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RESPUESTA DEL DIRECTORIO
A.F.P. PROVIDA S.A.
NORMA DE CARÁCTER GENERAL N° 341 – SVS
SITUACIÓN AL 31 DE MARZO DE 2014
Santiago, 31 de marzo de 2014
Previo a responder el cuestionario que se encuentra anexado a la Norma de Carácter General N° 341 (NCG), de la Superintendencia
de Valores y Seguros, el Directorio de AFP Provida S.A. (Provida) desea hacer presente su constante preocupación por ir avanzando
en la implementación de las “mejores prácticas”, tanto a nivel local, como internacional, en materia de Gobiernos Corporativos,
habida consideración de la realidad específica de la Sociedad, así como de la industria previsional y el mercado de valores chileno.
Conforme a lo requerido por la citada NCG, las respuestas entregadas a continuación, están referidas a la situación de la Sociedad al
31 de marzo del presente año. No obstante, este Directorio se encuentra trabajando para que, en el mediano plazo, Provida
implemente todas aquellas prácticas que se estimen conllevan a solidificar aún más el Gobierno Corporativo de Provida, propuestas
por la Superintendencia de Valores y Seguros (SVS), la OCDE u otros organismos internacionales, ello, obviamente, considerando las
particularidades de la Sociedad y la realidad del mercado de valores chileno, tal como se señaló precedentemente.
La respuesta incluye mayor profundización en aquellas respuestas que la SVS, mediante Oficio Ordinario número 27.188 de fecha 8
de diciembre de 2013, solicitó ampliar su explicación.
Finalmente, hacemos presente que, en algunos casos, se ha debido responder negativamente respecto a la existencia de prácticas
propuestas por la SVS, debido a que, en los hechos, no se da el cien por ciento de los presupuestos establecidos en dichas prácticas
propuestas. No obstante, en la mayoría de los mismos casos, Provida cuenta con prácticas similares o que, en lo medular, dan
respuesta satisfactoria al espíritu u objeto perseguido por la SVS con su propuesta.
SI NO
1. Del funcionamiento del Directorio
A.
De la adecuada y oportuna información del Directorio, acerca de los negocios y riesgos de la sociedad,
así como de sus principales políticas, controles y procedimientos.
a) El Directorio cuenta con un procedimiento/mecanismo para la inducción de
cada nuevo Director, por medio del cual éste se informe respecto de la sociedad, X
sus negocios, riesgos, políticas, procedimientos, principales criterios contables y del
marco jurídico vigente más relevante y aplicable a la sociedad y al Directorio.
Explicación:
b) El Directorio cuenta con una política para la contratación de asesores especialistas en
materias contables, financieras y legales que, entre otros aspectos, contemple la asignación X
de un presupuesto especial y suficiente para estos efectos. Además, dicha política es revisada
anualmente, en función de las necesidades que para ello se prevean.
Explicación:
ANEXO NCG N° 341 SVSINFORMACION RESPECTO DE LA ADOPCION DE PRÁCTICAS DE GOBIERNO CORPORATIVO
Adopción
Práctica
El Directorio de Provida ha dispuesto que los nuevos Directores que se integren participen en un programa interno de inducción, a
través de una detallada exposición, especialmente preparada para estos efectos, en la que cada Gerente Divisional o de primera
línea explica el funcionamiento de sus respectivas áreas, sus procedimientos y políticas además de sus proyectos concretos. Al
efecto, la Administración podrá, en caso que asi lo estime conveniente, apoyarse en entidades externas. Sumado a lo anterior, los
nuevos Directores entrantes recibirán por parte de la Administración, un dossier de información relevante de Provida.
