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PRESENTACIÓN Los mensajes empresariales son elementos básicos de comunicación entre personas y organizaciones. Por lo tanto, la calidad total en la redacción comercial y social tiene un significado especial, pues con un mensaje bien escrito y una excelente presentación, se logra ganar la voluntad del cliente y hacer efectiva una negociación. Es por esto, que en esta unidad de estudio se deben producir mensajes comerciales, empresariales y sociales con cohesión y coherencia originados en las transacciones comerciales. OBJETIVO Al terminar la asignatura el estudiante estará en capacidad de producir mensajes empresariales, comerciales y sociales efectivos, por medio de las técnicas de redacción, el planeamiento de una carta y las normas Icontec. TEMAS Partes de la carta comercial Bosquejo de la carta comercial Planeamiento de la carta comercial Redacción de párrafos Características del mensaje comercial LOGROS: Identifica las partes de la carta comercial y las distribuye correctamente en la hoja teniendo en cuenta las normas Icontec. Produce párrafos de apertura, desarrollo y cierre con base en las características de la redacción comercial. Bosqueja y planifica las cartas propias del ciclo básico de la correspondencia comercial. Aplica las destrezas adquiridas para planificar y redactar un mensaje comercial y social. RESUMEN En esta unidad, el estudiante empezará por conocer cada una de las partes de la carta comercial y como registrar los datos de acuerdo con las normas propuestas por el Icontec. Luego se realizará el bosquejo de una carta comercial para comprender mejor la distribución de sus partes y los espacios que se dejan en cada una de ellas.

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Page 1: RESUMEN - Escolme Institución Universitaria€¦ · Copia: Señor Julio Montoya, Gerente AMS Señor Carlos Salazar, Gerente Nacional, Textiles S.A. Copia: Gerencia ... Gracias por

PRESENTACIÓN

Los mensajes empresariales son elementos básicos de comunicación entre personas y organizaciones. Por lo tanto, la calidad total en la redacción comercial y social tiene un significado especial, pues con un mensaje bien escrito y una excelente presentación, se logra ganar la voluntad del cliente y hacer efectiva una negociación. Es por esto, que en esta unidad de estudio se deben producir mensajes comerciales, empresariales y sociales con cohesión y coherencia originados en las transacciones comerciales.

OBJETIVO Al terminar la asignatura el estudiante estará en capacidad de producir mensajes empresariales, comerciales y sociales efectivos, por medio de las técnicas de redacción, el planeamiento de una carta y las normas Icontec.

TEMAS Partes de la carta comercial

Bosquejo de la carta comercial

Planeamiento de la carta comercial

Redacción de párrafos

Características del mensaje comercial

LOGROS: Identifica las partes de la carta comercial y las distribuye correctamente en la hoja

teniendo en cuenta las normas Icontec.

Produce párrafos de apertura, desarrollo y cierre con base en las características de la redacción comercial.

Bosqueja y planifica las cartas propias del ciclo básico de la correspondencia comercial.

Aplica las destrezas adquiridas para planificar y redactar un mensaje comercial y social.

RESUMEN En esta unidad, el estudiante empezará por conocer cada una de las partes de

la carta comercial y como registrar los datos de acuerdo con las normas

propuestas por el Icontec. Luego se realizará el bosquejo de una carta

comercial para comprender mejor la distribución de sus partes y los espacios

que se dejan en cada una de ellas.

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Para preparar una carta se debe empezar por un planeamiento, para lo cual se

seguirán unos pasos que aprenderemos en esta unidad, con el fin de poder

iniciar con la producción de los párrafos que tendrá dicha carta.

En la redacción de los párrafos es muy importante aplicar mecanismos de

cohesión y coherencia, para lograrlo se realizarán ejercicios prácticos de signos

de puntuación y uso de conectores.

Finalmente, estudiaremos las características del mensaje comercial (claridad,

integridad, brevedad, cordialidad, coherencia, veracidad, corrección y motivació),

observando mensajes correctos e incorrectos para poder hacer comparaciones y

comprender mejor las diferentes formas de redactarlos.

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PARTES DE LA CARTA COMERCIAL

Código: sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el documento con sus respectivas series. Hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida de la serie documental, en caso de que exista. Asi: AlR-01, RJ-123, RH128 Lugar de origen y fecha de elaboración: se debe escribir la ciudad de origen del documento y la fecha de envío, en el siguiente orden: Medellín, 3 de abril de 2012. Datos del destinatario: estos datos constan de las siguientes líneas:

Denominación o título académico: se escribe con mayúscula inicial y sin abreviar. Así: Señor, Señora, Doctor, Ingeniera, Abogada, Economista.

