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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA TERRITORIAL DE PARIA
“LUIS MARIANO RIVERA”
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN
CARÚPANO – ESTADO SUCRE
Julio de 2017
Instructivo Informativo sobre la Planificación
como fase del Proceso Administrativo
Dirigido al Personal Administrativo de la
Escuela Bolivariana “Playa Grande”
Parroquia Bolívar, Municipio Bermúdez del
Estado Sucre.
Tutor Académico:
Licda. Jacqueline Peña
Tutor Especialista:
Licda. Mirangela Velásquez
Participantes:
Nazareth Echeverría C.I.26.422.042 Anolvis Laffont C.I.24.716.003
Hilcarina Zabala C.I.26.925.816
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DEDICATORIA
Dedicamos este trabajo principalmente a dios todo poderoso por
permitir que llegáramos hasta esta etapa tan importante de nuestras vidas. A
todos los profesores que nos han brindado los conocimientos necesarios
para el desarrollo de este trabajo y nos han acompañado a lo largo este
proceso, A nuestros padres por darnos las fuerzas que necesitamos para
seguir adelante, A la escuela bolivariana playa grande por ser el lugar donde
se llevó a cabo este proyecto.
Le dedicamos este proyecto a todos ustedes
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AGRADECIMIENTOS
Le agradecemos primeramente a dios todo poderoso por
acompañarnos y guiarnos a lo largo de la carrera por ser nuestra fortaleza en
los momentos de debilidades y por brindarnos una vida llena de
aprendizajes, experiencias y felicidad.
Le damos gracias a nuestros padres por apoyarnos en todo momento
y por los valores que nos han inculcado y por darnos la oportunidad de tener
una excelente educación a lo largo de nuestras vidas. Sobre todo, por ser un
excelente ejemplo de vida a seguir.
Le agradecemos la confianza, apoyo y dedicación de tiempo a
nuestros profesores: Willmary Mata, Jacqueline Peña. A nuestra tutora
Mirangela Velázquez. Por guiarnos y brindarnos todos los conocimientos
necesarios para desarrollar este proyecto y alcanzar el éxito.
Le damos gracias al personal que hace vida en la Escuela Bolivariana
Playa Grande, por abrirnos las puertas de la institución y permitirnos realizar
este proyecto.
Gracias a todos por ser el pilar fundamental de nuestra carrera.
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ÍNDICE GENERAL
Dedicatoria.
Agradecimiento.
Índice General.
Resumen del Proyecto.
Introducción.
1. Identificación del Objeto de Estudio.
1.1. Nombre de la Comunidad.
1.2. Misión y Visión.
1.3. Localización Geográfica.
1.4. Reseña Histórica.
1.5. Organizaciones Vinculadas al Proyecto.
2. Diagnóstico Situacional.
2.1. Aplicación de las Técnicas para el desarrollo del Proyecto.
2.2. Descripción de las Dimensiones del Objeto de Estudio.
2.3. Necesidades y potencialidades Presentes en el Objeto de
Estudio.
2.4. Selección del Tema de Desarrollo.
3. Justificación.
4. Vinculación del Proyecto con el Plan de Desarrollo Económico y
Social de la Nación Vigente. Líneas de Investigación PNF y
Transversalidad con el Eje de Proyectos Socio-Crítico y Profesional.
5. Planteamiento del Problema.
6. Formulación de Objetivos.
6.1. Objetivo General.
6.2. Objetivos Específicos.
7. Estructura y Organización de Acciones a Ejecutar.
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7.1. Plan de Acción.
7.2. Cronograma de Actividades.
7.3. Presupuesto.
8. Marco Teórico.
8.1. Bases Referenciales.
8.2. Bases Teóricas.
8.3. Bases Legales.
9. Marco Metodológico.
9.1. Fundamentación de la Utilización del Enfoque Metodológico,
Investigación Acción Participativa (IAP).
9.2. Técnicas e Instrumentos para la Recolección de Datos.
9.3 Población y Muestra.
9.4. Sistematización.
9.5. Resultado Científico.
9.5.1. Población Beneficiada.
9.5.2. Objetivo de la Propuesta.
9.5.3. Memoria Descriptiva.
9.5.4. Impacto Social.
10. Conclusiones y Recomendaciones.
10.1. Conclusiones.
10.2. Recomendaciones.
Bibliografía.
Anexos.
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República Bolivariana de Venezuela Ministerio del P.P.P La Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología
Universidad Politécnica Territorial de Paria “Luis Mariano Rivera”
Programa Nacional de Formación en Administración Carúpano – Edo. Sucre
RESUMEN
El presente proyecto es un Instructivo Informativo sobre la Planificación como Fase del Proceso Administrativo dirigido al personal administrativo de la Escuela Bolivariana Playa Grande tiene como propósito principal el fortalecimiento del personal administrativo que hace vida dentro de la institución. En esta investigación se utilizó la metodología (IAP) Investigación Acción Participativa la cual permitió recolectar información y conocer la realidad de los problemas presentes en la institución a través de ella se aplicaron las técnicas e instrumentos de recolección de datos, también se utilizó el diseño documental; este sirvió para revisar varios trabajos de investigación realizados por otros autores. Este proyecto tiene como objetivos específicos identificar las causas por la que el personal administrativo de la Escuela Bolivariana Playa Grande presenta debilidades a la hora de planificar las diversas actividades que realizan en la institución. Describir el objetivo y el alcance del instructivo informativo. Establecer la información teórica y práctica que debe contener el instructivo informativo. Dar a conocer el instructivo informativo al personal administrativo de la Escuela Bolivariana Playa Grande. La ejecución de estos objetivos fue factible ya que se realizaron todas las actividades y se logró la meta. El desarrollo de este proyecto ha generado un cambio significativo en el personal administrativo de la institución debido que, a través de él, se ha buscado una solución al problema que presentan. Se logró solucionar el mismo con la implementación de un instructivo informativo sobre la planificación.
Instructivo Informativo sobre la Planificación como fase del Proceso
Administrativo Dirigido al Personal Administrativo de la Escuela
Bolivariana “Playa Grande” Parroquia Bolívar, Municipio
Bermúdez del Estado Sucre.
Tutor Académico:
Licda. Jacqueline Peña
Tutor Especialista:
Licda. Mirangela Velásquez
Realizado Por:
Nazareth Echeverria
C.I.26.422.042
Anolvis Laffont
C.I.24.716.003
Hilcarina Zabala
C.I.26.925.816
1
INTRODUCCIÓN
El presente proyecto de investigación se refiere a un instructivo
informativo sobre la planificación como fase del proceso administrativo
dirigido al personal administrativo de la escuela bolivariana playa grande
principalmente está basado en la planificación educativa, organización, la
ejecución la dirección, coordinación, el control y la evaluación que son los
procesos para cumplir los objetivos de toda institución educativa.
La característica principal es llamada debilidad del personal
administrativo a la hora de planificar diversas actividades, para analizar esta
problemática fue necesario la aplicación de un instrumento de recolección de
datos con él se logró detectar la problemática en dicho personal.
La finalidad u objetivo del desarrollo del proyecto de investigación fue
con la intención de ayudar a la institución por medio de un instructivo
informativo para que así llevaran una buena planificación:
La primera fase está estructurada: con nombre de la organización,
misión y visión, localización geográfica: estado, municipio, parroquia, y
dirección, reseña histórica, organizaciones vinculadas al proyecto, análisis
situacional, población y muestra y técnicas e instrumento de recolección de
datos, diagnostico (análisis y procesamiento de la información), problema,
necesidades y potencialidades del entorno y selección del tema.
La segunda fase está estructurada: con las bases que hacen
referencias a las teorías que sustentan el proyecto, el plan de acción que
contiene las actividades que se van a desarrollar, cronograma de actividades
y presupuesto.
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La tercera fase está estructurada: población beneficiada, objeto de la
propuesta, metodología empleada, memoria descriptiva, descripción del
producto y servicio y la presentación del producto final.
La cuarta fase está estructurada: con las conclusiones y
recomendaciones y anexos del proyecto.
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1. Identificación del Objeto de Estudio.
1.1. Nombre de la Comunidad o Institución.
Escuela Bolivariana “Playa Grande” Rif.: J-308670731
1.2. Misión y Visión.
Misión:
Organizar y orientar la formación integral y permanente de los y las
educandos y la comunidad en sus dimensiones humanistas, haciendo de
ellos ciudadanos participativos de elevado nivel académico, cultural y social
con ética y sentido propio para que contribuya al mejoramiento de la
sociedad, teniendo como prioridad el desarrollo de su entorno socio –
comunitario.
Fomentar y mejorar las relaciones humanas entre el personal docente,
estudiantes, padres, representantes y comunidad en general.
Visión:
Garantizar una educación democrática, participativa, multiétnica y
pluricultural a través de los planes, programas, proyectos y políticas
educativas que permitan formar integralmente a los niños, niñas y
adolescentes, sin ningún tipo de discriminación, con valores fortalecidos,
rescatando el ideario bolivariano en función de reivindicar el papel de la
nación que se reconocen sus historias para asumir los restos del momento.
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1.3. Localización Geográfica.
La Escuela Bolivariana “Playa Grande”, se encuentra ubicada en la
comunidad de Playa Grande, parroquia Bolívar, municipio Bermúdez del
estado Sucre.
Sus límites geográficos son los siguientes; por el norte: El sector La
Playa, por el sur: Cerro El Margariteño, por el este: con los Bloques Augusto
Malavé Villalba, por el oeste: con la urbanización Las Casitas.
1.4. Reseña Histórica.
Identificación y Reseña de la Escuela.
