revisión por la alta dirección - secretaría de cultura ... · entradas revisión por la...
TRANSCRIPT
FR-13-PR-MEJ-01 v3 Presentación Plantilla 3
Revisión por la Alta Dirección
Agenda
Bienvenida e Introducción
Objetivo
Subsistema de Gestión de Calidad y MECI.
Auditoría Externa de seguimiento
Subsistema de Gestión Ambiental.
Subsistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo
Subsistema de Gestión Documental.
Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información.
Subsistema de Gestión de Responsabilidad Social.
FR-13-PR-MEJ-01 v3 Presentación Plantilla 3
Revisión por la Dirección SIG PR-MEJ-06
Objetivo: Revisar el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión y asegurar suadecuación, conveniencia, eficacia, eficiencia y efectividad, que permitan unmejoramiento continuo del mismo.
Dar cumplimiento a lo establecido en: Ley 872 de 2003. Decreto 652 de 2011; NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública; NTD SIG 001:2011. Norma TécnicaDistrital Sistema Integrado de Gestión.
Diagnóstico de Información para Revisión por laDirección SIG
Para asegurar la sostenibilidad y adecuado funcionamiento delSIG, debe ser apropiado por todos los funcionarios, liderados por elgrupo directivo, responsables de los procesos de la entidad.
Los profesionales encargados de administrar la documentación delSIG definen, implementan acciones y hacen gestión y seguimientopara fortalecer el sistema.
Sin embargo, depende de los Responsables de los Procesosgarantizar su conocimiento y apropiación por parte de todos losfuncionarios de la entidad y mantener actualizados eimplementados sus procesos
Diagnóstico de Información para Revisión por laDirección SIG
Por oficio, correo y de forma presencial se realizó gestión
buscando garantizar tener al día los diferentes elementos a
evaluar en la reunión.
Información
SolicitadaRadicado
Fecha de
Solicitud
Fecha
Informado
Fecha
de
Entrega
Procesos que
entregan de
Información a
tiempo
Seguimientos
Punto de atención al
ciudadano - revisión
por la dirección
20155000215933 25/09/2015 01/10/2015 08/10/2015
Fomento
Gestión de
Talento Humano
Conocimiento
Mejora Continua
A estas solicitudes se les
realizó seguimiento por
correo, por teléfono, por
Orfeo y personalmente
de manera permanente
desde el 08 de Octubre.
La información para
consolidar se empezó
recibir posteriormente a
la fecha solicitada; sin
embargo en algunos
casos la información no
cumplía con los
requisitos necesarios
para consolidar esta
presentación
Solicitud información
derechos de petición -
revisión por la
dirección.
20155000215793 25/09/2015 01/10/2015 08/10/2015
Solicitud información
satisfacción de
usuarios y producto no
conforme - Revisión
por la Dirección
2015500021566325/09/2015 01/10/2015 08/10/2015
Memorando solicitud
avances compromisos
de revisiones por la
Dirección
20155000213403 25/09/2015 01/10/2015 08/10/2015
Desempeño y avances de los Subsistemas SIG
Subsistema Gestión de Calidad
Entradas Revisión por la Dirección
Retro-alimentación del Cliente (PQR's, Satisfacción Usuarios
(misionales y puntos de atención).
Desempeño de Procesos (Documentación, Indicadores)
Producto No Conforme.
Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
Acciones de seguimiento de revisiones previas
Resultados sobre la gestión de los Riesgos
Normograma.
Cambios que podrían afectar el Sistema
Recomendaciones para la mejora
Resultados de Auditorias Internas y Externas.
Revisión de la Políticas y Objetivos SIG.
PR-MEJ-06
1. Retroalimentación del Cliente
Retro-alimentación del ClientePunto Atención al Ciudadano
Tema (Escriba los temas de mayor consulta) 2014 2015
Información SDCRD 361 40
Convocatorias 193 46
Actividades SDCRD 173 50
Programación Cultura 309 56
Planetario Distrital 3 57
Programación Bibliotecas 38 93
Otras Entidades 234 812
Temas Varios de la Ciudad 324 781
Cursos Deportivos 4 60
Talleres Artísticos y Cursos Culturales 7 63
Total 1646 2058
Consultas Presenciales
Retro-alimentación del ClientePunto Atención al Ciudadano
Tema 2014 2015
Convocatorias 81 10
Actividades SDCRD 146 27
Programación Cultura 224 76
Planetario Distrital 109 3
Programación Bibliotecas 0 3
Otras Entidades 85 100
Temas Varios de la Ciudad 159 73
Cursos Deportivos 83 0
Talleres Artísticos y Cursos Culturales 30 0
Total 917 292
Consultas Telefónicas
Retro-alimentación del ClientePunto Atención al Ciudadano
Tema 2014 2015
Información Sobre el sector: Cultura, Recreación y
Deporte
91 163
Total 91 163
Consultas Correo Electrónico
- Las consultas realizadas en el Punto de atención, hacen referencia a:Festivales al parque, Festival de Verano, entre otras.- Sobre estas se suministra información de programación y ejecución de lasmismas.
Se sugiere- La Oficina Asesora de Comunicaciones centralice la información de las
actividades del sector, y esta sea la que se suministre al Punto de Atención.- Las encuestas de satisfacción se realicen en la página Web de la Secretaría,
ya que los ciudadanos no les gusta realizar la encuesta física.
