s.a.f. manual de usuario - pgingenieria.com.vepgingenieria.com.ve/download/manual_cxc.pdf ·...

MODLO DE

CUENTAS POR

COBRAR

PEDRO JOSE GONZALEZ RODRIGUEZ

[email protected] [email protected]

[email protected]

58 416 6862603 – 58 412 3506253

PTO. ORDAZ - VENEZUELA

2017 - 2020

S.A.F. MANUAL

DE USUARIO

POWERED BY WWW.PGINGENIERIA.COM.VE

APLICACION CUENTAS POR COBRAR

SAF - MODULO DE CUENTAS POR COBRAR

Este Sistema Administrativo de Facturación (SAF) controla la facturación a crédito

de las ventas, además de mantener actualizado los estados de cuentas de los

clientes, estableciendo criterios de vencimiento y reportes para el control de las

cuentas por cobrar.

Entre sus bondades se pueden mencionar las siguientes:

Control y elaboración de facturación a crédito.

Control y elaboración de abonos y notas de crédito por factura y cliente.

Reportes de estado de cuenta, facturas pendientes, créditos, facturas, ISLR y

descuentos.

Acceso rápido a la información sobre cliente y facturas para cada uno de ellos.

Manejo de descuentos independientes en cada factura por cobrar

Manejo del impuesto sobre la renta – retenciones por cada factura

Fácil manejo del sistema tanto con el teclado como con el Mouse.

Impresión a archivos de texto

El sistema administrativo de facturación (SAF), además de lo anterior, cuenta con la

conexión a otros módulos de trabajo como son los siguientes: cuentas por pagar,

bancos, Compras, Gastos, Facturación, mantenimiento, Control de usuarios y

respaldos de la base de datos. A continuación, se detalla el funcionamiento del

módulo de cuentas por cobrar.



MODULO DE CUENTAS POR COBRAR – Ventana Principal Cuentas por Cobrar

Ese módulo permite llevar un control sobre

las ventas a crédito generadas a través del

módulo de facturación. Cuando se elabora

una factura y el saldo de la misma es a favor

del titular, esta factura se convierte

automáticamente en una venta a crédito. Por

lo tanto, al ejecutar el módulo de cuentas por

cobrar se mostrará como cliente y cuenta

pendiente por cobrar la relacionada con la

factura, anteriormente indicada. Más

adelante se describen las funciones de los

botones que se muestran en esta ventana.

Por esta ventana se ingresan los abonos y

pagos de facturas a crédito. Además de

mostrar reportes de clientes pendientes,

facturación, abonos y estados de cuenta

entre otros.



Función y descripción de los botones en la ventana principal del módulo de cuentas

por cobrar.

Muestra la ventana de Créditos de clientes, muestra los

movimientos de créditos según la facturación a crédito

para un cliente determinado, el cual lo selecciona el

usuario.

Presenta la ventana de abonos, en ella está la lista de

clientes y sus respectivos abonos, para cada cliente

seleccionado en la lista se muestran los movimientos de

abonos a sus cuentas.

Presenta la ventana de Notas de Crédito, en ella está la

lista de clientes y sus respectivas notas de crédito, para

cada cliente seleccionado en la lista se muestran los

movimientos de notas de créditos a sus cuentas.

Esta opción permite tener acceso a los reportes: estados

de cuenta, cortes de cuenta, reportes de créditos y

reportes de abonos para cada cliente en particular.

Este botón muestra el menú principal del sistema SAF, sin cerrar el módulo de

cuentas por cobrar.

Muestra la ventana para configuración de impresoras, puede seleccionar la

impresora en la cual desea imprimir, y configurar la página como horizontal o

vertical, la configuración seleccionada se mantiene para el resto del sistema hasta

que se modifique nuevamente por esta misma opción o desde otra ventana que

tenga este mismo botón.



Función y descripción de los botones en la ventana principal del módulo de cuentas

por cobrar.

Muestra la calculadora estándar de Windows

Muestra la descripción y funciones de los botones y opciones de la ventana donde

se encuentra.

Cierra el módulo de cuentas por cobrar y regresa al menú principal de SAF.



Ventana Créditos, facturas por clientes

Esta ventana se accesa con el botón desde la ventana principal

del módulo de cuentas por cobrar. La información mostrada en esta pantalla puede ser

ordenada por fecha número o monto, de modo ascendente o descendente, según criterio del

usuario. El cliente puede ser buscado por su nombre, por su código o por su número del RIF.

Se pueden emitir reportes de créditos para un periodo cualquiera asignado por el usuario.

Los créditos no pueden ser introducidos directamente por esta opción, estos se generan

automáticamente desde el módulo de facturación cuando se elabora una factura a crédito.

Los créditos por cobrar no pueden ser agregados directamente en este módulo. Estos deben

ser generados desde el módulo de facturación. Esto para garantizar la integridad de la

información.

Esta ventana se utiliza para

mostrar facturas y notas de

entrega a crédito por cobrar,

debe indicarse o seleccionarse

el código del cliente, las

facturas pendientes del se

mostrarán en el campo

y los montos y el

saldo de cada una de ella en los

campos y



Función y descripción de los botones en la ventana Créditos por cliente.

Este campo muestra la fecha de emisión de la factura o nota de

entrega seleccionada que se muestra en la ventana de créditos

Campo de lista en el cual se pueden seleccionar por su nombre, el

cliente al cual se le desea analizar sus facturas o notas de entrega a

crédito.