La Escuela Bolivariana “Playa Grande”, fue inaugurada el 03 de
diciembre de 1.993, como Unidad Educativa “Creación Playa Grande”,
ubicada en la Urbanización Augusto Malavé Villalba, parroquia Bolívar,
municipio Bermúdez del estado Sucre.
El área geográfica de la escuela abarca las Urbanizaciones San
Rafael Arcángel, Agustín Ortiz Rodríguez y el sector La Marina de Playa
Grande.
Esta casa de estudio inicia sus actividades académicas el 11 de enero
del año 1.994, por gestión de la asociación de vecinos, institución que le
correspondió para ese entonces la selección del personal, el cual estuvo
integrado por 06 docentes, 01 secretaria, 06 obreros, y contaba con una
matrícula de 170 estudiantes, incorporándose tres meses más tarde 01
coordinador.
El 09 de diciembre de 1.996, pasa a formar parte del grupo de
Escuelas Integradas, proyecto que se inició en el estado Mérida, siendo ésta
la única institución en el estado Sucre, sustituyéndose el doble turno por el
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turno integral de 08 horas, suministrándose a los niños (as) los alimentos a
través del Proyecto de Alimentación Escolar (P.A.E).
El 16 se septiembre de 1.999 en atención a la resolución 179 del
Ministerio de Educación y Deporte, se inicia como Escuela Bolivariana.
Cronológicamente ha sido administrada por los siguientes directivos:
Prof. Ramón Pereira desde 1.994 – 1.995.
Profa. Delvalle de Castillo desde 1.995 – 1.996.
Prof. Alcides Rausseo desde 1.996 – 1.999.
Prof. Yuri Bottini desde 1.999 – 2.001.
Profa. Tivisay Rodríguez desde 2.001 – 2.008.
Profa. Zoraida Rodríguez desde 2.008 – 2.010.
Prof. Luis Mujica desde 2.010 – 2.012.
Prof. Andrés Eloy Quijada González desde el 23-01-2012 hasta la
presente fecha.
Actualmente el plantel cuenta con una matrícula de 643 estudiantes y
está constituida por 01 director, 01 subdirector administrativo, 01 subdirector
académico, 05 secretarias, 02 auxiliares de preescolar, 02 bibliotecarias con
sus respectivas auxiliares, 20 docentes de aula, 03 docentes especialistas de
desarrollo endógeno, 02 de teatro, 02 de música, 02 de artes plásticas, 01 de
danza, 02 de bienestar estudiantil, 02 de computación, 02 de educación
física, 02 de aula integrada, 02 de P.A.E., 03 mayordomas, 03 porteros, 02
obreros de mantenimiento, 01 mensajero, 02 vigilantes y 22 aseadores.
En la institución se promueve a través de los Proyectos de
Aprendizajes experiencias significativas en el trabajo productivo e innovador
de los programas (Proyecto P.A.E.), desarrollo endógeno, salud integral
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(bienestar estudiantil), enseñanza social de la ciencia y la tecnología
(proyecto Canaima), el componente cultural (teatro, danza, música y el
periódico escolar), la educación física, el deporte y la recreación, educación
sísmica, patrulla escolar, sociedad bolivariana, proyecto leer y el plan
revolucionario de lectura.
Aun cuando tenemos los espacios adecuados para poner en marcha
el proyecto de todas las manos a la siembra, no contamos con las
herramientas indispensables para ejecutar eficazmente este programa.
Tampoco con los instrumentos musicales y salón de usos múltiples para el
ensayo de las actividades culturales.
Infraestructura.
La Escuela Bolivariana “Playa Grande”, está conformada por, 02
plantas de 21 aulas, 01 biblioteca, 01 cancha deportiva, 01 consultorio
Médico-Odontológico, 01 laboratorio de computación, 07 departamentos, 01
cocina, 08 baños y 01 tanque subterráneo.
Es evidente que como toda área comunitaria presenta diversos
problemas entre los que se destacan, falta de mantenimiento del canal de
drenaje, el cual conlleva a la proliferación de enfermedades tales como,
dengue, paludismo, entre otras, aparte de presentarse brotes de agua en los
baños por el mal estado de las tuberías, se encuentra dentro de la institución
tendidos eléctricos y en algunos salones hay deficiencia de iluminación y de
ventilación artificial, así mismo se encuentran algunas ventanas, puertas y
mesas / sillas dañadas.
Debido al aumento de la población escolar se ha tenido un mayor uso
de las instalaciones y mobiliarios, trayendo como consecuencia el desgaste
de los mismos y de los equipos de electrodomésticos y utensilios de cocina.
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Todavía falta por construir y culminar obras, tales como, techado de la
cancha, canal de recolector de aguas de lluvias, drenaje, reposición de
puertas, rejas y ventanas de los salones, puesta en funcionamiento del
consultorio odontológico, reparación de mesas / sillas, así como de la cerca
que se encuentra en la entrada de la institución.
Dotación.
La institución fue dotada para principio de este año escolar de 01
computadora con impresora, 02 aires acondicionados de 18.000 BTU, por
parte de P.D.V.S.A., así mismo de 01 DVD, 01 corneta y 01 equipo de sonido
por los estudiantes de posgrado de la U.P.E.L. Actualmente se está
gestionando por la Alcaldía del Municipio Bermúdez, la donación de 02 aires
acondicionados para los consultorios de odontología y barrio adentro, que se
encuentran dentro de las instalaciones del plantel.
Condiciones Ambientales.
Por encontrarse situada en una zona costera está propensa a padecer
un evento adverso (maremoto). Además, por estar ubicada debajo de los
tanques que surten de agua a Carúpano, se encuentra sujeta a sufrir una
inundación o avalancha, como consecuencia del colapso de los mismos,
producto de un sismo.
Debido a esta situación se hace necesario crear en la institución
brigadas de prevención integral, realizar simulacros de desalojo, evacuación
y traslado de los niños, niñas y personal en general a las partes más altas de
la urbanización o hacia la comunidad de Playa Grande.
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Servicios Básicos.
Esta casa de estudios, posee los servicios de agua potable,
electricidad, teléfono e internet.
1.5. Organizaciones Vinculadas al Proyecto.
Dentro de las organizaciones vinculadas al proyecto se tienen:
La Universidad Politécnica Territorial de Paria “Luis Mariano Rivera”,
ya que, como ente integrador, a través de los equipos investigadores
del eje proyecto aportan alternativas de solución a los problemas
presentes en las comunidades y en este caso particular en la Escuela
Bolivariana “Playa Grande”
La Escuela Bolivariana “Playa Grande”, la institución está vinculada,
ya que además de ser beneficiaria principal con el desarrollo del
proyecto, es también la que aporta toda la información necesaria para
el desarrollo del trabajo de investigación.
2. Diagnóstico Situacional.
Según Pérez en (2005:39) “es una fase de gran importancia para la
elaboración de proyecto, permite ubicar los principales problemas,
desemplear sus causas de fondos, ofrece vías de acción para irlo
resolviendo. De acuerdo con lo planteado se puede determinar que para
reconocer los problemas que conforman la comunidad, organización o la
empresa para darle una posible solución, se debe realizar un diagnóstico
como una herramienta fundamental, ya que este proporciona el conocimiento
de objeto de estudio”.
De acuerdo con lo antes mencionado el diagnóstico situacional es
importante ya que permite determinar las problemáticas presentes en la
comunidad o institución, a través de él se desarrollan las potencialidades del
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grupo investigador, ya que tienen que buscarles una solución a los
problemas presentes. Cuando se presenta un diagnóstico situacional primero
se revisan todas las problemáticas presentes, luego el grupo investigador
debe analizarlas y decidir cuál es la mayor importancia a la hora de buscar
una solución. Es válido mencionar que, en el desarrollo del diagnóstico
situacional, se deben aplicar las técnicas e instrumentos de recolección de
datos ya que estos permiten obtener una información más detallada acerca
de un problema.
2.1. Aplicación de las Técnicas para el desarrollo del
Diagnóstico (Comunitario e Institucional).
La primera técnica aplicada fue la observación directa, la cual permite
visualizar las áreas de la institución, la infraestructura y como es el ambiente
de trabajo, a través de ello se pudo determinar que la institución posee
algunas debilidades en la parte interna que afectan su funcionamiento, todo
esto fue asentado en una libreta de apuntes llamada diario de campo.
La segunda técnica aplicada fue la encuesta escrita, para lo cual fue
necesario diseñar un cuestionario, este contenía una serie de interrogantes
destinados a determinar debilidades desde el punto de vista administrativas.
Luego de revisar los resultados se pudo notar que el personal está poco
motivado, muchos de ellos no logran cumplir con el horario laboral, además,
en su mayoría desconocen lo que es la planificación como fase del proceso
administrativo y la importancia de este para una organización.
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2.2. Descripción de las Dimensiones del Objeto de
estudio.
a) Dimensiones Físicas Espaciales:
La Escuela Bolivariana “Playa Grande”, se encuentra ubicada en la
comunidad Playa grande, parroquia Bolívar, municipio Bermúdez del estado
Sucre. Sus límites geográficos son los siguientes; por el norte: El sector La
Playa, por el sur: Cerro El Margariteño, por el este: con los Bloques Augusto
Malavé Villalba, por el oeste: con la urbanización Las Casitas.