El Directorio de Provida ha formalizado un procedimiento para que, en caso de que lo estime necesario, pueda contratar, por medio
del Gerente General, asesoría externa, a través de empresas especializadas, en materias contables, financieras y/o legales. Para ello,
deberá solicitar administrativamente los recursos requeridos, los cuales deberán ser proveídos por la Administración. Los asesores
externos contratados deberán reunir los requisitos que, para cada caso, determine el Directorio. Sin perjuicio de lo anterior, el
Comité de Directores cuenta con un presupuesto especial y suficiente para su buen funcionamiento y para los requerimientos de
contratación de asesores especialistas necesarios para el cumplimiento de su mandato, en los términos aprobados anualmente por
la Junta Ordinaria de Accionistas.
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c) El Directorio se reúne, al menos semestralmente, con la empresa de auditoría externa a cargo de
la auditoría de los estados financieros para analizar:
I. El programa o plan anual de auditoría.
II. Eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables, sistemas
administrativos y auditoría interna.
III. Eventuales deficiencias graves que se hubieren detectado y aquellas situaciones irregulares X
que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes.
IV. Los resultados del programa anual de auditoría.
V. Los posibles conflictos de interés que puedan existir en la relación con la empresa de auditoría
o su personal, tanto por la prestación de otros servicios o la sociedad o a las empresas de su
grupo empresarial, como por otras situaciones.
Con todo, se deberá explicar las materias que son analizadas en sesiones de Directorio
sin la presencia de gerentes o ejecutivos principales
Como parte de sus prácticas, el Comité de Directores y el Directorio se reúnen con los Auditores Externos con
la regularidad que las circunstancias lo ameriten, de acuerdo al buen criterio de sus integrantes o de quien
Explicación: lo presida. En todo caso, se reúnen con los Auditores Externos, al menos, semestralmente. Estas reuniones
se realizan en las oficinas de AFP Provida, con el socio a cargo de la empresa auditora.
En estas reuniones se revisan todas aquellas materias que son propias del trabajo de auditoría. Dentro de
las materias tratadas, se encuentran aquellas singularizadas en la presente pregunta.
Por otra parte, cabe señalar que, hasta la fecha, no ha sido necesario realizar reuniones con los auditores
externos, sin la presencia del Gerente General.
B.
Del correcto funcionamiento del Directorio y su continuidad ante la ausencia de uno o más de sus miembros.
a) El Directorio cuenta con un procedimiento establecido para detectar e implementar
eventuales mejoras en el funcionamiento del Directorio en su conjunto y ese proceso es realizado X
al menos una vez al año por una persona o entidad ajena a la sociedad.
Explicación:
Sin embargo, el Directorio no considera necesario contar con una entidad o persona ajena a la sociedad, para detectar o
implementar mejoras continuas en su funcionamiento.
Con el fin de mejorar continuamente las prácticas de Gobierno Corporativo de Provida, el Directorio de la Compañía, en el mes de
abril de cada año, en la sesión ordinaria correspondiente, debe realizar un análisis del funcionamiento del Directorio durante el año
anterior. Las conclusiones de dicho análisis deben ser entregadas al Fiscal de la Compañía, quién dispondrá de personal interno
especializado en la materia, con el objeto que éste, en caso que corresponda, proponga al Directorio, en la sesión ordinaria
correspondiente a junio del mismo año, eventuales mejoras.
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Gerente de Inversiones ante el Directorio, el Gerente de Riesgos debe estar presente; y (ii)
y los miembros del Directorio se reúnen mensualmente en una reunión de agenda abierta para
analizar diversas materias, incluyendo el funcionamiento del Directorio.
b) El Directorio ha establecido una política mediante la cual se propone a los Directores el tiempo
mínimo mensual que, en su opinión, es deseable que cada Director deba destinar exclusivamente
al cumplimiento de dicho rol en la sociedad, en atención a las características particulares de ésta.
Con todo, se deberá indicar si esa política está o no a disposición de los accionistas y el público en X
general.
De acuerdo a la normativa vigente y a los estatutos de AFP Provida, el Directorio sesionará al menos una
vez al mes, sin perjuicio de las reuniones o sesiones que se realicen de acuerdo a las circunstancias y
requerimientos del buen funcionamiento de la empresa y del negocio en general. Adicionalmente, los
Explicación: miembros del Directorio se reúnen mensualmente con una agenda abierta, de modo de avanzar en el análisis
de los temas relevantes para la sociedad.
