resoluciÓn de presidencia ejecutiva · dependencia de la entidad especializada en el bien o...

RESOLUCIÓN DE PRESIDENCIA EJECUTIVA

Lima, 1 OCT 2018 Nº 221 -2018-SERVIR/PE

Vistos; el Informe Nº 136-2018-SERVIR/GG-OPP de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, el Memorando Nº 509-2018/SERVIR/GG-OGAF de la Oficina General de Administración y Finanzas y el Informe Legal Nº 209-2018-SERVIR/GG-OAJ de la Oficina de Asesoría Jurídica; y,

CONSIDERANDO:

Que, con Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 018-2010-SERVIR-PE se aprobó el Manual de Procesos de la Autoridad Nacional del Servicio Civil - SERVIR, que comprende la descripción del conjunto de operaciones descritas en forma clara, sistemática, ordenada y secuencial, así como el diagrama de flujo de las actividades en las que participan cada una de las unidades orgánicas de SERVIR;

Que, mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 066-2018-SERVIR-PE, se modificó el MAPRO de SERVIR, incorporándose el procedimiento denominado "Adjudicación sin Procedimiento", versión 7, vinculado a la Subjefatura de Abastecimiento (SJA);

Que, la Oficina General de Administración y Finanzas en coordinación con la Oficina de Planeamiento y Presupuesto mediante documentos de vistos, proponen la actualización del procedimiento "Adjudicación sin procedimiento", versión 07, vinculado a las funciones de la Subjefatura de Abastecimiento, con la finalidad de incluir la participación de la OGAF en la supervisión y monitoreo de las contrataciones gestionadas por la SJA; actualización que se requiere para una adecuada implementación de la recomendación 3 del Informe Nº 003-2014-2-5736 del Órgano de Control Institucional;

Que, en ese sentido, resulta necesario actualizar el Manual de Procesos de SERVIR para

0 incorporar el procedimiento "Adjudicación sin procedimiento", versión 08, código SJA-PR-02,

~,ó'~ vinculado a las funciones de la Subjefatura de Abastecimiento; Bº ~ o

Flores r¿ Con los vistos de la Gerencia General, de la Oficina General de Administración y ~~

GAf Finanzas, la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, y la Oficina de Asesoría Jurídica;

De conformidad con lo establecido en el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo Nº 006-2017-JUS; el Reglamento de la Ley Nº 29091, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 004-2008-PCM y el Reglamento de Organización y Funciones de SERVIR, aprobado por Decreto Supremo Nº 062-2008-PCM y modificatorias;

SE RESUELVE:

Artículo 12.- Modificar el Manual de Procesos de la Autoridad Nacional del Servicio Civil - SERVIR, actualizándose a la versión 8 el procedimiento denominado "Adjudicación sin procedimiento" vinculado a la Subjefatura de Abastecimiento, conforme al anexo que forma parte de la presente Resolución; procedimiento cuya vigencia estará suspendida hasta que el

112

Jefe de la Oficina General de Administración y Finanzas ostente la atribución para suscribir las

órdenes de compra y órdenes de servicio correspondientes a las contrataciones menores o

iguales a ocho (8) UIT.

Artículo 22.- Disponer la publicación de la presente Resolución y su respectivo anexo en

el Portal del Estado Peruano (www.peru.gob.pe) y en el Portal Institucional de SERVIR

(www.servir.gob.pe).

Regístrese, comuníquese y

. '• '"

212

HERRAMIENTA DEL PERÚ QUE CRECE

ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO: SJA-PR-02

Versión: 08

SUBJEFATURA DE ABASTECIMIENTO

Elaborado por: Kenneth Felipa Moreno Firma:

Cargo: Especialista en Planificación y Programación de Compras

Fecha: 3 T 2uía

Revisado por: Carlos Pingus Gomes ····-······-··----·----·-----·--·----·-····-······-········-···············-··-·······-····-··-··············-·-·-··---·-·-·----···---···---·-········-·······-·············· ................................. .

