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7/25/2019 reuniones-de-trabajo-efectivas.pdf

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ES HORA

DE CAMBIARLAS REUNIONES

DE TRABAJO


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REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS: LOS SECRETOS DE ELON MUSK, JEFF BEZOS Y OTROS 12 MANAGERS DE XITO

!"# %&'()*( +& ,%"-".* #*( #)( +'+" '(" +& /"#0&%%"1)&(,"# +& (&2*3)*# 14# 3*(,%*5&%,)+"#6 7*%'( /"+* #*( )(+)#8&(#"-/ 8"%" &/ 9'(3)*("1)&(,*+& 3'"/:')&% *%2"();"3)


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MEJORESMANAGERS

DEL MUNDO.

14 Consejospara tus reuniones

de los


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Jason Fried y David Heinemeier son co-fundadores de37signals y a su vez escritores del libro Rework, libro:'& #& 3*(5)%,)< %48)+"1&(,& &( -,#&//&% 1'(+)"/y en todo un imprescindible del management y la8%*+'3,)5)+"+6

@(,%& /" 3*/&33)


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Por cierto Te gustara saber cul es realmente el coste de una reunin eempresa? Puedes calcularlo en esta pgina web:

@#,& 8%)1&% 8'(,* (*# 0" #&%5)+* +& )(,%*+'33)


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Christopher Frank, vice-presidente de American Express,considera que denir el propsito de una reunin es uno+& /*# "#8&3,*# 14# )18*%,"(, 8"%" 3*(#&2')% %&'()*(%*+'3,)5"#6 F 8"% +& /* *-5)* :'& 8'&+& 8"%&3&% ,&3*(#&.*= ,*+"5?" &H)#,&( 1'30*# &:')8*# :'& #& %&E(&(habitualmente sin conocer de antemano este propsito y

8*% /* ,"(,* 3'"(+* #& 8%&(,"( &( /" %&'()


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Tipo de reunin: Dene claramente si es'(" %&'()H)-to? Por ejemplo Identicar los problemas+& '#"-)/)+"+ :'& 2&(&%"( '( "/,* 30'%(%",&K6

Estructura: Se corresponde la reunin:'& +&"# 8%&8"%"% 3*( "/2'(" ,%'3,'%"de reunin conocida? (Daily Huddle, WeeklyTactical, One-to-one).

ProTip!

1.

2.

3.

No sabes cmo denir el propsito de unareunin? Tener claros estos puntos te ayudarn" 3*(#&2')%/*M


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Sheryl Sandberg es la COO (Chief operating ofcer) deFacebook y adems la escritora del superventas "'#) 1)3+4')5 3+&6 #)7 ,8' 3*99 ,+ "'#7: T


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@( *3"#)*( /" "2&(+" 8'&+& ,*1"%#&como una checklist y no como un camino#&3'&(3)"/6 7*% &.&18/*= 8'&+& %'/,"%,&14# 3


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Guy Kawasaki adems de ser chief evangelist en Canva,es uno de los expertos en tecnologa y mrketing ms%&3*(*3)+*# +& ,*+* &/ 1'(+* 2%"3)"# " #' +)/","+"experiencia en empresas como Apple. Tambin es unimportante inversor y adviser de muchas Startups de xito.Es por ello que cuando Guy Kawasaki habla de reuniones#"-& +& /* :'& 0"-/"6

De todas sus reexiones y consejos sobre reuniones hemosdecidido destacar una de su libro The art of start 2.0 que+)3& "#?M !;7'9#),# 9#$ ,#&'#$ $')/*99#$ #),'$ 7' 9# &'()*-)0:Aunque Guy da este consejo para un contexto de reuniones

+& -*"%+= ,& 8&%9&3,"1&(,& "8/)3"-/& &( ,*+"# /"#%&'()*( *8&%",)5"#= ,43,)3"# * ,%",>2)3"#6

@#,"# %&'()*( #*( '(" *8*%,'()+"+ 8"%" +)#3',)% ,&1"#)18*%,"(, * +"%%*//"% /*# 8/"( *8&%",)5*# #&1"("/Sabiendo que su tiempo es limitado (o que debera serlo),(* 8*+&1*# 2"#,"%/* &H8*()&(+* /*# %&8*%,= 1>,%)3"# *#),'"3)


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A) ',)/);"# 0&%%"1)&(,"# +&3*/"-*%"3)