Por su parte, el Comité de Directores destinará el tiempo necesario para el cumplimiento de sus obligaciones,
debiendo informar de su gestión al resto del Directorio, sin perjuicio de la participación de sus miembros en
las sesiones regulares.
Se contempla y se espera que los Directores mantengan entre ellos el contacto necesario, a través de reuniones
de trabajo o por vía electrónica o telefónica, con el propósito de que las sesiones de Directorio sean lo más
productivas posible, abordando temas que ya han sido madurados por sus integrantes.
Para cada sesión de Directorio, donde se aborden temas o propuestas de cierta complejidad, cada Director
recibe con antelación el material necesario relativo al tema en cuestión, con el fin de que sea debidamente
estudiado y analizado por cada Director.
Con anterioridad a cada sesión de Directorio, cada Director recibe un completo informe que se
denomina informe al Directorio y que contiene en forma detallada toda la información necesaria para el
curso de la sesión correspondiente y el acta relativa a la sesión anterior.
c) El Directorio cuenta con un mecanismo/procedimiento para mantener documentados de manera
adecuada, los fundamentos, elementos y demás información de la sociedad que se hayan tenido
a la vista o se estén considerando para adoptar los diversos acuerdos del Directorio, a objeto de X
evitar que como consecuencia del reemplazo, incapacidad, ausencia o renuncia de uno o más de sus
miembros, se afecte la normal y oportuna toma de decisiones del mismo.
El Directorio delegó en el Gerente General la función de custodiar los libros de actas.
Explicación: Por su parte, el Fiscal o Secretario del Directorio de AFP Provida, en cumplimiento de su función, reúne, ordena y
archiva cronológicamente en un espacio seguro y accesible, toda la información que recibe o emana del
Directorio.
Entre la documentación referida en el párrafo anterior, destacan los informes que se tuvieron a la vista para la
adopción de las resoluciones.
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C.
Del correcto funcionamiento del Directorio y su continuidad ante la ausencia de uno o más de sus miembros.
a) El Directorio se rige por un Código de Conducta que como mínimo: i) identifica las principales situaciones que
configuran un conflicto de interés; y ii) describe el procedimiento que debe seguir un Director para declarar
y resolver un conflicto de interés. Dicho Código, se refiere al menos a situaciones que, a pesar de no X
estar específicamente contenidas en la ley, de ser mal resueltas, podrían terminar afectando el interés social.
Con todo, se deberá indicar si ese Código de Conducta, está o no a disposición de los accionistas y el público
en general.
En octubre de 2013, es aprobado por el Directorio de Provida el nuevo Código de Conducta para empresas del Grupo Metlife.
En dicho código de conducta existe un apartado sobre responsabilidad personal, y dentro del mismo se encuentra un acápite
Explicación: que trata el tema de cómo evitar conflictos de interés. Adicionalmente, existe la normativa interna denominada
"Normas y Procedimientos Sobre Conflictos de Interés" que informa sobre las normas legales y reglamentarias sobre
conflictos de interés, y la "Norma Para la Prevención de Conflictos de Interés", la que contiene los criterios y pautas de actuación
a seguir para la prevención y gestión de conflictos de interés que puedan surgir como consecuencia de la prestación de servicios
y actividades de inversión que impliquen un riesgo importante de menoscabo de los intereses de uno o más Clientes.
Toda la normativa interna expuesta anteriormente, sin perjuicio de lo dispuesto por la Ley 18.046 sobre Sociedades Anónimas, su
reglamento, y las demás normas que en nuestra legislación regulan los conflictos de interés, son sin duda aplicables también
a los miembros del Directorio de Provida.
El Código de Conducta se encuentra publicado en la página web de AFP Provida, a disposición de los accionistas y
del público, en general.
D.
Otras prácticas adoptadas por la sociedad, referidas a la materia de este numeral (no más de 5).