Nombre: se escribe con mayúscula fija. Así: JUAN DAVID MOLINA VILLA

Cargo: se sugiere escribirlo con mayúscula inicial. Si este es muy largo, deberá distribuirse en dos renglones. Así: Asistente de Ventas

Organización (empresa): se escribe con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, siglas o acrónimo. En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social. Así: Confecciones Omega Ltda.

Dirección: de acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrónico. No se utilizan abreviaturas.

Para designar el número en la dirección se recomienda dejar tres espacios entre la designación principal y la nomenclatura. Cuando la dirección contiene información complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se recomienda escribir la palabra completa. Así: Carrera 42 48A-30 Bloque 6 Apartamento 505

Nombre del lugar de destino: se identifica el lugar de destino, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de destino. No se utilizan los términos: la ciudad o presente. Así: Caldas, Antioquia

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País: si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma interlínea del lugar de destino, separado por coma. (Ciudad o municipio). Así: Lima, Perú

Asunto: síntesis del tema de la carta, expresada con cuatro palabras máximo, sin negrilla y sin subrayar. Así: Asunto: Reunión Jefes de Mantenimiento. Saludo: se utiliza precedido del título: para las damas, el nombre sencillo o compuesto, según aparece en el destinatario; para los caballeros, los apellidos. Si es breve y finaliza en dos puntos, se recomienda la despedida seguida de coma; si es extenso, se recomienda que la despedida termine en punto. Ejemplos: apreciado señor Botero García:

La despedida sería: Cordialmente, Respetuosamente, Atentamente.

El saludo también puede hacer parte inicial del primer párrafo. Ejemplos: tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucía, y de acuerdo con… Con agrado lo saludamos, señor Suárez y le comunicamos… Respetuosamente lo saludamos y confirmamos… Con nuestro cordial saludo adjuntamos… Texto: generalmente se escribe a espacio sencillo, dejando dos renglones entre párrafo y párrafo. Cuando el texto es muy corto, se puede aplicar el espacio y medio entre líneas. Además se debe:

Tratar un solo tema por comunicación

Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa

Usar tratamiento respetuoso y cortés

Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural

Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo

Suprimir el gerundio al inicio de los párrafos

Frases recomendadas para iniciar los párrafos: Párrafo de apertura: debe crear o despertar en la mente del lector el interés por el mensaje que transmite:

Gracias por su interés en nuestros productos.

Con mucho gusto adjuntamos el cheque N°. 9876655, por $5.000.000. (cinco millones de pesos) a cargo del Banco de Colombia.

Es grato informarle las bases para la aceptación de la solicitud.

Gracias por su valiosa contribución.

La informamos que la reunión fue cancelada.

Lo felicitamos por…

Ofrecemos disculpas por las dificultades que ha tenido…

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Párrafo de cierre: con él se deja y mantiene el impacto favorable inicial. Debemos despertar y mantener la simpatía y confianza hacia el producto o servicio que ofrecemos:

Acepte nuestros mejores deseos por sus éxitos y satisfacción personal

Con gusto atenderemos sus próximos pedidos

Esperamos fortalecer las buenas relaciones que han unido a nuestras empresas.

Esperamos que sea de gran utilidad la información adjunta.

Agradeceremos…

Confiamos en obtener su colaboración.

Pueden contar con nosotros en una próxima oportunidad. Despedida: expresión de cortesía que se presenta en dos alternativas: Despedidas breves seguidas de coma, de acuerdo con el saludo, y despedidas

con frase de cortesía terminada en punto si el saludo es extenso. Por ejemplo:

agradecemos su gentil colaboración, nos despedimos atentamente y esperamos

su respuesta antes de cuatro días. Muchas gracias por su amabilidad y rápida

acción.

Remitente y firmas responsables: los datos del remitente están conformados

por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlíneas libres

de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la siguiente

línea, con mayúscula inicial sin centrar.

La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente.

Anexos: se detallan en el texto y al final de la comunicación. La palabra anexo

o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos

puntos: a un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el

número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua,

horizontalmente y separados por coma.

