revisÓ abelia falla · 2013-04-09 · el propósito de esta política es definir los distintos...

Gestión Humana PT-GTH-01

Política de Viáticos.

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Versión 1

POLÍTICA DE VIÁTICOS ALCANCE Esta Política aplica a todos los Colaboradores y Contratistas en misión de GIRAG S.A. cuando las situaciones de trabajo lo requieran. PROPÓSITO El propósito de esta Política es definir los distintos conceptos o tipos de gastos que podrán ser autorizados por GIRAG S.A. al Colaborador y/o contratista en misión que se traslade de la ciudad de origen con el fin de cumplir una tarea en otra base. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad de los Colaboradores y Contratistas en misión de GIRAG S.A cumplir a cabalidad con la Política y procedimientos aquí contenidos y aprobados.

ELABORÓ _________________________ Leonardo Sastoque Pinilla Analista de Calidad y Seguridad Integral

REVISÓ _________________________ Abelia Falla Director Gestión Humana _________________________ Luis Alfonso Valverde Director Financiero _________________________ Julian David Serrano Director Calidad y Seguridad Integral

APROBÓ _________________________ Luz Dary Cano Director General

OBJETIVO Proporcionar el control para la debida gestión de los Gastos de viajes y pasajes realizados por los Colaboradores en Misión de la Compañía. ALCANCE Todos los procesos



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Versión 1

TABLA DE CONTENIDO

POLÍTICA DE VIÁTICOS ............................................................................................. 1

TABLA DE CONTENIDO ............................................................................................. 2

REGISTRO DE REVISIONES ...................................................................................... 3

LISTA DE PÁGINAS EFECTIVAS ............................................................................... 4

DEFINICIONES ............................................................................................................ 5

1. POLÍTICA DE VIÁTICOS ...................................................................................... 6

2. FLUJOGRAMA ..................................................................................................... 7

3. FORMATOS ........................................................................................................ 10

3.1 FT-GTH-14 Solicitud de viáticos accidentales. ................................................. 10

3.2 FT-GTH-15 Certificado de cumplimiento de misión. ......................................... 11

4. ANEXOS. ............................................................................................................ 12

4.1 Anexo 1 – Cuadro de viáticos. .......................................................................... 12

4.2 Anexo 2 – Cuadro de hospedaje. ..................................................................... 13



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Versión 1

REGISTRO DE REVISIONES

Revisión Capítulos

revisados y modificados (S.A.)

Fecha Efectiva

Mes. DD, AAAA Insertada por Aprobado por

Original Jun., 06, 2012 Oscar Guevara Luz Dary Cano Correa

1

Se actualizó: Procedimiento para

solicitud, aprobación y legalización de

viáticos, formato FT-GTH-14 Solicitud de viáticos y Cuadro de

viáticos.

Se añadió: Registro de revisiones, Listado de páginas efectivas, Formato FT-GTH-15

Certificado de Cumplimiento de

Misión.

Nov., 16, 2012 Leonardo Sastoque

Pinilla

Luz Dary Cano Correa



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Versión 1

LISTA DE PÁGINAS EFECTIVAS

PÁGINA REVISIÓN FECHA PÁGINA REVISIÓN FECHA

1 1 Nov., 16, 2012

2 1 Nov., 16, 2012

3 1 Nov., 16, 2012

4 1 Nov., 16, 2012

5 1 Nov., 16, 2012

6 1 Nov., 16, 2012

7 1 Nov., 16, 2012

8 1 Nov., 16, 2012

9 1 Nov., 16, 2012

10 1 Nov., 16, 2012

11 1 Nov., 16, 2012

12 1 Nov., 16, 2012

13 1 Nov., 16, 2012



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Versión 1

DEFINICIONES 1. ARL.

Aseguradora de Riesgos Laborales.

2. VIÁTICOS. Sumas de dinero que el Empleador reconoce a los trabajadores y contratistas en Misión para cubrir gastos en que estos incurren para el cumplimiento de sus funciones fuera de su sede habitual de trabajo, reconociendo principalmente gastos de transporte, manutención y alojamiento del Colaborador o Contratista en Misión. Estos Viáticos pueden ser Accidentales o Permanentes (Código Sustantivo del Trabajo – Artículo 130)

3. VIÁTICOS ACCIDENTALES Son Viáticos Accidentales aquellos que sólo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente. No constituyen salario en ningún caso. (Código Sustantivo del Trabajo – Artículo 130). (Según las Funciones de cada uno de nuestros Colaboradores descritas en la Directriz de Perfiles y Funciones (DR-GTH-01) y los contratos realizados con nuestros Contratistas, Girag S.A. entregará únicamente este tipo de Viáticos)

4. VIÁTICOS PERMANENTES Los Viáticos Permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al Colaborador o Contratista manutención y alojamiento; pero no en lo que sólo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los Gastos de representación. (Código Sustantivo del Trabajo – Artículo 130)



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Versión 1

1. POLÍTICA DE VIÁTICOS GIRAG S.A. en cumplimiento con el Artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo, otorgará a sus Colaboradores y Contratistas en Misión los Viáticos accidentales acordados en la siguiente Política para su manutención y alojamiento de acuerdo a las necesidades de la Compañía con previa aprobación de la Dirección General. Los parámetros generales para cumplir con lo anterior son:

• Las condiciones de alojamiento y reserva de pasajes serán las acordadas directamente por GIRAG S.A.

