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Julio 2011

RESUMEN EJECUTIVOASESORÍA EN EL DISEÑO Y PUESTA EN MARCHA DE UNA UNIDAD DE DESARROLLO ITS PARA LA SUBSECRETARÍA DE TRANSPORTES

Extracto del informeEn cumplimiento a lo establecido en las bases de licitación y posteriormente modificado en Resolución Exenta N°74, el presente documento corresponde al Resumen Ejecutivo del proyecto “ASESORÍA EN EL DISEÑO Y PUESTA EN MARCHA DE UNA UNIDAD DE DESARROLLO ITS PARA LA SUBSECRETARÍA DE TRANSPORTES”, el cual contiene una síntesis de la información y de los resultados del Estudio, para efectos de difusión. El contenido de este Resumen Ejecutivo, permitirá a un tercero no especializado, conocer los aspectos más relevantes de este trabajo realizado en términos de metodología, resultados y conclusiones.

ASESORÍA EN EL DISEÑO Y PUESTA EN MARCHA DE UNA UNIDAD DE DESARROLLO ITS PARA LA SUBSECRETARÍA DE TRANSPORTES Resumen Ejecutivo

Identificación del documentoTipo de documento

Código de Documento:2010-073

Revisión:1

N° Total de Páginas:16

Fecha Creación:07-06-2011

Fecha Actualización:13-07-2011

Elaborado por:Luis Alvear Lavín

Revisado por:Sergio Concha

Control de versiones

Modificaciones con respecto a la versión anteriorVersión Causa del cambio Responsable Fecha

Lista de distribuciónEmpresa Nombre Fecha Firma

SUBTRANS Eduardo Loyola 13-07-2011

SUBTRANS Rodolfo Baeza 13-07-2011

SUBTRANS Natalia López 13-07-2011

SUBTRANS Pedro Vidal 13-07-2011

COFRE Carlos Fuentealba 13-07-2011

COFRE Sergio Concha 13-07-2011

COFRE Zaira Benavente 13-07-2011

COFRE Luis Alvear 13-07-2011

COFRE Elizabeth Lira 13-07-2011

1. ANTECEDENTES..........................................................................................4

(562) 595 51 50 | www.cofre.cl COFRE | GESTIÓN CORPORATIVA DE PROYECTOS

CONTENIDO

2

http://www.cofre.cl/


1.1 Orgánica del Estudio..........................................................................................42. OBJETIVOS DEL ESTUDIO..............................................................................53. METODOLOGÍA...........................................................................................5

3.1 Informe de Avance N°1: Planificación Estratégica.............................................53.2 Informe de Avance N°2: Diseño de Procesos de Gestión Corporativa de

Proyectos...........................................................................................................53.3 Informe de Avance N°3: Puesta en Marcha........................................................63.4 Resumen Ejecutivo............................................................................................63.5 Informe Final......................................................................................................6

4. RESULTADOS.............................................................................................74.1 Planificación Estratégica....................................................................................74.2 Gestión del Cambio Organizacional (GCO).........................................................74.3 Levantamiento y análisis de la situación actual (Diagnóstico)...........................84.4 Diseño...............................................................................................................8

4.4.1 Manual de recomendaciones de buenas practicas.....................................84.4.2 Metodología de Gestión del Portafolio........................................................94.4.3 Metodología de Administración de Proyectos...........................................104.4.4 Levantamiento y evaluación de la situación de los proyectos ITS............114.4.5 Diseño de una Unidad de Desarrollo ITS...................................................114.4.6 Diseño Tableros de Control y Reporte de Gestión....................................124.4.7 Definición de requerimientos para Herramienta de Administración de

Proyectos.................................................................................................134.5 Acciones de Traspaso y Puesta en Marcha......................................................144.6 Diseño de Plan de Capacitación.......................................................................154.7 Diseño de Roadmap Futuro.............................................................................15