Esta institución funciona en un (1) edificio de dos (2) plantas y
conformadas por veintiún (21) aulas de clases, una (1) biblioteca, una (1)
cancha deportiva, un (1) consultorio médico odontológico en el que laboran
un (1) médico cubano, además cuenta con una (1) sala de computación,
siete (7) departamentos, tales como: administración, dirección, gestión de
riesgo, biblioteca, computación, música y deporte. Tiene una (1) cocina la
cual se le da uso a fin de preparar los almuerzos para los estudiantes, la
escuela posee ocho (8) baños que se encuentran en buen estado; cinco (5)
son usados por los estudiantes y tres (3) por el personal, también poseen un
(1) tanque subterráneo para el almacenamiento de agua.
En cuanto a los servicios básicos, cuenta con agua la cual llega tres
(3) veces a la semana a través de la tubería, así mismo tienen el servicio de
electricidad, además de gas por bombona y aseo urbano, contando con este
servicio dos (2) días a la semana. Ahora bien, en relación a las zonas de
riesgo es importante mencionar que por encontrarse situada en una zona
costera está propensa a padecer un evento adverso como el maremoto. Otra
zona de riesgo y de cuidado es que por estar ubicada cerca de los tanques
morochos que surten de agua a la ciudad de Carúpano, esta institución se
encuentra sujeta a sufrir una inundación como consecuencia del colapso de
estos tanques.
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b) Dimensiones Demográficas:
La Escuela Bolivariana “Playa Grande”, cuenta con una población total
de setecientos cincuenta y uno (751) personas, que se distribuyen de la
siguiente manera: cuarenta y cinco (45) docentes ,once (11) cocineras, siete
(7) secretarias ,treinta y dos (32) obreros ,seiscientos cincuenta y seis (656)
estudiantes . estas son todas las personas que hacen vida dentro de la
institución.
c) Dimensiones Tecnológicas:
En cuanto al acceso de la tecnología la Escuela Bolivariana “Playa
Grande”, maneja el proyecto Canaima, la red de WIFI libre y una sala de
computación para que los estudiantes obtengan más conocimientos acerca
de la tecnología y que a su vez les permita tener un mayor desarrollo
educativo.
d) Dimensiones Políticas:
Esta institución funciona como centro electoral, donde ofrecen el
derecho al voto dos mil doscientos veinte cuatro (2.224) personas.
e) Dimensiones Económicas:
En la institución se encuentra un huerto escolar, donde cultivan frutas
y vegetales, que luego son utilizados en el comedor de la escuela para
abastecer a toda la comunidad estudiantil. En algunas ocasiones, venden los
vegetales cultivados y los fondos monetarios que se reúnen son
aprovechados por la misma escuela, destinando estos recursos en la
realización de actos culturales celebrados dentro de la misma.
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f) Dimensiones Culturales:
Dentro de las distintas celebraciones culturales y religiosas realizadas
en la institución se tienen:
La Cruz de Mayo, esta se festeja el día 3 de mayo, con la realización
de una procesión con la cruz, décimas y canto de galerones.
El Día de la Resistencia Indígena, la cual se realiza el día 12 de
octubre, donde se hacen obras, donde se refleja lo que pasó en esa
fecha, también se realizan bailes como el Sebucán.
Veneración a San Rafael Arcángel, Patrón de la Comunidad. La
celebración se realiza el día 24 de octubre, a través de una procesión
con los docentes y estudiantes, rezos, decimas, y cantos.
Parrandon Navideño, el cual ya se tiene por costumbre realizarlo el día
09 de diciembre. Para este evento se organizan cantos, se invitan a
varias escuelas a participar en el parrandon, almuerzo navideño.
g) Dimensiones Ambientales:
Es importante mencionar que cerca de la institución, existe un foco
contaminante como es el caso de las aguas negras que se desbordan. Es
válido resaltar que conjuntamente con P.D.V.S.A., se está gestionando una
posible solución a esta problemática.
h) Dimensiones Potenciales:
La institución, porque es el lugar donde se les brinda el apoyo
necesario, tanto al personal docente administrativo y obrero, como a los
estudiantes, para que tengan un mejor fundamento académico. El personal
docente administrativo y obrero son los encargados de educar y formar a los
estudiantes proporcionándoles distintos conocimientos, también tiene por
función llevar el control de distintas actividades realizadas en la institución y
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de hacer cumplir las normas establecidas. Los estudiantes dan vida a la
institución y obtienen conocimientos, que son beneficios para ellos.
2.3. Necesidades y Potencialidades Presentes en el
Objeto de Estudio.
En la Escuela Bolivariana “Playa Grande” existen distintos problemas
en la parte administrativa, ya que no cumplen con sus funciones, lo cual
causa desmotivación en el resto del personal, esto se convierte en
necesidades o carencias que necesitan ser atacadas a tiempo para evitar un
mayor grado en el problema presente.
A continuación, se presentan algunos problemas que se determinaron
en la institución. La primera problemática presente en la escuela bolivariana
playa grande es el poco conocimiento sobre la planificación que presenta el
personal administrativo de la misma, esta fue la más relevante ya que afecta
mucho el funcionamiento de la institución y se determinó a través de un
cuestionario, otra problemática es el incumplimiento del horario laboral por
parte del personal que hace vida dentro de la institución , otra de las
problemáticas es la falta de motivación que presenta el personal para cumplir
sus funciones estas problemáticas se determinaron a través de las técnicas e
instrumentos de recolección de datos .
2.4. Selección del Tema de Desarrollo.
Después de aplicar las técnicas e instrumentos de recolección de
datos y obtener los resultados con los cuales se realizó el diagnóstico, se
determinan que existen varias problemáticas desde el punto de vista
administrativo, y el más relevante es el poco conocimiento que tiene sobre la
planificación como fase del proceso administrativo y la importancia del
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mismo. Se seleccionó este tema debido a que esto afecta directamente a la
institución en cuanto a su funcionamiento, y se vincula con la línea de
investigación del PNF en administración Planificación y Gestión de Procesos.
3. Justificación.
Para que una organización cumpla de manera eficiente con sus
objetivos primordiales es necesario indicar que dentro de ella se deben
cumplir las fases del proceso administrativo específicamente las fases de la
planificación, razón suficiente para realizar este trabajo de investigación,
puesto que en esta etapa donde se establece la misión, visión y objetivos de
la organización entre otros aspectos restantes.
Por otra parte, este trabajo de investigación servirá como fuente de
información a nuevos investigadores, tanto de la Universidad Politécnica
Territorial de Paria Luis Mariano Rivera, como el personal adscrito de la
institución educativa Playa Grande.
Siguiendo el orden de ideas este proyecto servirá como base para
mejorar el desempeño laboral del personal que hace vida dentro de la
institución, ya que con el instrumento se ofrecerá toda la información teórica
– practica relacionada a la planificación y su importancia en las
organizaciones que luego de ponerse en práctica se traduciría en el
cumplimiento de las responsabilidades de los involucrados de manera
eficiente y eficaz.
Este instructivo informativo beneficiará directamente a la entidad
educativa Playa Grande y su subordinado; e indirectamente al contexto
donde se desenvuelve la comunidad involucrada.
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4. Vinculación del Proyecto con el Plan de Desarrollo
Económico y Social de la Nación Vigente, Líneas de
Investigación del PNF y Transversalidad con el eje del
Proyecto, Socio crítico y Profesional.
El Plan de desarrollo económico y social de la Nación Simón
Bolívar 2013-2019
El presente proyecto de investigación esta vinculación con el plan de
Desarrollo Económico Político y Social. Simón Bolívar (2013-2019),
específicamente con el segundo gran objetivo histórico el cual enuncia:
continuar construyendo el Socialismo Bolivariano del siglo XXI, en Venezuela
como alternativa el sistema destructivo y salvaje del capitalismo y con ello
asegurar la mayor suma de felicidad posible a la población del territorio
venezolano, puesto que en este hace énfasis sobre la planificación en el
desarrollo del proceso administrativo dentro de las unidades comunitarias y
las instituciones educativas, cuyo fin es gestionar de manera eficaz las
actividades relacionadas con las misma.
De igual manera ,se relaciona con la segunda línea del programa de
formación en administración: planificación y gestión del proceso ,la cual
busca potencia las diversas organizaciones en cuanto a la planificación como
etapa del acto administrativo, promoviendo la planificación social de la
comunidad involucrada y optimizar los factores educativos con el propósito
de conseguir el crecimiento intelectual ,la identificación social, comunitaria y
cooperativa cuyo fin es alcanzar el mejoramiento individual y colectivo.
Por otro lado, se enlaza con la transversalidad, porque se enmarca
bajo el modelo de un proyecto ético, profesional y transparente donde los
investigadores puedan desarrollar y aplicar los conocimientos adquiridos
durante su formación a través de los diversos ejes, con el fin de buscar
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soluciones a las necesidades presentes en las instituciones educativas.
Dentro de los saberes vinculados al desarrollo del trabajo de investigación se
tienen:
Fundamento de la administración: esto saber proporciona la base
teórica sobre el proceso administrativo, sus elementos y la importancia
dentro de las organizaciones, información necesaria para desarrollar el
contenido del instrumento.
Tecnología de la información y la comunicación: este saber brinda la
información y las herramientas tecnológicas necesarias para digitalizar el
trabajo en general, así como su producto; el instructivo informativo.
Proyecto I y II: estos saberes permiten que los investigadores acudan
a la distintas organizaciones, con el fin de detectar falla en cuanto al perfil del
administrador y buscar posibles soluciones para las mismas, es decir,
promover la participación social y la integración de los participantes del grupo
investigador con las organizaciones sujeto de estado, utilizado un conjunto
de técnicas y herramientas de recolección de datos enmarcado bajo una
metodología y así contribuir con la mejora social.