Retro-alimentación del Cliente
1. El tema más reiterativo se encuentra relacionado con “ Regulación Control y Personas Jurídicas”,específicamente la expedición de certificaciones de existencia y representación legal, solicitudes deinscripción de dignatarios, entre otras.
2. En segundo lugar encontramos los “ Asuntos de Arte, Cultura y Patrimonio”, relacionados con lasconvocatorias, inclusión o exclusión de bienes de interés patrimonial, información sobre poblaciones, temasde localidades entre otros.
3. En el tercer puesto están “Asuntos de Lectura y Bibliotecas”, allí encontramos todos los temas inherentesa la administración de las bibliotecas que pertenecen a la Red Distrital de Bibliotecas.
4. La mayoría de las peticiones resueltas por la Oficina, corresponde a temas relacionados con actividadescontractuales, conceptos y demás asuntos jurídicos.
Derechos de Petición
Retro-alimentación del ClienteDerechos de
Petición
Se compara los meses de enero,marzo y junio en el año 2015 sepuede apreciar un aumento en elporcentaje de cumplimiento; noobstante, cruzados los porcentajesde los meses de abril, junio yagosto es claro que en 2015 elcumplimiento fue inferior al 2014.
Por lo anterior, se requiere de unmayor compromiso de las personasencargadas de proyectar y firmarlas respuestas, con el fin dealcanzar la meta establecida en100%.
Retro-alimentación del ClienteSatisfacción de
los usuarios
Total de Encuestas 176
Calificación Promedio 9,7
Punto de Atención
El Proceso de Atención al Ciudadano cuenta con un indicador el cual mide elNivel de satisfacción de los usuarios del punto de atención y se reporta demanera mensual.
Retro-alimentación del ClienteSatisfacción de
los usuarios
Procesos Resultados Procesos Misionales
Fomento
Entre los meses de marzo y junio de 2015 se aplicó la encuesta de percepción a los
ciudadanos que participaron en las jornadas de inscripción de propuestas para el
Programa Distrital de Estímulos 2015.
La sistematización de la encuesta fue solicitada al Observatorio de Culturas y los
resultados más relevantes son:
- El proceso de inscripción es calificado como "bueno" por el 76,3% de los
encuestados, y como "muy bueno" por el 21,2%.
- La cartilla del concurso es calificada como "clara" por el 71,6% de los
encuestados, y "muy clara" por el 25,9%.
- El 70% de las personas encuestadas asistió a una de las jornadas informativas
realizadas para la explicación de las condiciones de participación en los
concursos.
- De acuerdo con los encuestados, la principal fuente de información sobre los
concursos es el portal web de la SCRD (37%), seguido por el portal web de la
entidad responsable del concurso (32%).
En los meses de noviembre y diciembre se aplicará una nueva encuesta, dirigida a los
participantes en los concursos de todas las entidades.
Organización
Proceso nuevo se encuentra en Plan de Trabajo.Producción
Gobernanza
Retro-alimentación del ClienteSatisfacción de
los usuarios
Procesos Resultados Procesos Misionales
Conocimiento
SASPL: Con relación a la solicitud de la medición de satisfacción de los usuarios del
SISCRED; no se han presentado comentarios, observaciones, sugerencias de los
usuarios del sistema, por lo que no se reportar medición al respecto. En este sentido,
se definirá otro mecanismo de medición de satisfacción de los usuarios, posiblemente
la mejor opción es cargar una encuesta de autodiligenciamiento en el SISCRED.
Observatorio: Hasta el momento no ha realizado esta medición, pero se va a
implementar. Dicha implementación está en el plan de mejora de Investigaciones y
Mediciones
Regulación
No se recibió un reporte atendiendo la solicitud Radicada por Orfeo.
Se toma la información del “indicador Satisfacción en la atención de usuarios
IND-REG-06”, registrada en el cuadro control Administrador de Indicadores de
Mejora Continua, en el cual en su histórico ha obtenido el 100% como resultado. Con
unas observaciones así: Durante el periodo que comprende el tercer trimestre del año
2015, se evidencia que el nivel de satisfacción evaluado, cumple al 100% las
necesidades e inquietudes de los usuarios. De las calificaciones y comentarios
efectuados por los usuarios se evidencia que los mismos se encuentran totalmente
satisfechos con la orientación y atención que reciben.
Se debe implementar el Lineamiento 8. Mecanismos de medición;de la NTD. En el cual se exige la medición de todos los Bienes &Servicios ofrecidos por cada uno de los procesos misionales.
2. Desempeño de Procesos
Desempeño de Procesos Documentación
Herramienta de Control“Listado Maestro de Documentos - FR-02-PR-MEJ-01”
Estados Documentos SIG
- En uso: son 374 documentos que han sido aprobados y seencuentran vigentes para ser utilizados en la gestión de laSecretaria.
- En Revisión: Son 84 documentos que requieren algún tipode ajuste y estandarización la cual se compone de fases:
- Solicitud (Documento nuevo o en actualización).- Tramites en Sistema de Gestión Documental- Diagramación y Codificación- Relación con el Normograma (Si aplica)- Impresión y Digitalización- Revisión y Firmas- Publicación- Socialización
- Suspendido: Es 1 documento que por algún motivo no seeliminan totalmente del sistema pero no se encuentran enuso.
- Eliminado: Son 91 documentos que ya no son requeridosen el sistema pero debe mantenerse su historia.