5. CONCLUSIONES........................................................................................16

1. ANTECEDENTES

El 08 de octubre de 2010 se autoriza el llamado a Licitación Pública, para la Implementación del Estudio denominado: “ASESORÍA EN EL DISEÑO Y PUESTA EN MARCHA DE UNA UNIDAD DE DESARROLLO ITS PARA LA SUBSECRETARIA DE TRANSPORTES”, aprobando las Bases Técnicas, Administrativas y Anexos para el llamado a Licitación Pública Nº 711-43-LE10 convocada por el Ministerio de Transportes

(562) 595 51 50 | www.cofre.cl COFRE | GESTIÓN CORPORATIVA DE PROYECTOS 3



y Telecomunicaciones a través de la Subsecretaría de Transportes para la contratación del estudio antes referido.Con fecha 26 de noviembre de 2010, mediante la resolución exenta N°1261, la licitación fue adjudicada a INVERSIONES Y ASESORIAS COFRE LIMITADA.Con fecha 17 de noviembre de 2010, se llegó a pleno acuerdo en la negociación de los términos financieros y técnicos, estipulando los siguientes entregables y contenidos de estos.

Informe ContenidoInforme de Avance N°1 Reporte de Tareas 1.1 Planificación

EstratégicaInforme de Avance N°2 Reporte de Tareas 1.2 Diagnóstico, 1.3

Diseño, y 1.4 Formalización de ProcesosInforme de Avance N°3 Reporte Tareas 1.5 Puesta en Marcha,

1.6 Diseño de Plan de Capacitación y 1.7 Diseño de Roadmap Futuro

Pre Informe Final Reporte de todas la tareas del estudioInforme Final Pre Informe Final Corregido

1.1 Orgánica del EstudioEl equipo del proyecto está compuesto por los siguientes profesionales:

SUBTRANS

Eduardo Loyola C.Jefe División Gestión, Tecnología y Procesos (DGTP)Director del Estudio

Natalia López C.Jefe Área Control de Gestión (DGTP)Contraparte Técnica

Rodolfo Baeza O.Jefe Unidad Administración de Proyectos (DGTP)Contraparte Técnica

Pedro Vidal M.Jefe Área ITS (DGTP)Contraparte Técnica

COFRE Sergio Concha C.Consultor Senior, PMP®Jefe de Proyecto

Luis Alvear LavínConsultor SeniorCoordinador de Proyecto

Zaira Benavente A.Consultor Senior, PMP®

Elizabeth Lira M.Consultor Senior, PMP®

En Memo N°123, del 22 de junio de 2011, el Sr. Roberto Santana M., Jefe de División de Normas y Operaciones de la Subsecretaria de Transportes, autoriza el cambio de contraparte técnica desde Paula Burgos a Rodolfo Baeza, ambos de la misma División, Gestión, Tecnología y Procesos.




2. OBJETIVOS DEL ESTUDIO

El objetivo general del Estudio fue apoyar a la Subsecretaría de Transportes en el diseño y puesta en marcha de la “Unidad de Desarrollo ITS”, también llamada PMO ITS, entidad organizacional que entrega servicios de soporte integral a la disciplina de gestión de proyectos, a fin de alcanzar las metas estratégicas de la Subsecretaría de Transportes.

Adicionalmente, se cumplieron los siguientes objetivos específicos para el Estudio: Analizar la cultura organizacional de la SUBTRANS, levantar las expectativas y

formar un Plan de Trabajo acorde y realista. Definir la mejor ubicación dentro del organigrama institucional, así como los

recursos y competencias necesarias para esta entidad organizacional. Definir los indicadores de evaluación y seguimiento adecuados para los

proyectos ITS y el diseño detallado de los servicios de gestión de proyectos ITS. Implementación de la Unidad de Desarrollo ITS. Definir el Roadmap futuro y las acciones de traspaso necesarias. Diseñar un Plan de Capacitación en Dirección de Proyectos.

