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UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Trabajo de titulación previa a la obtención del título de Ingeniera
Comercial.
Estudio de factibilidad para la creación de una empresa de digitalización y
administración de documentos para empresas del sector público y privado
en la ciudad de Quito.
Autora: María José Escandón Esparza
Director: MSc. Christian Dávila
Quito, julio 2016
ii
APROBACIÓN DEL TUTOR
Yo, Master Christian Dávila, tutor designado por la Universidad Internacional del
Ecuador UIDE para revisar el Proyecto de Investigación con el tema: “ESTUDIO
DE FACTIBILIDAD PARA LA CREACIÓN DE UNA EMPRESA DE
DIGITALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EMPRESAS
DEL SECTOR PUBLICO Y PRIVADO EN LA CIUDAD DE QUITO” del estudiante
María José Escandón Esparza, alumna de la Facultad de Ciencias
Administrativas, considero que dicho informe investigativo reúne los requisitos de
fondo y los méritos suficientes para ser sometido a la evaluación del Comité
Examinador designado por la Universidad.
Quito, julio del 2016
EL TUTOR
___________________
MSc. Christian Dávila
C.I. 1712159274
iii
CERTIFICADO DE AUTORÍA
Yo, María José Escandón Esparza, declaro bajo juramento, que el trabajo aquí
descrito es de mi autoría; que no ha sido presentado anteriormente para ningún
grado o calificación profesional y que se ha consultado la bibliografía detallada.
Cedo mis derechos de propiedad intelectual a la Universidad Internacional del
Ecuador, para que sea publicado y divulgado en internet, según lo establecido en
la Ley de Propiedad Intelectual, reglamento y leyes.
_________________________
María José Escandón Esparza
Yo, Christian Dávila certifico que conozco al autor del presente trabajo siendo ella
responsable exclusiva tanto de su originalidad y autenticidad, como de su
contenido.
_______________________
Director de la Tesis
MSc. Christian Dávila
iv
Dedicatoria.
Este trabajo de titulación es dedicado para la persona que me ha brindado
incondicionalmente su tiempo, conocimiento, comprensión y amor para que este
proyecto se cristalice y pueda culminarlo con éxito a ti mi compañero de vida
Alfredo Salazar gracias por creer en mí.
A mis hijos Estephy y Alex que con su ternura y alegría han sabido apoyarme y
darme fuerzas para seguir adelante.
Al ser supremo creador de mi vida quien me ha dado la capacidad y las fuerzas
para culminar con éxito esta etapa de mi vida.
“No existe falta de tiempo, existe falta de interés.
porque cuando la gente realmente quiere,
la madrugada se vuelve día,
el martes se vuelve sábado
y un momento se vuelve oportunidad….”
Autor: Dalai Lama
v
Agradecimiento.
Agradezco de manera especial a mi Tutor de Tesis el MSc. Christian Dávila por
brindarme su apoyo, tiempo, directrices y motivación en el proceso de
investigación y completar con éxito mi trabajo final de titulación.
A cada uno de los Docentes de la Universidad Internacional del Ecuador que con
dedicación y compromiso han impartido sus conocimientos y experiencia.
Al MSc. Geovanny Reyes Coordinador de la Carrera de Ciencias Administrativas
de la Universidad Internacional del Ecuador centro de apoyo Eloy Alfaro quien
siempre ha mostrado predisposición para solventar las inquietudes y dar solución
a los inconvenientes presentadas a lo largo de la carrera.
A la Universidad Internacional del Ecuador que me brindó el espacio en el cual he
desarrollado mis estudios en un ambiente de profesionalismo, crecimiento y
formación continua y a cada uno de mis compañeros de aula que han sido
aportantes para avanzar en cada una de los objetivos establecidos.
vi
Índice de Contenidos.
APROBACIÓN DEL TUTOR ................................................................................... ii
CERTIFICADO DE AUTORÍA ................................................................................ iii
Dedicatoria. ............................................................................................................ iv
Agradecimiento. ..................................................................................................... v
Índice de Contenidos. ............................................................................................ vi
Índice de Gráficos. ................................................................................................. x
Índices de Tablas. ................................................................................................. xii
Resumen............................................................................................................... xv
Abstract ................................................................................................................ xvi
INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 1
CAPÍTULO I ........................................................................................................... 2
1. PLAN DE INVESTIGACIÓN. .............................................................................. 2
1.1 EL PROBLEMA. ............................................................................................... 2
1.2 EL OBJETO DE LA INVESTIGACION. ............................................................ 2
1.3 PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA. .............................. 2
1.3.1 Planteamiento del Problema. ................................................................. 2
1.3.2 Formulación del Problema. ..................................................................... 3
1.4 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION............................................................. 3
1.4.1 Objetivo General. ................................................................................... 3
1.4.2 Objetivos Específicos. ............................................................................ 3
1.5 JUSTIFICACIÓN: ............................................................................................. 3
1.5.1 Justificación Teórica: .............................................................................. 3
1.5.2 Justificación Práctica. ............................................................................. 5
1.5.3 Justificación Relevancia Social. ............................................................. 6
1.6 IDEA A DEFENDER......................................................................................... 6
1.6.1 Variable Independiente:.......................................................................... 6
1.6.2 Variable Dependiente: ............................................................................ 6
CAPÍTULO II .......................................................................................................... 7
2. MARCO REFERENCIAL. ................................................................................... 7
2.1 MARCO TEORICO. ......................................................................................... 7
2.2 MARCO CONCEPTUAL. ................................................................................. 9
vii
2.3 ANALISIS PEST. ........................................................................................... 11
2.3.1 Análisis del Macroentorno .................................................................... 11
2.4 FUERZAS DE PORTER. ............................................................................... 21
2.4.1 Rivalidad entre competidores existentes. ............................................. 21
2.4.2 Amenaza de productos y servicios sustitutos ....................................... 22
2.4.3 Amenaza de los nuevos competidores ................................................. 22
2.4.4 Poder de negociación de los proveedores ........................................... 22
2.4.5 Poder de negociación de los clientes ................................................... 22
2.4.6 Matriz de evaluación Externa. .............................................................. 23
2.4.7 Matriz de evaluación Interna. ............................................................... 24
2.4.8 Diagrama Causa y Efecto..................................................................... 27
CAPÍTULO III ....................................................................................................... 28
3 ESTUDIO DE MERCADO ................................................................................. 28
3.1 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION DE MERCADO. ................................ 28
3.1.1 Objetivo General .................................................................................. 28
3.1.2 Objetivos Específicos: .......................................................................... 28
3.2 TIPOS DE INVESTIGACION REALIZADA. ................................................... 28
3.2.1 Investigación Exploratoria. ................................................................... 28
3.2.2 Investigación Descriptiva. ..................................................................... 28
3.2.3 Investigación de Campo. ...................................................................... 29
3.3 FUENTES DE INVESTIGACIÓN. .................................................................. 29
3.3.1 Fuentes Secundarias: .......................................................................... 29
3.3.2 Fuentes Primarias: ............................................................................... 29
3.4 IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DEL MERCADO. ..................................... 30
3.4.1 Segmentación del Mercado .................................................................. 30
3.5 MERCADO OBJETIVO Y MERCADO META. ............................................... 32
3.5.1 Mercado Objetivo ................................................................................. 32
3.5.2 Mercado Meta ...................................................................................... 33
3.6 ANÁLISIS DE LA DEMANDA. ........................................................................ 33
3.6.1 Proyección de la demanda. .................................................................. 34
3.6.2 Cálculo de la Demanda para la Capacidad Instalada ........................... 34
3.7 DETERMINACION DEL UNIVERSO. ............................................................ 35
3.7.1 Población Y Muestra ............................................................................ 35
3.8 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN UTILIZADA. ............................................................................... 36
viii
3.8.1 Formato de la Encuesta. ...................................................................... 36
3.8.2 Procesamiento de Datos ...................................................................... 37
3.9 MARKETING MIX .......................................................................................... 48
3.9.1 Producto ............................................................................................... 48
3.9.2 Precio ................................................................................................... 51
3.9.3 Plaza .................................................................................................... 55
3.9.4 Promoción ............................................................................................ 56
3.9.4.1 Ventas Personales: .................................................................................. 58
3.9.4.2 Marketing Directo: .................................................................................... 58
3.9.4.3 Promoción de Ventas ............................................................................... 58
3.9.4.4 Publicidad: ............................................................................................... 58
3.10 PRINCIPALES HALLAZGOS DE LA INVESTIGACION............................... 62
3.11 ANÁLISIS FODA. ......................................................................................... 63
CAPITULO IV ....................................................................................................... 65
4. ESTUDIO ECONÓMICO. ................................................................................. 65
4.1 INVERSIÓN. .................................................................................................. 65
4.1.1 Inversión en Activos Fijos. .................................................................... 65
4.1.2 Inversión Diferida. ................................................................................ 67
4.1.3 Capital de Trabajo ................................................................................ 68
4.2 FINANCIAMIENTO. ....................................................................................... 69
4.3 COSTOS E INGRESOS DEL PROYECTO. ................................................... 70
4.3.1 Costos de Producción .......................................................................... 70
4.3.2 Presupuestos Gastos de Administración .............................................. 73
4.3.3 Presupuestos de los Gastos de Venta ................................................. 76
4.3.4 Presupuestos de los Gastos Financieros ............................................. 78
4.4 PROYECCIÓN DE LOS COSTOS Y GASTOS DEL PROYECTO. ............... 78
4.5 INGRESOS. ................................................................................................... 79
4.6 ESTADOS FINANCIEROS. ........................................................................... 80
4.6.1 Balance de Situación Inicial .................................................................. 80
4.6.2 Estado de Pérdidas y Ganancias ......................................................... 81
4.6.3 Estado de Flujo de Efectivo .................................................................. 82
4.7 EVALUACION FINANCIERA. ........................................................................ 82
4.7.1 Tasa de Descuento .............................................................................. 82
4.7.2 Determinación del Valor Actual Neto (VAN) ......................................... 83
4.7.3 Determinación de la Tasa Interna de Retorno (TIR) ............................. 83
ix
4.8 RECUPERACION DE LA INVERSIÓN. ......................................................... 83
4.9 ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD. ...................................................................... 84
CAPITULO V ........................................................................................................ 86
5. LA EMPRESA Y SU ORGANIZACIÓN ............................................................ 86
5.1 Base legal y Constitución ............................................................................... 86
5.1.1 Requisitos técnicos .............................................................................. 86
5.1.2 Pasos para la constitución. ................................................................... 87
5.2 BASE FILOSÓFICA. ...................................................................................... 88
5.2.1 Nombre o razón Social ......................................................................... 88
5.2.2 Misión. .................................................................................................. 88
5.2.3 Visión.................................................................................................... 88
5.2.4 Principios. ............................................................................................. 89
5.2.5 Valores. ................................................................................................ 89
5.3 ESTUDIO ADMINISTRATIVO. ....................................................................... 90
5.3.1 Organigrama: ....................................................................................... 90
5.3.2 Perfiles Profesionales ........................................................................... 91
5.3.3 Salarios y Compensaciones ............................................................... 100
5.4 ESTUDIO TÉCNICO. ................................................................................... 100
5.4.1 Localización del Proyecto. .................................................................. 100
5.4.2 Tamaño del Proyecto. ........................................................................ 102
5.4.3 Distribución. ........................................................................................ 103
5.4.4 Capacidad. ......................................................................................... 103
5.4.5 Factibilidad Técnica ............................................................................ 105
5.4.6 Requerimientos del proyecto .............................................................. 105
5.4.7 Digitalización de documentos. ............................................................ 107
5.4.8 Gestor Documental. ........................................................................... 113
5.4.9 Comercialización de equipos de digitalización. .................................. 121
CAPÍTULO VI ..................................................................................................... 123
6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................. 123
6.1 CONCLUSIONES. ....................................................................................... 123
6.2 RECOMENDACIONES. ............................................................................... 124
6.3 ANEXOS. ..................................................................................................... 126
6.4 REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA. ................................................................ 145
x
Índice de Gráficos.
Gráfico 1 Inflación anual del Ecuador .................................................................. 14
Gráfico 2 Tasa de interés activa en el Ecuador. .................................................. 16
Gráfico 3 Tasa de interés en el Ecuador. ............................................................. 17
Gráfico 4 Uso de internet en la población del Ecuador. ....................................... 20
Gráfico 5 Matriz de evaluación interna y externa ................................................. 25
Gráfico 6 Resultados matriz de evaluación. ......................................................... 25
Gráfico 7 Cuadrantes de matriz de evaluación. ................................................... 26
Gráfico 8 Diagrama Causa Efecto ....................................................................... 27
Gráfico 9 Sectorización de la encuesta realizada. ............................................... 38
Gráfico 10 Encuesta pregunta 1 .......................................................................... 39
Gráfico 11 Encuesta pregunta 2 .......................................................................... 40
Gráfico 12 Encuesta pregunta 3 .......................................................................... 41
Gráfico 13 Encuesta pregunta 4 .......................................................................... 42
Gráfico 14 Encuesta pregunta 5 .......................................................................... 43
Gráfico 15 Encuesta pregunta 6 .......................................................................... 44
Gráfico 16 Encuesta pregunta 7 .......................................................................... 45
Gráfico 17 Encuesta pregunta 8 .......................................................................... 46
Gráfico 18 Encuesta pregunta 9 .......................................................................... 47
Gráfico 19 Memoria Flash .................................................................................... 48
Gráfico 20 DocuWare .......................................................................................... 49
Gráfico 21 Escaner KODAK ................................................................................. 50
Gráfico 22 Ubicación de la empresa. ................................................................... 56
Gráfico 23 Tarjeta de presentación. ..................................................................... 59
Gráfico 24 Hoja membretada. .............................................................................. 59
Gráfico 25 Carpeta empresarial. .......................................................................... 60
Gráfico 26 Material Publicitario ............................................................................ 60
Gráfico 27 Material Publicitario Memory Flash ..................................................... 61
Gráfico 28 Material Publicitario Disco Duro.......................................................... 61
Gráfico 29 Análisis FODA .................................................................................... 63
Gráfico 30 Análisis FODA .................................................................................... 64
Gráfico 31 Pasos para realizar la constitución. .................................................... 87
Gráfico 32 Logotipo. ............................................................................................. 88
xi
Gráfico 33 Organigrama ...................................................................................... 90
Gráfico 34 Densidad de las empresas en el DMQ. ............................................ 101
Gráfico 35 Distribución física de la empresa. ..................................................... 103
Gráfico 36 Diagrama de flujo comercialización digitalización de documentos. .. 107
Gráfico 37 Diagrama de flujo proceso de digitalización de documentos. ........... 111
Gráfico 38 Escáner de alta producción. ............................................................. 112
Gráfico 39 Estación de trabajo remota o local. .................................................. 112
Gráfico 40 Impresora de etiquetas. .................................................................... 113
Gráfico 41 Arquitectura sistema DocuWare. ...................................................... 114
Gráfico 42 Arquitectura esquemática DocuWare. .............................................. 117
Gráfico 43 Diagrama de flujo comercialización de software DocuWare. ............ 118
Gráfico 44 Servidor de datos y web ................................................................... 119
Gráfico 45 Estación de trabajo local y remota.................................................... 120
Gráfico 46 Diagrama de flujo comercialización escáner. ................................... 121
Gráfico 47 Escáner de alta producción KODAK i2900 ....................................... 122
xii
Índices de Tablas.
Tabla 1 Inflación anual de Ecuador. ..................................................................... 13
Tabla 2 Tasa de interés activa en el Ecuador. ..................................................... 15
Tabla 3 Tasa de interés en el Ecuador. ............................................................... 16
Tabla 4 Tasa de Interés. ...................................................................................... 18
Tabla 5 Consumo de internet en la población del Ecuador. ................................. 19
Tabla 6 Matriz de evaluación Externa. ................................................................. 23
Tabla 7 Matriz de evaluación interna. .................................................................. 24
Tabla 8 Matriz de evaluación interna y externa. ................................................... 25
Tabla 9 Número de empresas a nivel Nacional. .................................................. 31
Tabla 10 Estratificación de ventas anuales .......................................................... 33
Tabla 11 Porcentaje de empresas en Pichincha de acuerdo a su tamaño. ......... 33
Tabla 12 Demanda de producto. .......................................................................... 34
Tabla 13 Sectorización de la encuesta realizada. ................................................ 38
Tabla 14 Encuesta pregunta 1 ............................................................................. 39
Tabla 15 Encuesta pregunta 2 ............................................................................. 40
Tabla 16 Encuesta pregunta 3 ............................................................................. 41
Tabla 17 Encuesta pregunta 4 ............................................................................. 42
Tabla 18 Encuesta pregunta 5 ............................................................................. 43
Tabla 19 Encuesta pregunta 6. ............................................................................ 44
Tabla 20 Encuesta pregunta 7. ............................................................................ 45
Tabla 21 Encuesta pregunta 8 ............................................................................. 46
Tabla 22 Encuesta pregunta 9 ............................................................................. 47
Tabla 23 Costos para servicio de digitalización. .................................................. 52
Tabla 24 Precios de software de gestión documental. ......................................... 53
Tabla 25 Costo para software de gestión documental Business. ......................... 53
Tabla 26 Costos para software de gestión documental profesional. .................... 54
Tabla 27 Precios de software de gestión documental. ......................................... 54
Tabla 28 Costos para venta de escáner. ............................................................. 55
Tabla 29 Inversión Total ...................................................................................... 65
Tabla 30 Activos fijos equipos de computación. .................................................. 66
Tabla 31 Muebles y Enseres. ............................................................................... 66
xiii
Tabla 32 Suministros de oficina. .......................................................................... 67
Tabla 33 Activo diferido........................................................................................ 68
Tabla 34 Capital de trabajo. ................................................................................. 68
Tabla 35 Estado de fuentes y de usos. ................................................................ 69
Tabla 36 Tabla de amortización del préstamo. .................................................... 69
Tabla 37 Costos de producción. .......................................................................... 70
Tabla 38 Materia Prima ........................................................................................ 70
Tabla 39 Materiales directos. ............................................................................... 71
Tabla 40 Mano de obra directa. ........................................................................... 71
Tabla 41 Mano de obra indirecta. ........................................................................ 71
Tabla 42 Servicios básicos. ................................................................................. 72
Tabla 43 Mantenimiento de activos fijos. ............................................................. 72
Tabla 44 Depreciaciones. .................................................................................... 72
Tabla 45 Gastos administrativos. ......................................................................... 73
Tabla 46 Mano de Obra. ...................................................................................... 73
Tabla 47 Servicios básicos. ................................................................................. 74
Tabla 48 Suministro de aseo. .............................................................................. 74
Tabla 49 Limpieza ................................................................................................ 75
Tabla 50 Depreciación y Amortización. ................................................................ 75
Tabla 51 Mantenimiento de activos fijos. ............................................................. 75
Tabla 52 Gastos de Ventas.................................................................................. 76
Tabla 53 Mano de Obra. ...................................................................................... 76
Tabla 54 Servicios básicos. ................................................................................. 77
Tabla 55 Material Publicitario. .............................................................................. 77
Tabla 56 Depreciaciones. .................................................................................... 77
Tabla 57 Mantenimiento de activos fijos. ............................................................. 78
Tabla 58 Intereses generados por el préstamo. ................................................... 78
Tabla 59 Proyección de costos y gastos. ............................................................. 79
Tabla 60 Ingresos ................................................................................................ 80
Tabla 61 Estado de situación inicial. .................................................................... 81
Tabla 62 Estado de pérdidas y ganancias. .......................................................... 81
Tabla 63 Estado de flujo de efectivo. ................................................................... 82
Tabla 64 Valor actual neto. .................................................................................. 83
xiv
Tabla 65 Periodo de recuperación. ...................................................................... 84
Tabla 66 Análisis de sensibilidad. ........................................................................ 85
Tabla 67 Requerimiento de activos fijos. ........................................................... 105
Tabla 68 Requerimiento de talento humano. ..................................................... 106
xv
Resumen
El presente proyecto comprendió el estudio y análisis del mercado de la ciudad de Quito sobre la necesidad de implementar un sistema tecnológico en las organizaciones que les permita administrar, agilizar los flujos de información documental y mejorar la productividad de sus colaboradores con la finalidad de considerar la factibilidad de creación de una empresa que pueda cubrir las necesidades existentes del mercado potencial. El estudio de este proyecto permitió conocer de manera detallada y clara los requerimientos de hardware, software, mano de obra, equipamiento y demás rubros y recursos necesarios para su implementación, así como fuentes de financiamiento necesario para llevar a cabo dicha propuesta y su futura operación considerando flujos de efectivo para el análisis financiero. Palabras clave: Implementación, administración, información, factibilidad, financiamiento.
xvi
Abstract
This project included the study and analysis of the market of the city of Quito on the need to implement a technological system in organizations that will allow them to manage, speed up the flow of documentary information and improve the productivity of its contributors with the purpose of considering the feasibility of creating a company that can cover existing needs of the potential market. The study of this project allowed to know in detail and clearly the requirements of hardware, software, labor, equipment and other items and resources required for their implementation, as well as sources of funding needed to carry out the proposal and its future operation considering cash flows for the financial review.
Keywords: Implementation, administration or management, information, feasibility, financing.
1
INTRODUCCIÓN
La presente tesis tiene por objeto conocer la factibilidad de la creación de una
empresa que se dedique a la digitalización y administración de documentos en la
ciudad de Quito.
La tesis se desarrolla en seis capítulos que tratan sobre cada uno de los temas
investigados:
Capítulo I, se realiza un análisis de la situación actual del manejo de la
documentación en las organizaciones es decir se realiza el planteamiento del
problema, contiene objetivos generales y específicos de la investigación.
Capítulo II, Contiene los antecedentes de la digitalización y terminología
utilizada, desarrolla el estudio del entorno externo e interno del proyecto para
poder determinar fortalezas y debilidades.
Capítulo III, dedicado al estudio de mercado, definición de mercado objetivo,
mercado meta, análisis e interpretación de resultados de la encuesta y principales
hallazgos de la investigación.
Capítulo IV, estudio económico y financiero del proyecto. Determinación de
Costos y Gastos por departamentos, proyecciones de gastos e ingresos, estados
financieros
Capítulo V, aborda temas sobre el estudio técnico, tamaño y localización que
tendrá el proyecto, describe el requerimiento de activos y personal para su
ejecución, así como la descripción de los procesos de los productos y servicios.
La empresa y su organización, constitución, misión, visión, organigrama funcional
y perfiles del talento humano con el que se debe contar. Marketing Mix y fijación
de precios de los productos y servicios a comercializar.
Capítulo VI, Conclusiones y recomendaciones.
