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San Luis Potosí, S.L.P.Agosto 2007
• ¿Por que utilizamos papel?
El uso del papel es el resultado directo de la necesidad de mantener y manejar la INFORMACIÓN en todos los
aspectos de las organizaciones.
• ¿Como reemplazarlo?
– Implantar los componentes fundamentales que cubrirán las necesidades actuales de INFORMACIÓN.
– Abrir las opciones de mejora de acuerdo a como van necesitándose
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• Compartir información asociada al análisis, selección e implementación de sistemas de administración electrónica de documentos.
• Los procedimientos y actividades mencionadas, están relacionadas con estándares y mejores prácticas aceptadas y recomendadas por la industria.
Una Implantación adecuada, puede potenciar significativamente la difusión de información
contenida en nuestros acervos históricos.
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Justificación
Conceptos Básicos
Mejores Prácticas
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• Preservar o prolongar la vida útil del documento original
• Mejorar la institución– Imagen– Reducción de costos– Servir a un mayor número
de usuarios– Otorgar Seguridad– Transparencia
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• Cada institución visualiza su propio legado desde su particular punto de vista.
• Cada institución tiene sus propias limitaciones en cuanto a preservación, acceso a sus materiales y la función social que cumplen sus acervos.
• Sus implicaciones legales y comerciales.
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Que conviene saber
Una imagen digital, es una fotografía electrónica tomada de un documento a través de un digitalizador (scanner, fax, camara, etc.)
La imagen es formada a través de una matriz de puntos o elementos llamados pixeles (del inglés “picture elements”).
A cada pixel se le asigna un valor de tono. (blanco, negro, tonos de gris o color) representado en un código de ceros y unos.
Los valores binarios (en bits) de cada pixel son almacenados en secuencia en una computadora.
Las secuencias pueden reducir su tamaño mediante un algoritmo matemático (compresión).
La información se interpreta en una computadora para mostrar la versión analógica de la información para leerse o ser impresa.
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Un formato está compuesto por los bits que forman la imagen comoTal, y un encabezado que le indica a la computadora como interpretar la Información para ser mostrada de una manera analógica.
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Las dimensiones o tamaño de pixeles son las medidas horizontales y verticales de una imagen expresada en pixeles.
El ajuste de algunos scanners require definir el tamaño de alto y ancho en pixeles.
Las dimensiones en pixeles se pueden determinar al multiplicar el alto y el ancho por los DPI´s.Ejemplo:
Una imagen de 8 x 10 pulgadas digitalizada a 300 DPI s tiene:2,400 pixels de ancho (8 X 300)3,000 pixels de alto (10 X 300)
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La profundidad de bits se determina por la cantidad de bitsUtilizados al definir cada pixel. A mayor número de bits, un mayor número de tonalidades puede representarse.
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A mayor profundidad, mayor capacidad para captar tonos diferentes.Incrementar profundidad implica afectar requerimientos de resolución.Mas espacio utilizado y equipos de mayor desempeño
JPG 24 bits Gif 8 bits
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La resolución se puede apreciar por la facilidad de distinguir el detalle de una imagen al acercarse.
El término DPI (dots per inch) es comunmente usado para expresar la resolución de las imágenes digitales.
Generalmente (con sus límites) incrementar la frecuencia de muestreo nos ayuda a mejorar la resolución.
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Resolución/ThresholdMayor resolución implica capturar mas detalle, con su consecuencia en un tamaño mayor de imagen (peso).
Resolución incremental
Threshold 0-255
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La idea de contar con un Master contribuye a la conservación por lo menos en 2 formas:
-Disminuir la necesidad de manejo físico-Reponer cambios no documentados
Criterios y mejores prácticas
CALIDAD
RESOLUCIÓN
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Se utiliza para reducir el tamaño del archivo al guardarlo.La compresión puede ser sin pérdida (lossless) o con pérdida(lossy)
La primera cuenta con algoritmos que no desechan ninguna información al comprimir, de manera que al ser descomprimidos, la imagen es idéntica a la original.
Los formatos con pérdida, como el jpeg comprime el archivo desechando lo menos significativo, basándose en estudios de la percepcion visual
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Existen técnicas mas avanzadas de tratamiento de imágenes para no ocupar un mayor espacio, sin modificar calidad y formato original.
