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GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA

DEL ECUADOR

REPÚBLICA DEL ECUADOR

SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Instructivo para la desconcentración de clases de registros contables (fase 3) 2012

INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIÓN DE CLASES DE REGISTROS CONTABLES (Fase 3) 2012


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INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIÓN DE CLASES DE

REGISTROS CONTABLES (Fase 3) 2012

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DE FINANZAS DEL ECUADOR.

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Documento propiedad de:

MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.

República del Ecuador.

Edición: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Autores: Ing. Luis Alberto Fiallos

Analista de Estados Financieros

Aprobado: Dra. Sonia Proaño

Directora Nacional de Estados Financieros:

Eco. Magdalena Vicuña

Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental:

Fecha: 05/07/2012


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ÍNDICE

Contenido

BASE LEGAL .............................................................................. 5

ÁMBITO DE APLICACIÓN ......................................................... 6

PROCEDIMIENTO ...................................................................... 6

LIMITACIONES ......................................................................... 10

LIMITACIONES ......................................................................... 11

LIMITACIONES ......................................................................... 15

REGISTRO EN LA HERRAMIENTA INFORMATICA VIGENTE ................................................................................................... 19


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INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIÓN DE CLASES DE REGISTROS CONTABLES (Fase 3) 2012

Dirigido a: Entidades de gobierno central, descentralizadas y autónomas y empresas públicas que operan en el e-Sigef

BASE LEGAL

La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, en

concordancia con los artículos 152 y 158 del Código Orgánico de Planificación y

Finanzas Públicas que respectivamente señalan:

“Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable… ”.

“Art. 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa para expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero.”

Por lo expuesto, esta Subsecretaría emite las directrices para la desconcentración de

clases de registros contables (fase 3) 2012, para que las entidades ejecuten en la

herramienta informática e-Sigef los registros contables de forma directa.


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ÁMBITO DE APLICACIÓN

En esta oportunidad se liberaran clases de registros contables tipo, direccionadas a

ajustes y regularizaciones de bienes y existencias.

Las directrices emitidas en este documento son de aplicación para las entidades que

operan en el sistema e-Sigef.

Las clases de registro contables tipo reemplazarán a algunas clases de registro

contables parametrizadas en la herramienta informática e-Sigef, las cuales pasarán a

estado restrictivo, las clases de registro contable tipo, tienen la característica de que

están a nivel de cuenta de mayor o de nivel 1, y dan la opción para que la entidad

pueda seleccionar la cuenta a un nivel más desagregado que es el que tiene la

asociación presupuestaria

PROCEDIMIENTO

El registro de los asientos contables, la verificación de la documentación suficiente, la

aplicación de las normas de control interno y el adecuado funcionamiento de la

gestión financiera es responsabilidad de la Entidad. La misión de la Subsecretaría de

Contabilidad Gubernamental es consolidar y analizar los estados financieros del

sector público, así como la emisión de directrices contables, políticas y manuales de

procedimientos relativos a activos, pasivos y patrimonio público.

A continuación se detallan las clases de registro contables desconcentradas para las

entidades de Gobierno Central, Descentralizadas y Autónomas y Empresas Públicas


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que operan en el sistema e-Sigef, las cuales se registrarán de la misma forma como

indica en el “Instructivo para la Desconcentración de Clases de Registro Contables

(fase 2)”.

1.- En el caso que la entidad se encuentre produciendo, deberá utilizar las siguientes

clases de registro para productos semiterminados y terminados.