En virtud de la importancia que el Directorio le asigne a la función de Auditoría Interna, es que el
cargo de Auditor Interno reporta directamente al Directorio.
Para efectos de contar con una instancia de información relevante, completa y veraz, para cada
sesión los Directores reciben un Informe al Directorio que contiene un detalle de lo tratado en la sesión
Explicación: anterior, información financiera y comercial, la tabla de materias a tratar, además de la información requerida
para abordar dichas materias.
El Directorio aprobó una política de Transparencia que aplica al Directorio y a la Alta Administración respecto
al manejo de información en cada una de sus categorías.
AFP Provida cuenta con un Comité de Inversiones y Riesgos que se preocupa de la prevención y mitigación
de riesgos. Al mismo tiempo, la empresa aplica una sofisticada matriz de riesgo operacional que incorpora
los temas o contingencias más relevantes para la empresa.
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2.- De la relación entre la sociedad, los accionistas y el público en general.
A.
De la información que requieren los accionistas e inversionistas para la adecuada toma de decisiones, y de los mecanismos
que facilitan la participación de los accionistas en las juntas de accionistas.
a) Para efecto del proceso de postulación y elección de Directores, el Directorio cuenta con una política y
procedimiento a objeto que el gerente general elabore y ponga a disposición de los accionistas, con a lo menos
dos días de anticipación a la junta, un documento que contenga la experiencia y perfil profesional X
de los candidatos a Director que, hasta ese momento, hayan provisto dicha información a la
sociedad.
Explicación:
b)
La Sociedad cuenta con un mecanismo que permite la votación remota y participación en tiempo real de los
accionistas en las juntas de accionistas. X
Explicación: La sociedad no cuenta con un mecanismo que permita la votación remota y participación en
tiempo real de los accionistas en las juntas de accionistas.
c) La sociedad cuenta con un mecanismo electrónico que permiten divulgar oportunamente el
mercado, en el transcurso de la junta de accionistas, los acuerdos que se adopten, así como otros X
sucesos de relevancia que ocurran durante ésta.
La sociedad no cuenta con un mecanismo electrónico que permita divulgar en el transcurso de
la junta de accionistas los acuerdos que se adopten, ni otros sucesos de relevancia que ocurran
Explicación: durante ésta.
El Directorio de Provida aprobó un procedimiento que ordena que en cada ocasión en que una Junta de Accionistas de la Compañía
deba proceder a elegir a los miembros del Directorio, dos días antes de la citada Junta, el Gerente General, a través del Fiscal,
pondrá a disposición de los accionistas en la página web de la Sociedad, los antecedentes curriculares de aquellos postulantes a
Director que hayan entregado sus antecedentes a la Empresa.
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d)
La Sociedad cuenta con una persona, unidad o sistema cuyo objetivo principal es responder de manera
oportuna a las inquietudes que razonablemente manifiesten los accionistas e inversionistas nacionales o X
extranjeros, respecto de la situación, marcha y negocios públicamente conocidos de la entidad, indicándoles
además donde pueden obtener la información que por ley puede ser provista a los accionistas y al público
en general.
Explicación:
e)
El Directorio cuenta con un procedimiento formal para analizar y evaluar la suficiencia, oportunidad y
pertinencia de las diversas revelaciones que la entidad realiza al mercado, a objeto de mejorar X
permanentemente la información de la sociedad que se provee al público en general.
El Directorio cuenta con un Manual de Manejo de Información de Interés, el cual, entre otras materias, regula
la divulgación de información de interés, así como aquella calificada como hecho esencial. Asimismo,
Explicación: establece los portavoces autorizados para relacionarse con los medios de comunicación, para la entrega de
la información de que trata el Manual, radicando, por ende, en ellos el análisis y evaluación del tipo y
contenido de la información que se entrega al mercado y al público en general.
El Directorio analiza y evalúa estas acciones dentro de sus instancias generales de funcionamiento.
