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Secretaría de Administración y Finanzas. Proyecto de Simplificación Administrativa. Reporte del Estado del Proyecto. 22-08-2011. 1. Desempeño del Proyecto. Universidad Veracruzana. 1. Desempeño del Proyecto. Universidad Veracruzana. Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Secretaría de Administración y FinanzasSecretaría de Administración y FinanzasProyecto de Simplificación AdministrativaProyecto de Simplificación Administrativa
Reporte del Estado del ProyectoReporte del Estado del Proyecto
22-08-2011
Universidad Veracruzana
Avances del Proyecto
Proceso 40 trámites 20 trámites prioritarios
Informe al: 30/04/11 30/05/11 17/08/11 30/04/11 30/05/11 17/08/11
Administración de Recursos Humanos (10 Trámites)
10% 40.5% 57% 20% 42.% 48%
Administración de Recursos Financieros (24 Trámites)
19.3% 50.4% 54.5% 23.6% 60% 65%
Administración de Bienes y Servicios (6 Trámites)
57.7% 68.3% 82.5% 66.3% 70.7% 78.8%
Total 29.2% 53.1% 64.7% 36.6% 57.6% 63.9%
Fecha de Reporte Lunes 22 de Agosto2011
Periodo Reportado Junio-Agosto 2011
Universidad Veracruzana
Trámites prioritarios
Fase 1Situación Actual
(Diagnóstico)
Fase 2Propuesta de
Mejora
Fase 3Implementación
Diagrama Flujo
Requisitos Diagrama Flujo
Proyecto Programa Trabajo
Desarrollo USIIU-DSIA
Pruebas CapacitaciónImplantación
-Revisión cargas académicas y -Movimientos de personal académico
Solicitud de constancias
Pago de sueldos y prestaciones
Préstamo personal
Autorización de condonación
Solicitud de trámite de tarjeta “Pagomático” para pago de nómina
Entrega de la nomina para pago
Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos
60%
30%
60%
60%
90%
90%
30%
Universidad Veracruzana
Trámites prioritarios
Fase 1Situación Actual
(Diagnóstico)
Fase 2Propuesta de
Mejora
Fase 3Implementación
Diagrama Flujo
Requisitos Diagrama Flujo
Proyecto Programa Trabajo
Desarrollo USIIU-DSIA
Pruebas CapacitaciónImplantación
Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Solicitud)
Fondo rotatorio y Viáticos (Reposición)
Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Comprobación )
Pago directo a proveedores
Transferencias y reprogramación presupuestal
Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros
65%
65%
65%
90%
65%
Universidad Veracruzana
Trámites prioritarios
Fase 1Situación Actual
(Diagnóstico)
Fase 2Propuesta de
Mejora
Fase 3Implementación
Diagrama Flujo
Requisitos Diagrama Flujo
Proyecto Programa Trabajo
Desarrollo USIIU-DSIA
Pruebas CapacitaciónImplantación
-Autorización de cuotas para eventos autofinanciables-Patronatos y Fideicomisos
Cobro de cuotas y aranceles
Expedición de recibos oficiales
Constancia de sueldos y salarios
Recepción de la nómina firmada con cheques cancelados definitivos
Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros
51%
40%
40%
40%
90%
Universidad Veracruzana
Trámites prioritarios
Fase 1Situación Actual
(Diagnóstico)
Fase 2Propuesta de
Mejora
Fase 3Implementación
Diagrama Flujo
Requisitos Diagrama Flujo
Proyecto Programa Trabajo
Desarrollo USIIU-DSIA
Pruebas CapacitaciónImplantación
Requisiciones
Registro de Bienes Muebles
Levantamiento Físico del Inventario
Transferencias de bienes muebles
Retiro de bienes en desuso
Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios
90%
90%
90%
90%
67.6%
Universidad Veracruzana
Prioridad trámite Resumen
1Registro de Bienes Muebles • Se realizan ajustes finales.
• Prueba final de funcionalidad jueves 25 de Agosto.
• Liberación al día siguiente.• Inicio del programa de capacitación
Transferencias de bienes mueblesRetiro de bienes en desuso
2 Requisición (Gestores y Beneficiarios)
3 Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales• Se corrigen aspectos operativos detectados en
la Prueba piloto.
4
Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y Reposición) • Se presentó a la USIIU y a la DSIA propuesta de
simplificación el 11 de Agosto• Se crearon los grupos de trabajo• Se llevó a cabo la primera reunión de trabajo el
Miércoles 23 de Agosto para evaluar alcance• Próxima reunión Miércoles 30 de Agosto
Vale (Solicitud y Reposición)
Viáticos (Solicitud, Comprobación y Reposición)
Pago directo a proveedores (Gestores y Beneficiarios)
5 Retiro de personal• En proceso su propuesta de simplificación
6Pago de Sueldos y Prestaciones Económicas de Personal
7 Préstamo Personal (Gestores y Beneficiarios) • Se presentarán propuestas al USIIU y DSIA la próxima semana8 Autorización de Condonación
Universidad Veracruzana
Prioridad trámite Resumen
9 Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables
• En proceso su propuesta
10Movimientos de personal académico (vía SISPER)
11Revisión de Cargas Académicas
12Patronatos y Fideicomisos
13 Solicitud de Constancias (Gestores y Beneficiarios)• Se presentará propuesta al USIIU y DSIA la
próxima semana
14Cobro de cuotas y aranceles (Gestores y Beneficiarios) • En proceso su propuesta
15 Expedición de recibos oficiales Beneficiario)
16
Solicitud de Trámite de Tarjetas “Pagomático” para Pago de Nómina
• Su propuesta está terminada y no requiere de servicios de automatización.