TXCP TRASLADO EXISTENCIAS CONSUMO CORRIENTE A EXISTENCIAS PRODUCTOS SEMITERMINADOS

Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario

132.03.00 Existencias de Productos Semiterminados XXXX

131.01.00 Existencias de Bienes de Uso y Consumo Corriente XXXX

TXST TRASLADO EXISTENCIAS PRODUCTOS SEMITERMINADOS A EXISTENCIAS PRODUCTOS TERMINADOS


132.05.00 Existencias de Productos Terminados XXXX 132.03.00 Existencias de Productos Semiterminados XXXX

TXTC TRASLADO EXISTENCIAS PRODUCTOS TERMINADOS A COSTOS ACUMULADOS DE PRODUCTOS TERMINADOS


133.93.00 Costos Acumulados de Productos Terminados XXXX 132.05.00 Existencias de Productos Terminados XXXX

2.- Para la acumulación de costos en proyectos y programas automático, deberán

utilizar las clases de registro descritas a continuación, las cuales se encuentran

asociadas a un tipo de transacción 100 y 101 respectivamente.


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Ruta: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias/Ajustes y

Reclasificaciones/Ajustes por Acumulación de Costos en Proyectos y Programas.

APRYACUMULACION COSTOS PROYECTOS


151.92 Acumulación de Costos en Inversiones en proceso XXXX 151.00 Inversiones en obras en proceso XXXX

Tipo de transacción 101

APRG ACUMULACION COSTOS PROGRAMAS


152.92 Acumulación de Costos en Inversiones en Programas en ejecución XXXX

152.00 Inversiones en Programas en ejecución XXXX



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LPBP LIQUIDACION DE PROYECTOS BIENES DE USO PUBLICO


151.98 Aplicación a Gastos de Gestión XXXX

151.92 Acumulación de Costos en Inversiones en Programas en Ejecución XXXX


LPIN LIQUIDACION DE PROGRAMAS INTANGIBLES


152.98 Aplicación a Gastos de Gestión XXXX

152.92 Acumulación de Costos en Inversiones en Programas en Ejecución XXXX


Nota: Para la acumulación de costos en proyectos y programas manuales las

entidades deberá utilizar las clases de registro ACPY para Proyectos y ACPP

para Programas, la ruta será: Contabilidad - Registro Contable –

Comprobante Contable UE.

3.- Para la disminución se existencias se procederá con la utilización de la siguiente

clase de registro contable:

DEB1 CONSUMO EXISTENCIAS BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO


634.00.00 Bienes y servicios de consumo XXXX 131.00.00 Existencias para consumo corriente XXXX


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4.- Para la actualización de existencias se utilizará la clase de registro:

DEB2 ACTUALIZACION DE EXISTENCIAS PARA CONSUMO CORRIENTE


639.52.00 Actualización del Patrimonio XXXX 611.00 Patrimonio Público XXXX131.00.00 Existencias para consumo corriente XXXX

DEB3 ACTUALIZACION DE EXISTENCIAS INVERSIONES EN PRODUCTOS EN PROCESO


639.52.00 Actualización del Patrimonio XXXX 611.00 Patrimonio Público XXXX133.00.00 Inversiones en Productos en Proceso XXXX

DEB4 ACTUALIZACION DE EXISTENCIAS INVERSIONES EN COMERCIALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN


639.52.00 Actualización del Patrimonio XXXX 611.00 Patrimonio Público XXXX135.00.00 Inversiones en Comercialización y Distribución XXXX

LIMITACIONES

Si el ajuste corresponde a años anteriores, se utilizará la cuenta de patrimonio

611 correspondiente; y en el caso de ser un ajuste de año vigente, se utilizará

la cuenta de actualización de patrimonio 639.52.


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5.- Para la incorporación de existencias no registradas se utilizara la clase de registro:

IEB5 INCORPORACION EXISTENCIAS PARA CONSUMO CORRIENTE


131.00.00 Existencias para consumo corriente XXXX629.52.00 Actualización de Activos XXXX 611.00 Patrimonio Público XXXX

IEB6 INCORPORACION EXISTENCIAS INVERSIONES EN PRODUCTOS EN PROCESO


133.00.00 Inversiones en Productos en Proceso XXXX629.52.00 Actualización de Activos XXXX 611.00 Patrimonio Público XXXX

IEB7 INCORPORACION EXISTENCIAS INVERSIONES EN COMERCIALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN


135.00.00 Inversiones en Comercialización y Distribución XXXX629.52.00 Actualización de Activos XXXX 611.00 Patrimonio Público XXXX

LIMITACIONES

Si el ajuste corresponde a años anteriores, se utilizará la cuenta de patrimonio

611 correspondiente; y en el caso de ser un ajuste de año vigente, se utilizará

la cuenta de Actualización de Activos 629.51.


