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UNIDAD III. TIPOS DE PROCESOS EN LAS

ORGANIZACIONES PRODUCTIVAS

Objetivo: El alumno reconocerá la importancia de emplear en la industria los

procesos administrativo, técnico y de mejora continua, identificando al cliente

y/o usuario y los beneficios de la estandarización.

Resultado de aprendizaje: El alumno presentará un portafolio de evidencias en donde documente e ilustre:

� Gráfico de las etapas y elementos del proceso administrativo.

� Gráfico de las etapas y elementos de proceso técnico

� Gráfico de las etapas del proceso de mejora continua.

Tema: El proceso administrativo, técnico y de mejor a continua

Saber: Identificar las etapas y los elementos de del proceso administrativo:

Planeación, Organización, Dirección y Control. Identificar las etapas del

proceso técnico: Planificación y análisis, Ejecución y control Identificar las

etapas del proceso de mejora continua: Planear, Hacer, Verificar, Actuar.

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3.1 El proceso administrativo

La administración es una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que

constituyen el proceso administrativo único. Este proceso administrativo está

conformado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, ejecución

y control. Estos constituyen el proceso de la administración.

� La planeación para determinar los objetivos en los cursos de acción que

van a seguirse.

� La organización para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y

para establecer y reconocer las relaciones necesarias.

� La ejecución o dirección por los miembros del grupo para que lleven a

cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo.

� El control de las actividades para que se conformen con los planes.

La planeación

Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar

identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es

alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse ¿Cuándo

y cómo se hará? Cuáles serán los necesarios componentes del trabajo, las

contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón

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integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad

de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.

Actividades importantes de planeación

� Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

� Pronosticar.

� Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el

trabajo.

� Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

� Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para

encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.

� Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

� Anticipar los posibles problemas futuros.

�

Herramientas de la planeación

Análisis del entorno. Es el análisis de grandes cantidades de información del

medio ambiente para detectar tendencias emergentes y crear escenarios.

Análisis del competidor. Busca identificar quiénes son los competidores, qué

hacen y cómo sus acciones afectarán el enfoque de la organización.

Escenario. Un punto de vista consistente de lo que probablemente suceda en el

futuro.

Comparación Externa (Benchmarking) Herramienta para encontrar las

mejores características, procesos, y servicios del producto que sea posible, a

efecto de usarlos como parámetro para mejorar los productos, procesos y

servicios de la propia empresa. Normalmente se compara la empresa contra el

líder o líderes de la industria para darle valor a la comparación.

La organización

Las organizaciones son sistemas sociales diseñados para lograr metas y

objetivos por medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano

y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen

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funciones especializadas. Convenio sistemático entre personas para lograr algún

propósito específico.

Actividades importantes de organización.

� Subdividir el trabajo en unidades operativas (depto.)

� Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos por depto.)

� Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

� Aclarar los requisitos del puesto.

� Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

� Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la

admón.

� Proporcionar facilidades personales y otros recursos.

La ejecución o dirección

Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de

planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien

y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la

tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo

en acción están dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros

a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la

compensación a esto se le llama ejecución.

Elementos de la dirección

� Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.

� Motivación.

� Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.

� Comunicación.

� Supervisión.

� Alcanzar las metas de la organización

Actividades importantes de la ejecución.

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� Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por

la decisión.

� Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

� Motivar a los miembros.

� Comunicar con efectividad.

� Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.

� Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien

hecho.

� Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el

trabajo.

El control

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una

empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada

y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real

de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los

hechos van de acuerdo con los objetivos.

Importancia del control

� Crear mejor Calidad.

� Enfrentar el Cambio.

� Producir ciclos más rápidos.

� Agregar Valor.

� Facilitar la delegación y el trabajo en equipo.

Actividades importantes del Control

� Comparar los resultados con los planes generales.

� Evaluar los resultados con los estándares de desempeño.

� Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

� Comunicar cuales son los medios de medición.

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� Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y

las variaciones.

� Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

� Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

3.2 El proceso de mejora continua

La mejora continua de la capacidad y resultados, debe ser el objetivo

permanente de la organización. Para ello se utiliza un ciclo PDCA, el cual se

basa en el principio de mejora continua de la gestión de la calidad. Ésta es una

de las bases que inspiran la filosofía de la gestión excelente.

Mejora mañana lo que puedas mejorar hoy, pero mejor a todos los días

La base del modelo de mejora continua es la autoevaluación. En ella

detectamos puntos fuertes, que hay que tratar de mantener y áreas de mejora,

cuyo objetivo deberá ser un proyecto de mejora.

El ciclo PDCA de mejora continua se basa en los siguientes apartados:

Plan (planificar)

Organización lógica del trabajo

• Identificación del problema y planificación.

• Observaciones y análisis.

• Establecimiento de objetivos a alcanzar.

• Establecimiento de indicadores de control.

Do (hacer)

Correcta realización de las tareas planificadas

• Preparación exhaustiva y sistemática de lo previsto.

• Aplicación controlada del plan.

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• Verificación de la aplicación.

Check (comprobar)

Comprobación de los logros obtenidos

Verificación de los resultados de las acciones realizadas.

Comparación con los objetivos.

Act (actuar)

Posibilidad de aprovechar y extender aprendizajes y experiencias

adquiridas en otros casos

• Analizar los datos obtenidos.

• Proponer alternativa de mejora.

• Estandarización y consolidación.

• Preparación de la siguiente etapa del plan.

ACTIVIDADES DE LA UNIDAD 3

Actividad 1

Saber hacer Establecer la conveniencia del uso de los elementos de los procesos administrativo, técnico y de mejora mediante la contrastación de los mismos de acuerdo a situaciones específicas. Realice: Analizar casos, en los cuales deberá establecer cuál de los procesos de las organizaciones productivas se adecua mas a la situación de la empresa y especificar porque.