• En caso de ser necesario realizar un viaje internacional y el país requiera Visa, Pasaporte, Vacunas, entre otras; GIRAG S.A. asumirá los gastos de lo mismos.

• Cuando el viaje se haga en vehículo propio, le será rembolsado al Colaborador y/o Contratistas en Misión los gastos generados por el concepto de combustible y peajes; siendo necesario para ello que se tengan las facturas como soporte, con su respectivo NIT.

• En caso de enfermedad y/o accidente, las respectivas EPS y ARL serán las responsables de la atención de los Colaboradores y/o Contratistas en Misión, notificando previamente a la realización del viaje la información del mismo a las entidades pertinentes por parte de la Dirección de Gestión Humana o quien haga sus veces.

• No se autorizará el viaje a Colaboradores y/o Contratistas en Misión que tengan pendiente la Legalización de Viajes pasados a menos que se trate de la prórroga de la Misión que se estaba llevando a cabo.

• No se autorizarán viajes para la realización de Misión que causen Viáticos accidentales superiores a un (1) día para salir un viernes o en día previo a día festivo, salvo cuando se trate de la asistencia a actividades cuya realización esté programada en forma tal que exija la presencia de los Colaboradores y/o Contratistas en Misión durante el fin de semana o el día festivo en la ciudad de destino.

• Excepcionalmente y con autorización previa por escrito por parte de la Dirección General, cuando el objeto de la Misión requiera de la presencia del Colaborador y/o Contratista en Misión designado en el sitio correspondiente en las primeras horas de la mañana del día siguiente a un fin de semana o a un día festivo, se autorizará el pago de Viáticos accidentales desde el día anterior.

Es responsabilidad del Proceso de Gestión Humana el verificar y comparar las tarifas aéreas o terrestres que ofrecen las distintas compañías prestadoras de servicio de transporte nacional e internacional a los principales destinos donde se dirigen nuestros Colaboradores y Contratistas en Misión, como lo son Bogotá, Barranquilla, Cali, Medellín y Panamá; con el fin de obtener el mayor beneficio económico para la Compañía. La tarifa que más se ajuste al presupuesto de GIRAG S.A. será la escogida para el traslado. Al presentarse en la Base en la cual el Colaborador y/o Contratista deben desarrollar la Misión a la cual fueron encomendados, deberán portar en todo momento los siguientes documentos:

• Carné de GIRAG S.A. • Cédula de Ciudadanía. • Pasaporte (Si viaja fuera de Colombia) • Carné de ARL Y EPS (Si aplica). • Visa (Si aplica)

_________________________ Luz Dary Cano

Director General Girag S.A.



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Versión 1

2. FLUJOGRAMA



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Versión 1



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Versión 1



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Versión 1

3. FORMATOS 3.1 FT-GTH-14 Solicitud de viáticos accidentales.



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Versión 1

3.2 FT-GTH-15 Certificado de cumplimiento de misión.



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Versión 1

4. ANEXOS. 4.1 Anexo 1 – Cuadro de viáticos.

Desayuno Almuerzo Comida

Nivel Directivo $15,000.00 $30,000.00 $30,000.00 $30,000.00 N/A 5% del total. $110,000,00*

Nivel Ejecutivo $10,000.00 $20,000.00 $20,000.00 $20,000.00 N/A 5% del total. $74,000,00*

Nivel Operativo $7,000.00 $15,000.00 $15,000.00 $20,000.00 N/A 5% del total. $60,000,00*










Nivel Directivo USD 15.00 USD 25.00 USD 25.00

1. Si está hospedado en la ciudad USD 40; Si se hospeda cerca a Girag

S.A. USD 10.0; Si la Compañía facilita el

vehículo USD $8.

USD 5.00 5% del total.

Si está hospedado en la ciudad USD 116 si se

hospeda cerca a Girag S.A. USD 84 Si la

Compañía le facilita el vehículo USD 80.

Nivel Ejecutivo USD 10.00 USD 20.00 USD 20.00



vehículo USD $8.


Si está hospedado en la ciudad USD 97; si se

hospeda cerca a Girag S.A. USD 66; Si la


Nivel Operativo USD 7.00 USD 15.00 USD 15.00



vehículo USD $8.


