REUNIONESREUNIONESCOORDINACIÒN Y DIRECCIÒNCOORDINACIÒN Y DIRECCIÒN

•ACADEMIA OLÌMPICAACADEMIA OLÌMPICA

DOMINICANADOMINICANA

Luis E. Cumba

FORMALIDADES

• CONVOCATORIA (*)CONVOCATORIA (*)_ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN_ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN– TIPO DE REUNIÓNTIPO DE REUNIÓN– LUGARLUGAR– FECHAFECHA– HORAHORA– AGENDAAGENDA– FIRMAS AUTORIZADASFIRMAS AUTORIZADAS

FORMALIDADES FORMALIDADES

• AGENDAAGENDA– PASE DE LISTAPASE DE LISTA– ESTABLECIMIENTO DE QUÓRUN ESTABLECIMIENTO DE QUÓRUN – LECTURA ACTA ANTERIORLECTURA ACTA ANTERIOR– INFORMES:INFORMES:– TEMAS A TRATARTEMAS A TRATAR– FECHA PRÒXIMA REUNIÓNFECHA PRÒXIMA REUNIÓN– CLAUSURACLAUSURA

PECULIARIDADES DE LOS PECULIARIDADES DE LOS PARTICIPANTESPARTICIPANTES

• EL QUE DÁ OPINIONESEL QUE DÁ OPINIONES• EL QUE SIEMPRE ESTÁ EN DESACUERDOEL QUE SIEMPRE ESTÁ EN DESACUERDO• EL ORIENTADOREL ORIENTADOR• EL EVALUADOR Y CRÍTICOEL EVALUADOR Y CRÍTICO• EL MOTIVADOREL MOTIVADOR• EL CONCILIADOREL CONCILIADOR• EL SEGUIDOR PASIVOEL SEGUIDOR PASIVO• EL “TÉCNICO” EN PROCEDIMIENTO EL “TÉCNICO” EN PROCEDIMIENTO PARLAMENTARIOPARLAMENTARIO• EL QUE BUSCA RECONOCIMIENTOEL QUE BUSCA RECONOCIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARLAMENTARIOPROCEDIMIENTO PARLAMENTARIO - -REGLAS DE ROBERT, MANUAL DE CUSING, MANUAL REGLAS DE ROBERT, MANUAL DE CUSING, MANUAL DE DEMETER- DE DEMETER-

• OBJETIVOS:OBJETIVOS:– DISCUCIONES LIBRESDISCUCIONES LIBRES– DEBATES ORDENADOS Y CONCISOSDEBATES ORDENADOS Y CONCISOS– DECISIONES MAYORITARIASDECISIONES MAYORITARIAS– PROTECCIÒN DE LAS MINORÍASPROTECCIÒN DE LAS MINORÍAS– PROTEJE LA ASAMBLEA COMO UNIDADPROTEJE LA ASAMBLEA COMO UNIDAD– REUNIONES ÁGILES, PRODUCTIVAS...REUNIONES ÁGILES, PRODUCTIVAS...

TÉRMINOS Y CONCEPTOS TÉRMINOS Y CONCEPTOS PROCEDIMENTALES (I)PROCEDIMENTALES (I)

• QUÓRUMQUÓRUM

• MAYORÍAMAYORÍA

• MAYORÍA SIMPLEMAYORÍA SIMPLE

• MAYORÍA ABSOLUTAMAYORÍA ABSOLUTA

• MAYORÍA EXTRAORDINARIAMAYORÍA EXTRAORDINARIA

• PLURALIDADPLURALIDAD

• UNANIMIDADUNANIMIDAD

TÉRMINOS Y CONCEPTOSTÉRMINOS Y CONCEPTOS PROCEDIMENTALES (IIPROCEDIMENTALES (II) )

• SESIÓN Y REUNIÓN

• MOCIÓN

• SECUNDAR UNA MOCIÓN

• MESA O PRESIDENCIA

• MOCIÓN ANTE LA ASAMBLEA

• MOCIÓN SOBRE LA MESA

• MOCIÓN DE ENMIENDA

• RETIRO DE UNA MOCIÓN

TÉRMINOS Y CONCEPTOS TÉRMINOS Y CONCEPTOS PROCEDIMENTALESPROCEDIMENTALES (III) (III)

• USO DE LA PALABRA (*)USO DE LA PALABRA (*)

