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IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE RESPONSABILIDAD SOCIAL SA 8000

1. DIAGNÓSTICO DE LA ORGANIZACIÓN En base a la normativa ambiental sectorial y nacional directamente aplicable, se desarrollará un diagnóstico preliminar con el objetivo de determinar el grado de cumplimiento de la empresa en materia de

seguridad, salud ocupacional y medio ambiente; identificando las brechas existentes para alcanzar los requisitos de la norma norma SA8000:2003.

2. DETERMINACIÓN DEL EQUIPO DE AUDITORIA Partiendo de la información y observaciones realizadas durante la etapa de diagnostico, se procederá a definir el equipo de trabajo (Equipo de Auditores para Responsabilidad Social) y se procederá a diseñar las actividades a desarrollar. Con relación a las

actividades, preferentemente deben ser ejecutadas a través de talleres conjuntamente con el personal designado por la organización como responsable de la implementación del Sistema.

3. CAPACITACIÓN: Requisito indispensable en todo Sistema de Gestión. Es necesario desarrollar planes de capacitación para asegurar que los trabajadores, así como los auditores internos y auditores líderes, cuentan con los conocimientos y la competencia necesarios para ejecutar las diferentes actividades requeridas por el Sistema (acorde con lo determinado en el Diagnóstico). Entre los cursos típicamente ofrecidos por TECDINAM para SA 8000, tenemos:

Interpretación e Implementación de un Sistema de Gestión de Responsabilidad Social SA 8000:2003.

Documentación Requerida en un Sistema de Gestión de Responsabilidad Social SA 8000:2003

Auditor Interno en Sistema de Gestión de Responsabilidad Social SA 8000:2003

Auditor Líder de Sistema de Gestión de Responsabilidad Social SA 8000:2003

Auditoria de Sistema de Gestión de Responsabilidad Social SA 8000:2003

Métodos y Procedimientos para elaborar una auditoria.

Nuestros cursos, seminarios y talleres le ayudarán a comprender, implementar y lograr la certificación de su Sistema de Gestión de Responsabilidad Social. Por otro TECDINAM, esta en capacidad de elaborar cursos en función a sus requerimientos y necesidades.

4. SISTEMATIZACIÓN Y ELABORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN NECESARIA Para poder lograr una estandarización de procedimientos e instrucciones adecuada, es necesario realizar un buen análisis. Cabe señalar que en algunos casos, es posible que haya la necesidad de rediseñar procesos y procedimientos, antes de documentarlos. De esta forma se propone una verificación de los mismos

con el fin de determinar la forma óptima de desarrollarlos. Mientras que en otros casos, es muy probable que en ciertas áreas se deba actualizar todos los procedimientos, instrucciones de trabajo y formatos o haya que partir de cero. Con el objeto de elaborar la documentación necesaria requerida, es necesario seguir los

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siguientes criterios: verificación de procesos, reingeniería de los mismos (de ser el caso) y documentación – estandarización de los procesos. El desarrollo de toda la documentación se hará integralmente, verificando la correspondencia con los requisitos establecidos en las normas SA 8000:2003.

Las prácticas actuales seguidas en todos los procesos de la organización, se describen paralelamente a la realización del análisis y mejoras de los mismos. Para ello se cuenta con la colaboración del personal involucrado, cuyo aporte es muy importante ya que se

obtienen datos de primera mano de cómo realizar las mejoras en todos los procesos, así también se debe precisar que son ellos el principal insumo para realizar las mejoras.

Otro paso necesario para desarrollar la documentación adecuadamente, es realizar talleres con los encargados y dueños de procesos; cuyo objetivo es obtener borradores finales de los procedimientos del sistema. La documentación generada será revisada y validada por el equipo auditor antes de proceder a su implementación.

5. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA En esta etapa, se recomienda ir implementando el Sistema de Gestión de Responsabilidad Social y paralelamente a la implementación, elaborar toda la documentación requerida. Cabe señalar que a cada proceso identificado deberá implementársele su nueva forma de trabajo.