Ejemplos:

Anexo: uno (15 folios). Anexos: dos (ochos folios y un CD- ROM). Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto).

Copia: se escribe a interlineado sencillo si va después de anexos. A un espacio

de la palabra copia se relacionan los destinatarios alineados así:

Tratamiento de cortesía o título, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad se omite el nombre de la organización. Todo ello sin abreviar. Ejemplos:

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Copia: Señor Julio Montoya, Gerente AMS Señor Carlos Salazar, Gerente Nacional, Textiles S.A.

Copia: Gerencia Gestión Humana Dirección Financiera

Copia: Señores Juan Díaz Pérez, Director Técnico; Jairo Ruiz Cano, Director de

Talento Humano; César Arenas Vélez, Jefe de Producción Identificación del transcriptor o redactor de las comunicaciones

A dos interlíneas libres del remitente o a una interlínea sencilla de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redacción, transcripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación, todos debidamente alineados. Si la persona que firma es la misma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se requiere su identificación.

Ejemplo: Redactor: Juan Carlos Gómez Mendieta Transcriptor: Angélica María Duque Duque Recomendaciones: es importante que las comunicaciones no presenten errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones o enmendaduras.

BOSQUEJO DE LA CARTA COMERCIAL: Márgenes: Superior e izquierda de tres a cuatro centímetros, derecha e inferior de dos a tres centímetros.

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Membrete o razón social de la empresa

(2-3 enter)

Consecutivo (2-3 enter)

Ciudad y fecha (4 a 6 enter)

Tratamiento Nombre del destinatario Cargo Nombre de la empresa Dirección o apartado Ciudad (2 enter)

Asunto: (2-3 enter)

Saludo: (2-3 enter)

Texto: Párrafo de apertura_________________________________________________________ ___________________________________________________________________________. (2 enter) Párrafo de desarrollo:_____________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________. (2 enter)

Párrafo de cierre:_______________________________________________________________ ____________________________________________________________. (2enter)

Despedida, (4 a 6 enter)

Remitente Cargo (2enter)

Anexo: (2 enter)

Copia: Tratamiento, nombre y cargo (2 enter:

Redactor y transcriptor

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PLANEAMIENTO DE LA CARTA COMERCIAL

Cuando se prepara una carta, el plan anticipado es de gran ayuda. Una carta no se improvisa; es la combinación de la experiencia personal, el conocimiento del idioma y un plan cuidadoso. Siga minuciosamente estos pasos; al hacerlo, esta técnica se transformará muy pronto en un hábito:

1. Objetivo o concepción de la idea (asunto) 2. Recolección de datos 3. Bosquejo de ideas 4. Borrador 5. Autocrítica del borrador 6. Borrador mejorado

1. Objetivo: es la etapa en la cual se siente la necesidad de escribir una

carta. Por lo general aparecen una serie de ideas que es preciso ordenar.

2. Recolección de datos: consiste en reunir toda la información que sea necesaria para elaborar el mensaje. Por ejemplo, para una carta de pedido, los datos serán: términos de pago, número de póliza, precios, catálogos, fecha de entrega y otros.

3. Bosquejo de ideas: recuerde que la integridad está fundamentada en dos factores: todos los datos y todas las ideas. Un párrafo debe desarrollar una sola idea.

Ejemplos:

Gracias por el pedido

Información sobre un proyecto

Gracias por el envío del cheque

Descripción de artículos

Solicitud o envío de información

Ofrecimiento productos

Ofrecimiento servicios

Agradecimiento

Envío de nuevo catálogo o línea de productos

4. Borrador: al redactar el borrador, tenga en cuenta:

Las características vitales y complementarias

Estructura gramatical, ortografía y puntuación

El buen gusto: la carta ideal es la que se compone de tres o cuatro párrafos.

Relaciones humanas: se debe emplear el lenguaje motivador, positivo y moderno.

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5. Autocrítica del borrador: permite mejorar la calidad; ésta se logra mediante una buena revisión, para la cual se recomienda formular las siguientes preguntas: ¿Es mi carta clara, completa, cordial, coherente, correcta, breve, moderna, positiva, motivadora, natural, discreta y veraz? ¿Ganará buena voluntad?

