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c ONTRALORIA ni CUNIMNAMAKCA V 1049 RESOLUCIÓN NÚMERO DE - DC ( \OIC. 2015 ; "Por la cual se crea un equipo interdisciplinario paralelo al Comité Interno de Archivo con el objetivo de elaborar el PGD de la Entidad y se reglamentan sus integrantes y las funciones del mismo" EL CONTRALOR DE CUNDINAMARCA En uso de sus atribuciones Constitucionales, legales y ordenanzales y en acatamiento de las leyes; 80 de 1989, 594 de 2000, 734 de 2002, 1712 de 2014, 1437 de 2011 y los decretos reglamentarios 2609 de 2012,103 y 1080 de 2015 y CONSIDERANDO: Que el artículo 15 de la ley 1712 del 2014 establece que dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley, los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lincamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. Este Programa deberá integrarse con las funciones administrativas del sujeto obligado. Deberán observarse los lincamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia. Que el PGD es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Este debe ser aprobado, publicado, implementado y controlado. Que las entidades públicas deberán formular una política de gestión documental constituida por los componentes descritos en el Artículo 6 del decreto 2609 de 2012, ajustada a la normativa que regula la entidad, alineada con el Plan Estratégico, el Plan de Acción y el Plan Institucional de Archivos "PINAR", y deberá estar documentada e informada a todo nivel. Que dentro de los Prerrequisitos para la elaboración del PGD se encuentra dentro de otros; la necesidad de conformar un equipo de profesionales de diferentes disciplinas para lograr armonizar el PGD con los demás sistemas de gestión documental de la entidad. En mérito de lo expuesto, RESUELVE: "Control Fiscal Responsable y Participativo"

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cONTRALORIAni CUNIMNAMAKCA

V 1 0 4 9RESOLUCIÓN NÚMERO DE - DC

( \OIC. 2015 ;

"Por la cual se crea un equipo interdisciplinario paralelo al Comité Interno de Archivo con el objetivode elaborar el PGD de la Entidad y se reglamentan sus integrantes y las funciones del mismo"

EL CONTRALOR DE CUNDINAMARCA

En uso de sus atribuciones Constitucionales, legales y ordenanzales y en acatamiento de lasleyes; 80 de 1989, 594 de 2000, 734 de 2002, 1712 de 2014, 1437 de 2011 y los decretosreglamentarios 2609 de 2012,103 y 1080 de 2015 y

C O N S I D E R A N D O :

Que el artículo 15 de la ley 1712 del 2014 establece que dentro de los seis (6) mesessiguientes a la entrada en vigencia de la presente ley, los sujetos obligados deberán adoptarun Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos ylincamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservaciónde los documentos públicos. Este Programa deberá integrarse con las funcionesadministrativas del sujeto obligado. Deberán observarse los lincamientos y recomendacionesque el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia.

Que el PGD es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largoplazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación,procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por unaentidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización yconservación. Este debe ser aprobado, publicado, implementado y controlado.

Que las entidades públicas deberán formular una política de gestión documental constituidapor los componentes descritos en el Artículo 6 del decreto 2609 de 2012, ajustada a lanormativa que regula la entidad, alineada con el Plan Estratégico, el Plan de Acción y el PlanInstitucional de Archivos "PINAR", y deberá estar documentada e informada a todo nivel.

Que dentro de los Prerrequisitos para la elaboración del PGD se encuentra dentro de otros; lanecesidad de conformar un equipo de profesionales de diferentes disciplinas para logrararmonizar el PGD con los demás sistemas de gestión documental de la entidad.

En mérito de lo expuesto,

R E S U E L V E :

"Control Fiscal Responsable y Participativo"

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ONTRALORIA• DI CUNDINAMAUCADI

1 0 4 9RESOLUCIÓN NÚMERO DE - DC

( i 7 Día 2015"Por la cual se crea un equipo interdisciplinario paralelo al Comité Interno de Archivo con el objetivo

de elaborar el PGD de la Entidad y se reglamentan sus integrantes y las funciones del mismo"

CAPITULO I

OBJETIVO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

ARTÍCULO PRIMERO: Objetivo. El objetivo de la presente Resolución es crear el equipointerdisciplinario paralelo al comité de archivo de la entidad con el objetivo de elaborar el PGDde la entidad, así mismo se definirán los integrantes de dicho equipo y se establecerán lasfunciones a cargo de este equipo.

ARTÍCULO SEGUNDO: Ámbito de Aplicación. Las disposiciones contenidas en la presenteResolución se aplican a los miembros del equipo interdisciplinario y a los demás funcionariosque en razón a las funciones desempeñadas en la entidad sean los llamados a colaborar con la¡mplementación del PGD.

