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RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES E INFORME FINAL DE EVALUACIÓN DEFINITIVO

CON-BOG-013-2008

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INVITACION PÚBLICA CON-BOG-013-2008

A PRESENTAR OFERTA PARA LA ADQUISICIÓN DE COMPUTADORES PERSONALES DE ESCRITORIO PARA LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA.

El presente documento contiene las respuestas a las observaciones efectuadas al informe preliminar de evaluación de las ofertas recibidas y el Informe Final de Evaluación dentro del proceso CON-BOG-013-2008, cuyo objeto es LA ADQUISICIÓN DE COMPUTADORES PERSONALES DE ESCRITORIO PARA LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, de acuerdo al numeral 2.9 del Pliego de Condiciones de la convocatoria.

1. ANTECEDENTES:

Mediante Invitación publicada en la página Web: www.contratacion.unal.edu.co, La Universidad Nacional de Colombia – Sede Bogotá, dio apertura al proceso de contratación CON-BOG-013 DE 2008 el día 03 de septiembre de 2008, con el objeto de convocar a PRESENTAR OFERTA PARA LA ADQUISICIÓN DE COMPUTADORES PERSONALES DE ESCRITORIO PARA LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA.

Durante el periodo establecido en el cronograma, se formularon observaciones al Pliego de Condiciones por parte de los señores INFORMATICA DATA POINT DE COLOMBIA LTDA y MICROHARD LTDA, las cuales fueron resueltas mediante documento de Respuesta a Observaciones de fecha 9 de septiembre de 2008, generándose la Adenda No 1 de la misma fecha, en la cual se modifico parcialmente el cronograma ampliando la hora establecida para la recepción de ofertas y el cierre de la invitación y el numeral 4.3.1, en el sentido de aclarar el inciso final del primer párrafo, manifestando que la sumatoria de las 3 certificaciones solicitadas para acreditar la experiencia debe ser igual o superior al cien por ciento (100%) del valor del presupuesto oficial, todo lo anterior publicado en la página Web de la Universidad en esa misma fecha.

2. PARTICIPANTES:

El 12 de septiembre de 2008 a las 16:00 horas se llevó a cabo el cierre del proceso, diligencia a la cual se presentaron los siguientes oferentes:


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1 COMERCIALIZADORA FERLAG LTDA

2 COMPUFACIL S.A.

3 SISTEMAS Y ACCESORIOS LTDA

4 SOFWARE Y ALGORITMOS S.A.

5 SURE COMPUTERS S.A.

6 INFORMATICA DATA POINT DE COLOMBIA LTDA EN REESTRUCTURACIÓN

7 COLVISTA LTDA

8 COLOMBIANA DE SOFTWARE Y HARDWARE COLSOF S.A.

9 SISTETRONICS LTDA

10 MIKRONET S.A.

11 UNION TEMPORAL MICROHARD LTDA – SELCOMP INGENIERIA LTDA

Una vez recepcionadas las ofertas en el tiempo y lugar indicado en el Pliego de Condiciones, se levanto el acta de cierre de invitación y apertura de las Ofertas.

De acuerdo al cronograma establecido, el día 16 de septiembre de 2008, se público en la página Web, el documento de solicitud de aclaraciones a las ofertas, así: aclaraciones técnicas como fue la de solicitar a todos los oferentes allegar nuevamente las certificaciones que acreditan la experiencia, cumpliendo con los requerimientos mínimos exigidos, y jurídicas aclarando la vigencia de la certificación bancaria y en algunos casos se les solicitó allegar la constancia de pago de la prima de la póliza de seriedad de la oferta, publicándose además la Adenda No 2, a través de la cual se modifico el ítem 7 del numeral 8.2 aclarando que el en evento de que no se presente ningún lance en la primera ronda, la calificación se asignará al proponente que haya ofertado el mayor numero de computadores.


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Dentro del plazo establecido para presentar las aclaraciones, se recepcionó las aclaraciones solicitadas, excepto las de SISTEMAS Y ACCESORIOS LTDA y COLVISTA LTDA, razón por la cual y de acuerdo al capitulo VII ítem 7 se RECHAZAN las ofertas por no aportar los documentos requeridos para aclarar información.