- Traslado: Son 97 documentos que se trasladan de unproceso a otro.
Estado Documentos Cantidad
En uso 374
En revisión 84
Suspendido 1
Eliminado 91
Traslado 97
Total general 647
Desempeño de Procesos Documentación
Los documentos de Gobernanza, Organización y Producción son documentosnuevos que están en revisión y no han sido publicados aún.
En el caso de documentos de Gobernanza provienen del Proceso anterior deParticipación.
Desempeño de Procesos Documentación
Desempeño de Procesos Documentación
Desempeño de Procesos Indicadores
Desempeño de Procesos Indicadores
A corte Septiembre 30. El procesos de Gobernanza (anterior Participación) en elaboración por partedel responsable de participación.
Los procesos de Organización y Producción no cuentan con indicadores de Gestión El reporte de indicadores ha sido entregado fuera de tiempo de acuerdo a la periodicidad, en la
mayoría de los procesos. Se recuerda que el tiempo de entrega estipulado en el procedimiento esen los primeros cinco días hábiles del mes siguiente.
Cantidad de Indicadores por proceso y periodicidadProceso Mensual Bimestral Trimestral Cuatrimestral Semestral Anual Total general
Politicas y Direccionamiento Estrategico 2 2
Mejora Continua 1 2 1 4
Comunicaciones 5 1 6
Gestión de Talento Humano 5 1 6
Gestión de TICs 3 1 4
Conocimiento 2 2 4 8
Fomento 2 2 4
Gobernanza (indicadores de Participación) 2 2
Regulación 2 1 3
Gestión Financiera 5 1 6
Gestión de Recursos Físicos y Servicios Generales 2 2
Gestión Documental 2 2
Gestión Jurídica 8 1 9
Atención al Ciudadano 4 4
Control Interno y Disciplinario 1 1 2
Total general 33 1 14 2 8 6 64
Desempeño de Procesos Indicadores
Desde el proceso de MejoraContinua se estableció unindicador el cual se mide demanera semestral y con el cual seevidencia la Apropiación del SIGen los servidores públicos de laSecretaria.
La apropiación del SIG disminuyó sin cumplir la meta a pesar de las diferentes herramientasutilizadas (Cápsulas SIG, Socializaciones programadas, Visita a las Oficinas, Socializacionesen Comités Primarios por Dependencias).
Para la medición de este indicador se han realizado evaluaciones presenciales yelectrónicas, sin contar con la participación de la totalidad de los servidores.
El SIG dispondrá una herramienta electrónica para medir la apropiación del SIG, en la cual se realizaránla evaluación pertinentes a las socializaciones del periodo. Esta será informada a los Responsables yLideres operativos por Proceso
URL para indicador Apropiación SIG II Semestre 2015http://www.culturarecreacionydeporte.gov.co/elecciones2014/index.php/272675/lang-es
3. Producto No Conforme
Producto o Servicio No Conforme
Procesos Resultados
Fomento En el año 2015 no se ha presentado producto o servicio no conforme.
Organización
Existe la ficha técnica de organización y participación y del proceso anterior de
Organización que fue eliminado, la cual puede servir de insumo para la
construcción de esta ficha. Por lo que, no ha reportado producto o servicio no
conforme.
ProducciónNo cuenta en la actualidad con ficha técnica de bienes y servicios, por lo que no
ha reportado producto o servicio no conforme.
GobernanzaNo cuenta en la actualidad con ficha técnica de bienes y servicios, por lo que no
ha reportado producto o servicio no conforme.
Conocimiento
En el año 2015 no se ha presentado producto o servicio no conforme, en los
bienes y servicios del Observatorio de Culturas.
Frente a la Subdirección de Análisis Sectorial, Poblacional y Local, en el primer
trimestre no se presentó producto o servicio no conforme. En el segundo
(reportes) y tercer trimestre (aplicativo estímulos) si se presentó y fue
reportado. Se incluyó en el consolidado.
Regulación Durante el año 2015 no se ha presentado producto o servicio no conforme.
Comunicaciones En el año 2015 no se ha presentado producto o servicio no conforme.
4. Estado de las ACPM
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
AC AP AM C AC AP AM C
Políticas y Direccionamiento Estratégico 1 0 0 0 10 0 1 5
Mejora Continua 1 0 0 0 21 1 17 13
Comunicaciones 6 0 2 0 5 0 8 0
Gestión de TIC's 5 0 2 0 13 0 9 2
Gestión de Talento Humano 8 0 5 0 14 2 12 0
Conocimiento 2 3 0 0 10 0 0 4
Regulación 0 0 3 0 5 2 4 8
Fomento 0 0 1 0 14 0 4 2
Gobernanza 1 0 0 0 0 0 0 0
Organización 1 0 0 0 0 0 0 0
Participación 1 0 0 0 5 1 2 1
Gestión jurídica 2 0 2 0 10 5 13 0
Recursos físicos 6 0 0 3 11 1 0 4
Gestión financiera 8 0 2 1 12 0 2 6
Atención al ciudadano 5 0 0 0 1 0 0 0
Seguimiento y evaluación 1 1 0 0 15 0 15 0
Control interno y disciplinario 4 0 0 0 4 0 0 0
TOTAL 52 4 17 4 203 19 103 46
TOTAL
PROCESOSAbiertas Cerradas
77 371
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
Políticas y Direccionamiento
Estratégico1
Mejora Continua 1
Comunicaciones 8
Gestión de TIC's 7
Gestión de Talento Humano 13
Conocimiento 5
Regulación 3
Fomento 1
Gobernanza 1
Organización 1
Participación 1
Gestión jurídica 4
Recursos físicos 9
Gestión financiera 11
Atención al ciudadano 2 3
Seguimiento y evaluación 1 1
Control interno y disciplinario 4
TOTAL 3 74
TOTAL 77
Proceso Vencidas En curso
5. Seguimiento de compromisos revisiones previas
Compromisos Revisiones Alta Dirección
Año Total Terminados Pendientes
2014 21 17 4
2013 (pendientes 17 16 1
2012 (pendientes) 33 30 3
2011 (pendientes 5 5 0
Total 76 68 8
EL Profesional de la Dirección de Planeación recopilo la información de estaestrada desde el año 2011, y ha realizado un seguimiento a cada una de ella loque ha permitido el cierre de 68 compromisos.