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6.- Para la baja de Bienes de Larga Duración se procederá con la utilización de las

siguientes clases de registro contables:

DBA1 ACTUALIZACION BIENES DE ADMINISTRACION


639.52 Actualización del Patrimonio XXXX 611.00 Patrimonio XXXX141.99.00 Depreciación Acumulada XXXX 141.00.00 Bienes de administración XXXX

DBP2 ACTUALIZACION BIENES DE PRODUCCION


639.52 Actualización del Patrimonio XXXX 611.00 Patrimonio XXXX 142.99.00 Depreciación Acumulada XXXX 142.00.00 Bienes de producción XXXX

DBY4 ACTUALIZACION BIENES DE PROYECTOS


639.52 Actualización del Patrimonio XXXX 611.00 Patrimonio XXXX 144.99.00 Depreciación Acumulada XXXX 144.00.00 Bienes de proyectos XXXX

DBA5ACTUALIZACION BIENES DE PROGRAMAS


639.52 Actualización del Patrimonio XXXX 611.00 Patrimonio XXXX

145.99.00 Depreciación Acumulada XXXX 145.00.00 Bienes de programas XXXX


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7.- En caso de que las instituciones efectúen compras de bienes de larga duración y

que no han sido registrados contablemente, se procederá a realizar un ajuste, para

que dichos bienes se registren en el grupo 14 correspondiente.

AJB1 AJUSTES BIENES DE LARGA DURACIÓN – BIENES DE ADMINISTRACIÓN


141.01.03 Mobiliarios XXXX 141.01.04 Maquinaria y Equipo XXXX 141.01.06 Herramientas XXXX 141.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos XXXX 141.01.08 Bienes Artísticos y Culturales XXXX 141.01.09 Libros y Colecciones XXXX 141.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública XXXX 141.01.11 Partes y Repuestos XXXX 141.05.12 Semovientes XXXX 141.05.13 Bosques XXXX 141.05.14 Acuáticos XXXX 141.05.15 Plantas XXXX 611.01 Patrimonio Gobierno Central XXXX

611.03 Patrimonio Entidades Descentralizadas y Autónomas XXXX

611.07 Patrimonio Empresas Públicas XXXX

611.09 Patrimonio Gobiernos Autónomos Descentralizados XXXX

629.51 Actualización de Activos XXXX


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AJB2 AJUSTES BIENES DE LARGA DURACIÓN – BIENES DE PROYECTOS


144.01.03 Mobiliarios XXXX 144.01.04 Maquinaria y Equipo XXXX 144.01.06 Herramientas XXXX 144.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos XXXX 144.01.08 Bienes Artísticos y Culturales XXXX 144.01.09 Libros y Colecciones XXXX 144.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública XXXX 144.01.11 Partes y Repuestos XXXX 144.05.12 Semovientes XXXX 144.05.13 Bosques XXXX 144.05.14 Acuáticos XXXX 144.05.15 Plantas XXXX 611.01 Patrimonio Gobierno Central XXXX





AJB3 AJUSTES BIENES DE LARGA DURACIÓN – BIENES DE PROGRAMAS


145.01.03 Mobiliarios XXXX 145.01.04 Maquinaria y Equipo XXXX 145.01.06 Herramientas XXXX 145.01.07 Equipos, Sistema y Paquetes Informáticos XXXX 145.01.08 Bienes Artísticos y Culturales XXXX 145.01.09 Libros y Colecciones XXXX 145.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública XXXX 145.01.11 Partes y Repuestos XXXX 145.05.12 Semovientes XXXX


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145.05.13 Bosques XXXX 145.05.14 Acuáticos XXXX 145.05.15 Plantas XXXX 611.01 Patrimonio Gobierno Central XXXX





LIMITACIONES

1. Si el ajuste corresponde a años anteriores, se utilizará la cuenta de

patrimonio 611 correspondiente; y en el caso de ser un ajuste de año

vigente, se utilizará la cuenta de actualización de activos 629.51.

