santiago de compostela, 29 y 30 de mayo de...

SANTIAGO DE COMPOSTELA, 29 y 30 de Mayo de 2018

1. NORMAS DE SUBVENCIONABILIDAD2. CATEGORIA Y JUSTIFICACIÓN DE GASTOS3. SIMPLIFICACIÓN DE COSTES4. RUEGOS Y PREGUNTAS5. CASOS PRÁCTICOS

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1. Que el gasto está dentro del período de subvencionabilidad:

Posterior al 1 de enero de 2014.

Dentro del período de ejecución del proyecto (tanto suejecución como el pago).

Casos excepcionales no puedan ser pagados dentro delperíodo de ejecución del proyecto (SS, IRPF, dietas,IVA,…)

2

3

La fecha de inicio viene recogida en el Artículo 7.4 delAcuerdo entre la Autoridad de Gestión y el BeneficiarioPrincipal.

Esta fecha también consta en el documento denotificación de la decisión de aprobación del proyecto.

Fecha de inicio

El plazo máximo para la ejecución de las acciones constaen el Artículo 3 del Acuerdo entre la Autoridad de Gestióny el Beneficiario Principal.

La fecha de finalización aprobada de la operacióntambién determina la fecha límite para lasubvencionabilidad de los gastos. (excepciones SS,IRPF,…)

4

fecha de finalización

2. Que el gasto corresponde de manera indubitada a laoperación aprobada:

Se correspondan o estén relacionados con accionesaprobadas en el Formulario de Candidatura.

Sean necesarios para la consecución de los objetivosprevistos.

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3. Que el gasto sea verificable:

Constancia documental de su realización, pago ycontabilización.

Clara referencia al objeto del gasto facturado (evitarconceptos genéricos).

Referencia expresa al proyecto, % e importe imputado (ensu defecto, sello de cofinanciación).

Coste real (excepto simplificación de costes).

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4. Que el gasto cumpla las condiciones de subvencionabilidad:

Reglamentos 1303/2013, 1299/2013 y 481/2014.

Normas subvencionabilidad POCTEP aprobadas por elComité de Seguimiento.

Normas nacionales de subvencionabilidad (Orden1979/2016)

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GASTOS SUBVENCIONABLES POCTEP

Gastos de personal

Gastos de oficina y administrativos.

Gastos de viaje y alojamiento.

Gastos de servicios y expertos externos.

Gastos de equipamiento.

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GASTOS NO SUBVENCIONABLES. Art. 69.3 Reglamento 1303/2013

Intereses de deudas.

Adquisición de terrenos no edificados, o edificados con unoslímites (10% gastos total o 15% zonas con pasado industrial,casos excepcionales relacionados con medio ambiente).

IVA cuando sea recuperable.

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GASTOS NO SUBVENCIONABLES. Art. 2 Reg. Delegado 481/2014

Multas, sanciones económicas y gastos de litigios.

Donaciones, excepto las relacionadas con promoción,comunicación, publicidad que no superen 50 euros.

Fluctuaciones de los tipos de cambio de divisas.

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GASTOS NO SUBVENCIONABLES. POCTEP 2014-2020

Contribuciones en especie.

Costes de depreciación: amortizaciones.

Gastos bancarios transacciones nacionales.

Anticipos de contratos, salvo realización parcial de la obradocumentada.

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GASTOS NO SUBVENCIONABLES. POCTEP 2014-2020

Gastos de viaje y alojamiento de asistentes que no participenen los eventos organizados (lista de participantes, agenda,invitación,…).

Asesoramiento o servicios entre beneficiarios.

Auto facturación.

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No está prohibido pero se desaconseja la utilización de gastoscomunes.

Se propone que un único beneficiario contrate, ejecute ypague actuaciones comunes al proyecto.

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No son una categoría de gasto propiamente dicha pero SI SONSUBVENCIONABLES. Requisitos:

Realizados con anterioridad a la presentación de la últimacandidatura (el pago puede ser posterior, pero no la fecha defactura).

Posteriores al 1 de enero de 2014.

Razonables y previstos en el Formulario de Candidatura.Presupuesto de la Actividad 0. 14

Gastos más comunes:

Personal prepara y redacta Candidatura. Oficina y administrativos asociados a dichas tareas. Viajes y alojamiento reuniones preparatorias. Servicios y expertos externos preparación Candidatura.

NO COMPRENDEN GASTOS DE EQUIPAMIENTO

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Costes de personal directo (trabajadores relacionados con elbeneficiario en el marco del proyecto y desarrolla trabajo queno se llevaría a cabo si no se realizara el mismo).

Tareas de gestión y administración: coste de personal indirecto

Gastos de personal incluyen:

Coste bruto del trabajador (salario y cargas salariales). Otros gastos salariales política habitual del beneficiario.

