secretarÍa distrital de hacienda...minos, conceptos y definiciones, que, con base en las series,...

Sede Administrativa: Carrera 30 Nº 25-90 - Código Postal 111311Dirección de Impuestos de Bogotá: Avenida Calle 17 Nº 65B-95 - Código Postal 111611Teléfono (571) 338 5000 • Línea [email protected] • Nit. 899.999.061-9Bogotá, Distrito Capital - Colombia

SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA

2019

Banco terminológico de series y subseries

documentales de la sdh

TABLA DE CONTENIDO

IntroducciónObjetivosObjetivo GeneralObjetivos EspecificosMarco NormativoAlcanceMetodología del procesoDiagrama del proceso de la elaboración del banco terminológicoBanco terminológico de series y subseries de la secretaria de hacienda distrital sdhBibliografía

7777889

131329

5

La Secretaría Distrital de Hacienda - SDH, con-siente de la importancia de los instrumentos archivísticos y la implementación de los mis-mos al Subsistema Interno de Gestión Do-cumental y Archivos (SIGA), ha venido desa-rrollando al interior de la entidad la primera versión de la propuesta del Banco Terminoló-gico de Series y Sub Series documentales, la cual se compone de dos categorías; misional con 194 términos específicos que hacen re-ferencia a la documentación asociada a los propósitos de la SDH; De igual forma 206 tér-minos generales, los cuales hacen parte de los procesos transversales que por lo general se desarrollan en todas las entidades.

En esta misma línea es importante establecer, que desde el Archivo General de Nación el banco terminológico es un “Instrumento Ar-chivístico que permite la normalización de las series, subseries y tipos documentales a través de lenguajes controlados y estructuras ter-minológicas”. (Archivo General de la Nación, 2018). Contar con un Banco Terminológico en la Secretaria Distrital de Hacienda – SDH es de vital importancia, dado que permite que las series y subseries documentales identificados en la TRD, sean dispuestas para consulta de los grupos de interés, bajo un esquema docu-mental controlado, normalizado y definido de forma estructural.

Este trabajo se desarrolló teniendo en cuenta el marco de los procesos Estratégicos, Misio-nales, de Apoyo y de Evaluación; igualmente identificando los términos relacionados para toda la documentación producida y recibida por la Entidad, desde su origen hasta su desti-

no final, la cual permitirá facilitar la utilización de términos documentales a través de un len-guaje sencillo y normalizado.

De la misma manera, se desarrolló atendien-do la normatividad dispuesta en el Decreto 1080 del 2015 del Ministerio de Cultura, en donde se establece la necesidad de elaborar instrumentos archivísticos que permitan la normalización de series, subseries y tipos do-cumentales en las entidades públicas y priva-das que cumplan funciones públicas. Siendo así el Banco Terminológico una herramienta indispensable en la unificación de términos y conceptos en cada uno de los procesos docu-mentales al interior de la Entidad.

ObjetivosOBJETIVO GENERAL

Disponer el Banco Terminológico de la SDH, aplicando la normatividad archivísti-ca definida por el AGN y contribuyendo a la implementación de Gobierno Digital en la entidad.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Seleccionar y evaluar las series documenta-les que se integraran al Banco Terminológi-co.Compilar y definir de forma específica en fichas descriptivas la información relacio-nada a los términos que conformarán el Banco Terminológico de la Entidad.Realizar el Banco Terminológico de las Se-

Introducción

7

ries y Subseries documentales a partir del Cuadro de Clasificación Documental y las Tablas de Retención Documental de la Se-cretaría Distrital de Hacienda - SDH.Publicar y disponer el banco terminológico en la página web de la entidad.

Marco normativoEl marco normativo definido para el Banco Terminológico de la Secretaría Distrital de Ha-cienda – SDH, se encuentra enmarcado bajo la siguiente legislación:

LEY 594 DE 2000, “Por medio de la cual se dic-ta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”

LEY 1712 de 2014, “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”

DECRETO 1080 DE 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura” ARTÍCULO 2.8.2.5.8. Instrumen-tos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental en las entidades pú-blicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos. Lit. g) Los bancos terminológicos de tipos, series y Subseries do-cumentales.

ACUERDO DISTRITAL 257 DE 2006, “Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los orga-nismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones”

CIRCULAR EXTERNA DEL AGN 03 DEL 2015, “Directrices para la elaboración de Tablas de Retención Documental”. Literal 1 sobre “Iden-tificación y Descripción de Series y Subseries Documentales” en su apartado b) en donde define “Para facilitar este proceso, el Archivo General de la Nación conformará y administra-rá el banco terminológico de series y subseries documentales, en el cual se consignará la de-nominación genérica de las series, de acuer-do con las denominaciones existentes, según los diferentes sectores, para lo cual se podrán tomar los nombres asignados en las tablas de retención documental de los organismos ca-beza de sector. El banco terminológico estará disponible para consulta en la página Web del Archivo General de la Nación”

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION – Banco Terminológico página Web.

