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Profesor: Ing. Omar Vaella Rojas

CRYSTAL REPORTSCrystal Reports es el generador de reporte por excelencia de Visual Basic desde versiones anteriores a .NET. Esta no es la primera vez que se distribuye una versin de este generador de reporte junto a una versin de Visual Studio, en la versin 4 de visual Basic inclua una versin de Crystal Reports aunque no tan integrada como la versin .NET, Cristal es un producto creado en su esencia orientado al usuario final, es decir, que un ejecutivo pueda crear sus propios informes sin necesidad de asistencia de un desarrollador.

En este articulo pretendo cubrir los aspectos bsicos de crystal report y explicar los puntos que necesite cualquier desarrollador (este articulo estar orientado a desarrolladores o aspirantes a desarrollador) para iniciarse en el desarrollo de reportes con crystal y vb.net.

Crystal Report no es la nica herramienta para generar reportes que se puede utilizar con Visual Studio .NET existen otras entre las que podemos mencionar:

Active Reports de Data Dynamics SQL Reporting Services. Microsoft Offices Automation, entre otros.

Al igual que desde el ambiente de desarrollo de Visual Studio, tambin podemos crear nuestros reportes desde el ambiente de desarrollo de Crystal Reports y luego ejecutarlo desde nuestro proyecto VB.NET, Los Reportes desarrollados bajo el ambiente de Crystal Reports pueden ser compilados a .EXE para poder ser ejecutados Stand-Alone.

Entre las caractersticas principales que debemos conocer en Crystal Reports para poder crear una buena solucin de reportes estn los fields que son los componentes que nos permiten mostrar informacin sobre el ambiente de desarrollo y se clasifican en:

Formula Fields: Son campos que su valor pueden ser obtenidos de formulas de clculo y/o operaciones sobre otros campos.

Profesor: Ing. Omar Vaella Rojas

Summary Fields: Son campos que se utilizan para acumular y/o promediar valores segn las operaciones que se deseen, entre las operaciones que soporta el summary fields estan Count, Sum, Avg, discount, etc..

Parameters Fields: Son campos que se utilizan para enviarles valores al reporte desde una aplicacin o entrada del usuario.

SQL Expresin Fields: Son campos que se utilizan para ejecutar funciones propias del motor de base de datos que se este utilizando.

Group Name Fields: Son campos que se utilizan para agrupar la salida del reporte.

Running Total Fields: Son similares a los Summary Fields pero estos pueden ser condicionados.

Especial Fields: Son un conjunto de campos preestablecidos que se utilizan en los reporte como son, No. De Pgina, Total de pgina, Fecha de Impresin, Etc.

Crystal tambin posee su propio conjunto de sentencias y funciones para producir informacin (o sea su propio lenguaje de funciones) y tambin comparte las sentencias de VB 6 (los cambios en algunas sentencias en el lenguaje .NET como son While no son soportados por crystal, estas deben utilizarse con la sintaxis que se utiliza en VB 6),

Creando un Reporte desde Cero

Creamos un nuevo Proyecto en Visual Studio .NET, Seleccionamos File\New\Proyect, Seleccionamos Windows Application y lo Nombraremos CrystalWinApp

Profesor: Ing. Omar Vaella Rojas

Los componentes necesarios para manejar los reportes de crystal son los siguientes:

CrystalReportViewer: Este componente es la interfaz que utiliza la aplicacin para desplegar los reportes, este componente se coloca sobre un Windows o Web forms. Este esta localizado en el Toolbox en el tab de Windows Forms (o Web Forms si es un proyecto web).

ReportDocument: Este componente es utilizado para comunicarnos con el Archivo .Rpt generado por Crystal Reports, mediante este componente podemos modificar algunas caractersticas del reporte en tiempo de ejecucin.

Una vez creado el proyecto agregamos un nuevo tem, en el men Project, seleccionamos Add New Item

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Seleccionamos el tmplate de Crystal Reports, luego se abrir la ventana Crystal Reports Gallery

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En la parte superior tenemos 3 opciones:

Using The Report Expert: Esta opcin es una especie de Wizard que nos guiar paso por paso durante la creacin del reporte.

As a Blank Report: Esta opcin desplegar la interfaz de desarrollo de reportes en blanco para que creemos nuestro reporte sin asistencia (esta es la parte para expertos).

From as Existing Report: Esta opcin nos permitir crear un reporte a partir de otro ya existente, al seleccionar esta opcin nos pedir la localizacin del archivo .rpt que queremos utilizar y crear una copia de este reporte.

Profesor: Ing. Omar Vaella RojasEn la parte media tenemos 2 cuadros, el de la izquierda nos presenta los diferentes tipos de reportes que podemos crear (esta opcin solo estar disponible si seleccionamos la primera opcin de la parte superior (Using The Report Expert)), a continuacin le describo cada uno de ellos:

Standard: Este se utilizar para crear reportes tipos listas, Master/Detalle y/o cualquier otro reporte comn, esta es la opcin mas utilizada.

