Porque tantas reuniones? Usemos las reuniones para terminar los temas y no para tratarlas y hacerlas de larga

duracin.

avegando por la web me encontr con dos artculos (uno de Per y otro de Espaa), estos artculos hablan de una nueva palabra: REUNIONITIS.

Pero Qu es Reunionitis? nos preguntaremos. Pues un concepto de un artculo publicado por Malko Gallegos de Aptitus, nos dice que es el uso compulsivo o mal uso de las reuniones como herramienta de gestin, que impacta negativamente en los resultados.

Si bien es cierto el concepto lo dice todo, pero t has estado presente en estas reuniones?, o has convocado a reuniones y visualizaste a los asistentes realizando otras cosas, por ejemplo, revisar su celular cada 5 10 minutos, si es que estas en un laboratorio, ellos ni bien llegan las prenden y disque te estn atendiendo, pero en realidad te miran y por ratos hacen otras cosas, tambin hemos visto o tambin nos ha pasado, a los famosos bostezos y las miradas cansadas, y hay muchas otras ms que si te pones a contar, te acordars de manera rpida, y lo comentaras con los que te rodean causando un tema de conversacin (intntalo).

Despus de haber reconocido las cosas que hacen los asistentes en las reuniones, hazte la siguiente pregunta: Qu hare para evitar estos percances?

Para evitar estos percances debes de tomar en cuenta los siguientes temas que recog de Jose Mendiola (Espaa), Kristen Gil (Google) y adems un valor agregado (de mi parte):

N

Es realmente necesario realizar una reunin (o varias)?

Empezamos la semana y ya tenemos reuniones pendientes, unas son para tratar lo anteriormente tratado y otras para.bueno te dejo pensarlas, acurdate de las reuniones que asistes y sacas tus conclusiones. Retomando al tema, si queremos que la reunin sea rpida, satisfactoria y productiva, te recomiendo ya haber tomado decisiones con las personas que asistirn, y como lo hago?, pues esto ya te explicare en otro punto las maneras y si lo prcticas, poco a poco las reuniones ya no ser una preocupacin de prdida de tiempo.

Contenido y objetivos definidos

Si la reunin que planificas debe de darse si o si, entonces te recomiendo indicar con anticipacin los temas claros y especialmente que objetivos alcanzar, pero si sabes que la reunin ser de discusin, entonces te recomiendo ya haber realizado la discusin con anticipacin utilizando diferentes

medios. OJO: Recuerda siempre hacer un acta.

Directo al grano sin mucho que decir.

Trata de que las reuniones que realices sean mximo de una hora u hora y media, pero mnimo sera genial media hora, recuerda que tu personal a cargo o personal de tu lnea tienen actividades diarias, ya que tambin ayudar a evitar que los asistentes terminen hablando diferentes cosas y adems queden temas pendientes.

Es necesario asistir a una reunin?

Como empresa y como persona tenemos funciones y de estas nacen las actividades diarias, pero cuando tenemos reuniones tenemos que estancar lo que hacemos, sabiendo que lo que estamos haciendo tambin es urgente y nos preocupa.

Como les explique prrafos anteriores, como persona y como empresa queremos producir, pero si no producimos nos observan, o tambin en todo caso observamos.

Pero en una publicacin Kristen Gil, vicepresidente de Operaciones de Negocios en Google menciona lo siguiente: Para ahorrar tiempo y ser productivos, a las reuniones deben asistir como mximo 10 personas y todos los que asistan deben proporcionar algo.

Por lo tanto programa una reunin rpida para que tus compaeros de trabajo sigan produciendo y funcionando.

Empieza a usar la tecnologa.

Este punto es uno de los que ayudar a que las reuniones sean rpidas, productivas y lo ms importante que no sean aburridas.

Ao tras ao las empresas inventan cada cosa que literalmente nos ayuda a

solucionar otras cosas personales, pero cules de estas nos ayuda a ser ms eficientes en nuestro trabajo?

Uno de las herramientas puede ser lo que siempre usamos, te imaginas cul es?.... pues si el famoso Word o Excel, estos dos primeros nos puede servir bastante. Si programas una reunin, te recomiendo compartir el documento de discusin, remitir a los que asistirn, y ellos

pueden usar la opcin de comentarios para opinar, o si quieres en una sola vista separado por celdas, puedes armar un esquema con Excel, y solicitar lo devuelvan llenado.

Otra herramienta que puedes utilizar en tiempo real sin necesidad de recibir muchos correos es Google Apps, de entre las cuales tienes para elaborar un documento o una hoja de clculo. Estas dos aplicaciones que tenemos a la mano con simplemente tener

una cuenta de google, son muy fciles de usar y lo importante que todos pueden trabajar a la vez, todos opinan desde sus asientos, todos editan, y todos crean, que bonito suena verdad?, pero lo has puesto en prctica?, algunos dirn si y otros no.

Otra herramienta usada es Dropbox que es para almacenar y compartir archivos, que desde mi

experiencia, es muy til, que con decirte que hoy en da en mi caso ya no uso USB, este ltimo solo lo uso para trasladar informacin pesada. Tambin puedes usar Google Drive que tiene las mismas funciones, pero tambin lo bueno que desde ah puedes crear muchas cosas, que si te tomas tu tiempo puedes encontrar muchas opciones interesantes.

Si existen otras herramientas?, pues si existen muchas, te recomiendo investigar si estas interesado en mejorar y modernizarte, recuerda que hasta aplicaciones mviles existen.

Persona que tome decisiones

Quin es la persona que toma de decisiones? Es la persona quien recopila las discusiones antes de la reunin, analiza y propone una decisin, ojo propone no toma la decisin. Esa propuesta lo menciona en reunin y todos los asistentes dicen

si estn correctas o no, y tambin lo pueden mejorar, y se ingresa en acta para su difusin.

Con esta persona designada nuestra reunin ser mejor organizada y evitar que todos hablen a la vez ya que el tiempo de la reunin es rpida.

Esta persona tambin puede compartir antes un archivo con la propuesta de la decisin y las dems personas desde sus escritorios lo pueden mejorar o aprobar, y en la reunin solo se concluira con lo que se acord previamente de manera online.

Recuerda las reuniones son muy importantes, pero hay que programarlas de una manera efectiva, ya que generar satisfaccin a tu personal y aumentar el desempeo y por ende el usuario se sentir satisfecho.

Mg. Cristhian Snchez Uriarte

DTC Escuela de Administracin Virtual

Universidad Seor de Sipn

Referencias:

Kristen Gil (2012): Start-Up Speed. Google. Recuperado de https://www.thinkwithgoogle.com/articles/start-up-speed-kristen-gil.html

Jose Mendiola (2014). Reunionitis': cmo poner fin a ese cncer para la productividad. Espaa. Recuperado de http://www.yorokobu.es/reunionitis/

Malko Gallegos (2015). Reunionitis: un mal que afecta a la productividad en las empresas. Per. Recuperado de http://aptitus.com/blog/gestion-laboral/reunionitis-un-mal-que-afecta-la-productividad-en-las-empresas/

https://www.thinkwithgoogle.com/articles/start-up-speed-kristen-gil.htmlhttp://www.yorokobu.es/reunionitis/http://aptitus.com/blog/gestion-laboral/reunionitis-un-mal-que-afecta-la-productividad-en-las-empresas/http://aptitus.com/blog/gestion-laboral/reunionitis-un-mal-que-afecta-la-productividad-en-las-empresas/