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A,&5& X*-# 3%&?" :'& /"# %&'()*( +&-?"( +&,"% /)1),"+"# " ":'&//*# 1)&1-%*# +&/ &:')8*:'& 9'&%"( "-#*/',"1&(,& )(+)#8&(#"-/ 8"%"&/ ,&1" :'& #& ,%","-" &( 3"+" '(" +& &//"#6 R :'& 1"(,&(&% &( 8%*8*%3)*( %&+'3)+"#/"# %&'()*( ,)&(& 3)&%,"# 5&(,"."#M

En el libro Insanely Simple de Ken Segall, un colaborador0"-),'"/ +& X*-#= 3'&(," '(" "(>3+*," :'& *3'%%)< +'%"(,&una de sus reuniones semanales y que demuestra la total3*(5)33)


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A& #'&/& 3*(9'(+)% " /"# 8&%#*("# :'& (&-3),"( J3*(*3&%K &/ %'/,"+* +& /" %&'-()


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F'(:'& ,& 8'(,* ,4 ,%&30"1&(,&relacionado con el punto anterior no signican/* 1)#1*6 W)&(,%"# :'& &( &/ 8'(,* "(,&%)*%

#& 0"-/" +& '(" 3',)( #' 3"8"3)+"+ +& 3*(,"2)"%/" " *,%*#1)&1-%*# +&/ &:')8*6

Pittampalli sugiere que hay que dejar claro&/ 1&(#".& +& :'& #) "/2')&( (* 5" " "N"+)%5"/*% " '(" %&'()


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B( 8&:'&N* ,%'3* 8"%" 3*18%*-"% #)"/2')&( ,4 ",&(,* * (* &( '(" %&'()


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Elon Musk es conocido por ser uno de los CEOs ms&H)2&(, &( &/ 41-),* /"-*%"/6 B(" +& #'# 14H)1"# &( /*que a reuniones se reere es que los participantes debenestar super-preparados para ellos. Si se establece unpropsito y una agenda para una reunin, esto no se hace&( 5"(*6 T"+" 8"%,)3)8"(,& +&-& %&5)#"% ," )(9*%1"3)


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Uno de los benecios fundamentales de/"# %&'()*( 9"5*%&3&% /" 1*,)5"3)3()3"# 3*1&(;"% 3*( -'&("#(*,)3)"#6 @( #'# %&'()*( #&1"("/=

Weiner, pregunta a todos los participantes3'4/ 0"( #)+* /"# 5)3,*%)"# * /*2%*# +& /"#&1"(" 8"#"+" ,"(,* 8&%#*("/ 3*1*8%*9)*("/ F/ 3*1&(;"% /" %&'()


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Ed Catmull - Director de Pixar

Deja que la gente exprese susideas y mantente abierto a

recibir feedback

La clave est en valorar todos los puntos de vista que se ofrecen como un proceso aditivoy no competitivo. En enfoque competitivo mide el resto de ideas contra las de uno mismo,convirtiendo as una discusin en un debate que se gana o se pierde. En cambio, un enfoqueaditivo, comienza con el entendimiento de que cada participante contribuye en algo en labsqueda de un xito comn (incluso si es slo una idea que alimenta la discusin pero enltima instancia no funciona).

tip 09

Las pelculas de Pixar no son buenas en un primer momento, de hecho son terribles.Nuestro trabajo es hacer que pasen de apestar a no a pestar. Y esta idea, la idea deque las pelculas Pixar no fueran brillantes desde un primer momento, es unconcepto difcil de entender para muchas personas


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PRO TIP!: Existen varias tcnicas para lide-!"! $"% !&'()*(&% +!&",)-"% * .& /!")(%,*!-0)(12 3(" .& $"% 04% +*(*+)."% &% $" .& $*%6 sombreros, en la que se reparten 6 roles56"("1)(17 8(9*!0",)*(7 :0*,)*(%7 ;)%+&!(-ment, Optimistic and Creativity) para que los


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Jeff Bezos fund Amazon en un garaje en 1994 y unos aosdespus se convirti en el dueo el e-commerce ms grandede los Estados Unidos. Se le conoce como uno de los CEOsms estrictos y por ello una de sus mximas es evitar la+*0Evita la complacencia excesiva

tip 10

Los lderes estn obligados a respetuosamente enfrentarse a decisiones cuandoestn en contra de ellas, incluso cuando sea algo incmodo o extenuante. Loslderes deben tener conviccin y ser tenaces. Ellos no se comprometen en arasde la cohesin social. Una vez que se determina una decisin se comprometenen su totalidad


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3(" .& $"% 9'(+)*(&% "%," @'&."! ,*,"$0&(,& .)$')."2Esto provoca que se nalice la reunin sin cumplir con elobjetivo y se tengan que agendar reuniones de manera

Por supuesto esto es un gran problema hoy en da ya que.&A).* " $" -&$*+).". +*( $" @'& +"0A)" &$ 0&!+".*7 $"tecnologa y los competidores, nos vemos obligados a tomarmuchas decisiones a diario y estas decisiones deben tomarse!4


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ProTip!:$ .&+)%)*( 0"I&! (* ,)&(&


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Pro

Ti !