Cargo: Subjefe de Abastecimiento

Fecha: 3 l esT 2ilíJ

Revisado por: Mario Flores Pascualin

Cargo: Jefe de la Oficina General de Administración y Finanzas

Fecha: 3 1 nsT í.il'\3

Aprobado por: Santiago Mercado Márquez Firma: -··---····--···-··············-·-·-··-·--··········-·-··-···-·····--·-·····--··-·-··-··------·-·-·---·------·-···-···--·-···---·-········---····-·-·-··-····-·-·····---·-·····

Cargo: Jefe (e) de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto

Fecha: 3 l r ~ T 2uíJ

Aprobado por: Marcelo Cedamanos Rodríguez Firma:

Cargo: Gerente General

Fecha: 3 1 r s T 2JíJ

Formato: Digital La impresión de este documento desde la Intranet constituye una "COPIA NO CONTROLADA" a excepción de que se indique lo contrario.

Clasificación : interno

senar PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02

ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO Versión 08

HERRAMIENTA DEL PERÚ QUE CRECE Páqina 2 de 15

ÍNDICE

OBJETIV0 ....... ... ....... .......... ................. ...... ..... .. ... ... ... ... ...... ... ... ... ..... ... ... .............. ..... ... .... .. .... .. .. 3

ALCANCE ........................ ... ... .... .. ......... ... ... ... ... ... ......................... ....... ... .... ... .. .. ..... .. .... .... ...... .. .. 3

BASE NORMATIVA ........... ...... .... .................. ... ... ...... .............. ... ... ........ .. ..... .. .... .... ... ... .... .. .. .... .. 3

REFERENCIAS .. ........ ... ........... .... .... ................. ... ... ... .. .... .... ..... .. ...... ... ... .. ...... ... .............. ....... ... . 3

V. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ..... ..... .. .... ...... ... .. ... .. ..... ... .. .... ........ ........... ................. .. ..... . 3

VI. RESPONSABLES ...... .. ............ ........ .......... ..... .. ...... .. .... .... ....... ..... ....... ... ........... ... .... ..... ...... ...... . 5

VII. FLUJO DEL PROCES0 ..... ............................ ... ... .... .. ............... ... ..... ... ....... .. ......... ..... .. ......... ... .. 5

VIII. DESARROLLO ... ... .. .... ...... ... .... ..... .............. ...... ... ... ... .... ... ..... ... .. ........ ................. .. ....... ....... ..... .. 7

IX. ANEX0 ..... ... ...... ..... .... ... ..... ...... ... ... ............... .. .. .... ... .. ..... ... ... ..................... ... ..... ..... ... .... ....... ... . 14

ANEXO Nº1: CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE PAGO ........... .. ........ ....... .... ... .... ....... ... ........... . 14

X. CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS ... ... .. ... ... ..... ... .................... ... .............. ... .... .... .......... .. 15


Clasificación: interno

serW PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02


HERRAMIENTA DEL PERÚ QUE CRECE Página 3 de 15

l. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la adquisición de bienes y servicios por montos menores o iguales a ocho (8) UIT, en el marco de la normativa legal vigente.

ALCANCE

Desde la recepción del requerimiento realizado por el Área Usuaria hasta la entrega del expediente a la Sub Jefatura de Contabilidad.

111. BASE NORMATIVA

3.1 Decreto Legislativo Nº 1023, que crea SERVIR como ente rector del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos.

3.2 Decreto Supremo Nº 062-2008-PCM, que aprueba el Reglamento de Organizaciones y Funciones de la Autoridad Nacional del Servicio Civil , y sus modificatorias.

3.3 Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

3.4 Decreto Legislativo Nº 1246, Decreto Legislativo que aprueba diversas medidas de simplificación administrativa.

3.5 Ley Nº 30225, Ley de Contrataciones del Estado.

3.6 Decreto Supremo Nº 350-2015-EF, que aprueba el Reglamento de la Ley Nº 30225, Ley de Contrataciones del Estado.

3. 7 Decreto Legislativo Nº 1341 , que modifica la Ley Nº 30225, Ley de Contrataciones del Estado.

3.8 Decreto Supremo Nº 056-2017-EF, que modifica el Reglamento de la Ley Nº 30225.

REFERENCIAS

Procedimiento: SJA-PR-03 Gestión de Almacenes.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

5.1 Área usuaria

Es la dependencia cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada contratación o que dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias, que colabora y participa en la planificación de las contrataciones, y realiza la verificación técnica de las contrataciones efectuadas a su requerimiento, previas a su conformidad.

5.2 Área técnica

Dependencia de la Entidad especializada en el bien o servicio que es materia de la contratación. El área técn ica puede ser también Área Usuaria.

5.3 Bienes

Son objetos que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de sus funciones y fines.