From Letter: Este templete se utiliza para crear reportes tipo cartas donde tienes un documento con un texto esttico y en algunas partes del documento que deben ser extradas de la base de datos, un estilo de Mail Merge (para los que han manejado Microsoft Word,Word Star o algn procesador de palabra).

Form: Este tmplate se utiliza para informes tipo Formulario.

Cross-Tab: Este es un estilo de reporte con valores cruzados.

Subreport: Son similares a un reporte normal con la excepcin de que estos se incrustan dentro de los reportes con la finalidad de complementar o agregar informacin, estos son muy utilizados.

Mail Label: Este se utiliza para generar etiquetas para cartas.

Drill Down: Este es un estilo de reporte tambin muy utilizado es similar a un master/detalle solo que el detalle se presenta oculto y el usuario puede hacer doble clic sobre el master y se despliega el detalle, este tambin se le llama reporte interactivo.

Seleccionamos Standard damos clic en OK.

Luego se desplegar la ventana de Acceso a datos presentando diferentes flder con diferentes tipos de fuentes de datos entre las que podemos citar:

Profesor: Ing. Omar Vaella Rojas

Project Data: en este flder se desplegaran las diferentes conexiones que se encuentren activas en el proyecto actual, desplegar 2 subfolder, el primero es ADO.NET DataSets donde se despliegan las diferentes estructuras de los DataSets que se encuentren en el proyecto y el segundo desplegar los diferentes objetos connection que se encuentren activos.

OLE DB (ADO): Este flder se utiliza para crear una conexin a una fuente de datos a travs OLE DB, Al hacer clic en esta ventana se despliega una ventana con una lista de todos los proveedores de acceso a datos instalados en su maquina para que se seleccione el adecuado y sea configurado (de este hablaremos mas adelante ya que es el que estaremos utilizando).

Profesor: Ing. Omar Vaella RojasODBC: Este flder se utiliza para crear una conexin a una fuente de datos a travs de ODBC, este se utiliza cuando no contamos con un proveedor de acceso a datos de tipo OLEDB.

Database file: Este flder se utiliza para especificar proveedores de acceso a datos que son almacenados como archivos (*.mdb, *.dbf, *.xls, etc), al seleccionar esta opcin se abrir la ventana para que seleccionemos el archivo y segn el tipo se desplegar el cuadro de dialogo correspondiente para su configuracin.

Favorito, History: Estos flder se utilizan el primero para almacenar las conexiones mas utilizas por nosotros y el segundo guarda automticamente un histrico de las fuentes de datos que hemos utilizados.

More Data Source: Este flder se utiliza para acceder datos en formato XML, EXCEL.

Damos clic sobre el flder OLE DB (ADO)se desplegar la ventana de Proveedores de acceso a datos por OLEDB que tengamos instalados en nuestra maquina (estos proveedores instalan automticamente cuando instalamos las base de datos, MDAC x.x y algunos ya los trae Windows agregados).

Profesor: Ing. Omar Vaella Rojas

Seleccionamos Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider y damos clic sobre el botn Next, luego se abrir la ventana de configuracin del Proveedor que seleccinanos, esta ventana puede variar segn el OLEDB Driver que hayamos seleccionado.

Profesor: Ing. Omar Vaella Rojas

Damos clic sobre el pequeo botn que est a la derecha del primer TextBox, se abrir la ventana de Dialogo Abrir buscamos la base de datos NorthWind.mdb (esta base de datos viene con Microsoft Offices y el cdigo de este articulo incluye una copia).

Damos clic en el botn Finish y desplegar bajo el flder OLE DB (ADO) de la ventana de Acceso a datos una conexin indicando la ruta de la base de datos y 2 grupos Tables y Views, en el grupo Tables estn todas la tablas que contiene esta base de datos y en el grupo Views las vistas que estn contenidas en la base de datos, de aqu seleccionaremos las tablas que utilizaremos para extraer la informacin que se presentar en el reporte, damos clic en el signo de mas(+) que tiene el grupo a la izquierda y buscamos la tabla Categories, damos clic sobre esta tabla y luego clic sobre el botn Insert Table y la tabla se desplegar en el cuadro de la derecha, esto nos indica que esta tabla estar incluida en nuestro reporte, luego buscamos la tabla Products y damos clic en el botn Insert Table otra vez, luego damos clic en Next.

Ahora se desplegara la ventana de relacin entre tablas, aqu las tablas que seleccionamos en el punto anterior son representadas por pequeos cuadros con los nombres de los campos dentro, tambin se desplegara una lnea delgada entre las tablas indicando la rel