CAPITULO II

INTEGRANTES DEL EQUIPO INTERDISCIPLINARO, FUNCIONES Y SESIONES DELMISMO

ARTÍCULO TERCERO: Conformación. El equipo interdisciplinario que se encargará de laelaboración e implementación del PGD estará conformado por las siguientes dependencias dela entidad;

- Alta Dirección. (Comité Interno de Archivo - Secretaría General)- Oficina Asesora de Planeación y Sistemas e Informática.- Oficina de Control Interno.- Dirección Administrativa de Gestión Humana y Carrera Administrativa (Escuela decapacitación)- Oficina de prensa.- Subdirección de Costos Ambientales.- Oficina Asesora Jurídica.-Subdirección de servicios Generales

ARTÍCULO CUARTO: Funciones Generales. El equipo interdisciplinario enunciado en elartículo anterior tendrá las siguientes funciones generales, sin perjuicio de las actividadesconjuntas que le corresponden al equipo interdisciplinario

Alta Dirección: Será la encargada de la definición y aprobación de Políticas, Objetivos,metas, estrategias y asignación de recursos para la elaboración, implementación, ejecución ymantenimiento del PGD.

"Control Fiscal Responsable y Participativo"

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ONTRALORIA• DI CUNDINAMARCA

1049RESOLUCIÓN NÚMERO DE - DC

( 1 7 DIC.

"Porta cual se crea un equipo interdisciplinario paralelo al Comité Interno de Archivo con el objetivode elaborar el PGD de la Entidad y se reglamentan sus integrantes y las funciones del mismo"

Oficina Asesora de Planeación y Sistemas e Informática: Tendrá a su cargo laarticulación de la Gestión Documental con la Planeación de la entidad (Plan Estratégico, el Plande Acción y el Plan Institucional de Archivos "PINAR"), así como la orientación para laadopción, adquisición y buen uso de los recursos tecnológicos, de igual manera apoyará laintegración de la gestión documental con los procesos, procedimientos y las directrices delSistema de Gestión de Calidad.

Oficina de Control Interno: Otorgará apoyo para garantizar la implementación del PGD y elcumplimiento de las directrices relacionadas con la gestión documental en cada dependenciade la entidad de acuerdo con el plan de auditorias interno.

Dirección Administrativa de Gestión Humana y Carrera Administrativa - Escuela deCapacitación: Estarán encargados de la formulación del plan estratégico de recursoshumanos para que se incluya la capacitación en gestión documental tanto en los temas físicoscomo electrónicos a los funcionarios de la Contraloría de Cundinamarca.

Oficina de Prensa: Será el área encargada de la Ilustración de los aspectos de imagencorporativa y difusión del PGD.

Subdirección de Costos Ambientales: Apoyará y asesorará a la entidad para que lacontribución de la gestión documental se ajuste al cumplimiento de las directrices del Sistemade Gestión Ambiental.

Oficina Asesora Jurídica: Orientará los aspectos legales de la gestión documental de laentidad.

ARTÍCULO QUINTO: Reuniones. Los miembros del equipo interdisciplinario se reunirán en lasmismas fechas que se reúna el Comité Interno de Archivo y en sesiones extraordinariascuando existan temas o actividades que así lo requieran.

ARTÍCULO SEXTO: De la Segjet^ría^jdel Equipp Interdisciplinario. La Secretaría delEquipo interdisciplinario'será conjunta con la'del CÍA por lo tanto ejercida por el SubdirectorOperativo de Servicios Generales de la Contraloría de Cundinamarca quien cumplirá lassiguientes funciones:

1. Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias, por indicación del Comité Interno deArchivo.

2. Elaborar y someter para aprobación el orden del día de cada reunión.

3. Elaborar, suscribir y archivar las actas de cada sesión del Equipo, los antecedentes y demássoportes documentales.

"Control Fiscal Responsable y Participativo"

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cv°ONTRALORIAIJF CUNDINAMARCA

1 0 4 9RESOLUCIÓN NÚMERO DE - DC

( \ DiC. 2015 ;

"Por la cual se crea un equipo interdisciplinario paralelo al Comité Interno de Archivo con el objetivode elaborar el PGD de la Entidad y se reglamentan sus integrantes y las funciones del mismo"

4. Coordinar el cumplimiento de las funciones del Equipo.

5. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Equipo.

6. Preparar un informe anual sobre la gestión del Equipo Interdisciplinario, el cual serárevisado por todo el equipo interdisciplinario y entregado al Contralor de Cundinamarca paralos fines pertinentes.

7. Las demás que le sean asignadas por el equipo interdisciplinario

CAPITULO IIICREACIÓN Y VIGENCIA

ARTÍCULO SÉPTIMO: Quorum. El presente equipo será creado a partir de la fecha deexpedición de la presente resolución; para que sus sesiones sean validas se requerirá queasistan por lo menos la mitad de sus integrantes y las decisiones serán adoptadas por lamayoría simple de los asistentes a la respectiva reunión.

ARÍCULO OCTAVO: Vigencia y Derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fechade su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLIQUESE, COMUNIQÚESE y CÚMPLASEDada en Santafé de Bogotá, D.C., a los 17 DJC. 2015

LEONARDO RICO RICOa

Proyectó y revisó: Cristian J. Ardua SuarezJefe de Oficina Asesora Jurídica

Revisó: Edgar Iván Paérez CarvajalAsesor del despacho (e)

"Control Fiscal Responsable y Participativo"