2
CAPÍTULO I
1. PLAN DE INVESTIGACIÓN.
1.1 EL PROBLEMA.
En la actualidad el manejo de la información física se ha convertido en un dolor
de cabeza para toda organización, y debido a la necesidad de las empresas en
aumentar su competitividad, estas requieren la máxima optimización de sus
tiempos para la ejecución de los procesos de producción y control; es en esta
instancia que los documentos físicos en todas sus etapas se han convertido en
un gran problema para todo tipo de empresa, esta problemática es independiente
al tamaño y tipo de servicio o producto que brinda la misma.
Paralelamente desde hace unos años atrás el estado ecuatoriano ha establecido
varias políticas fiscales para las empresas privadas y públicas, obligando a la
digitalización de documentación y al uso de formatos electrónicos, esto con el fin
de mejorar el control y tiempos de respuesta en la ejecución de procesos y
servicios, por tal razón las empresas privadas y diversas instituciones del estado
están tratando de buscar soluciones completas e integrales para cumplir con este
fin.
1.2 EL OBJETO DE LA INVESTIGACION.
Realizar el estudio de factibilidad para la creación de una empresa de
digitalización y administración de documentos para empresas del sector público y
privado en la ciudad de Quito.
1.3 PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.
1.3.1 Planteamiento del Problema.
El presente trabajo pretende responder y aportar información a la sociedad
ecuatoriana en relación a la factibilidad de crear una empresa de digitalización y
la administración de documentos en la ciudad de Quito, para brindar sus servicios
a empresas públicas y privadas determinando claramente los beneficios que esta
tecnología brindará en favor de las empresas y los usuarios internos y externos
de las mismas.
3
1.3.2 Formulación del Problema.
¿Qué efecto tiene la digitalización y administración de los documentos así como
la generación de formatos electrónicos en la productividad de las empresas?
1.4 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION.
1.4.1 Objetivo General.
Dar a conocer de manera concreta los diversos servicios que se ofertan de las
soluciones de Digitalización y Administración de documentos para empresas del
sector público y privado en la ciudad de Quito a través de la creación de una
empresa de digitalización.
1.4.2 Objetivos Específicos.
a) Dar a conocer en qué consiste el proceso de digitalización documental y su
beneficio en el ámbito empresarial.
b) Realizar una investigación de mercado para determinar el grado de
aceptación que tendría la prestación de servicios de digitalización para
empresas públicas o privadas en la ciudad de Quito.
c) Establecer un mercado objetivo para la comercialización de los productos
en la ciudad de Quito.
d) Desarrollar estrategias de comercialización de los productos y servicios de
digitalización.
e) Elaborar la imagen corporativa de la empresa en estudio para su
posicionamiento en el mercado.
f) Realizar un estudio técnico que permita conocer de manera precisa y
objetiva los recursos necesarios para la implementación del proyecto.
g) Analizar las fuentes de inversión, ingresos y gastos del proyecto.
h) Realizar la evaluación financiera del proyecto para determinar su
viabilidad.
1.5 JUSTIFICACIÓN:
1.5.1 Justificación Teórica:
En los entornos de trabajo un alto porcentaje de la información se maneja a
través de documentos impresos como son: oficios, memorándums, facturas,
proformas, informes, índices de gestión, impresión de correos electrónicos entre
otros, el adecuado acceso a esta información de una manera ágil y eficiente se
4
vuelve caótico con tanta documentación, obtener una respuesta a un
requerimiento dado por un cliente interno o externo puede tomar varias horas o
inclusive días hasta conseguir el documento físicamente, esto se reflejará
negativamente en el desempeño y productividad de los colaboradores de una
organización así como en sus índices de calidad de satisfacción al cliente.
El gestor documental es una herramienta tecnológica que brinda una solución a
este problema ya que permite estructurar la misma con documentos de
diferentes formatos digitales colocándolos en una sola base de datos documental
o en un solo repositorio virtual, de manera que se pueda recurrir a su contenido
de una manera más fácil y oportuna con una reducción considerable de tiempos.
La digitalización de documentos es el proceso de convertir una imagen,
texto, grafos impresos en papel a una imagen que puede ser reconocida en su
totalidad por un computador, preservar la memoria física del documento, para
ser consultado a la mayor brevedad posible.
El papel digital da la posibilidad de acceder a los documentos en cualquier
momento y desde cualquier lugar, elimina el continuo deterioro del papel, genera
mayor seguridad sobre los documentos originales evitando pérdidas involuntarias,
pueden ser utilizados por varios usuarios simultáneamente con el acceso de un
sencillo clic.
En el mercado global se puede encontrar diferentes opciones de sistemas de
gestión documental: básicos como los que realizan un registro manual de la
correspondencia que entra y sale, como alternativas más completas que
manejan no sólo la documentación administrativa, sino que además controlan
los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan
información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan
con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y
permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información desde
cualquier lugar.
5
En la ciudad de Quito existen grandes grupos empresariales del sector privado
como Arca, Farcomed, Banco del Pichincha que manejan con éxito gestores
documentales, reflejándose en la satisfacción del cliente interno y externo por sus
bajos tiempos de respuesta a solicitudes realizadas.
En el sector público de igual manera toda Secretaría, Subsecretaría o Ministerio
utilizan el Quipux como gestor documental.
A través de este estudio lo que se pretende es conocer y evaluar las
probabilidades de éxito al generar la empresa de Digitalización de documentos
dirigiéndome a un potencial mercado de la ciudad de Quito con servicios de
calidad y a precios competitivos.
1.5.2 Justificación Práctica.
Por medio del uso de la digitalización de documentos y el manejo del papel digital
se puede optimizar los procesos mediante los siguientes beneficios:
Evita el deterioro o rotura de documentos originales.
No hay riesgo de robo o destrucción de documentos.
Los documentos originales pueden encontrarse bajo resguardo.
Se pueden consultar desde diferentes puntos geográficos.
El acceso a un mismo documento puede ser de manera simultánea.
Se evita el costo y el tiempo de búsqueda y traslado de documentación.
No ocupan lugar físico en las áreas de trabajo.
Se pueden imprimir como fiel copia de la original.
Agiliza los procesos de aprobación de documentos con el uso de sellos y
firmas digitales, quedando registrado la hora, fecha y usuario que da trámite en
una etapa del proceso.
Permite cuantificar los tiempos de ejecución de los procesos.
La información se mantiene consolidada en un solo repositorio documental.
6
Permite acceder a la documentación las 24 horas los 365 días del año
Se pueden generar varios reportes de acuerdo a la necesidad de cada
usuario.
1.5.3 Justificación Relevancia Social.
La digitalización de documentos tiene su base fundamentada no solo en mejorar
la eficiencia en los procesos empresariales, sino en las consecuencias directas
de la misma, es decir:
Generación de nuevos puestos de trabajo.
Disminución de tiempos de espera para los usuarios o clientes internos o
externos de un servicio.
Disminución del uso de papel lo cual contrasta directamente con el uso de
la tecnología a favor del planeta.
Disminución del uso de: energía, agentes químicos, medios físicos,
tecnológicos y espacio para el archivo, preservación y custodia de nuevos
documentos.
1.6 IDEA A DEFENDER.
1.6.1 Variable Independiente:
“La factibilidad de la creación de una empresa de digitalización”.
1.6.2 Variable Dependiente:
Existen dos principalmente:
El nivel de venta y
La rentabilidad que se desea obtener por el servicio.
7
CAPÍTULO II
2. MARCO REFERENCIAL.
2.1 MARCO TEORICO.
En la nueva era digital el uso de herramientas y plataformas electrónicas ha ido
evolucionando, es así que para el almacenamiento de la información en la
década de los cincuentas existían las tarjetas perforadas, las cintas magnéticas
en los sesentas, en los setentas y ochentas los disquetes, en los noventas el
disco compacto o más conocido como CD y en el dos mil el uso de memorias
USB (Universal Serial Bus), disco duro portátil, nubes de información.
Todas estas herramientas han permitido tener mayor agilidad y movimiento de la
información, dotando a los usuarios de versatilidad para su manejo y obtención.
Por estas ventajas y nuevas tecnologías existentes en nuestro país desde el año
2013 se han generado políticas que permiten normalizar el proceso de transferir
los datos físicos a archivos digitales, su resguardo y administración por medio de
El Director Nacional de Registro y Datos Públicos (DINARDAP) con Resolución
NO. 020-NG-DINARDAP-2013.
A continuación se transcribe algunos artículos de la Norma de Digitalización que
resultan aportantes para el conocimiento de la digitalización.
“ Art 1.- La presente Norma tiene por objeto la protección integral y
optimización de la guarda de los datos asentados en archivos, registros y
documentos físicos, los mismos que pudieran ser alterados o modificados de
alguna forma; prevaleciendo la veracidad, autenticidad y debida conservación y
custodia de los registros. El proceso de digitalización, no solo debe responder a la
protección de los documentos físicos evitando que el documento sea falso,
impreciso o incompleto, si no que deberá utilizarse medios de almacenamiento
digital de la información, garantizando el resguardo de la información y su
recuperación.”
“Art.5.- Se establece que los medios de almacenamiento digital a utilizar
deberán:
8
a. Garantizar el resguardo de la información digital y su recuperación
b. Prever mecanismo automáticos que permitan detectar constantemente
cualquier alteración sobre el documento digital, y,
c. Definir un formato de lectura que s perdurable en el tiempo y que obedezca a
un estándar abierto.”
“Art. 15.- Beneficio de digitalizar: Proporcionar accesibilidad y explotación
de información, reduciendo los costos y tiempo, optimizando los recursos,
reducción del traslado de papel y evitar la manipulación indebida de la
documentación”.
Precauciones previa a la digitalización
“Art. 16.- Se debe identificar la posible necesidad de un tratamiento previo
de los documentos originales antes de escanearlos”.
“Art. 17.- Se deberá llevar a cabo tratamientos básicos de conservación
previos, usar atriles para los volúmenes encuadernados, y rutinas para controlar
la luz y otras condiciones ambientales durante el escaneo”.
“Art. 18.- Cuando los riesgos de daño de los documentos originales sean
altos y los documentos tengan un valor especial o estén en malas condiciones, se
podrá escanear a partir de ficheros intermedios de microfilm y no a partir de los
documentos originales, si se dispone de dichos microfilms”.
“Art. 19.- Finalizado el proceso de digitalización se tiene que tomar en
cuenta que:
a. El hecho de que se haya creado una copia ciertamento no es suficiente para
justificar la eliminación del documento original.
b. Las imágenes digitales deben tener una autenticidad garantizada.
c. Los documentos digitalizados deben formar parte de un plan de preservación”.
Categorización de documentos, previo a la digitalización
“Art. 20.- Identificación de la documentación a digitalizar”.
9
“Art. 21.- Las tareas a realizar en la fase de identificación de la
documentación a digitalizar son:
a. Elaborar un inventario de los documentos a ser digitalizados.
b. Detallar todas sus epecificaciones (número de fojas útiles, sus particularidades,
estado, etc.).
c. En la digitalización de los documentos que forman parte de un libro o una serie,
decidir si todos los documentos se van a digitalizar o no.
d. Finalidad de los documentos a digitalizar: copia digitaliza, copia auténtica o
compulsa.
e. Identificar el soporte del docuemento a digitalizar (tipo de papel, tamaño
estándar: A4, A3…).
f. Establecer la relación entre los documentos y la tipología y serie documentales
del Archivo Digital.
g. Determinar cuándo y dónde se va a realizar la digitalización en base a criterios
como el tipo de documentos y la necesidad de uso y acceso de los mismos.”
2.2 MARCO CONCEPTUAL.
Digitalizar: Es el proceso de convertir en digital información de origen análoga.
Información Análoga: Es la información presente en una: fotografía, imagen,
rúbrica o texto escrito a máquina o a mano.
Información Digital: Es la información análoga procesada para ser entendida
por un computador, es decir convertido en lenguaje de 0 y 1 la cual
posteriormente puede ser editada.
Imagen Digital: Son fotografías electrónicas tomadas de una escena o
escaneadas de documentos - imágenes, manuscritos, textos impresos e
ilustraciones.
10
Archivo Digital.- Consiste en una unidad de datos o información almacenada
con criterios de archivo que puede ser utilizada por aplicaciones de la
computadora.
Compresión: Herramienta que permite reducir el tamaño del archivo de una
imagen o documento para su posterior almacenamiento y uso.
O.C.R.: Optical Character Recognition – (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
de permite transformar escritura impresa, en texto de formato reconocible por una
computadora, y por lo tanto editable y susceptible de aceptar búsquedas
textuales, este proceso se realiza por software sobre el documento ya
digitalizado.
I.C.R.: Intelligent Character Recognition, (Reconocimiento Inteligente de
Caracteres) permite reconocer y transformar, bajo un proceso similar a OCR,
escritura manuscrita.
P.D.F. Portable Document Format – (Formato de Documento Portátil) Formato
de almacenamiento para documentos digitales.
Escáner: Dispositivo electrónico que permite obtener imágenes, señales o
información de una fuente física, con el propósito de convertirla a código digital y
leerla y hacer uso de ella para diversos fines. Existen varios tipos de equipos
dependiendo la necesidad, estos son de baja, media y alta producción
Administración de documentos: Un Sistema de Administración de
Documentos, controla el período de vida de un documento dentro de una
empresa, es decir, su creación, clasificación, publicación, exportación, quien y
cuando lo usa o elimina durante el periodo de vida que tiene el documento dentro
de la empresa. Implica el control total de la información.
Gestión Documental Digital: Manera de sustituir los documentos en papel con
archivos digitales. Se trata de un completo sistema que convierte los documentos
de una empresa (correos electrónicos, facturas, contratos, etc.) en recursos y
conocimientos empresariales valiosos.
DocuWare: Software de Gestión Documental Digital.
11
Copia Digitalizada: Es la copia electrónica de documentos originales en papel,
en la que no se garantiza su autenticidad.
Metadatos: Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los
documentos y su gestión a lo largo del tiempo. Se puede utilizar hojas separadas
que se generan por cada documento y que contiene los datos significativos del
mismo, de manera visual y a su vez codificados.
Mercado: En economía, son cualquier conjunto de transacciones o acuerdos de
intercambio de bienes o servicios entre individuos o asociaciones de individuos.
El mercado es, también, el ambiente social (o virtual) que propicia las condiciones
para el intercambio.
Organización: Las organizaciones son estructuras sociales creadas para lograr
metas o leyes por medio de los organismos humanos o de la gestión del talento
humano y de otro tipo. Están compuestas por sistemas interrelaciones que
cumplen funciones especializadas.
Eficiencia.- La eficiencia es lograr los objetivos o metas usando recursos sin
desperdicio de los mismos.
Eficacia.- Es el grado en el que se logran o consiguen metas y objetivos.
Calidad.- Es el grado que tiene las características de un bien o servicio para la
satisfacción de las necesidades y exigencias del consumidor.
Foja.- Carilla simple de una hoja de papel.
2.3 ANALISIS PEST.
Por medio del análisis PEST se realiza un estudio del Macroentorno externo es decir elementos sobre los cuales no se tiene ninguna influencia pero que son relevantes para la creación de valor de las estrategias.
2.3.1 Análisis del Macroentorno
Explora los diferentes escenarios analizando aquellos que le permitan obtener
ventajas y beneficios así como los que puedan perjudicarlo en el desarrollo del
proyecto ya sea en el presente o en el futuro.
El análisis externo comprende el estudio de oportunidades y amenazas.
12
Oportunidades “Son aquellas situaciones que se presentan en el entorno de la
empresa y que podrían favorecer el logro de los objetivos organizacionales”
(Rodríguez, 2005).
Amenazas “Son aquellas situaciones que se presentan en el medio ambiente de
las empresas y que podrían afectar negativamente las posibilidades de logro de
los objetivos organizacionales” (Rodríguez, 2005)
En el estudio del proyecto se analizará aspectos del entorno Político,
Económico, Social, Tecnológico, Ambiental y Legal.
2.3.1.1 Entorno Político
El Ecuador es un país democrático conformado por cinco poderes estatales, el
Poder Ejecutivo ejercido por el Economista Rafael Correa desde el año 2007, el
Poder Legislativo a cargo de la Asamblea Nacional de la Republica, el Poder
Judicial por medio de La Corte Nacional de Justicia, el Poder Ciudadano está
conformado por El Consejo de Participación Social y Control Ciudadano y el
Poder Electoral.
El país ha mantenido una estabilidad gubernamental por nueve años con el
mandato de su actual presidente Economista Rafael Correa Delgado, y una gran
coyuntura entre los diversos podres del estado que están manejados por el
partido de gobierno Alianza País.
En la actualidad las políticas y normativas existentes en cuanto a Tasas de
Importaciones, Salvaguardas de productos, Impuestos sobre la salida de
capitales e incremento de impuestos, implementados por el Gobierno Nacional
resultan perjudiciales para el giro del negocio, pues la gran parte de sus
componentes y partes son de producción internacional siendo estas castigadas
con altas tasas de impuestos, estas medidas restrictivas no
2.3.1.2 Entorno Económico
El país atraviesa una situación económica compleja debido a varios factores que
han ocasionado una disminución de los flujos de efectivo del presupuesto
general del estado. La caída del precio del petróleo, la ejecución de mega obras
gubernamentales y la actual crisis natural producida por un terremoto de 7.8
13
grados de magnitud en las provincias de Manabí y Esmeraldas ha generado que
se dé prioridad a la reactivación económica de la zona afectada desviando
recursos económicos para cumplir este propósito.
A consecuencia del terremoto muchas edificaciones públicas y privadas fueron
destruidas, generando pérdidas no solo económica sino también de información,
la cual representa una oportunidad para la generación de la empresa tema del
presente estudio.
Inflación
De acuerdo a datos obtenidos del Banco Central del Ecuador la inflación anual en
marzo del 2016 fue del 2.32%.
Mientras que la inflación mensual fue de 0.14%.
Tabla 1 Inflación anual de Ecuador.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Banco Central del Ecuador.
PERIODO %
MARZO 2010 3.35
MARZO 2011 3.57
MARZO 2012 6.12
MARZO 2013 3.01
MARZO 2014 3.11
MARZO 2015 3.76
MARZO 2016 2.32
INFLACION ANUAL DEL ECUADOR
14
Gráfico 1 Inflación anual del Ecuador
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Banco Central del Ecuador.
El país presenta una desaceleración de la inflación la misma que se puede
atribuir a causas como la falta de liquidez ya que un el 5.7% de la población se
encuentra desempleada, 17% subempleada y un 25.4% en situación de pobreza
conforme lo indica el Instituto Ecuatoriano de Estadísticas y Censos lo cual
disminuye la capacidad de compra y por consecuencia una menor demanda de
los consumidores.
Otro factor son las restricciones de importaciones lo que ha ocasionado el
encarecimiento de varios productos en el mercado.
Crecimiento del PIB
De información obtenida del Banco Mundial Entre 2006 y 2014, el crecimiento del
PIB promedió un 4,6%, debido a un fuerte impulso alimentado por los altos
precios del petróleo y por importantes flujos de financiamiento externo. Este
impulso involucró mayor gasto social e importantes inversiones, particularmente
en los sectores de energía y transporte.
Sin embargo, los logros de la última década están en riesgo debido a la
desaceleración económica que experimenta el país como consecuencia de la
reducción del precio del petróleo desde fines de 2014, el difícil acceso a nuevas
fuentes de financiamiento y la apreciación del dólar.
15
Tasas de interés.
La tasa de interés (expresada en porcentajes) representa un balance entre el
riesgo y la posible ganancia es decir la oportunidad de la utilización de una
cantidad de dinero dada una situación y un tiempo establecido. El Banco Central
del Ecuador es el encargado de fijar un piso y un techo para la misma.
a) Tasa de interés activa
Es que reciben los intermediarios financieros de los demandantes por los
préstamos otorgados de acuerdo con las condiciones de mercado y las
disposiciones del Banco Central.
b) Tasa de interés pasiva
Es el porcentaje que paga una institución financiera a los oferentes por los
dineros captados.
Tabla 2 Tasa de interés activa en el Ecuador.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Banco Central del Ecuador.
PERIODO %
MARZO 2010 9.21
MARZO 2011 8.65
MARZO 2012 8.17
MARZO 2013 8.17
MARZO 2014 8.17
MARZO 2015 7.31
MARZO 2016 8.89
TASA DE INTERES ACTIVA
16
Gráfico 2 Tasa de interés activa en el Ecuador.
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Banco Central del Ecuador.
Tabla 3 Tasa de interés en el Ecuador.
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Banco Central del Ecuador.
PERIODO %
MARZO 2010 4.87
MARZO 2011 4.51
MARZO 2012 4.53
MARZO 2013 4.53
MARZO 2014 4.53
MARZO 2015 5.322
MARZO 2016 5.47
TASA DE INTERES PASIVA
17
Gráfico 3 Tasa de interés en el Ecuador.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Banco Central del Ecuador.
Como se puede observar existe relativa estabilidad en la tasa de interés pasiva
entre los años 2010 y 2014, existiendo un incremento en los años 2015 y el
primer trimestre del 2016, esto se debe a la situación económica que atraviesa el
país lo que ha ocasionado una reducción del poder adquisitivo de la población y
por ende su capacidad d ahorro.
En el ámbito económico existen varias opciones de crédito por parte de las
entidades financieras a las que se podría aplicar con tasas de interés que
resultan atractivas al momento de realizar una inversión para capital de trabajo.
18
Tabla 4 Tasa de Interés.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Banco Central del Ecuador.
c) Crédito Pyme
Este crédito está dirigido a pequeñas y medianas empresas para el
financiamiento de:
Capital de trabajo.
Compra de Activos fijos.
2.3.1.3 Entorno Social
El dinamismo de las comunicaciones y la era digital han generado nuevas
tendencias en las personas al obtener cualquier tipo de información de manera
inmediata en su ámbito personal, familiar y profesional. La responsabilidad social
implica el compromiso de una empresa de ocuparse de su papel en la sociedad
como productora, empleadora, vendedora, cliente y miembro de la ciudadanía de
manera responsable y más allá de las exigencias legales estipuladas. De ahí que
las empresas deben buscar alcanzar un equilibrio entre los imperativos
económicos, medioambientales y sociales a través de prácticas eficaces de
responsabilidad social haciendo uso de la tecnología y sus aplicaciones para
Tasa Activa Efectiva
Referencial Tasa Activa Efectiva Máxima
para el segmento: para el segmento:
Productivo Corporativo 8.97 Productivo Corporativo 9.33
Productivo Empresarial 10.17 Productivo Empresarial 10.21
Productivo PYMES 11.63 Productivo PYMES 11.83
Comercial Ordinario 9.65 Comercial Ordinario 11.83
Comercial Prioritario
Corporativo8.89 Comercial Prioritario Corporativo 9.33
Comercial Prioritario
Empresarial10.09 Comercial Prioritario Empresarial 10.21
Comercial Prioritario PYMES 11.09 Comercial Prioritario PYMES 11.83
Consumo Ordinario 16.81 Consumo Ordinario* 17.3
Consumo Prioritario 16.71 Consumo Prioritario ** 17.3
Educativo 9.3 Educativo ** 9.5
Inmobiliario 10.91 Inmobiliario 11.33
Tasas Referenciales Tasas Máximas
% anual % anual
TASAS DE INTERES
MAYO 2016
19
responder a las expectativas, reclamos e influencias de las partes implicadas y
así sostener el valor de los accionistas.
