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RUTEO RUTEO COORDINADO COORDINADO CON VENTASCON VENTAS
(caso práctico)(caso práctico)
Conferencia en la Universidad Centroamericana José Simeón Cañas, San Salvador, Mayo 2011
ING. JORGE VALENCIA, SAN SALVADOR, EL SALVADOR, 2011
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Ruteo coordinado con ventas
• Consiste en la coordinación entre las visitas de personal de venta y el despacho de los productos al cliente cubriendo, en forma programada, un territorio predefinido.
• En nuestro caso de estudio, una distribuidora ferretera, las visitas programadas en ventas, permiten cubrir en dos semanas la mayor parte de los municipios de los departamentos de El Salvador.
• Durante la visita, el vendedor toma los pedidos de esos lugares y los envía a su casa matriz en San Salvador, dando a conocer las fechas programadas de envío de los pedidos.
• Los vendedores deben visitar todos los puntos programados y no otros. • Los pedidos se toman utilizando un catálogo donde aparecen fotos,
códigos y unidades de medida, una lista de precios vigente y un formulario adecuado para tomar pedido.
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Utilice mapas con la red vial
http://maps.google.es/maps/ms?ie=UTF8&om=1&oe=UTF8&msa=0&msid=100618423133439502338.000442ec14bae8f8c2477
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Zonificación y asignación de recursos
• En el ejemplo, se cuenta con cuatro vendedores y cinco unidades de transporte. No cuenta con sucursales en ninguna parte del país.
• El país se divide entonces en occidente, oriente, paracentral norte y paracentral sur. El límite de la paracentral lo impone la carretera panamericana, que atraviesa la mitad del país.
• No todos los municipios son visitados. Esto requiere mucha inversión. Se establecen prioridades de cobertura en función del número de clientes, proyectos, etc.
• Utilice un mapa impreso lo suficientemente grande que contenga la red vial (CNR vende los mapas más actualizados o busque en su librería favorita)
http://www.cnr.gob.sv/index.php?option=com_content&view=category&id=97&Itemid=138
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Departamentos Orientales y sus municipios
Para la programación de ventas y despachos, se utilizan los códigos numéricos que aparecen acá. Por ejemplo, San Francisco Gotera es el 13.19.
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Día lunes: vendedor 4 visita Berlín, El triunfo, Mercedes Umaña y Santiago de María. Los códigos numéricos coinciden con los de la tabla de la diapositiva anterior.Al final de la tarde, vendedor envía pedidos por fax.
Dia martes: se prepara el pedido en la bodega y se documenta el envío.
Día miércoles: se despacha el pedido al cliente. La ruta del camión es coincidente a la que realizó en vendedor el día lunes.
Este ciclo se repite cada dos semanas
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• El proceso de creación de las rutas, debe hacerse visualizando la conectividad de las carreteras y tomando en cuenta lo que un vehículo de transporte puede recorrer entregando el 100% del producto.
• En este caso particular, el vehículo sale de San Salvador, reparte y regresa a la base. No se recoge nada en el trayecto de regreso, ya que no hay sucursales de la empresa.
• Hay diferentes tarifas dependiendo de la zona. • Por considerar un mayor volumen y buscar un mejor
servicio en el manejo de emergencias, se dispone de un vehículo dedicado a San Salvador.
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• La flota se compone de camiones de tres toneladas, un camión de 8 ton. y un pickup de 1.5 ton.
• Todos los vehículos llevan furgón.• Los motoristas entregan mercancía y cobran la
factura.• Los motoristas liquidan diariamente sus
despachos al llegar a la empresa.• Es importante cumplir las promesas a los
clientes, y llegar siempre los días programados, independientemente del tamaño del pedido. Esto al principio resulta costoso, pero después es una ventaja competitiva y los clientes confían más en la empresa y sus despachos a tiempo.
• En caso de subcontratación, es necesario contar con el precio por km recorrido de nuestras unidades, a fin de negociar con conocimiento las tarifas.
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Cálculo del costo por km recorrido
Ing. Jorge Valencia, 2011
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Importancia• Permite incorporar precios de transporte en
presupuestos.• Permite evaluar los despachos a domicilio y
decidir si se cobran o no. • Permite evaluar la subcontratación de servicios
de transporte.• Permite evaluar el rendimiento de nuestra flota
propia• Componentes: mano de obra, unidad de
transporte, y otros
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Procedimiento
• Tome como base un período de por lo menos tres meses y evalúe en base a ello.
• Los valores a obtener son aproximados, pero muy buenos para los cálculos y comparativas.
• Los cálculos pueden hacerse por cada vehículo o agrupando toda la flota, por si no se llevan identificados los gastos.
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1.- Gastos mano de obra (GMO)• Salarios devengados por
motorista y ayudante• Salario personal de
seguridad• Componente patronal del
seguro social, afp, etc.• Uniformes y equipo de
protección personal• Se puede considerar agregar
un porcentaje por gastos indirectos (30 -60%)
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2.- Gastos Unidad de Transporte (GUT)
• Mantenimiento preventivo y correctivo. Reparaciones en el período de observación
• Equipamiento especial• Llantas, baterías, luces, limpieza y otros• Depreciación del vehículo• Tarjeta de circulación• Permisos especiales para manejo de carga
peligrosa y otros.
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3.- Gastos diversos (GDI)
• Servicio de grúa y atención en el camino• Seguro de vehículo• Seguro de transporte por robo o accidente
(por el valor promedio de la carga movilizada)• Servicio de sistema satelital GPS
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• Realice la sumatoria por categoría (GMO + GUT + GDI )
• Establezca cuántos km se han recorrido en el período observado
• Divida la sumatoria de los gastos entre el total de kms recorridos y ese es el valor que se está buscando.
3 MESES
TOTAL KILOMETRAJE
TOTAL GASTOS
KM AL INICIO DEL PERIODO
KM AL FIN DEL PERIODO
M1 M2 M3
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Aplicación
• Hemos obtenido los siguientes resultados.capacidad (ton) costo/km recorrido ($)
vehículo 1 1.5 0.35$ vehículo 2 3.0 0.42$ vehículo 3 1.5 0.72$ vehículo 4 3.0 0.25$ vehículo 5 5.0 0.45$ vehículo 6 8.0 0.28$
Qué análisis podemos hacer suponiendo que son motoristas diferentes. Si se tienen sospechas, se sugiere cambiar los motoristas con mayor costo a unidades de menor costo y cotejar las cifras. Estos datos deben recalcularse como mínimo dos veces por año. Qué otras aplicaciones se le ocurren?