Adicionalmente, se realiza al menos una vez al año una revisión de todas las dimensiones que tiene la relación
de la Sociedad son sus actores relevantes, a través de un análisis de la reputación corporativa, que
sigue la metodología del Reputation Institute, que incluye la información que AFP Provida entrega al mercado.
f)
La Sociedad cuenta con una página web actualizada por medio de la cual los accionistas pueden acceder a toda su
información pública, de manera sencilla y de fácil acceso. X
Provida cuenta con una página web, por medio de la cual entrega información pública en formatos accesibles
y fácil entendimiento, disponible a sus accionistas y al público en general. La página web es www.bbvaprovida.cl
Explicación:
El Directorio de Provida acordó formalizar la función de llevar de la relación con los inversionistas y accionistas de la Compañía,
designando a la persona encargada de dicha función. Dentro de sus funciones, responde en forma regular y oportuna a las
inquietudes que manifiesten los accionistas o inversionistas, más allá de la información de público conocimiento que regularmente
se entrega a las entidades fiscalizadoras.
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g)
Otras prácticas adoptadas por la Sociedad, referidas a las materias de este numeral (no más de 5)
Provida reconoce y fomenta la buena relación con sus stakeholders , donde cada uno de ellos requiere de una
preocupación particular.
Explicación:
3.- De la sustitución y compensación de ejecutivos principales
A.
De los procedimientos de sucesión y de las políticas y planes de compensación de los ejecutivos principales.
a)
El Directorio cuenta con un procedimiento para facilitar el adecuado funcionamiento de la sociedad ante el
reemplazo o pérdida del gerente general o de ejecutivos principales. Tal procedimiento contempla políticas
y mecanismos de selección de potenciales reemplazantes y el adecuado traspaso de funciones e información X
del gerente o ejecutivo principal a sus reemplazantes o al Directorio.
Si bien, no se encuentra formalmente aprobado por el Directorio, la Gerencia de Recursos Humanos cuenta con
procedimientos para el reemplazo del Gerente General u otro ejecutivo principal de la Compañía.
Explicación: La empresa incentiva la promoción interna de sus ejecutivos mediante la identificación de profesionales o
gerentes con alto potencial, con el fin de prepararlos permanentemente para asumir posiciones de mayor
responsabilidad.
Entre las herramientas utilizadas por el área de Recursos Humanos está la Evaluación de Desempeño y el
Management Assessment, a partir del cual se detectan los ejecutivos con alto potencial y se definen las
políticas de sucesión.
También está considerado que Recursos Humanos solicite el apoyo de una consultoría externa para la
implementación de estas políticas.
Para aquellos casos en que la empresa no cuenta con el ejecutivo adecuado y en un momento puntual,
AFP Provida utiliza todas las fuentes de información que tenga a su disposición a través de los ejecutivos
responsables de la búsqueda y tiene identificada a las empresas consultoras especialistas en esta materia,
a quienes les solicita las búsquedas requeridas.
b)
El Directorio ha establecido directrices y procedimientos formales tendientes a prevenir que las políticas de
compensación e indemnización de los gerentes y ejecutivos principales, generen incentivos a que dichos X
ejecutivos expongan a la sociedad a riesgos que no estén acorde a las políticas definidas sobre la materia o
a la comisión de eventuales ilícitos.
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AFP Provida cuenta con Políticas de Gestión de Riesgos, así como Códigos de Conducta y otros Manuales,
que previene que ejecutivos de la compañía expongan indebidamente a la sociedad. En todo caso, los sistemas
Explicación: de compensación e indemnización de los gerentes y ejecutivos principales, cumplen con las mejores prácticas
del mercado en la materia.
B.
Otras prácticas adoptadas por la sociedad, referidas a las materias de este numeral (no más de 5).
Entendiendo que los empleados de AFP Provida son un pilar muy importante para la Compañía, el
Directorio asigna una especial preocupación por el clima laboral a través de la promoción de un adecuado
Explicación: ambiente alineado a una cultura corporativa y de la existencia de políticas de bienestar.