AlcanceEl Banco terminológico contempla como al-cance el estudio descriptivo de términos do-cumentales presentes en las Series y Subseries documentales de la Secretaria Distrital de Ha-cienda - SDH, es por ello que se propone selec-cionar, evaluar, definir, compilar y publicar los términos documentales, cuyo resultado espe-rado permitirá cuantificar el total de términos generales (TG) y el total de Términos Específi-cos (TE) tanto para las Series Misionales como para las Series Transversales a la entidad, en donde se describen de manera metodológica y con información detallada las características más relevantes de cada concepto ligado a las actividades propias de la Entidad.

8

La Secretaria Distrital de Hacienda- SDH crea un registro unificado de tér-minos, conceptos y definiciones, que, con base en las Series, Subseries do-cumentales producto de las Tablas de Retención Documental TRD y Cuadro de Clasificación; permitirá a usuarios y funcionarios una correcta y unifica-da comprensión de términos en la recuperación de la información de los expedientes documentales.

Criterios para la construcción del banco terminologico.

Criterio de Transmutabilidad.

Hace referencia a la creación y modificación de los términos, debido a que son susceptibles de ajuste, cambio y evolución. Esto con el fin de evitar la desactualización del instrumento y la ambigüedad en el empleo de los tér-minos del banco, ante el uso o desuso de los mismos. (Motta Navas, Abo-gados Asociados S.A.S, 2014)

Metodología del procesoSeleccionar el tema

Para la selección del tema, se realizó mediante el método de recopilación analítico o deductivo, por medio de la técnica del análisis documental de varias fuentes, en tanto, que estas aportaron una terminología confiable, de tal modo, seleccionando la información correcta.

Selección de las fuentes.

Las fuentes seleccionadas se tomaron de los documentos pertenecientes al Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaria Distrital del Hacienda ubi-cado en la intranet.

Extracción de términos.

Los términos extraídos corresponden a las series y subseries de acuerdo con la Tabla de Retención Documental TRD y los criterios archivísticos esta-

9

blecidos en la SDH. Afianzados en el cuadro de consolidado de series decreto 545 de 2006.

Selección de términos.

Series y subseries de la Tabla de Retención Documental TRD de la SDH.

Normalización de términos.

Los términos que se emplearon en el Banco se clasifican de dos formas acorde con su estructura gramatical:

Términos simples: son los que expresan el tema o asunto con una sola pa-labra, representa el concepto que se desea indicar y no requieren de acla-ración alguna, usualmente se emplean para indicar el género o aspecto ge-nérico; un ejemplo de este tipo de términos lo encontramos en las palabras (Motta Navas, Abogados Asociados S.A.S, 2014):

ActasCirculares Conceptos

Términos compuestos: Este tipo de términos se emplean para indicar la es-pecie o el aspecto específico que se trata o desarrolla sobre algo, por lo cual requieren de la unión de dos o más palabras, los cuales conforman una uni-dad lingüística que dota al término de precisión y exactitud. Un ejemplo para este tipo de términos lo encontramos en las palabras (Motta Navas, Abogados Asociados S.A.S, 2014):

Actas de legalizaciónConceptos Jurídicos Tributarios

Establecimiento de la estructura jerárquica.

El banco terminológico se basó en una estructura sistemática con un tipo de relación jerárquica. En efecto, esta estructura sistemática permite evidenciar que la estructura fue planeada y organizada como un todo.

Dichas relaciones permitirán reunir aquellos descriptores que, unos respecto a otros, son más generales o específicos, ubicándolos en niveles superiores o inferiores, de esta manera se formará un conjunto jerárquico preciso. Las rela-ciones jerárquicas se transcribirán por medio de los operadores TG (Término Genérico) y TE (Término Específico).

10

11

Tipo de Relación Definición de

la Relación

Relaciones Jerárquicas

“Se basa en grados o niveles de súper y subordi-nación, en que un término súper ordenado representa un todo o clase y los térmi-nos subordinados corres-ponden a sus miembros o partes” (Cavieres, Fredes, &

Ramirez, 2010).

Categoría del Término Forma de Aplicación

Término Genérico (TG)

Es el término que representa un concepto con la connotación más amplia, debe ser el

comúnmente más usado, para el caso del dere-cho se recomienda dar prioridad al empleado

y definido por la Norma.

Ejemplo de Aplicación

ACTAS

Término Específico (TE)

Es el término que precede al genérico e indica aspectos concretos del mismo.

Actas de Ajuste

Instrumento de Recolección de Datos

En la construcción del banco terminológico de la Secretaria Distrital de Hacienda, se tuvo en cuenta el formato Ficha de descripción para recolectar la información de cada término.

12

1.1 CÓDIGO DE REFERENCIA Número que identifica tanto a la serie y subserie documental, de acuerdo al sistema de clasificación establecido en la entidad.