5.4 Consultoría

Son los servicios profesionales altamente calificados que realiza una persona natural o jurídica para la elaboración de estudios y proyectos; en la inspección de fábrica, peritajes de equipos, bienes y maquinarias; en investigaciones, auditorías, asesorías, estudios de prefactibilidad y de factibilidad técnica, económica y financiera , estudios básicos, preliminares

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"COPIA NO CONTROLADA" a excepción de que se indique lo contrario. Clas ificación:

interno

senar PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02



y definitivos, asesoramiento en la ejecución de proyectos y en la elaboración de términos de referencia, especificaciones técnicas y Bases de distintos procesos de selección , entre otros.

5.5 CCP

Certificación de Crédito Presupuestario.

5.6 Expediente de Contratación

Para las contrataciones menores o iguales a 8 UIT, es el conjunto de documentos que contiene todas las actuaciones relativas a la contratación, desde el requerimiento del Área Usuaria hasta la culminación de la contratación. Su custodia inicia en la Subjefatura de Abastecimiento y culmina en el Expediente de pago almacenado junto con el Comprobante de Pago a cargo de la Subjefatura de Tesorería; hasta su disposición final al Arch ivo Central.

5.7 Especificaciones técnicas (ET)

Descripción de las características técnicas y/o requisitos funcionales del bien a ser contratado. Incluye las cantidades, cal idades y las condiciones bajo las que deben ejecutarse las obligaciones.

5.8 MEF

Ministerio de Economía y Finanzas.

5.9 O/Cu O/S

Orden de compra u Orden de serv1c10. Es el documento emitido por las Entidades contratantes que formaliza, entre otros, el compromiso presupuestario vinculado a una contratación. Actúa como contrato entre la Entidad y el Contratista, en tanto que también puede ser utilizado como medio de pago para continuar la ejecución contractual.

OGAF

Oficina General de Administración y Finanzas .

. 11 RNP

Registro Nacional de Proveedores.

Requerimiento

Solicitud del bien o servicio formulado por el Área Usuaria. El documento de requerimiento contiene la finalidad pública, los términos de referencia y/o especificaciones técnicas, la vinculación al POI o Gastos Fijos; además debe ser remitido en el formato del Sistema Administrativo Gubernamental que tenga implementado SERVIR.

5.13 SAG

Sistema Administrativo Gubernamental implementado en SERVIR, mediante el cual se planifican y programan las necesidades de bienes y serv1c1os con la correspondiente vinculación al POI aprobado, para su posterior presentación a la Subjefatura de Abastecimiento.

5.14 Servicio

Actividad o labor que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de sus funciones y fines. Los servicios pueden clasificarse en servicios en general, consultoría en general y consultoría de obra. La mención a consultoría se entiende que alude a consultoría en general y consultoría de obras.

5.15 SIAF

Sistema Integrado de Administración Financiera.

5.16 SERVIR

Autoridad Nacional del Servicio Civil.


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interno

serW PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02



5.17 SJA

Subjefatura de Abastecimiento es el Órgano Encargado de las Contrataciones.

5.18 Términos de referencia (TdR)

Descripción de las características técnicas y las condiciones en que se ejecuta la contratación de servicios en general , consultoría en general y consultoría de obra. En el caso de consultoría, la descripción además incluye los objetivos, las metas o resultados y la extensión del trabajo que se encomienda (actividades).

5.19 VºBº

Visto bueno.

VI. RESPONSABLES

6.1 El Subjefe de Abastecimiento es el responsable de asegurar el cumplimiento de los linea.mientas establecidos en el presente documento.

6.2 El personal de la Subjefatura de Abastecimiento, involucrados en el desarrollo de las actividades descritas son responsables de cumplir lo establecido en el presente procedimiento, mantener sus registros actualizados, garantizar su almacenamiento en lugares apropiados y seguros, con el fin de evitar su deterioro.

6.3 La Subjefatura de Abastecimiento es responsable del archivo y resguardo del Expediente de Contratación de las contrataciones menores o iguales a 8 UIT, desde la recepción del requerimiento hasta la entrega del Expediente de pago a la Subjefatura de Contabilidad.

6.4 La Subjefatura de Contabilidad es responsable del archivo y resguardo del Expediente de Contratación de las contrataciones menores o iguales a 8 UIT, desde la recepción del Expediente de pago hasta su remisión a la Subjefatura de Tesorería.

6.5 La Subjefatura de Tesorería es responsable del archivo y resguardo del Expediente de Contratación de las contrataciones menores o iguales a 8 UIT, desde la recepción hasta su disposición final al Archivo Central.