5. Planteamiento de problema.
La administración aparece desde que el hombre comienza a trabajar
en sociedad, el surgimiento de la administración es un acontecimiento de
primera importancia en la historia social. A través de los siglos y los años las
naciones han vivido diferentes tiempos históricos que van desde los inicios
hasta la gesta de la independencia, momento en que se convirtieron las
naciones libres por sus recursos naturales y humanos. Luego los pueblos se
trazaron planes y proyectos para llegar a convertirse en líderes y ejemplo
para otras naciones.
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A escala mundial el proceso administrativo vino a transformarse en
rutina que al paso del tiempo se ha ido modificando con el desempeño
mismo de las tareas cotidianas.
Las actuales concepciones administrativas son las resultantes de un
proceso iniciado en los mismos albores de la humanidad y que ha venido
evolucionando y adquiriendo sus propios perfiles a través de diferentes
épocas y etapas. Dicho proceso administrativo se inició como un hecho
obligado cuando dos individuos tuvieron que coordinar sus esfuerzos para
hacer algo que ninguno de ellos pudo hacer por sí solo y evolucionó hasta
convertirse en un acto previo y cuidadosamente planificado y racional que
permite alcanzar objetivos con los menores esfuerzos posibles y con las
mayores satisfacciones para los individuos. Es necesario mencionar que
dichos individuos lograron llevar en su totalidad gracias a tal proceso las
actividades que se habían propuesto, de esta manera se expandió por todo
el mundo debido a su eficiencia y eficacia siendo adoptado y practicado en
muchas sociedades.
La evolución administrativa muestra los enfoques que tuvo esta
ciencia en Egipto, China, Grecia y Roma, y la influencia que tuvieron ciertos
procedimientos utilizados en esos lugares sobre algunas prácticas actuales
en el campo, entre ellas de la organización funcional de los poderes del
Estado. El conocimiento de la organización de la Iglesia Católica Apostólica
Romana es también muy interesante para conocer la importancia que tiene
en administración el adoctrinamiento para la persecución de un objetivo, a
pesar de que las estructuras y procedimientos puedan no satisfacer todos los
principios teóricos administrativos.
Las teorías y experiencias de Henri Fayol y de Frederick Taylor
marcaron una nueva etapa en la evolución de esa ciencia, que postularon
ellos y continuaron sus discípulos, viene a ser uno de los medios más
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efectivos para a tecnificación de las organizaciones nacientes en el presente
siglo; dicha tecnificación ha influido grandemente también en el desarrollo
económico y el mejoramiento de muchos países por su aplicación en el
sector público.
Tal como lo enuncia Daft (2004).
La administración es la consecución de metas organizacionales en forma adecuada y eficaz planeando, organizando dirigiendo y controlando los recursos. Esta definición contiene dos ideas importantes:1) Las cuatro funciones: planear, organizar dirigir y controlar. 2) La consecución de las metas organizacionales en forma adecuada y eficiente. Los ejecutivos usan muchas habilidades para cumplir las funciones anteriores. Pág. 84.
Es decir, el proceso administración constituye un conjunto de pasos
para lograr los objetivos de una organización, de tal manera de aplicar
técnicas y estrategias para una gestión eficiente.
Por otro lado, Chiavenato (2000) establece que “las funciones del
administrador, en conjunto conforman el proceso administrativo. La
planeación, organización, dirección y control consideradas por separados,
constituyen las funciones administrativas que, al ser vistas como una
totalidad para conseguir los objetivos, conforman el proceso gerencial.” pág.
24. En pocas palabras, dicho autor hace énfasis en las funciones del proceso
administrativo como una secuencia de etapas separadas pero relacionadas
entre sí para lograr las metas de una organización, iniciando principalmente
por la planificación, seguida de la organización, la dirección y por último el
control.
Es necesario recalcar que el proceso administrativo es un modelo
cíclico compuesto por cuatro etapas diferentes de vital importancia para el
19
desarrollo del acto correspondiente. En primer lugar, se establece la
planificación, donde se traza los objetivos y metas de la organización.
Posteriormente, la organización implica combinar el trabajo y definir los
individuos o grupos encargados, además de asignar recursos. Luego, la
dirección orienta la labor del personal hacia el logro de los objetivos dela
organización, a través de comunicación, liderazgo y motivación. Por último, el
control comprueba que se estén logrando los objetivos planificados y plantea
medidas de corrección y mejora.
Cabe destacar, que la planificación es la etapa principal del proceso
administrativo que permite escoger y realizar los mejores métodos para
satisfacer las determinaciones políticas y lograr los objetivos, teniendo en
cuenta los recursos disponibles.
En tal sentido, a través de la planificación se ha obtenido un sinfín de
beneficios puesto que esta permite reducir los riesgos y minimizar los riesgos
dentro de la organización, además de generar un compromiso con la entidad
siendo de gran importancia para todas las actividades que se desarrollan
dentro de la misma, de igual manera se adapta a los cambios que puedan
ocurrir y permite manejar y estudiar los recursos disponibles para su posterior
uso.
No obstante, la planificación es una función de carácter
transcendental, originándose en Venezuela a través del Sistema Nacional de
Planificación con la creación de la Oficina Central de Coordinación y
Planificación de la Presidencia de la República (CORDIPLAN), el 30 de
diciembre de 1958. Esta oficina, auxiliar del Ejecutivo Nacional para las
tareas relativas a la planificación, establece las condiciones para crear
oficinas sectoriales y regionales de planificación y asesora en cuanto al
diseño y ejecución de la política y la coordinación de las mismas, dentro de
un plan general de cooperación administrativa. También pauta la
20
coordinación de programas nacionales, regionales, estatales y municipales
mediante la articulación de los respectivos planes, la desconcentración de
programas nacionales de desarrollo, la descentralización de ciertas
atribuciones y la formulación de organismos especiales para la ejecución de
los planes.
Si bien es cierto, las políticas educativas se adoptan al proceso de
desarrollo del país, por lo tanto, estas organizaciones deben regirse por un
conjunto de normas, reglas y leyes que permitirá desarrollar una gestión
eficiente en cuanto a las actividades de la misma. Cabe destacar que las
Instituciones Educativas deben llevar a cabo el proceso de planificación,
cuyo objeto es contribuir con la optimización de los procesos, formulación,
ejecución y evaluación de las políticas en cada uno de sus niveles.
En este mismo orden de ideas, es obligatoria la planificación dentro de
las instituciones dedicadas a brindar el servicio de educación, pues estas
deben plantear la misión y visión en un periodo determinado, permitiendo
dotar de conocimientos a los individuos para que los mismo puedan
desenvolverse en la sociedad y convertirse en individuos productores de
bienes y/o servicios, colaborando con el desarrollo nacional. Sin embargo, en
dichas instituciones se originan algunos problemas que impiden el desarrollo
eficiente de la gestión educativa, tal es el caso del poco conocimiento por
parte de algunos miembros de la organización en cuanto a la planificación, la
cual es causada por varios factores como la desmotivación y la poca
formación en dicho aspecto, trayendo como consecuencia no alcanzar los
objetivos deseados, la incertidumbre por parte de los miembros, desequilibrio
en la estructura educativa, uso inadecuado de los recursos disponibles y el
reflejo de una mala gestión administrativa.
Ante la situación planteada, en el Estado Sucre se reflejan algunas
irregularidades en el área administrativa que forman parte de las unidades
21
educativas, puesto que algunos miembros desconocen sobre la planificación
y su importancia institucional, promoviendo de esta manera la deficiencia
laboral a causa del incumplimiento de tareas. Tal es el caso de la Escuela
Bolivariana “Playa Grande” del municipio Bermúdez, en la cual se pudo
apreciar la falta de conocimiento que existe sobre la planificación, causada
por la desmotivación generada como consecuencia que los individuos se
generalicen de experiencias negativas o de incapacidad para generar los
resultados deseados; y el incumplimiento laboral originado por el descuido o
la falta de responsabilidad por parte de las personas que integran el área
administrativa de dicha institución.
En efecto, esta problemática genera diversas consecuencias como
son: no lograr los objetivos planificados por la institución educativa, el
incumplimiento de los indicadores impuestos por el ministerio del poder
popular para la educación, demora en la ejecución de sus actividades y
desorden cronológico de las mismas, de igual modo el incumplimiento de las
especificaciones técnicas planteadas.
¿Cómo mejorar la planificación dentro de la entidad educativa?, en
relación con la interrogante anterior se considera importante el diseño de un
instructivo informativo sobre la planificación, de tal manera que el personal
tenga una visión clara de acuerdo a la función que desempeña y el
cumplimiento de las normas establecidas para el logro de los objetivos,
desarrollando nuevas técnicas y utilizando herramientas que hagan la
jornada laboral factible, teniendo en cuenta los recursos disponibles,
logrando así la integración del personal y permitir alcanzar la efectividad
institucional.
¿Por qué es importante la planificación dentro de la unidad
educativa?, a este respecto, la planificación es importante dentro de la
institución porque de esta dependerá la gestión eficiente y eficaz de las
22
actividades correspondientes e incluso del cumplimiento de los objetivos
como organización y mantener una misión y visión organizacional ante la
sociedad.
6. Formulación de Objetivos.
6.1. Objetivo General.
Diseñar un instructivo informativo sobre la planificación como fase del
proceso administrativo dirigido al personal administrativo de la Escuela
Bolivariana Playa Grande, Municipio Bermúdez, Estado Sucre.
6.2. Objetivos Específicos.
Identificar las causas por las que el personal administrativo de Escuela
Bolivariana Playa Grande presenta debilidades a la hora de planificar
diversas actividades que se realizan en la institución.