Esto equivale a 89 % de gestión en cuanto a seguimiento.
Compromisos Revisiones Alta Dirección
Compromisos
Anteriores
Responsable Seguimiento Entregado
Adoptar y socializar la
política de
comunicaciones
mediante acto
administrativo. (2012)
Oficina Asesora
Comunicaciones
2014: Elaboración cronograma de trabajo sectorial.
2015: La asesoría de comunicaciones actual, que entró en
vigencia a partir del mes Enero de 2015 ha avanzado en la
actualización de la Política de Comunicaciones, documento
que será presentado para su aprobación en comité directivo
del día 26 de Octubre de 2015.
Alimentar y fortalecer
el Sistema de
Información Sectorial-
Módulo de Culturas,
Recreativas y
Deportivas (2012)
Dirección de Culturas
Recreativas y Deportivas
2014: Al finalizar los contratos inter administrativos realizados
por la SCRD y la Universidad Nacional, se cuenta con
información de línea base del sector para ser integrada al SIS
relacionada con procesos de caracterización de
organizaciones y escuelas de formación deportiva.
2015: Desde el año 2012 se ha utilizado e implementado el
Sistema de Información Sectorial, alimentando la información
asociada a las convocatorias del sector en recreación, deporte
y actividad física, desde el IDRD y la SCRD. Es así como se
ha suministrado información en el modulo con los datos de las
personas jurídica y agrupaciones participantes de las diversas
versiones, con datos como nombre del proponente, upz,
localidad, barrio, propuesta, entre otros.
Compromisos Revisiones Alta Dirección
Compromisos
AnterioresResponsable Seguimiento Entregado
Adoptar lineamientos para
el programa de apoyos y
estímulos en el campo
recreodeportivo (2012)
Dirección de Culturas
Recreativas y
Deportivas
2014: El 11 de octubre de 2013, se realizó ajustes al documento de Lineamientos,
conforme ajustes presentados por a Mesa de Fomento de SCRD, el 30 de
diciembre de 2013 se presenta documento ante la DCRD. Se presento propuesta
de Lineamientos en mes de Abril de 2014 en Comité Primario, realizando los
ajustes pertinentes consignados en acta de fecha 11 de abril con orfeo
201441000823. Posteriormente el 16 de septiembre de 2014 se registra en Acta
con Orfeo 20144100174333 el procedimiento de estímulos para el campo de la
recreación , el deporte, recreación, parques y escenarios, como complemento al
documento de Lineamiento. Finalmente se solicita mediante correo electrónico de
fecha 6 de octubre de 2014 se solicita a la Dirección de Planeación ampliar el
plazo para presentar documento final de Lineamientos antes del 12 de noviembre
de 2014.
2015: Se realizó revisión documental y se adelantaron acciones de aproximación a
un documento de lineamientos de fomento en el campo recreodeportivo, tomando
como referencia el proceso desarrollado por la Dirección de Arte, Cultura y
Patrimonio.
Para la vigencia señalada, se adelantaron reuniones y consultas con el IDRD
respecto a la concepción del fomento asociado a estímulos y así se avanzo
significativamente en la mesa sectorial de fomento para construir una primera
versión de los lineamientos.
Posteriormente, se avanzo en el documento de lineamientos del proceso de
fomento en recreación, deporte, actividad física, parques y escenarios para
Bogotá, como consta en radicados No. 20144100255103 y 20153000093963, sin
embargo, es preciso señalar que atendiendo a directrices de la Secretaria de
Despacho, desde el mes de junio de 2015 se inició trabajo articulado con la
Dirección Arte, Cultura y Patrimonio para construir conjuntamente con la Dirección
de Bibliotecas y la Dirección de Regulación y Control un único documento sectorial
de lineamientos de fomento que permita diferenciar por capítulos las acciones
propias de cada dependencia.
Compromisos Revisiones Alta Dirección
Compromisos
AnterioresResponsable Seguimiento Entregado
Ajuste y aprobación de la
Política de Comunicaciones
(2013)
Oficina Asesora
Comunicaciones
Comité Directivo
2014: Se está elaborando un cronograma sectorial de actividades
para aprobar dicha política.
2015: La asesoría de comunicaciones actual, que entró en vigencia
a partir del mes Enero de 2015 ha avanzado en la actualización de
la Política de Comunicaciones, documento que será presentado
para su aprobación en comité directivo del día 26 de Octubre de
2015.
