s12_-_oficina_de_proyectos

7/31/2019 S12_-_Oficina_de_proyectos

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Sesin 12Oficina de Proyecto

Peter M. Yamakawa T.Ph.D., MBA, Msc. Ing. , [email protected]

Gestin de Proyectos


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Agenda

Caso: AtekPC Project Management Office

Implementacin de la oficina de proyectos

Misin y objetivos

Alcance Factores crticos de xito

El plan

Aseguramiento de la calidad


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AtekPC ProjectManagement Office


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Gestin delcambio


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Implementacin de la oficina deproyectos

Encuesta para determinar cuan bien HPC apoyala gestin del proyecto

65% del staff contest la encuesta

Los resultados identificaron reas especficasdonde la cultura era dbil:

El portafolio de proyectos no tiene una visin holstica

Falta de conocimiento o acceso en usar nuevamentetrabajos previos

No existe acercamiento a proyectos complejos

Falta de cultura de proyecto


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Implementacin de la oficina deproyectos

No es constante las habilidades de la gestin deproyectos

Pobre alcance de definicin, validacin y manejo

Mala identificacin de riesgos Falta de patrocinio

Demoras en los cierres de proyectos

Los resultados indicaban que HP necesitaba unainfraestructura efectiva para su gente, procesos yherramientas para una oficina de proyectos.


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Misin y objetivos

Las persona que nunca trabajaron en un proyectopresentan dificultades para entender como lograr el xitode un proceso, la organizacin debe apoyar la gestinde proyectos.

Tomar casi 6 semanas el obtener un acuerdo con lagerencia del equipo en entender la razn del proyecto.

Brucero, explic a la gerencia que la oficina deproyectos aporta valor a los miembros del equipo atravs de mentores, consultores, capacitaciones, capitalintelectual estructurado y herramientas para ser msefectivo.


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Misin y objetivos

La oficina de proyectos tambin adiciona valor al HPCentregando cultura, herramientas reusables y tcnicas,documentos y soporte metodolgico, reconocimientoglobal, mejoras de rentabilidad y soporte de calidad.

Se presenta y nombra el caso como Gestin del

pensamiento

Dicho caso presenta beneficios tangibles que pueden sealcanzados en un corto tiempo. El contenido de lapresentacin trat de explicar el valor del PMO en laorganizacin, costo, flexibilidad, y obstculos creativos.


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Misin y objetivos

La clave de xito es el apoyo de la gestin deproyectos.

El propone empezar con un Documento de

gestin del sistema de grupos (DMS) Considerando el personal del PMO l propone 2

alternativas:

Servir en un apoyo simple y facilitar el rol, el PMOsolo necesitara 3 o 4 personas

Tener un rol central en guiar el proyecto de esfuerzosde la organizacin, el PMO necesitara una docenade personas.


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Visibilidad y accesibilidad de este grupo depersonas.

Las ventajas fueron que toda persona debe ver

donde la oficina de proyecto se encontraba eidentificar donde ir se requeran de susservicios.

Finalmente, Brucero logr el acuerdo con lagerencia acerca de la misin y objetivos delproyecto.

Misin y objetivos


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Misin y objetivos

Brucero describi sus objetivos siguientes:

Liber a los consultores de HP de actividadesestndar.

Entreg aseguramiento de calidad dentro delproyecto de entrega de procesos

Cultiv la idea de compartir el conocimiento

Ser la cara en todos las iniciativas de la gestinde proyectos


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Propuesta de implementacindel PMO

Valorizacinde laconducta

Identificar alpatrocinador

Determinarfunciones yRRHH

Preparar elplan de

comunicacin

Obtenerfondos y

RRHH

Preparar elplan y el

presupuesto

Conducta depruebapiloto

Presentacin


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Alcance

Las oficinas de proyectos incluan manejo dearchivo de proyectos, desarrollo del soporte,minutos de las reuniones, distribucin de

documentacin, gestin del tiempo laboral yapoyo al gerente del proyecto.

Reuniones del PMO, los participantes definensus responsabilidades.

Fuera del alcance, esta oficina no debeabsorber problemas u otras dificultades.


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Factores crticos de xito

Patrocinio de la alta gerencia

Equipo gerencial local involucrado y medido atravs de parmetros definidos del negocio

Cambios en el sistema de medidas debe sersistemtico

Adoptar un sistema de recompensas e

incentivos del sistema Desarrollo de la capacidad de los

patrocinadores


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Prcticas de Gestin del Cambio

Establecimiento del sentido de urgencia

Creacin de un equipo de lderes

Creacin de una visin

Comunicacin de la visin Empoderamiento del personal

Generacin resultados a corto plazo

Consolidacin de resultados y produccin de mscambio

Institucionalizacin de los cambios

Fuente: Kotter (2007)


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El Plan


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El plan

1. Implementacin y presentacin

2. Operatividad

3. Funcionabilidad

4. Mejora continua


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1. Implementacin ypresentacin

El gerente del proyecto sabe que iniciar unproyecto es duro. Se deben crear las bases dela infraestructura, para ello se define los roles y

responsabilidades con objetivos claros paratodos los miembros del equipo.

El compartir la visin del proyecto entre losmiembros del equipo logro que cada uno de

ellos lo tome como una meta personal,consiguiendo que se identifiquen con losprincipales objetivos.