Con la implementación del servicio que la empresa ofrecería se puede satisfacer
esta necesidad de la población en cuanto a eficiencia y versatilidad al acceso de
la información.
2.3.1.4 Entorno Tecnológico
Las tecnologías de la información y comunicación están transformando el mundo
físico con un mundo virtual. Lo cual implica cambios en todos los ámbitos de la
actividad humana, en la competitividad, el empleo, en los procesos
administrativos y en general en la vida cotidiana. El tiempo y las distancias se ven
reducidos y no existen fronteras.
El internet se relaciona de manera directa al manejar el espacio en donde la
tecnología se desenvuelve. El internet nos ofrece una nueva economía que se
fundamenta en lo digital. Los productores y proveedores de bienes y servicios
logran tener una nueva dinámica de conexión con el consumidor/usuario, de
acceso fácil y rápido. La apertura de nuevos mercados crea un rápido crecimiento
sobre el uso de herramientas informáticas, por lo cual resulta indiscutible la
intervención de empresas en mercados digitales como nuevos canales de ventas.
Tabla 5 Consumo de internet en la población del Ecuador.
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Superintendencia de Telecomunicaciones
Año 2010 2011 2012 2013 2014 2015
Internet Fijo 24.77% 27.60% 38.33% 43.62% 49.44% 67.74%
Internet Movil 2.35% 10.48% 22.15% 26.66% 30.79% 34.97%
CONSUMO DE INTERNET EN LA POBLACION
Usuarios por cada 100 habitantes
20
Gráfico 4 Uso de internet en la población del Ecuador.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Superintendencia de Telecomunicaciones
2.3.1.5 Entorno Medioambiental
El papel es un material cotidiano que de una u otra manera todos utilizamos. Pero
para producirlo se necesitan grandes cantidades de celulosa por lo que se deben
talar millones de árboles para poder empezar a fabricar el papel materia
indispensable en nuestra labor diaria.
La industria papelera por lo general es altamente contaminante y provoca
muchos impactos negativos en el medio ambiente y en la salud de la población
cercana a las mismas, como consecuencia de la contaminación del aire con cloro,
compuestos de azufres, dioxinas, entre otros.
Datos de interés:
Un oficinista promedio imprime unas 10 mil hojas al año, siendo que un
árbol sirve para producir 16 resmas de papel.
115 mil millones de hojas de papel utilizan anualmente en oficinas a nivel
mundial.
El consumo anual promedio de papel es de 48kg por persona, a nivel
mundial.
El servicio que se ofertará influirá como solución directamente sobre los
problemas antes descritos.
21
2.3.1.6 Entorno Legal
En el Ecuador la digitalización de documentos y la automatización de procesos
por medio del uso de las tecnologías de la información y comunicación se ven
legalmente establecidos mediante decreto ejecutivo número 1014. En el decreto
ejecutivo antes mencionado establece la disposición de acoplar al gobierno y sus
dependencias el uso de las tecnologías de la información y comunicación, el día
10 de abril del 2008. Como considerando se establece la creación de la
subsecretaria de tecnologías de la información, la cual es dependiente
directamente de la secretaria general de la administración. En este decreto - ley
se establecen normas legales que permiten la implementación de la tecnología en
sus funciones estatales como una política pública la cual responde a la
redistribución y utilización de software libre dentro de toda la administración
pública.
Referente a la interconectividad la ley de registro del sistema nacional de datos
públicos establece: “Art. 24.- Interconexión.- Para la debida aplicación del sistema
de control cruzado nacional, los registros y bases de datos deberán
obligatoriamente interconectarse buscando la simplificación de procesos y el
debido control de la información de las instituciones competentes.
El sistema de control cruzado implica un conjunto de elementos técnicos e
informáticos, integrados e interdependientes, que interactúan y se
retroalimentan.”
2.4 FUERZAS DE PORTER.
El modelo de las Cinco Fuerzas de Michael Porter es una herramienta de análisis
del microentorno se refieren a las fuerzas cercanas a la empresa que afectan a
su capacidad para ofertar a sus clientes y obtener un beneficio.
2.4.1 Rivalidad entre competidores existentes.
En la actualidad existen en el mercado de la Ciudad de Quito empresas que
brindan el servicio de digitalización y custodia de documentos, centrándose
básicamente en disminuir la carga física que representa la documentación, varias
de estas compañías no han desarrollado el servicio de manejo de la información
por las altos costos del software que implican, pero nadie ha considerado la
opción de establecer una infraestructura para ofrecer esta importante
22
herramienta por medio de la prestación de un servicio por el cual se considera
que la creación de una empresa que administre y gestione la información digital
resultaría innovadora y con un gran mercado potencial por trabajar.
2.4.2 Amenaza de productos y servicios sustitutos
Dentro del mercado tecnológico un producto sustituto vendría hacer los CRM
(Customer Relationship Management / Gestión de Relación con los Clientes) que
desarrollan software de acuerdo a los requerimientos de los clientes
considerando que para la ejecución de los mismos se debe pasar por un largo
proceso de desarrollo, pruebas e implementación con costos muy altos en
tiempo, inversión y recurso humano.
2.4.3 Amenaza de los nuevos competidores
Analizando esta fuerza se puede determinar que una barrera existente es en
cierto modo la inversión de capital que debe realizarse para poder establecer un
lugar de acción.
2.4.4 Poder de negociación de los proveedores
Al ser el presente proyecto de implementación una empresa de servicio
tecnológico el principal producto es el software de gestión el mismo que se
obtiene a través de un Partner directo de la marca que cuenta con representación
en la Ciudad de Quito y Guayaquil logrando beneficiarse de ventajas como mejor
precio, soporte técnico de fábrica y garantía local del producto.
2.4.5 Poder de negociación de los clientes
La gran demanda de información y la agilidad con la que esta debe ser procesada
dentro de las organizaciones es una necesidad latente por parte de los clientes
que debe ser cubierta de manera segura, ágil y eficiente.
23
2.4.6 Matriz de evaluación Externa.
Tabla 6 Matriz de evaluación Externa.
MEFE
Producto: Servicio de digitalización de documentos.
Factores críticos para el éxito Peso Calificación Total Ponderado
OPORTUNIDADES
Crecimiento del consumo del producto. 0.2 3 0.6
Crecimiento constante de la industria. 0.2 2 0.4
Nuevas tecnologías. 0.1 3 0.3
Desarrollo de tecnología de alta producción 0.1 3 0.3
AMENAZAS
Competidores con años de servicio. 0.2 2 0.4
Recesión económica en el país. 0.1 2 0.2
Aumento de compañías internacionales. 0.1 1 0.1
TOTAL 1 2.3
MEFE
Producto: Software de Gestión Documental.
Factores críticos para el éxito Peso Calificación Total Ponderado
OPORTUNIDADES
Crecimiento del consumo del producto. 0.3 3 0.9
Crecimiento constante de la industria. 0.2 3 0.6
AMENAZAS
Competidores con años de servicio. 0.2 2 0.4
Recesión económica en el país. 0.2 3 0.6
Aumento de compañías internacionales. 0.1 1 0.1
TOTAL 1 2.6
MEFE
Producto: Venta de equipos - Scanner.
Factores críticos para el éxito Peso Calificación Total Ponderado
OPORTUNIDADES
Crecimiento del consumo del producto. 0.1 4 0.4
Crecimiento constante de la industria. 0.2 3 0.6
Nuevas tecnologías. 0.2 3 0.6
AMENAZAS
Competidores con años de servicio. 0.2 2 0.4
Recesión económica en el país. 0.2 2 0.4
Aumento de compañías internacionales. 0.1 2 0.2
TOTAL 1 2.6
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación.
24
2.4.7 Matriz de evaluación Interna.
Tabla 7 Matriz de evaluación interna.
MEFI Producto:
Servicio de digitalización de documentos.
Factores críticos para el éxito Peso Calificación Total Ponderado
FORTALEZAS
Excelente servicio al cliente. 0.1 3 0.3
Conocimiento del producto. 0.2 3 0.6
Bajo porcentaje de rechazo. 0.1 2 0.2
Uso de tecnología eficiente. 0.1 1 0.1
Bajo costo de producción. 0.15 3 0.45
Alta calidad de producto. 0.1 2 0.2
DEBILIDADES
Falta de control de asesores comerciales. 0.1 1 0.1
No se actualiza los sistemas de información. 0.1 1 0.1
Empresa nueva. 0.05 1 0.05
TOTAL 1 2.1
MEFI Producto:
Servicio de digitalización de documentos.
Factores críticos para el éxito Peso Calificación Total Ponderado
FORTALEZAS
Excelente servicio al cliente. 0.1 3 0.3
Conocimiento del producto. 0.3 4 1.2
Bajo porcentaje de rechazo. 0.1 2 0.2
DEBILIDADES
Altos tiempos de configuración. 0.2 3 0.6
Falta retroalimentación de información 0.1 1 0.1
Empresa nueva. 0.2 2 0.4
TOTAL 1 2.8
MEFI Producto:
Servicio de digitalización de documentos.
Factores críticos para el éxito Peso Calificación Total Ponderado
FORTALEZAS
Excelente servicio al cliente. 0.1 3 0.3
Conocimiento del producto. 0.2 3 0.6
Bajo porcentaje de rechazo. 0.1 1 0.1
Uso de tecnología eficiente. 0.2 2 0.4
Alta calidad de producto. 0.1 3 0.3
DEBILIDADES
Falta de control de asesores comerciales. 0.1 2 0.2
No se actualiza los sistemas de información. 0.1 2 0.2
Empresa nueva. 0.1 1 0.1
TOTAL 1 2.2
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación.
25
Cuadro de resultados Matriz de Evaluación Interna y Externa.
Tabla 8 Matriz de evaluación interna y externa.
MEFI MEFE
Servicio de digitalización de documentos. 2.1 2.3
Software de Gestión Documental. 2.8 2.6
Venta de equipos - Scanner. 2.2 2.6
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación.
Gráfico 5 Matriz de evaluación interna y externa
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación.
Gráfico 6 Resultados matriz de evaluación.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: http://es.slideshare.net/marypol/matriz-interna-externa.
2.1, 2.3
2.8, 2.6 2.2, 2.6
1
2
3
4
1234
Eval
uac
ion
Ext
ern
a
Evaluacion Interna Servicio de digitalización de documentos.
Software de Gestión Documental.
Venta de equipos - Scanner.
26
Gráfico 7 Cuadrantes de matriz de evaluación.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: http://es.slideshare.net/marypol/matriz-interna-externa.
27
2.4.8 Diagrama Causa y Efecto.
Gráfico 8 Diagrama Causa Efecto
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación.
28
CAPÍTULO III
3 ESTUDIO DE MERCADO
3.1 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION DE MERCADO.
3.1.1 Objetivo General
Conocer los requerimientos del mercado respecto al uso de plataformas
informáticas para el manejo de la documentación física en el Distrito
Metropolitano de Quito, con la aplicación de una encuesta que permita recolectar
información relevante del mercado, demanda, oferta y demanda insatisfecha,
para determinar la viabilidad de ejecución del proyecto.
3.1.2 Objetivos Específicos:
Ejecutar una investigación de campo, con la aplicación de técnicas que
permitan un levantamiento de datos ágiles y reales, como la encuesta y
entrevista.
Investigar a los posibles clientes y competidores, para conocer si existe
demanda insatisfecha en la comercialización del producto.
Determinar el mercado meta para la ejecución del presente proyecto.
Identificar y analizar a la competencia existente en el mercado.
Conocer las necesidades de los consumidores para establecer los productos
y servicios del proyecto en estudio.
3.2 TIPOS DE INVESTIGACION REALIZADA.
3.2.1 Investigación Exploratoria.
Tomada como el primer acercamiento sobre un tema o problema poco estudiado,
en el presente caso servirá como fuente exploratoria para poder conocer el actual
manejo de la documentación e información de las compañías públicas y privadas
de la ciudad de Quito.
3.2.2 Investigación Descriptiva.
Tipo de investigación que describe de modo sistemático las características de
una población, situación o área de interés.
29
Recoge los datos sobre la base de una hipótesis o teoría, exponen y resumen la
información de manera cuidadosa y luego analiza minuciosamente los resultados,
a fin de extraer generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento.
Por medio de esta investigación se quiere examinar las características del
problema planteado además de servir como apoyo para la selección y
elaboración de técnicas necesarias para recolectar los datos para la consecución
del proyecto.
3.2.3 Investigación de Campo.
Este tipo de investigación es también conocida como investigación in situ ya que
se realiza en el propio sitio donde se encuentra el objeto de estudio. Ello permite
el conocimiento más a fondo del investigador, puede manejar los datos con más
seguridad y podrá soportarse en diseños exploratorios.
3.3 FUENTES DE INVESTIGACIÓN.
3.3.1 Fuentes Secundarias:
Son aquellas que ya existen, están elaboradas y publicadas. Para el presente
estudio se ha tomado en cuenta las siguientes fuentes investigativas:
Superintendencia de Compañías
Servicio de Rentas Internas
Instituto Nacional de Estadísticas y Censos
Municipio de Quito
Ecuador en Cifras
Internet
Secretaria de Territorio Municipio de Quito
Textos.
Tesis
Monografías
3.3.2 Fuentes Primarias:
Es la obtenida de forma específica para el problema de investigación que trata de
resolverse debido a que la información necesaria no ha sido recopilada
anteriormente por nadie o bien, no se tiene acceso a la misma.
30
En el caso del estudio de factibilidad se obtendrá la información por medio de la
aplicación de una encuesta con la finalidad de obtener datos sobre el manejo
actual de la documentación física en las empresas y el manejo de la misma, que
percepción puede tener sobre el servicio que se desea ofertar, así como la
aplicación de la entrevista para las personas encargadas del área administrativa,
contable y de sistemas para poder valorar sus requerimientos y necesidades.
3.4 IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DEL MERCADO.
Para iniciar este capítulo se presenta una definición básica y sencilla sobre el
mercado el cual se puede definir como lo indica Kotler&Amstrong (2008):
“Un mercado es el conjunto de todos los compradores reales y potenciales de un
producto. Estos compradores comparten una necesidad o deseo determinados
que se pueden satisfacer mediante relaciones de intercambio” (p.42).
En consideración a lo anteriormente indicado, el capítulo del presente estudio
está enfocado en determinar esas necesidades y requerimientos del mercado,
con la finalidad de poder adaptar el servicio o producto para beneficio mutuo,
cliente-proveedor.
3.4.1 Segmentación del Mercado
La segmentación del mercado se ha realizado de acuerdo a las siguientes
fuentes de información proporcionadas por El Instituto Nacional de Estadística y
Censos (INEC), conjuntamente con la Secretaría Nacional de Planificación y
Desarrollo (SENPLADES) en el Directorio de Empresas y Establecimientos
(DIEE). Este Directorio toma como fuente las empresas que durante el año 2012
no cerraron formalmente sus puertas, registraron ventas en el Servicio de Rentas
Internas (SRI) y/o mantuvieron uno o más trabajadores afiliados en el Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS). Se incluye en el universo a las
microempresas pertenecientes al Régimen Impositivo Simplificado Ecuatoriano
(RISE).
No se considera años recientes pues esta es la publicación más actualizada, pero
que sirve como referencia para la segmentación de mercado.
31
3.4.1.1 Segmentación Geográfica
Permite tener una visión global sobre el número de empresas existentes en cada
una de las provincias del Ecuador, con la finalidad de obtener datos claros y
precisos que sirvan de sustento para la toma de decisiones con respecto al
segmento de mercado al que se pretende brindar el servicio.
Del portal de información del Instituto Ecuatoriano de Estadísticas y Censos INEC
del Directorio de Empresas y Establecimientos 2014 que es la versión más
actualizada se han extraído los siguientes datos referentes al número de
empresas constituidas y activas dentro del territorio nacional.
Tabla 9 Número de empresas a nivel Nacional.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: INEC - Directorio de Empresas y Establecimientos 2014
PROVINCIA NRO. EMPRESAS % TOTAL
TOTAL 843,644 100.0%
PICHINCHA 201,629 23.9%
GUAYAS 159,937 19.0%
MANABÍ 69,611 8.3%
AZUAY 49,026 5.8%
TUNGURAHUA 43,036 5.1%
EL ORO 41,643 4.9%
LOS RÍOS 29,291 3.5%
LOJA 28,629 3.4%
CHIMBORAZO 28,471 3.4%
IMBABURA 27,288 3.2%
COTOPAXI 25,798 3.1%
SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS 22,545 2.7%
ESMERALDAS 18,173 2.2%
CAÑAR 15,579 1.8%
BOLÍVAR 11,763 1.4%
SANTA ELENA 11,298 1.3%
CARCHI 10,649 1.3%
SUCUMBÍOS 9,659 1.1%
ORELLANA 7,910 0.9%
ZAMORA CHINCHIPE 7,821 0.9%
NAPO 7,480 0.9%
MORONA SANTIAGO 6,963 0.8%
PASTAZA 6,572 0.8%
GALÁPAGOS 2,872 0.3%
ZONA NO DELIMITADA 1 0.0%
NÚMERO DE EMPRESAS POR PROVINCIA Y PARTICIPACIÓN NACIONAL, AÑO 2014
MICROS, PEQUEÑAS, MEDIANAS Y GRANDES EMPRESAS
32
En la Provincia de Pichincha de acuerdo a la información obtenida por el Instituto
Nacional de Estadísticas y Censos se incluye en el número total de empresas las
siguientes clasificaciones con su respectivo porcentaje de aportación al total
general:
Régimen Simplificado RISE 16.4 %
Personas Naturales no obligadas a llevar contabilidad 29.7%
Persona Natural Obligada a Llevar Contabilidad 24.8 %
Sociedad con fines de lucro 37.7 %
Sociedad sin fines de lucro 32.9%
Empresa Pública 16.5%
En el caso del proyecto analizado se excluirá a las personas de Régimen
Simplificado RISE y las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad
pues estas clasificaciones dadas por el Servicio de Rentas Internas están dadas
para personas que manejan negocios con un valor mínimo de facturación anual
de USD 60.000 dólares en el caso del RISE es decir negocios pequeños.
Excluyendo los valores antes indicados se pude contar con una población de
empresas en el mercado de la Provincia de Pichincha de 120.977 empresas con
un 19% de participación del total nacional lo que convierte a Quito en una ciudad
económicamente atractiva.
3.5 MERCADO OBJETIVO Y MERCADO META.
3.5.1 Mercado Objetivo
El mercado objetivo de la empresa serán las compañías que conforme a la
estratificación de ventas dada por la Comunidad Andina de Naciones que las
categoriza de acuerdo a sus valores de ventas anuales realizadas, estas serán la
Pequeña empresa, Mediana empresa “A”, Mediana empresa “B” y Grande
empresa, pues se considera que puede existir en los mismos un manejo
considerable de documentación.
33
Tabla 10 Estratificación de ventas anuales
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: INEC - Directorio de Empresas y Establecimientos 2014
Tabla 11 Porcentaje de empresas en Pichincha de acuerdo a su tamaño.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: INEC - Directorio de Empresas y Establecimientos 2014
3.5.2 Mercado Meta
El mercado meta para el presente proyecto serán la empresas, organizaciones,
fundaciones, entidades educativas, financieras o cualquier tipo de sociedad que
maneje un flujo de documentación dentro de sus estructuras tanto a nivel público
como privado.
De acuerdo a la encuesta realizada las fuentes indicaron que podrían requerir del
servicio de digitalización con una periodicidad promedio de dos veces por año.
3.6 ANÁLISIS DE LA DEMANDA.
Para lograr determinar la demanda del presente proyecto se ha evaluado los
resultados de la encuesta empleada en donde se puede palpar el deseo de la
Clasificación de las empresas Volúmenes de ventas anuales Personal ocupado
Micro empresa Menor a 100.000 1 A 9
Pequeña empresa De 100.001 a 1´000.000 10 A 49
Mediana empresa "A" De 1´000.001 a 2´000.000 50 A 99
Mediana empresa "B" De 2´000.001 a 5´000.000 100 A 199
Grande empresa De 5´000.001 en adelante 200 en adelante
PROVINCIAMICRO
EMPRESA
PEQUEÑA
EMPRESA
MEDIANA
EMPRESA "A"
MEDIANA
EMPRESA "B"
GRANDE
EMPRESA
TOTAL 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0%
PICHINCHA 23.1% 30.2% 32.1% 33.4% 37.7%
PORCENTAJE DE EMPRESAS SEGÚN TAMAÑO Y POR PROVINCIA AÑO 2014
MICROS, PEQUEÑAS, MEDIANAS Y GRANDES EMPRESAS
34
población por tener acceso al servicio de digitalización y gestión documental.
Adicional de acuerdo a la información proporcionada el Instituto Ecuatoriano
Nacional de Estadísticas y Censos existían en pichincha 120.977 empresas
activas al año 2014 que podrían ser futuros clientes tanto a nivel público como
privado.
3.6.1 Proyección de la demanda.
Para realizar la proyección de la demanda se tomará en cuenta el 3.99% del
crecimiento de las empresas dato investigado en los años 2013 y 2014 de
acuerdo a la fuente del Directorio Empresarial del Instituto Ecuatoriano de
Estadísticas y Censos.
Se ha considerado el 75% del total de empresas públicas y privadas como
posibles clientes dado el grado de aceptación de la encuesta ejecutada.
Tabla 12 Demanda de producto.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: INEC - Directorio de Empresas y Establecimientos 2014
3.6.2 Cálculo de la Demanda para la Capacidad Instalada
El análisis de la capacidad instalada y productiva se lo realiza en base al servicio
de digitalización de documentos ya que la venta de software de gestión
documental y escáner son bienes que no requieren de un espacio físico de
embodegaje o recursos adicionales que impliquen gastos para el proyecto. Con
los datos obtenidos de la investigación se puede determinar que 90.732
empresas públicas y privadas serían los posibles clientes con un número
promedio mensual de 996’165.048 documentos procesados.