3. METODOLOGÍA

Para cumplir con los objetivos definidos y conducir de forma correcta el Estudio, se definieron las siguientes líneas de trabajo que se tradujeron en el desarrollo de una serie de actividades y entregables soportados por la definición de una fase de Planificación Estratégica y su ejecución evidenciada por la entrega de los Informes de Avances según lo solicitado por las bases.A continuación, se describen las actividades y entregables que formaron parte del Estudio:

3.1 Informe de Avance N°1: Planificación EstratégicaEn esta fase se describió el marco teórico de los Sistemas Inteligentes de Transportes (ITS), los Objetivos del Proyecto, Actividades Planificadas, Entregables Comprometidos y Metodología de Administración del Proyecto, tendientes al cumplimiento de los objetivos del estudio.




3.2 Informe de Avance N°2: Diseño de Procesos de Gestión Corporativa de ProyectosEste informe integró las partes que conforman el Diseño de Procesos de Gestión Corporativa de Proyecto, los cuales son:

Levantamiento y análisis de la situación actual (Diagnóstico y Recomendaciones).

Diseño de la Unidad de Desarrollo ITS (PMO ITS). Diseño Metodología de Administración de Portafolios (PPM). Diseño Metodología de Administración de Proyectos y Programas (MAP). Procedimientos PMO ITS: General y de Seguimiento de Proyectos. Reporte de Gestión y Tableros de Control.

3.3 Informe de Avance N°3: Puesta en MarchaEste informe integró las partes que conforman la puesta en marcha de la Unidad de Desarrollo ITS, las cuales son:

Diseño del Plan de Capacitación. Definición del Roadmap Futuro. Acciones de Traspaso y Puesta en Marcha.

3.4 Resumen EjecutivoEl presente informe, contiene una síntesis de la información y de los resultados del Estudio, para efectos de difusión. El contenido de este informe permitirá conocer a un tercero no especializado, los aspectos más relevantes del trabajo realizado en términos de metodología, resultados y conclusiones.

3.5 Informe FinalEste informe, corresponde al reporte de todos los resultados del Estudio y las actividades que permitieron confeccionar cada entregable comprometido del Estudio y en donde se destaca principalmente el diseño de las Metodologías PPM y MAP y Diseño de la unidad de desarrollo ITS (PMO ITS), como también las Acciones de Traspaso y Puesta en Marcha.




4. RESULTADOS

4.1 Planificación EstratégicaComo resultado de ejecutar la planificación estratégica, se obtuvieron principalmente los siguientes entregables:

Acta del proyecto con la definición de objetivos y factores críticos de éxito del proyecto, en Word.

Plan de Proyecto, en Word. Cronograma actualizado.

Esta fase concluyó con la realización de la reunión de kickoff del proyecto. El detalle de la fase se encuentra contenido en el Informe de Avance No 1.

4.2 Gestión del Cambio Organizacional (GCO)El principal objetivo del Plan de Gestión de Cambio Organizacional, consistió en reducir las brechas existentes en el proceso de cambio al adaptar la implantación, puesta en marcha y operación de la Unidad de Desarrollo ITS a la Subsecretaría de Transportes, reforzando la comunicación y entrenamiento y permitiendo potenciar las ventajas de la nueva Unidad de Desarrollo ITS.Para cumplir lo anterior, se ejecutaron actividades relativas a ejecutar el Plan de Gestión de Cambio Organizacional en todas las fases del estudio. Los siguientes puntos son un ejemplo de aquello:

Identificación de audiencias, medios y necesidades de difusión para la capacitación en el proyecto.

Reunión de Kickoff, del Proyecto. Se brindó apoyo al Director del Estudio para definir estrategia de Auto-

evaluación y entrevistas para el Diagnóstico. Se realizaron las Entrevistas a Ejecutivos, siempre con la presencia de

dos consultores COFRE más el Director del Estudio el cual cumplió un rol fundamental presentando al equipo y contextualizando al entrevistado.

Se realizaron workshops o talleres dirigidos con el Director del Estudio y equipo COFRE para:

o Validar antecedentes del Diagnóstico y revisar recomendaciones.o Consensuar y ajustar elementos que componen el Diseño de

Procesos.o Consensuar y ajustar acciones de Traspaso y Puesta en Marcha. o Consensuar y ajustar elementos que componen el Roadmap.




o Consensuar y ajustar elementos que componen el Plan de Capacitación.