3. INFORME PRELIMINAR DE EVALUACIÓN DE VERIFICACION DE REQUISITOS HABILITANTES

Con fecha 23 de Septiembre de 2008, se público en la página Web el Informe preliminar de evaluación de las ofertas. 4. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES AL INFORME PRELIMINAR DE EVALUACION DE VERIFICACION DE REQUISITOS HABILITANTES Dentro del plazo establecido en el Pliego de Condiciones se presentaron observaciones al informe de evaluación preliminar, por cuatro (4) de los oferentes, a la cual se emite respuesta con el presente documento, así:

OFERENTE: COMERCIALIZADORA FEGLAG LTDA

PREGUNTA Observaciones a la propuesta de INFORMÁTICA DATAPOINT LTDA. El proponente ofrece computadores de escritorio marca Hewlett Packard Modelo DC5800, con chasis small form factor, cuyas dimensiones según se aprecia con ello evidencia que el equipo ofertado NO CUMPLE con los requerimientos del Pliego de Condiciones, toda vez que se requieren equipos con Chasis cuyas dimensiones MAXIMAS sean 10 cm x 34cm x 38 cm (HxWxD), nótese que el equipo ofertado supera la altura máxima requerida, por tanto NO CUMPLE técnicamente. El oferente ante una solicitud de aclaración de la Universidad Nacional, aporta una carta Hewlett Packard Colombia que afirma que los equipos ofertados, cumplen con todos los requerimientos del Pliego de Condiciones, en este punto es importante que la Universidad tenga claro que Hewlett Packard Colombia es la subsidiaria de Hewlett Packard Corp. en Colombia, como tal es un representante pero no es el fabricante, en forma directa, de los equipos, por tanto mediante una carta no se pude entrar a modificar ni validar características que el fabricante incluye en planta de fabricación de los equipos, por ello invitamos a la entidad a que indague en la ficha técnica oficial que pude ser revisada en : http:// h18002.www.1.hp.com/products/quickspecs/12863 div/12863


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div.PDF, a fin de tener certeza sobre la especificación técnica y así proceder al rechazo del oferente por no cumplir con las especificaciones requeridas.

RESPUESTA

Se aclara que la evaluación se realizó utilizando el sistema de redondeo, por lo tanto los equipos ofrecidos de referencia HP 5800 cumplirían con este requerimiento técnico, por lo anterior, no se acepta la observación. Se mantiene la evaluación técnica.

PREGUNTA

Primera observación a la Oferta de COLSOF S.A.

RESPUESTA se aclara que la evaluación se realizó utilizando el sistema de redondeo, por lo tanto los equipos ofrecidos de referencia HP 5800 cumplirían con este requerimiento técnico, por lo anterior, no se acepta la observación

PREGUNTA Segunda observación a la Oferta de COLSOF S.A.


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RESPUESTA La certificación Bancaria presentada por COLSOF S.A. cumple con los requisitos exigidos en el 4.2.1, esto es un cupo de crédito preaprobado indicando bajo que modalidades, estableciendo claramente que si ésta aprobado, las diferentes líneas de crédito en ningún momento son condiciones, razón por la cual no se acepta la observación y se mantiene la evaluación

PREGUNTA Primera observación a la propuesta de SISTETRONICS


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RESPUESTA No es cierta la observación presentada, el numeral 4.1.6 “Garantía de seriedad de la oferta” establece que la cuantía es el diez por ciento (10%) del valor del presupuesto. El presupuesto de acuerdo al numeral 1.3 es de $932.522.641, el 10% es $93.252.264, valor por el cual COLSOF S.A. asegura la seriedad de su oferta. No se acepta la observación, se mantiene la evaluación

PREGUNTA Segunda observación a la propuesta de SISTETRONICS

RESPUESTA Se aclara que a pesar de no adjuntar catalogo del producto, la firma allegó certificación del fabricante en la cual se avala la oferta del mismo, Por otro lado la propuesta técnica ofrecida, se encuentra en el anexo numero 5, sobre número 2. No se acepta la observación, se mantiene la evaluación.