• INTERRUPCIONES PERMITIDASINTERRUPCIONES PERMITIDAS

• CANALIZACIÓN DEL DEBATECANALIZACIÓN DEL DEBATE

• IMPERSONALIDAD DEL DEBATEIMPERSONALIDAD DEL DEBATE

• ELECCIONES Y VOTACIONESELECCIONES Y VOTACIONES

• LIMITE DE LA AUTORIDAD DE LA LIMITE DE LA AUTORIDAD DE LA

ASAMBLEAASAMBLEA

SUGERENCIAS SUGERENCIAS PARA UNA REUNIÓN PARA UNA REUNIÓN PRODUCTIVAPRODUCTIVA

• ESTUDIAR LOS TEMAS PREVIAMENTEESTUDIAR LOS TEMAS PREVIAMENTE• LIMITAR LA PARTICIPACIÓN A PERSONAS LIMITAR LA PARTICIPACIÓN A PERSONAS RELACIONADAS CON EL TEMARELACIONADAS CON EL TEMA• ESCOGER EL LUGAR ADECUADOESCOGER EL LUGAR ADECUADO• ASEGURE EL SUMINISTRO DE MATERIALASEGURE EL SUMINISTRO DE MATERIAL• COMIENCE A TIEMPOCOMIENCE A TIEMPO• FIJE EL TIEMPO PARA CADA TEMAFIJE EL TIEMPO PARA CADA TEMA• UBICAR AL SECRETARIO EN LUGAR UBICAR AL SECRETARIO EN LUGAR

ADECUADOADECUADO• ATENCIÓN A LA CONDUCCIÓN EFECTIVAATENCIÓN A LA CONDUCCIÓN EFECTIVA

REUNIÓNREUNIÓN UN MEDIO EFICAZ UN MEDIO EFICAZ PARA:PARA:

• TOMAR DECISIONESTOMAR DECISIONES• MEJORAR LA CALIDAD DE LAS MEJORAR LA CALIDAD DE LAS

DECISIONESDECISIONES• PROPORCIONAR UN FORO PARA PROPORCIONAR UN FORO PARA

LA DISCUSIÓN ESTRUCTURADALA DISCUSIÓN ESTRUCTURADA• COMUNICARSE CON EL GRUPOCOMUNICARSE CON EL GRUPO• FOMENATAR EL TRABAJO EN FOMENATAR EL TRABAJO EN

EQUIPO.EQUIPO.

REUNIONES IMPRODUCTIVAS

CuandoCuando::• Al parecer, no tienen un propósito real. Al parecer, no tienen un propósito real.

• Complican las cosas mas sencillas.Complican las cosas mas sencillas.

• Duran demasiado tiempo.Duran demasiado tiempo.

• Les sirven de tribuna a los locuaces.Les sirven de tribuna a los locuaces.

• Retrasan la toma de decisiones y de Retrasan la toma de decisiones y de medidas.medidas.

REUNIONES EXITOSASREUNIONES EXITOSAS

CUATRO FACTORES PARA LOGRAR EL CUATRO FACTORES PARA LOGRAR EL DOBLE DEL ÉXITO EN LA MITAD DEL DOBLE DEL ÉXITO EN LA MITAD DEL TIEMPO:TIEMPO:

• PREPARACIÓNPREPARACIÓN

• EXPOSICIÓN IDONEAEXPOSICIÓN IDONEA

• LIMITACIÒN DEL TIEMPOLIMITACIÒN DEL TIEMPO

• CONTROLCONTROL

COMUNICACIÒN la la base de la base de la

COMPRENSIÒN Factores que bloquean la Comunicación:Factores que bloquean la Comunicación:

• Falta de libertad para decir lo que realmente pensamos.Falta de libertad para decir lo que realmente pensamos.

• No comprendemos nuestros sentimientos.No comprendemos nuestros sentimientos.

• Se nos hace difícil expresarnos con palabras.Se nos hace difícil expresarnos con palabras.

• El sentido de una palabra puede ser diferente paraEl sentido de una palabra puede ser diferente para cada persona.cada persona.

• Solo oímos lo que deseamos escuchar.Solo oímos lo que deseamos escuchar.

• A veces dejamos de escuchar, solo para prepararA veces dejamos de escuchar, solo para preparar nuestra respuesta.nuestra respuesta.

ACTAS DE LAS REUNIONESACTAS DE LAS REUNIONES

– CONTITUYEN LA HISTORIA DE LA CONTITUYEN LA HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN.ORGANIZACIÓN.

– SI SE OBSERVAN LOS PROCEDIMIENTOS SI SE OBSERVAN LOS PROCEDIMIENTOS SERÀ UN REGISTRO AUTORIZADO.SERÀ UN REGISTRO AUTORIZADO.

– LA REFERENCIA OBLIGADA.LA REFERENCIA OBLIGADA.

