SASE

Sistema de administración y seguimiento de expedientes

Trabajo profesional de Ingeniería en InformáticaBo, Jorge Ezequiel

…Y donde estan mis expedientes?

Agenda

¿En que consiste la administración de expedientes? ¿Cómo se administran los expedientes en la FIUBA? ¿Nuevo sistema o refactorización? Presentación de SASE Conclusiones Referencias Agradecimientos

¿En que consiste la administración de expedientes?

Normativa

Ley de procedimientos administrativos

Decreto 1970 Procedimientos internos

Elementos

Plazos (revisar los plazos) Formalismos Reserva

El expediente

Idenfiticado univocamente Motivo Responsable Auditoria

Expedientes en FIUBA

Expediente N° 900001/2008-01

Motivo: Renovación de la pasantía del señor Alberto Cortez

Clasificación: Pasantías

Iniciado por: Secretaria de Relaciones con el Medio

Ubicación: Dirección de Mesa de Entradas y Archivo

Fecha de vencimiento: 12-09-2008 16:10:00

Carátula

Fecha de creación: 12-08-2008 16:10:00

Pases

Unidad Entrada Salida Usuario

Unidad1 23-08-2008 24-10-2008 jbo

Unidad 3 25-10-2008 26-10-2008 mbo

Acumulaciones

Expediente N° Fecha Operación Usuario

900001/2008-1 23-08-2008 AC jbo

900001/2008-2 25-10-2008 AC mbo

900001/2008-2 27-08-2008 DA jbo

Comentarios

12-10-2008 jbo

Intervino director de la unidad

Identificacion única

Formato de número NNNNNNNN / AAAA - aaa Numeración secuencial Numeración agregada/antecedente Numeración externa

90000/2008 90000/2008-1 500000/2007

Facultad

Administra expedientes Formada por unidades Define zonas Define el rol de cada

unidad

Unidad administrativa

Soporte de expedientes Rol iniciador Acceso a expedientes Únicas por facultad

Unidad 1

Unidad 1.1.1

Unidad 1.1

Zonas

Conjunto de unidades Limitan movimientos

de expedientes Únicas por facultad

Las Heras

Paseo ColónCiudad Universitaria

Entidades principales

Unidad 1Unidad 1.1Unidad 1.1.1 Paseo Colón

Ciudad UniversitariaLas Heras

Facultad

Zona

Unidad administrativa

Ciclo de vida de un expediente

Creación Archivación

Pases

Acumulaciones

Gloses

Comentarios

Ediciones

Pase de expedientes

Extra –Zonal Intra – Zonal Individuales o

masivos

Gloses

Acumulaciones

Comentarios

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¿Como se administran los expedientes en FIUBA?

Evolución en los sistemas

Sistema telefónico

Sistema viejo

Sistema Guazú 2002

1990

Tiempo

Sistema telefónico - Contexto Debilidades

Trazabilidad de cada expediente Control del estado de cada expediente Único punto de acceso a la información Numeración manual de expedientes

Fortalezas Forma convencional de trabajo Dependencia mínima de tecnología

Sistema Guazú - Contexto

Debilidades Falta de testing Falta de requerimientos funcionales Esquema de manejo de concurrencia inadecuado Inexistencia de documentación técnica y funcional

Fortalezas Arquitectura cliente/servidor Acceso on-line 24Hrs. a los expedientes Numeración automática de expedientes

¿Nuevo sistema o refactorización?

Posibles soluciones

Reparación Guazú Desarrollo externo

Comdoc II Desarrollo interno

SASE

Impacto posibles solucionesReparación

De Guazú

Desarrollo externo

Desarrollo propio

Requerimientos funcionales

Medio Alto Medio

Integración de datos

Bajo Alto Medio

Mantenimiento Alto Alto Bajo

Adecuación a nuevas tecnologías

Alto Medio Bajo

Performance Alto Alto Bajo

Desarrollo externo Fortalezas

Sistemas ya implementados Estandarizacion en organizaciones

Debilidades Problemas de nivel técnico. Diferentes dominios.  Soluciones muy amplias Mantenimiento

Desarrollo interno Fortalezas

Desarrollo a medida. Compatibilidad con el modelo de dominio del sistema

actual Guazú. Impulso de desarrollas internos de FIUBA.  Basado en tecnologías dominantes en el mercado y

open-source Debilidades

Tiempos de desarrollo Apoyo interno

Conociendo SASE…

Alcance y visiónAlcance

El sistema tiene por objetivo agilizar la tramitación de un expediente, en los aspectos de administración, gestión, y auditoria. Entendiéndose por administración a las operaciones a realizar sobre un expediente, como la adjuntacion de documentos,  operaciones de desglose y acumulación; por gestión, a el ciclo de vida de un expediente desde su creación hasta su archivacion, pasando por los distintas lugares en los tiempos y formas necesarios, y por auditoria a la capacidad de poder obtener información detallada de su estado actual y futuro. 