PREGUNTA Primera observación a la propuesta de MIKRONET S.A.


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RESPUESTA La certificación Bancaria presentada por MIKRONET S.A. cumple con los requisitos exigidos en el 4.2.1, esto es un cupo de crédito aprobado, indicando la vigencia, con la cuantía requerida y que se encuentra vigente, sin condiciones, salvo las de desembolso, como son las indicadas en el documento en mención. Es de anotar que las Entidades Financieras en general cuando aprueban el crédito, para su desembolso revisan en ese momento criterios como buen manejo de los compromisos del cliente con el banco y es a eso que se refiere la certificación, razón por la cual no se acepta la observación y se mantiene la evaluación.

PREGUNTA Segunda Observación a la propuesta de MIKRONET


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RESPUESTA Se aclara que la firma adjuntó certificación del fabricante en la cual se avala la oferta del mismo con dos referencias de equipos, (HP 5800 / hp 5850) sin embargo, dado que no se logro validar la información del anexo numero 5 que se encuentra en sobre sellado, no es posible emitir respuesta frente a esta observación.

PREGUNTA

RESPUESTA La Universidad Nacional de Colombia evalúa las ofertas bajo los criterios de transparencia e igualdad, lo cual consta en el informe de evaluación preliminar, donde se evaluaron los requisitos mínimos jurídicos, financieros y técnicos, arrojando rechazo en los casos establecidos y calificando con criterio de admisibilidad a las ofertas que cumplen con lo requerido en el Pliego de Condiciones.


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OFERENTE: COMPUFACIL S.A

PREGUNTA

RESPUESTA Se acepta la observación. Se modifica la Evaluación. En el sentido de calificar admisible técnica y financieramente la propuesta.

PREGUNTA Primera observación a la propuesta MIKRONET

RESPUESTA Se aclara que la firma adjuntó certificación del fabricante en la cual se avala la oferta del mismo con dos referencias de equipos, (HP 5800 / hp 5850) sin embargo, dado que el equipo evaluador no verificó el


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contenido del anexo 5 de ninguna propuesta, debido a que esta información se encuentra en el sobre numero 2, no es posible emitir respuesta a esta observación.

PREGUNTA Segunda observación a la propuesta MIKRONET

RESPUESTA La certificación Bancaria presentada por MIKRONET S.A. cumple con los requisitos exigidos en el 4.2.1, esto es un cupo de crédito aprobado, indicando la vigencia, con la cuantía requerida y que se encuentra vigente, sin condiciones, salvo las de desembolso, como son las indicadas en el documento en mención. Es de anotar que las Entidades Financieras en general cuando aprueban el crédito, para su desembolso revisan en ese momento criterios como buen manejo de los compromisos del cliente con el banco y es a eso que se refiere la certificación, razón por la cual no se acepta la observación y se mantiene la evaluación.

PREGUNTA Observación a la propuesta de COMERCIALIZADORA FERLAG


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RESPUESTA En la audiencia pública programada para el primero de Octubre de 2008 se realizará la verificación del cumplimiento de la especificación técnica ofrecida; en razón que durante el proceso de evaluación no se tuvo acceso a la información.

PREGUNTA Observación a la propuesta de la firma COLSOF


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RESPUESTA La certificación Bancaria presentada por COLSOF S.A. cumple con los requisitos exigidos en el 4.2.1, esto es un cupo de crédito preaprobado indicando bajo que modalidades, estableciendo claramente que si ésta aprobado, las diferentes líneas de crédito en ningún momento son condiciones, razón por la cual no se acepta la observación y se mantiene la evaluación.

PREGUNTA Observación general

RESPUESTA Se informa que aunque algunos proponentes incluyeron copia de facturas y contratos en sus propuestas, estos documentos no fueron tenidos en cuenta en el proceso de la evaluación, cumpliendo lo estipulado en el numeral 4.3.1 en los pliegos de condiciones.