6. Borrador mejorado: con base en el borrador corregido, se prepara el

producto final, pero siempre será susceptible de mejorarse más. REDACCIÓN DE PÁRRAFOS (apertura, desarrollo y cierre) En redacción comercial, el estilo consiste en usar la técnica adecuada para exponer las ideas con claridad y precisión; es el orden y la forma como se presentan las ideas, el giro de las frases y el uso apropiado de las palabras. En resumen, estilo es el dominio de la técnica de la redacción comercial. Aplique las siguientes recomendaciones en la redacción de párrafos. .

.

1. Trate una idea en cada párrafo. 2. Escriba oraciones cortas. 3. Dé al tema un orden estructural y lógico. 4. Use palabras de fácil comprensión. Evite el uso de palabras rebuscadas e

incomprensibles. Entre dos sinónimos escoja el más conocido y el más breve.

5. Dé signo positivo al mensaje. Proyecte las ideas que representan interés para el destinatario.

6. Sea agradable. Disfrute de sus mensajes no sólo porque los encuentra interesantes, sino por el tono amable y cálido que llevan.

7. Emplee lenguaje de actualidad. Use palabras modernas. 8. No abuse de la puntuación. Un mensaje con puntuación correcta evita

interpretaciones ambiguas. 9. No use abreviaturas. Indica falta de cortesía, de tiempo. Pues de cada 100 lectores,

30 no entienden el significado de las abreviaturas comerciales.

13. Cuide la presentación del mensaje. El contenido debe ser atractivo. Use las técnicas de presentación según la norma del Icontec.

14. No inicie un párrafo con gerundios, ni con adverbios terminados en mente. 15. No repita palabras en un párrafo. Utilice sinónimos o sustituciones de manera

adecuada.

10. No use palabras extranjeras. Su uso se justifica solamente cuando en español carecemos de términos equivalentes.

11. Dé unidad a lo escrito. Evite cambios de tono, de perspectiva. Una el principio de una oración, con el final de la anterior. Use con propiedad las conjunciones y preposiciones indispensables para lograr cohesión y claridad.

12. Elimine adjetivos inútiles y expresiones redundantes.

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Párrafo de apertura

Complacidos le informamos que la Constructora Ramón H Coninsa y su equipo de arquitectos, es responsable del proyecto de construcción del edificio Los Álamos. Sus oficinas están en la carrera 43A 34-89.

Párrafo de desarrollo

Este edificio tendrá oficinas y locales comerciales. Sus áreas están entre los 60 y 120 metros cuadrados. Para mayor información puede acercarse a nuestra sala de ventas ubicada en el sitio de construcción del edificio.

Párrafo de cierre

Será muy grato atender sus inquietudes.

EJERCICIOS DE PÁRRAFOS En el proceso de la escritura, la ortografía y la puntuación contribuyen a dar claridad y precisión a los textos. En cuanto a la ortografía se refiere, la consulta permanente del diccionario, acompañada de la práctica de la lectura, le permitirá aumentar su vocabulario y, de paso, encontrar las palabras adecuadas al mensaje que quiere transmitir. Por su parte, la puntuación cumple la función de dar sentido a las oraciones. A continuación usted encontrará algunas pautas que le ayudarán a usar adecuadamente los signos de puntuación.

Escriba los signos de puntuación que requieren las siguientes oraciones: La coma: Oración 1, conector, oración 2:

1. Esperamos desde luego el informe final de tesorería. 2. En el capítulo XII por ejemplo se hace referencia a uno de estos casos. 3. Varios programas sin embargo carecen de sustento pedagógico. 4. Precederemos por tanto a la devolución del dinero. 5. El señor Genaro García Gerente de Ventas en Bogotá viajará a Neiva la

próxima semana. 6. El Ministro de Hacienda doctor Alejandro Rodríguez será el principal

orador del seminario. 7. La Fiscalía ha notificado al doctor Sabas Pretelt de la Vega ex ministro de

Interior y de Justicia que ha sido destítuido e inhabilitado para ejercer cargos públicos por 12 años.

8. Los empleados recibieron felicitaciones tarjetas y regalos por sus 10 años en la empresa.

9. Tendrá usted la ocasión de dirigirse al público hablar con las autoridades y hacer un sondeo de opinión.

10. En el crucero que les ofrecemos visitaremos el Canal de Panamá el primero interoceánico de América antes de viajar a Puerto Rico.

Oraciones subordinadas antes de la oración principal:

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11. Como no recibimos su acostumbrado informe decidimos posponer la reunión.