Campo de lista en el cual se pueden seleccionar por su Rif, el cliente

al cual se le desea analizar sus facturas o notas de entrega a crédito.

Campo de lista en el cual se pueden seleccionar por su código, el

cliente al cual se le desea analizar sus facturas o notas de entrega a

crédito.

Campo de lista en el cual se pueden seleccionar por el número, la

factura o nota de entrega a crédito, del cliente seleccionado.

Campo en el cual se puede ver el monto de la factura o nota de

entrega a crédito, del cliente y factura o nota de entrega

seleccionada.

Campo en el cual se puede ver el saldo actual de la factura o nota

de entrega a crédito, del cliente y factura o nota de entrega

seleccionada.



Función y descripción de los botones en la ventana Créditos por cliente.

Campo de texto en el cual se puede ver un comentario

sobre el contenido de la factura o nota de entrega a

crédito, del cliente y factura o nota de entrega

seleccionada. Este comentario se genera

automáticamente cuando se guarda la factura o nota de

entrega a crédito desde el módulo de facturación.

Botones de desplazamiento de los registros del cliente

seleccionado, primera, anterior, siguiente y ultima factura

o nota de entrega respectivamente.

Este botón permite buscar un cliente en la lista de nombres de cliente, ingresándolo

completamente o parte de él, además puede utilizar los caracteres especiales

interrogación (?) y asterisco (*) para definir el criterio de búsqueda.

Este botón muestra el menú principal del sistema SAF, sin cerrar el módulo de

cuentas por cobrar.

Este botón muestra los créditos emitidos para un mes determinado, según la fecha

indicada por el usuario, en caso de ingresar una fecha de referencia los muestra

todos, en la ventana de créditos emitidos.

Muestra la ventana para solicitud de reportes de créditos los cuales pueden ser

elaborados por periodos para un cliente en particular o para todos los clientes.


impresora en la cual desea imprimir, y configurar la página como horizontal o vertical,

la configuración seleccionada se mantiene para el resto del sistema hasta que se

modifique nuevamente por esta misma opción o desde otra ventana que tenga este

mismo botón.


Cierra la ventana de Créditos y regresa a la ventana principal del módulo de cuentas

por cobrar



Ventanas para búsqueda de créditos emitidos, opción para ingreso de fechas y

reporte de créditos.

Estas ventanas permiten ver los créditos emitidos, de acuerdo con las solicitudes del usuario,

si ingresa una fecha el reporte mostrara los créditos emitidos en el mes indicado en la fecha,

en caso de no ingresar fecha se mostrarán todos los créditos existentes en la base de datos,

se recomienda ingresar una fecha para hacer más rápido la búsqueda.

Se accesa con el botón desde la

ventana de créditos.



Función y descripción de los botones en la ventana para búsqueda de créditos.:

Grid de créditos, en el cual se muestran todos los registros seleccionados según el criterio

de búsqueda establecido por el usuario.

Fecha de referencia para la búsqueda de créditos

emitidos, se mostrarán los créditos emitidos

durante el mes indicado, sino se incluye fecha se

mostrarán todos los créditos de la base de datos.

Al activar esta opción se muestra el reporte ultimo

solicitado.

Ejecuta la búsqueda de los créditos para presentar los registros solicitados,

según las condiciones indicadas por el usuario.

Cancela la búsqueda y regresa a la ventana de créditos emitidos.



vertical, la configuración seleccionada se mantiene para el resto del sistema

hasta que se modifique nuevamente por esta misma opción o desde otra

ventana que tenga este mismo botón.




Imprime el reporte que se muestra en la pantalla o ventana de reporte, desde

aquí se puede accesar a la ventana de configuración, cuando se le solicita si

desea configurar la impresora, presionando la opción de respuesta SI en caso

de no requerirse presione la opción de respuesta NO.

Imprime el reporte que se muestra en la pantalla o ventana de reporte, a un

archivo de texto, que puede ser leído posteriormente tanto en procesadores de

texto como MS WORD y hojas de cálculo como MS EXCEL, para ello debe ser

buscarlo como archivo de texto, es decir buscar archivos con la extensión txt.

Se utiliza para buscar registros en el reporte que se muestra en pantalla, puede

buscar por cualquier columna del reporte, solo debe colocarse en ella y

presionar este botón, el cual le solicitara el texto a buscar, puede utilizar los

comodines “Interrogación” (?) y “Asterisco” (*), que permiten hacer la búsqueda

más efectiva, por ejemplo si va a buscar en nombre “PG Ingeniería, C.A.” puede

escribir el criterio de búsqueda “PG*”, lo cual se cumple para cualquier nombre

que empiece con “PG” sin importar lo que siga después, sin embargo si define

el criterio de “*PG*” este se cumple para cualquier nombre que tenga los

caracteres “PG” en cualquier parte del texto de su nombre. Si define el criterio

“?PG*” se cumple para todos los nombre que empiecen con cualquier carácter

pero que el segundo y tercer carácter coincidan con “PG” sin importar el resto

de los caracteres del texto del nombre

Permite ordenar de manera ascendente o descendente los registros del reporte

por el nombre del campo seleccionado en la ventana de reporte de registros.

Los nombres de campos coinciden con los títulos de las columnas que

componen el reporte.

Oculta la fila seleccionada en el reporte, en útil cuando se desea que alguna

fila o registro no se incluya en el reporte impreso.