OFERENTE: COLVISTA LTDA

PREGUNTA Anexo 2 A firmado y diligenciado El informe de evaluación indica que nuestra oferta es rechazada al no presentar el Anexo 2A firmado y diligenciado. El numeral 4.1.4. -HOJA DE VIDA- del pliego de condiciones establece lo siguiente: “Si el oferente es persona natural, deberá diligenciar y firmar el Anexo 2A: FORMULARIO ÚNICO DE HOJA DE VIDA – PERSONA NATURAL. Si el oferente es persona jurídica, deberá diligenciar y firmar el Anexo 2B: FORMULARIO ÚNICO DE HOJA DE VIDA – PERSONA JURÍDICA.” Como se puede apreciar, el Anexo 2A aplica para persona natural; Colvista Ltda. al ser persona jurídica, participa en tal calidad en el presente proceso, razón por la cual diligenció y aporto en su oferta el formato 2B, el cual reposa en los folios 44 a 48 de la propuesta.

RESPUESTA Se solicito aclaración al respecto y el oferente no lo presento dentro del término legal oportuno, lo cual es causal de rechazo de acuerdo al capitulo VII ítem 7 del Pliego de Condiciones. No se acepta la observación se mantiene la evaluación.


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PREGUNTA Garantía de seriedad de la oferta De acuerdo con el informe de evaluación, nuestra oferta no cumple por no aportar la certificación de pago de la garantía de seriedad. Inicialmente deseamos aclarar, que la garantía de seriedad que avala nuestra oferta se encuentra en los folios 53 a 54 de la propuesta presentada, cumpliendo así con el requerimiento solicitado. De otra parte y en consideración al principio de la buena fe, promulgado en el acuerdo 002 de 2008 de la Universidad Nacional – Régimen Jurídico Aplicable según numeral 1.2. del pliego de condiciones- y en la Constitución Política de Colombia, debe el comité evaluador aceptar su validez. Por ser este un documento público, es decir que no tiene restricciones para ser consultado, la Universidad tiene la potestad de verificar con la compañía de seguros si esta fue pagada o no. Cabe anotar que para respaldar nuestra oferta, adicional a la garantía de seriedad, Colvista Ltda. Aportó una certificación -Aval Bancario- la cual se encuentra en el folio xxxx de la oferta, asegurando así que la propuesta presentada se mantendrá vigente en los términos y condiciones del pliego de condiciones.

RESPUESTA Se solicito aclaración al respecto y el oferente no lo presento dentro del término legal oportuno, lo cual es causal de rechazo de acuerdo al capitulo VII ítem 7 del Pliego de Condiciones. No se acepta la observación se mantiene la evaluación.

PREGUNTA Cumplimiento de los requerimientos técnicos Dice el informe de evaluación que no Colvista Ltda. no cumple con el servicio de Soporte Técnico o Help Desk, al no dar respuesta a una solicitud de aclaración. Al respecto aclaramos que Colvista Ltda. dio respuesta a la solicitud, sin embargo, y más allá de la inquietud planteada, lo sustancial es el hecho que en la propuesta presentada se encuentra la descripción de los servicios ofrecidos, incluido el servicio técnico o help desk. en los folios 067 a 073 Cabe la pena aclarar que cualquier duda que se presente sobre el alcance de los servicios –formal y no sustancial- se encuentra subsanada con el compromiso expreso realizado al presentar la propuesta – numeral 1.7. del pliego de condiciones- y se ratifica con la presentación y firma de la carta de presentación. Nos permitimos trascribir los textos respectivos: Numeral 1.7. del pliego de condiciones RESPONSABILIDAD DEL OFERENTE: “La presentación de la oferta por parte del OFERENTE, constituye evidencia que estudió completamente las especificaciones y demás documentos de los presentes términos, que recibió las aclaraciones necesarias por parte de la UNIVERSIDAD sobre inquietudes o dudas previamente consultadas, y que ha aceptado que estos Pliego de

Condiciones son completos, compatibles y adecuados; que ha tenido en cuenta todo lo anterior para fijar los precios, plazos y demás aspectos de


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la oferta necesarios para el debido cumplimiento del objeto.” Numeral 3. de la carta de presentación: “3. Que conozco la información general y especial y demás documentos del pliego de condiciones y aceptamos los requisitos en ellos contenidos.”