12. Desde que se inició la campaña de Navidad las ventas se han incrementado en un 40 por ciento.

13. Por el incremento del impuesto a las ventas se redujeron las importaciones.

Frases introductorias:

14. Al finalizar el contrato se decidió su renovación automática. 15. Fabricado por expertos este computador le garantiza muchos años de

duración. 16. Apelando a su criterio fue fácil encontrar una solución.

Inversión del lugar, modo o tiempo

17. Ayer se procedió al embarque de su pedido. 18. En Miami se encuentran todos los miembros de la junta administrativa. 19. De ese modo hemos asegurado la participación de todos los empleados.

Punto y coma: Omisión de palabras

20. La mercancía llegará mañana los pasajeros el sábado 21. La empresa fue asegurada por SURA los furgones por Mapfre. 22. La venta de boletería de abrirá a las 14:00 horas las puertas a las 18:00

horas. Oraciones con comas y punto y coma:

1. Como no recibimos su confirmación pensamos que había cancelado sus reservaciones sin embargo estamos dispuestos a darle alojamiento a su delegación durante los días 4 5 y 6 de mayo.

2. Esperamos señor Jiménez recibir su pago antes del 14 de mayo su póliza habrá perdido toda vigencia a partir de esa fecha.

3. Los equipos de trabajo fueron distribuidos de la siguiente forma María Franco y José Sánchez Coordinadores Antonio Pérez y Pedro Gálvez Comité de Finanzas Carmen Rey y Aura Cano Programas Educativos Arturo Ortiz y José Arias Publicidad y Enlace.

APLICACIÓN DE MECANISMOS DE COHESIÓN Y COHERENCIA

Ejercicios prácticos

Utilice conectores para elaborar párrafos con base en los siguientes sustantivos:

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Elabore avisos de oficina con base en las siguientes palabras:

CARÁCTERÍSTICAS DEL MENSAJE COMERCIAL Vitales o fundamentales: En la comunicación escrita, de la presentación que se le dé al texto, dependerá la efectividad del mensaje transmitido; de ahí la importancia de que éste cuente con algunas características, las cuales se clasifican en vitales y complementarias. 1. Claridad: permite leer y entender fácilmente el mensaje y darle una sola

interpretación. La claridad de obtiene como resultado de:

Un ordenamiento metódico de ideas

Oraciones cortas

Uso correcto del lenguaje

Datos exactos

Ejemplo: Mensaje confuso: Nos es grato informarles que la mercancía será despachada por medio de Servientrega, la próxima semana. De acuerdo con sus instrucciones estamos girando igualmente la letra a 60 días por el importe total más los gastos de despacho, la cual puede pagar en nuestra cuenta del Banco de Bogotá

Gracias Pago

Información Programa

Contrato Conferencia

Catálogo Ventas

Nueva sucursal Visita

Aniversario Publicaciones grama

Cambio de horario Conferencia

Seguridad industrial Vacante

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Mensaje claro: 2. Integridad: logra incluir todas las ideas y datos importantes relacionados con el

tema del mensaje. Mensaje incompleto: Con mucho gusto le envío un considerable número de juegos didácticos, según su solicitud; el despacho se hizo vía aérea, con el fin de que su entrega sea inmediata.

3. Brevedad: haga sus frases claras, concretas y precisas Mensaje difuso:

En relación con su carta fechada el 29 de marzo de 2011, donde solicita un crédito por la cantidad de US$10.000 (diez mil dólares) para la compra de materiales, para reparaciones en el edificio del colegio de su dirección, nos es grato manifestarle que aceptamos sus referencias bancarias y concedemos a usted dicho crédito. Mensaje breve:

Según sus instrucciones, el pedido N°. 760 será despachado el 1 de octubre por Servientrega. Adjuntamos la letra N°. 004, que puede cancelar en la cuenta corriente N°. 45657098767 del Banco de Bogotá. Esperamos que la mercancía cumpla con sus expectativas.

Con gusto le envío vía aérea, por entrega inmediata, los 200 (doscientos) juegos didácticos para niños entre los dos y los cuatro años, según las especificaciones de sus pedido N°. 3640.

Me complace anunciar la aprobación de su crédito por US$. 10.000 (diez mil dólares), solicitado el 29 de marzo. El 2 de abril puede acercarse a la División de Crédito, de la Oficina Principal, para su tramitación.