• Es un documento que da a conocer cómo hacer una solicitud guía operativa
• Determinar fecha de comunicación
17 Entrega de la Nómina para Pago• En etapa de prueba final la cancelación de
cheques y entrega de la nómina
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Prioridad Trámite Resumen
18Constancia de Sueldos y Salarios (Gestores y Beneficiarios)
• En proceso su propuesta19
Recepción de la Nómina Firmada con Cheques Cancelados Definitivos
20 Reposición Cheques (Gestores y Beneficiarios)
21 Entrega de cheques en caja
22 Mantenimiento de Vehículos • En revisión la propuesta de simplificación
23 Renta de Vehículos • En proceso su propuesta
24 Renta de Autobuses
25 Control y pago de Servicios Básicos • Aún no se inicia
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Problemas
SAF El sitio de colaboración que es donde se informan los avances de los trámites, debe mantenerse actualizado
SIIU Emitir una circular que permita a la USIIU y a la DSIA atender prioritariamente el Proyecto de Simplificación Administrativa y que cualquier otra solicitud, será presentada previamente a la SAF para su autorización, si es que procede.
Faltan procedimientos documentados para la presentación de proyectos a la USIIU y DSIA así como políticas que establezcan el orden de atención de las solicitudes de servicio
Falta un área cuya función sea la administración de los proyectos que se presentan a las áreas informáticas que permita conocer los avances de las solicitudes y sea el enlace entre el usuario y el prestador del servicio
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Seguimiento Agosto-Septiembre
En proceso Continuar con los trabajos de simplificación y su seguimiento.
En proceso Concluir la etapa de prueba de los trámites que se encuentran en esa fase y pasar a la de capacitación, basado en un programa
En proceso Dar seguimiento a los trámites que se encuentran en etapa de revisión y planeación del desarrollo por parte de la USIIU y DSIA
En proceso Continuar con el desarrollo de trámites que no han presentado su propuesta de simplificación
Universidad Veracruzana
57%
40%3%
TRÁMITES PRESENTADOS A LA USIIU Y DSIA
Trámites propuestos
Trámites por proponer
Trámites cuya propuesta es documental
1623
1
Universidad Veracruzana
Trámites en desarrollo por la USIIU y/o DSIA Prioridad No. De trámites (*)
Registro de Bienes Muebles
1
1
Transferencias de bienes muebles 1
Retiro de bienes en desuso 1
Requisición (Gestores y Beneficiarios) 2 2
Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales 3 2
SUMA 7
* Gestores y Beneficiarios
Trámites presentados a la USIIU y/o DSIA Prioridad No. De trámites (*)
Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y Reposición)
1
3
Vale (Solicitud y Reposición) 2
Viáticos (Solicitud, Comprobación y Reposición), Beneficiarios 4
Pago directo a proveedores (Gestores y Beneficiarios) 2
SUMA 11
Universidad Veracruzana
Trámites en desarrollo por la USIIU y/o DSIA Prioridad No. De trámites (*)
Préstamo personal (Gestor y Beneficiario)7 2
Autorización de condonación8 1
Solicitud Constancias (Gestor y Beneficiario) 13 2
SUMA 5
* Gestores y Beneficiarios
Total de trámites del Proyecto de Simplificación 40 100%
Total de trámites propuestos y en poder de la USIIU y DSIA
23 58%
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Firma autógrafaLa legislación Mexicana no ha definido el concepto de firma autógrafa. La costumbre la se identifica como un signo del puño y letra de una persona
Una firma electrónica es una cierta tecnología que permite la identificación de una persona en el contexto de un ambiente de medios electrónicos
La UNAM ha desarrollado y opera en la actualidad una Infraestructura de Clave Pública ICP basada en el concepto técnico-jurídico de la firma electrónica avanzada.
La UNAM estableció una ICP en su interior. Esta ICP prevé la existencia de:•Una autoridad certificadora que expide certificados digitales a los miembros de la comunidad universitaria;•Una autoridad registradora encargada de llevar el registro electrónico de los certificados digitales expedidos por las autoridades certificadoras;• Agentes certificadores, los cuales son miembros de la comunidad universitaria acreditados por la agencia registradora y están encargados de identificar a los titulares solicitantes de certificados digitales
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El que confía en la validez de la firma
Función de certificación
Creador de la clave del firmante
La función de certificación, en ocasiones, la puede realizar la parte o entidad que confía en la validez de la firma
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