Oculta la columna seleccionada en el reporte, es útil cuando se desea que

alguna columna se incluya o no en el reporte impreso.

Suma los valores de las celdas seleccionadas en la columna activa en el grid

del reporte, solo funciona con celdas contiguas y por columna. Si hay una fila

en blanco al final del reporte, cuando se selecciona toda la columna para

obtener su suma, el resultado se puede colocar en la última fila.

Muestra el crédito seleccionado en la ventana de créditos, este se muestra a

manera de lectura es decir la información no es editable desde este módulo,

los créditos se modifican y generan desde el módulo de facturación


Permite filtrar los registros del reporte por el nombre de campo seleccionado y

el valor del campo, ingresado en el cuadro de dialogo que se presenta al

presionar este botón. Los nombres de campos coinciden con los títulos de las

columnas que componen el reporte.

Cuando se define un formato para un reporte eliminado columnas o cambiando

su ancho, cada vez que se pide el reporte este formato se pierde, entonces

para recuperar cada formato se utiliza este botón el cual permite guardar un

formato establecido para un reporte.



para recuperar cada formato se utiliza este botón el cual permite cargar un

formato guardado y aplicarlo al reporte que está activo en pantalla.




Permite seleccionar un nuevo color para los títulos de los reportes. Este botón

muestra un cuadro de dialogo colores, en el cual se presentan todos los colores

que maneja Windows, de los cuales puede seleccionar el deseado para los

títulos de los reportes.

Permite seleccionar un nuevo color para el texto de los reportes. Este botón


que maneja Windows, de los cuales puede seleccionar el deseado para el texto

de los reportes.

Cierra la ventana y regresa a la ventana principal del módulo de cuentas por

cobrar



Ventanas para elaboración de reportes de créditos emitidos.

Estas ventanas permiten la elaboración de reportes de créditos, por periodos de emisión,

para un cliente en particular o para todos los clientes.

Esta ventana se accesa con el botón

desde la ventana de créditos

por clientes.



Función y descripción de los botones en la ventana de reportes de créditos.

Grid de reportes de créditos, en el cual se muestran todos los registros seleccionados según

el criterio de elaboración de reporte establecido por el usuario.

Es el periodo para el cual se solicita el reporte de

créditos emitidos. Ambas fechas son requeridas con

carácter de obligatoriedad. En caso de no

ingresarse se reporta un error y se solicitaran las

mismas.

Indica si el reporte incluirá los créditos de todos los

clientes o solo del cliente seleccionado, en función

de la opción activada.

Ejecuta el reporte de créditos emitidos y muestra los registros que cumplan con

el criterio definido por el usuario.

Cierra la ventana de reportes y regresa a la ventana de créditos por cliente.

Oculta la columna seleccionada en el reporte, en útil cuando se desea que

alguna columna no se incluya en el reporte impreso.

Permite ordenar de manera ascendente los registros del reporte por el nombre

de campo seleccionado, en el grid de reporte. Los nombres de campos

coinciden con los títulos de las columnas que componen el reporte.






para recuperar cada formato se utiliza este botón el cual permite cargar un

formato guardado y aplicarlo al reporte que está activo en pantalla.

Cuando se define un formato para un reporte eliminando columnas o

cambiando su ancho, cada vez que se pide el reporte este formato se pierde,

entonces para recuperar cada formato se utiliza este botón el cual permite

guardar un formato establecido para un reporte.


de reporte, solo funciona con celdas contiguas y por columna. Si hay una fila










de los reportes.






























cobrar

Ventana Abonos a facturas y notas de entrega por clientes

Esta ventana se accesa con el botón desde la ventana principal del

módulo de cuentas por cobrar. La información mostrada en esta pantalla puede ser ordenada

por fecha número o monto, de modo ascendente o descendente, según criterio del usuario.

El cliente puede ser buscado por su nombre, por su código o por su número del RIF. Se

pueden emitir reportes de abonos para un periodo cualquiera asignado por el usuario. Los

abonos no pueden ser introducidos modificados, borrados o anulados directamente por esta

opción.



Ventana Abonos a facturas y notas de entrega por clientes

Esta ventana permite el

manejo de los abonos a

cuentas por cobrar, incluyendo

el impuesto sobre la renta y

descuentos al momento del

pago, o para realizar ajustes

en los montos manejados.

Para realizar un abono

seleccione el cliente y la

factura a abonar, genere el

número del abono e ingrese el

monto del abono y guárdelo.

Cada factura seleccionada

muestra su monto y saldo a la

fecha.

Función y descripción de los botones en la ventana abonos a facturas o

notas de entrega a cliente.

Este campo muestra la fecha de emisión del abono a la factura o nota de

entrega seleccionada que se muestra en la ventana de abonos

Campo de lista en el cual se pueden seleccionar por su código, el cliente

al cual se le desea realizar abonos a sus facturas o notas de entrega a

crédito.

Campo de lista en el cual se pueden seleccionar por su nombre,

el cliente al cual se le desea realizar abonos a sus facturas o

notas de entrega a crédito. El botón facilita la búsqueda de

un cliente por su nombre o parte de él.





Campo de lista en el cual se pueden seleccionar por su Nro. de

Rif, el cliente al cual se le desea realizar abonos a sus facturas

o notas de entrega a crédito.

Campo de lista en el cual se pueden seleccionar por el número,

el abono existente o nuevo de factura o nota de entrega a

crédito, del cliente seleccionado.