Designar un líder por cada
dependencia para realizar el
seguimiento a las respuestas
de los derechos de petición
(2014)
Todas las
dependencias
Conocimiento SASPL; Talento Humano; Gestión TIC's;
Conocimiento OC; Gestión financiera; Regulación; Políticas y
Direccionamiento Estratégico; Mejora Continua; Comunicaciones;
Recursos físicos; Jurídica
Articular con el tema de IVC
del proceso de Regulación
del Sector (2014)
Proceso de
Organización
Elaborar un plan de trabajo
para revisión de los
procedimientos de todos los
procesos (2014)
Responsables de
Proceso
Conocimiento SASPL; Fomento; Talento Humano; Control Interno y
Disciplinario; Conocimiento OC; Gestión Financiera; Regulación;
Políticas y Direccionamiento Estratégico; Mejora Continua;
Comunicaciones; Gestión Jurídica; Recursos Físicos
Implementar el proceso de
Gestión de Cambio (2014)
Responsables de
procesos
Gestión de Talento Humano; Conocimiento SASPL; Fomento;
Control Interno y Disciplinario; Conocimiento OC; Gestión financiera;
Regulación; Políticas y Direccionamiento Estratégico; Mejora
Continua; Comunicaciones; Recursos Físicos, Gestión Jurídica
6. Gestión De Riesgos
Gestión de Riesgos por Proceso
La actualización de los mapas deriesgos de los procesos fuerealizada en el año 2015, entrelos meses de mayo y julio,contando con un total de 77riesgos:
- 36 con calificación final bajo- 24 con calificación finalmoderado- 10 con calificación final alto- 7 con calificación final extremo
Estos resultados muestran unaestabilidad con respecto a losriesgos de los procesos del año2014. Los 41 riesgos concalificación moderado, alto yextremo, les fueron planteadasacciones adicionales a loscontroles existentes con el fin decontrolar su materialización.
7. Evaluación Cumplimiento Requisito Legal
Cumplimiento de los Requisitos Legales
El Normograma del Sistema de Gestión de la Entidad cuenta conun procedimiento de Administración y una herramienta en excel enla cual se registran 666 normas que lo rigen de acuerdo a loreportado por los responsables de Proceso dentro de laactualización de los documentos del Sistema.
Se actualizó el procedimiento de Administración del NormogramaPR-MEJ-08, en concordancia con el lineamiento No. 9 entregadopara la implementación de la NTD SIG 001:2011, en el cual seincluían los campos de un formato sugerido referente alcumplimiento de los requisitos legales. Fueron incluidos todos losrequisitos legales del Subsistema de Gestión Ambiental y de losprocesos en los cuales se han revisado y actualizado losprocedimientos.
Acciones de
Seguimiento y Control
Proceso Mejora
Continua
Cantidad de Solicitudes
Atendidas
Cantidad deDocumentos, ACPM, Riesgos,
y otras actividades apoyadas y de
seguimiento
ACPM 115 295
Actas Reunión 101 122
Auditoria 20 19
Capsulas del SIG 99 124
Derechos de Petición 29 74
Documentación 194 428
Ficha de Bienes y Servicio 5 12
Gobierno en Línea 1 1
Informe Proyectos 38 41
Lineamientos NTD 19 18
Mapa de Riesgos 29 45
Modificación Indicadores 8 13
Normograma 17 562
Plan Anticorrupción 38 44
PNC 9 9
Presentaciones 15 16
Rendición de Cuentas 92 184
Reporte Indicadores 139 452
Revisión por la Dirección 24 24
Socializaciones 41 160
Transparencia 8 8
PIGA 12 12
Total general 1053 2663
Seguimiento actividades desde Proceso Mejora continua al SIG
8. Cambios que podrían afectar el SIG
GESTIÓN DE TIC'SEl proceso de TICS paso de ser de apoyo a estratégico, se considera imprescindible elacompañamiento de la Dirección de Planeación y Procesos estratégicos para redimensionar lasfunciones que se deben desempeñar, entendiendo que el proceso debe ser continuo a corto, medianoy lago plazo.
Es de vital importancia que el Grupo Interno de Sistemas cuente con una estructura fortalecida tantoen la parte del recurso humano como tecnológico, con el fin de cumplir con un rol más estratégico,que permita contribuir al desarrollo sostenible en la ejecución de los planes y programas públicos.
De igual manera, es fundamental para la ejecución de los objetivos de la Entidad, que el personal queexiste actualmente tenga continuidad, ya que el contar con personal idóneo y conocedor del quehacerinstitucional coadyuva a la sostenibilidad de la gestión.
GESTIÓN TALENTO HUMANO- De no dar continuidad a las acciones desarrolladas en el marco de la gestión de cambio y no contarcon los recursos físicos, humanos y financieros, el resultado de la medición del clima organizacionalpodría verse afectado negativamente.- El no contar con recursos humanos, físicos y financieros podría afectar la implementación delSistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, corriendo el riesgo de incumplir con la norma NormaTécnica Distrital.
CONOCIMIENTOEl constante cambio del mapa de procesos puede debilitar el sistema debido al impacto que estoconlleva y a los múltiples cambios que se deben realizar cuando se ajusta el mapa de procesos de laentidad, tales como actualización de documentos, indicadores, mapa de riesgos, etc.