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1. Implementacin ypresentacin

Brucero escucho siempre ideas y sugerencias

Plane las contingencias

Alab el buen desempeo del equipo

Comunic a tiempo las malas noticias

Nunca deleg decisiones difciles

Siempre mantuvo la comunicacin abierta

Soluciono problemas en todo momento

Si detectaba fallas, comunicaba y correga.


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2. Operatividad

Se inicia cuando el equipo de completa y todoslos servicios del PMO estn definidos,establecidos y distribuidos.

Establecer las mediciones de xito del PMO Priorizar objetivos

Base de datos


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3. Funcionabilidad

Se busca la automatizacin de todas lasactividades

Mediciones de logros definidos y asignados por

responsabilidad, automatizan e implementantareas, modelos en funcin de ser usados.


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4. Mejora continua

Se cre un sistema de aseguramiento decalidad

Actualizaron herramientas de software acorde a

las necesidades de los usuarios del PMO y aseafinaron las medidas de xito.


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Gestin delcambio


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Aseguramiento de la calidad

Procesos:

Plan: Proceso de entregables del proyecto

Hacer: Liberar actividades a la gestin de

proyectos

Revisar: El aseguramiento de la calidad

Actuar: Compartir conocimiento y mejora

continua


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Anlisis de interesados

Quines son los interesados?

Cules son sus expectativas?

Cmo el proyecto o producto afecta a los

interesados?

Qu informacin necesitan los interesados?


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Matriz de poder/inters de losinteresados

Alto

Poder

Bajo

IntersBajo Alto

A

B

H F

DG C

E

Mantenersatisfecho

Gestionaratentamente

Monitorear(esfuerzomnimo)

Mantenerinformado


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Soporte y patrocinio

El programa de PMO acta como facilitador,promotor, direccin, motivador y optimizadorentre los interesados.

Explicar y validar la misin del PMO y sus objetivosperidicos

Mantener la gestin en todo momento

Usar una presentacin de venta del PMO

Mostrar pequeos entregables rpidamente

Mostar pasin, persistencia y paciencia

Ofrecer todo tipo de servicios


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Rol del patrocinador

Ellos empujan al resto de la organizacin enusar los servicios del PMO y tambin lo usan deejemplo.

Igualmente el gerente del PMO asiste a lasreuniones para informarles del estatus de laimplementacin y resolver cualquier dificultad oproblema.


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Valor agregado

Los patrocinadores apoyan cuando claramenteentienden como el PMO aporta valor.

La Organizacin

Los servicios

Sistema gerencial de documentos

Herramientas y mtodos

Calidad del proyecto

Consultora de la gestin del proyecto


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Consultora de la gestin delproyecto

PM mentor

PM coaching

PM capacitar habilidades

PM forums

PM noticias

Capacitacin de patrocinadores


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Evolucin del PMO

xito de laoficina deproyectos:Claves de

xito

Estructura y visibilidad

Procesos

comunes, medidasy mtodos

Estimado del

proyecto,presupuesto yreportesHerramientas y

sistemas

Habilidades de

la oficina deproyectos


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Evolucin del PMO

El PMO consolida todas las actividades desoporte del proyecto que han tenido lugar endiferentes compaas o departamentos.

La gestin del PMO es asegurar los procesos,prcticas, capacidades, herramientas y sistemasestn en el lugar apoyando el proyecto denegocios y establecer los fundamentos de

mejora del nivel de la organizacin.


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Responsabilidades del PMOgeogrfico

Se refiere al manejo del portafolio del proyecto.Est encargado en revisar los reportes delportafolio y proveer gestin de negocios con

recomendaciones. El PMO geogrfico es medido y contabilizado

con lo planeado versus el margen neto delportafolio del proyecto.

Tiene el rol de patrocinar el proyecto y proveerofertas de apoyo como reunir referencias declientes, generar sugerencias, manejo de

ofertas.


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Responsabilidades del PMOglobal

Revisa el reporte del portafolio de proyectos aun nivel global, generando gestin de negociocon recomendaciones y como seguirlas, y

anlisis de conductas globales para determinarbuenas prcticas

Con esto se busca oportunidadesinternacionales y proyectos durante las fases,

revisiones y recomendaciones, apoyo derecursos, etc.


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Cambios logrados

HP tiene un PMO global, su primer ao estenfocado al desarrollo de habilidades de lagestin del proyecto y la cultura del patrocinio

dentro de la organizacin. La alta gerencia comprende el concepto y

necesidades del patrocinio y que todos losdepartamentos deben trabajar unidos,

discutiendo decisiones globales antes derealizarlas.


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Lecciones aprendidas

Apoyo de la alta gerencia

Anlisis de los interesados

Comunicacin

Todo PMO necesita tiempo de formacin,avance y desarrollo

Priorizar

Demostrar que el PMO genera valor


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Resumen

Se realiz una encuesta del servicio del PMO

Mayores ofertas son generadas con mayor rapidez

Revisiones de calidad apoyan la gestin de proyectos

y los supervisores detectaron las desviaciones delmismo

El proyecto de revisin rpida es de mucha ayudapara compartir el xito o fallas de un proyecto;

apoyando al aprendizaje La metodologa de uso creci al 85%

Los gerentes del proyecto se sintieron apoyados yasesorados por el PMO


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Aseguramiento dela calidad

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