Si está hospedado en la ciudad USD 83; si se

hospeda cerca a Girag S.A. USD 51; Si la


Norte AméricaNivel Directivo y Nivel Ejecutivo

USD 10.00 USD 20.00 USD 20.00 USD 40.00 USD 5.00 5% del total. USD 100

Sur y Centro América (Excepto Panamá)

Nivel Directivo y Nivel Ejecutivo

USD 10.00 USD 20.00 USD 20.00 USD 25.00 USD 2.00 5% del total. USD 81

EuropaNivel Directivo y Nivel Ejecutivo

EUR 15.00 EUR 25.00 EUR 20.00 EUR 40.00 EUR 5.00 5% del total. EUR 110

Ciudad de Panamá, Panamá.

*El monto varía dependiendo de las condiciones de alojamiento del Hotel (Alimentación y transporte cortesía del Hotel)

Imprevistos Total por díaTransporte Teléfono

Bogotá, Colombia.

Cali, Colombia.

Destino Tipo ColaboradorAlimentación

Barranquilla, Colombia.

Medellín, Colombia.



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Versión 1

4.2 Anexo 2 – Cuadro de hospedaje.

Nivel Directivo

Hotel Habitel, Habitación $185.000(Sencilla), $195.000 (Doble) + 10% IVA + $ 5.500 DE SEGURO; Incluye desayuno y transporte. (No incluye alimentación extra ni servicios de minibar) 0 Apartamento de Girag S.A. (Cra 12 No. 23 - 41/55 Apto. 1107, Edificio:

Torre del Campo)

Nivel Ejecutivo

Hotel Habitel, Habitación $185.000(Sencilla), $195.000 (Doble) + 10% IVA + $ 5.500 DE SEGURO; Incluye desayuno y transporte. (No incluye alimentación extra ni servicios de minibar) 0 Apartamento de Girag S.A. (Cra 12 No. 23 - 41/55 Apto. 1107, Edificio:

Torre del Campo)

Nivel OperativoApartamento de Girag S.A. (Cra 12 No. 23 - 41/55 Apto. 1107, Edificio: Torre del

Campo)

Nivel DirectivoHotel La torre de Cali, Habitación sencilla: $54.800 (IVA incluido), (No incluye

alimentación y servicios de minibar)

Nivel EjecutivoHotel La torre de Cali, Habitación sencilla: $54.800 (IVA incluido), (No incluye


Nivel OperativoHotel La torre de Cali, Habitación sencilla: $54.800 (IVA incluido), (No incluye


Nivel DirectivoHotel Genova, Habitación sencilla: $63.000 (IVA incluido) + Seguro hotelero. (No

incluye alimentación y servicios de minibar)

Nivel EjecutivoHotel Genova, Habitación sencilla: $63.000 (IVA incluido) + Seguro hotelero. (No


Nivel OperativoHotel Genova, Habitación sencilla: $63.000 (IVA incluido) + Seguro hotelero. (No


Nivel DirectivoHotel Las lomas, Habitación sencilla: $128.000 + IVA (Incluye Seguro Hotelero); Hotel Santiago de armas, Habitación sencilla $125.000 + 10%IVA+$4800 Seguro Hotelero o

Apartamento Girag S.A., Cra 77 No 47 - 97 Rionegro; Antioquía.

Nivel EjecutivoHotel Las lomas, Habitación sencilla: $128.000 + IVA (Incluye Seguro Hotelero); Hotel Santiago de armas, Habitación sencilla $125.000 + 10%IVA+$4800 Seguro Hotelero o

Apartamento Girag S.A., Cra 77 No 47 - 97 Rionegro; Antioquía.Nivel Operativo Apartamento Girag S.A., Cra 77 No 47 - 97 Rionegro; Antioquía.

Nivel DirectivoHotel Riande, habitación sencilla, USD 85 + 10% Tarifa de turismo (Incluye desayuno

y transporte) o Apartamento de Girag Panamá S.A. (Av. Manuel Espinosa Batista, edificio Metrópolis, Apartamento 10B)

Nivel EjecutivoHotel Riande, habitación sencilla, USD 85 + 10% Tarifa de turismo (Incluye desayuno

y transporte) o Apartamento de Girag Panamá S.A. (Av. Manuel Espinosa Batista, edificio Metrópolis, Apartamento 10B)

Nivel OperativoApartamento de Girag Panamá S.A. (Av. Manuel Espinosa Batista, edificio Metrópolis,

Apartamento 10B)

Norte AméricaPersonal

AdministrativoSegún Cotización previa realizada por el Proceso de Gestión Humana. (El pago lo

realizará directamente el Proceso Financiero)Sur y Centro

América (Excepto Panamá)

Personal Administrativo

Según Cotización previa realizada por el Proceso de Gestión Humana. (El pago lo realizará directamente el Proceso Financiero)

EuropaPersonal

AdministrativoSegún Cotización previa realizada por el Proceso de Gestión Humana. (El pago lo

realizará directamente el Proceso Financiero)

Ciudad de Panamá, Panamá.

Bogotá, Colombia.

Medellín, Colombia.

Barranquilla, Colombia.

Cali, Colombia.

Destino Tipo Colaborador Alojamiento

revisÓ abelia falla · 2013-04-09 · el propósito de esta política es definir los distintos...

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