2. Este tipo de ajuste no se lo podrá realizar para los bienes referentes a

Vehículos, Terrenos, Edificios, Locales y Residencias: Cualquier tipo de

ajuste para los bienes nombrados se los realizará conforme a lo que estable

la base legal vigente para estos casos.

8.- Se utiliza este tipo de ajuste cuando se registra un bien de larga duración dentro

de los subgrupos 141, 144 o 145, por error. Así como también para traslado de

activos institucionales.

AJB4 AJUSTE DE BIENES DESTINADOS A LA ADMINISTRACIÓN, PROGRAMAS O PROYECTOS


141.01.03 Mobiliarios XXXX 141.01.04 Maquinaria y Equipo XXXX 141.01.06 Herramientas XXXX 141.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes XXXX


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Informáticos 141.01.08 Bienes Artísticos y Culturales XXXX 141.01.09 Libros y Colecciones XXXX

141.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública XXXX

141.01.11 Partes y Repuestos XXXX 141.05.12 Semovientes XXXX 141.05.13 Bosques XXXX 141.05.14 Acuáticos XXXX 141.05.15 Plantas XXXX 144.01.03 Mobiliarios XXXX 144.01.04 Maquinaria y Equipo XXXX 144.01.06 Herramientas XXXX

144.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos XXXX

144.01.08 Bienes Artísticos y Culturales XXXX 144.01.09 Libros y Colecciones XXXX




145.01.08 Bienes Artísticos y Culturales XXXX

145.01.09 Libros y Colecciones XXXX


145.01.11 Partes y Repuestos XXXX 145.05.12 Semovientes XXXX 145.05.13 Bosques XXXX 145.05.14 Acuáticos XXXX 145.05.15 Plantas XXXX 141.99 Depreciación Acumulada XXXX 144.99 Depreciación Acumulada XXXX 145.99 Depreciación Acumulada XXXX 141.01.03 Mobiliarios XXXX 141.01.04 Maquinaria y Equipo XXXX 141.01.06 Herramientas XXXX 141.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes XXXX


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Informáticos 141.01.08 Bienes Artísticos y Culturales XXXX 141.01.09 Libros y Colecciones XXXX










145.01.11 Partes y Repuestos XXXX 145.05.12 Semovientes XXXX 145.05.13 Bosques XXXX 145.05.14 Acuáticos XXXX 145.05.15 Plantas XXXX 141.99 Depreciación Acumulada XXXX 144.99 Depreciación Acumulada XXXX 145.99 Depreciación Acumulada XXXX


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LIMITACION

1.- Este tipo de ajuste no se lo podrá realizar para los bienes referentes a

Vehículos, Terrenos, Edificios, Locales y Residencias: Cualquier tipo de ajuste

para los bienes nombrados se los realizará conforme a lo que estable la base

legal vigente para estos casos.

9.- Este tipo de ajustes se los realizaran para la liquidación de bienes de larga

duración referentes a Proyectos y programas, así como también los bienes de

administración.