Año
No. de
Empresas en
Quito
Posibles
clientes
Demanda
Actual
2016 120,977.00 90,732.75 181,465.50
2017 125,803.98 94,352.99 188,705.97
2018 130,823.56 98,117.67 196,235.34
2019 136,043.42 102,032.57 204,065.13
2020 141,471.55 106,103.67 212,207.33
2021 147,116.27 110,337.20 220,674.40
Demanda del Producto
35
La capacidad instalada del proyecto permite digitalizar 600.000 hojas al mes
como se puede verificar en el capítulo cinco de este estudio, esto corresponde a
un 0.06% de la demanda insatisfecha.
3.7 DETERMINACION DEL UNIVERSO.
El universo abarca todas las empresas públicas y privadas que se encuentran
registradas dentro de la Ciudad de Quito Distrito Metropolitano en donde se
comercializará su portafolio de productos y servicios.
3.7.1 Población Y Muestra
Para obtener la muestra representativa, sobre la cual se basará la investigación,
será el método aleatorio simple que consiste en que cada elemento de la
población tiene la misma probabilidad de ser seleccionado para integrar dicha
muestra.
Para determinar el número de encuestas a realizar, se utiliza la siguiente fórmula:
N*σ2*Z2 η= -------------------------
(N-1)*e2+ σ2*Z2
Dónde:
η = el tamaño de la muestra.
Ν = tamaño de la población.
σ = Desviación estándar de la población que, generalmente cuando no se tiene
su valor, suele utilizarse un valor constante de 0,5.
Z = Valor obtenido mediante niveles de confianza. Es un valor constante que, si
no se tiene su valor, se lo toma en relación al 95% de confianza
Equivale a 1,96 o en relación al 99% de confianza.
e = Límite aceptable de error muestral que para este caso se usará un 0.05 para
el 5% de error.
N = 120.977
36
σ = 0,5
Z = 1,96
e = 0,05
η = 383 empresas a encuestar.
Total de empresas públicas y privadas a encuestar 383
3.8 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE LA
INFORMACIÓN UTILIZADA.
La técnica utilizada para la investigación fue la cuantitativa que busca la
generalización de los resultados del universo a través de la muestra establecida
dentro de unos márgenes de confianza y error, las herramientas de apoyo
utilizadas fueron la encuesta, la observación directa y la entrevista.
Las preguntas utilizadas en la encuesta fueron de tipo cerradas.
Con la finalidad de conocer la percepción que tendrá la población frente a la
presentación de sus productos de Digitalización y Administración de Documentos,
se aplicó la siguiente encuesta.
3.8.1 Formato de la Encuesta.
ENCUESTA PARA MEDIR EL PORCENTAJE DE ACEPTACIÓN QUE TENDRÍA LA CREACIÓN DE UNA EMPRESA DE DIGITALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EMPRESAS PÚBLICAS Y PRIVADAS EN LA CIUDAD DE QUITO.
Fecha: _______________________ Nombre: _______________________ Cargo: __________________ Empresa: _______________________ Sector de la Empresa: _________________________
PREGUNTAS:
1. Actualmente su empresa como maneja la documentación existente?
ARCHIVADORES FISICOS ARCHIVO DIGITAL
2. Conoce qué es la documentación digital?
SI NO
3. Qué cantidad de documentación procesa su empresa mensualmente?
37
o Hasta 5.000 documentos
o De 10.000 a 20.000 documentos
o Más de 20.000 documentos.
4. Estaría interesado en obtener su información de manera rápida, ágil y eficiente reduciendo costos?
SI NO
5. Cuenta su empresa con algún Software o empresa que le permita obtener sus documentos de manera digital?
SI NO
Cual _______________________________________
6. Estaría interesado en adquirir un servicio Digitalización y de Administración de documentos?
SI NO
7. De los siguientes enunciados, indique las razones por las cuales Usted usaría este servicio, siendo 1 el de mayor importancia y 4 el de menor importancia.
o Rapidez en la información o Seguridad de los documentos o Reducción de Costos o Agilidad en los procesos
8. Si tuviera que invertir en este servicio, cuál sería la opción más idónea de acuerdo a sus necesidades para Administrar la Documentación Digital?
o Comprar los equipos
o Contratar los servicios
9. Con que frecuencia digitalizaría su documentación?
o Mensual
o Semestral
o Anual
Gracias por su tiempo y colaboración.
3.8.2 Procesamiento de Datos
Del total de la población encuestada en la ciudad del Distrito Metropolitano de
Quito, se pudo recabar la siguiente información:
38
Gráfico 9 Sectorización de la encuesta realizada.
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
Tabla 13 Sectorización de la encuesta realizada.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Para la sectorización se ha considerado la siguiente distribución Geográfica con
la finalidad de poder determinar la zona de la ciudad que resulte más atractiva
para los fines de comercialización y ubicación de la empresa.
Sector Norte abarca desde Calderón hasta la Av. Colón.
Sector Centro Norte cubre desde la Av. Colón hasta la Calle Rocafuerte.
Sector Sur desde la Calle Rocafuerte hasta el Terminal Quitumbe.
Sector Valles contempla los Valles de San Rafael, Cumbayá y Tumbaco.
SECTOR TOTAL PORCENTAJE
Norte 98 26%
Centro
Norte163 42%
Valles 57 15%
TOTAL 383 100%
Sur 65 17%
39
Como se puede observar en la tabla No. 13 la mayor cantidad de empresas se
encuentra distribuida en la zona Centro Norte con un número de 163 empresas
correspondientes al 42% del total de la muestra, esto se debe a que en la zona se
establecen la mayor parte de entidades gubernamentales, zona bancaria y gran
cantidad de empresas privadas.
El sector Centro Norte se puede verificar que ocupa el segundo lugar de nuestra
encuesta con el 26% lo que corresponde a 98 empresas de las 383 analizadas,
convirtiéndolo en un sector igualmente atractivo pues en él se encuentran
empresas industriales que por su tamaño el flujo de documentación es relevante.
El sector Sur de la ciudad con un 17% ocupa el tercer lugar y en cuarto puesto
está el sector de los Valles con un 15%.
Gráfico 10 Encuesta pregunta 1
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Tabla 14 Encuesta pregunta 1
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
1. ¿Actualmente su
empresa como maneja la
documentación existente?
TOTAL PORCENTAJE
Archivadores Físicos 315 82%
Archivos Digitales 68 18%
TOTAL 383 100%
40
Los datos obtenidos en la pregunta uno permite observar que a nivel empresarial
se mantiene un porcentaje alto del 82% correspondiente a 315 encuestados que
manejan su documentación de manera física y apenas el 18% o sea 68
empresas lo hace de manera digital, considerando dentro de este porcentaje la
facturación electrónica a la cual algunas empresas se encuentran obligados a
emitir sus comprobantes de venta de esta manera.
Gráfico 11 Encuesta pregunta 2
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
Tabla 15 Encuesta pregunta 2
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
En un gran porcentaje la población encuestada muestra conocimiento sobre la
documentación digital, pues es asociado directamente con la normativa
establecida por medio del Servicio de Rentas Internas sobre la facturación digital.
Esto resulta favorable pues al tener conocimiento del producto, será menos
complejo ofrecer su servicio.
2. ¿Conoce qué es la
documentación digital?TOTAL PORCENTAJE
SI 302 79%
NO 81 21%
TOTAL 383 100%
41
Gráfico 12 Encuesta pregunta 3
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
Tabla 16 Encuesta pregunta 3
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
La cantidad de documentación procesada es muy importante para la
investigación pues permite dar una idea del requerimiento de producción del
servicio y posterior fijar metas de ventas de acuerdo a las cantidades de
documentos que podrían ser digitalizados.
3. ¿Qué cantidad de
documentación se procesa en
su empresa mensualmente?
TOTAL PORCENTAJE
Hasta 10.000 95 24%
Entre 10.000 y 20.000 175 46%
Más de 20.000 113 30%
TOTAL 383 100%
42
Gráfico 13 Encuesta pregunta 4
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Tabla 17 Encuesta pregunta 4
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
Este cuadro permite visualizar con claridad el deseo de la población encuestada
por obtener su información de manera diferente a la que actualmente disponen,
esto es un 87% correspondiente a 317 empresas que les gustaría reducir sus
tiempos de procesamiento interno, ser más eficientes y reducir costos para su
organización.
4. Estaría interesado en obtener su
información de manera rápida, ágil
y eficiente reduciendo costos?
TOTAL PORCENTAJE
Si 317 87%
No 66 13%
TOTAL 383 100%
43
Gráfico 14 Encuesta pregunta 5
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Tabla 18 Encuesta pregunta 5
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Los encuestados en su mayoría el 80% no disponen de un software que les
permita obtener sus documentos de manera digital o de alguna empresa que les
provea este servicio pues no conocen del producto ni quien lo comercializa.
Apenas el 20% de los encuestados o sea 78 empresas manejan sus documentos
con un software de gestión documental.
5. ¿Cuenta su empresa con
algún Software o empresa que le
permita obtener sus documentos
de manera digital?
TOTAL PORCENTAJE
Si 78 20%
No 305 80%
TOTAL 383 100%
44
Gráfico 15 Encuesta pregunta 6
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Tabla 19 Encuesta pregunta 6.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
El interés de la población analizada por disponer de un servicio de Administración
de Digitalización de Documentos es del 79% esto es 301 empresas lo que
demuestra que existe un mercado interesado en el producto o servicio que se
desea comercializar.
Del 21% observado corresponde un 10% a las empresas que ya disponen de
este servicio y un 11% que prefieren mantener su manera de archivo y trabajo
actual.
6. Estaría interesado en adquirir un
servicio Digitalización y de
Administraciónde Documentos?
TOTAL PORCENTAJE
Si 301 79%
No 82 21%
TOTAL 383 100%
45
Gráfico 16 Encuesta pregunta 7
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Tabla 20 Encuesta pregunta 7.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
De acuerdo a la información procesada en el cuadro No. XX se puede observar
que las razones que los encuestados consideran importantes para utilizar el
servicio son la rapidez en la información con un 32% pues para ellos es valioso el
hecho se ser más eficientes y productivos. En segundo lugar con un 26% la
seguridad de los documentos ya que respaldan su información que es de vital
importancia para el giro de sus negocios, en tercer lugar la agilidad de los
procesos con un 20% y como último la reducción de costos.
7. De los siguientes enunciados,
indique las razones por las cuales Usted
usaría este servicio, siendo 1 el de
mayor importancia y 4 el de menor?
TOTAL PORCENTAJE
Rapidez en la información 124 32%
Seguridad de los documentos 98 26%
Reducción de Costos 84 22%
Agilidad en los procesos 77 20%
TOTAL 383 100%
46
Analizando los datos se puede determinar que la mayoría de empresas
encuestadas ven en este servicio la opción para mejorar su productividad, ser
más competitivos con herramientas que les permita mejorar sus tiempos de
respuesta a nivel interno y externo.
Gráfico 17 Encuesta pregunta 8
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Tabla 21 Encuesta pregunta 8
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
La mayoría de empresas de la muestra realizada contempla en un 61% que
preferiría dejar la administración de sus documentos a un tercero, esto debido a
los que ellos consideran costos de inversión inicial y pues les resulta atractivo
pagar por un valor mensual, semestral o anual que les permita gozar de estos
beneficios para sus empresas.
8. ¿Si tuviera que invertir en este
servicio, cuál sería la opción más idónea
de acuerdo a sus necesidades.
TOTAL PORCENTAJE
Compar los equipos 148 39%
Contratar el servicio 235 61%
TOTAL 246 100%
47
El 39% restante de la muestra les gustaría contar con infraestructura propia por el
tamaño de su negocio y sus diferentes sucursales a nivel nacional.
Gráfico 18 Encuesta pregunta 9
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Tabla 22 Encuesta pregunta 9
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
De la población encuestada las empresas ven como una opción a considerar el
hecho de poder realizar la digitalización de sus documentos de manera
semestral, esto implica requerir de los servicios de una empresa por dos veces al
año.
Un 35% indica que lo realizaría de manera mensual y un 5% una sola vez en el
año. Estos parámetros servirán de sustento al momento de tomar una decisión
con lo que respecta a la adquisición de equipos y mano de obra para la
producción, así como de referencia para la proyección de ventas.
9. ¿Con que frecuencia digitalizaría
su documentación.TOTAL PORCENTAJE
Mensual 133 35%
Semestral 229 60%
Anual 21 5%
TOTAL 383 100%
48
3.9 MARKETING MIX
3.9.1 Producto
Los productos con los cuales se piensa satisfacer al mercado potencial serían los
que a continuación se describen:
o Digitalización de Documentos: Servicio de conversión de documentos
físicos a archivos digitales.
El servicio constara de la digitalización de los documentos impresos según
establezca la necesidad del cliente en una calidad de digitalización diferenciada
entre texto y gráfico correspondiente este parámetro a su resolución, se indexara
cada documento hasta con cuatro parámetros de búsqueda y se resguardara en
archivos y carpetas previamente definidos con el cliente, el producto final se
entregara en medio magnético (DVD, Flash Memory, Disco duro externo, Disco
duro interno, Unidades de Tape Backup) correctamente identificado.
Gráfico 19 Memoria Flash
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
o Software de Gestión y Administración de Información: Venta del
software e implementación tecnológica de la plataforma.
El software de administración documental a ser comercializado es de la marca
DOCUWARE y posee varios tipos de licenciamientos basados en el porte y
estructura organizacional de la empresa, posterior a ser dimensionado
adecuadamente se realiza la instalación en las dependencias y sobre la
infraestructura de sistemas establecidas por el cliente y una vez concluida esta
configuración el personal especializado de la compañía brindará las
capacitaciones al personal: administrador, operador y usuarios del sistema,
49
finalmente el cliente puede acceder a los siguientes beneficios que brinda el
sistema:
Archivador central para todos los documentos.
Acceso inmediato de la información desde cualquier lugar.
Búsqueda rápida de documentos mediante indexación.
Manejo de documentos compartidos.
Reducción de espacio de almacenamiento.
Optimización y transparencia de procesos mediante flujos de trabajo.
Resguardo de la información.
Ubicación remota y usuarios móviles.
El producto se entrega grabado en un DVD donde se resguardan los instaladores
y manual de usuario, adicional se entrega la licencia de uso impreso con la
identificación del producto adquirido y nombre del cliente de registro y una llave
de hardware de seguridad.
Gráfico 20 DocuWare
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
o Comercialización de Equipos de Digitalización: Venta de Escáner.
Venta de escáner de alta producción marca KODAK, cuenta con un año de
garantía limitada contra defectos de fabricación, soporte técnico calificado y
capacitación para los usuarios del equipo, el producto se entrega en su caja y
embalaje de origen, manuales impresos, CD de controladores y software de
digitalización, cables de conexión de datos y potencia.
50
Gráfico 21 Escaner KODAK
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Beneficios
Mayor eficiencia y productividad
Si actualiza el sistema de archivado en papel a una solución digital, los
empleados acceden fácilmente a la documentación empresarial. Además, el flujo
de información se agiliza y optimiza. En vez de dedicar tiempo a buscar
documentos, el personal se centra en tareas más importantes y en tomar
decisiones acertadas para mejorar los resultados finales.
Reducción de costes de archivado de documentos y material
La creación y el archivado de documentos en papel tienen un costo elevado
considerando que por lo menos los documentos serán fotocopiados para otras
dependencias por lo menos dos veces. Mantener espacios físicos en cada
departamento y personal que se encargue de su manejo y custodia resulta un
gasto innecesario para las compañías. El cambio a un sistema de gestión
documental digital permite ahorrar en archivado de documentos, copias,
impresión, envíos y personal.
En una empresa mediana, los documentos en papel se acumulan a una tasa
anual de un 22 por ciento, es decir, cada 3,3 años el papel duplica su volumen.
51
Seguridad de datos fiable y cumplimiento normativo automatizado
Un sistema de gestión documental permite controlar el acceso a información
confidencial y aplicar medidas de seguridad. Asimismo, garantiza el cumplimiento
de la normativa gubernamental y del sector mediante la automatización de los
procesos de gestión de registros financieros y retención.
Actualmente, hasta un 5 por ciento de los archivos de una organización llegan a
perderse o extraviarse.
Continuidad empresarial
Además, la gestión documental garantiza la continuidad de su empresa aún en
caso de incendio o inundación. Los documentos se replican y guardan fácilmente
sin conexión o en la nube, lo cual constituye la solución adecuada para
recuperación en casos de desastre.
Datos confirmar que 7 de 10 cada empresas dejarían de existir en un plazo de 3
semanas si perdieran su documentación impresa en un desastre.
Proporcionar acceso y transparencia
El uso de un método coherente y un archivador central para guardar todos los
documentos mejora en gran medida el acceso a la información empresarial
importante, lo cual aumenta la eficacia de casi todos los procesos.
Optimizar la colaboración con documentos compartidos
La gestión documental digital permite a los empleados leer, compartir y modificar
el mismo documento sin la confusión que ocasiona crear varias versiones
Crear una infraestructura coherente de gestión documental
Un archivador central de documentos se integra a la perfección con las
aplicaciones ya implantadas en la empresa, por ejemplo el correo electrónico, la
contabilidad, y plataformas de planificación de recursos empresariales y gestión
de relaciones con clientes. De esta manera, las operaciones se simplifican.
3.9.2 Precio
El precio del producto en el mercado variará dependiendo del tipo de producto
que se adquiera.
52
Digitalización de Documentos: Precio promedio en el mercado para una
hoja de formato A4 es de USD 0.10.
Variables que se considera para la determinación del precio.
Transporte.
Depreciación del equipo.
Personal digitalizador.
Costos directos e indirectos de operación.
Tabla 23 Costos para servicio de digitalización.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Software de Gestión y Administración de información: Este precio
establece un único pago por la adquisición del software, instalación y
capacitación sobre el manejo del mismo.
La administración del mismo queda bajo responsabilidad del cliente.
Variables que se consideran para la determinación del precio.
PRODUCTO DIGITALIZACION
Detalle Valor
Medio magnetico 0.0004
Servicios 0.0007
Mano de obra directa 0.0072
Mano de obra indirecta 0.0063
Comision 0.0050
Suministros 0.0013
Movilizacion 0.0005
Depreciaciones 0.0048
Total 0.0261
Rentabilidad 74%P.V.P POR FOJA
DIGITALIZADA $ 0.10
53
o Adquisición de software
o Personal de sistemas que se encargará de la instalación del software en los
equipos de propiedad del cliente, así como de las configuraciones necesarias
para una óptima operación y comunicación.
o Personal de Sistemas para la capacitación e inducción a los usuarios.
o Costos directos e indirectos de operación.
Tabla 24 Precios de software de gestión documental.
PRODUCTO PRECIO
o Software BUSINESS Server
Para empresas pequeñas
USD $ 5.636.32
o Software PROFESIONAL Server.
Para empresa Medianas
USD $ 15.376.22
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Tabla 25 Costo para software de gestión documental Business.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Detalle Valor
Costo Software Basico 3,800.00
Servicios 13.59
Mano de obra directa 63.53
Mano de obra indirecta 24.15
Comision 280.00
Papeleria y Comercializacion 6.97
Depresiacion 24.00
Movilizacion 15.00
Total 4,227.24
Rentabilidad 25%
P.V.P SOFTWARE BASIC 5,636.32$
54
Tabla 26 Costos para software de gestión documental profesional.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación.
Comercialización de Equipos: Ofrece venta de scanner de alta producción.
Variables que se consideran para la determinación del precio.
Costo de Equipo.
Transporte.
Personal de Sistemas para la capacitación e inducción a los usuarios.
Costos directos e indirectos de comercialización.
Tabla 27 Precios de software de gestión documental.
PRODUCTO PRECIO
Scanner de Alta producción KODAK I2900 USD $ 3,647.53
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
PRODUCTOSOFTWARE
PROFESIONAL
Detalle Valor
Costo software Profesional 10,590.00
Servicios 13.59
Mano de obra directa 81.69
Mano de obra indirecta 37.78
Comision 782.14
Papeleria y Comercializacion 6.97
Movilizacion 20.00
Depresiacion 32.00
Total 11,532.16
Rentabilidad 25%
P.V.P SOFTWARE PROFESIONAL 15,376.22$
55
Tabla 28 Costos para venta de escáner.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
3.9.3 Plaza
El canal de distribución principal del servicio es el medio digital e internet, ya que
la entrega de los documentos procesados para el cliente se proporcionará por
medio del sistema de organización documental que estará disponible en internet.
El producto final que el cliente recibe es el documento digitalizado.
La ubicación de la empresa sería en la Av. 12 de Octubre N21-155 y Vicente
Ramón Roca, Edificio Mariana de Jesús piso 8 oficina 804, punto estratégico
para un desplazamiento hacia la zona norte o centro en donde existe mayor
concentración de empresas de acuerdo a los estudios realizados.
PRODUCTOVENTA DE
SCANNER
Detalle Valor
Costo del scaner 2,500.00
Servicios 13.59
Mano de obra directa 86.69
Mano de obra indirecta 45.38
Comision 182.45
Papeleria y Comercializacion 6.97
Movilizacion 10.00
Total 2,845.07
Rentabilidad 22%
P.V.P SCANNER ALTA
PRODUCCION3,647.53$
56
Gráfico 22 Ubicación de la empresa.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
3.9.4 Promoción
Implica la utilización de diversas técnicas de comunicación que sirve para
informar al mercado y persuadirlo respecto a los productos y servicios que se
ofertan.
En la actualidad la mayoría de pymes maneja la promoción de sus productos o
servicios a través de herramientas de difusión masiva y gratuita o que impliquen
un gasto mínimo, como son el uso de redes sociales.
De acuerdo a información obtenida de la tesis del Lic. Tomás H. Rodríguez C.
MSc. de la Universidad Católica de Guayaquil sobre un estudio realizado del
uso e impacto de las redes sociales en las estrategias de marketing de las pymes
publicado en el año 2013 en la que menciona lo siguiente:
¨La comunicación que las empresas tengan con su mercado meta-objetivo
puede lograrse, alcanzando los objetivos corporativos. Un eje transversal para la
gestión de las redes sociales es la aprehensión, por parte de las organizaciones
57
de, de estilos comunicacionales basados en “escuchas activas” de sus públicos.
Redes como twitter y facebook permiten que los públicos tengan un contacto más
cercano con la empresa, de tal forma que puedan expresar sus inconformidades
y lo que esperan de ésta, sin necesidad de trasladarse de lugar. La respuesta
inmediata que puede el consumidor recibir de la empresa, logra no solo fidelizar
al cliente, sino también brindar a la clientela la seguridad de que está siendo
escuchado activamente.
WSI Novamen Soluciones, consultores certificados en Negocios en Internet,
destacan […] “tienen el potencial para atraer y mantener la atención de un cierto
grupo demográfico”. Muestra que la utilización de las Redes Sociales conlleva:
Publicidad Accesible: No hay necesidad de un gran presupuesto para llevar
a cabo una estrategia con Redes Sociales.
