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SEÑALAMIENTOS MÁS COMUNES EN LOS
EXÁMENES REALIZADOS A LAS
COOPERATIVAS BAJO LA LEY NÚM. 239
Recursos:
Zulma Santana Salgado
Carmelo H. Alejandro Figueroa
Supervisores de Examinadores
Area de Apoyo Técnico y Supervisión
Aprobado por la Comisión Estatal de
Elecciones, CEE SA-12-12449
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CEE SA-12-449
Las Cooperativas que
conocemos como Tipos
Diversos o Empresas
Cooperativas son creadas
en virtud de la Ley General
de Sociedades Cooperativas
de Puerto Rico de 2004, Ley
Núm.239. Aprobado por la Comisión Estatal de Elecciones CEE SA-12-12449
Subcategorías
(159)
Agrícolas
Bellas Artes
Servicios Salud Transporte y
Camioneros
Hospederías y
Serv. Turísticos Recreativas Taxis
Estaciona-
mientos Construcción Farmacias
Comercios
Gasolineras
Vivienda
Organismos
Centrales
Seguridad Industriales
Cafeterias
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EXCEPCIONES EN EL CUMPLIMIENTO CON LA LEY NÚM. 239, EN
LA RADICACIÓN:
ENMIENDAS AL REGLAMENTO Y CLAUSULAS DE INCORPORACION
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Requerimientos de Ley Núm.239
CAPÍTULO 6.-ENMIENDAS A LAS CLÁUSULAS Y AL REGLAMENTO
Artículo 6.0.-Enmienda de Cláusulas y Reglamentos Las cláusulas de incorporación y el reglamento interno de la cooperativa podrán ser
enmendados en cualquier asamblea general ordinaria, o en cualquier asamblea general
extraordinaria convocada para tales efectos. Las enmiendas deberán aprobarse por el voto de
dos terceras (2/3) partes de los socios presentes, o por dos terceras (2/3) partes de los
delegados presentes en las cooperativas organizadas por distritos.
CAPÍTULO 6.-ENMIENDAS A LAS CLÁUSULAS Y AL REGLAMENTO
Artículo 6.1.-Notificación a los Socios Las enmiendas propuestas deberán ser notificadas por la Junta de Directores a todos los
socios o delegados, según el caso, con no menos de diez (10) días de anticipación a la
asamblea. En las cooperativas organizadas por distritos, la Junta de Directores deberá
notificar a todos los socios las enmiendas propuestas y proveerles la oportunidad para que
discutan las mismas en las asambleas de distritos
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Requerimientos de Ley Núm.239 (cont.)
CAPÍTULO 6.-ENMIENDAS A LAS CLAUSULAS Y AL REGLAMENTO
Artículo 6.2-Aprobación del Inspector de Cooperativas
El original y dos (2) copias de las enmiendas a las cláusulas de incorporación o al reglamento,
certificados por el Secretario de la cooperativa, deberán ser enviados al Inspector de
Cooperativas. Dichas enmiendas entrarán en vigor una vez aprobadas por el COSSEC, que
tendrá un término prescriptivo de cuarenta y cinco (45) días desde la radicación de los
documentos en su Oficina para notificar a la cooperativa interesada la aprobación o denegación
de las mismas de conformidad con las disposiciones de esta Ley. En el caso de la denegación
deberá exponer las razones. Copia de las enmiendas aprobadas y de la decisión tomada por el
Inspector de Cooperativas deberá ser enviada a la Comisión de Desarrollo Cooperativo. Las
enmiendas a las cláusulas de incorporación deberán ser radicadas ante el Departamento de
Estado para su debido registro.
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Requerimientos de Ley Núm.239 (cont.)
CAPÍTULO 6.-ENMIENDAS A LAS CLÁUSULAS Y AL REGLAMENTO
Artículo 6.3.-Silencio
En caso de que la COSSEC no realice su función dentro del término indicado, los
interesados podrán someter las enmiendas a las cláusulas de incorporación
directamente al Departamento de Estado para que el Secretario reconozca que los
documentos cumplen con los requisitos de ley, y en consecuencias expida el
certificado correspondiente.
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Informes requeridos por COSSEC:
No CUMPLEN en radicar los Informes Trimestrales,
Operacional y de Asamblea Anual Referencias:
o Carta Circular: 2005-004 Documentos Fiscales
o Carta Circulares 2007-009-047 Informes Trimestrales
o Carta Circular 2007-020-058 Lista de Directores y Miembros de Comités
o Carta Circular 10-03 Extensión de tiempo para la radicación de informes
trimestrales
o Ley de Sociedades Cooperativas de P.R., Ley Núm. 239.
oArtÍculo 14.3 Lista de Directores y Miembros de Comités
o Artículo 15.3 Inciso (n) Someter anualmente un Informe anual,
(120 dÍas siguientes a la terminación de su cierre fiscal).