La Gerencia de Recursos Humanos se preocupa de la información y difusión interna con el fin de promover
la participación de todo el personal de la Compañía, utilizando modernas prácticas de gestión de personas.
La empresa cuenta con programas de capacitación y promoción interna que permita el crecimiento de su
gente, tanto en su fortalecimiento laboral, así como también en el desarrollo de carrera.
La empresa tiene como política priorizar la promoción interna de sus ejecutivos. Sin embargo, en caso que no
exista una posibilidad concreta de reemplazo, se recurre a empresas especializadas en la búsqueda de
ejecutivos a fin de asegurarse la contratación de los mejores profesionales del mercado.
La empresa a través de la Gerencia de Recursos Humanos realiza periódicamente un Benchmarking de la
rentas de mercado existentes en aquellas empresas comparables a AFP Provida.
4. De la definición, implementación y supervisión de políticas y procedimientos de control interno y gestión de riesgos en la empresa.
A.
De la administración adecuada de los riesgos inherentes a los negocios que realiza la entidad y de la adopción de las medidas que
correspondan a objeto que los riesgos finalmente asumidos por la misma, se enmarquen dentro de las políticas definidas al efecto.
a)
La Sociedad cuenta con políticas y procedimientos formales para la administración de sus riesgos, siendo el
personal atingente, independiente del vínculo contractual que lo una con la sociedad, debidamente X
informado y capacitado respecto de tales materias. Además, dichas políticas y procedimientos son revisados
periódicamente y actualizados, si correspondiere.
Las politicas de compensaciones fijas son las que operan en función de compensaciones de mercado y las bandas salariales
definidas para cada cargo. Estas bandas salariales se construyen a partir de estudios de compensaciones contratados con una
empresa externa especialista. El modelo de evaluación de desempeño de los ejecutivos que definen las compensaciones variables o
bono anual implican la fijación de objetivos los cuales tienen ponderaciones que evitan concentrar en pocos objetivos el logro de los
incentivos, y constitiyen por tanto un conjunto de objetivos equilibrados de diversa indole cuantitativos y cualitativos.
Adicionalmente, al igual que las compensaciones fijas, las variables ademas se enmarcan en las que existen en el mercado. De esta
forma, por sus características, las políticas de compensación de la Administradora evitan que se generen incentivos para que los
ejecutivos expongan a la sociedad a riesgos no deseados, o cometan eventuales ilícitos.
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La empresa cuenta con una matriz de riesgo corporativo que se aplica permanentemente, tanto en la
la administración de la sociedad, como de los Fondos de Pensiones que administra y que constituye una
Explicación: herramienta fundamental para la prevención y rectificación oportuna de situaciones que puedan exponer
el interés a la empresa.
b)
El Directorio cuenta con una Comité o Unidad que le reporte directamente, dedicado a controlar que políticas
y procedimientos, referidos en la letra anterior, se cumplan y que por ende, la exposición a los riesgos X
efectivamente asumidos, sea acorde a lo definido en tales políticas.
Explicación:
La matriz indicada se divide en una Política de Gestión de Riesgos y Una Política de Inversiones y de Solución de Conflictos de
Interés, ambas autorizadas por el Directorio. El cumplimiento de estas políticas de inversión es evaluado anualmente por el
Directorio en base a la información recabada trimestralmente por el Comité de Inversiones y de Solución de Conflictos de Interés y
mensualmente por el Comité de Auditoría y por el Directorio.