El detalle de la fase se encuentra contenido en el Informe de Avance No 1.

4.3 Levantamiento y análisis de la situación actual (Diagnóstico)

El levantamiento y análisis de la situación actual, o también llamado “diagnóstico” del Estudio, tuvo por objeto determinar el nivel de madurez que presenta la Subsecretaria de Transportes (SUBTRANS) en la Gestión Corporativa de Proyectos, con el fin de elaborar el Informe de Diagnóstico y Recomendaciones para abordar la fase de Diseño del Proyecto, que incluye el diseño de las Metodologías de Gestión de Proyectos y Portafolios y el diseño de la Unidad de Desarrollo ITS (PMO ITS).Se realizó, tomando como base los lineamientos del estándar OPM3® para la evaluación de madurez de las organizaciones en gestión de proyectos. El estándar provee un Modelo de Madurez en Administración Corporativa de Proyectos basado en 488 “mejores prácticas” que deberían estar presentes en una organización, y su presencia o ausencia determinan como resultado el Nivel de Madurez OPM3® en Gestión de Proyectos.

El modelo aplicado, se enfoca en los siguientes cuatro pilares: Oficina de Administración de Proyectos (PMO). Metodología de Administración de Proyectos, Programas y Portafolios. Desarrollo de Competencias en Administración de Proyectos. Uso de herramientas de software en Administración de Proyectos.

Según los resultados obtenidos, el Nivel de Madurez de la SUBTRANS es de un 4%, considerado un nivel Bajo según la experiencia de COFRE, sin embargo, lejos de indicar una apreciación negativa, se presenta como un amplio espacio de oportunidad de mejoramiento. No obstante lo anterior, es necesario destacar que se observó en la organización una preocupación creciente por estandarizar los procesos de gestión, especialmente de los proyectos ITS, esto por cuanto presentan gran interés estratégico a nivel nacional. Es así, como durante los últimos meses se han desarrollado diversas actividades orientadas a mejorar la gestión de los mismos. Es así que la recomendación general, es desarrollar preferentemente los pilares de Metodología y la Unidad de Desarrollo ITS (PMO ITS), enfocándose en completar los niveles básicos de desarrollo correspondientes a Estandarizar y Medir. El detalle de los resultados, el análisis de los aspectos complementarios y las recomendaciones se encuentran contenidos en el Entregable “Informe de Diagnóstico y Recomendaciones” del Informe de Avance No 2.




4.4 Diseño

4.4.1MANUAL DE RECOMENDACIONES DE BUENAS PRACTICASComo “Manual de Recomendaciones de Buenas Prácticas”, entenderemos el conjunto de documentos o entregables que forman la fase de diseño, los cuales integrados por el hilo conductor del informe de avance No 2, plasman las buenas prácticas de gestión a través de los siguientes documentos:

Metodologías Metodología de Gestión de Portafolios (PPM) y Metodología de Administración de Proyecto (MAP).

Procedimientos PMO ITS: General y de Seguimiento de Proyectos. Reporte de Gestión y Tableros de Control. Diseño de la unidad de desarrollo ITS (PMO ITS).

4.4.2METODOLOGÍA DE GESTIÓN DEL PORTAFOLIOLa actividad de Diseño de la Metodología de Gestión de Portafolios (PPM) para la Subsecretaría, forma parte de la fase de Diseño de los Procesos de Gestión y tiene por objeto describir el “marco de trabajo” que será aplicado para la adecuada identificación, categorización, evaluación, selección, priorización, implementación de proyectos y verificación de beneficios y resultados en la Subsecretaría de Transportes.

ActividadesLa elaboración del diseño de la Metodología de Gestión de Portafolios, incluyó las siguientes actividades:

Desarrollo de procesos de la PPM. Definición de métricas o Indicadores Clave de Desempeño (KPI) para la PPM. Definición de procedimientos, roles y responsabilidades de la PPM. Desarrollo de formatos de entradas y salidas de procesos de la PPM.