AJB5 AJUSTE LIQUIDACION BIENES DE ADMINISTRACION – PROYECTOS BIENES LARGA DURACION


141.00.00 Bienes de Administración XXXX

151.41.00 Bienes Muebles XXXX 151.42.00 Bienes Inmuebles XXXX 151.43.00 Bienes de Exportaciones XXXX 151.44.00 Bienes Biológicos XXXX 151.45.00 Bienes Muebles no Depreciables XXXX 151.46.00 Bienes Biológicos no Depreciables XXXX

AJB6 AJUSTE LIQUIDACION BIENES DE ADMINISTRACION – PROGRAMAS BIENES LARGA DURACION



152.41.00 Bienes Muebles XXXX 152.42.00 Bienes Inmuebles XXXX 152.43.00 Bienes de Exportaciones XXXX 152.44.00 Bienes Biológicos XXXX 152.45.00 Bienes Muebles no Depreciables XXXX152.46.00 Bienes Biológicos no Depreciables XXXX


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REGISTRO EN LA HERRAMIENTA INFORMATICA VIGENTE

Para la utilización de las clases de registros desconcentradas, los usuarios de las

instituciones que utilizan la herramienta informática e-Sigef, deberán considerar el

siguiente procedimiento:

1. Analizar el caso presentado por la entidad, con respecto a los ajustes en las

diferentes cuentas contables y sus respectivos auxiliares utilizados.

2. Definir en forma teórica el asiento contable a utilizar, para lograr la regulación

del ajuste contable a solucionar.

3. Confirmar los saldos de las cuentas contables que se está analizando, en la

herramienta informática e-Sigef.

4. Verificar la documentación suficiente y competente, que sirva de soporte para

sustentar la aplicación del ajuste contable a efectuar.

5. Una vez identificado el problema y la posible solución de los débitos y créditos

que serán aplicados contablemente, consultará en la herramienta informática e-

Sigef, si las cuentas contables, a las que hace referencia el análisis, se

AJB7 AJUSTE LIQUIDACION DE PROYECTOS BIENES PARA LA INSTITUCION



151.92 Acumulación de Costos en Inversiones en Obras en Proceso XXXX


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encuentran parametrizadas para su aplicación, a través de la siguiente ruta de

consulta:

Ruta: Catalogo/Contabilidad/Asiento Tipo de Operaciones

Ingresando a esta ruta le permitirá visualizar la siguiente lista de clases de registros:


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Por medio de la opción de Filtros, ubicada en la parte inferior izquierda de la pantalla,

el servidor podrá realizar la búsqueda de la cuenta contable que requiere, para lo cual

deberá llenar los campos como se muestra a continuación:

En el ejemplo se busca una cuenta 124.98.01; se utiliza el filtro hasta la opción de

Cuenta Nivel 1, para que aparezcan todas las opciones de parametrización existentes

en la herramienta informática e-Sigef; al dar click en “Aplicar Criterios”, aparecen las

clases de registros conforme a los datos seleccionados a través del filtro.


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Se debe tomar en consideración la descripción de la clase de registro como primera

opción, y la naturaleza del movimiento contable que necesite (Débito o Crédito D/C)

como segunda alternativa, tal como se muestra en la pantalla:

Una vez identificada la clase de registro, podrá visualizar el movimiento contable con

una nueva consulta por Filtros, de la siguiente manera:

Dar click en el ícono de “Consultar Todos los Registros” para limpiar las

consultas anteriores y llenar los campos del Filtro como se indica:


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En esta opción se verificara las cuentas contables que posee la clase de registro

seleccionada.

Ejecutar la clase de registro contable; la entidad será la responsable del

adecuado uso de la clase de registro contable, cumpliendo con las principios

contables y normativa contable vigente para realizar el registro por medio de la

herramienta informática e-Sigef, tal como se muestra en la siguiente ruta:


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El funcionario deberá seguir los procedimientos de utilización general contemplados

en todo registro de ajuste contable dentro del sistema; los cuales son: Crear, Detallar

y Aprobar. A continuación se presentan las pantallas que muestran el proceso.

Después de llenar la cabecera, se ingresa a la pantalla de detalles, donde se digitan

las cuentas que forman parte del asiento contable con sus respectivos auxiliares,

montos y naturaleza de la cuenta.


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Una vez ingresados los datos, deberá confirmar que el asiento contable esté

cuadrado, que los auxiliares y el monto sean los correctos, para proceder con la

aprobación del mismo.

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