Así también, durante el desarrollo de esta etapa, se realizará una evaluación de proveedores y subproveedores, conforme los requerimientos de la norma y en base a la metodología y procedimientos implementados por TECDINAM. Sin embargo, previo a la ejecución de esta etapa, se deberán validar la metodología y procedimientos con una muestra representativa de proveedores. Cabe precisar que debido a que la implementación es un trabajo conjunto, la

evaluación de proveedores y subproveedores, se deberá realizar de manera conjunta entre TECDINAM y la organización solicitante del servicio. La implementación debe llevada a cabo, mediante un programa de capacitación en el sistema, con el desarrollo de dinámicas y simulacros de las actividades a implementar, conforme los requisitos establecidos en la documentación. Cabe señalar que en esta etapa es muy importante verificar la validez de todos los documentos, a si como su eficacia para alcanzar los objetivos que todo Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional requiere. La metodología incluye técnicas educativas que motivan al trabajador a aplicar los nuevos conocimientos mientras realiza sus responsabilidades cotidianas.

6. AUDITORIAS INTERNAS La ejecución de Auditorias internas, tiene por objetivo principal, verificar la correcta ejecución de todos los procesos y la equivalencia con la documentación generada. Involucrando directamente todo el proceso a los auditores internos, debido a que la ejecución de estas actividades constituye capacitación y entrenamiento de los mismos.

Un aspecto adicional a considerar son las técnicas de investigación de hallazgos y seguimiento de los mismos. Es recomendable que el Equipo Auditor Externo (TECDINAM) acompañé en el desarrollo de la primera auditoria interna y participe en el sistema de acción correctiva y preventiva.

7. REVISIÓN GERENCIAL






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Tiene por objeto facilitar la ejecución de los procesos de revisión gerencial requeridos para denotar el proceso de mejoramiento continuo en el sistema. Otra meta adicional

es mantener el equilibrio tan deseado para compatibilizar la temática de protección del medio ambiente con las estrategias de negocio.

8. CERTIFICANDO SU SISTEMA DE GESTIÓN DE RESPONSABILIDAD SOCIAL SA 8000

La certificación a un Sistema de Gestión de Responsabilidad Social SA 8000:2003 implica que satisface los requisitos exigidos por la norma. Así también, un Sistema de Gestión de Responsabilidad Social es un compromiso mediante el cual se manifiesta el compromiso de acatar las exigencias legales y regulatorias, mejoramiento continuo y responsabilidad Social.

Después de la auditoria de certificación, se concluye todo el acto con una reunión de cierre en donde se pone de manifiesto todas aquellas no conformidades encontradas (de ser el caso) y adicionalmente se informa a la empresa que ha pasado la auditoria. Posteriormente, se expide un certificado avalando que la organización cumple los principios expuestos en SA 8000:2003.

9. AUDITORIAS DE MANTENIMIENTO Al obtener una certificación de su Sistema de Gestión de Responsabilidad Social, puede comenzar a anunciar lo logrado y promover su negocio. Pero debe tener presente que si desea mantener su certificación vigente, su sistema deberá cumplir todos los requisitos asumidos (Normas, procedimientos, formatos, etc.), tanto en el momento de la certificación, así como las futuras

reglamentaciones o modificaciones tanto de las normas como de la especificación SA 8000:2003, con lo cual demostrará que su sistema esta sujeto adicionalmente a mejoras continuas. Para cumplir esto, periódicamente la compañía certificadora hará revisiones para asegurarse que su sistema continúa satisfaciendo todos los requisitos de la norma.

10. ¿PORQUE ES NECESARIO CONTAR CON UNA CERTIFICACIÓN DE SU SISTEMA DE

GESTIÓN DE RESPONSABILIDAD SOCIAL SA 8000? La obtención de una certificación SA 8000:2003 le ayudará a llevar a cabo nuevos negocios, así como afianzar aun mas los negocios con sus clientes; debido a que SA 8000 le ayudará a demostrar con pruebas concretas y de credibilidad internacional a sus clientes que tiene y cumple un de responsabilidad social.

Así también, una evaluación periódica del sistema (Auditorias Internas) le asegurará que todos los compromisos asumidos sean acatados y monitoreados permanentemente, contribuyendo a la mejora continua de todos sus procesos.

La certificación de un Sistema de Gestión de Responsabilidad Social es una señal de aceptabilidad que permite demostrar a sus clientes que cumple con sus normas inherentes a la responsabilidad social, debido

a que SA 8000 es una especificación reconocida a nivel internacional.



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