roi y buenas practicas en gestion documental

ROI y buenas practicas enla implementación de

gestión documental

www.intellego.com.mxwww.intellego.com.mxwww.intellego.com.mx

• IDC estima que las personas dedican 20% de su tiempo a buscar documentos y que la mitad de las veces no encuentran el documento que estaban buscando.

• Gartner estima que un sistema de gestión documental reduce en promedio de 40% el costo

relacionado el procesamiento de los documentos.

• Un estudio reciente de IDC muestra que lamitad de los proyectos de gestión documental logran un ROI positivo dentro del año de su implementación y el promedio de ROI de esta clase de proyectos es de 404% a cinco años.

Fuente:http://www.slideshare.net/sajeerhydres/document-management-overview-13603611

Introducción


• Productividad o Procesos y servicios más eficientes o Disminuir los tiempos de localización de los archivos• Disminución de costos o Reducir las necesidades de espacio de almacenamiento o Disminución de los costos de fotocopiado o Permite habilitar modo de trabajo remoto para los participantes de los procesos• Mejora del servicio al cliente o Acceso 7x24 a la información o Acceso instantáneo a la documentación (cartas, facturas, etc) intercambiada con los clientes.• Seguridad o Mayor control y seguridad en el manejo de la información o Eliminar la duplicidad de documentos o Reduce la exposición al riesgo de a robo de información (copias físicas)

Retorno de la gestión electrónica de documentos


Antes de empezar a digitalizar documentos y almacenar documentos en un

repositorio documental, es primordial definir:

• La estructura jerárquica de almacenamiento.

• Los metadatos se deben asociar a los documentos para su posterior búsqueda

• Los procesos operativos de digitalización, indexación y almacenamiento.

• Las reglas de versionamiento, notificaciones de nuevos documentos o cambios.

• Los permisos de acceso de lectura e edición en el repositorio documental.

Etapa de diseño conceptual


Las siguientes capacidades de las herramientas deben ser evaluadas frente alos requerimientos y políticas específicos de cada organización:

• Versionamiento de archivos• Transformación de formatos de archivos,• Espacios para colaboración de usuarios• Previsualización de archivos (CAD, Office, etc)• Integración con otros sistemas vía CMIS, WebServices, REST, API’s• Capacidad de ruteo de documentos• Captura de texto e Indexación de los documentos• Perfilamiento de acceso en consulta, edición, eliminación de documentos

Selección de la plataforma tecnológica


Tópicos técnicos a considerar para la selección de la plataforma:Software• Repositorio documental opensource o propietario• Licenciamiento por CPU o por usuario y tipos de usuarios• Plan de respaldo• Alta disponibilidad• Escalabilidad (VS proyección de crecimiento)Hardware• Digitalización: Cantidad de puntos de digitalización y velocidad de escaneodeseada• Servidores: Almacenamiento de datos en datacenter propio o en la nube.

Selección de la plataforma tecnológica


• Entrenamiento: Capacitación de los usuarios y administradores en el uso yadministración del repositorio documental

• Formulación de indicadores: facilitarán posteriores tareas de diagnóstico a la vezque permite controlar los avances e identificar oportunidades de mejora.

• Plan piloto: Identificación, Puesta en marcha y adecuación del plan inicial

• Soporte y mantención post implementación: Ayuda OnLine para usuarios,HelpDesk y designación de gestor a cargo de cada biblioteca.

• Gestión del cambio: o Difundir la iniciativa y promover el cambio de cultura organizacional en cuanto a la utilización de documentos electrónicos. o Identificar e involucrar a las personas líderes en la implementación de cero papel en las entidades

Preparación de la implementación

roi y buenas practicas en gestion documental

Business