Establecer la información teórica y práctica que debe contener el
instructivo informativo sobre la planificación como fase del proceso
administrativo dirigido al personal administrativo de la Escuela
Bolivariana Playa Grande.
Describir el objetivo y el alcance del instructivo informativo sobre la
planificación como fase del proceso administrativo, dirigido al personal
administrativo de la Escuela Bolivariana Playa Grande.
Dar a conocer el instructivo informativo sobre la planificación como
fase del proceso administrativo al personal administrativo de la
Escuela Bolivariana Playa Grande.
23
7. Estructura y Organización de Acciones a Ejecutar.
7.1. Plan de Acción.
Objetivo General: Diseñar un instructivo informativo sobre la planificación como fase del proceso
administrativo dirigido al personal administrativo de la Escuela Bolivariana Playa Grande, Municipio Bermúdez,
Estado Sucre.
Objetivos Específicos
Metas Actividades Recursos Participantes Responsables Lugar Fecha y Tiempo
Indicadores De Evaluación
Medios de Comprobación
Identificar las
causas por las
que el personal
administrativo de
Escuela
Bolivariana Playa
Grande presenta
debilidades a la
hora de planificar
diversas
actividades que
se realizan en la
institución.
Lograr identificar
en un 80% las
causas por las
que el personal
administrativo de
la Escuela
Bolivariana Playa
Grande
presentan fallas
al planificar las
actividades.
Actividad 1
- Diseñar el
cuestionario.
Actividad 2
- Notificar a la
institución por
medio de una
carta para aplicar
un cuestionario.
Actividad 3
- Aplicar el
instrumento de
recolección de
información.
Actividad 4
- Resultados que
arrojen el
instrumento.
Humanos:
Equipos de
trabajo y
personal
administrativo
Materiales:
Hoja, lápiz,
borrador,
cuaderno,
carpeta.
Tecnológico:
Celulares,
impresora,
tablets, cámara
fotográfica y
computadoras.
Financiero:
Transporte,
impresión y
copias
Grupo
investigador:
Nazareth
Echeverria
Anolvis Laffont
Hilcarina Zabala
Personal
Administrativo de
la Escuela
Bolivariana Playa
Grande
Equipo
investigador:
Nazareth
Echeverria
Anolvis Laffont
Hilcarina Zabala
Actividad 1:
Lugar: U.P.T.P.
Luis Mariano
Rivera.
Fecha:
02/03/2017
Tiempo: 4 H
Actividad2:
Lugar: Escuela
Bolivariana Playa
Grande
Fecha:
09/03/2017
Tiempo: 2 H
Actividad 3:
Lugar: Escuela
Bolivariana Playa
Grande
Fecha:
21/03/2017
Tiempo: 4H
Actividad 4:
Lugar: U.P.T.P.
Luis Mariano
Rivera.
Fecha:
21/03/2017
Tiempo 1 H
Actividad 1:
Formato de
asistencia.
Cuestionario
digitalizado.
Actividad 2:
Formato de
asistencia.
Carta de
notificación para
aplicar el
cuestionario
digitalizado.
Actividad 3:
Formato de
asistencia.
Número de
instrumento a
aplicar.
Formato de
asistencia.
Actividad 4:
Formato de
asistencia.
Análisis de
resultados.
Fotos.
Actividad 1:
Listado de
asistentes.
Cuestionarios
impresos.
Actividad 2:
Carta de
notificación
impresa firmada
y sellada por la
institución.
Actividad 3:
Número de
instrumentos
aplicados.
Listado de
asistentes.
Actividad 4:
Informe escrito
por los
resultados
obtenidos.
Memoria
fotográfica
24
Informe de las actividades.
Informe del objetivo número 1.
El día 12 de junio del 2017 reunidos en biblioteca de la Universidad
Politécnica Territorial de Paria Luis Mariano Rivera. El grupo investigador
conformado por: Nazareth Echeverria, Anolvis Laffont y Hilcarina Zabala,
diseñaron el cuestionario, se elaboraron 8 preguntas abiertas y cerradas
enfocadas en la planificación luego se elaboraron una portada que contenía
el logo de la institución y la descripción del instrumento que será aplicado al
personal administrativo de la escuela bolivariana playa grande, después de
diseñar el cuestionario se procedió a sacarle 10 copias, cabe resaltar que
estas actividades fueron alcanzadas en su totalidad.
Para el día 15 de junio del 2017 se procedió a llevar la carta de
notificación a la institución donde se comunicaba al director de la misma que
se aplicaría un cuestionario al personal administrativo, el director la recibió, la
firmo y la sello.
El día 19 de junio del 2017 se procedió a la aplicación del cuestionario
a las 10:00am. Es de hacer notar que para llevar a cabo este proceso fue
algo accidentado por la falta de asistencia de unos miembros del personal
administrativo. Se dio inicio a la aplicación del cuestionario, donde se le
realizaron las preguntas al personal que estaba presenten. Cabe destacar
que la actividad se logró en un 70%.
El día 20 de junio se procedió a analizar los resultados obtenidos los
cuales arrojaron que si existen debilidades a la hora de planificar las
actividades dentro de la institución esta actividad se logró en un 70%. El
personal administrativo se sintió a gusto respondiendo las preguntas y
pudieron expresarse con seguridad.
25
Objetivo General: Diseñar un instructivo informativo sobre la planificación como fase del proceso
administrativo dirigido al personal administrativo de la Escuela Bolivariana Playa Grande, Municipio Bermúdez,
Estado Sucre.
Objetivos Específicos
Metas Actividades Recursos Participantes Responsables Lugar Fecha y Tiempo
Indicadores De Evaluación
Medios de Comprobación
Establecer la
información
teórica y práctica
que debe
contener el
instructivo
informativo sobre
la planificación
como fase del
proceso
administrativo
dirigido al
personal
administrativo de
la Escuela
Bolivariana Playa
Grande.
Lograr recaudar
y fijar en un
100% la
información
teórica y práctica
necesaria para el
diseño del
instructivo
informativo.
Actividad 1
- Investigar en
internet y libros
todo sobre la
planificación
como fase del
proceso
administrativo y
revisar
referencias
bibliográficas
Actividad 2
- Establecer el
contenido del
instructivo
informativo.
Humanos:
Equipos de
trabajo y
personal
administrativo
Materiales:
Hoja, lápiz,
borrador,
cuaderno,
carpeta.
Tecnológico:
Celulares,
impresora,
tablets, cámara
fotográfica y
computadoras.
Financiero:
Transporte,
impresión y
copias
Grupo
investigador:
Nazareth
Echeverria
Anolvis Laffont
Hilcarina Zabala
Equipo
investigador:
Nazareth
Echeverria
Anolvis Laffont
Hilcarina Zabala
Actividad 1:
Lugar: U.P.T.P.
Luis Mariano
Rivera.
Fecha:
24/03/2017
Tiempo: 2 H
Actividad2:
Lugar: U.P.T.P.
Luis Mariano
Rivera.
Fecha:
24/03/2017
Tiempo: 1 H
Actividad 3:
Lugar: U.P.T.P.
Luis Mariano
Rivera.
Fecha:
28/03/2017
Tiempo: 2H x día
Actividad 1:
Formato de
asistencia.
Formato de
registro de libros
y pagina web a
consultar.
Actividad 2:
Formato de
asistencia.
Asistencia
recolectada y
revisada.
Formato de
asistencia
Fotos.
Actividad 1:
Formato de
asistencia.
Listado de
página web
revisado y copia
del libro
impresiones de
paginas
Actividad 2:
Formato de
asistentes.
Información
Seleccionada,
transcrita y
revisada.
Listado de
asistentes.
Memoria
fotográfica.
26
Informe del objetivo número 2.
El día 21 de junio del 2017 reunidos en la biblioteca de la Universidad
Politécnica Territorial de Paria Luis Mariana Rivera el grupo investigador
conformado por el Nazareth Echeverria, Anolvis Laffont y Hilcarina Zabala
redactaron el objetivo y el alcance del instructivo informativo, para esto se
buscó información sobre que es un instructivo informativo y sobre la
planificación cabe resaltar que la actividad fue alcanzada en su totalidad.
El día 21 de junio del 2017 se procedió a transcribir el objetivo y el
alcance del instructivo. Esta actividad se logró en un 100%, aprendimos
sobre lo que es un instructivo informativo y como se realiza el objetivo y el
alcance del mismo.
27
Objetivo General: Diseñar un instructivo informativo sobre la planificación como fase del proceso
administrativo dirigido al personal administrativo de la Escuela Bolivariana Playa Grande, Municipio Bermúdez,
Estado Sucre.
Objetivos Específicos
Metas Actividades Recursos Participantes Responsables Lugar Fecha y Tiempo
Indicadores De Evaluación
Medios de Comprobación
Describir el
objetivo y el
alcance del
instructivo
informativo sobre
la planificación
como fase del
proceso
administrativo,
dirigido al
personal
administrativo de
la Escuela
Bolivariana Playa
Grande.
Lograr describir
el objetivo y el
alcance que tiene
el instructivo
informativo sobre
la planificación
como fase del
proceso
administrativo.
Actividad 1
-notificar que se
va a dar a
conocer el
instructivo por
medio de una
carta dirigida a la
institución.
Actividad 2
- reunión con el
personal
administrativo de
la institución para
explicar el
instructivo, su
forma de uso y la
importancia del
mismo.
Humanos:
Equipos de
trabajo y
personal
administrativo
Materiales:
Hoja, lápiz,
borrador,
cuaderno,
carpeta.
Tecnológico:
Celulares,
impresora,
tablets, cámara
fotográfica y
computadoras.