PREGUNTA Se verificó lo ofrecido por el proponente en los folios 067 a 073 y se encontró en el folio 070, lo siguiente respecto al servicio de Soporte Técnico o Help Desk “El servicio será atendido en la modalidad 5x9, es decir cinco días a la semana, nueve horas a la semana,….”, ratificándose la información en el folio 109, en la Fase de aclaraciones, la Universidad solicitó aclaración en este sentido a la oferta y no recibió respuesta por parte del oferente. Por lo anterior, teniendo en cuenta lo contemplado en el capitulo 7 del Pliego de Condiciones, se rechaza la oferta.

RESPUESTA Conclusión: Con base en lo antes expuesto, solicitamos a la Universidad revaluar su concepto y proceder a evaluar como “hábil” nuestra oferta. Para finalizar, y por ser las causales de rechazo aspectos formales y no

sustanciales, invitamos a la Universidad a revisar algunos apartes del Acuerdo 002 de 2008 del Consejo Superior Universitario y del mismo pliego de condiciones, que dan peso a la solicitud de evaluar nuestra oferta. Numeral 2.13. del pliego de condiciones , VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: “LA UNIVERSIDAD dentro de la etapa de evaluación de las ofertas, podrá designar funcionarios para que realicen visitas a las instalaciones o sedes de cada uno de los OFERENTES, con el fin de verificar la información que los mismos han consignado en sus ofertas.” Acuerdo 002 de 2008: “Artículo 3. Principios que rigen los acuerdos de voluntades. Con fundamento en la autonomía universitaria y en cumplimiento de los mandatos constitucionales y legales, los acuerdos de voluntades en los que sea parte la Universidad se adelantarán con base en los siguientes principios: b. Moralidad: Las actuaciones de los servidores públicos de la Universidad y de los particulares que intervengan en los acuerdos de voluntades se realizarán con fundamento en la buena fe garantizando que dichos acuerdos se desarrollen conforme a los valores de honradez y lealtad de manera que se garantice el logro de los fines perseguidos por las partes con los acuerdos. (negrilla y resaltado por fuera de texto )c. Eficacia: La finalidad de los acuerdos de voluntades que adelante la Universidad es satisfacer las necesidades y los requerimientos de la entidad, para lo cual hará uso de los medios y las herramientas pertinentes. No se exigirán requisitos ni formalidades diferentes a los establecidos en la presente normatividad o en la Ley y se procurará evitar los obstáculos puramente formales que impidan tomar decisiones que satisfagan los fines institucionales. (negrilla y resaltado por fuera de texto) f.


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Transparencia: Los acuerdos de voluntades que celebre la Universidad buscarán obtener los mejores beneficios para el cumplimiento de sus fines.”

RESPUESTA El Pliego de Condiciones es Ley para las partes, por otro lado en las manifestaciones presentadas por el Oferente en su carta de presentación manifestó que conocía la información general y especial y demás documentos y aceptan los requisitos en ellos contenidos, razón por la cual no se acepta la observación y se mantiene la evaluación.

OFERENTE: INFORMATICA DATAPOINT DE COLOMBIA LTDA EN REESTRUCTURACIÒN

PREGUNTA Observaciones a la propuesta presentada por la compañía Comercializadora Ferlag Ltda. El capitulo 7 “Causales de rechazo de la oferta” se indica que la Universidad rechazará las ofertas que no cumplen con los requisitos exigidos y entre otros en los siguientes casos: Cuando se evidencie inexactitud en la información contenida en la oferta que de haber sido advertida, al momento de la verificación de dicha información no le hubiere permitido quedar habilitado. A folio 82 la compañía Comercializadora Ferlag Ltda ofrece las siguientes características técnicas…… Como es imposible para la Compañía cumplir con los ofrecimientos técnicos… solicitamos desestimar la oferta

RESPUESTA En la audiencia pública programada para el primero de Octubre de 2008 se realizará la verificación del cumplimiento de la especificación técnica ofrecida.