%& %'&$"( "$"!1"! 0'+>* 04% >"%," @'& ,*.* &$ 0'(.* +*(%).&!" '(".&+)%)?( +*0* A'&("2 E*! *,!* $".*7 $"


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Adam Lashinsky es el escritor del libro Inside Apple, en&%,& $)A!* >"+& '(" !".)*1!"9G" .& $"% ,J+()+"%7 ,4+,)+"%y estrategias que utiliza esta multinacional y que le han

$$&-".* " +*(-&!,)!%& &( '(" .& $"% +*0&0*% (*0A!".* "(,&% .&diffusion of responsibility, muchas tareas quedan sinK.'&D*L .&A).* " @'& (".)& ,)&(& $" !&%


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TIP!: Para poder asignar DRI a cada una de las

,"!&"% &% )0


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Verne Harnish es el fundador de Entrepreneurs Organization(EO), fundador de Gazelles Inc y uno de los especialistas&( 0"("1&0&(, 04% !&+*(*+).*% .&$ &+*%)%,&0"emprendedor. En su libro Mastering the Rockefeller Habitsdedica todo un apartado a un concepto muy interesante:

K:$ !),0* .& !&'()*(&%L2

P!"( "+&! '(


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Evitan muchos otras reuniones: F$ >"+&! !&'()*(&% .&0"(&!" "! &%,"% !&'()*(&%


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ProTip! Q) @')&!&% &%,"A$&+&! '( !),0* .& !&'()*(&%7


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Una de las ideas que propone Richard Branson para darle9!&%+'!" " $"% !&'()*(&% &% +"0A)"! .& -&B &( +'"(.* .&&%+&("!)*2

La mayora de las empresas acostumbran a realizar lasreuniones siempre en la misma ocina e incluso en el mismo.&%"+& 0"!"-)$$"%


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Bonus Advice

En los ltimos aos hemos visto una revolucin de las comunicaciones hacia

una vertiente asncrona, es decir, comunicaciones en las que los interlocutoresno tienen por que estar presentes en el mismo lugar y al mismo tiempo paracomunicarse.

Con el ritmo de vida actual todo el mundo tiene las agendas ultra-completas,los das disponen de 24 horas y no los podemos alargar. Cmo es posible quepodamos coordinar equipos de 6, 8 o incluso 15 personas para realizar una reunin?Apuesto a que en muchas ocasiones pierdes ms tiempo buscando una fecha para

la reunin que en la propia reunin.

Con la comunicacin asncrona las agendas no son un problema. Por ello, lo mejorque podemos hacer es diferenciar qu necesitamos tratar de manera directa y quepodemos tratar de manera asncrona. Para ello usa herramientas como el emailsiempre que puedas, ya que no requieren una respuesta instantnea y minimizalos canales que generan interrupciones como las llamadas, video-conferenciaso reuniones presenciales. De esta manera los asistentes pueden responder en el

momento que ms les convenga y ser dueos de sus agendas.

Si te acostumbras a llevar a un canal asncrono todo lo que no se tenga que tratarcara a cara, reducirs considerablemente el tiempo de tus reuniones y en muchoscasos descubrirs que muchas reuniones se pueden evitar directamente.

r. Nikola Deskovic - Fundador de Autoscout24 y Bettermarks

Disclosure: Nikola Deskovic es inversor en TribeScale


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1. Es una reunin necesaria

2. No se puede realizar de manera asncrona

3. El propsito de la reunin est claro

4. La agenda est definida

5. Hemos avanzado temas antes de la reunin

6. Slo participan las personas necesarias

7. La gente viene motivada y preparada

8. Vamos a comenzar compartiendo las buenas noticias

9. La gente debe compartir sus ideas y opiniones aunque

estas choquen con las de otros compaeros

11. Vamos a generar y asignar responsabilidades

individuales durante la reunin

Tenemos que establecer un ritmo de reuniones

10. Hay asignado un decision maker


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En TribeScale hemos desarrollado una herramienta para mejorarlas reuniones, hacerlas ms cortas y a su vez ms productivas. Ennuestra pgina web puedes encontrar ms informacin sobre estamagnfica herramienta, y si lo deseas, puedes empezar a utilizarlapara gestionar las reuniones de tu equipo.

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