Financiero:
Transporte,
impresión y
copias
Grupo
investigador:
Nazareth
Echeverria
Anolvis Laffont
Hilcarina Zabala
Equipo
investigador:
Nazareth
Echeverria
Anolvis Laffont
Hilcarina Zabala
Actividad 1:
Lugar: U.P.T.P.
Luis Mariano
Rivera.
Fecha:
31/03/2017
Tiempo: 1 H
Actividad2:
Lugar: U.P.T.P.
Luis Mariano
Rivera.
Fecha:
31/03/2017
Tiempo: 1 y 1/2 H
Actividad 1:
Formato de
asistencia.
Formato de
registro entrega
de notificación.
Actividad 2:
Formato de
asistencia
Instructivo
digitalizado,
laminas con la
información
sobre el
instructivo a
presentar.
Formato de
asistencia.
Fotos.
Actividad 1:
formato de
asistente.
Registro de
notificación
entregado,
firmado y sellado,
copia de carta de
notificación
Actividad 2:
Formato de
asistente.
Presentación de
instructivo
impreso y
entregado.
Listado de
asistente.
Memoria
fotográfica.
28
Objetivo número 3.
El día 22 de junio del 2017 reunidos en la biblioteca de la universidad
politécnica territorial de paria Luis mariana rivera el grupo investigador
conformado por el Nazareth Echeverria, Anolvis Laffont y Hilcarina Zabala,
investigaron en internet y en los libros toda la información referente a la
planificación como fase del proceso administrativo y se revisaron las
referencias bibliográficas, es válido resaltar que esta actividad se alcanzó en
su totalidad.
El día 22 de junio del 2017 se procedió a establecer la información
dentro del instructivo informativo se realizaron los cuadros del instructivo y se
comenzó apegar la información, este también contenía imágenes referentes
a la planificación. Esta actividad se logró en un 100%. Aprendimos como
diseñar un instructivo informativo y obtuvimos más conocimientos sobre la
planificación.
29
Objetivo General: Diseñar un instructivo informativo sobre la planificación como fase del proceso
administrativo dirigido al personal administrativo de la Escuela Bolivariana Playa Grande, Municipio Bermúdez,
Estado Sucre.
Objetivos Específicos
Metas Actividades Recursos Participantes Responsables Lugar Fecha y Tiempo
Indicadores De Evaluación
Medios de Comprobación
Dar a conocer el
instructivo
informativo sobre
la planificación
como fase del
proceso
administrativo al
personal
administrativo de
la Escuela
Bolivariana Playa
Grande.
Lograr que el
80% del personal
administrativo de
la institución
conozca el
instructivo
informativo sobre
la planificación
como fase del
proceso
administrativo.
Actividad 1
- Notificar por
medio de una
carta dirigida a la
institución.
Actividad 2
- Reunión con el
personal
administrativo de
la institución para
explicar el
instructivo su
forma de uso y la
importancia del
mismo.
Humanos:
Equipos de
trabajo y
personal
administrativo
Materiales:
Hoja, lápiz,
borrador,
cuaderno,
carpeta.
Tecnológico:
Celulares,
impresora,
tablets, cámara
fotográfica y
computadoras.
Financiero:
Transporte,
impresión y
copias
Grupo
investigador:
Nazareth
Echeverria
Anolvis Laffont
Hilcarina Zabala
Personal
Administrativo de
la Escuela
Bolivariana Playa
Grande
Equipo
investigador:
Nazareth
Echeverria
Anolvis Laffont
Hilcarina Zabala
Actividad 1:
Lugar: Escuela
Bolivariana Playa
Grande.
Fecha:
07/04/2017
Tiempo: 1 H
Actividad2:
Lugar: Escuela
Bolivariana Playa
Grande
Fecha:
11/04/2017
Tiempo: 3 H
Actividad 1:
Carta de
notificación
digitalizada.
Actividad 2:
Formato de
asistencia.
Presentación del
instructivo
informativo.
Fotos.
Actividad 1:
Carta firmada y
sellada como
recibido por la
institución.
Actividad 2:
Listado de
asistentes.
Acta de entrega
del instructivo
firmado y sellado
por la institución.
Memoria
fotográfica.
30
Objetivo número 4.
El día 26 de junio reunidos en la escuela bolivariana playa grande el
grupo conformado por el Nazareth Echeverría, Anolvis Laffont y Hilcarina
Zabala, entregaron la carta de notificación al director del plantel la cual
comunicaba que se iba a dar a conocer el instructivo informativo al personal
administrativo.
Para el día 28 de junio del 2017 a las 10:00am se procedió dar a
conocer el instructivo informativo al personal administrativo por medio de una
exposición donde se explicó para que sirve y la importancia del mismo, la
actividad se logró en un 80% al personal administrativo le gusto el instructivo
y se sintieron a gusto de que los hayan tomado en cuenta
31
7.2. Cronogramas de Actividades.
FASE I DIAGNÓSTICO
TIEMPO
ACTIVIDADES
AÑO 2016
JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1.-Reunion del grupo investigador para entregar la carta de aceptación a la escuela bolivariana playa grande.
2.-Reunion del grupo investigador en la escuela bolivariana grande para aplicar las técnicas e instrumentos de recolección de datos.
3.-Reunion del grupo investigador en la escuela bolivariana playa grande para analizar los resultados obtenidos
4.-Reunion del grupo investigador para determinar las principales problemáticas
5.-Reunion para seleccionar el tema del proyecto
6.-Asesoria con el tutor académica
7.-Reunion del grupo investigador para elaborar la justificación
8.-Reunion para las correcciones de la justificación con el tutor académica
9.-Reunion del grupo investigador para la realización de la vinculación
10.-Reunion para las correcciones de la vinculación
11.-
12.-
13.-
32
FASE II PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
TIEMPO
ACTIVIDADES
AÑO 2017 enero febrero marzo abril mayo junio julio
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1.-Reunion del grupo investigador para la realización del planteamiento de problema
2.-Reunion para la correcciones del planteamiento de problema
3.-Reunion con el grupo investigador para la realización de la formulación de los objetivos general y específicos
4.-Reunion del grupo investigador para la estructura y organización de acciones a ejecutar
5.-Reunion para el desarrollo del plan de acción
6.-Ejecucion del plan de acción
33
FASE III METODOLOGÍA
TIEMPO
ACTIVIDADES
AÑO 2017 abril mayo junio julio
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1.-Reunion del grupo investigador para la realización de las bases referenciales
2.-Reunion para la correcciones de la bases referenciales
3.-Reunion del grupo investigación para la realización de las bases teóricas
4.-Reunion para la correcciones de las bases teóricas
5.-Reunion del equipo para la realización de las bases legales
6.-Reunion para las correcciones de las bases de legales
7.-Reunion del grupo para la realización del marco metodológico
8.- Reunión del grupo de investigador para la realización sistematización
9.- Reunión del grupo de investigador para la realización resultado científicos
10.- Reunión del grupo de investigador para la realización impacto social
34
FASE IV EVALUACIÓN DEL PROYECTO
TIEMPO
ACTIVIDADES
AÑO 2017 Julio agosto Septiembre
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1.-Reunion del grupo investigador para realización de la conclusiones
2.-Reunion para la correcciones de la conclusiones
3.-Reunion del grupo investigador para la realización de las recomendaciones
4.- .-Reunión para la correcciones recomendaciones
5. Anexos
35
7.3. Presupuesto.
Recursos utilizados en las actividades del objetivo # 1
Recursos Unidades Costo Unitario Bs. Costo Total Bs.
Materiales:
.-hojas 100 150 15.000
.-lápiz 3 800 2400
.-borrador 3 800 2400
.-cuaderno 3 4000 12.000
.-carpeta 2 3500 7.000
.-
humanos: equipo de trabajo y personal administrativo . .-
12 0 0
Tecnológicos :
.-computadoras 3 3000 9.000
.-celulares 3 0 0
.-impresoras 1 200 200
.-cámara fotográfica 1 5000 5.000
Transporte:
.-taxi 2 2000 4.000
.-bus 4 200 800
Financieros :
.-impresión 200 200 40.000
.-copias 30 180 7.400
Total 105.200
36
Recursos utilizados en las actividades del objetivo # 2
Recursos Unidades Costo Unitario Bs. Costo Total Bs.
Materiales:
.-hojas 100 150 15.000
.-lápiz 3 800 2400
.-borrador 3 800 2400
.-cuaderno 3 4000 12.000
.-carpeta 2 3500 7.000
.-
humanos: equipo de trabajo y personal administrativo . .-
12 0 0
Tecnológicos :
.-computadoras 3 3000 9.000
.-celulares 3 0 0
.-impresoras 1 200 200
.-cámara fotográfica 1 5000 5.000
Transporte:
.-taxi 2 2000 4.000
.-bus 4 200 800
Financieros :
.-impresión 200 200 40.000
.-copias 30 180 7.400
Total 105.200
37
Recursos utilizados en las actividades del objetivo # 3
Recursos Unidades Costo Unitario Bs. Costo Total Bs.
Materiales:
.-hojas 100 150 15.000
.-lápiz 3 800 2400
.-borrador 3 800 2400
.-cuaderno 3 4000 12.000
.-carpeta 2 3500 7.000
.-
humanos: equipo de trabajo y personal administrativo. .-
12 0 0
Tecnológicos :
.-computadoras 3 3000 9.000
.-celulares 3 0 0
.-impresoras 1 200 200
.-cámara fotográfica 1 5000 5.000
Transporte:
.-taxi 2 2000 4.000
.-bus 4 200 800
Financieros :
.-impresión 200 200 40.000
.-copias 30 180 7.400
Total 105.200
38
Recursos utilizados en las actividades del objetivo # 4
Recursos Unidades Costo Unitario Bs. Costo Total Bs.