Dietas y otros gastos de viaje y alojamiento NO gastos personal16

Normas específicas:

Gastos relacionados y coherentes con la descripción de tareas

Salario en especie deben estar en línea con la política delbeneficiario.

Vacaciones forma parte del coste bruto del trabajador.

Gastos individuales por cada trabajador.

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GASTOS SUBVENCIONABLES:

Sueldo neto. Seguridad Social (cuota obrera y patronal) e IRPF. Bajas por enfermedad: parte no recuperable por la entidad. Bajas por maternidad y paternidad: parte no recuperable. Vacaciones. Pago de bonus (antigüedad). Planes de jubilación. Seguros médicos. Vales de comida.

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Regímenes de trabajo del personal adscrito al proyecto:

Jornada Completa

A tiempo parcial:

Tiempo parcial con % fijo de tiempo cada mes. Tiempo parcial con % flexible de horas al mes.

Por horas

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METODO JORNADA COMPLETA:

Opción para trabajadores dedicados al 100%.

Todo el coste total bruto se considera subvencionable.

Ventajas: NO SE REQUIERE REGISTRO HORARIO

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METODO JORNADA COMPLETA. JUSTIFICACIÓN:

Contrato de trabajo para personal contratado de formaespecífica para el proyecto o decisión de nombramiento parapersonal que no dispone de contrato (funcionarios públicos).

Documento descripción de funciones.

Nóminas y pago.

Pago de cargas sociales y retenciones fiscales.21

METODO TIEMPO PARCIAL CON PORCENTAJE FIJO:

Opción para trabajadores que dedican un porcentaje fijo alproyecto distinto del 100%.

El gasto subvencionable es el coste bruto por el porcentaje fijo.

Ventajas: NO SE REQUIERE REGISTRO HORARIO (certificado deasignación).

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METODO TIEMPO PARCIAL CON PORCENTAJE FIJO. JUSTIFICACIÓN:

Contrato de trabajo o decisión de nombramiento parapersonal que no dispone de contrato (funcionarios públicos).

Certificado de asignación con el % fijo


Nóminas y pago.

Pago de cargas sociales y retenciones fiscales. 23

METODO TIEMPO PARCIAL CON Nº HORAS FLEXIBLE AL MES:

Opción para trabajadores que dedican una parte variable desu jornada al proyecto.

El gasto subvencionable será la parte del coste bruto enfunción de las horas dedicadas al proyecto.

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Importancia Precio / Hora:

Coste Bruto anual más reciente / 1.720 horas

Gasto de personal = precio hora * Nº horas trabajadas en elproyecto en el mes

Coste Bruto anual más reciente: 12 meses anteriores al último mesque se justifique en la declaración de gastos presentada.

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Inconveniente:

SE REQUIERE REGISTRO HORARIO

PERJUICIO SI LAS HORAS ANUALES SON INFERIORES A 1.720 HORAS

IMPOSIBILIDAD SI EL CONTRATO ES INFERIOR A 12 MESES AL NOPODER CALCULAR EL COSTE / HORA

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METODO TIEMPO PARCIAL CON Nº HORAS FLEXIBLE AL MES.JUSTIFICACIÓN:


Certificado de asignación donde se indique que dedicará unaparte de su tiempo al proyecto.


27

METODO TIEMPO PARCIAL CON Nº HORAS FLEXIBLE AL MES.JUSTIFICACIÓN:

Registro horario.

Nóminas y pago que soporte el coste bruto anual másreciente.

Pago de cargas sociales y retenciones fiscales que soporten elcoste bruto anual más reciente.

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METODO TRABAJADOR POR HORAS:

Opción para trabajadores contratados por horas y quededican un determinado número de horas al proyecto.

El gasto subvencionable es el coste hora por el número dehoras trabajadas en el proyecto.

Inconveniente: SE REQUIERE REGISTRO HORARIO

29

METODO TRABAJADOR POR HORAS:



Nóminas y pago.

Pago de cargas sociales y retenciones fiscales.

Registro horario. 30

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DOCUMENTO MÉTODO

1. CONTRATO DE TRABAJO TODOS

2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES TODOS

3. NÓMINAS Y PAGO

4. CARGAS SOCIALES Y RETENCIONES

TODOS (tiempo parcial flexible referido al año documentado)

5. CERTIFICADO DE ASIGNACIÓN

A tiempo parcial• Fijo indicar el %• Flexible mencionar solo una parte

6. REGISTRO HORARIO• Tiempo parcial flexible• Horas

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RESUMEN CÓMPUTO POR CADA SISTEMA

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PORCENTAJE FIJO O VARIABLEFIJO VARIABLE

La declaración de gastos será más sencilla de verificar por el controlador de primer nivel, la Unidad de Coordinación,.