PREGUNTA Observaciones a la propuesta presentada por la compañía MICRONET S.A. Aspectos financieros: … se observa que la certificación aportada no está condicionada solamente por situaciones inherentes al desembolso del crédito sino también por la condición del mercado, la condición financiera del oferente y otras que no tiene nada que ver con los trámites de desembolso. Ante el incumplimiento de uno de los requisitos mínimos…. Solicitamos desestimar la oferta por incurrir en el primer causal de rechazo….

RESPUESTA La certificación Bancaria presentada por MIKRONET S.A. cumple con los requisitos exigidos en el 4.2.1, esto es un cupo de crédito aprobado, indicando la vigencia, con la cuantía requerida y que se encuentra vigente, sin condiciones, salvo las de desembolso, como son las indicadas en el documento en mención. Es de anotar que las Entidades Financieras en general cuando aprueban el crédito, para su desembolso revisan en


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ese momento criterios como buen manejo de los compromisos del cliente con el banco y es a eso que se refiere la certificación, razón por la cual no se acepta la observación y se mantiene la evaluación.

PREGUNTA Observaciones a la propuesta por la Compañía Colsof S.A ….. Se evidencia que cuenta con un crédito rotativo por un valor máximo de 200 millones que puede ser usado en varias modalidades pero no es un aval financieros que le garantice a la Universidad la disponibilidad de éste monto…. Se solicita desestimar la oferta

RESPUESTA La certificación Bancaria presentada por COLSOF S.A. cumple con los requisitos exigidos en el 4.2.1, esto es un cupo de crédito preaprobado indicando bajo que modalidades, estableciendo claramente que si ésta aprobado, las diferentes líneas de crédito en ningún momento son condiciones, razón por la cual no se acepta la observación y se mantiene la evaluación

5. CONCLUSIÓN DE VERIFICACIÓN Y EVALUACION DE LAS OBSERVACIONES DEL INFORME PRELIMINAR DE EVALUACIÓN – INFORME FINAL DE VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES: Teniendo en cuenta las respuestas a las observaciones al informe de verificación de requisitos habilitantes: jurídicos, financieros y técnicos antes realizada, se concluye que las siguientes ofertas son admisibles, y pasaran a la etapa de calificación y asignación de puntaje, etapa que se realizará en audiencia pública, de acuerdo a lo establecido en el numeral 8.2 y 8.3 del Pliego de Condiciones, así:

1. COMERCIALIZADORA FERLAG LTDA 2. INFORMATICA DATA POINT DE COLOMBIA LTDA EN REESTRUCTURACIÓN 3. COLOMBIANA DE SOFTWARE Y HARDWARE COLSOF S.A. 4. SISTETRONICS LTDA 5. MIKRONET S.A. 6. COMPUFACIL S.A

La audiencia pública de apertura de sobres de la oferta técnica y de calificación y asignación de puntaje, se realizará en el Auditorio Auxiliar No 1, ubicado en el Centro de Convenciones Alfonso López Pumarejo, el 1 de octubre de 2008 a las 10:00 am. La base con la cual se dará apertura la audiencia es de 517 computadores. Sólo se aceptará que participe el Representante Legal del oferente o apoderado debidamente facultado para ello mediante poder especial, amplio y suficiente para asistirá a la audiencia, poder reconocido ante Notaria Pública, cuya oferta fue admisible, quien


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podrá estar acompañado por su asesor técnico, sólo ingresarán dos (2) personas por oferente. Para el efecto de la audiencia publica se conformo un Comité Evaluador el cual será presidido por el Director Nacional de Informática, quien será acompañado por un Profesional de la Oficina Jurídica – Sede Bogotá y Jefe de la Sección de Contabilidad – Sede Bogotá

30 DE SEPTIEMBRE DE 2008 FIN DEL INFORME PRELIMINAR DE EVALUACION

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