En general, mientras mejor es la calidad de la imagen original,mejores son los resultados en la compresión
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Son procesos que parten de una imagen digital y pueden recortar,rellenar, saturar o limpiar información no necesaria.
JPG 24 bits Gif 8 bits
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El proceso de captura de imágenes debe tomar en cuenta los conceptostécnicos mencionados, dependiendo de la información en sí:
-Tamaño físico y representación.-Nivel de detalle.-Rango de tonos, presencia de color.-Estado y material de los documentos
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Son las partes de la información que dan significado, organización y contexto a las imágenes.
El proceso de relacionar datos a imágenes es conocido como Indexación
En el ámbito digital, es la manera mas común de facilitar la navegación, consulta y administración de archivos.
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• Conocido en la industria por sus siglas en Inglés EDMS
• Este término término engloba la integración funcional de diferentes tecnologías:– Document Imaging– Library Services– Workflow– Entrerprise Report Management– Forms Management– OCR, ICR, OMR, BCR
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Fuente: aiim arp1-2007
– Estaciones de Entrada.(Scanners, Faxes).
– Estaciones de Indexación (Separadores y captura manual).
– Control de Almacenamiento (Respaldos, politicas de retención, etc.)
– Admin de Solicitudes. (Usuarios, perfiles, entrega de info, herramientas de manejo, etc.)
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Se refiere al proceso de convertir papel en información digital
• Los mecanismos que incluye son:– Carga o importación al sistema.– Agregar metadatos asociados al documento.– Crear fólderes virtuales que relacionan
varios tipos diferentes de documentos en un solo “lugar”.
– Revisar, modificar y regresar la información en el repositorio.
– Administración de versiones.– Niveles de seguridad a grupos de
documentos.
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Es la función de administrar documentos que han nacido de forma digital.
• Tecnología utilizada para el automatizar por computadora el control de documentos que generan actividades o tareas para completar procesos.
• Esta tecnología cuenta con al menos 4 procesos.– ADMIN, DE PROCESOS– INSTRUCCIONES DE TRABAJO– HERRAMIENTAS DE EDICIÓN– MANEJO DE OBJETOS
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• Enterprise Report Management.• Conocida anteriormente como COLD es
una tecnología de almacena la salida de “páginas” en medios electrónicos en lugar de papel.
• Utilizada para el control y manejo de formatos de reportes en un punto del tiempo.
• En general esta tecnología contempla dos procesos:
– Grabar la información en medios magnéticos (Transferir la información, procesar (extraer índices para su consulta) e indexar los registros asociados en una base de datos
– Recuperar esta información para su consulta. Acceder localizar el reporte o parte del reporte, desplegando en pantalla el resultado.
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• Forms Management. Administración de plantillas para la captura manual
• Tecnología que permite recabar información mediante formas electrónicas para cargarmanual o automaticamente información al sistema de administración de contenidos, para su consulta sin un esfuerzo de desarrollo de sistemas.
• Permite ingresar automáticamente la información identificando campos, integrándolos a las bases de datos en forma automática.
• Incluir este tipo de tecnología requiere considerar:
– Herramienta de creación de plantillas– Control de versiones y cambio de plantillas para
actualizaciones de formatos
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• Tecnología de reconocimiento para la captura automática de datos. Existen cuatro técnicas para extracción de datos:
– OCR Reconocimiento Óptico de Caracteres– ICR Reconocimiento inteligente de caracteres– BCR Reconocimiento de Código de Barras– OMR Reconocimiento óptico de marcas
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• Al seguir las prácticas y procedimientos aceptados en la industria, mejoramos las posibilidades de éxito.
• Conocerlos nos permite exigir a los proveedores su cumplimiento.
• Simplifica el proceso total, al asegurar que los aspectos críticos de preparación e implementación han sido considerados y resueltos.
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• Como reciben los documentos• Que ocurre después de
recibirlos• Como se utilizan• Que les sucede a los
documentos en el proceso• Despues de cumplir las tareas
en donde y como se almacenan
• Ciclo de vida de la información y de los documentos
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• Cuanto tardo en dar el servicio• Cuanto en localizarlo• Cuanto tardo en almacenar
modificar o procesar• Como administro los cambios
o actualizaciones• Cuantas personas se
necesitan para la operación• Volúmenes por clasificación• Estimado de duplicados,
características y otros
PROCESOS MÉTRICAS
• Identificar tareas que pueden mejorarse
• Documentar beneficios esperados al aplicar los cambios en cada proceso
• Al realizar los nuevos procesos, documentar como impactará las métricas actuales
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• Existen estándares para el ordenamiento.