Campo en el cual se debe colocar/Ver el monto en efectivo del

abono Nuevo/Existente a factura o nota de entrega, del cliente

seleccionado.

Campo en el cual se debe colocar/Ver el monto en cheque del

abono Nuevo/Existente a factura o nota de entrega, del cliente

seleccionado.

Campo en el cual se debe colocar/Ver el nombre del banco

emisor del cheque del abono Nuevo/Existente a factura o nota

de entrega, del cliente seleccionado.

Campo en el cual se debe colocar/Ver el monto de descuento

en el abono Nuevo/Existente a factura o nota de entrega, del

cliente seleccionado.

Campo en el cual se debe colocar/Ver el monto de la retención

de ISLR en el abono Nuevo/Existente a factura o nota de

entrega, del cliente seleccionado.

Campo en el cual se debe colocar/Ver el número del cheque

del abono Nuevo/Existente a factura o nota de entrega, del






Campo en el cual se debe colocar/Ver el número de la factura

o nota de entrega a crédito a la cual se le agregara o agrego el

abono, del cliente seleccionado.

La activación de esta opción permite ver en el campo de lista

solo las facturas pendientes del campo

seleccionado, en caso contrario se verán todas las facturas a

crédito de dicho cliente.

Campo en el cual se muestra el total abonado a la factura o

nota de entrega, el cual es la suma del monto en cheque +

efectivo + descuento + retención de ISLR.

Campo en el cual se muestra el monto de la factura o nota de

entrega, seleccionada para ver o realizar abonos.

Campo en el cual se muestra el saldo actual de la factura o nota

de entrega, seleccionada para ver o realizar abonos.

Campo en el cual se puede ver o agregar el comentario sobre

el abono realizado o seleccionado en pantalla. Este comentario

se puede considerar como la explicación y concepto del abono.

Se imprime el recibo que emite el sistema.

Estos son botones de desplazamiento para ver los registros de

abonos: generar nuevo número de abono, primer abono, abono

anterior, abono siguiente, ultimo abono, respectivamente.





Muestra el menú principal de SAF sin cerrar el módulo de cuantas por cobrar.

Limpia los campos de edición la pantalla de abonos, para facilitar el ingreso de un

nuevo abono.

Este botón muestra los abonos emitidos, para un mes determinado, según la fecha

indicada por el usuario, en caso de ingresar una fecha de referencia los muestra

todos, en la ventana de abonos emitidos.

Guarda el abono que se ha ingresado en pantalla, el abono que se ingrese es

validado por el sistema antes de ser guardado, para mantener la integridad de la

información.

Guarda las modificaciones realizadas en un abono existente en pantalla, el cambio

en el abono que se ingrese es validado por el sistema antes de ser guardado, para

mantener la integridad de la información.

Anula el abono que se muestra en pantalla, este no se elimina completamente de la

base de datos es irreversible. El número del abono queda bloqueado, y el monto del

abono se asume con un valor de cero.





Borra el abono que se muestra en pantalla, este se elimina completamente de la base

de datos es irreversible. El número del abono que se borra queda disponible.

Elabora un recibo estándar en el campo de comentario, el cual puede ser modificado

a discreción del usuario.

Muestra la ventana para solicitud de reportes de abonos los cuales pueden ser

elaborados por periodos para un cliente en particular o para todos los clientes.

Imprime un recibo por la emisión del abono, el cual incluye toda la información

legalmente requerida para la validez correspondiente.

Muestra la ventana para configuración de impresoras, puede seleccionar la impresora

en la cual desea imprimir, y configurar la página como horizontal o vertical, la

configuración seleccionada se mantiene para el resto del sistema hasta que se


mismo botón.

Muestra la calculadora estándar de Windows.





Cierra la ventana de abonos a facturas o notas de entrega y regresa a la ventana

principal del módulo de cuentas por cobrar

Ventanas para búsqueda de abonos emitidos, opción para ingreso de

fechas y reporte de abonos.

Estas ventanas permiten ver los abonos emitidos, de acuerdo con las solicitudes del usuario,

si ingresa una fecha, el reporte mostrara los abonos emitidos en el mes indicado en la fecha,

en caso de no ingresar fecha se mostrarán todos los abonos existentes en la base de datos,

se recomienda ingresar una fecha para hacer más rápido la búsqueda.

Se accesa con el botón desde

la ventana de Ver abonos.



Función y descripción de los botones en la ventana para búsqueda de abonos.:

Grid de abonos, en el cual se muestran todos los registros seleccionados según el criterio

de búsqueda establecido por el usuario.

Fecha de referencia para la búsqueda de

abonos emitidos, se mostrarán los abonos

emitidos durante el mes indicado, sino se incluye

fecha se mostrarán todos los abonos de la base

de datos.

Al activar esta opción se muestra el reporte

ultimo solicitado...

Ejecuta la búsqueda de los abonos para presentar los registros solicitados,

según las condiciones indicadas por el usuario.

Cancela la búsqueda y regresa a la ventana de abonos emitidos.





























Permite ordenar de manera ascendente los registros del reporte por el nombre

de campo seleccionado, en la ventana de reporte de registros. Los nombres de

campos coinciden con los títulos de las columnas que componen el reporte.

Oculta la fila seleccionada en el reporte, en útil cuando se desea que alguna fila

o registro no se incluya en el reporte impreso.