Materiales:
.-hojas 100 150 15.000
.-lápiz 3 800 2400
.-borrador 3 800 2400
.-cuaderno 3 4000 12.000
.-carpeta 2 3500 7.000
.-
humanos: equipo de trabajo y personal administrativo. .-
12 0 0
Tecnológicos :
.-computadoras 3 3000 9.000
.-celulares 3 0 0
.-impresoras 1 200 200
.-cámara fotográfica 1 5000 5.000
Transporte:
.-taxi 2 2000 4.000
.-bus 4 200 800
Financieros :
.-impresión 200 200 40.000
.-copias 30 180 7.400
Total 105.200
39
8. Marco teórico
8.1 Bases referenciales.
Los antecedentes constituyen el conjunto de información contenida en
trabajos realizados anteriormente con respecto a un tema y que se vincula
con el proceso de investigación de dicho proyecto.
En primer lugar, se tiene que, en mayo de 2015 en la Universidad de
Nueva Esparta se presentó el trabajo de grado titulado “Optimización de los
Procesos Administrativos Del Departamento De Cuentas Por Pagar De Los
Proveedores Directos De Farmatodo C.A, Área Metropolitana De Caracas
2015” por la bachiller Alejandra Guarino como requisito para optar por el
título de Licenciada en Administración.
La investigación es un estudio basado en la optimización de los
procesos administrativos siendo más específicos en la fase de planificación,
cuyo objetivo fundamental era gestionar eficientemente el proceso en el
departamento de cuentas por pagar proveedores directo de Farmatodo, esto;
con el fin de proponer correctivos que permitan el desarrollo eficiente del
proceso al momento de realizar la compra de suministros dentro de las
tiendas de Farmatodo que conforman el área metropolitana de Caracas, para
así lograr el correcto funcionamiento del departamento y el logro de los
objetivos y metas propuestas establecidas en la fase de planificación del
mismo, para así mantener una excelencia operativa dentro de la
organización.
Cabe destacar que, la investigación está enmarcada bajo un
paradigma de metodologías mixtas; documental y de campo. Puesto que se
usaron datos establecidos en los estados financieros, los libros legales,
fuentes bibliográficas y otras investigaciones. Adicionalmente se obtuvieron
40
datos directos de la empresa en estudio, por medios de instrumentos
aplicados como la entrevista y la observación directa, los cuales arrojaron
como resultado deficiencia en los procesos que debe seguir la empresa
desde que ingresa la mercancía hasta el registro dela factura en un sistema,
lo que afecta directamente el funcionamiento óptimo del departamento de
cuentas por pagar proveedores directos generando inconvenientes a la hora
de efectuar el pago.
Por lo tanto, se propuso realizar prestaciones e inducciones a los
gerentes y a los analistas encargados de las compras; iniciando desde la
fase de planificación para optimizar el desarrollo normal del proceso
administrativo dentro de la organización con el propósito de proyectar
escenarios y mejorar la toma de decisiones de la misma.
Por otra parte, en abril de 2016 fue presentado en la Universidad
Politécnica Territorial de Paria Luis Mariano Rivera, el proyecto titulado:
Elaborar Un Plan De Formación Sobre La Planificación Dirigido A Los
Miembros Que Conforman El Área Administrativa Del Liceo Bolivariano “José
María Carrera”, presentado por los bachilleres Fernández, Jhoselin; Marcano,
Carlos; Navarro, Luis; Sánchez, Eyleen Y Torres, Marieglis como requisito
para optar por el título de TSU en Administración.
El mismo, de carácter socio-integrador tenía como finalidad orientar,
fortalecer y mejorar la planificación dirigida al área administrativa del Liceo
Bolivariano José María Carrera de Casanay, Estado Sucre. De esta manera,
la investigación se enmarcaba bajo la modalidad de I.A.P (Investigación,
Acción, Participación) donde los participantes se involucraron directamente
con el objeto de estudio; estableciendo relación con la población que sería
beneficiada.
41
Cabe destacar que en dicho proyecto se llevaron a cabo diversas
técnicas e instrumentos para la recolección de la información, así como la
observación directa e indirecta, el cuestionario y la entrevista el cual se le
aplicó al personal administrativo de dicha institución. Los cuales, fueron
tomados como muestra de estudio porque tenían mayor conocimiento sobre
cómo se llevaba a cabo la planificación en el área. Asimismo, la información
recopilada se analizó, discutió y sirvió de base para formular alternativas de
solución; de esta manera llegaron a la conclusión, que un plan de formación
sobre planificación era un instrumento que poseía información estructurada y
coordinada destinadas a orientar y contribuir a mejorar el proceso
administrativo; además que reflejaba las estrategias a implementar durante la
realización de las actividades, para tal afecto, los miembros de la entidad
debían aplicar el conocimiento adquirido para un mejor desarrollo de las
actividades dentro de la institución.
En concordancia con las ideas expuestas, dichos trabajos de
investigación se vinculan directamente con la problemática central de este
proyecto puesto que ambos abordan la fase de planificación del proceso
administrativo con el propósito de orientar y gestionar eficientemente las
actividades de las organizaciones involucradas.
8.2 Bases teóricas.
Las bases teóricas comprenden toda la información relativa al trabajo
de investigación que se está realizando, como elemento fundamental para
darle sustento al tema.
Ante todo, un instructivo es un texto, documento o herramienta que
tiene como finalidad dar cuenta del funcionamiento de algo en particular. Así,
por ejemplo, puede hacerse referencia a instructivos para el uso de un
42
determinado dispositivo, o para la ejecución de un programa determinado,
entre otros.
Para Toussaint, G. (2011). “Un instructivo es aquello que guía a través
de procedimientos para la realización de alguna cosa, tanto para armar, o
como para utilizar de alguna manera que nos sea necesario” (p. 1). Es decir,
es una secuencia de pasos a las cuales hay que seguir uno a uno para lograr
un objetivo en concreto.
Cabe señalar que los instructivos son importantes porque contiene
instrucciones o información que se presentan diariamente en la vida
cotidiana, tanto en la escuela como fuera de ella. Por ejemplo, el uso mismo
de los medios tecnológicos exige seguir instrucciones permitiendo el manejo
de este tipo de instrumento.
Así mismo, los instructivos son argumentos funcionales, donde
predomina la función apelativa del lenguaje. Es decir, se dirigen a un
receptor en forma directa, clara y precisa para indicarle los pasos o acciones
a seguir para realizar una o varias acciones. En algunas ocasiones indican,
además, los materiales que se requieren para lograr lo que se desea o se
necesita hacer.
Estos tienen el propósito de orientar los procedimientos en forma
detallada, clara y precisa para realizar alguna actividad ya sea simple o
compleja, según dos características:
Guían sobre como accionar algún aparato o sistema como, por
ejemplo: los manuales de uso de materiales tecnológicos, arreglar
artefactos, etc.
Explican cómo elaborar algo a partir de elementos y procesos,
dividiéndose en la lista de elementos o materiales requeridos y el
43
procedimiento en sí, desarrollando las instrucciones. Por ejemplo: Una
receta de cocina, como tejer un suéter, etc.
En general, los instructivos presentan:
Un título que da a conocer si es un simple instructivo o un manual.
Dependiendo del tamaño del texto y de las características de las
instrucciones se utilizan:
Subtítulos
Numeraciones
Distintos Recursos Gráficos: Cuadros, Viñetas, Ilustraciones
Colores
Predomina la función verbal en el lenguaje, pues lo más importante
son las acciones que se deben realizar.
Presentan un vocabulario preciso o especializado.
Las particularidades principales de los instructivos son:
Requiere de un formato especial y característico.
Desarrollo de procedimientos compuestos por pasos detallados que
deben cumplirse para conseguir un resultado. (por lo general son
secuencias fijas, pero, a veces, es posible hacer variaciones).
Lenguaje claro, directo y lineal.
Utiliza marcas gráficas como números, asteriscos o guiones para
diferenciar o secuenciar la serie de pasos.
Puede acompañarse con gráficos, ilustraciones y/o dibujos, según el
tipo de texto instructivo a desarrollar. (Aplicado a niños/as de los
primeros grados de educación primaria, las ilustraciones les permiten
una mayor orientación en el proceso.)
Existen diversos tipos de instructivos, tales como:
Instructivos gráficos: indica instrucciones con imágenes y gráficos.
44
Instructivos informativos: son las instrucciones que comprenden un
procedimiento específico.
Instructivos mixtos: explican los procedimientos necesarios para
resolver procesos y sistemas Teórico-Práctico.
Instructivos audiovisuales: conjunto de información para la integración
e interrelación plena entre lo auditivo y lo visual para producir una
nueva realidad o lenguaje.
Instructivos de guía de viaje: es un documento para turistas o viajeros
que proporciona detalles sobre una localidad o área geográfica, un
destino turístico o un itinerario en particular.
Instructivo de reglas: conjunto de normas establecidas en un
documento para guiar y orientar los procesos.
Instructivos de procesos: refleja información importante sobre las
etapas de una tarea específica.
Entre muchos otros instructivos, sin embargo, dicho proyecto se
enfoca en los instructivos informativos, como una herramienta transcendental
e importante para el cumplimiento de un procedimiento.
En concordancia con lo anterior, los instructivos informativos son
documentos que orientan a los individuos sobre cómo llevar a cabo cierta
actividad o un procedimiento en general.