1.2 TITULO Nombre correspondiente a la serie u subserie documental, de acuerdo con la TRD.

1.3 NIVEL DE DESCRIPCIÓN Hace referencia así es serie u subserie.

2.1 PRODUCTOR Nombre de la oficina productora de la serie u subserie documental.

3.1 ALCANCE Y CONTENIDO Asunto que trata la serie ú subserie documental.

3.2 TIPOS DOCUMENTALES Listado de documentos que conforman la serie u subserie

3.3 VALORACIÓNRetención: plazo en términos de tiempo que los documentos deben per-manecer en el archivo de gestión y archivo central, designados en la TRD.

Disposición final: valoración con mira permanente a su eliminación, selec-ción, conservación total o medio tecnológico, designado en la TRD.

4.1 NOTA DEL ARCHIVISTA Unidad administrativa encargada de controlar el instrumento archivístico.

4.2 REGLAS O NORMAS Legislación que aplica y justifica la serie u subserie.

Revisión y edición definitiva.

13

Diagrama del proceso de elaboración del banco terminológico

Establecer una lista de posibles términos

Método Analítico

Extraer el vocabulario de indización ex-perimental de una serie de documentos. Extraer las palabras más significativas de

las preguntas y los textos.

Normalizar la forma de los descriptores

Estructurar la lista de descriptores

Establecer las relaciones de equivalencia

Facetas: lista de facetas. Un término en una única faceta. Jerarquizar en cada

faceta

Establecer la lista de descriptoresEstablecer las

relaciones asociativasy y

Adaptación norma francesa Z44-100 (Gil, 2004)

Banco terminológico de series y subseries de la secretaria de hacienda distrital sdh

El presente Banco Terminológico es un registro de términos documentales que nos ofrece como instrumento archivístico, información normalizada acerca de los documentos que se producen al interior de la Entidad; permitiendo de esta manera un mejor acceso a la información mediante los términos estructurados y controlados frente a la ambigüedad y diversidad de conceptos al momen-to de referirse a un mismo documento.

Para la consulta de los términos generales y específicos del banco terminológico, cada uno cuenta con una ficha de descripción; las cuales están basadas en la metodología de la descripción archi-vística -ISAD (G)-, como estructura de normalización terminológica que contextualiza los siguientes

14

aspectos en cada uno de sus campos:

Área de identificación Área de contextoÁrea de contenido y estructuraAlcance y contenidoTipos documentales Valoración.

Ejemplo:

15

A continuación, se presentan en las categorías misional - transversal y de forma alfabética los tér-minos generales y específicos que componen del banco terminológico para las Series y Subseries documentales de la Secretaria Distrital de Hacienda – SDH bajo la estructura y las TRD definidas en el decreto 545 de 2006.

29

La consulta en línea de este banco terminológico se encuentra disponible a consulta en la página web de la Secretaria Distrital de Hacienda- SDH a través del siguiente link: http://www.shd.gov.co/shd/sistema-de-gestion-documental-y-archivo

BibliografíaAlcaldia de Bogotá. (22 de Diciembre de 2014). Decreto Número 601 de 2014. “Por el cual se modi-fica la estructura interna y funcional de la Secretaría Distrital de Hacienda, y se dictan otras disposi-ciones. Bogotá.

Alonso, J. B. (2007). Apuntes sobre ISAD (G) y la descripción archivística normalizada. Las Palmas de Gran Canaria Anroart 2006.

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. (20 de 11 de 2018). Banco Terminológico. Ob-tenido de http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php

Association française de Normalisation AFNOR. (s.f.). Norma NZ 44-100. Paris.

Cavieres, A., Fredes, S., & Ramirez, A. (mayo de 2010). Tesauros y Web Semántica: Diseño metodo-lógico para estructurar contenidos Web mediante SKOS-Core. Serie Bibliotecología y Gestión de Información(57). Obtenido de http://eprints.rclis.org/14420/1/Serie_N%C2%BA_57_Mayo_2010_Tesauros_y_Web_Sem%C3%A1ntica.pdf

Gil, U. B. (2004). Manual de lenguajes Documentales. EDICIONES TREA, S.I.

Luis, B. Z. (2001). La descripción archivística normalizada : origen, fundamentos, principios y técni-cas. Aranjuez, España: Trea Biblioteca Digital de Aranjuez.

Ministerio de Cultura. (2015). Decreto 1080 de 2015. Obtenido de MINCULTURA: http://www.min-cultura.gov.co/areas/cinematografia/Legislacion/Documents/Decreto%201080%20de%202015.pdf

Motta Navas, Abogados Asociados S.A.S. (2014). Instructivo para la construcción y aplicación de Tesauros. Bogotá.

Plested, A. (1998). Recomendaciones para el diseño y la configuración de bancos de datos terminológicos. Medellín: Universidad de Antioquia.