– LA LA BASE PARA CUALQUIER ACCIÓN BASE PARA CUALQUIER ACCIÓN POSTERIOR SOBRE DECISIONES TOMADAS.POSTERIOR SOBRE DECISIONES TOMADAS.

CRITERIOS A TOMAR EN CRITERIOS A TOMAR EN CUENTACUENTA

• OBJETIVOOBJETIVO

• REDACTOR (*)REDACTOR (*)

• ESTILOESTILO

• EVITEEVITE

• PROCUREPROCURE

FORMA DE REDACTAR ACTASFORMA DE REDACTAR ACTAS

A-A-SÌNTESIS:SÌNTESIS: UN BREVE RESUMEN D E LOS TÓPICOSUN BREVE RESUMEN D E LOS TÓPICOS TRATADOS JUNTO CON LAS DECISIONES TRATADOS JUNTO CON LAS DECISIONES TOMADAS.TOMADAS.

B- B- CRONOLÒGICA:CRONOLÒGICA: REDACTADA DE FORMA QUE DETALLAREDACTADA DE FORMA QUE DETALLA CADA INTERVERCIÒN Y CONSIGNA LASCADA INTERVERCIÒN Y CONSIGNA LAS RESOLUCIONES ACORDADAS.RESOLUCIONES ACORDADAS.

ESQUEMA DE LAS ACTASESQUEMA DE LAS ACTAS

• NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓNNOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN

• LUGAR, FECHA Y HORALUGAR, FECHA Y HORA

• REGISTRO DE LA ASISTENCIA (*) REGISTRO DE LA ASISTENCIA (*)

• LISTA DE LOS AUSENTES Y LISTA DE LOS AUSENTES Y EXCUSADOSEXCUSADOS

• APROBACIÓN ACTA ANTERIOR (*)APROBACIÓN ACTA ANTERIOR (*)

• ASUNTOS GENERALESASUNTOS GENERALES

• ASUNTOS DISCUTIDOS Y DECISIONESASUNTOS DISCUTIDOS Y DECISIONES

• FECHA DE LA PRÓXIMA REUNIÓNFECHA DE LA PRÓXIMA REUNIÓN

INFORMESINFORMES

• CARACTERISTICASCARACTERISTICAS

• OBJETIVOOBJETIVO

• REDACTORREDACTOR

• ESTILOESTILO

• EVITEEVITE

• PROCUREPROCURE

OBS. OBS. EVITE CONFUNDIRLO CON EL ACTAEVITE CONFUNDIRLO CON EL ACTA

SEIS FASES DE UN INFORME SEIS FASES DE UN INFORME

• SITÙESITÙE

• MUESTREMUESTRE

• PLANTEEPLANTEE

• CONVENZACONVENZA

• ANTICÌPESEANTICÌPESE

• RECONSIDERERECONSIDERE

MEJORE SU VOCABULARIOMEJORE SU VOCABULARIOVERBOS PARA EXPRESAR UNA IDEA SIMPLEVERBOS PARA EXPRESAR UNA IDEA SIMPLE

• -Manifiesta -Manifiesta

• -Dice que -Dice que

• -Expresa-Expresa

• -Explica-Explica

• -Precisa-Precisa

• -Responde-Responde

•--IndicaIndica

• -Señala-Señala

• -Observa-Observa

• -Considera-Considera

• -Refiere-Refiere

• -Supone-Supone

MEJORE SU VOCABULARIOMEJORE SU VOCABULARIO (II)(II)

VERBOS PARA EXPRESAR UN PUNTO DE VISTAVERBOS PARA EXPRESAR UN PUNTO DE VISTA

• --MantieneMantiene

• -Estima-Estima

• -Acepta-Acepta

• -Considera-Considera

• -Recomienda-Recomienda

• -Admite-Admite

• -Recuerda-Recuerda

• -Muestra-Muestra

• -Afirma-Afirma

• -Reconoce-Reconoce

• -Propone-Propone

• -Desaprueba-Desaprueba

• -Juzga-Juzga

• -Prefiere-Prefiere

MEJORE SU VOCABULARIOMEJORE SU VOCABULARIO (III)(III)

FRASES PARA EXPRESAR DUDAS O FRASES PARA EXPRESAR DUDAS O NEGACIÒNNEGACIÒN

• --Se sorprende Se sorprende porpor

• -Se pregunta -Se pregunta sobresobre

• -Pone en duda -Pone en duda

• -Niega que -Niega que

• -Contesta que-Contesta que

• -No ve más que-No ve más que

• -No piense más-No piense más

que que

• -Se rebela contra -Se rebela contra

• -Se opone a-Se opone a

• -Objeta que-Objeta que

• -Se pronuncia -Se pronuncia

contracontra