Herramientas con las que cuentan las organizaciones para hacer posible y facilitar el desarrollo y desenvolvimiento de las multiples funciones administrativas que deben llevarse a a cabo. Los manuales son esenciales, debido a que nos permiten lograr el

Estandarización EquilibrioAjuste mutuo

Son todo un conjunto de reglas que describen de manera sistemática la actividades, labores que deben ser realizadas por los miembros de la organización, con el propósito de lograr eficientemente los objetivos de la empresa o Institucion.

Recopilan de manera

organizada los procedimientos de

la organización

Reduce en gran proporción la

improvisación, ya que todo está

escrito

Aclaran dudas con respecto a qué

hacer en un momento

determinado

Mantiene la igualdad

(estandarización) en la gestión

organizacional

ESTANDARIZACIÓN

Es un instrumento informativo

Es una herramienta de

control

Ahorro de tiempo, debido a que las instrucciones ya

están dadas

Permite una evaluación

objetiva de los procesos

Buscar la mejor forma de hacer

las cosas

Permite evaluar los estándares que han sido establecidos

El ROF, es un documento técnico normativo de gestión Institucional que contiene la organización formal de la entidad, es decir, contiene su estructura orgánica así como las funciones generales y especificas de cada uno de sus órganos y unidades orgánicas. Es un reglamento de tipo administrativo o de organización que ordena las funciones y actividades a cargo de cada entidad.

El ROF es útil para los siguientes actores:

Para la entidad, presenta la visión conjunta y precisa el objetivo y las funciones encomendadas evitando duplicidad.

Para el personal de la entidad, permite identificar que atribuciones y responsabilidades le corresponde a cada órgano y unidades orgánicas, es un documento orientador para el personal nuevo.

Para otras entidades publicas, delimita los campos de actuación y contribuye a una mejor coordinación.

Para quienes ejercen control sobre la entidad, facilita la labor identificando a los órganos responsables. Hay relación entre MOF, CAP, PAP y el PEI.

Interrelación del ROF con los

instrumentos de gestión

organizacionales, mediante el CAP se

puede establecer cargos y mediante MOF,

establecer las funciones particulares por

cada cargo.

Son aquellas organizaciones que por las competencias y funciones conferidas por las normas ejercen actividades de manera permanente. Ósea, que su naturaleza responda a los criterios definidos en los lineamientos.

Ejemplo: Los ministerios, OPDs, Poder Judicial, JNE, ONPE, RENIEC, GR.

1. Por un proceso de reorganización de la entidad aprobado conforme a Ley.

2. Por mandato legal que obliga a una entidad a crear un nuevo órgano o unidad orgánica en su interior, o ajusta sus funciones para incluir o dejar de hacer cierta actividad.

3. Para optimizar o simplificar los procesos de la entidad que permitan cumplir con mayor eficiencia su misión y funciones.

Cada entidad pública es responsable del proceso de elaboración de su ROF y debe tener en cuenta que dicho proceso debe sujetarse a los criterios y disposiciones establecidos en:

Ley Marco de Modernización del Estado (27658); lineamientos para la elaboración y aprobación del ROF(DS043-2006-PCM); otras disposiciones que establezca la secretaria de Gestión Pública.

Actores que participan en su elaboración: órgano a cargo de planeamiento, racionalización, o que haga sus veces.

Actores que participan en su aprobación: Órgano de Asesoramiento, Titular de la entidad, Órgano responsable de emitir el Informe Previo.

El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un instrumento normativo de gestión institucional que describe las funciones básicas a nivel de puestos de trabajo o cargos contenidos en el cuadro de asignación de personal (CAP), a partir de la estructura organica y funciones generales establecidos en el ROF. formula los requisitos esenciales exigibles y establece las relaciones internas del cargo.

La participación y compromiso de toda la organización, especialmente de los líderes como promotores.

Que los líderes que toman las decisiones separen unas horas para las decisiones referentes a estos temas.

Formar un equipo técnico que lidere el proceso. Puede ser interno como externo.

Que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin esto no se podrá realizar el MOF.

Que el equipo técnico use una metodología para la elaboración del cronograma y para que el plan estratégico se refleje en las funciones.

Hacer un plan de implementación de este manual, especialmente con los cambios fuertes.

Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en la intranet institucional.

En la elaboración de un MOF se requieren los siguientes pasos:

1.- Conformar un equipo técnico, que va a elaborar el MOF.

2.- Se debe elaborar un Perfil del Puesto; que es un proceso mediante el cual se busca determinar las aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupación y las condiciones de trabajo.

3.- Ahora debes realizar un Análisis de Cargo.- Luego de reunir la información requerida, se revisa la estructura orgánica para determinar la dependencia jerárquica del puesto y con qué unidades orgánicas mantiene una relación directa de coordinación.

4.- A partir de la información recogida se revisará si el análisis de cargos realizado corresponde realmente al perfil que la institución desea y necesita para mejorar los servicios que presta a la comunidad. Aqui es vital las preguntas que se deben hacer entre los integrantes del equipo técnico respecto al personal con el que cuenta en estos momentos. Por ejemplo: ¿Es el perfil del trabajador adecuado para el puesto?.

5.- Con la información y el análisis realizado se elabora una Descripción y Especificación del puesto: La descripción del puesto incluye las actividades y responsabilidades inherentes al mismo así como sus características importantes y las condiciones de trabajo. La especificación del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeño del puesto.

6.- A continuación el análisis realizado debe ser verificado con el trabajador o su superior inmediato. Esta verificación ayudará a determinar si la descripción realizada del cargo es correcta, si está completa y si es fácil de entender para todos los involucrados.

Desconocimiento total o parcial al respecto Una vez elaborado el personal ni se entera que tienen un MOF. Muchas veces el MOF no guarda relación con el plan de desarrollo de otras áreas ejemplo el del área de capacitación. Que su elaboración obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades.

Permite evitar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientando a la eficiencia y eficacia.

Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, así el personal conoce su ubicación, dependencia, jerarquía, responsabilidad y requisitos mínimos para el cargo específico.

Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluación y el control de las actividades de cada órgano.

Permite a los supervisores distinguir con precisión y orden los elementos que integran cada puesto.

Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien.

Es fuente de información básica para la gestión de los recursos humanos de la INSTITUCION.

La existencia del MOF en una

organización es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración.

Una vez realizado el MOF es muy importante realizar el Manual de Procesos o Procedimientos, denominado (MAPRO).

“El futuro de la salud en las Américas depende del

desarrollo pleno de servicios de salud adecuados en cada

país y no de ninguna agencia internacional. ”

Fred Lowe Soper, 1954