Oculta la columna seleccionada en el reporte, en útil cuando se desea que

alguna columna se incluya en el reporte impreso.





del reporte, solo funciona con celdas contiguas y por columna. Si hay una fila



Muestra el abono seleccionado en la ventana de abonos, este se muestra a

manera de edición es decir la información es editable desde este módulo, se

modifican y generan desde este módulo.


Permite filtrar los registros del reporte por el nombre de campo seleccionado y

el valor del campo, ingresado en el cuadro de dialogo que se presenta al

presionar este botón. Los nombres de campos coinciden con los títulos de las

columnas que componen el reporte.


su ancho, cada vez que se pide el reporte este formato se pierde, entonces para

recuperar cada formato se utiliza este botón el cual permite guardar un formato

establecido para un reporte.


su ancho, cada vez que se pide el reporte este formato se pierde, entonces para

recuperar cada formato se utiliza este botón el cual permite cargar un formato

guardado y aplicarlo al reporte que está activo en pantalla.











de los reportes.


cobrar

Ventanas para elaboración de reportes de abonos emitidos.

Estas ventanas permiten la elaboración de reportes de créditos, por periodos de emisión,

para un cliente en particular o para todos los clientes.

Esta ventana se accesa con el

botón desde la ventana

de Abonos por clientes.



Función y descripción de los botones en la ventana de reportes de abonos

Grid de reporte de abonos, en el cual se muestran todos los registros seleccionados según

el criterio de elaboración de reporte, establecido por el usuario.

Es el periodo para el cual se solicita el reporte de abonos

emitidos. Ambas fechas son requeridas con carácter de

obligatoriedad. En caso de no ingresarse se reporta un error y

se solicitaran las mismas.

Indica si el reporte incluirá los abonos de todos los clientes o

solo del cliente seleccionado, en función de la opción activada.

Ejecuta el reporte de abonos emitidos y muestra los registros que cumplan con el

criterio definido por el usuario.

Cierra la ventana de reportes y regresa a la ventana de abonos por cliente.




Oculta la columna seleccionada en el reporte, en útil cuando se desea que alguna

columna no se incluya en el reporte impreso.

Permite ordenar de manera ascendente los registros del reporte por el nombre de

campo seleccionado, en el grid de reporte. Los nombres de campos coinciden con

los títulos de las columnas que componen el reporte.

Cuando se define un formato para un reporte eliminado columnas o cambiando su

ancho, cada vez que se pide el reporte este formato se pierde, entonces para



Cuando se define un formato para un reporte eliminando columnas o cambiando su




Suma los valores de las celdas seleccionadas en la columna activa en el grid de

reporte, solo funciona con celdas contiguas y por columna. Si hay una fila en blanco

al final del reporte, cuando se selecciona toda la columna para obtener su suma, el

resultado se puede colocar en la última fila.


muestra un cuadro de dialogo colores, en el cual se presentan todos los colores que

maneja Windows, de los cuales puede seleccionar el deseado para los títulos de los

reportes.

Permite seleccionar un nuevo color para el texto de los reportes. Este botón muestra

un cuadro de dialogo colores, en el cual se presentan todos los colores que maneja

Windows, de los cuales puede seleccionar el deseado para el texto de los reportes.





buscar por cualquier columna del reporte, solo debe colocarse en ella y presionar

este botón, el cual le solicitara el texto a buscar, puede utilizar los comodines

“Interrogación” (?) y “Asterisco” (*), que permiten hacer la búsqueda más efectiva,

por ejemplo si va a buscar en nombre “PG Ingeniería, C.A.” puede escribir el criterio

de búsqueda “PG*”, lo cual se cumple para cualquier nombre que empiece con “PG”

sin importar lo que siga después, sin embargo si define el criterio de “*PG*” este se

cumple para cualquier nombre que tenga los caracteres “PG” en cualquier parte del

texto de su nombre. Si define el criterio “?PG*” se cumple para todos los nombre que

empiecen con cualquier carácter pero que el segundo y tercer carácter coincidan con

“PG” sin importar el resto de los caracteres del texto del nombre

Imprime el reporte que se muestra en la pantalla o ventana de reporte, a un archivo

de texto, que puede ser leído posteriormente tanto en procesadores de texto como

MS WORD y hojas de cálculo como MS EXCEL, para ello debe ser buscarlo como

archivo de texto, es decir buscar archivos con la extensión txt.

Imprime el reporte que se muestra en la pantalla o ventana de reporte, desde aquí

se puede accesar a la ventana de configuración, cuando se le solicita si desea

configurar la impresora, presionando la opción de respuesta SI en caso de no

requerirse presione la opción de respuesta NO.


impresora en la cual desea imprimir, y configurar la página como horizontal o vertical,

la configuración seleccionada se mantiene para el resto del sistema hasta que se


mismo botón.

Cierra la ventana y regresa a la ventana principal del módulo de cuentas por cobrar



Ventana Notas de Crédito, facturas y notas de entrega, por clientes


módulo de cuentas por cobrar. La información mostrada en esta pantalla puede ser ordenada

por fecha número o monto, de modo ascendente o descendente, según criterio del usuario.

El cliente puede ser buscado por su nombre, por su código o por su número del RIF. Se

pueden emitir reportes de notas de créditos para un periodo cualquiera asignado por el

usuario.