Naturaleza Viral: Los usuarios pueden compartir fácilmente sus mensajes
con el simple clic de un botón.
Mejorar la Marca: A través de los medios de las Redes Sociales se puede
construir y mejorar su reputación online.
Construir Credibilidad: el usuario genera mayor credibilidad a través de las
Redes Sociales que la publicidad tradicional.
Aumentar el Tráfico: Una estrategia social bien planificada de Redes
Sociales atrae más tráfico a su sitio web.
Clientes Comprometidos: Puede conectarse con sus clientes respondiendo
a sus comentarios en tiempo real”. (WSI Novamen Soluciones, 2010, 1).
Si la empresa desea mejorar sus canales de comunicación hacia sus clientes, el
gestionado uso de redes sociales es un proceso acorde a los requerimientos de
una sociedad moderna, en permanente cambio, y con altas exigencias.]¨
La estrategia utilizada para la promoción de ventas será de Empuje para la
ejecución se considerará al personal del área comercial como principal fuente de
captación de clientes.
58
3.9.4.1 Ventas Personales:
Ejecutada por personal de la empresa encargado de la comercialización de los
productos y servicios, estos se encargarán de la búsqueda o prospección de
clientes ya sea en frio o por medio de referidos. Es importante que el asesor
comercial al momento de realizar una visita a un posible cliente pueda tomar
contacto con una persona que ejerza poder de decisión sobre la adquisición del
servicio, que el ejecutivo comercial tenga la capacidad de comunicación y
conocimiento del producto que le permita explicar todos los beneficios y ventajas
de la digitalización así como responder a las objeciones e inquietudes que se
generen por parte del cliente potencial, durante el proceso de venta pueden
realizarse varias visitas hasta llegar a un cierre de la negociación.
3.9.4.2 Marketing Directo:
A través del uso de la comunicación telefónica por medio del manejo de una
base de datos empresarial que será entregada a cada asesor comercial el cual
deberá tomar contacto telefónico con la finalidad de hacer llegar información de la
empresa ya sea por medio digital a través de un correo electrónico o de la
promoción de la página web de la empresa.
3.9.4.3 Promoción de Ventas:
Como estrategia de comercialización para los clientes de digitalización de
documentos se incluirá en el medio magnético entregado un número de licencia
de antivirus promocional por 90 días que el cliente podrá descargarlo de internet.
3.9.4.4 Publicidad:
El manejo de la publicidad se lo realizará a través de la página web de la
empresa y por medio de redes sociales, Facebook, Twitter, Instagram y YouTube
con videos informativos de los productos y servicios así como los casos de éxito
que se vayan adquiriendo.
Como imagen corporativa se trabajará con la siguiente papelería:
59
Grafico 23 Tarjeta de presentación.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Grafico 24 Hoja membretada.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
60
Grafico 25 Carpeta empresarial.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Material Publicitario:
Gráfico 26 Material Publicitario
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
61
La entrega de la documentación digitalizada se realizará en memorias flash de 8
gigas de almacenamiento.
Gráfico 27 Material Publicitario Memory Flash
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Y para mayor capacidad de resguardo de información se considera discos duros
externos de 1 tera byte
Gráfico 28 Material Publicitario Disco Duro
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
3.9.4.5 Relaciones Públicas
Para que las empresas se vayan familiarizando con estos nuevos sistemas de
gestión documental, se dará consultorías gratuitas y exposiciones generales en
las cuales los clientes puedan identificar sus procesos y ver cómo les puede
beneficiar.
62
Participación de charlas gratuitas en diversos colegios profesionales de la ciudad
de Quito como por ejemplo el Colegio de Contadores de Pichincha, Colegio de
Médicos, Colegio de Abogados de Pichincha, Cámara de Comercio de Quito,
entre otros sectores de interés para el negocio.
3.10 PRINCIPALES HALLAZGOS DE LA INVESTIGACION.
Una vez tabulados y analizados los resultados de la encuesta practicada a la
muestra seleccionada de empresas en la ciudad de Quito, se puede llegar a las
siguientes conclusiones:
El 87% de la población encuestada maneja su documentación de manera
tradicional, esto es por medio de archivos físicos, lo que representa un alto
porcentaje de posibles clientes para el servicio de digitalización.
Casi en igual porcentaje es decir un 86% de la muestra considera importante
acceder a su documentación de manera ágil y oportuna, este podría ser una
ventaja competitiva.
No existe mucho conocimiento en el mercado sobre el producto, se debe
trabajar con énfasis en la introducción del mismo.
La aceptación mayoritaria de la muestra trabajada permite dar luz verde a la
siguiente etapa para el estudio de creación de digitalización.
Verificación De La Hipótesis O Idea a Defender
Con los resultados obtenidos del estudio de investigación se verifica que
existe una necesidad que debe ser satisfecha con respecto al manejo y
administración de la información dentro de las organizaciones por lo cual
se continúa con el estudio de factibilidad para la creación de una empresa
de digitalización y administración documental en la ciudad de Quito.
63
3.11 ANÁLISIS FODA.
Gráfico 29 Análisis FODA
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
Fortalezas Asesoramiento y servicio
Personalizado.
Seguimiento y asistencia.
Tecnología.
Software desarrollado con más de 27 años de experiencia a nivel
internacional.
Sistema amigable con el usuario.
Requerimientos de instalación básicos.
Mejoramiento de la productividad.
Cuidado responsable y sustentable del medio ambiente
Oportunidades Normativa tributaria que
estable que los documentos se deben almacenar por un
periodo de 7 años.
Obligatoriedad por parte del Servicio de Rentas
Internas para realizar de manera progresiva la
facturación electrónica.
Reducida competencia.
Amenazas Resistencia al cambio.
Desconocimiento de la tecnología.
Desconfianza en el manejo de la información y
documentación.
Baja concientización en la sociedad sobre el cuidado
del medio ambiente
Debilidades Falta de recurso económico para
utilización de capital de trabajo.
No cuenta con una cartera de clientes.
Falta de personal.
64
Gráfico 30 Análisis FODA
FORTALEZAS
Asesoramiento y servicio
personalizado.
Seguimiento y asistencia
Tecnología
Software desarrollado con más
de 27 años de experiencia a
nivel internacional.
Requerimientos de instalación
básicos.
Mejoramiento de la
productividad.
Cuidado responsable y
sustentable del medio ambiente.
DEBILIDADES
Falta de recurso
económico para
capital de trabajo.
No contar con
una cartera de
clientes
Falta de personal
OPORTUNIDADES
Normativa tributaria
que establece que los
documentos se deben
almacenar por un
período de siete años.
Obligatoriedad por
parte del SRI para
realizar de manera
progresiva facturación
electrónica.
Reducida
competencia.
FO
Ofrecer una alternativa de
servicio que le permita al
usuario contar con su
información de manera ágil y
segura.
Resguardo y respaldo de la
información sin necesidad de
incrementar el espacio físico.
Aportar con el cuidado del
medio ambiente generando una
cultura de cuidado de los
recursos.
DO
Alternativas de
crédito para
capital de trabajo.
Amplio mercado
empresarial en la
ciudad con
reducidas
empresas que
brinden este
servicio.
AMENAZAS
Resistencia al cambio
Desconocimiento de la
tecnología.
Desconfianza en el
manejo de la
información y
documentación.
Baja concientización
de la sociedad sobre el
cuidado del medio
ambiente.
FA
Garantía y respaldo
internacional.
Soporte local 24/7
Manejo responsable y seguro de
la información y documentación
Software desarrollado con 27
años de trayectoria.
DA
Crecimiento
acelerado de
nuevas
tecnologías.
Generación de
acuerdos de
confidencialidad.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación.
65
CAPITULO IV
4. ESTUDIO ECONÓMICO.
El estudio financiero refleja la factibilidad económica del proyecto, analizando las
inversiones, proyecciones de ingresos, gastos para su correspondiente análisis y
toma de decisiones.
4.1 INVERSIÓN.
Tiene relación directa con la información necesaria para poner en marcha el
proyecto, por lo tanto las inversiones determinan la cuantificación de todo aquello
que la empresa necesitará para su ejecución y generar el producto o servicio que
desea ofertar.
Tabla 29 Inversión Total
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
4.1.1 Inversión en Activos Fijos.
La inversión de activos fijos requeridos para la operatividad del proyecto en
estudio se lo detalla de manera general en la siguiente tabla.
Detalle Valor
Activo Fijo 26,257.75$
Activo Diferido 575.00$
Capital de Trabajo 94,547.21$
TOTAL 121,379.96$
INVERSION TOTAL
66
Tabla 30 Activos fijos equipos de computación.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Tabla 31 Muebles y Enseres.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
No. Detalle Cantidad Costo Unitario Costo Total
1 Computador Portátil 9 800.00 7,200.00
2 Impresora Multifuncion 1 630.00 630.00
3 Impresora Matricial 1 375.00 375.00
4 Scanner de Alta Producción 3 2,500.00 7,500.00
5 Servidor 1 1,200.00 1,200.00
6 Routeador 2 200.00 400.00
7 Retroproyector 1 400.00 400.00
8 Software Administrativo-Contable 1 1,500.00 1,500.00
9 Antivirus 1 250.00 250.00
10 Impresora de Etiquetas 1 179.00 179.00
Total 19,634.00$
EQUIPOS DE COMPUTACION
No. Detalle Cantidad Costo Unitario Costo Total
1 Escritorio 8 175.00 1400.00
2 Mesa de Reuniones 1 150.00 150.00
3 Mesa de trabajo 1 80.00 80.00
4 Counter de recepcion 1 350.00 350.00
5 Sillas 23 45.00 1035.00
6 Sillon de Espera 2 170.00 340.00
7 Central Telefonica 1 600.00 600.00
8 Equipo Telefonico 9 20.00 180.00
9 Basureros 9 20.00 180.00
10 Papeleras 8 15.00 120.00
Total 4,435.00$
MUEBLES Y ENSERES
67
Tabla 32 Suministros de oficina.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
4.1.2 Inversión Diferida.
En la inversión diferida se consideró los gastos de constitución como se indica en
el siguiente cuadro:
No. Detalle Cantidad Costo Unitario Costo Total
1 Sacagrapas 8 1.50 12.00
2 Grapadoras 6 10.00 60.00
3 Grapadora Industrial 3 15.00 45.00
4 Estilete 5 1.75 8.75
5 Tijeras 5 5.00 25.00
6 Blogs imprenta 28 16 448.00
7 Papelería imprenta 4000 0.0645 258.00
8 Pizarra de tiza liquida 2 75 150.00
9 Borrador de pizarra 2 0.5 1.00
10 Marcadores de tiza liquida 21 1 21.00
11 Esferos 36 0.25 9.00
12 Cuadernos 22 1.50 33.00
13 Hojas de Papel bond 6500 0.02 130.00
14 Etiquetas 1800 0.06 108.00
15 Cajas de Archivo Pasivo 800 1.00 800.00
16 Fundas Plasticas 800 0.04 32.00
17 Sellos 4 12.00 48.00
Total 2,188.75$
SUMINISTROS DE OFICINA
68
Tabla 33 Activo diferido.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
4.1.3 Capital de Trabajo
El Capital de Trabajo constituye la inversión inicial de los recursos que el proyecto
requiere para funcionar distinto de la inversión inicial de activo fijo y diferido, es
decir los recursos que la empresa necesita para operar por un periodo
determinado. En el caso del presente estudio se lo ha realizado por tres meses.
Tabla 34 Capital de trabajo.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
No. Detalle Cantidad Costo Unitario Costo Total
1 Pago Notaria 1 400.00 400.00
2 Registo de Escrituras Registro Mercantil 1 50.00 50.00
3 Registro de Nombramientos R.Mercantil 1 60.00 60.00
4 Patente 1 15.00 15.00
5 Imprevistos 1 50.00 50.00
Total 575.00$
ACTIVO DIFERIDO
Detalle Monto Anual
Costos de Producción
Materia Prima 223,980.00
Materiales Directos 1,619.40
Mano de Obra Directa 28,094.00
Mano de obra Indirecta 16,204.00
Servicios 1,968.60
Mantenimiento 350.16
Depreciacion 1,167.20
Gastos Administrativos 66,575.60
Gastos de Ventas 38,229.89
Total 378,188.85$
Total Mensual 31,515.74$
Total Capital de Trabajo por 3
meses94,547.21$
CAPITAL DE TRABAJO
69
4.2 FINANCIAMIENTO.
La estructura de las fuentes de financiamiento del proyecto estará dado por
recursos propios como aportación de los socios en un 57.67% y por un crédito
bancario correspondiente al 42.33%.
El crédito se ha calculado a una tasa de interés del 10.38% anual a 24 meses
plazo.
Tabla 35 Estado de fuentes y de usos.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Tabla 36 Tabla de amortización del préstamo.
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
Detalle Monto% Inversión
Total
Recursos
Propios% Crédito %
Activos Fijos 26,257.75 21.63 26,257.75 21.63 - -
Activos Diferidos 575.00 0.47 575.00 0.47 - -
Capital de Trabajo 94,547.21 77.89 43,167.25 35.56 51,379.96 42.33
Totales 121,379.96$ 100.00 70,000.00$ 57.67 51,379.96$ 42.33
Fuentes de Financiamiento
DATOS:
CAPITAL 51,379.96
TASA DE INTERES 10.38%
PLAZO 2 Años
PERIODICIDAD Trimestral
No. Saldo Capital Capital InterésSeguro de
Desgravamen
Valor de Cuota
Trimestral
0 51,379.96
1 51,379.96 5,899.81 1,238.96 41.04 7,179.81
2 45,480.15 6,042.08 1,096.69 36.33 7,175.10
3 39,438.07 6,187.77 951.00 31.50 7,170.28
4 33,250.30 6,336.98 801.79 26.56 7,165.33
5 26,913.31 6,489.79 648.98 21.50 7,160.27
6 20,423.52 6,646.29 492.49 16.31 7,155.09
7 13,777.23 6,806.55 332.22 11.01 7,149.78
8 6,970.68 6,970.68 168.09 5.57 7,144.34
TABLA DE AMORTIZACION DEL PRÉSTAMO
70
4.3 COSTOS E INGRESOS DEL PROYECTO.
4.3.1 Costos de Producción
Dentro de los costos de producción se ha considerado los rubros necesarios para
la adquisición, producción y comercialización del servicio de digitalización, venta
de scanner y software de gestión documental.
Tabla 37 Costos de producción.
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
La materia prima para el presente proyecto son los equipos de scanner y el
software documental.
Tabla 38 Materia Prima
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
Los materiales directos de producción son aquellos que son indispensables para
el proceso de digitalización, ya que en la venta de scanner y software no se
requiere material adicional alguno.
Detalle Monto
Materia Prima 223,980.00
Materiales Directos 1,619.40
Mano de Obra Directa 28,094.00
Mano de obra Indirecta 16,204.00
Servicios 1,968.60
Mantenimiento 350.16
Depreciacion 1,167.20
Total 273,383.36$
COSTOS DE PRODUCCION
Detalle Cantidad Monto Total
Scaners 72 2,500.00 180,000.00
Software Business 6 3,800.00 22,800.00
Software Profesional 2 10,590.00 21,180.00
Total 223,980.00$
MATERIA PRIMA
71
Tabla 39 Materiales directos.
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
El personal considerado como mano de obra directa en el proceso productivo
son el Auxiliar de Sistemas y los digitalizadores.
Tabla 40 Mano de obra directa.
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
Como mano de obra indirecta el Jefe del área de Sistemas pues es el encargado
de supervisar y controlar el proceso de producción.
Tabla 41 Mano de obra indirecta.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Detalle Cantidad Monto Total
Guantes de latex 144 0.05 7.20
Mascarilla desechable 144 0.05 7.20
Consumibles 6 260.00 1,560.00
Mandil 3 15.00 45.00
Total 1,619.40$
MATERIALES DIRECTOS
No. Cargo SueldoSueldo
Unificado
Décimo
Tercero
Décimo
Cuarto
Fondos
de
Reserva
Vacaciones
Aporte
Patronal
IESS
11.15%
Total
1 Auxiliar de Sistemas 800.00 800.00 66.67 30.50 66.67 33.33 92.00 1,089.17
2 Digitador 450.00 900.00 75.00 61.00 75.00 37.50 103.50 1,252.00
2,341.17$
28,094.00$
Total Mensual
Total Anual
MANO DE OBRA DIRECTA
No
.Cargo Sueldo
Decimo
Tercero
Decimo
Cuarto
Fondos de
ReservaVacaciones
Aporte
Patronal
IESS
11.15%
Total
1 Jefe de Sistemas 1,000.00 83.33 30.50 83.33 41.67 111.50 1,350.33
1,350.33$
16,204.00$
MANO DE OBRA INDIRECTA
Total Mensual
Total Anual
72
Con lo que respecta a los servicios básicos se ha estimado un porcentaje de
consumo de energía eléctrica, internet y telefonía celular de acuerdo al uso de
equipos de computación que se deben utilizar en esta área.
Tabla 42 Servicios básicos.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
De acuerdo al monto de equipos de computación utilizados en el proceso
operativo, para el caso del proyecto en el área de sistemas concretamente se
establece un valor del 3% del monto ya que los mismos son nuevos y cuentan
con garantía de dos años.
Tabla 43 Mantenimiento de activos fijos.
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
El valor de la depreciación de los equipos de computación es el que se detalla en
el cuadro siguiente.
Tabla 44 Depreciaciones.
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
No. Detalle CantidadCosto
UnitarioCosto Total
1 Luz 12 24.05 288.60
2 Internet 12 100.00 1,200.00
3 Telefonía Celular 12 40.00 480.00
Total 1,968.60$
SERVICIOS BASICOS
Detalle Valor% de
MantenimientoValor Anual
Equipos de computación 11,672.00$ 3% 350.16
MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS
% VIDA UTIL DEPREC. VALOR
VALOR AÑOS 1 2 3 4 5 ACUMULADA RESIDUAL
11,672 10% 10 1,167.20 1,167.20 1,167.20 1,167.20 1,167.20 5,836.00 5,836.00 Equipos de Computacion
DETALLE
73
4.3.2 Presupuestos Gastos de Administración
Dentro de los Gastos de Administración se incluyen los costos que permitan el
funcionamiento administrativo integral de la empresa en estudio.
Los ítems calculados son los siguientes:
Tabla 45 Gastos administrativos.
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
La mano de obra considerada es la que se estableció en el organigrama funcional
dentro del área administrativa.
Tabla 46 Mano de Obra.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Detalle Monto
Mano de Obra 57,838.00
Servicios Básicos 5,452.20
Suministros de Aseo 129.00
Limpieza 1,920.00
Depreciaciones 884.75
Amortizaciones 115.00
Mantenimiento 236.65
Total 66,575.60$
GASTOS DE ADMINISTRACION
No. Cargo SueldoDecimo
Tercero
Decimo
Cuarto
Fondos
de
Reserva
Vacaciones
Aporte
Patronal
IESS
11.15%
Total
1 Gerente General 1,500.00 125.00 30.50 125.00 62.50 172.50 2,015.50
2 Jefe Administrativo Contable 1,000.00 83.33 30.50 83.33 41.67 115.00 1,353.83
3 Auxiliar Contable 600.00 50.00 30.50 50.00 25.00 69.00 824.50
4 Auxiliar Administrativa 450.00 37.50 30.50 37.50 18.75 51.75 626.00
4,819.83$
57,838.00$
MANO DE OBRA
Total Mensual
Total Anual
74
Para el cálculo de servicios básicos se ha proyectado el uso de energía eléctrica
de los equipos de computación y de oficina conforme al uso de Kilovatios
utilizados al mes a un precio de USD 0.08 de dólar de acuerdo al precio
establecido por la Empresa Eléctrica Quito para los usuarios comerciales.
Tabla 47 Servicios básicos.
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
Los suministros de aseo para las instalaciones serán los siguientes.
Tabla 48 Suministro de aseo.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Para el aseo de la oficina se provee la contratación por servicios de una persona
que asista dos veces por semana.
No. Detalle Cantidad Costo Unitario Costo Total
1 Arriendo 12 250.00 3,000.00
2 Luz 12 19.35 232.20
3 Internet 12 80.00 960.00
4 Agua 12 60.00 720.00
5 Telefonía Fija 12 25.00 300.00
6 Telefonía Celular 12 20.00 240.00
Total 5,452.20$
SERVICIOS BASICOS
No. Detalle Cantidad Costo Unitario Costo Total
1 Escobas 2 3.00 6.00
2 Palas 2 1.50 3.00
3 Kits de limpieza 6 20.00 120.00
Total 129.00$
SUMINISTROS DE ASEO
75
Tabla 49 Limpieza
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
La depreciación y amortización del área Administrativa es la siguiente.
Tabla 50 Depreciación y Amortización.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
El mantenimiento de activos fijos se detalla en el cuadro siguiente.
Tabla 51 Mantenimiento de activos fijos.
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
No Cargo Cantidad Costo Unitario Costo Total
1 Personal de Limpieza 1.00 160.00 160.00
Total Mensual 160.00$
Total Anual 1,920.00$
LIMPIEZA
% VIDA UTIL DEPREC. VALOR
DETALLE VALOR AÑOS 1 2 3 4 5 ACUMULADA RESIDUAL
- Equipos de Computacion 5,970 10% 10 597 597 597 597 597 2,985 2,985
- Muebles y Enseres 2,375 10% 10 238 238 238 238 238 1,188 1,188
- Equipos de Oficina 503 10% 10 50 50 50 50 50 251 251
8,848 885 885 885 885 885 4,424 4,424
AMORTIZACIONES
- Estudios de Constitución 525 20% 5 105 105 105 105 105 525 -
- Imprevistos 50 20% 5 10 10 10 10 10 50
575 115 115 115 115 115 575 -
9,423 4,999 4,424
TOTAL
TOTAL DEPRECIACIONES
TOTAL AMORTIZACIONES
Detalle Valor% de
MantenimientoValor Annual
Equipos de computación 5,970.00$ 3% 179.10
Muebles y Enseres 2,375.00$ 2% 47.50
Equipos de Oficina 502.50$ 2% 10.05
Total 236.65$
MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS
76
4.3.3 Presupuestos de los Gastos de Venta
En este rubro se considera todos los gastos de comercialización, publicidad,
mano de obra directa, insumos y depreciaciones.
Tabla 52 Gastos de Ventas.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
El departamento de Ventas tendrá a un Jefe Comercial y tres asesores que se
encargarán de la promoción y venta de los productos de la empresa.
Tabla 53 Mano de Obra.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
El valor de servicios básicos de esta área es elevado referente a la telefonía fija y
celular ya que se considera esta como una herramienta de trabajo necesaria para
el cumplimiento de metas.