8. Cambios que podrían afectar el SIG
GESTIÓN FINANCIERAEl próximo cambio de administración, puede ocasionar traumatismos en la continuidad de los procesos relacionados con el logro de los objetivos y al Plan de Desarrollo.
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y SERVICIOS GENERALESTener el archivo de gestión alejado de las dependencias de la entidad.
MEJORA CONTINUAQue se presenten nuevas modificaciones al Mapa de Procesos, esto no permite que existauna continuidad en la ejecución y seguimiento a los temas relacionados al SIG.
Alto nivel de rotación en la Entidad por el cambio de administración.
9. Recomendaciones para la Mejora
POLÍTICAS Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y MEJORA CONTINUA1. Definir como objetivo del plan de acción de las dependencias, la actualización de los documentos del Sistema, con el fin de que sea evaluado como actividad puntual para todos los funcionarios que participan en el desarrollo de los procedimientos establecidos.2. Concertar con los responsables de los procesos, un espacio en las agendas de los Comités Primarios, las socializaciones de los temas relacionados con el SIG.3. Solicitar como una oportunidad de mejora que el grupo interno de sistemas apoye en el desarrollo de las herramientas correspondientes, que sean más amigables y de fácil diligenciamiento para los usuarios para todo los aspectos del SIG.
COMUNICACIONESLa Oficina Asesora de Comunicaciones recomienda para la mejora al Sistema Integrado de Gestión, respecto a esta área, la continuidad de una directriz que trascienda las vigencias de una administración, debido a que los cambios constantes en la Jefatura de la oficina genera que no se haga el debido seguimiento a los compromisos adquiridos en cada vigencia y en consecuencia cada directriz que inicie ya de hecho tendrá un retraso en cuanto a los procesos y procedimientos asociados al SIG.
GESTIÓN DE TIC'SRevisar la herramienta de Administración de la Mejora, dispuesta para tal fin, pues es compleja para sureporte. Adicionalmente deberían los funcionarios realizar acompañamiento a las áreas para un correctodiligenciamiento de la herramienta.
GESTIÓN TALENTO HUMANOProcurar conservar la última versión del mapa de procesos de la entidad con el fín de generar apropiación entre la Comunidad Institucional.
9. Recomendaciones para la Mejora
CONOCIMIENTO
Es necesario apropiar mucho más el Sistema Integrado de Gestión por parte de los funcionarios, ya que es muy importante para la entidad cumplir con los estándares definidos para obtener procesos de calidad, bien documentados, medidos, controlados y en constante mejora. En este mismo sentido, como otra recomendación, no se deberían presentar más cambios al mapa de procesos de la entidad para permitir también dicha apropiación del SIG.
PRODUCCIÓN
9. Recomendaciones para la Mejora
FOMENTO
La revisión de los lineamientos, la caracterización, los procedimientos y los formatos delproceso de fomento, con el objetivo de responder al nuevo mapa de procesos definido enel mes de julio del presente año. Esta nueva estructura plantea el fomento para tresprocesos antes separados, el fomento al arte, la cultura y el patrimonio, el fomento aldeporte, la recreación y la actividad física, y el fomento a la lectura.
El trabajo alrededor de este tema inició el pasado 11 de Agosto, con la participación de laSubdirección de Política y Fomento de la Dirección de Culturas Recreativas y Deportivas laDirección de Lectura y Bibliotecas. A la fecha, se ha actualizado la caracterización, y losprocedimientos de estímulos, apoyos concertados, alianzas estratégicas y jurados.Adicionalmente, se trabja en la construcciónd e un procedimiento específico para laconvocatoria Ley del Espectáculo Público (LEP).
GESTIÓN JURÍDICAContinuar con la motivación a las dependencias para mantener actualizados losdocumentos.Continuar con la socialización de Procesos y Procedimientos.
9. Recomendaciones para la Mejora
ORGANIZACIÓN
GESTIÓN FINANCIERAContar con los recursos económicos para la sostenibilidad del sistema.
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y SERVICIOS GENERALES- Utilizar de manera eficiente el servicio de transporte por parte de los funcionarios querequieran el servicio.- El archivo de gestión, en particular el de Personas Jurídicas se ubique cerca del personal queatiende los trámites relacionados con las mismas.- Digitalizar todo el archivo físico para lograr oportunidad de consulta.- Garantizar la apropiación del mapa de procesos vigente con el fin de que la comunidad
institucional se apropie y cumpla con los procesos y procedimientos de la entidad.
CONTROL INTERNO Y DISCIPLINARIO- En el procedimiento de auditorías internas el informe definitivo se reasigna al Secretario de
Cultura y se informa al responsable de proceso, en ocasiones los documentos informadosno se revisan, seria más efectivo que el informe se reasignara a los responsables deproceso y se informara al Secretario de Despacho.
- El sistema ORFEO favorece la cultura del no uso del papel, sin embargo hay documentosvoluminosos que se tienen ya digitalizados y se exige que se imprima una copia para elarchivo central, se le debe dar fe al documento digital y evitar la impresión de undocumento, que solo va ha ser consultado digitalmente.
9. Recomendaciones para la Mejora
10. Resultados de Auditorias Internas y Externas
Resultados de Auditorias Externas
Opinión Negativa
No Fenecimiento
Alta Representación de los Recursos entregados en
Administración
Vs.