Como punto de partida en la definición de los elementos de la PPM, se tomó como base el modelo de la metodología desarrollado por COFRE, el cual se fue ajustando en forma progresiva con la incorporación de las particularidades propias de la gestión de portafolios de la SUBTRANS. Como resultado de estas sesiones, se fueron ajustando los elementos claves de la metodología como: KPIs, Roles y Responsabilidades, Procesos y Entregables; con lo que se estructuró una segunda versión ya más cercana a la definitiva.Para confirmar los ajustes a las definiciones, se entregó a la Subsecretaría el material resultante para su revisión final. Las observaciones fueron incorporadas generándose el diseño definitivo, el cual constituye el Entregable de la actividad: Diseño de la Metodología de Gestión de Portafolios (PPM).




ResultadosEl entregable Diseño de la Metodología de Gestión de Portafolios (PPM), comprende los siguientes documentos:

Documentación de la Metodología de Gestión de Portafolios en Word. El cual incluye: consideraciones (contexto, tipos de portafolios, portafolios, tipos de componentes, estados, fases, participantes y KPI’s), el Modelo de Procesos propiamente tal y los participantes con sus roles y responsabilidades.

Plantillas presentes en la Metodología de Gestión de Portafolios en Word y Excel.

Diagrama del Mapa de Procesos de Gestión de Portafolios, en BizAgi (BPM).

4.4.3METODOLOGÍA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La actividad de Diseño de la Metodología de Administración de Proyectos (MAP) para la Subsecretaría, forma parte de la fase de Diseño de los Procesos de Gestión y tiene por objeto definir el “marco de trabajo” que será aplicado por los Jefes de Proyectos para realizar la gestión de proyectos en la Subsecretaría de Transportes.

ActividadesLa elaboración del diseño de la Metodología de Administración de Proyectos, incluyó las siguientes actividades:

Desarrollo de procesos de MAP. Definición de métricas o Indicadores Clave de Desempeño (KPI) para la MAP. Definición de procedimientos, roles y responsabilidades de la MAP. Desarrollo de formatos de entradas y salidas de procesos MAP.

Como punto de partida en la definición de los elementos de la MAP, se tomó como base el modelo de metodología desarrollado por COFRE, el cual se fue ajustando en forma progresiva con la incorporación de las particularidades propias de la gestión de proyectos de la SUBTRANS. Como resultado de estas sesiones, se fueron ajustando los elementos claves de la metodología como: KPIs, Roles y Responsabilidades, Procesos y Entregables; con lo que se estructuró una segunda versión ya más cercana a la definitiva.Para confirmar los ajustes a las definiciones se entregó a la Subsecretaría el material resultante para su revisión final. Las observaciones fueron incorporadas generándose en el diseño definitivo, el que constituye el Entregable de la actividad: Diseño de Metodología de Administración de Proyectos (MAP).




ResultadosEl Entregable Diseño de Metodología de Administración de Proyectos, comprende los siguientes documentos:

Procedimientos MAP en Word y sus anexos. Plantillas en Word y Excel. Procedimientos y Matrices de Apoyo en Word y Excel. Diagrama del Mapa de Procesos en Administración del Proyecto, en BizAgi

(BPM). Tablero de Control o Dashboards, en Power Point. Definición de requisitos de Herramienta EPM, en Word.

4.4.4LEVANTAMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN DE LOS PROYECTOS ITSEn este levantamiento, se evaluó un subconjunto de 8 proyectos ITS y se analizaron las brechas metodológicas que se generaron desde el punto de vista de la administración de proyectos ITS actual versus las definiciones realizadas en la Metodología de Administración de Proyectos. Así mismo, se definió un plan de trabajo para tratar a los proyectos “legados”, es decir, los que no han participado de procesos de decisión, priorización y sanción de proyectos.Las principales conclusiones, hacen referencia a la adherencia metodológica:

En el caso de los Estudios, es muy alta, cercana al 100%, debido a que se trabaja sobre el esquema de bases de licitación, por ende los proveedores están obligados a cumplir con las bases y como productos esperados existen documentos que se homologan con los entregables de la metodología de administración de proyectos.