Alcance y visión (cont.)Visión

SASE, permitirá realizar un seguimiento efectivo y puntual de los movimientos realizados sobre expedientes que ingresen en FIUBA, administrara y controlara la  numeración utilizada en la creación de expedientes, ya sean internos de FIUBA a través del rango asignado a esta, ya sea como antecedente de un expediente ya existente, o un expediente externo a FIUBA; además administrara la documentación contenida en cada expediente. De esta manera SASE ofrecerá un mejor servicio en el seguimiento y consulta del circuito realizado por cada expediente.

Objetivo

Satisfacción del personal administrativo Introducción de nueva tecnología a FIUBA Adaptabilidad al manifiesto ágil Utilización de herramientas open-source Impulso y autonomía en el desarrollo de

software por parte de FIUBA

Principales requerimientos

Diferentes esquemas de numeración Administración de estructuras y usuarios Auditoria de expedientes Consultas e informes de expedientes Manejo de concurrencia Ayuda en línea

Organización del proyecto

Metodología ágilScrum + XPPrácticas de TDD + Refactoring

Herramientas de gestiónSvnMavenEclipsePMD

Arquitectura

Capas de la arquitectura

Presentación

Negocio

Datos Datos

Niveles de la arquitectura

Tecnologías de la arquitectura

Capa de presentación

Guías de diseñoMejorar la interacción y comunicación con el

usuario (Ej: Ajax, ayuda online)Uso fácil y guiado (Ej: UI patterns)Estandarización interfaz (Ej: W3C,

progressive enhancement)

Capa de presentación (Cont.)

TecnologíasYahoo UI!JSP/JSTLCSS/JSDWR

Capa de negocio

Guías de diseñoDDD – Domain driven designPOJO FacadeDesign patternsDependency injection Inversion of controlSeparation of concernDefinicion de flujos

Capa de negocio (Cont.)

TecnologiasSpring MVCSpring WebFlowJasperReportAcegi SecurityJPA/Hibernate

Capa de datos (Cont.)

Guías de diseñoBasado en esquema sistema GuazúNormalización de datosORM mapping tool

Capa de datos (Cont.)

TecnologíasMySqlJPA/Hibernate

Modelo de dominio

Patrones de diseño utilizados

Composite pattern Temporal patterns

Effectivity pattern Audit log pattern DateRange pattern

Factory method patter Strategy patter Facade pattern

Diagrama de paquetes

Paquetes 1..n

Diagramas del contenido de cada paquete Explicar porque se armo asi, y beneficios Que se obtuvieron

Pojo facade

Diseño de la Pojo facade

Datos

Negocio

Presentación

Integración presentación-Negocio

MVC pattern Spring Framework

MVC, SWF,AOP

Seguridad y concurrencia

Autorización y autenticación

Acegi Framework HTTPS Form login Autorización por roles Autorización por acl’s

Esquema de concurrencia

Offline optimistick lockingPases, intervenciones

Offline pesimistic lockingNumeracón de expedientes

Despliegue

Diagrama de despliegue

Mejoras

Uso de algún framework java orientado a componentes (JSF,IceFaces,AJAX4JSF)

Url’s amigables (Rest) Testing en ambiente de pre-producción Migración de framework a versiones

nuevas

Referencias Sitios web

Spring Framework http://www.springframework.org AJAX DWR, http://getahead.org/dwr YAHOO UI!, http://developer.yahoo.com/yui AGIL MANIFIESTO, http://www.agilealliance.com ACEGI SECURITY, http://www.acegisecurity.org EXTREMME PROGRAMMIN, http://www.extreme.programming .org MySQL, http://www.mysql.com Patterns for things that change with time http://www.martinfowler.com/ap2/timeNarrative.html

Bibliografía POJOs in Action

Developing Enterprise Applications with Lightweight Frameworks Chris Richardson ISBN: 1932394583

Refactoring: Improving the Design of Existing Code Martin Fowler, Kent Beck, John Brant, William Opdyke, Don Roberts ISBN-10: 0201485672 ISBN-13: 9780201485677

Java Persistence with Hibernate Christian Bauer, Gavin King, ISBN-10: 1932394885 , ISBN-13: 978-1932394887

Domain-Driven Design: Tackling Complexity in the Heart of Software Eric Evans ISBN-10: 0321125215 ISBN-13: 978-0321125217