Activo
Inoportunidad en la entrega de información a financiera
de los convenios
Resulta
do
Aud
itorí
a
Cau
sa
s
Resultados de Auditorias Externas
Administrativos Incidencia Fiscal Incidencia Disciplinaria
2014 21 3 9
2013 2 0 1
2012 2 2 2
21
3
9
2
0
1
2 2 2
0
5
10
15
20
25
Hallazgos Auditoría Externa
Plan de Mejoramiento
Acciones para revisar y mejorar procedimientos de: Contratos,administración de bienes, proyectos de inversión, contabilidad.
Acciones de capacitación a supervisores y responsables de PAC.
Acciones de coordinación entre áreas de la Secretaría.
Otras acciones: Fonade, Liquidación contrato 82 de 2014, AplicativoLimay, cumplimiento de metas, cto 213 de 2013 U.Javeriana.
Auditorias Internas SIG
Procesos
Hallazgos
Conformidad No conformidad
Mayor
No conformidad
Menor
Observaciones
Políticas y
Direccionamiento
Estratégico
4 3 1 2
Comunicaciones 6 19 0 0
Mejora Continua 6 0 0 1
Conocimiento 14 6 0 2
Regulación 5 0 0 7
Gestión
Documental8 3 1 1
Gestión de TIC’s 7 1 6 2
Gestión de Talento
Humano5 0 1 2
Gestión Jurídica 3 1 0 1
Control Interno y
Disciplinario5 0 3 1
Totales 63 33 12 19
Auditorias de Gestión
Proceso o
Dependencia
Hallazgos
Conformidad No conformidad
Mayor
No conformidad
Menor
Observaciones
Sistema de Control
Interno Decreto
371 de 2010
12 0 1 9
Gestión
contractual9 1 3 1
Bienes Directiva 3
de 20136 0 0 6
Procedimiento de
pago Prestaciones
sociales
4 1 0 2
Austeridad en el
gasto4 2 2 5
Totales 35 4 6 22
10. Revisión de la Política SIG
La Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, como entidad que lidera el sectoren la formulación concertada de políticas públicas con enfoque territorial y poblacional paralograr la garantía de los derechos y la promoción de las libertades culturales, buscando lasatisfacción de las necesidades y expectativas de la ciudadanía y demás grupos de interés;se compromete dentro de su gestión integral a:
* Promover el cumplimiento de los principios de Responsabilidad Social, Probidad yTransparencia.* Cumplir con los requisitos legales y organizacionales suscritos frente al Sistema Integradode Gestión.* Prevenir la contaminación y realizar las acciones necesarias para la mitigación y/ocompensación de los impactos ambientales significativos.* Garantizar un ambiente de trabajo adecuado, que permita identificar y prevenir lascondiciones y factores que afectan o pueden causar enfermedades y lesiones a losservidores públicos.* Proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad de los activos deinformación.* Administrar y conservar los documentos producidos en el ejercicio de su gestión ypreservar la memoria institucional.Para lograr lo anterior, promovemos el fortalecimiento del desarrollo del personal y laparticipación de los usuarios y partes interesadas; destinando los recursos necesarios paraconsolidar una cultura de mejoramiento continuo y de sostenibilidad del Sistema Integradode Gestión.
10. Revisión de los Objetivos SIG
* Lograr un compromiso con las partes interesadas de la Secretaría, para el logrode un desarrollo humano integral, y asegurar el crecimiento de la entidad, eldesarrollo social y el equilibrio ambiental.* Verificar el cumplimiento de los requisitos legales y organizacionales de laentidad.* Fortalecer la Gestión Ambiental, mediante instrumentos de planeación,evaluación, seguimiento y mejora, integrando un compromiso institucional con laadaptación al cambio climático de acuerdo al eje ambiental del actual Plan deDesarrollo Distrital.* Controlar los riesgos en Seguridad y Salud Ocupacional, para evitar la presenciala aparición de enfermedades e incidentes que puedan generar lesiones en losfuncionarios de la Secretaría.* Implementar los controles de seguridad necesarios para proteger los activos deinformación y generar confianza en las partes interesadas.* Crear y mantener documentos auténticos, fiables y utilizables, y proteger laintegridad de dichos documentos, durante el tiempo que establezca la tabla deretención documental de la entidad.
Auditoria Externa de seguimiento
Fecha Programada Días 03 y 04 de Noviembre de 2015
Subsistema Gestión Ambiental
Auditoria Distrital – Secretaria Distrital de
Ambiente
Los objetivos de la auditoría fueron:
*Evaluar la implementación del PIGA 2014 – 2015
*Evaluar el Plan de Acción del 2014 y Planteamiento del de 2015
*Evaluar el cumplimiento normativo a la fecha de la visita
*Realizar el seguimiento al cumplimiento de los requerimientos de la visita
anterior.
*Evaluar la información y el cumplimiento en los diferentes informes remitidos
a entes de control (SDA, MINMINAS, IDEAM, UAESP)
Subsistema Gestión Ambiental SGA
2014 - 2015
2012 - 2013
2013 - 2014
2010 - 2011
2010-2011: Porcentaje deImplementación: 72%
2012-2013: Porcentaje deImplementación: 84,21%
2013-2014: Porcentaje deImplementación: 76,42%
2014-2015: Porcentaje deImplementación: 89,2%
2013-2014Porcentaje de
crecimiento del SGA
2014-2015 12,78%
80,45%
Desempeño Histórico Ambiental
Subsistema Gestión Ambiental SGA
Avance 100%
Avance 40%
Subsistema Gestión Ambiental SGA
Riesgos Ambientales identificados en la Entidad
1. Fugas de agua.
2. Pérdidas de energía.
3. Accidentes (rotura de tubos, derrame de tintas de cartuchos, derrame de sobras de insumos de limpieza y desinfección).