Cálculo coste horario en perjuicio del beneficiario en caso que el trabajador realice menos de 1.720 horas al año

Gastos derivados de la participación en el proyecto pero queno tienen relación directa con ninguna actividad del proyecto

Gastos de oficina y administrativos incluyen:

Costes indirectos (material de oficina, limpieza,alquileres,…)

Gastos de personal relacionados con gestión yadministración general del beneficiario.

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Cálculo:

SIMPLIFICACIÓN DE COSTES POCTEP

15% gastos de personal directos imputados.

Proporcional a los gastos de personal. Si existe descertificaciónde gastos de personal por irregularidades detectadas aposteriori, los gastos de oficina y administrativos también sufrenajuste.

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Justificación:

NO ES NECESARIO APORTAR DOCUMENTACIÓN JUSTIFICATIVA.

AUNQUE NO SE JUSTIFIQUE, NO QUIERE DECIR QUE NO SECUMPLAN CRITERIOS DE TRANSPARENCIA, PUBLICIDAD, LIBRECONCURRENCIA, Y EN SU CASO, CONTRATACIÓN PÚBLICA.

36


Alquiler de oficinas. Seguros de instalaciones y equipos de oficinas. Servicios básicos (luz, agua, calefacción,…) Material de oficina. Gastos personal administrativo. Mantenimiento, limpieza, reparaciones,… Seguridad. Comunicaciones (teléfono, fax, internet, servicios postales,…) …..

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A TENER EN CUENTA:

Equipamiento de oficina, mobiliario, equipos y programasinformáticos CATEGORÍA EQUIPAMIENTO

Control y auditoría del proyecto CATEGORÍASERVICIOS Y EXPERTOS EXTERNOS

38

Gastos de desplazamiento, alojamiento y manutención en losque incurra personal de la entidad beneficiaria para laejecución de las actividades del proyecto.

39

PRINCIPIOS GENERALES:

Claramente relacionados con el proyecto y previstos en elFormulario de Candidatura.

Realizarse por la entidad beneficiaria. Si lo paga el trabajadorhay que justificar el pago posterior al trabajador.

Buena gestión financiera. Tarifas máximas para alojamiento ydieta normativa aplicable. Si hay establecido sistema de dietasno se puede imputar los gastos asociados al viaje (comidas,…)DOBLE FINANCIACIÓN.

40


Territorio elegible: Gastos ejecutados fuera del territorioelegible deben estar incluidos en el Formulario deCandidatura.

En su defecto, es necesaria la justificación y aprobación conanterioridad.

Gastos relacionados con eventos POCTEP fuera del territorioelegible del programa son subvencionables.

41


NO son subvencionables en esta categoría, los gastos de viajey alojamiento de ponentes, representantes institucionales,...GASTOS POR SERVICIOS Y EXPERTOS EXTERNOS

Los gastos de viajes y alojamientos de expertos externos debenser asumidos por los prestadores del servicio externo.

42

JUSTIFICACIÓN:

Convocatoria de la reunión, orden del día, relación deasistentes,…

Agenda del seminario o encuentro, certificado de asistencia,...

Facturas (hoteles, comidas) y billetes (transporte) junto con sudocumento de pago.

Parte/hoja de viaje o comisión de servicio.

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Billetes transporte público (bus, taxi, metro, avión turista,…). Seguro de viaje. Seguro de vehículo. Alquiler de vehículo. Combustible de vehículo de alquiler o de empresa. Kilometraje vehículo personal. Peajes, gastos de parking, Comidas y alojamiento. Visados. Dietas. 44

Gastos correspondientes a servicios y conocimientosprofesionales prestados por una persona física o jurídica(pública o privada) que no sea beneficiaria del proyecto

45


SOLO actividades vinculadas al proyecto.

SOLO actividades que no se puedan realizar por la propiaentidad o que resulte más transparente y/o económica surealización por terceros.

Contrataciones previstas en el Formulario de Candidatura(debe aparecer el detalle de las contrataciones previstas)

46


IMPORTANTE: Cumplimiento normativa contratación pública.

NO se permite la contratación de servicios entre beneficiariosde un proyecto.

NO se permite la contratación de trabajadores de alguna delas entidades beneficiarias como prestadores de serviciosprofesionales o asesoramiento.

47

NORMAS ESPECÍFICAS:

Contrataciones relacionadas con el control de primer nivel essubvencionable. En nuestro caso, la competencia es de laUnidad de Coordinación (Xunta de Galicia).

Contrataciones relacionadas con una inversión eninfraestructura (estudios, peritaje, ingeniería,…) essubvencionable en esta categoría.

48

JUSTIFICACIÓN:

Expediente de contratación completo en caso que seaaplicable.

Contrato o acuerdo donde se detalle los servicios y referenciaclara al proyecto (si es tarifa diaria, debe incluir dicha tarifa,total de días e importe total).