Detalle Monto
Sueldos 31,794.80
Servicios Básicos 2,862.00
Publicidad 3,150.00
Depreciaciones 336.00
Mantenimiento 87.09
Total 38,229.89$
GASTOS DE VENTAS
No. Cargo SueldoDecimo
Tercero
Decimo
Cuarto
Fondos de
ReservaVacaciones
Aporte
Patronal
IESS
11.15%
Total
1 Jefe Comercial 800.00 66.67 30.50 66.67 33.33 92.00 1,089.17
2 Asesor Comercial 1 370.00 30.83 30.50 30.83 15.42 42.55 520.13
3 Asesor Comercial 2 370.00 30.83 30.50 30.83 15.42 42.55 520.13
4 Asesor Comercial 3 370.00 30.83 30.50 30.83 15.42 42.55 520.13
2,649.57$
31,794.80$
MANO DE OBRA
Total Mensual
Total Anual
77
Tabla 54 Servicios básicos.
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
El material publicitario es el que se detalla:
Tabla 55 Material Publicitario.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Tabla 56 Depreciaciones.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
No. Detalle Cantidad Costo Unitario Costo Total
1 Luz 12 8.50 102.00
2 Internet 12 20.00 240.00
3 Telefonía Fija 12 50.00 600.00
4 Telefonía Celular 12 160.00 1,920.00
Total 2,862.00$
SERVICIOS BASICOS
No. Cargo Cantidad Costo Unitario Costo Total
1 Elaboracion de Pag.Web 1 600.00 600.00
2 Dominio 1 150.00 150.00
3 Publicidad 12 200.00 2,400.00
Total 3,150.00$
MATERIAL PUBLICITARIO
% VIDA UTIL DEPREC. VALOR
DETALLE VALOR AÑOS 1 2 3 4 5 ACUMULADA RESIDUAL
Equipos de Computacion 1,992 10% 10 199 199 199 199 199 996 996
Muebles y Enseres 865 10% 10 87 87 87 87 87 433 433
Equipos de Oficina 502 10% 10 50 50 50 50 50 251 251
3,359 336 336 336 336 336 1,679 1,679 TOTAL DEPRECIACIONES
78
Tabla 57 Mantenimiento de activos fijos.
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
4.3.4 Presupuestos de los Gastos Financieros
En este rubro incluye el valor que se debe cancelar por concepto de intereses del
crédito bancario obtenido a un plazo de 24 meses con pagos trimestrales, a una
tasa efectiva del 10.38% anual.
Tabla 58 Intereses generados por el préstamo.
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
4.4 PROYECCIÓN DE LOS COSTOS Y GASTOS DEL PROYECTO.
Para la proyección de los costos y gastos se ha estimado una variable de
incremento del 10% considerando un alza de sueldos, mayor costo de insumos y
materiales, a continuación se presenta un resumen que proyecta los costos y
gastos para los primeros 5 años de operación.
Detalle Valor% de
MantenimientoValor Anual
Equipos de computación 1,992.00$ 3% 59.76
Muebles y Enseres 865.00$ 2% 17.30
Equipos de Oficina 501.50$ 2% 10.03
Total 87.09$
MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS
Trimestre 1 1,238.96
Trimestre 2 1,096.69
Trimestre 3 951.00
Trimestre 4 80.79
Total Año 1 3,367.44
Trimestre 1 648.98
Trimestre 2 492.49
Trimestre 3 332.22
Trimestre 4 168.09
Total Año 2 1,641.78
Total General 5,009.22$
Tabla de Interés Prestamo
79
Tabla 59 Proyección de costos y gastos.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
4.5 INGRESOS.
Es la planificación de la empresa en proyección al comportamiento en cinco años
del flujo del efectivo por concepto de las ventas, los ingresos son provenientes de
la comercialización y venta de los scanner, software y digitalización.
Los ingresos están dados por las operaciones que realizará la empresa, esto es
cuantificable en un período de tiempo, está relacionado directamente con el
volumen de ventas y la capacidad de producción.
1 2 3 4 5
Costos de Producción
Materia Prima 225,599.40$ 248,159.34$ 272,975.27$ 300,272.80$ 330,300.08$
Mano de Obra 44,298.00$ 48,727.80$ 53,600.58$ 58,960.64$ 64,856.70$
Costos Indirectos 3,485.96$ 3,834.56$ 4,218.01$ 4,639.81$ 5,103.79$
Total Costos de Producción 273,383.36$ 300,721.70$ 330,793.87$ 363,873.25$ 400,260.58$
Gastos Administrativos
Mano de Obra 57,838.00$ 63,621.80$ 69,983.98$ 76,982.38$ 84,680.62$
Gastos Generales 7,501.20$ 8,251.32$ 9,076.45$ 9,984.10$ 10,982.51$
Depreciaciones y Amortización 999.75$ 1,099.73$ 1,209.70$ 1,330.67$ 1,463.73$
Mantenimientos 236.65$ 260.32$ 286.35$ 314.98$ 346.48$
Total Gastos Administrativos 66,575.60$ 73,233.16$ 80,556.48$ 88,612.12$ 97,473.34$
Gastos de Ventas
Sueldos 31,794.80$ 34,974.28$ 38,471.71$ 42,318.88$ 46,550.77$
Gastos de Comercialización 6,435.09$ 7,078.60$ 7,786.46$ 8,565.10$ 9,421.62$
Total Gastos de Ventas 38,229.89$ 42,052.88$ 46,258.17$ 50,883.98$ 55,972.38$
Total 378,188.85$ 416,007.74$ 457,608.51$ 503,369.36$ 553,706.30$
AñosDETALLE
PROYECCION DE COSTOS Y GASTOS
80
Tabla 60 Ingresos
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
4.6 ESTADOS FINANCIEROS.
4.6.1 Balance de Situación Inicial
Es un estado financiero que refleja la situación del patrimonio de una empresa,
está estructurado por cuentas del activo, pasivo y patrimonio.
AÑO 1
PERIODO UNIDAD CANTIDAD PRECIO TOTALES
SCANNERS UNIDAD 72 3,647.53 262,622
UNIDAD 6.00 5,636.32 33,818
UNIDAD 2.00 15,376.22 30,752
UNIDAD 1,500,000 0.10 150,000
TOTAL ANUAL 1,500,080 477,193
AÑO 2
PERIODO UNIDAD CANTIDAD PRECIO TOTALES
SCANNERS UNIDAD 79.20 4,012.28 317,772.81
UNIDAD 6.60 6,199.95 40,919.68
UNIDAD 2.20 16,913.84 37,210.45
UNIDAD 1650000.00 0.11 181,500.00
TOTAL ANUAL 1,650,000 577,403
AÑO 3
PERIODO UNIDAD CANTIDAD PRECIO TOTALES
SCANNERS UNIDAD 87.12 4,413.51 384,505.10
UNIDAD 7.26 6,819.95 49,512.82
UNIDAD 2.42 18,605.23 45,024.65
UNIDAD 1815000.00 0.12 219,615.00
TOTAL ANUAL 1,815,097 698,658
AÑO 4
PERIODO UNIDAD CANTIDAD PRECIO TOTALES
SCANNERS UNIDAD 95.83 4,854.86 465,251.18
UNIDAD 7.99 7,501.94 59,910.51
UNIDAD 2.66 20,465.75 54,479.82
UNIDAD 1996500.00 0.13 265734.15
TOTAL ANUAL 1,996,606 845,376
AÑO 5
PERIODO UNIDAD CANTIDAD PRECIO TOTALES
SCANNERS UNIDAD 105.42 5,340.35 562,953.92
UNIDAD 8.78 8,252.14 72,491.71
UNIDAD 2.93 22,512.32 65,920.59
UNIDAD 2196150.00 0.15 321,538.32
TOTAL ANUAL 2,196,267 1,022,904.55
DIGITALIZACION
SOFTWARE BUSSINES SERVER
SOFTWARE PROFESSIONAL SERVER
DIGITALIZACION
AÑO 5
SOFTWARE BUSSINES SERVER
SOFTWARE PROFESSIONAL SERVER
DIGITALIZACION
AÑO 3
SOFTWARE BUSSINES SERVER
SOFTWARE PROFESSIONAL SERVER
DIGITALIZACION
AÑO 4
SOFTWARE BUSSINES SERVER
SOFTWARE PROFESSIONAL SERVER
DIGITALIZACION
AÑO 2
SOFTWARE BUSSINES SERVER
SOFTWARE PROFESSIONAL SERVER
AÑO 1
81
Tabla 61 Estado de situación inicial.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
4.6.2 Estado de Pérdidas y Ganancias
Por medio de este estado se determina si al final del ejercicio contable de cada
año en el caso del presente proyecto arroja pérdida o ganancia para la empresa.
Tabla 62 Estado de pérdidas y ganancias.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Activo Corriente Pasivo a largo plazo
Caja Bancos 94,547.21 Préstamo por pagar 51,379.96
Activo Fijo Total Pasivo 51,379.96
Equipos de Computación 19,634.00
Muebles y enseres 4,435.00 PATRIMONIO
Equipos de Oficina 2,188.75 Capital Social 70,000.00
Activo Diferido
Gastos de Constitución 525.00
Imprevistos 50.00
Total Activos 121,379.96 Total Pasivo + Patrimonio 121,379.96
ACTIVO PASIVO
ESTADO DE SITUACION INICIAL
Concepto Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5
Ingresos 477,192.52 577,402.95 698,657.57 845,375.66 1,022,904.55
Costo de Producción 273,383.36 300,721.70 330,793.87 363,873.25 400,260.58
Utilidad Bruta 203,809.16 276,681.25 367,863.70 481,502.41 622,643.97
Gastos Administrativos 66,575.60 73,233.16 80,556.48 88,612.12 97,473.34
Gastos de Ventas 38,229.89 42,052.88 46,258.17 50,883.98 55,972.38
Comisiones 23,859.63 28,870.15 34,932.88 42,268.78 51,145.23
Seguros 294.51 275.66 254.46 249.17 223.66
Utilidad Operacional 74,849.53 132,249.41 205,861.72 299,488.35 417,829.37
Gastos Financieros 3,367.44 1,641.78
Utilidad antes del Reparto 71,482.09 130,607.63 205,861.72 299,488.35 417,829.37
15% Participación a Trabajadores 10,722.31 19,591.14 30,879.26 44,923.25 62,674.40
Utilidad Antes de Impuestos 60,759.78 111,016.48 174,982.47 254,565.09 355,154.96
25% Impuesto a la Renta 15,189.94 27,754.12 43,745.62 63,641.27 88,788.74
Utilidad Neta 45,569.83 83,262.36 131,236.85 190,923.82 266,366.22
ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS
82
4.6.3 Estado de Flujo de Efectivo
El objetivo del flujo de caja es determinar la liquidez del proyecto, la información
obtenida de este estado es muy útil ya que permite evaluar la capacidad que
tiene las empresas para generar el circulante.
Tabla 63 Estado de flujo de efectivo.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
4.7 EVALUACION FINANCIERA.
4.7.1 Tasa de Descuento
La tasa de descuento es la rentabilidad mínima que el inversionista debería
obtener por invertir en el presente proyecto.
La tasa de descuento se obtiene de aplicar la siguiente formula financiera.
Concepto Año 0 Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5
Ingresos 477,192.52 577,402.95 698,657.57 845,375.66 1,022,904.55
(-) Gastos 402,342.99 445,153.54 492,795.84 545,887.31 605,075.18
(-) Gastos Financieros (intereses) 3,367.44 1,641.78
Utilidad Gravable 71,482.09 130,607.63 205,861.72 299,488.35 417,829.37
(-) 15% utilidad a trabajadores 10722.3141 19591.14381 30879.25874 44923.25182 62674.40497
Utilidad antes de impuestos 60,759.78 111,016.48 174,982.47 254,565.09 355,154.96
(-) Impuesta a la renta 25% 15189.94498 27754.12039 43745.61656 63641.27341 88788.74038
Utilidad Neta 45,569.83 83,262.36 131,236.85 190,923.82 266,366.22
(+) Depreciaciones 2,625.78 2,625.78 2,625.78 2,625.78 2,625.78
(+) Amortizaciones 115.00 115.00 115.00 115.00 115.00
Valor Residual 13,128.88
Capital de Trabajo 94,547.21$
Inversiones 70,000.00
Prestamo 51,379.96
Amortización de Deuda 24,466.64 26,913.31
Flujo Neto de Caja 0.00 23,843.97$ 59,089.83$ 133,977.63$ 193,664.60$ 376,783.09$
Estado de Flujo de Efectivo
i=(T.P*%R.P)+T.A.*(1-t)*%P+Riesgo+Inflación
T.P (Tasa pasiva) 5.89
R.P (Recursos propios) 57.67
T.A (Tasa activa) 8.89
t (tasa impuestos) 37.00
P (Préstamo) 42.33
Riesgo 8.90
Inflación 3.53
i= 0.182
i= 18.20%
83
Para el proyecto la tasa de descuento es del 18.20%
4.7.2 Determinación del Valor Actual Neto (VAN)
Tabla 64 Valor actual neto.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
4.7.3 Determinación de la Tasa Interna de Retorno (TIR)
La tasa interna de retorno nos indica el porcentaje de rentabilidad que obtendrá el
Inversionista por la decisión de invertir en una alternativa de inversión
seleccionada.
Por medio de este instrumento se puede evaluar el proyecto ya que cuando la
TIR es mayor que la tasa de oportunidad, el rendimiento que obtendrá el
inversionista realizando la inversión es mayor que el que obtendrá en la mejor
alternativa, por lo tanto conviene realizar la inversión.
FÓRMULA:
𝑻𝑰𝑹 = 𝒕𝒎 + (𝑻𝑴 − 𝒕𝒎) × (𝑽𝑨𝑵 × 𝒕𝒎
(𝑽𝑨𝑵 × 𝒕𝒎− 𝑽𝑨𝑵 × 𝑻𝑴))
TIR DEL PROYECTO = 66%
4.8 RECUPERACION DE LA INVERSIÓN.
También denominado Payback, indica el tiempo que la empresa tardará en
recuperar la inversión, con la ganancia que genera el negocio.
Años FNC SFNC (1+i)n FNC/(1+i)n
0 -121,379.96 -121,379.96
1 23,843.97$ 23,843.97$ 1.18 20,172.57$
2 59,089.83$ 82,933.81$ 1.40 42,293.91$
3 133,977.63$ 216,911.44$ 1.65 81,129.70$
4 193,664.60$ 410,576.04$ 1.95 99,215.69$
5 376,783.09$ 787,359.12$ 2.31 163,306.71$
SUMAN 665,979.16$ 284,738.60$
VAN= 284,738.60$ PROYECTO VIABLE
CALCULO DEL VALOR ACTUAL NETO
84
Tabla 65 Periodo de recuperación.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
La recuperación de la inversión se la realizará en el tercer año de actividades.
4.9 ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD.
El análisis de sensibilidad es una técnica que permite evaluar el impacto de las
modificaciones de los valores de las variables más importantes sobre los
beneficios y, consecuentemente, sobre la tasa de retorno.
En el proyecto se ha considerado realizar una variable del 20% tanto en
incremento como disminución de los gastos que implica todo el proceso
productivo, administrativo y comercial.
De igual manera un aumento del 20% y una reducción del mismo porcentaje en
las ventas programadas de la empresa, es decir los ingresos.
AñoFlujo Neto de
Caja
Flujo Neto
de Caja
Actualizado
Flujo Neto de
Caja
Actualizado
Acumulado
0 -121,379.96 -121,379.96 -121,379.96
1 23,843.97$ 20,172.57$ (101,207.39)$
2 59,089.83$ 42,293.91$ (58,913.49)$
3 133,977.63$ 81,129.70$ 22,216.21$
4 193,664.60$ 99,215.69$ 99,215.69$
5 376,783.09$ 163,306.71$ 262,522.39$
PERIODO DE RECUPERACION
85
Tabla 66 Análisis de sensibilidad.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
Al existir una variación en los costos de operación se puede observar como
existe un incremento considerable de la Tasa Interna de Retorno al 113% al
reducir los costos de operación, esto considerando como un escenario que
permita acrecentar de manera significativa el porcentaje de rentabilidad para los
inversionistas.
Al existir un incremento de los costos de operación como alzas salariales, costos
de materias primas, incremento de precios por servicios u otras variables, la TIR
baja de la proyectada del 66% al 41%, pero aun así sigue siendo atractiva para
los inversionistas. Es decir existe una relación inversamente proporcional entre el
Las ventas o ingresos también sufren variaciones al realizar el análisis de
aumento y disminución del 20%, pero al igual que los costos de producción no
bajan del porcentaje del 18.20% dado como la tasa mínima de rendimiento.
VAN TIR TMAR
284,738.60$ 66% 18.20%
127,845.16$ 41% 18.20%
510,176.76$ 113% 18.20%
1,166,157.73$ 124% 18.20%
242,666.75$ 27% 18.20%
FACTORES
Decremento del 30%
VARIACION EN EL PORCENTAJE DE VENTAS
VARIACION DE LOS COSTOS DE OPERACION
ESCENARIO PROYECTADO
Situación Actual
Incremento del 20%
Disminución del 20%
Incremento del 30%
86
CAPITULO V
5. LA EMPRESA Y SU ORGANIZACIÓN
5.1 BASE LEGAL Y CONSTITUCIÓN
En el Ecuador el proceso simplificado de constitución electrónica impulsado por
El Ministerio Coordinador de Producción, Empleo y Competitividad (Mcpec),
conjuntamente con la Superintendencia de Compañías y Seguros tienen como
objetivo reducir tiempos y costos para la constitución de empresas y permisos de
funcionamiento. Haciéndolo mucho más ágil, reduciendo de 56 días a 4 días
aproximadamente y en costos de USD 1,000.00 a USD 340.00.
La empresa se constituirá como Compañía Limitada con un mínimo de 2 y
máximo de 15 accionistas o socios.
El capital mínimo para la constitución de una compañía limitada es de USD
400,00 (Cuatrocientos dólares).
Requisitos preliminares para constitución vía plataforma electrónica.
5.1.1 Requisitos técnicos
Según recomendación de la Superintendencia de Compañías, se establece que
para el ingreso y procesamiento de la información el usuario debe contar con un
equipo informático con las siguientes características:
Sistema Operativo Windows 7 o superior
Sistema Operativo iOS X Mavericks o superior
Procesador Intel Core i7
Conexión a Internet, mínimo 2 Mbps de bajada y mínimo 500 Kbps de
subida
Navegadores. Puede usar el sistema con la mayoría de los Navegadores.
Se recomienda usar: Google Chrome 36 o superior, FireFox 30 o superior,
Internet Explorer 10 o superior (debe desactivar la vista de compatibilidad)
JAVA 1.6 o superior.
87
5.1.2 Pasos para la constitución.
Gráfico 31 Pasos para realizar la constitución.
Elaborado por: María José Escandón.
Fuente: Investigación
5.1.2.1 Registro de Usuario.
Se debe ingresar a la siguiente dirección electrónica:
http://appscvs.supercias.gob.ec/registroUsuario/registroUsuario.zul
o Ingreso de información personal y dirección,
o Creación de un usuario y contraseña.
5.1.2.2 Reserva de Denominación
Ingresar datos de domicilio legal.
Seleccionar actividad económica principal y secundaria.
Razón Social.
Tipo de Compañía.
Expresión Peculiar.
5.1.2.3 Constituir la compañía
Información de Socios y Accionistas
Participación de Capital
Datos para el Servicio de Rentas Internas
Asignación de Representante Legal y Presidente
Selección de Notaria para firmas.
Pago de valor por Constitución.
Registro de Usuario Reserva de
Dominio
Constitucion de una
compania
Consulta de tramite
88
5.1.2.4 Consultar el estado del trámite.
Verificación de fecha para firmas de escritura y nombramientos en la Notaria.
Confirmación para retiro de documentos legalizados en la Notaria.
Posterior a los trámites realizados en la Superintendencia de Compañías y
Notarías se deberá Registrar la documentación (nombramientos y constitución)
en el Registro Mercantil, el trámite toma 48 horas aproximadamente.
Se debe realizar la impresión del Registro Único de Contribuyentes desde la
página web del Servicio de Rentas Internas y pagar el valor de la Patente que
corresponde a USD 11.00.
5.2 BASE FILOSÓFICA.
5.2.1 Nombre o razón Social
Digital Paper Cia. Ltda.
Gráfico 32 Logotipo.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
5.2.2 Misión.
Dotar al mercado Ecuatoriano de una herramienta tecnológica que le
permita ser más eficientes y eficaces en las diferentes áreas de gestión de
las compañías a través de la administración de documentos.
5.2.3 Visión.
Ser innovadores en el servicio de administración y digitalización de
documentos dando soluciones integrales acorde a las necesidades del
89
cliente otorgando credibilidad a los usuarios con altos niveles de
confiabilidad.
5.2.4 Principios.
Transmitir la visión de liderazgo y emprendimiento en el ámbito del negocio.
Realizar trabajos con calidad y seguridad
Contribuir al logro de resultados garantizando el crecimiento y rentabilidad de
la organización.
Cuidado responsable del medio ambiente.
5.2.5 Valores.
Orientación al Cliente
Honestidad
Lealtad
Innovación
Trabajo en equipo.
90
5.3 ESTUDIO ADMINISTRATIVO.
5.3.1 Organigrama:
Gráfico 33 Organigrama
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
91
5.3.2 Perfiles Profesionales
Código del Puesto: Título del Puesto: Gerente General
Departamento o Area: GerenciaAdministrativa Nivel del Puesto: Directivo
Principal
Liderazgo, Dirección, Administración y Control para el cumplimiento de objetivos
de la organización.
Computador, scanner, internet
Movilización.
Número de personas a cargo: Los colaboradores de la organización
Relaciones Internas:
Relaciones Externas:
Tipos de problemáticas a los que se enfrenta:
Técnicos x
Gerenciales: x
Humanos: x
Plazos: x
Peligrosidad:
Otros:
Toma de decisiones: SI
Importancia: Alta
NATURALEZA Y ALCANCE DEL PUESTO
Conocimientos Estratégicos requeridos: Plan estratégico, Análisis y Toma de
Decisiones , Menejo de Conflictos.
Experiencia Requerida: Mínima de tres años en funciones similares en empresas
comerciales o de servicio.
Conocimientos Necesarios: Idioma Inglés, Ofimática, Dirección de Equipos,
Presupuestos, Disposiciones Legales
Compromiso Social: Alto sentido de concientización para proteger y preservar el medio
ambiente a traves de técnicas responsables del manejo de los recursos naturales.