Esta ventana se utiliza para mostrar

las notas de crédito a facturas y notas

de entrega por cobrar, debe indicarse

o seleccionarse el código del cliente,

las facturas pendientes del cliente se

mostrarán en el campo

y el saldo de cada

una de ella en el campo



Función y descripción de los botones en la ventana Notas de Crédito por cliente.

Este campo muestra la fecha de emisión de la nota de

crédito a la factura o nota de entrega seleccionada que

se muestra en la ventana de notas de créditos

Campo de lista en el cual se pueden seleccionar por su nombre, el

cliente al cual se le desea cargar notas de crédito a sus facturas o

notas de entrega a crédito.

Campo de lista en el cual se pueden seleccionar por su código, el

cliente al cual se le desea cargar nota de crédito a sus facturas o


Campo de lista en el cual se pueden seleccionar por su Rif, el

cliente al cual se le desea cargar nota de crédito a sus facturas o


Campo en el cual se debe colocar/Ver el monto en efectivo de la

nota de crédito Nueva/Existente a factura o nota de entrega, del


Campo en el cual se debe colocar/Ver el monto en cheque de la

nota de crédito Nueva/Existente a factura o nota de entrega, del


Campo en el cual se puede ver o agregar el comentario

sobre la nota de crédito realizada o seleccionado en

pantalla. Este comentario se puede considerar como la

explicación y concepto de la nota de crédito. Se

imprime el recibo que emite el sistema.

Estos son botones de desplazamiento para ver los registros de notas de

crédito: Buscar cliente por su nombre, generar nuevo número, registro

anterior, registro siguiente, respectivamente.




Campo en el cual se debe colocar/Ver el número de la nota de crédito

Nuevo/Existente a factura o nota de entrega, del cliente seleccionado.

Campo en el cual se debe colocar/Ver el número de la factura o nota de

entrega a crédito a la cual se le agregara o agrego la nota de crédito, del


Campo en el cual se muestra el saldo de la factura o nota de entrega,

seleccionada para ver o realizar notas de crédito.

Limpia los campos de edición la pantalla de notas de crédito, para facilitar

el ingreso de una nueva nota de crédito.

Guarda la nota de crédito que se ha ingresado en pantalla, la nota de

crédito que se ingrese es validada por el sistema antes de ser guardado,

para mantener la integridad de la información.

Muestra la ventana para solicitud de reportes de notas de crédito los

cuales pueden ser elaborados por periodos.

Borra la nota de crédito que se muestra en pantalla, este se elimina

completamente de la base de datos es irreversible. El número de la nota

de crédito borrada queda disponible.




Anula la nota de crédito que se muestra en pantalla, este se elimina

completamente de la base de datos es irreversible. El número de la nota

de crédito borrada no queda disponible, se mantiene con monto cero.

Guarda las modificaciones realizadas en una nota de crédito existente

en pantalla, el cambio en la nota de crédito que se ingrese es validado

por el sistema antes de ser guardado, para mantener la integridad de la

información.

Elabora un recibo estándar en el campo de comentario, el cual puede ser

modificado a discreción del usuario.

Imprime un recibo por la emisión de la nota de crédito, el cual incluye

toda la información legalmente requerida para la validez

correspondiente.


Cierra la ventana de notas de crédito a facturas o notas de entrega y

regresa a la ventana principal del módulo de cuentas por cobrar



Ventanas para elaboración de reportes de notas de crédito emitidas.

Estas ventanas permiten la elaboración de reportes de notas créditos, por periodos de

emisión, el cual es ingresado a discreción del usuario.

Esta ventana se accesan

con el botón en

la ventana de notas de

crédito.

Función y descripción de los botones en la ventana reportes de notas de crédito a

facturas o notas de entrega de cliente.

Grid de notas de crédito, en el cual se muestran todos los registros seleccionados según el

criterio de búsqueda establecido por el usuario.



Función y descripción de los botones en la ventana reportes de notas de crédito a

facturas o notas de entrega de cliente.

Es el periodo para el cual se solicita el reporte de notas de

crédito emitidas. Ambas fechas son requeridas con carácter

de obligatoriedad. En caso de no ingresarse se reporta un

error y se solicitaran las mismas.

Ejecuta el reporte de notas de crédito emitidas y muestra los

registros que cumplan con el criterio definido por el usuario.

Cierra la ventana de reportes y regresa a la ventana de notas

de crédito por cliente.

Imprime el reporte que se muestra en la pantalla o ventana

de reporte, desde aquí se puede accesar a la ventana de

configuración, cuando se le solicita si desea configurar la

impresora, presionando la opción de respuesta SI en caso de

no requerirse presione la opción de respuesta NO.

Permite ordenar de manera ascendente los registros del

reporte por el nombre de campo seleccionado, en la ventana

de reporte de notas de crédito. Los nombres de campos

coinciden con los títulos de las columnas que componen el

reporte

Cierra la ventana y regresa a la ventana principal del módulo

de cuentas por cobrar



Ventana de elaboración de reportes del módulo de cuentas por cobrar


módulo de cuentas por cobrar. El reporte solicitado se presenta según los criterios

seleccionados por el usuario, utilizando las opciones que se muestran en dicha ventana.