VII. FLUJO DEL PROCESO

PROVEEDOR ENTRADA - Requerimiento. - TdR o ET.

- Órganos y unidades orgánicas.

PROCESO

Flujograma de Adjudicación sin procedimiento.

SALIDA ENTRADA - Bien entregado. - Servicio ejecutado. - Áreas usuarias.


Clas ificac ión : interno

PROCESO

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PROCEDIMIENTO

ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO

12.Ru lizar l registro lle CCP

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r 14'Jmprimir CCP

1S.Gen!t1r nún"l~dt O/S

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Código

Versión Pagina

16.Generar Compromiso

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SJA-PR-02

08 6de 15

19.llevlsar y firmar la OJC. u >----~

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Clasificación: interno

Adquisición del Bi•n

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G~tlónde

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Esi:ierar ejeaxiOn det ser\;cto

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fin

1

servtt HERRAMIENTA DEL PERÚ QUE CRECE

VIII. DESARROLLO

Actividad

1. Recibir requerimiento

2. Revisar requerimiento

3. Revisar programación de requerimiento

PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02

ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO Versión 08 Página 7 de 15

Responsable Descripción de las actividades

Asistente de Abastecimiento

Recibe el requerimiento remitido por el Area Usuaria, registra su ingreso a la SJA en el cuadro de seguimiento de requerimientos, y lo entrega al Técnico de Ejecución SIAF.

Nota: Sobre el requerimiento. 1. Debe ser elaborado por el Área Usuaria mediante el

SAG. 2. Debe estar firmado por el responsable (funcionario

competente) del Área Usuaria y contener los TdR o ET con el VºBº del responsable del Área Usuaria.

3. Debe indicar el monto estimado, el cual debe estar alineado a la programación del cuadro de necesidades y al POI.

4. Debe ser remitido a la SJA considerando el plazo establecido por OGAF antes de la fecha proyectada para el inicio de la prestación.

5. El requerimiento que se presente fuera del plazo establecido podrá ser atendido previa autorización de la OGAF, siempre que la contratación resulte viable, conforme a los criterios de la SJA.

Revisa el requerimiento y verifica que la siguiente información se encuentra debidamente consignada: • Naturaleza del gasto. • Clasificador de Gasto. • Meta Presupuesta!. • Vinculación al POI.

Técnico de Ejecución SIAF ¿Existen observaciones?

Especialista en Planificación y Programación de Compras

Sí. Anota las observaciones y las adjunta al requerimiento para que sean subsanadas por el Área Usuaria y lo devuelve al Asistente de Abastecimiento.

No. Da VºBº al requerimiento y lo devuelve al Asistente de Abastecimiento. Revisa que el requerimiento se ajuste a los criterios de razonabilidad , congruencia y proporcionalidad en el marco de las competencias de la Subjefatura de Abastecimiento; luego verifica que la siguiente información se encuentra debidamente consignada: • Actividad operativa y Tarea operativa. • Alcance del Servicio. • Condiciones de contratación .

En caso que el requerimiento se enmarque dentro de un posible fraccionamiento informa al Subjefe de Abastecimiento y coordina con el Área Usuaria.

¿Existen observaciones?

Sí. Anota observaciones en el requerimiento, lo devuelve al Asistente de Abastecimiento para que lo remita al Área Usuaria.


"COPIA NO CONTROLADA" a excepción de que se indique lo contrario. Clasificación :

interno

ser\14"r HERRAMIENTA DEL PERÚ QUE CRECE

Actividad

4. Recibir requerimiento visado

5. Validar el requerimiento visado

6. Revisa el requerimiento validado

7. Asignar requerimiento revisado

8. Recibir requerimiento asignado

9. Indagar precios en el mercado


ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO Versión 08 Página

Responsable


Subjefe de Abastecimiento

Jefe de OGAF

Especialista en Planificación y programación de compras


Analista de Compras

8 de 15

Descripción de las actividades

No. Da VºBº al requerimiento y lo devuelve al Asistente de Abastecimiento. Recibe requerimiento visado y registra su recepción en el cuadro de seguimiento de requerimientos.

Requerimiento con observaciones Remite el requerimiento con observaciones al Área Usuaria y lo registra en el cuadro de seguimiento de requerimientos.

