar un monitoreo permanente.

7. Anexos

Reposan en la Oficina de Control Interno.

Original Firmado SANDRA LUCÍA LÓPEZ PEDREROS

Jefe de Control Interno. Fecha: 2017-09-14

seguimiento estrategia anticorrupciÓn y atenciÓn al ...€¦ · el monitoreo estará a cargo del...

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