Factura y pago.

Evidencia del trabajo realizado.49


Servicios relacionados con inversiones en infraestructuras. Estudios: evaluaciones, estrategias, planes de diseño,

manuales,… Investigaciones externas. Evaluaciones de impacto ambiental y estudios de viabilidad

de una inversión. Formación. Traducciones e interpretaciones. Creación, modificación y actualización de web.

50


Desarrollo, modificación y actualización de sistemas deinformación.

Consultorías de sistemas. Promoción, comunicación, publicidad o información. Diseño, edición, impresión y distribución de guías, folletos,

publicaciones, bolsas, etc., del proyecto. Publicación de artículos de promoción en prensa. Organización y ejecución de eventos y reuniones: alquileres,

catering, servicio de interpretación, seguros, etc.

51


Participación en eventos: gastos de inscripción. Asistencia técnica para la coordinación y gestión financiera

del proyecto Servicios notariales y de asesoramiento jurídico que estén

directamente relacionados con la operación y seannecesarios.

Servicios de consultoría y de contabilidad que esténdirectamente relacionados con la operación y seannecesarios.

52


Derechos de propiedad intelectual Control y auditoría del proyecto (controles de primer y

segundo nivel) Garantías bancarias o de otra institución financiera, siempre

que sean exigidas por la legislación. Viajes y alojamientos de expertos externos, ponentes,

autoridades, etc.

53

Gastos vinculados con la compra, alquiler o leasing de equiposnecesarios para lograr los objetivos del proyecto.

54


SOLO los equipamientos imprescindibles para la ejecución delproyecto.

Los equipos deben estar previstos en el Formulario deCandidatura (debe aparecer el detalle).

Demostrar dedicación exclusiva al proyecto y mantener su usoincluso finalizado el proyecto.

55


IMPORTANTE: Cumplimiento normativa contratación pública.

No se admite la amortización de equipamiento como gastosubvencionable.

56

NORMAS ESPECÍFICAS:

Equipamiento segunda mano:

No haya recibido otra ayuda de la UE. Precio mercado (tasación independiente) Cumpla las características técnicas para la operación.

No se admite la compra, alquiler o leasing de equipamientoentre beneficiarios del proyecto.

57

JUSTIFICACIÓN:

Expediente completo de contratación pública.

Contrato o documento probatorio de la adjudicación.

Factura con toda la información pertinente.

Pago de la factura.

58


Equipo de oficina Equipos y programas informáticos: ordenadores, monitores,

impresoras, escáneres, proyectores, cámaras… Mobiliario y accesorios Equipos y material de laboratorio Máquinas e instrumentos Herramientas y dispositivos Vehículos profesionales específicos de acuerdo con la

naturaleza de la operación. Otros equipos específicos necesarios para las operaciones

59

Memoria/Documento justificativo de la realización de lacontratación.

Resolución de aprobación del expediente de contratación.

Informe del Servicio Jurídico respecto al Pliego de CláusulasAdministrativas Particulares.

Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares.

Pliego de prescripciones técnicas60

Documento justificativo motivado de la elección delprocedimiento de adjudicación así como el tipo detramitación (ordinaria, urgencia o emergencia).

Publicidad de la licitación y de la adjudicación.

Solicitud de ofertas.

Registro de ofertas presentadas.

Informes de valoración de las Mesas de Contratación.61

Aclaraciones bajadas desproporcionadas.

Resolución de adjudicación.

Comunicación a todos los licitadores.

Contrato formalizado.

Cualquier otra documentación que pueda ser solicitada por elcontrolador de primer nivel.

62

Costes simplificados como alternativa a la justificación comocoste real.

VENTAJAS:

Reducen carga administrativa. Reducen la tasa de error. Permite concentrar recursos en la ejecución y no en la

justificación.

63

TANTO ALZADO COSTES INDIRECTOS:

En aplicación del artículo 68.1.b) del R(UE) 1303/2013, los costesindirectos se calcularán aplicando un tipo fijo del 15% de loscostes directos de personal subvencionables.

Este método se aplicará a la categoría de “Gastos de oficina yadministrativos”:

Gastos de oficina y administrativos = 15% * Gastos de personal elegibles.

64

COSTES DE PERSONAL POR HORAS:

En aplicación del artículo 68.2 del R(UE) Nº. 1303/2013, así comodel artículo 3.6.ii) del Reg. Delegado (UE) N.º 481/2014, los costesdel personal directo a tiempo parcial que dediquen al proyectoun número de horas variable mes a mes, se calculará aplicandoa las horas la siguiente tarifa horario:

Coste de personal = costes brutos anuales / 1.720 horas.

INCONVENIENTE: Justificar de forma constante los costes brutosanuales de los últimos 12 meses.

65

GNC AUDITORES Y CONSULTORES

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