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4. Cordialidad: si se quiere lograr un mensaje efectivo, la afabilidad, la sinceridad, el reconocimiento y la gratitud, deben ser las expresiones cotidianas de este tipo de escritos.

Mensaje descortés:

En relación con su reclamo sobre la deficiencia en nuestros servicios, creo que usted está equivocado, puesto que… Mensaje cortés: 5. Coherencia: se define como la capacidad para manejar la información como un todo, donde cada elemento del mensaje nos remita a la significación general del texto. Los conectores contribuyen a la coherencia de un texto; por ejemplo: Por consiguiente, no obstante, por esta razón, por otra parte, sin embargo, a pesar de, asimismo, (también), así mismo (de igual manera, del mismo modo) –Ver Guía Académica de Competencias Comunicativas) Mensaje incoherente: Leímos con interés su oferta de papel para nuestra imprenta, en forma permanente, no obstante haber contraído compromisos, para asegurarnos el suministro del mismo durante el 2011, decidimos hacerles un pedido de prueba. Esperamos el descuento del 20% que ofrecen por pago de contado. Les solicitamos los productos relacionados: 50 resmas de papel bond, tamaño carta y 20 resmas de papel bond tamaño oficio. Mensaje coherente:

Ofrecemos disculpas por las incomodidades ocasionadas. Para nuestra organización es de vital importancia el que usted nos brinde una nueva oportunidad de poder servirle.

Leímos con interés su oferta permanente, en la cual nos ofrece el 20% de descuento, por el suministro de papelería. Por lo tanto, decidimos hacer el siguiente pedido:

50 resmas de papel bond tamaño carta 20 resmas de papel bond tamaño oficio

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6. Veracidad: es la máxima cualidad que debe tener la comunicación comercial. Una buena redacción crea la voluntad y el interés del destinatario; por lo tanto, debe escribirse aquello de lo cual se tiene absoluta certeza.

Mensaje engañoso: Todos nuestros clientes atestiguan haber obtenido la absoluta tranquilidad después de haber adquirido una póliza de viaje; disfrutaron de las vacaciones más placenteras de su vida. Mensaje veraz:

CARACTERÍSTICAS COMPLEMENTARIAS Para reforzar la estructura del mensaje y asegurar su eficacia, se presentan a continuación las características complementarias.

1. Corrección: unos errores visibles pueden destruir la primera buena impresión que el comunicador ganar con la carta. Por eso, corrección significa: a. Ortografía b. Uso adecuado de mayúsculas c. Empleo apropiado de signos de puntuación d. Escritura apropiada de los números e. Uso correcto de abreviaturas y acrónimos f. Presentación de párrafos bien balanceados g. Empleo de sinónimos y sustituciones.

2. Motivación: motivar para la acción es el verdadero reto de la

comunicación comercial hoy en día. Sólo un mensaje motivador logrará atraer la atención del lector. Motivar es despertar el interés del ser humano, comúnmente renuente a comprar, pagar o cooperar. En estas tres áreas están definidos los siguientes ejemplos.

Tema Frases motivadoras

a. Ventas Nuestros clientes afirman haber asegurado su tranquilidad en el viaje luego de adquirir nuestro económico plan de protección

Sus vacaciones en nuestro complejo turístico

resultarán inolvidables si permite que nos ocupemos de la logística: reservaciones,

Nuestros clientes obtienen tranquilidad después de adquirir una póliza de viaje.

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confirmaciones, excursiones, papeles, cotizaciones, seguro y transporte.

b. Cobro Su pago oportuno le mantendrá el prestigio y buen crédito comercial que siempre lo han distinguido.

Nos gustaría acordar con ustedes la manera más conveniente y equitativa de amortizar su saldo en fáciles cuotas mensuales.

c. Cooperación El trabajo realizado por usted, representará un valioso aporte a la industria en los años próximos años.

Usted sólo tiene que anunciar su participación. Nuestro Comité de Recepción se ocupará de su traslado al Centro de Convenciones y al hotel.

BIBLIOGRAFÍA FRUCHILING, Rosemary. Correspondencia Comercial Práctica. Primera edición en Español. México. McGraw Hill Interamericana, 1988. ORTEGA, Wenceslao. Redacción y composición. Técnicas y prácticas. McGraw Hill. Interamericana, 1985 ROJAS, R. Demóstenes. Redacción comercial estructurada. McGraw Hill, 1991. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Compendio de Normas Técnicas colombianas sobre Documentación Comercial, 1993