Mientras en las Consultorías, es muy baja, no se obtuvo evidencia que se está dejando registro de la participación (roles y responsabilidades) y alcance de los proyectos de consultoría en ningún documento estandarizado de la Subsecretaría. Esto trae como consecuencia, que se desconoce el real estado de avance de los proyectos de consultoría ni donde se guarda la documentación de este.

Respecto al Plan de Trabajo para proyectos ITS y proyectos legados, se dejó propuesto un plan de trabajo, compuesto por una secuencia de actividades las cuales apuntan a subir los proyectos ITS y otros que se definan, por ejemplo los “proyectos legados”, de una forma controlada al flujo de procesos que significa la Metodología de Administración de Proyectos MAP.El detalle de las conclusiones del levantamiento y evaluación, como el plan de trabajo, se encuentra contenido como parte del Informe de Avance No 2.




4.4.5DISEÑO DE UNA UNIDAD DE DESARROLLO ITSEn esta fase del proyecto, se documentaron las actividades correspondientes a la actividad Diseño del Modelo Unidad de Desarrollo ITS.

4.4.5.1 Diseño Modelo Unidad de Desarrollo ITS.Durante el desarrollo del proyecto, la Unidad de Desarrollo ITS fue denominada PMO ITS. Esto ocurre al identificar tanto las líneas de servicio diseñadas como al relacionar los objetivos definidos con la bibliografía existente del PMI® (Project Management Institute) y de otros autores especializadas en el tema.

PMO, por sus siglas en inglés, significa Project Management Office y sus objetivos generales, son:

Monitorear el rendimiento de los proyectos (eficiencia). Alinear los proyectos con los objetivos del negocio (eficacia). Desarrollar las capacidades de la organización en la Gestión Corporativa de

Proyectos.

Basado en lo anterior más los resultados de la fase Diagnóstico, se definió: Líneas de Servicios PMO ITS. Funciones por línea de servicio PMO ITS. Actividades para cada función. Procedimiento General (descripción general de cada actividad definida en el

documento Diseño del Modelo de la PMO ITS para la entrega del servicio). Procedimiento de Seguimiento de Proyectos.

Lo anterior, orientado a apoyar las metodologías diseñadas para Administración de Proyecto (MAP) como para Gestión del Portafolio (PPM), permitiendo cumplir con los objetivos de la Subsecretaría en esta fase inicial en que se encuentra en su proceso de madurez de la Gestión Corporativa de Proyectos.

4.4.6DISEÑO TABLEROS DE CONTROL Y REPORTE DE GESTIÓNSe realizó un Diseño de Tableros de Control y Reporte de Gestión, en Excel, de apoyo al seguimiento de indicadores y métricas de control como herramienta de apoyo para el control de seguimiento de proyectos ITS y otros. Resultados

Documento “Matriz control componentes” en Excel.




Plantilla de Presentaciones en Power Point, la cual simulan la gestión de la SUBTRANS en un momento dado, detallando los siguientes ítems: Reporte de Portafolios:

o Detalle de cantidad de componentes separados por cada portafolio.o Detalle de portafolios por área requirente.o Detalle de portafolios por prioridad.o Detalle de estado y cantidad de componentes.o Detalle de cantidad de componentes separados por tipo.o Eventos relevantes del periodo:

Últimos componentes autorizados. Componentes autorizados con implementación futura. Últimos componentes rechazados.

o Detalle Cantidad Proyectos (Componentes en Implementación).o Diez Proyectos Más Desviados en Tiempo (Componentes en

Implementación).o Diez Proyectos Más Riesgoso (Componentes en Implementación).

Tableros de Control por tipo de KPI:o Alineamiento.o De Complejidad y Tamaño.o De Riesgos.o Financieros.o De capacidad y recursos.o De flujo y composición.

Tableros de Control de Componentes en Implementación (Proyectos) por portafolio:

o Requerimientos Gubernamentales.o Imagen Pública.o Beneficio Social.o Mejoramiento Interno.o Transversal.o Local.