Exigencia Académica: Título de Tercer nivel o Maestría en Administración de Empresas
DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
NIVEL DE RESPONSABILIDAD Y DIRECTRICES QUE RIGEN EL PUESTO
Jefaturas , personal operativo
Clientes, Proveedores Nacionales e Internacionales
POSICIÓN EN EL ORGANIGRAMA DEL PUESTO
SÍNTESIS DEL PUESTO
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PUESTO
REQUISITOS PARA EL PUESTO
Dirección General, director de proyectos, diseñar y desarrollar objetivos a corto,
mediano y largo plazo para la organización. Controlar la consecucion de metas a traves
de informes de seguimiento de procesos e índices de productividad y eficencia.
Trabajo de alto grado de responsabilidad en el que se necesita trabajo a tiempo
completo y con disponibilidad para trasladarse a nivel nacional e internacional.
MEDIOS TÉCNICOS Y MATERIALES DEL PUESTO
CONDICIONES LABORALES ESPECIALES DEL PUESTO
MAGNITUDES ASOCIADOAS AL PUESTO
92
Código del Puesto: Título del Puesto: Jefe de Ventas
Departamento o Area: Ventas Nivel del Puesto: Jefatura
Mando Medio
Computador, scanner, internet
Movilización.
Número de personas a cargo: Tres
Relaciones Internas:
Relaciones Externas:
Tipos de problemáticas a los que se enfrenta:
Técnicos x
Gerenciales: x
Humanos: x
Plazos: x
Peligrosidad:
Otros:
Toma de decisiones: SI
Importancia: Media
DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
POSICIÓN EN EL ORGANIGRAMA DEL PUESTO
SÍNTESIS DEL PUESTO
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PUESTO
Promover los distintos productos y servicios de la organización, Diseñar estrategias de
comercialización con la finalidad de incrementar la cartera de clientes, buscar
estrategias comerciales que permitan posicionar en el mercado a la organización,
Consolidad un equipo comercial y generar políticas de comisiones.
NIVEL DE RESPONSABILIDAD Y DIRECTRICES QUE RIGEN EL PUESTO
Realizar la gestión de la organización y comercialización de los productos o servicios de
la empresa
CONDICIONES LABORALES ESPECIALES DEL PUESTO
Trabajo de alto grado de responsabilidad en el que se necesita trabajo a tiempo
completo y con disponibilidad para trasladarse a nivel nacional e internacional.
MAGNITUDES ASOCIADOAS AL PUESTO
NATURALEZA Y ALCANCE DEL PUESTO
Gerencia General, Jefaturas , personal operativo
Clientes, Proveedores Nacionales e Internacionales
Experiencia Requerida: Mínima de tres años en funciones similares en empresas
comerciales o de servicio de preferencia en empresas de Software y Sistemas.
Exigencia Académica: Título de Tercer nivel en Administración de Empresas,
Comercial, Sistemas.
Conocimientos Estratégicos requeridos: Plan estratégico, Análisis y Toma de
Decisiones , Menejo de Conflictos.
Conocimientos Necesarios: Idioma Inglés, Ofimática, Dirección de Equipos,
Presupuestos, Disposiciones Legales
Compromiso Social: Alto sentido de concientización para proteger y preservar el medio
ambiente a traves de técnicas responsables del manejo de los recursos naturales.
MEDIOS TÉCNICOS Y MATERIALES DEL PUESTO
REQUISITOS PARA EL PUESTO
93
Departamento o Area: Ventas Nivel del Puesto: Operativo
Operativo
Internet, computador
Movilización preferente
Número de personas a cargo:
Relaciones Internas:
Relaciones Externas:
Tipos de problemáticas a los que se enfrenta:
Técnicos x
Gerenciales:
Humanos: x
Plazos: x
Peligrosidad:
Otros:
Toma de decisiones: SI
Importancia: Baja
NATURALEZA Y ALCANCE DEL PUESTO
Jefatura comecial, Auxiliara contable
Clientes
NIVEL DE RESPONSABILIDAD Y DIRECTRICES QUE RIGEN EL PUESTO
Conocimientos Necesarios: Ofimática, Atención al cliente, Estrategias Comerciales,
Técnicas de Venta, Plan de Ventas, Prospección de Clientes.
Compromiso Social: Alto sentido de concientización para proteger y preservar el medio
ambiente a traves de técnicas responsables del manejo de los recursos naturales.
MEDIOS TÉCNICOS Y MATERIALES DEL PUESTO
CONDICIONES LABORALES ESPECIALES DEL PUESTO
Trabajo de alto grado de responsabilidad en el que se necesita trabajo a tiempo
completo y con disponibilidad para trasladarse a nivel nacional. Sujeto a evaluación y
cumplimiento de objetivos.
MAGNITUDES ASOCIADOAS AL PUESTO
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PUESTO
Fidelizar y captar clientes estratégicos, detectar las necesidades de los clientes con la
finalidad de generar productos o servicios que cubran sus requerimientos, presentar y
comercializar de manera correcta los productos y servicios de la organización.
REQUISITOS PARA EL PUESTO
Experiencia Requerida: SI de preferencia en venta de software
Exigencia Académica: Últimos años de carreras comerciales, marketing o sistemas
DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Conocimientos Estratégicos requeridos: Conocimiento del mercado, la competencia,
los productos y los canales de distribución.
Código del Puesto: Título del Puesto: Asesor Comercial
POSICIÓN EN EL ORGANIGRAMA DEL PUESTO
SÍNTESIS DEL PUESTO
Gestionar todas las estrategias comerciales con los clientes, generar carteras de
clientes nuevos verificando que se cumplan los objetivos de venta y rentabilidad para la
organización.
94
Departamento o Area: Administrativa Nivel del Puesto: Jefatura
Mando Medio
Computador, impresora, internet
Número de personas a cargo: Una
Relaciones Internas:
Relaciones Externas:
Tipos de problemáticas a los que se enfrenta:
Técnicos x
Gerenciales:
Humanos: x
Plazos: x
Peligrosidad:
Otros:
Toma de decisiones: SI
Importancia: Alta
Clientes, Proveedores Nacionales e Internacionales
NIVEL DE RESPONSABILIDAD Y DIRECTRICES QUE RIGEN EL PUESTO
Título del Puesto: Jefe Administrativo
ContableCódigo del Puesto:
MEDIOS TÉCNICOS Y MATERIALES DEL PUESTO
CONDICIONES LABORALES ESPECIALES DEL PUESTO
Trabajo de alto grado de responsabilidad en el que se necesita trabajo a tiempo
completo. Trabajo a presión.
MAGNITUDES ASOCIADOAS AL PUESTO
NATURALEZA Y ALCANCE DEL PUESTO
Gerencia General, Jefaturas , personal operativo
Experiencia Requerida: Mínima de tres años.
Exigencia Académica: Título de Tercer nivel Contabilidad y Auditoría.
Conocimientos Estratégicos requeridos: Plan estratégico, Análisis y Toma de
Decisiones , Menejo de Conflictos.
Conocimientos Necesarios: Ofimática, Administración, Análisis de Inversiones,
Normativa Tributaria vigente, facturación electrónica, Ley de Seguridad Social.
Compromiso Social: Alto sentido de concientización para proteger y preservar el medio
ambiente a traves de técnicas responsables del manejo de los recursos naturales.
Diseñar, implementar y controlar las estratecias económicas financieras. Elaboración
de Estados Financieros, Control de Presupuestos y Gastos, Políticas de de
financiamiento en entidades finaniceras y proveedores.
POSICIÓN EN EL ORGANIGRAMA DEL PUESTO
SÍNTESIS DEL PUESTO
Manejo financiero, contable y administrativo de la organización.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PUESTO
DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
95
Departamento o Area: Administrativa Nivel del Puesto: Operativo
Operativo
Internet, computador, impresora, sumadora
Número de personas a cargo:
Relaciones Internas:
Relaciones Externas:
Tipos de problemáticas a los que se enfrenta:
Técnicos x
Gerenciales:
Humanos: x
Plazos: x
Peligrosidad:
Otros:
Toma de decisiones: SI
Importancia: Baja
MAGNITUDES ASOCIADOAS AL PUESTO
NATURALEZA Y ALCANCE DEL PUESTO
Jefaturas y asesores comerciales
NIVEL DE RESPONSABILIDAD Y DIRECTRICES QUE RIGEN EL PUESTO
Trabajo de responsabilidad y bajo presión.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PUESTO
Elaboración de facturas, pago a proveedores, ingreso de asientos contables, libro
bancos, nómina, comisiones, ingreso de información mrl, iess, sri.
REQUISITOS PARA EL PUESTO
Experiencia Requerida: SI mínima dos años
Exigencia Académica: Dos años o más en carreras de Contabilidad y Auditoría.
Conocimientos Estratégicos requeridos: Manejor de plataformas mrl, sir, iess, normativa
tributaria y laboral
Conocimientos Necesarios: Ofimática, Normativa Tributaria, Contable,
Compromiso Social: Alto sentido de concientización para proteger y preservar el medio
ambiente a traves de técnicas responsables del manejo de los recursos naturales.
MEDIOS TÉCNICOS Y MATERIALES DEL PUESTO
CONDICIONES LABORALES ESPECIALES DEL PUESTO
DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Ingreso de información para la elaboración de informes, estados financieros y pagos.
Código del Puesto: Título del Puesto: Auxiliar Contable
POSICIÓN EN EL ORGANIGRAMA DEL PUESTO
SÍNTESIS DEL PUESTO
96
Departamento o Area: Administrativa Nivel del Puesto: Operativo
Operativo
Internet, computador, impresora, sumadora
Número de personas a cargo:
Relaciones Internas:
Relaciones Externas:
Tipos de problemáticas a los que se enfrenta:
Técnicos x
Gerenciales:
Humanos: x
Plazos: x
Peligrosidad:
Otros:
Toma de decisiones: SI
Importancia: Media
MAGNITUDES ASOCIADOAS AL PUESTO
NATURALEZA Y ALCANCE DEL PUESTO
Jefaturas y asesores comerciales
NIVEL DE RESPONSABILIDAD Y DIRECTRICES QUE RIGEN EL PUESTO
Conocimientos Estratégicos requeridos: Manejor de plataformasinformaticas,
conocimientos de procesos administrativos.
Conocimientos Necesarios: Ofimática, Administración, Servicio al Cliente
Compromiso Social: Alto sentido de concientización para proteger y preservar el medio
ambiente a traves de técnicas responsables del manejo de los recursos naturales.
MEDIOS TÉCNICOS Y MATERIALES DEL PUESTO
CONDICIONES LABORALES ESPECIALES DEL PUESTO
Trabajo de responsabilidad y bajo presión.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PUESTO
Atención telefónica, manejo de proveedores, respaldo a procesos de seleccion de
personal, elaboracion de informes.
REQUISITOS PARA EL PUESTO
Experiencia Requerida: SI mínima dos años
Exigencia Académica: Dos años o más en carreras de administrativas
DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código del Puesto: Título del Puesto: Auxiliar Administrativo
POSICIÓN EN EL ORGANIGRAMA DEL PUESTO
SÍNTESIS DEL PUESTO
Ejecutar las funciones administrativas que se le asigne bajo la supervisión y control de
su jefe superior.
97
Código del Puesto: Título del Puesto: Jefe de Sistemas
Departamento o Area: Sistemas Nivel del Puesto: Jefatura
Mando Medio
Computador, scanner, internet
Movilización.
Número de personas a cargo:
Relaciones Internas:
Relaciones Externas:
Tipos de problemáticas a los que se enfrenta:
Técnicos x
Gerenciales:
Humanos: x
Plazos: x
Peligrosidad:
Otros:
Toma de decisiones: SI
Importancia: Alta
Clientes, Proveedores Nacionales e Internacionales
NIVEL DE RESPONSABILIDAD Y DIRECTRICES QUE RIGEN EL PUESTO
MEDIOS TÉCNICOS Y MATERIALES DEL PUESTO
CONDICIONES LABORALES ESPECIALES DEL PUESTO
Trabajo de alto grado de responsabilidad en el que se necesita trabajo a tiempo completo
y con disponibilidad para trasladarse a nivel nacional e internacional.
MAGNITUDES ASOCIADOAS AL PUESTO
NATURALEZA Y ALCANCE DEL PUESTO
Gerencia General, Jefaturas , personal operativo
DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Compromiso Social: Alto sentido de concientización para proteger y preservar el medio
ambiente a traves de técnicas responsables del manejo de los recursos naturales.
POSICIÓN EN EL ORGANIGRAMA DEL PUESTO
SÍNTESIS DEL PUESTO
Realizar la instalación, configuración y administración de los sistemas de planificación de
recursos empresariales y de gestion de comercialización con los clientes. Realizar la
programación de componentes de software y hadware.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PUESTO
Instalar y configurar el sistema operativo y el gestor de datos. Contactar con
proveedores, Diseñar la estructura informática para la organización, Ejecutar y
supervisar las tareas de administración y mantenimiento de los sistemas informáticos y
de Telecomunicaciones.
REQUISITOS PARA EL PUESTO
Experiencia Requerida: Mínima de dos años
Exigencia Académica: Título de Tercer nivel en Sistemas o Telecomunicaciones
Conocimientos Estratégicos requeridos:Análisis y Toma de Decisiones , Menejo de
Conflictos.
Conocimientos Necesarios: Idioma Inglés, Lenguaje de programación Punto Net,
Sistemas Operativos Windows, Configuraciones en SQL, Oracle, Topología de Redes.
98
Código del Puesto: Título del Puesto: Digitador
Departamento o Area: Sistemas Nivel del Puesto: Operativo
Operativo
Computador, scanner, internet
Número de personas a cargo:
Relaciones Internas:
Relaciones Externas:
Tipos de problemáticas a los que se enfrenta:
Técnicos x
Gerenciales:
Humanos: x
Plazos: x
Peligrosidad:
Otros:
Toma de decisiones: SI
Importancia: Media
NIVEL DE RESPONSABILIDAD Y DIRECTRICES QUE RIGEN EL PUESTO
MEDIOS TÉCNICOS Y MATERIALES DEL PUESTO
CONDICIONES LABORALES ESPECIALES DEL PUESTO
Trabajo de alto grado de responsabilidad en el que se necesita trabajo a tiempo
completo.
MAGNITUDES ASOCIADOAS AL PUESTO
NATURALEZA Y ALCANCE DEL PUESTO
Jefaturas , personal operativo
REQUISITOS PARA EL PUESTO
Experiencia Requerida: No necesaria
Exigencia Académica: Bachiller en OfimáticaConocimientos Estratégicos requeridos:Análisis y Toma de Decisiones , Menejo de
Conflictos.
Conocimientos Necesarios: Manejo de programas informáticos, facilidad de
aprendizaje, agilidad.
Compromiso Social: Alto sentido de concientización para proteger y preservar el
medio ambiente a traves de técnicas responsables del manejo de los recursos
naturales.
DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
POSICIÓN EN EL ORGANIGRAMA DEL PUESTO
SÍNTESIS DEL PUESTO
Ejecutar el proceso de digitalización de documentos.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PUESTO
Preparar la documentación para la digitalización, escanear los documentos,
indexarlos, archiivo y arreglo de documentos digitales.
99
Código del Puesto: Título del Puesto: Asistente de Sistemas
Departamento o Area: Sistemas Nivel del Puesto: Operativo
Operativo
Computador, scanner, internet
Número de personas a cargo:
Relaciones Internas:
Relaciones Externas:
Tipos de problemáticas a los que se enfrenta:
Técnicos x
Gerenciales:
Humanos: x
Plazos: x
Peligrosidad:
Otros:
Toma de decisiones: SI
Importancia: Media
Clientes, Proveedores Nacionales e Internacionales
NIVEL DE RESPONSABILIDAD Y DIRECTRICES QUE RIGEN EL PUESTO
MEDIOS TÉCNICOS Y MATERIALES DEL PUESTO
CONDICIONES LABORALES ESPECIALES DEL PUESTO
Trabajo de alto grado de responsabilidad en el que se necesita trabajo a tiempo
completo.
MAGNITUDES ASOCIADOAS AL PUESTO
NATURALEZA Y ALCANCE DEL PUESTO
Jefaturas , personal operativo
REQUISITOS PARA EL PUESTO
Experiencia Requerida: Mínima de dos años
Exigencia Académica: Ultimos años en Sistemas o TelecomunicacionesConocimientos Estratégicos requeridos:Análisis y Toma de Decisiones , Menejo de
Conflictos.Conocimientos Necesarios: Idioma Inglés, Lenguaje de programación Punto Net,
Sistemas Operativos Windows, Configuraciones en SQL, Oracle, Topología de Redes.Compromiso Social: Alto sentido de concientización para proteger y preservar el medio
ambiente a traves de técnicas responsables del manejo de los recursos naturales.
DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
POSICIÓN EN EL ORGANIGRAMA DEL PUESTO
SÍNTESIS DEL PUESTO
Brindar soporte en la instalación, configuración y administración de los sistemas de
planificación de recursos empresariales y de gestion de comercialización con los
clientes. Asistir e la programación de componentes de software y hadware.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PUESTO
Dar soporte al cliente interno y externo con los equipos computacionales, scaners y
software de gestion documental. Apoyar el proceso de digitalización de documentos.
100
5.3.3 Salarios y Compensaciones
En el Ecuador el Salario Básico Unificado para el año 2016 es de USD 366.00
dólares.
Las Compensaciones establecidas son el pago del Décimo Cuarto Sueldo que
corresponde un salario básico, es decir USD 366.00, a los colaboradores que
tengan un año de servicio dentro del periodo establecido entre 1 de Agosto al 31
de Julio y se cancelara máximo hasta el 15 de Agosto.
El Décimo tercer sueldo que corresponde a la doceava parte de todos los
ingresos percibidos durante un año comprendido entre el 1 de diciembre y el 30
de noviembre. Su pago se realizará hasta el 24 de diciembre.
Los trabajadores tendrán derecho a recibir Fondos de Reserva después del
primer año de labores, esto corresponde al 8.33% de la remuneración.
Otros valores a considerar para la provisión de sueldos y salarios serán el pago
de horas extras, vacaciones, comisiones, aporte patronal al Instituto Ecuatoriano
de Seguridad Social.
5.4 ESTUDIO TÉCNICO.
5.4.1 Localización del Proyecto.
Para determinar la localización de las instalaciones de la empresa se han
considerado los factores de densidad de empresas en la ciudad de Quito,
conforme la información obtenida a través la página web de la Secretaría de
Hábitat y Vivienda del Distrito Metropolitano de Quito del año 2003.
“La densidad de las empresas corresponde a la distribución geográfica de 18.117
compañías en las hojas catastrales que cubren el DMQ. Pone en evidencia un
muy claro fenómeno de concentración de las actividades productivas en el centro
norte de Quito, más precisamente entre la avenida Río Coca y La Mariscal.
Cuatro barrios contiguos desempeñan un papel fundamental en la economía del
Distrito. Se trata de La Pradera, Colón, La Mariscal y El Ejido, que constituyen un
verdadero híper centro económico: en ellos se ubica cerca de la cuarta parte del
total de las empresas cartografiadas. Se puede identificar una gran zona central
donde la actividad económica es notable y que va, grosso modo, del aeropuerto
101
al Centro Histórico. Más allá de esta zona, el espacio es relativamente
homogéneo y se caracteriza por una densidad inferior a 25 empresas por hoja
catastral, fuera de algunos sectores industriales al norte y al sur, así como la zona
de La Villaflora, que se distinguen por un mayor número de empresas. Se podrá
observar que las parroquias suburbanas no superan tampoco ese umbral de 25
empresas por hoja catastral, lo que significa que, desde el punto de vista
cuantitativo, los polos de desarrollo urbano que constituyen los valles no son aún
espacios económicos muy tangibles.”
Gráfico 34 Densidad de las empresas en el DMQ.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Secretaria de Territorio Hábitat y Vivienda
102
A pesar de ser una información no actualizada se considera que el sector Centro
Norte de la ciudad alberga una gran cantidad de empresas y resulta una zona
comercialmente atractiva para establecer el funcionamiento de las oficinas
La empresa se establecerá en la zona de la Mariscal en las Av. 12 de Octubre y
Vicente Ramón Roca sector rodeado de varias instituciones educativas de nivel
superior como la Pontificia Universidad Católica de Quito, Universidad Politécnica
Nacional, Universidad Salesiana de Quito, Universidad Andina Simón Bolívar,
hospitales públicos como por ejemplo el Hospital Militar, Hospital Carlos Andrade
Marín, entidades públicas como la Caja Central del Instituto Ecuatoriano de
Bienestar Social, La Asamblea Nacional, La Casa de la Cultura, Ministerio de
Relaciones Laborales e instituciones privadas; las mismas que pueden
convertirse en posibles clientes.
A demás de cercanía con las instituciones de seguridad social, Servicio de
Rentas Internas y Ministerio de Relaciones Laborales para tramites relacionadas
con la empresa.
La movilidad desde el lugar hacia los distintos puntos de la ciudad como Valle de
los Chillos por medio de la Autopista General Rumiñahui, Valle de Cumbayá por
la Autopista Simón Bolívar, Sur de la Ciudad y Norte en diferentes vías de
acceso y con una gran variedad de medios de movilidad como líneas de
transporte público, Trolebús, Ecovía.
El sector cuenta con una amplia zona de parqueo cerca de las oficinas tanto
para los colaboradores de la empresa como para los clientes, existe áreas de
zona azul y parqueaderos privados, el costo promedio por hora es de USD 0.50
(cincuenta centavos de dólar).
5.4.2 Tamaño del Proyecto.
Al ser el giro del negocio el servicio, no se requiere para iniciar de una
infraestructura mayor, pues con una oficina de 56 metros cuadrados se ha
considerado la siguiente distribución.
103
5.4.3 Distribución.
Gráfico 35 Distribución física de la empresa.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación.
5.4.4 Capacidad.
Es la que se mide una vez localizada la maquinaria en la planta. Para determinar
la capacidad instalada normalmente se establece un periodo de producción de 8
horas seguidas para verificar el rendimiento de la misma.
Es decir representa el nivel máximo de la producción que la empresa puede
alcanzar bajo condiciones establecidas.
La capacidad instalada es de 7’201,440 transacciones de servicio al año,
cantidad determinada de acuerdo al siguiente análisis:
a) Trabajos de Programación y Configuración: Trabajo especializado
ejecutado por el responsable de sistemas.
Tiempo promedio de procesamiento: 2 horas.
104
Tipo de trabajo: Especializado.
Nivel de Complicación: Alto.
Número de procedimientos diarios: Dos/día.
Número de procedimientos mes: Cuarenta / mes.
b) Trabajos de Soporte: Soporte al cliente realizado por el Soporte de
Digitalización se brinda telefónicamente e ingresando virtualmente a la estación
remota de trabajo.
