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ROL DE PROFESIONAL
1. Proyección de respuesta de parte del profesional:
Una vez asignados los requerimientos de parte de los administradores a los profesionales, aparece en el Tablero de Control - Mis asignados del profesional,
los documentos a Gestión o Respuesta a Documentos; damos clic en el ícono de los documentos asignados.
Una vez revisado el contenido del documento y proyectado la cantidad de respuestas y las personas o entidades a las que se les debe remitir, el
profesional procede a generar el número de documentos para cierre automático.
Si un documento requiere una, dos, tres o más respuestas se debe indicar al sistema la cantidad de documentos que se deben aprobar, de tal manera que
hasta que esta cantidad se apruebe el sistema pueda cerrar el requerimiento; así quedara debidamente realizado el procedimiento y unificado el histórico del requerimiento, para futuras búsquedas y/o procesos judiciales por los que
deba responder el Ministerio.
Damos clic en la imagen del disquete, para guardar y cerramos esta pestaña.
El profesional regresa a su Tablero de Control – Mis Asignados y da clic en ícono más (+) del documento que va a atender, allí el sistema le abrirá una
nueva ventana.
En esta ventana el profesional escogerá el tipo de comunicación dependiendo
del medio, por el cual remitirá las respuestas y demás comunicaciones, damos
clic en el ícono
Una vez, escogemos el tipo de comunicación procedemos a validar el radicado que vamos a contestar, validamos los datos del destinatario que coincidan con la entidad a donde lo vamos a trasladar, si hay lugar a ello.
El profesional proyecta el contenido de la comunicación y el asunto de la misma.
El profesional revisa los anexos a remitir, elimina las copias que no va a utilizar.
El profesional guarda los cambios realizados a la comunicación proyectada.
El profesional remite la comunicación para aprobación del jefe, dando clic en ‘Iniciar Proceso Aprobación’ y diligencia la ventana emergente con las
observaciones del caso.
El profesional realiza el comentario del caso para ‘Iniciar el Proceso de
Aprobación de parte del jefe’.
El profesional regresa a su Tablero de Control – Mis Asignados y da clic en la ícono más (+) del documento que va a atender, para proyectar la segunda
comunicación de respuesta, allí el sistema le abrirá una nueva ventana.
En esta ventana el profesional escogerá el tipo de comunicación dependiendo
del medio, por el cual remitirá la segunda respuesta, damos clic en el ícono
Una vez, escogemos el tipo de comunicación procedemos a validar el radicado que vamos a contestar, validamos los datos del destinatario que coincidan
contra los que están en el requerimiento que él remitió.
El profesional proyecta el contenido de la comunicación y el asunto de la
misma.
El profesional revisa los anexos a remitir, elimina las copias que no va a utilizar
y guarda los cambios realizados a la comunicación proyectada.
El profesional remite la comunicación para aprobación del jefe, dando clic en
‘Iniciar Proceso Aprobación’ y diligencia la ventana emergente con las observaciones del caso.
El profesional regresa a su Tablero de Control – Mis Asignados y da clic en ‘Doc: 0 de 2’, que para este ejemplo ha proyectado, y allí abrirá una ventana
emergente.
El profesional validara en la ventana ‘Doc: 0 de 2’, que los documentos que
proyecto se encuentren en la bandeja del jefe, como “DOCUMENTOS PENDIENTES DE APROBACIÓN” de tal forma, que no le quede pendiente
ninguna comunicación por omisión.
2. Revisión de aprobaciones de parte del profesional:
El profesional se loguea con su usuario y clave para acceder al Sistema de Gestión Documental – SGD.
Luego ingresa a Consulta / Solicitudes búsqueda avanzada.
Digita el número de requerimiento que desea revisar y hace clic en Consultar
El SGD, le trae el documento consultado.
El profesional abre el Flujo del documento.
Al abrir el flujo del documento, el profesional podrá revisar y ver todo el movimiento realizado al documento, incluido los números de radicación
externa con los cuales se aprobaron la respuesta que proyectó.
Hacer clic en la carpeta del requerimiento.
Al abrir la carpeta del requerimiento, el profesional podrá ver las respuestas aprobadas del mismo, para su respectivo despacho por la empresa de correos.
Una vez, realizado el debido procedimiento y aprobadas las comunicaciones de respuesta por los jefes, el SGD automáticamente finaliza el requerimiento
reflejando un CIERRE TOTAL del mismo.
En caso de que el profesional no recuerde el número de radicado generado, el SGD le remite un reporte de las asignaciones del mismo. Es decir, cuando le
asignan un requerimiento para atención, le llega un correo electrónico, cuando el jefe de oficina le aprueba las comunicaciones, igual el SGD le notifica dicha
aprobación mediante correo electrónico.
Por lo anterior, al realizar el debido procedimiento de atención a derechos de petición en el Sistema de Gestión Documental y en cumplimiento de la Ley
1755 de 2015, evitara reclamaciones en contra de la entidad y posibles sanciones por la no atención oportuna e incumplimiento del debido proceso administrativo.
Se debe realizar el debido proceso, para evitar respuestas que no se
encuentren asociadas al requerimiento inicial y que desgastan a los
mismos profesionales en búsquedas innecesarias de información.