Respecto del Modelo de Control Interno, este se basa en una visión Ex Ante y una visión Ex Post. Para la primera visión se utiliza el
Modelo de Control Interno (MCI) que consiste en i) levantamiento de Procesos; ii) identificación de Riesgos; iii) establecimiento de
controles y; iv) revisión de su efectividad. Desde la perspectiva Ex Post, se lleva un registro detallado de la totalidad de eventos que
originan castigos operacionales para la compañía, con sus debidos análisis y planes de mejora tendientes a evitar que dichos
eventos se repitan en el futuro. Como resultado de este proceso anual se obtiene la "Matriz Única de Riesgos", que levanta todos
los riesgos asumidos por AFP Provida desde una perspectiva tanto económica como reputacional. Para efectos de mantener un
control continuo de los riesgos de la compañía, la Subgerencia de Riesgo Operacional ha establecido un comité de Gestión de
Riesgo, que sesiona mensualmente y que es integrado por los Gestores de Riesgo Operacional (GRO´s). Estos Gestores son
empleados de línea de las distintas unidades que conforman la empresa y su objetivo es ser facilitadores en la implantación del
modelo y levantar alertas tempranas ante eventuales desviaciones. Los GRO´s son designados por los gerentes de cada unidad y son
continuamente capacitados y orientados por el Subgerente de Riesgo Operacional, quien preside el Comité GRO y es responsable
directo de la adecuada implementación del MCI.
El Directorio cuenta con un Comité específico para verificar el cumplimiento de la Política de Riesgo y la Política de Inversiones y de
Solución de Conflictos de Interés. Este comité está integrado por tres Directores (dos de ellos Directores autónomos). En las
sesiones del Comité, los Directores son informados por el Gerente de Inversiones y el Gerente de Riesgo respecto de todas aquellas
materias que requieren, especialmente de las contenidas en las Políticas previamente individualizadas, siendo temas recurrentes el
posicionamiento de los fondos de pensiones y el cumplimiento de las restricciones normativas e internas y de la implementación
del MCI y eventos de Riesgo Operacional. El Comité reporta directamente al Directorio, mediante la confección de un acta que
contiene todos los temas tratados y los acuerdos alcanzados, la cual es analizada en la sesión de Directorio siguiente a la
celebración del Comité. Adicionalmente, en el Informe al Directorio (documento preparado por la Administración previo a cada
Directorio), el cual se entrega a los Directores con la debida anticipación, se incorpora información pertinente a esta materia, así
como los antecedentes relevantes respecto de la marcha de la sociedad, entorno económico y antecedentes financieros, como
también respecto del retorno de los fondos, el cumplimiento de las restricciones de inversión y el detalle de los eventos de riesgo
operacional relevantes.
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c) La sociedad cuenta con un procedimiento establecido y conocido por todo su personal, cualquiera sea el
vínculo contractual con ella, especialmente diseñado para la denuncia de eventuales irregularidades o
ilícitos, que dé garantía respecto de la confidencialidad de la identidad del denunciante. X
AFP Provida cuenta con un Código de Conducta aplicable a nivel corporativo, el cual es conocido por todos los
empleados y ejecutivos de la empresa, a través de su publicación en la intranet de la empresa.
Explicación: El Código de Conducta contempla la posibilidad y el espacio para que cualquier funcionario de la empresa
pueda denunciar eventuales irregularidades o ilícitos con el debido resguardo y confidencialidad de la
identidad del denunciante.
d) El Directorio ha implementado un Código de Conducta Ética, que define los principios que guían el actuar de todo
su personal, independiente del vínculo contractual con ella, y cuenta con procedimientos adecuados para X
capacitar a su personal respecto de tales principios.
El Directorio de Provida considera que la Integridad Corporativa, entendida como la observación
sistemática de estrictos estándares de comportamiento ético en la empresa, constituye una fuente de
creación de valor estable y un requisito indispensable para preservar la confianza de la sociedad en
Explicación: cualquier institución.
El Código de Conducta define y desarrolla los fundamentos de comportamiento ético que el Directorio de
Provida entiende que han de aplicarse a las actividades de la empresa, y las pautas de actuación
necesarias para que la Integridad Corporativa se manifieste en las relaciones establecidas:
√ Con sus clientes, empleados, gerentes, proveedores y terceros (integridad relacional);
√ en sus actuaciones en los diferentes mercados, tanto como emisor, como operador (integridad en los mercados);
√ a través de la actuación individual de sus Directores, empleados y gerentes (integridad personal);
√ y en el establecimiento de órganos y funciones específicas a las que se atribuye la responsabilidad
de velar por el cumplimiento del contenido del Código y de promover las acciones necesarias para preservar,
eficazmente, la Integridad Corporativa en su conjunto (Integridad Organizativa).