• Crear los índices necesarios para localizar cada unidad documental.
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• Objetivos de la institución– Mejorar servicio– Controlar operación– Ofrecer mayor seguridad– Homologar servicio– Mejorar eficiencias– Satisfacer reclamos de seguridad
• Requisitos Físicos• Requisitos Técnicos• Experiencia requerida del proveedor• Identificar los estándares que se deben cumplir• Criterios de aceptación de servicios• Funcionalidad del servicio• Requerimientos de capacitación• Requerimientos de soporte técnico
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• En el proceso de planeación, estimar el almacenamiento a requerir en el largo plazo.
• Observar los patrones de consulta para definir el mejor almacenamiento permanente o temporal.
• Existen distintas opciones para el almacenamiento de información, dependiendo del uso final.
• Ej. WORM óptico para preservar información a largo plazo.
• WORM magnético, si se requieren velocidades mayores de acceso o solo un caché temporal.
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• Asegurar que se ha solicitado un formato aceptado en la industria como:
• TIFF• JPEG• JBIG• JPEG2000• PDF/A• Formatos propietarios o
no estándar, no deben ser utilizados
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• Madurez– Tiene control de versiones?, Cuantas actualizaciones ha tenido, como
arregla problemas.• Su adherencia a estándares de la industria
– Que tipo de archivos maneja y como los integra.• Capacidad de alcanzar los objetivos criticos de la organización
– Hay productos que realizan mejor ciertas tareas que otros• Nivel disponible de soporte técnico antes, durante y en la operación
– Cuantos ingenieros certificados.. ¿existe esa certificación?• Escalabilidad
– Medir la capacidad de manejar un mayor volumen o cargas de trabajo sin colapsar
• Analisis de documentación– Sistemas caseros tienen poca o deficiente documentación
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• Seguridad– Revisar si se adapta a las políticas y necesidades de seguridad de
información.• Disponibilidad
– Identificar puntos de falla como: Fragilidad en cortes de energía, uso eshaustivo de disco, falta de asignación automática de tareas, procesos desatendidos etc.
• Costo de propiedad– Tareas administrativas reportes de errores recuperarse de desastres,
mantenimiento.• Referencias de desempeño en actividades críticas
– Vale la pena investigar el como lo hace, identificar limites pico de trabajo y como lo desempeña
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• Las actas de entrega/recepción deben contener información suficiente para garantizar que documentos se entregan/reciben, cuando, por quién y en que cantidad. Al entrar al sistema y entre fases.
• Los controles de ingreso al sistema también deben contar con un mecanismo que asegura el orden en caso de accidentes
• Debe existir un control de gestión que permita localizar cada documento en el proceso
• Control de calidad que asegura que se deduelve la misma cantidad de documentos
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• La Velocidad real de escaneo nunca coincide con la del manual del scanner.
• El tiempo de “Procesamiento” puede afectar el tiempo de uso de los equipos.
• Velocidad real de indexación, que es afectada por el tráfico real de la red y los procesos adyacentes.
• Compresión de imágenes.
• Generación de separadores.
• Materiales de uso.
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• Situaciones que afectan la velocidad del escaneo:
• Procesamiento batch o por documento.• Tipo de compresión de imagen.• Re-escaneo.• Soporte de simplex o duplex.• Resolución.• Inserción / separación de fojas.• Localización para consulta o contingencias.• Frecuencia de reemplazo de consumibles.• Calidad de preparación.
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• Tiempo para preparación de los documentos.• Control de gestión.• Inventarios entre procesos.• Productividad de operadores.• Días hábiles, horarios y condiciones de trabajo.• Mantenimientos periódicos.• Soporte técnico e instalaciones.• Espacios disponibles.• Contingencias.
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• Los diferentesprocesos de digitalización masiva son interdependientes entre si, pero existe una sola entrada y una sola salida
• Los re-procesos son obligatorios, si no están considerados, estarán pagando por errores no corregidos
• Los objetivos se cumplen todos los días
• Sean firmes en las condiciones de pago y los entregables, eviten ser puestos contra la pared
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