Requerimiento visado Entrega el requerimiento visado al Subjefe de Abastecimiento y lo registra en el cuadro de seguimiento de requerimientos. Valida mediante VºBº al requerimiento visado por el Técnico de Ejecución SIAF y el Especialista en Planificación y Programación de Compras.


Sí. Lo devuelve al Asistente de Abastecimiento para su devolución al Área Usuaria.

No. Lo deriva al Jefe de OGAF. Revisa requerimiento validado y los TdR o ET, luego da VºBº como acción de supervisión.


Sí. Lo devuelve al Subjefe de Abastecimiento para su devolución al Área Usuaria.

No. Lo devuelve a la Subjefatura de Abastecimiento para asignación . Asigna el requerimiento supervisado al Analista de Compras, de acuerdo a los criterios establecidos (sectorista, meta presupuesta!, naturaleza de contratación o carga administrativa) y deriva el requerimiento asignado al Asistente de Abastecimiento. Entrega el requerimiento asignado al Analista de Compras y lo registra en el cuadro de seguimiento de requerimientos. Solicita cotizaciones a proveedores del rubro mediante correo electrónico o medio físico; debe adjuntar a la solicitud: i) TdR o ET del requerimiento, ii) formato de Declaración Jurada de no estar impedido de contratar con el estado y iii) Formato de CCI.

Según el monto de la contratación, el número de cotizaciones debe ser:

Nº MONTO DE CONTRATACIÓN BIENES Y SERVICIOS

1 <=a 2 UIT Mínimo 1 cotización (*) 2 > a 2 UIT y<= a 5 UIT Mínimo 2 cotizaciones (**) 3 >a 5 UIT y<= a 8 UIT Mínimo 3 cotizaciones (**)

1 Formato: Digital La impresión de este documento desde la Intranet constituye una

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interno

serw HERRAMIENTA DEL PERÚ QUE CRECE

Actividad

10. Recibir cotización de postor



Responsable

Analista de Compras

Descripción de las actividades

Nº MONTO DE CONTRATACIÓN

1 <=a 5 UIT 2 > a 5 UIT y <= a 8 UIT

Nota:

SERVICIOS ESPECIALIZADOS (***)

Mínimo 1 cotización Mínimo 2 cotizaciones (**)

(*) Cuando solo se requiera una cotización , puede consignar además precios históricos como referencia.

(**) En atención a la naturaleza u oportunidad establecida o inferida del requerimiento, se podrá contratar con solo una cotización , la cual debe ser validada por el Área Usuaria (dicha validación podrá ser mediante: correo electrónico, VºBº en la cotización , informe, o mediante otro mecanismo que evidencie fehacientemente la validación). Se deberá indicar este supuesto en el Check List del Expediente de Contratación .

(***) Se considera servicio especializado a: consultoría, defensa legal , asesoría, docencia y otros que se sustenten en el requerimiento emitido por el Área Usuaria.

Para la locación de servicios, docencia y defensa legal como beneficio a Gerente Públicos, Funcionarios, Servidores y Ex Servidores Civiles; se podrá invitar a un solo proveedor, cuya cotización debe ser validada por el Área Usuaria (dicha validación podrá ser mediante: correo electrónico, VºBº en la cotización, informe, o mediante otro mecanismo que evidencie fehacientemente la validación). Se deberá indicar este supuesto en el Check List del Expediente de Contratación.

Para la locación de servicios, el Área Usuaria deberá consignar en el TdR el costo del servicio. Se deberá indicar este supuesto en el Check List del Expediente de Contratación. Recibe del postor, mediante correo electrónico o medio físico, lo siguiente: -Cotización. -Declaración Jurada de no estar impedido para contratar con el estado. -Documento(s) donde se declare o acredite el cumplimiento de lo establecido en el TdR o ET. e·>

(*) En los casos donde el objeto a contratar sea complejo, se podrá solicitar al postor que adjunte la documentación que acredite el cumplimiento del TdR o ET, para que ésta sea validada por el Área Usuaria o Área Técnica (esto podrá ser mediante: correo electrónico, VºBº en la cotización , informe, o mediante otro mecanismo que evidencie fehacientemente la validación).

(**)Cuando la contratación sea mayor a 1 UIT, verifica la vigencia del RNP del postor seleccionado, luego imprime la Constancia de RN P.



interno

serw HERRAMIENTA DEL PERÚ QUE CRECE

Actividad

11. Seleccionar contratista

12. Realizar registro de CCP

13. Verificar y aprobar CCP

14. Imprimir CCP

15. Generar número de O/Su O/C



Res onsable Descri ción de las actividades

Analista de Compras

Analista de Compras

OPP

Analista de Compras

Analista de Compras

Elabora el Cuadro Comparativo y el Check List del Expediente de Contratación, da VºBº a ambos cuadros.