4.4.7DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS PARA HERRAMIENTA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOSSe sostuvieron sesiones de trabajo para definir los requisitos de la SUBTRANS para detectar las necesidades y requerimientos que debe presentar la herramienta de software para apoyar la Gestión de Proyectos ITS.En conjunto con la Subsecretaría se revisaron alternativas, en particular se realizó una presentación de la plataforma Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution.Además, como resultado de la actividad, se generó el informe “Definición Requerimientos Herramienta”, el cual describe los aspectos que la Subsecretaría debiera considerar al evaluar una herramienta para soportar la Gestión Corporativa de Proyectos. Este documento, hace referencia a herramientas relacionadas con la Gestión Corporativa de Proyectos como son las especializadas en Gestión de Procesos (BPMS), Programación (MS Project y otras) y algunas otras.El uso principal a dar a este documento, es permitir a quien evalúa una herramienta, considerar como base de requerimientos los servicios que entregará la PMO ITS, en el corto y largo plazo, como también el soporte a las metodologías diseñadas para Administración de Proyectos (MAP) y Gestión del Portafolio (PPM), facilitando la gestión corporativa de proyectos de la Subsecretaría.

4.5 Acciones de Traspaso y Puesta en MarchaEl objetivo de esta actividad, fue implementar las etapas iniciales de la Unidad de Desarrollo ITS (PMO ITS), para ello se realizaron las siguientes acciones:

Levantamiento y evaluación de la situación metodológica de proyectos ITS, actividad que es descrita en la sección 4.4.4 del presente documento.

Plan de Trabajo para proyectos ITS y proyectos legados, actividad descrita en la sección 4.4.4 del presente documento.

Entrega formal de todo el material del estudio, conducido en un solo documento que tiene por nombre: “Manual de Procesos y Procedimientos de la Unidad de Desarrollo ITS (PMO ITS)” y que invoca a todos los documentos sancionados como parte de la fase de Diseño.

Sesión de entrenamiento formal a través de un taller dirigido con el Jefe de PMO ITS e Ingeniero PMO ITS de SUBTRANS, el cual consistió en revisar punto a punto el Manual de Procesos y Procedimientos de la Unidad de Desarrollo ITS (PMO ITS), documento que tuvo la finalidad de funcionar como manual de traspaso y que también podrá ser utilizado como material de inducción, ya que invoca los procesos, metodologías y las buenas prácticas de gestión y que fueron producto de la fase de Diseño. Este manual, incluye los siguientes puntos:

o Resultados Fases Diagnóstico y Diseño




Fases Diagnóstico y Diseño.o Próximos pasos

Roadmap. Actividades de corto plazo para la puesta en marcha de la Unidad

de Desarrollo ITS (PMO ITS). Plan de Capacitación.

o Líneas de Servicio PMO ITS Contexto. Revisar Líneas de Servicio. Funciones, Actividades y Roles PMO ITS. Lanzamiento PMO ITS.

o Metodología PPM - Gestión de Portafolioo MAP - Metodología Administración Proyectos

4.6 Diseño de Plan de CapacitaciónEsta actividad, consistió en proponer una secuencia de capacitaciones por cada rol involucrado, presentado en una malla de cursos, los cuales preparan al profesional para cumplir con las responsabilidades que le corresponden en la Gestión Corporativa de Proyectos.Esta malla, no solo cubre los conocimientos técnicos en Gestión Corporativa de Proyectos, si no también, las habilidades blandas necesarias para desempeñarse en un ambiente de colaboración mutua generando sinergia dentro de la institución.El contenido del Plan de Capacitación, está alineado con los servicios de la PMO. Es el Jefe PMO ITS quien deberá ajustar semestralmente este plan basándose en los resultados de su aplicación y las necesidades identificadas durante el período; debe abarcar tanto a los profesionales que participan en la Dirección de Proyectos como a los involucrados en la gestión que se desee incorporar: ejecutivos y equipos de trabajo.