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No realizan la auditoría o revisión anual.
Observaciones Más Comunes:
Ley de Sociedades Cooperativas de P.R. Ley Núm. 239.
Artículo 15.3 Inciso (k)(o) citar circular
No envían contestación a la carta a la
gerencia de la auditoria
Carta Circular 2007-012-050 Informes requeridos, contestación a
la Carta a la Gerencia y Otros.
Contabilidad atrasada
Carta Circular 2007-006-044 Responsabilidad por violación de Ley y
Contabilidad atrasada.
Carta Circular 2007-007-045 Suspensión de Permiso para operar.
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Efectivo
Colectas no son firmadas por la persona que las prepara ni tampoco por la persona que las revisa.
Las conciliaciones bancarias no son revisadas por otra persona distinta al que las prepara.
No realizan las conciliaciones bancarias mensualmente.
Emitir cheques de caja menuda a favor de efectivo.
Cheques girados a favor de una de las personas que lo firmaron.
Desembolsos
Las facturas no están siendo anuladas como
evidencia de que fueron pagadas.
Desembolsos sin evidencia de factura o
documento de respaldo.
Medidas sanas de administración y controles internos
Efectivo
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Cuentas por Cobrar
No cuentan con un detalle de las cuentas por cobrar.
El balance del auxiliar no coincide con el balance de la cuenta control del mayor general.
Existen cuentas por cobrar que datan de varios años sin evidencia de gestiones de cobro.
No se lleva un análisis de envejecimiento de las cuentas por cobrar.
No realizan un análisis de la morosidad.
Provisión para cuentas incobrables – No se realiza un análisis de las cuentas por cobrar por
categoría de envejecimiento.
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Inventario,
Propiedad, Planta y
Equipo
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Inventario, Propiedad, Planta, Equipo y Otros Activos
No preparan un detalle de mobiliario y equipo
La Cooperativa no ha realizado un inventario físico de
sus equipos.
Los equipos de la Cooperativa no están rotulados ni
cuentan con un número control que los identifique.
Existe diferencia entre el Auxiliar de Mobiliario y
Equipo y la cuenta control en el Mayor General.
Medidas de Sana Administración y Controles Internos.
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Inventario, Propiedad, Planta, Equipo y Otros Activos
Establecer un lugar seguro para el almacenamiento
del inventario.
Realizar un inventario perpetuo o periódico.
Realizar prueba de inventario físico al cierre de
operaciones anual.
Guardar documentación y que conste evidencia de la
Junta de Directores, Comité de Supervisión y
Contable.
Invitar al contable que realiza la auditoría anual que ha
sido contratado.
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Otros Activos
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OTROS ACTIVOS
Seguros Prepagados:
– No están reconociendo la porción del seguro prepagado
(no consumido) al cierre de su año fiscal.
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CUENTAS A PAGAR
No se lleva un detalle de las cuentas por pagar.
El balance del auxiliar de las cuentas por pagar no
es conciliado con la cuenta control del mayor
general.
No reconocen la acumulación de las vacaciones de
los empleados.
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Obligaciones y
Contribuciones
Salariales
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OBLIGACIONES Y CONTRIBUCIONES
SALARIALES
Obligaciones:
• Procurar que se elaboren contratos por escrito de las obligaciones contraídas y guardar estos en un lugar seguro o bajo llave.
• Los contratos de las obligaciones deben ser aprobados por la Junta de Directores.
• Cumplir con los términos y garantías.
Contribuciones salariales:
• Rendir las correspondientes Planillas salariales en los términos establecidos por las leyes aplicables.
• Ejemplo: IRS, Departamento del Trabajo , Departamento de Hacienda
• Completar la Forma 480.7
• IVU VS EXENCION CONTRIBUTIVA
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Participación de los
Socios
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ACCIONES
La cuenta control de acciones en el mayor general no coincide con el total del auxiliar de acciones.
El auxiliar de acciones no esta al día.
Los socios no suscriben las acciones requeridas según reglamento.
En los retiros de socios no están considerando el valor real de las acciones para el pago de las acciones a base de su valor real. – Artículo 19.7, Ley Núm. 239 – Pérdidas descontadas
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RESERVAS LEGALES
No están reservando el 10% de las economías
netas para la Reserva Social y el 10% para la
Reserva para Servicios.
– Artículos 19.8 y 19.9, de la Ley Núm. 239
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Gerencia
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Gerencia
Cooperativas carecen de un que defina el curso de la Administración, para los próximos dos a cinco años.
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Planes estratégicos que no consideran lo siguientes aspectos:
Evaluación del ambiente- Evaluar los factores internos y
externos que influencian el negocio, incluyendo los puntos
económicos (presupuesto) y reglamentarios.
Objetivos principales- Estos deben ser consistentes y
realistas con los factores externos e internos.