Monto de la contratación no supera el monto estimado 1

Continúa en la Actividad 12.

Monto de la contratación supera el monto estimado 1

Remite al responsable del Área Usuaria el Check List del Expediente de Contratación, para que confirme mediante VºBº la disposición de los recursos para la atención del requerimiento.

Nota: 1. La selección del contratista contempla los criterios de: i)

comparación de precios, ii) plazo de entrega del bien o ejecución de servicio.

Registro - Cuadro Comparativo (de corresponder según lo indicado

en la actividad nº 9) . - Check List del Ex ediente de Contratación. Realiza la solicitud de CCP en el SIAF ingresando la partida presupuesta! y meta presupuesta!.

¿Hay presupuesto?

Si. Envía vía correo electrónico el requerimiento y TdR o ET a OPP (Analista de Presupuesto) para su validación y posterior aprobación mediante el SIAF. Continúa en la actividad nº 13.

No. Dar aviso al Área Usuaria que no cuenta con presupuesto y coordina con el Técnico en Ejecución SIAF la modificación resu uestal. Recibe el requerimiento y verifica que se cumpla el objetivo y la finalidad publica definidos en el POI. Remite un correo de aprobación; caso contrario, coordina con el Analista de Compras.

Registro - Correo electrónico de a robación. Recibe correo de aprobación y verifica el SIAF, luego imprime el Certificado Presupuestario (CCP) generado en el SAG.

Registro - Certificado de Crédito Presu uestario SAG.

registro en el de Crédito

Genera el número de la O/Su O/C en el SAG.

O/C: Debe contener las características del bien a adquirir (marca, modelo, serie) y otros que permitan identificar y verificar su ingreso; además debe concordar con la información consignada en la cotización ganadora.

1 " Monto estimado" hace referencia a lo establecido en la nota nº 3 de la actividad nº 1.

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Clas ificación : interno

seNT HERRAMIENTA DEL PERÚ QUE CRECE

Actividad

16. Generar Compromiso Anual

17. Generar Compromiso Mensual

18. Imprimir y visar O/C u O/S

19. Revisar y firmar2 O/C u O/S

20. Revisar y firmar O/C u O/S



Responsable

Analista de Compras

Analista de Compras

Analista de Compras


Jefe de OGAF

Descripción de las actividades Registro - O/Cu O/S SAG. Registra en el SIAF, el Compromiso Anual ingresando los datos de la O/C u O/S, debiendo consignar la misma fecha de la O/C u O/S correspondiente, graba y realiza la transferencia de datos al MEF para su aprobación. Luego de aprobado el compromiso anual en el SIAF, genera el Compromiso Mensual en el SAG, trasfiere la información al SIAF, obteniendo como resultado el número de expediente SIAF, graba y envía al MEF para su aprobación.

Registro - OS/OC con Expediente SIAF de SAG Imprime y visa O/S u O/C, luego lo entrega al Asistente de Abastecimiento junto con los documentos que sustentan la contratación, éste luego los entrega al Subjefe de Abastecimiento.

Registro - O/Cu O/S firmada por Analista de Compras. - Documentos que sustentan la contratación:

*Certificación de Crédito Presupuestario. *Check List del Expediente de Contratación. *Cuadro Comparativo (de corresponder

según lo indicado en la actividad nº 9). *Cotización ganadora. *Declaración Jurada de no estar impedido para

contratar con el estado. *Documento(s) donde se declare o acredite el cumplimiento de lo establecido en el TdR o ET.

*Constancia de RN P cuando la contratación sea mayor a 1 UIT.

*Consulta RUC. *Cotizaciones no ganadoras (de corresponder según

lo indicado en la actividad nº 9). *Solicitud de cotización . *Requerimiento Asiqnado.

Revisa y firma O/C u O/S, luego devuelve los documentos al Asistente de Abastecimiento, quien lo entrega al Jefe de OGAF. Registro - O/C u O/S firmada por el Subjefe de Abastecimiento. - Documentos que sustentan la contratación.