4.7 Diseño de Roadmap FuturoEl principal objetivo del Roadmap fue establecer el marco de acción para abordar el inicio y desarrollo de un proceso sistemático de mejora de la madurez en la Gestión Corporativa de Proyectos para la Subsecretaría y el cual constituye el plan base para la puesta en marcha de las funciones y servicios de la PMO ITS.El conjunto de oportunidades que se presentan en el documento “ROADMAP (PLAN DE MEJORAS)”, perteneciente al informe de avance No 3, abarca los procesos de Administración de Proyectos y Programas y Gestión de Portafolios enfocado a componentes ITS, sin embargo, es aplicable a toda área de especialidad y a todo tipo




de componente, ya sea iniciativa, estudio, ante-proyecto, proyecto, programa u otros portafolios de la Subsecretaría de Transportes.El Roadmap consideró como base las oportunidades de mejoras identificadas en la fase de Diagnóstico, indicadas en Informe de Diagnóstico y Recomendaciones, especialmente en lo referido a las mejores prácticas no presentes en la Subsecretaría de Transportes y a las recomendaciones para abordar su implementación. El Roadmap incluye la priorización de las oportunidades de mejoras, la definición de parámetros de implementación y su calendarización.




5. CONCLUSIONES

Como resultado del Levantamiento y análisis de la situación actual (Diagnóstico) el cual evaluó los cuatro pilares fundamentales de la gestión de proyectos (Oficina de Administración de Proyectos (PMO), Metodologías, Nivel de Desarrollo de Competencias en Administración de Proyectos y Uso de herramientas de software en Administración de Proyectos), se determinó que el Nivel de Madurez de la SUBTRANS, no es adecuado a las exigencias que está enfrenta en términos de cantidad de proyectos, prioridades de estos, plazos, complejidad y calidad, por lo que en éste contexto es relevante la implementación de un plan de mejora.

Lo anterior, lejos de indicar una apreciación negativa ofrece un amplio campo de oportunidad de mejora, por lo tanto, se extrae de ello que la principal recomendación fue desarrollar preferentemente los pilares de Metodologías (MAP y PPM) y la Unidad de Desarrollo ITS (PMO ITS), enfocándose en completar los niveles básicos de desarrollo correspondientes a Estandarizar y Medir.

Los resultados de la fase de diagnóstico, confirmaron las presunciones iniciales de los ejecutivos de la SUBTRANS, respecto de las necesidades de abordar las mejoras a la gestión con profesionalismo. Por ello, se llevo a cabo el Diseño de Procesos de Gestión Corporativa de Proyectos, que incluyó:

Diseño de la Metodología de Gestión de Portafolios (PPM). Diseño de la Metodología de Administración de Proyectos (MAP). Procedimientos PMO ITS. Reporte de Gestión y Tableros de Control. Todo conducido por el Diseño de la Unidad de Desarrollo ITS (PMO ITS), la cual

a través sus líneas de servicio dan soporte integral a la disciplina de la gestión de proyectos.

Lo anterior, llevó a determinar que la misión de la PMO ITS es proveer los servicios de soporte integral a la disciplina de gestión de proyectos, apoyando en la selección, priorización, autorización y administración de todos los proyectos estratégicos de la Subsecretaría de Transportes, incluyendo los proyectos ITS a fin de alcanzar las metas estratégicas de ésta, entregar el liderazgo en la administración de proyectos, conocimiento y experiencia para entrenar a los equipos de proyectos en los procesos desde su inicio a su término apoyándolos en equilibrar las restricciones contrapuestas en todas las áreas de conocimiento involucradas en la exitosa Gestión Corporativa de Proyectos como son alcance, tiempo, costo, calidad, entre otras e incorporar las lecciones aprendidas durante el proceso.




Por lo tanto, a través de la definición del Roadmap futuro, quedó propuesto el “camino de mejoramiento para la Gestión Corporativa de Proyectos en la SUBTRANS”, con metas de corto, mediano y largo plazo. Sin embargo, se puede mejorar notablemente focalizando las mejoras en estas prácticas fundamentales.



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