A través de esta ventana se pueden

elaborar una diferentes reportes

relacionados con las cuentas por cobrar

como por ejemplo: estados de cuenta de

un cliente, abonos emitidos a un cliente o a

todos, créditos emitidos, relación de

retenciones de ISLR, saldos por cliente o

todos los clientes, facturas pendientes

vencidas, detalle de facturas pendientes

por cada cliente, estado de cuenta para

una factura en particular, además de que el

reporte emitido puede ser filtrado,

ordenado, modificado o impreso según la

elección del cliente y las opciones que se

presentan en la ventana de reporte. Los

reportes pueden elaborarse tanto para un

cliente en particular como para todos

juntos, además de establecerse criterios de

agrupación por vendedor y por zona de

ventas. Para algunos reportes donde se

requieren las fecha s del periodo esta las

establece el usuario según lo desee. Las

fechas pueden ser para cualquier periodo

del ejercicio económico en la base de

datos.



Función y descripción de los botones en la ventana reportes del módulo de cuentas

por cobrar.

Campo de lista en el cual se puede seleccionar por su

nombre, el cliente sobre el cual se desea elaborar un

reporte. Este campo no es de edición. El botón

permite buscar un cliente por su nombre o parte de el.


Nro. de rif, el cliente sobre el cual se desea elaborar un

reporte. Este campo no es de edición.


Código, el cliente sobre el cual se desea elaborar un

reporte. Este campo es de edición.

Fecha inicial y final del periodo para el cual se requiere

el reporte deseado. Estos campos estarán disponibles

solo para los reportes que los requieran.

Esta opción muestra un reporte de situación de un cliente en relación a sus

cuentas pendientes, mostrando facturas, abonos, descuentos y

retenciones de ISLR. No requiere de fechas, presenta el reporte para los

últimos treinta días de movimiento de la cuenta del cliente seleccionado.

Igual a la opción , pero se pueden establecer las fechas de

inicio y fin del periodo para la cual se desee el reporte.

Muestra el estado de una factura, del cliente seleccionado, sus abonos,

descuentos, retenciones, etc.




por cobrar.

Muestra un reporte de las retenciones de ISLR realizadas, para un

periodo determinado por el usuario, para un cliente seleccionado o

para todos los clientes en un mismo reporte.

Muestra un reporte de los abonos realizados, para un periodo

determinado por el usuario, para un cliente seleccionado o para todos

los clientes en un mismo reporte.

Muestra un reporte de los créditos emitidos, para un periodo

determinado por el usuario, para un cliente seleccionado o para todos

los clientes en un mismo reporte.

Muestra un reporte de las facturas pendientes a la fecha, para un

cliente seleccionado o para todos los clientes en un mismo reporte.

Muestra un reporte de los Notas de crédito realizadas, para un


para todos los clientes en un mismo reporte.

Muestra un reporte de los saldos por cobrar a la fecha, para un cliente

seleccionado o para todos los clientes en un mismo reporte.

Muestra un reporte del estado de las facturas a crédito para un


para todos los clientes en un mismo reporte. Muestra el monto. Pagos

y saldos de cada factura y total por cada cliente.

Muestra un reporte del estado de las facturas a crédito pendientes a

la fecha, para un cliente seleccionado o para todos los clientes en un

mismo reporte. Muestra el monto. Pagos y saldos de cada factura y

total por cada cliente.

Al activar esta opción los reportes referidos a facturas se mostrarán

solo las facturas vencidas, en caso contrario se mostrarán todas las

facturas.

Al activar esta opción los reportes referidos a clientes se mostrarán

solo lo relacionado con el cliente seleccionado, en caso contrario se

mostrará lo relacionado a todos los clientes.




por cobrar.


solo lo relacionado con el vendedor seleccionado, en caso contrario

se mostrará lo relacionado a todos los vendedores.


solo lo relacionado con la zona seleccionado, en caso contrario se

mostrará lo relacionado a todas las zonas de venta.

Al activar esta opción los reportes referidos a clientes se mostrarán lo relacionado

con todos los vendedores y todas las zonas de venta.

Muestra el reporte según los criterios establecidos por el usuario.

Cierra la ventana de reportes y regresa a la ventana principal del módulo de cuenta

por cobrar.

Muestra un resumen de las funciones de algunos botones de la ventana de

reportes de cuentas por cobrar.



Ventana de presentación de reportes de cuentas por cobrar

Esta ventana muestra el reporte

de los registros que cumplen

con las condiciones

establecidas por el usuario en la

ventana de solicitud de reportes

del módulo de cuentas por

cobrar. Este reporte se ejecuta

con el botón desde la

ventana de reportes. Este

reporte tiene opciones para

ordenar, buscar, imprimir, entre

otras, que se accesan desde los

botones que se muestran en la

parte inferior de dicha ventana.

Función y descripción de los botones en la ventana de presentación de reportes del


El siguiente recuadro muestra el grid de presentación de reportes para los reportes que se

solicitan desde la ventana de reportes del módulo de cuentas por cobrar



Función y descripción de los botones en la ventana de presentación de reportes

Oculta la columna seleccionada en el reporte, es útil cuando se desea que alguna

columna se incluya o no en el reporte impreso.










muestra un cuadro de dialogo colores, en el cual se presentan todos los colores que

maneja Windows, de los cuales puede seleccionar el deseado para los títulos de los

reportes.

Permite seleccionar un nuevo color para el texto de los reportes. Este botón muestra

un cuadro de dialogo colores, en el cual se presentan todos los colores que maneja

Windows, de los cuales puede seleccionar el deseado para el texto de los reportes.

Permite cancelar la factura seleccionada en el grid del reporte, aplica solo al reporte

de facturas pendientes por cobrar.