La O/C u O/S deberá precisar que el computo de los plazos, para todos los efectos de la ejecución del contrato, se computan en días calendario; el plazo se ejecuta de acuerdo a lo establecido en la OC/ u O/S. Revisa y firma O/C u O/S autorizando la contratación , luego devuelve los documentos al Asistente de Abastecimiento, quien registra y los entrega al Analista de Compras.

2 Firma como responsable de la Subjefatura de Abastecimiento validando la elaboración de las O/Cu O/S y los

actos realizados como Órgano Encargo de las Contrataciones.



interno

senm-HERRAMIENTA DEL PERÚ QUE CRECE

Actividad

21. Notificar al Contratista

22. Brindar conformidad dela prestación



Responsable

Analista de Compras

Área Usuaria

Descripción de las actividades Registro - O/Cu O/S firmada por el Jefe de OGAF. - Documentos que sustentan la contratación .

La O/C u O/S deberá precisar que el computo de los plazos, para todos los efectos de la ejecución del contrato, se computan en días calendario; el plazo se ejecuta de acuerdo a lo establecido en la OC/ u O/S. Notifica la O/C u O/S al contratista, mediante correo electrónico o de manera presencial.

Además, notifica al Área Usuaria y área técnica mediante correo electrónico.

El inicio de la prestación del servicio o la adquisición de bien será según lo establecido en el TdR o ET elaborado por el Área Usuaria.

Servicio: Continua en la siguiente actividad.

Bien: Comunicar mediante correo electrónico al Área de Almacén para gestión el ingreso y salida según procedimiento SJA-PR-03 Gestión de Almacenes; en caso sea un activo se comunicará al Área de Patrimonio para el alta correspondiente.

Nota: 1. La Oficina General de Administración y Finanzas puede

dejar sin efecto la OC/OS de manera total o parcial, en los siguientes supuestos: a) Por haber alcanzado el 10% de penalidades durante

la ejecución. b) Al alcanzar 3 observaciones a los entregables por

parte del Área Usuaria, durante la ejecución del contrato (según nota nº 7 de la actividad nº 22).

c) Cuando el Área Usuaria y el Contratista de común acuerdo lo establezcan.

En los casos descritos anteriormente, el Área Usuaria deberá solicitarlo a la OGAF adjuntando el sustento correspondiente; posterior a ello, de ser procedente, la OGAF debe notificar mediante carta simple, proyectada por la SJA, al Contratista. Finalmente la SJA gestiona la rebaja presupuesta! del CCP SIAF.

Una vez culminada la ejecución de la prestación parcial o total , otorga la conformidad de la prestación mediante la emisión del Formato de Conformidad.

El Formato de Conformidad es formulado por personal del Área Usuaria, firmado por el Jefe, Subjefe, Coordinador, Gerente, Director o según lo establecido en el TdR o ET; y es remitido a la Subjefatura de Abastecimiento.

Nota: Se deberá considerar lo siguiente:

1. El producto o entregable deberá cumplir con los TdR o ET establecidos.

2. La entrega deberá estar dentro del plazo de ejecución de


"COPIA NO CONTROLADA" a excepción de que se indique lo contrario. Clasificación:

interno

selWT HERRAMIENTA DEL PERÚ QUE CRECE

Actividad

23. Revisar Formato de Conformidad

24. Revisar Ex ediente



Res onsable

Analista de Compras


Descri ción de las actividades la prestación total o parcial señalada en los TdR o ET y OIC u O/S.

3. El Formato de Conformidad debe ser remitido a la Subjefatura de Abastecimiento, en un plazo máximo de diez (1 O) días calendario después de producida la recepción del entregable/producto/servicio.

4. El Formato de Conformidad debe acompañarse del entregable/producto de la prestación realizada; de no adjuntarlo, el Área Usuaria deberá indicar en el Formato de Conformidad que dicha documentación obra en sus archivos, y adjuntar sólo el documento de presentación del entregable/producto (original o copia con el proveído original), el mismo que deberá contener el sello de recepción que permita determinar fehacientemente la fecha de entrega por parte del contratista.

5. De mantener el entrega ble/producto original en poder del Área Usuaria, ésta deberá garantizar el archivo en lugares apropiados y seguros, con el fin de evitar su deterioro.

6. En caso de servicios realizados por personas naturales en donde el comprobante de pago sea Recibo por Honorarios Electrónico, éste deberá acompañar al Formato de Conformidad.