Gerencia
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Contabilidad: Registro Libros
Observamos que No realizan la acumulación mensual de algunos gastos.
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La Junta de Directores no está
compuesta con por lo menos
tres miembros.
Junta de Directores
Aprobación de actas.
No preparan presupuesto operacional
-Ley de Sociedades Cooperativas de P.R.
-Ley Número 239. Artículo 17.1 Funciones del Principal Ejecutivo
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Comité de Supervisión no realiza su
labor según dispone la Ley Núm. 239
en su Artículo 16.2- Obligaciones y
Facultades del Comité de Supervisión
Otras Observaciones
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MANUALES y/o
POLITICAS
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Requeridos
Normas Generales de Conducta Ética Reglamento 7322
Reglamento sobre Normas Generales de Conducta Ética Cooperativa y Conflicto de Intereses
Se promulga con el propósito de garantizar la conducta impropia y conflicto de intereses por parte de los líderes y empleados de las cooperativas. (Artículo 18.0 Deberes Fiduciarios y Conflicto de Intereses)
Política Educativa Carta Normativa Núm. 2006-03-04
Se establece para que cada entidad cooperativa adopte una Política Educativa que contribuya al cumplimiento del principio de educación, capacitación e información.
- Artículo 3.1 y 14.0
Reglamento de Dieta y Millaje
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Manuales y/o Políticas Internas
Plan de contingencias
Hostigamiento sexual
Manual de controles internos
Política de cheques devueltos
Donativos
Normas o Políticas para la compensación o
remuneración de funcionarios ejecutivos o empleados
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ACTAS
Ley Núm. 239, Artículo 15.3- Deberes de la Junta
Carta Normativa Núm. 2006-05-06 – Control,
Mantenimiento y Custodia de Actas en las Cooperativas.
-Aplica al Comité de Supervisión
-Contenido de las Actas
-Deberán permanecer archivados en las facilidades de la
Cooperativa. Queda expresamente prohibido sacar las actas
fuera de las facilidades de la cooperativa, donde deben estar
custodiadas.
Las Actas de la Junta de Directores poseen deficiencias tales
como :
No presentan un detalle de los asuntos discutidos y los acuerdos tomados
con respecto a las situaciones expuestas en cada reunión.
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Contenido de las actas
Resumen de los acuerdos tomados, mociones indicando votos a favor y en contra, etc.
Dentro de los 60 días, después del cierre fiscal el Secretario encuadernará en forma de libro todas las actas de las reuniones del año. Certificará que contiene las actas del año, insertará el sello oficial de la Cooperativa.
Núm. Progresivo del acta
Hora en que comenzaron y finalizaron los trabajos.
Fecha y lugar de la reunión.
Agenda de los asuntos considerados.
Miembros presentes y ausentes y aquellos debidamente excusados
Breve resumen de los asuntos considerados.
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No han realizado la Inversión en
FIDECOOP
Otras Observaciones
Cuando la Cooperativa opera con
pérdidas no son consideradas al
momento de retiro de acciones.
No efectúan pago a la Liga de
Cooperativas
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No existe evidencia en los expedientes de los certificados
de antecedentes penales
Ley 239 Artículo 14.0 Inciso (a)
Otras Observaciones
No existe evidencia de los cursos de capacitación
tomados por la Junta de Directores y Comités
Ley 239. Artículo 14.0 Inciso (h)
No se distribuyen los sobrantes anualmente Ley 239. Artículo 21.0 - Sobrantes
Tardanza en realizar los depósitos
Deficiencia en Medidas de Control Interno
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Cooperativas de Vivienda
No someter los Informes
Trimestrales, Operacional
y de Asamblea Anual a
COSSEC.
No someter a COSSEC
copia de la última
auditoría y la
contestación de la carta a
la gerencia. Ley Núm. 239, Artículo
15.3 Inciso (o)
No cumplen con las reservas
requeridas por HUD.
No envían mensualmente el
“excess Income”a HUD.
Acuerdo Regulatorio de HUD
No tienen Lista de espera.
No cumplen con las
inspecciones físicas de HUD.
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Cooperativas de Vivienda
Expedientes de socios incompletos.
Tardanza en la devolución de la equidad cuando
un socio se retira.
Ley Núm. 239, Artículo 22.2- Liquidación de la Participación
del Socio
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Preguntas
47
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Gracias Por Su Atención
Dirección Postal: PO Box 195449
San Juan, Puerto Rico 00919-5449
Teléfono: (787) 622-0957
Página Internet: www.cossec.com
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Inversiones Permitidas (Art. 2.04 Ley 255 de 2002
Hacer depósitos en cooperativas, Banco Cooperativo, bancos comerciales y de ahorro
Adquirir acciones y otros valores y recibir depósitos de sociedades cooperativas, cooperativas de seguros, Banco Cooperativo, subsidiarias o afiliadas de las entidades antes mencionadas.
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