4. Falta de certeza de las cantidades de residuos generados (peligrosos, ordinarios reciclables).
5. Que se adquieran productos o servicios no amigables con el medio ambiente y que generen impactos negativos.
Subsistema Gestión Ambiental SGA
AVANCE DE IMPLEMENTACIÓN 2015
98%
95,7%Componente de Planeación
100%Prácticas sostenibles
100%Uso eficiente del Agua
Uso eficiente de la Energía 94%
98%Consumo sostenible
Programas PIGA
100%Gestión Integral de Residuos
Desempeño ambiental de la entidad 2015: 97,3%
La Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, como entidadque lidera el sector público distrital de cultura, recreación y deportepara lograr la garantía y la promoción de las libertades y los derechosculturales y deportivos de los y las habitantes de Bogotá, mediante laformulación concertada de políticas públicas y su gestión integral conenfoque territorial y poblacional, se compromete a promover laprotección del medio ambiente, previniendo la contaminación,identificando y mitigando los riesgos, e impactos negativosambientales en todas las actividades y procesos que desarrolla. Estomediante la implementación del Sistema de Gestión Ambiental, quepermita no sólo la promoción de la conciencia ambiental, sino elmejoramiento continuo del sistema, basado siempre en elcumplimiento de la normatividad ambiental vigente y aplicable, que decomo resultado un ambiente sano y sostenible.
Política Ambiental
Subsistema Gestión Ambiental SGA
Subsistema Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo
La Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte atiende y cumple la normativa vigente relacionada con la Seguridad ySalud en el Trabajo y se compromete con la prevención de riesgos laborales, la promoción y protección de la salud, laimplementación y desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo procurando la integridad física,mental y social de toda la comunidad institucional, así como la mejora continua de los procesos y protección al medioambiente.
Para cumplir con los anteriores compromisos la Entidad implementa las siguientes acciones:
Cumplir la normativa vigente aplicable en materia de riesgos laborales.
Asumir la responsabilidad a través de los diferentes niveles de Dirección, para liderar la aplicación del Sistema deGestión en Seguridad y Salud en el Trabajo con el objetivo de promover la salud, velar por la seguridad y protección detodos los funcionarios, contratistas, subcontratistas y visitantes que se encuentren en las sedes institucionales.
Asignar los recursos físicos, financieros y el talento humano necesarios para desarrollar la gestión de la Seguridad yla Salud.
Desarrollar actividades de promoción y prevención que permitan propiciar la cultura del autocuidado, crear concienciade los riesgos que pueden causar accidentes y enfermedades laborales, mejorar las condiciones de trabajo, controlar delausentismo y preparar a los servidores para emergencias.
La comunidad institucional será responsable de velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos deseguridad para realizar un trabajo seguro y productivo, y de notificar oportunamente aquellas condiciones que puedangenerar consecuencias y contingencias para las personas y la entidad.
Fomentar la participación activa del COPASST con el fin de establecer canales formales de comunicación y divulgarlos programas de Seguridad, Salud e Impacto Ambiental.
Política Seguridad y Salud en el Trabajo
Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo GSST
A la fecha se encuentra en proceso de incorporación al SIG lossiguientes documentos:
Matriz de Peligros de la SCRD. Reporte de Accidente o Incidente de Trabajo (Lineamiento
# 10 NTD). Identificación del peligros, Evaluación del Riesgo y
determinación de Controles. Investigación de incidentes o accidentes de trabajo.
Se debe incorporar la Normatividad del Subsistema en elNormograma a través de una solicitud de elaboración,modificación o eliminación de documentos
Documentación GSST
Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo
Implementar el Lineamiento 13. Proceso de Gestión Documentalen el SIG y el Lineamiento 4. Cuadro de caracterizacióndocumental – Control de Registros, de la NTD SIG 001:2011 en ladocumentación existente.
Debe incorporar la Normatividad del Subsistema en elNormograma a través de una solicitud de elaboración,modificación o eliminación de documentos
Documentación Gestión Documental - SIGA
Subsistema Gestión Seguridad de la Información
Implementar el Lineamiento 11. Inventario de Activos deInformación, de la NTD SIG 001:2011 en la documentaciónexistente.Se encuentra el registro de Activos de Información publicado en
la Página Web de la Entidad
A la fecha se encuentra en proceso de incorporación al SIG lossiguientes documentos:
Plan de Contingencia Política de Seguridad de la Información Plan Estratégico de Tecnología de la Información y las
Comunicaciones
Debe incorporar la Normatividad del Subsistema en elNormograma a través de una solicitud de elaboración,modificación o eliminación de documentos
Documentación Subsistema Gestión Seguridad de la Información - SGSI
Subsistema Responsabilidad Social
Implementar el Lineamiento 15. Responsabilidad Social, dela NTD SIG 001:2011 en la documentación existente.
Debe incorporar la Normatividad del Subsistema en elNormograma a través de una solicitud de elaboración,modificación o eliminación de documentos
Documentación Subsistema Responsabilidad Social - SRS
Gracias