7.Si el Área Usuaria determina la existencia de observaciones al entregable/producto, debe comunicarlas inmediata y formalmente al Contratista (documento, acta o correo electrónico); considerando para ello: • La observación deben ser objetiva tomando como base

los TdR o ET. • Debe indicar el plazo para la subsanación de

observaciones, dicho plazo no debe ser mayor a 1 O días calendario.

Registro - Formato de Conformidad. - Entregable/Producto (según notanº 4). - Recibo or Honorarios Electrónico se ún notanº 6 . Revisa el Formato de Conformidad, solicita la factura al contratista y verifica la existencia de penalidad a aplicar al contratista.

De existir penalidad a aplicar, elabora el Formato de Penalidad y lo adjunta al Expediente de Pago.


Sí. Coordina y devuelve el Formato de Conformidad indicando las observaciones al Área Usuaria.

No. Arma el Expediente de pago, elabora y da VºBº al Check List de Trámite de Pago.

Formato: Digital La impresión de este documento desde la Intranet constituye una 1 "COPIA NO CONTROLADA" a excepción de que se indique lo contrario.


se"'" PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02

Versión 08 ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO


Actividad Responsable Descripción de las actividades de pago De existir penalidad, firma el Formato de Penalidad.

Entrega el expediente de pago (según Anexo 01) a la

25. Entregar Subjefatura de Contabilidad, registra la entrega en

Asistente de cuaderno de cargo o mediante correo electrónico al Expediente

Abastecimiento personal de la Subjefatura de Contabilidad. de Pago Registro

- Cuaderno de cargo, correo de recepción .

IX. ANEXO

ANEXO Nº 01 CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE PAGO

ANEXO Nº1: CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE PAGO

1. El Expediente de pago (cuando la O/S u O/C contempla un único pago o cuando corresponde al 1 er pago) debe contener:

OC/ u O/S original. Check List de Tramite de Pago. Formato de Conformidad original.<*> Certificado de Crédito Presupuestario SAG. Factura original , Factura o Recibo por Honorarios Electrónico. Constancia de entrega de producto (Guía de Remisión) , solo para bienes. Suspensión de 4ta Categoría (opcional). Entregable/Producto (según nota nº 4 de actividad nº 22). Consulta RUC. Cuadro Comparativo original (de corresponder según lo indicado en la actividad nº 9). Check List del Expediente de Contratación original. Cotización ganadora. Declaración Jurada de no estar impedido para contratar con el estado. Documento(s) donde se declare o acredite el cumplimiento de lo establecido en el TdR o ET. Constancia de RNP cuando la contratación sea mayor a 1 UIT. Cotizaciones no ganadoras (de corresponder según lo indicado en la actividad nº 9). Solicitud de cotización . Requerimiento y TdR o ET original.

El expediente de pago (cuando la O/C u O/S contempla más de un solo pago), del 2do pago y sucesivamente hasta el último pago, debe contener: - OC/ u O/S copia.

Check List de Tramite de Pago original. Formato de Conformidad de Servicio original. <*> Constancia de entrega de producto (Guía de Remisión) , solo para bienes. Certificado de Crédito Presupuestario SAG. Factura original, Factura o Recibo por Honorarios Electrónico. Suspensión de 4ta Categoría (cuando corresponda). Entregable/Producto (según nota nº 4 de actividad nº 22). Consulta RUC. Check List del Expediente de copia. Requerimiento y TdR o ET copia.

(*) La conformidad en caso de bienes la brinda el Almacén y se verifica mediante la firma del Analista de Almacén en la Guía de Remisión correspondiente, salvo en los casos en que la ET haya establecido expresamente que deberá incluirse además la Conformidad por parte del Área Usuaria y/o Área Técnica,

Formato: Digital 1

La impresión de este documento desde la Intranet constituye una "COPIA NO CONTROLADA" a excepción de que se indique lo contrario.


ser\llt PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02



en cuyo caso deberá adjuntarse un Formato de Conformidad suscrito por dicha Área Usuaria y/o Área Técnica.

X. CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS

Versión Anterior

07

Cambios

- Se modificó denominación de actividades 2, 3, 4, 5, 6, 20, 21 y 22. - Se actualizo anexo Nº 1 Contenido del Expediente de Pago.

Cargo de quien modificó

Coordinador en Sistemas de Gestión I Especialista en Planificación y Programación de Com ras


"COPIA NO CONTROLADA" a excepción de que se indique lo contrario. Clasificación:

interno

resoluciÓn de presidencia ejecutiva · dependencia de la entidad especializada en el bien o...

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