En el mes de agosto de 2014, a nivel corporativo se establecerá una certificación del mencionado código para todos los empleados
de la Administradora.
El Directorio cuenta con un Comité específico para verificar el cumplimiento de la Política de Riesgo y la Política de Inversiones y de
Solución de Conflictos de Interés. Este comité está integrado por tres Directores (dos de ellos Directores autónomos). En las
sesiones del Comité, los Directores son informados por el Gerente de Inversiones y el Gerente de Riesgo respecto de todas aquellas
materias que requieren, especialmente de las contenidas en las Políticas previamente individualizadas, siendo temas recurrentes el
posicionamiento de los fondos de pensiones y el cumplimiento de las restricciones normativas e internas y de la implementación
del MCI y eventos de Riesgo Operacional. El Comité reporta directamente al Directorio, mediante la confección de un acta que
contiene todos los temas tratados y los acuerdos alcanzados, la cual es analizada en la sesión de Directorio siguiente a la
celebración del Comité. Adicionalmente, en el Informe al Directorio (documento preparado por la Administración previo a cada
Directorio), el cual se entrega a los Directores con la debida anticipación, se incorpora información pertinente a esta materia, así
como los antecedentes relevantes respecto de la marcha de la sociedad, entorno económico y antecedentes financieros, como
también respecto del retorno de los fondos, el cumplimiento de las restricciones de inversión y el detalle de los eventos de riesgo
operacional relevantes.
El Directorio de Provida adherió al Código de Conducta de las empresas del Grupo MetLife, de las cuales Provida es parte.
Posteriormente, se dio a conocer a todos los empleados, a través de un correo electrónico, el nuevo Código de Conducta,
adjuntando a su vez una copia del mismo.
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B.
Otras prácticas adoptadas por la sociedad, referidas a las materias de este numeral (No más de 5)
El Directorio ha aprobado la creación y funcionamiento de un Comité Directivo de Inversiones y de Solución
de Conflictos de Interés que deberá sesionar trimestralmente y estará integrado por tres Directores de AFP Provida,
dos de los cuales deberán tener el carácter de autónomo, el que además determinará quién de estos últimos
lo presidirá. El Comité Directivo requerirá de al menos dos integrantes para sesionar y sus decisiones se tomarán
por mayoría simple.
De la misma manera el Directorio también ha aprobado la creación y funcionamiento de un Comité de Inversiones y
Explicación: Riesgos que delegan en la Gerencia de Inversiones la responsabilidad de dar seguimiento y controlar los
riesgos a los que se exponen los Fondos de pensiones y la Administradora. Esta gerencia reporta directamente
a la Gerencia General.
La empresa cuenta con una Gerencia de Cumplimiento que entre otras responsabilidades destacan las siguientes:
√ Cumplir y hacer cumplir las reglas contenidas tanto en el Código de Conducta como en el Código de
Conducta en el Ámbito de los Mercados de Valores.
√ Interpretar las aplicaciones concretas de las normas contenidas en el Código de Conducta, y supervisar
su cumplimiento.
√ Llevar el control de la Información Privilegiada, de acuerdo con las normas que se contienen en el Código
de Conducta.
5. Otras prácticas adoptadas por la sociedad, que no están referidas a las materias antes señaladas (No más de 5).
Más allá de su objetivo social, AFP Provida mantiene una permanente preocupación por realizar un aporte social
y cultural en beneficio de la comunidad.
Explicación:
Es así como realiza contribuciones a Fundaciones tales como El Hogar de Cristo, aporta con becas de
estudio a alumnos de bajos recursos y también realiza actividades culturales cuya recaudación de fondos se
destina a actividades sociales.
En el mes de agosto de 2014, a nivel corporativo se establecerá una certificación del mencionado código para todos los empleados
de la Administradora.
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