Tiempo de trabajo promedio: 45 min.
Tipo de trabajo: Soporte Técnico.
Nivel de complicación: Bajo y Medio.
Número de procedimientos diarios: Cuatro/día.
Número de procedimientos mes: Ochenta / mes.
c) Trabajos de digitalización: Ejecución del procesamiento en la digitalización
de documentos físicos ejecutado en tres estaciones de trabajo con una capacidad
diaria individual de 10000 hojas diarias y 60 páginas por minuto.
Tiempo de trabajo promedio: 8 horas.
Tipo de Trabajo: Digitalización.
Nivel de complicación: Bajo y Medio.
Capacidad Instalada de procesamiento: 30000 hojas diarias.
Número de procedimientos mes: 600000 / mes.
d) Número Total de Procedimientos al año:
= (Trabajos de Programación y Configuración / mes + Trabajos de Soporte / mes
+ Trabajos de digitalización / mes) * 12 meses/año.
= (40 + 80 + 600000) * 12 = 7’201,440 transacciones / año.
105
5.4.5 Factibilidad Técnica
Tiene como objetivo principal determinar cuáles serán las características del
proceso de producción para la puesta en marcha del proyecto, equipamiento que
será necesario para brindar el producto o servicio final al cliente; y, el esquema
preliminar de la distribución del mismo.
5.4.6 Requerimientos del proyecto
Para la ejecución y puesta en marcha del proyecto se requerirá de los siguientes
activos fijos.
Tabla 67 Requerimiento de activos fijos.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación.
El requerimiento de talento humano será el detallado a continuación:
No. Detalle Cantidad
1 Computador Portátil 9
2 Impresora Multifuncion 1
3 Impresora Matricial 1
4 Scanner de Alta Producción 3
5 Servidor 1
6 Routeador 2
7 Retroproyector 1
8 Software Administrativo-Contable 1
9 Antivirus 1
10 Impresora de Etiquetas 1
No. Detalle Cantidad
1 Escritorio 8
2 Mesa de Reuniones 1
3 Mesa de trabajo 1
4 Counter de recepcion 1
5 Sillas 23
6 Sillon de Espera 2
7 Central Telefonica 1
8 Equipo Telefonico 9
9 Basureros 9
10 Papeleras 8
No. Detalle Cantidad
1 Sacagrapas 8
2 Grapadoras 6
3 Grapadora Industrial 3
4 Estilete 5
5 Tijeras 5
6 Blogs imprenta 28
7 Papelería imprenta 4000
8 Pizarra de tiza liquida 2
9 Borrador de pizarra 2
10 Marcadores de tiza liquida 21
11 Esferos 36
12 Cuadernos 22
13 Hojas de Papel bond 6500
14 Etiquetas 1800
15 Cajas de Archivo Pasivo 800
16 Fundas Plasticas 800
17 Sellos 4
EQUIPOS DE COMPUTACION
MUEBLES Y ENSERES
SUMINISTROS DE OFICINA
106
Tabla 68 Requerimiento de talento humano.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación
No. Cargo Area Cantidad Sueldo
1 Gerente General Administrativa 1 2015.50
2 Jefe Contable Administrativa Administrativa 1 1353.83
3 Auxiliar Contable Administrativa 1 824.50
4 Auxiliar Administrativa Administrativa 1 626.00
5 Jefe de Sistemas Producción 1 1350.33
6 Auxiliar de Sistemas Producción 1 1089.17
7 Digitador Producción 2 626.00
8 Jefe Comercial Ventas 1 1089.17
9 Asesor Comercial Ventas 3 520.13
TOTAL 9,494.63$
107
5.4.7 Digitalización de documentos.
5.4.7.1 Flujograma de comercialización de servicio de digitalización.
Gráfico 36 Diagrama de flujo comercialización digitalización de documentos.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación.
108
5.4.7.2 Proceso de digitalización.
Generación de la Orden de Trabajo (OT).
Una vez aprobada la cotización por parte del cliente el asesor comercial llena el
formato de Orden de Trabajo donde se incluye información de relevancia como
es: cantidad de documentos, tipo de formato (A3, A4, A5, cheques, sobres,
banners, tarjetas de presentación, gramaje, etc), condición inicial de los mismos,
tipos de documentos (libros, folletos, empastados, hojas sueltas, hojas grapadas,
etc.), escaneo a ambas carillas, etc.
Información de procesamiento: resolución (100, 300, 600, 1200 bpi), documentos
escaneados a: color, b/n, escala de grises, eliminación de hojas blancas,
eliminación de huellas de perforaciones, formato de grabación (tiff, jpeg, rtf, bmp,
pdf), campos de indexación, nombre de carpeta y archivos a ser guardados.
Ingreso de Documentos.
El cliente ingresa todos los documentos a ser digitalizados conjuntamente con la
orden de trabajo (OT) y la factura del servicio emitida con el sello de cancelado.
El Jefe de Sistemas revisa en conjunto con los digitalizadores y el cliente, que los
formatos, estado y cantidad de hojas de los documentos a ser escaneadas
correspondan fielmente a lo descrito en la OT, sumillando la OT una vez
verificada la información.
Preparación de Documentos.
Los digitalizadores inician con la identificación de la documentación a procesar
según su agrupación y estado inicial.
Se revisan uno a uno los documentos a escanear eliminando cualquier elemento
que impida la ágil captura o pueda imposibilitar el proceso, esto implica la
eliminación de grapas, clips, adhesivos, binchas, elásticos, hilos, piolas, etc. de la
misma manera se verifica si existe algún doblez en las hojas resanándolo o si se
encuentra de alguna manera deteriorada el documento esto con el fin de
señalarlo en el acta entrega recepción como novedad encontrada.
109
Parametrización de la digitalización.
Antes de iniciar el proceso de digitalización se deben establecer los parámetros
como son: calidad, resolución de texto e imágenes, registro de documentos en
color, escala de grises o blanco y negro, formato de grabación (tiff, bmp, pdf, rtf,
jpeg), eliminación de hojas blancas, etc.
Digitalización de documentación.
Realizado los pasos preliminares de preparación de documentación y
configuración de los parámetros de los equipos, se procede de forma ordenada a
alimentar la bandeja de los escáner con los documentos e inicia el proceso de
digitalización por lotes, donde al finalizar el mismo se verifica que la cantidad de
documentos ingresados en la bandeja sea la misma cantidad que los que se
encuentran digitalizados.
Control de calidad.
El asistente de sistemas verifica en la base de datos los documentos ya
procesados que los parámetros de digitalización se cumplan y que los mismos se
encuentren con la calidad de visualización acorde a los requerimientos
establecidos por el cliente, de la misma manera verifica que el número de
documentos digitalizados este acorde con los archivos físicos entregados por los
digitalizadores.
Indexación por campos.
Una vez realizado el control de calidad en los documentos procesados el
digitalizador realiza la indexación de los campos prestablecidos por el cliente una
vez concluido este, se procede a guardar los archivos con los nombres y
agrupados según la parametrización inicial registrada en la OT.
Resguardo del archivo físico.
110
Verificación uno a uno de los documentos digitalizados para revisar su estado y
agruparlos como en un inicio se entregó.
Se resguarda en lotes de documentos y estos se los ingresa dentro de una funda
plástica con su respectiva etiqueta de identificación y estos a su vez se guardan
dentro de una caja de archivo pasivo con una etiqueta de registro e identificación
en la parte frontal de la misma.
Entrega de la documentación.
El asistente de sistemas realiza un documento de acta entrega recepción donde
se indican novedades encontradas y estado final de los documentos procesados,
revisa y consolida los documentos físicos y digitales para prepararlos a la entrega
al cliente. Se entrega al cliente el material final y se le hace firmar el acta entrega
recepción en su recepción conforme.
111
5.4.7.3 Flujograma del Proceso de Digitalización
Gráfico 37 Diagrama de flujo proceso de digitalización de documentos.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación.
112
5.4.7.4 Equipos necesarios para servicio de digitalización.
Gráfico 38 Escáner de alta producción.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Kodak Alaris i 2900.
Características:
El escáner Kodak i2900 es un resistente escáner de alta producción de rodillos,
en formato A4 de escritorio, que cuenta con un ingenioso escáner de superficie
plana para libros totalmente integrado, así mismo, incorpora un
alimentador/elevador con capacidad para 250 hojas y mantiene una alta
velocidad de producción incluso en digitalizaciones a doble cara y en documentos
a color, alcanzando hasta 300 ppp. La función Intelligent Document Protection, la
tecnología Perfect Page y la funcionalidad Smart Touch de Kodak confieren a
este escáner toda la potencia que necesita en un diseño compacto.
Escanea hasta 10.000 páginas al día y 60 páginas por minuto. Alimentador
manual de 250 hojas.
Gráfico 39 Estación de trabajo remota o local.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Dell Ecuador.
Características:
113
Procesador de sexta generación de procesador Intel® Core™ i5-6200U (3MB
Caché, hasta 2.80 GHz), sistema operativo: Windows 10, 64-bit, Español,
memoria RAM: 8GB de memoria doble canal DDR3L a 1600MHz, 2 DIMMs, disco
duro: SATA de 1TB 5400 RPM, tarjeta de video: Gráficos Intel® HD 520, pantalla
LED iluminada con TrueLife™ de 15.6" de alta definición (HD) (1366 x 768),
unidad óptica con bandeja de carga automática (DVD +/- RW), lectura y escritura
de CD/DVD, duración de la batería hasta 7 horas de duración.
Gráfico 40 Impresora de etiquetas.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Brother Ecuador.
Características:
Impresora de técnica de impresión termal múltiples tamaños de etiquetas y
formatos de impresión personalizados, impresión blanco y negro.
5.4.8 Gestor Documental.
5.4.8.1 Software de Gestión Documental.
El gestor documental en el cual se basa la propuesta es de la marca DocuWare,
la cual ha sido considerada posterior a un análisis realizado con software de
prestaciones similares como: Athento en la línea licenciada o Alfresco como
software de desarrollo y plataforma abierta.
DocuWare es uno de los principales proveedores de software para gestión
documental, el software presentado por DocuWare está disponible en 16 idiomas
y en más de 70 países.
114
Ya sea in situ o en la nube, las soluciones de DocuWare ponen a disposición
todos los elementos para una gestión eficaz del contenido empresarial. Las
soluciones de DocuWare se caracterizan sobre todo por una alta escalabilidad y
un coste total de adquisición sumamente bajo.
Se ha considerado que: DocuWare tiene representación en el país a través de
Partners certificados de fábrica y su configuración se ajusta a las realidades y
requerimientos puntuales de cada organización independientemente de su giro de
negocio.
De la misma manera se verificó ventajas sobre software de plataformas abiertas
los cuales permiten el desarrollo de la programación para ajustarse a los
requerimientos de los clientes esto implicando tiempos prolongados para lograr
el desarrollo requerido para cada empresa, contratación de personal altamente
capacitado en lenguajes de programación de alto nivel y con experiencia en el
desarrollo de este tipo de plataformas y directamente proporcional a estas
variables es la inversión fuerte de capital por cada desarrollo la cual es trasladada
en costos directos del servicio al cliente llegando a encarecer la propuesta de
inversión inicial.
Gráfico 41 Arquitectura sistema DocuWare.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: DocuWare.
115
Características Fundamentales del Sistema:
Administración Central:
Los módulos de administración se encargan de toda la configuración: la
disponibilidad de servidores, la administración de usuarios y archivadores, la
configuración de flujos de trabajo, etc. Incluso los usuarios y módulos de servidor
situados en ubicaciones remotas se gestionan desde aquí. Con la versión
ENTERPRISE Server, también es posible definir y gestionar varias
organizaciones dentro del mismo sistema, lo que resulta especialmente útil para
administrar varios clientes en escenarios de hosting o Cloud Computing/ SAAS.
Escalabilidad:
Si el número de usuarios es muy elevado, los módulos de servidor de DocuWare
pueden distribuirse en varios ordenadores. Si la carga se distribuye, se mejorará
el rendimiento en todas las estaciones de trabajo. DocuWare lo hace usando
siempre los mismos componentes y funciones, tanto en estaciones de trabajo
individuales como en soluciones para grandes corporaciones. De este modo, las
tareas de administración son fáciles y claras, especialmente en sistemas que
crecen y se amplían para incluir más ubicaciones y departamentos.
Seguridad:
La arquitectura básica de DocuWare ofrece un alto grado de seguridad contra
intentos de acceso no autorizado a los datos. DocuWare utiliza el procedimiento
de autenticación “Ticket-Granting-Ticket”. La identificación de usuarios
individuales, mediante el inicio de sesión de DocuWare o el inicio de sesión único,
con autenticación de Windows automática, es totalmente segura. Si se utiliza la
versión ENTERPRISE Server, hay más funciones de seguridad disponibles que
protegen el acceso a documentos de gran importancia, incluso si el intento de
acceso es de un administrador de sistemas interno. La protección adicional contra
manipulaciones se obtiene mediante el registro detallado de todos los cambios
producidos en el sistema.
DocuWare también ofrece óptima protección contra la pérdida de datos: todos los
índices se guardan por duplicado, una versión en la base de datos y otra en los
116
metarchivos XML de los documentos. Así, se facilita el restablecimiento de una
base de datos. Para hacer copias de seguridad de los documentos en sí, se
pueden utilizar las herramientas existentes o las proporcionadas por DocuWare.
DocuWare cumple con diferentes normativas y leyes, tales como la Digitalización
Certificada según la AEAT, AO, HIPAA, Basel II y Sarbanes-Oxley.
Características del software para la instalación:
Para instalar DocuWare, se deben cumplir los siguientes requisitos:
El usuario actual debe tener derechos de administrador local en el equipo.
El servidor de DocuWare y el Cliente se ejecutan en los sistemas operativos
siguientes:
Windows Vista (al menos SP2, 32 bits), pero solo para los clientes DocuWare.
Windows Server 2008 (al menos SP2, 32 bits o 64 bits).
Windows 7 (al menos SP1, 32 bits o 64 bits)*.
Windows Server 2008 R2 (64 bits).
Windows 8 (32 bits o 64 bits)*.
Windows 8.1 (32bit/64bit), excepto DocuWare Windows Client*.
Windows Server 2012 (64 bits).
Windows Server 2012 R2 (64-bit), excepto DocuWare Windows Client.
Para aplicaciones web, se admiten los navegadores siguientes:
Internet Explorer 9-11.
Firefox 26 y posterior.
Chrome 32 y posterior.
Trabaja con los motores de Bases de datos
Microsoft SQL Server 2005 y posterior.
117
Oracle 11 y posterior.
MySQL 5.0 y posterior.
Requisitos especiales para DocuWare Desktop:
Si DocuWare Desktop se utiliza en un ordenador que se ejecuta en Windows
Server 2008, debe instalarse Desktop Experience
Características de hardware:
El sistema debe ser implementado en una red de datos de alta capacidad y de
operación continua 24/7 365 días al año, por lo que se considera la siguiente
arquitectura.
Arquitectura: Diagrama esquemático.
Gráfico 42 Arquitectura esquemática DocuWare.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación.
Componentes del sistema propuesto:
A) Estación de trabajo local:
Cada puesto de trabajo deberá estar compuesto por:
118
Un computador portátil.
B) Servidores:
Un servidor de aplicación y base de datos.
5.4.8.2 Proceso de comercialización de software de gestión documental
Gráfico 43 Diagrama de flujo comercialización de software DocuWare.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación.
119
5.4.8.3 Características técnicas de los equipos necesarios para la instalación:
SERVIDOR:
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Dell Ecuador.
Características:
Software:
Para instalar DocuWare, se deben cumplir los siguientes requisitos:
El usuario debe tener derechos de administrador local en el equipo.
.NET 4.5. Windows Installer 4.5
El servidor de DocuWare el cliente se ejecuta en los sistemas operativos siguientes:
Windows Server 2008 (al menos SP2, 32 bits o 64 bits) Windows 7 (al menos SP1, 32 bits o 64 bits)* Windows Server 2008 R2 (64 bits) Windows 8 (32 bits o 64 bits)* Windows 8.1 (32bit/64bit) Windows Server 2012 (64 bits) Windows Server 2012 R2 (64-bit) Windows 10 (32bit/64bit)
Para aplicaciones web, se admiten los navegadores siguientes:
Internet Explorer 10-11 Firefox 38 y posterior Chrome 43 y posterior.
Bases de datos
Microsoft SQL Server 2005 y posterior Oracle 11g y 12c deben instalarse en una máquina diferente MySQL 5.0 y posterior.
Gráfico 44 Servidor de datos y web
120
DocuWare recomienda el uso de Microsoft SQL-Server como sistema de base de datos para sistemas con más de un millón de documentos (sin índice de texto completo) o con más de 200 000 páginas de documentos (con índice de texto completo).
Se recomienda MS SQL o MySQL de 64 bits cuando se utiliza Workflow Manager.
En instalaciones de mayor tamaño, recomendamos utilizar una máquina exclusiva para la base de datos
Hardware:
CPU 4 núcleos con velocidad de 3,2 GHz. Memoria RAM 8 GB. Disco duro.
Mínimo de 500 GB de espacio en disco duro. SSD recomendado Los documentos deberían archivarse en un disco duro interno diferente o
en un sistema de almacenamiento externo.
ESTACIÓN DE TRABAJO:
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Dell Ecuador.
Características:
Procesador de sexta generación de procesador Intel® Core™ i5-6200U (3MB
Caché, hasta 2.80 GHz), sistema operativo: Windows 10, 64-bit, Español,
memoria RAM: 8GB de memoria doble canal DDR3L a 1600MHz, 2 DIMMs, disco
duro: SATA de 1TB 5400 RPM, tarjeta de video: Gráficos Intel® HD 520, pantalla
LED iluminada con TrueLife™ de 15.6" de alta definición (HD) (1366 x 768),
unidad óptica con bandeja de carga automática (DVD +/- RW), lectura y escritura
de CD/DVD, duración de la batería hasta 7 horas de duración.
Gráfico 45 Estación de trabajo local y remota.
121
5.4.9 Comercialización de equipos de digitalización.
5.4.9.1 Flujograma proceso de comercialización venta de equipos.
Gráfico 46 Diagrama de flujo comercialización escáner.
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación.
122
5.4.9.2 Características comerciales de los equipos:
Gráfico 47 Escáner de alta producción KODAK i2900
Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Kodak Alaris i 2900.
123
CAPÍTULO VI
6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 CONCLUSIONES.
En la actualidad un gran número de empresas maneja su documentación en
archivos físicos generando problemas e inconvenientes como son: el
deterioro de los documentos, pérdida de registros, altos tiempos en búsqueda
de información, el uso de espacios físicos subutilizados, una asignación
presupuestal para el mantenimiento del archivo pasivo y contaminación
indirecta del medio ambiente al seguir haciendo uso innecesario del papel.
Tales situaciones generan que la propuesta de implementación de una
empresa de digitalización y gestión documental resulte atractiva para el sector
empresarial de la ciudad de Quito.
Las facilidades proporcionadas por la Superintendencia de Compañías con lo
que respecta a la creación de una empresa resultan una ventaja, pues de una
manera ágil y en el menor tiempo posible entre 15 a 20 días la nueva
empresa puede empezar a tener su actividad de manera normal y cumpliendo
todos los requisitos que exige la ley.
De los resultados obtenidos en el presente estudio de mercado, se puede
determinar que existe una demanda insatisfecha que estaría dispuesta a
contratar los servicios de digitalización en un 75% del total encuestado.
Los productos de digitalización, venta de software de Gestión Documental y
venta de equipos de escáner se han establecido con una rentabilidad del 74%,
25% y 25% respectivamente. Con los precios establecidos se puede ingresar
en el mercado y participar en licitaciones o concursos en el sector público ya
que se encuentra dentro de los parámetros para este tipo de productos y
servicios.
La comercialización de los servicios se lo realizará a través del canal de venta
directo por medio de tres asesores comerciales y un jefe de área, con
demostración del producto y consultorías gratuitas además de los canales de
publicidad la página web.
La inversión económica requerida para la ejecución y puesta en marcha de
este proyecto es de USD $ 121.379.96 conformados por la adquisición de
124
activos fijos, activos diferidos y capital de trabajo para tres meses. La
inversión estará compuesta por un aporte de los futuros socios en un 57.67%
es decir USD $ 70.000,00 y con un préstamo otorgado por una institución
financiera por el 42,33% que corresponde a USD $ 51.379,96 a un plazo de
24 meses.
Los costos, gastos y valores de impuestos establecidos para el primer año
son de USD y los 431.622,69 ingresos generados por las ventas son de USD
477.192.52 dejando una utilidad de USD $ 45.569,83. El valor de la utilidad es
mayor a partir del tercer año pues se cancela en su totalidad el valor del
préstamo solicitado.
De la evaluación financiera se obtiene en el primer año de actividad una VAN
de USD 284.738.6 y una TIR del 66%, con lo que se demuestra que el
proyecto tiene viabilidad.
El primordial recurso de la empresa será el talento humano ya con su apoyo
y esfuerzo logrará brindar un servicio con calidad y calidez a sus clientes para
conseguir su fidelización, crecimiento y mantenimiento en el mercado.
6.2 RECOMENDACIONES.
Es importante contar con un hardware y software robusto para evitar pérdidas
de información o problemas durante el proceso de producción, se debe
respetar los requerimientos mínimos de los equipos conforme lo indicado en el
presente estudio.
El personal contratado debe ser capacitado e inducido adecuadamente sobre
el producto y servicio que la empresa comercializa.
El personal técnico del área de producción o sistemas deberá brindar una
correcta inducción y capacitación al usuario sobre el uso de los archivos
digitales, escáner y software de gestión documental para evitar un mal uso de
los mismos.
La empresa debería contemplar la posibilidad de ofrecer sus servicios a nivel
nacional, ya sea con la apertura de agencias o mediante la creación de un
centro de atención de servicio fuera de la ciudad de quito.
Con la expansión de la empresa se debería considerar una inversión para la
compra de un vehículo para las movilizaciones interprovinciales.
125
Implementar una estructura tecnológica que permita realizar pagos por medio
de canales electrónicos.
Con una clientela cautiva y con un posicionamiento de la empresa en el
mercado se debería implementar una plataforma web que brinde los servicios
del software de gestión documental desarrollado por parte de la empresa, esto
bajaría los precios generando mayores ventas de este producto.
126
6.3 ANEXOS.
Normativa de digitalización.
127
128
129
130
131
132
133
134
135
136
137
Equipo de scanner para servicio de digitalización
138
139
DocuWare Software de Gestión Documental
140
141
142
143
144
145
6.4 REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA.
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Jany, José Nicolás. (2009), Investigación Integral de Mercados. (Cuarta Edición), Colombia, Ed. McGraw Hill.
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