Función y descripción de los botones en la ventana de presentación de reportes

Imprime el reporte que se muestra en la pantalla o ventana de reporte, a un archivo

de texto, que puede ser leído posteriormente tanto en procesadores de texto como

MS WORD y hojas de cálculo como MS EXCEL, para ello debe ser buscarlo como

archivo de texto, es decir buscar archivos con la extensión txt.

Suma los valores de las celdas seleccionadas en la columna activa en el grid del

reporte, solo funciona con celdas contiguas y por columna. Si hay una fila en blanco

al final del reporte, cuando se selecciona toda la columna para obtener su suma, el

resultado se puede colocar en la última fila.


buscar por cualquier columna del reporte, solo debe colocarse en ella y presionar

este botón, el cual le solicitara el texto a buscar, puede utilizar los comodines

“Interrogación” (?) y “Asterisco” (*), que permiten hacer la búsqueda más efectiva,

por ejemplo si va a buscar en nombre “PG Ingeniería, C.A.” puede escribir el criterio

de búsqueda “PG*”, lo cual se cumple para cualquier nombre que empiece con “PG”

sin importar lo que siga después, sin embargo si define el criterio de “*PG*” este se

cumple para cualquier nombre que tenga los caracteres “PG” en cualquier parte del

texto de su nombre. Si define el criterio “?PG*” se cumple para todos los nombre

que empiecen con cualquier carácter pero que el segundo y tercer carácter

coincidan con “PG” sin importar el resto de los caracteres del texto del nombre

Imprime el reporte que se muestra en la pantalla o ventana de reporte, desde aquí

se puede accesar a la ventana de configuración, cuando se le solicita si desea

configurar la impresora, presionando la opción de respuesta SI en caso de no

requerirse presione la opción de respuesta NO.



vertical, la configuración seleccionada se mantiene para el resto del sistema hasta

que se modifique nuevamente por esta misma opción o desde otra ventana que

tenga este mismo botón.

Cierra la ventana del reporte y regresa a la ventana de solicitud de reportes del




Pasos a Seguir para cancelar varias facturas de un mismo cliente, en efectivo o con

un mismo cheque.

Pagos de varias Fac. de un mismo cliente en efectivo o un solo

cheque Pasos a seguir

Desde el menú

Reportes de Cuentas

por Cobrar:

Opciones:

Seleccione las facturas

y presione Cancelar

Facturas:



Ventana para guardar y abrir formatos de reportes desde archivos fmt.

A través de esta ventana se guardan

y se abren los archivos de formato de

reportes, los formatos se guardan en

archivos con extensión fmt. Y pueden

ser aplicado a un reporte en el cual se

encuentre uno de estos botones.

Abre el archivo de formato

seleccionado y lo aplica al reporte

activo en pantalla

Guarda en un archivo el

formato de reporte activo en pantalla,

el usuario, debe ingresar al nombre

del archivo y debe ser de un máximo

de ocho caracteres, no se requiere la

extensión.

El botón borra el archivo

seleccionado en la lista de archivos.



Ventana de configuración de colores para Windows desde el sistema

Cuadro de dialogo de Windows en el cual se

puede seleccionar un color tanto para el titulo

como para el texto de reportes del sistema, se

puede también definir colores personalizados

y agregarlos a los disponibles para luego

seleccionarlos y ponerlos en uso. Este cuadro

de dialogo se accesa con los botones y

generalmente desde las ventanas de

reportes de casi todos los módulos del

sistema. Esta opción es de importancia

cuando se utilizan impresoras de tinta, permite

utilizar el color según la cantidad de tinta en los

cartuchos, por ejemplo, si se terminó el color

negro puede imprimir los reportes en azul, rojo,

etc. esto permite optimizar el uso de la tinta.



Ventana de configuración de impresoras para Windows desde el sistema

Esta ventana se

accesa desde el botón

en todas las

ventanas

relacionadas con las

opciones de

impresión. Esta

ventana es generada

por Windows y se

utiliza para opciones

de configuración de

impresoras.

Descripción y funciones de los campos y botones de la ventana de impresión

Con la activación de esta opción se está seleccionando

para imprimir la impresora establecida como

predeterminada.

Con esta opción se puede escoger para imprimir

cualquiera de las impresoras disponibles, incluso el fax

MODEM.



Descripción y funciones de los campos y botones de la ventana de impresión

Estas opciones establecen si la impresión se ejecuta en

la página en posición vertical u horizontal. El SAF en

ocasiones de impresión de reportes solicita esta

configuración en función del ancho del reporte que se

deseas imprimir, el cual lo estables la cantidad de

columnas y sus anchos.

Esta opción permite seleccionar el tamaño del papel

que se utilizara para la impresión. En algunos casos la

impresión de reportes en el SAF requiere páginas

tamaño oficio o carta dependiendo de la cantidad de

columnas en el reporte y sus anchos. Igualmente, se

estables si la alimentación del papel a la impresora será

automática o de manera manual.

Acepta y configura las condiciones de impresión tal como se seleccionaron

en el cuadro de dialogo de impresión.

Cierra y cancela las modificaciones que se hallan ingresado. Y regresa a la

ventana activa del sistema administrativo de facturación SAF.

Muestra las opciones propias de configuración de la impresora seleccionada.

Permite buscar una impresora para su configuración si se está en un sistema

de redes.

s.a.f. manual de usuario - pgingenieria.com.vepgingenieria.com.ve/download/manual_cxc.pdf ·...

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