Cabe enfatizar que cuando se hace mención del término instructivo
informativo se hace referencia a aquel instrumento que refleja información
sobre un hecho o algún proceso en particular siendo objetivo y veraz.
De esta manera, esta herramienta es importante dentro de las
organizaciones puesto que permite ofrecer una información completa con
respecto a un proceso o un sub-conjunto de dicho proceso, de forma
analítica, clara, directa y precisa.
45
En tal sentido, la elaboración de estos medios de información debe ser
cuidadosa, debido que se debe tener mucho cuidado a la hora de redactarlos
y evitar redundancia sobre el tema que se trata. Es decir, deben ser precisos
y concisos de manera tal de no crear en los lectores incertidumbres ni dudas
cuando estos estén desglosando el contenido.
Estos, tienen las ventajas porque:
Son prácticos.
Reflejan información clara y precisa.
Fácil manejo.
Rápida comprensión.
No obstante, también derivan algunas limitaciones debido a que la
información dentro de las organizaciones tiende a des-actualizarse muy
rápido por la influencia de las nuevas tecnologías y la innovación de los
procedimientos.
Acerca de su elaboración, se debe cumplir ciertas estrategias:
Antes de elaborarlo.
Señalar sobre qué tratará el instructivo.
Identificar quién será el destinatario del instructivo.
Seleccionar el vocabulario pertinente para el tema del instructivo.
Precisar en forma clara las acciones y el orden en que se deben
realizar.
Si se requiere de materiales o tiempos especiales, reflejarlos.
Durante la escritura
46
Precisar todos los pasos cuidadosamente hasta lograr la acción
esperada.
Redactar cada paso, cuidando que los verbos utilizados sean
precisos.
Utilizar palabras y expresiones específicas que le entreguen
información precisa al destinatario.
Si es necesario, numerar las acciones.
No olvidar incluir elementos gráficos para facilitarle al lector el logro
del objetivo.
Si el destinatario puede correr algún peligro, advertirlo de modo
destacado.
Después del borrador.
Verifica y corrige si:
El orden de las acciones es correcto.
La ortografía es adecuada.
Las ilustraciones corresponden a lo explicado en el texto.
El vocabulario es apropiado y preciso.
Resulta ordenado, claro y coherente.
Con referencia a lo anterior, los instructivos informativos sobre
planificación como fase del proceso administrativo; es un tipo de guía que
permite orientar a las distintas organizaciones en definir y tener claras las
metas, objetivos, visión y misión de la misma. De esta manera, reflejar la
información precisa para la actividad correspondiente, siguiendo una serie de
pasos para poder ejecutar correctamente la acción. Contribuyendo así, con
una gestión eficiente del acto administrativo teniendo en cuenta los recursos
humanos, materiales y del tiempo que disponen.
47
Por su parte, la administración se compone por un conjunto de
funciones administrativas con el fin de aprovechar al máximo cada recurso
que posee una organización de forma correcta, rápida y eficaz.
Según Daft (2004) define La administración como “la consecución de
metas organizacionales en forma adecuada y eficaz planeando, organizando,
dirigiendo y controlando los recursos. Esta definición contiene dos ideas
importantes:1) Las cuatro funciones: planear, organizar, dirigir y controlar; 2)
La consecución de las metas organizacionales en forma adecuada y
eficiente. Los ejecutivos usan muchas habilidades para cumplir las funciones
anteriores”. (p. 84)
En efecto, la administración es un proceso cíclico que implica seguir
una serie de pasos para logra la efectividad dentro de la organización, sin
embargo, la etapa más importante de dicho ciclo es la planificación puesto
que a partir de esta funcionará el resto de las fases.
En este orden de ideas, el proceso administrativo implica una serie de
actos formales a través de los cuales se lleva a cabo una actuación
administrativa que cumple con un fin, dicho procedimiento tiene como
objetivo final emitir un acto administrativo.
En este aspecto, Chiavenato, I. (2000) manifiesta el proceso
administrativo de la siguiente manera:
El proceso administrativo es de gran importancia para cualquier
organización, pues del mismo depende que se planee, organice, dirija y
controle las tareas o actividades de cada una de las personas que componen
dicha organización, este proceso cumple con una secuencia de funciones
administrativas importantes, tales como: la planeación, la organización,
48
dirección y control; las cuales permiten que se desarrollen y sufran cambios
en una empresa. (p. 85)
Cabe destacar que el proceso administrativo incluye dos fases, la fase
mecánica que implica la planificación y la organización y la fase dinámica
que refleja la dirección y control.
Paralelamente, Terry y Franklin, (1985) señalan:
El proceso administrativo consta de cuatro fases, planificación,
organización, dirección y control. Una expresión sumaria es: la planificación
para determinar los objetivos y los cursos de acción que van a seguirse, la
organización para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para
establecer y reconocer las relaciones necesarias, la dirección a través de la
ejecución de las tareas prescrita con voluntad y entusiasmo, y el control de
las actividades para que se conformen los planes. (p. 747)
Es decir, las etapas del proceso administrativo cumplen una función
específica cada una. Una etapa no cesa por completo para iniciar otra por lo
tanto están entrelazadas y vinculadas con los procedimientos plasmados en
pro de alcanzar los objetivos de la organización.
Por otra parte, Chiavenato, I. (2000). Manifiesta lo siguiente de la
planificación.
La planificación como fase del proceso administrativo es la primera
función administrativa porque sirve de base a las demás funciones. Esta
función determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben
cumplirse y que deben hacerse para alcanzarlo; la planeación comienza por
establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de
la mejor manera posible. Planear y determinar los objetivos consiste en
seleccionar por adelantado el mejor camino para lograrlos. La planeación
49
determina dónde se pretende llegar, qué debe hacerse, cómo, cuándo y en
qué orden. (p. 84)
En otras palabras, la planificación es la esencia del proceso
administrativo; funcionando como el motor para el desarrollo del conjunto de
actividades dentro de una organización. Esta fase es importante puesto que
permite que el administrador cumpla su función, aunque el carácter y la
amplitud de la misma varían con su autoridad y con la naturaleza de las
políticas y planes delineados por su superior.
A pesar que en muchas ocasiones existe la incertidumbre respecto de
las operaciones que se realizarán en períodos futuros se pueden obtener
muchas ventajas al planificar, tales como las siguientes:
La planificación representa la base sobre la cual se ha de edificar la
supervisión y el éxito de las organizaciones.
Permite sabe cuál es la acción necesaria para alcanzar los resultados
deseados.
Permite saber cuáles son los elementos básicos que se necesitan
para llevar a cabo las operaciones. · Permite una organización
adecuada de todos los procesos.
En relación con este último, la planificación se caracteriza por el
conjunto de principios que la conforman, entre las cuales destacan:
Factor Limitante: Al seleccionar alternativas, cuanto más puedan los
individuos reconocer y resolver aquellos factores limitantes o
esenciales para el logro de la meta deseada, con más claridad y
precisión podrá seleccionar la más probable.
50
Compromiso: La planificación lógica abarca un período de tiempo en
un futuro necesario para prever, a través de una serie de acciones, el
cumplimiento de los compromisos incluidos en una decisión.
Flexibilidad: Cuanto mayor sea la flexibilidad que se pueda imprimir a
los planes, menor será el peligro de pérdidas en los cuales se incurre
por sucesos inesperados, pero el costo de la flexibilidad debe pasar es
ante los riesgos que implican los compromisos futuros.
Racionalidad: Se basa en la selección de alternativas de forma
inteligente, analizando sus ventajas, eligiendo aquellas que permita el
máximo aprovechamiento de los recursos.
Previsión: Surge del análisis del pasado, del presente y de la
proyección de las tendencias detectadas a una fecha futura.
Nacionalidad/universalidad: Consiste en establecer objetivos claros y
precisos encuadrados dentro de la realidad, que correspondan a la
dinámica socio - económica local, o en el ámbito que abarcará el plan,
previendo las consecuencias que producirá su aplicación.
Unidad: Integración de los diferentes planes a manera de obtener un
todo orgánico, coherente y compatible.
Continuidad: Los planes deben darse como un proceso continuo. No
se deben abandonar las metas. La planificación no tiene fin en el
tiempo.
Simplificación y Estandarización: Significa que las metas deben ser
simples y que los productos deben tratar de estandarizarse, al igual
que sus procedimientos.
Ante los factores planteados, la planificación es una fase del proceso
administrativo que está presente en todas las organizaciones e incluso en la
vida cotidiana. Por lo tanto, es indispensable para el cumplimiento de los
objetivos deseados, puesto que hay que darle continuidad y tener sentido de
pertenencia, responsabilidad y compromiso, de modo tal que las acciones
51
sean bien encaminadas teniendo en cuenta la disponibilidad de los recursos
y estar preparados para los cambios que se aproximen.
Ahora bien, Según Cortés (1998), el proceso de planeación incluye
cinco pasos principales:
Definición de los objetivos organizacionales.
Determinar dónde se está en relación a los objetivos.
Desarrollar premisas considerando situaciones futuras.
Identificar y escoger entre cursos alternativos de acción.
Puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados. (p. 98).
Esta etapa de dicho proceso es favorable, puesto que a través de la
misma se diseñan cursos de acción que permiten el alcance de los objetivos
que se pretenden alcanzar en un tiempo determinado; destacando el hecho
de que la planificación es una fase mecánica prediseñada en función a un
análisis racional y sistemático de las necesidades y actividades que se
pretenden desarrollar. Uno de los problemas que se plantean los gerentes es
el empleo del tiempo de la manera más eficaz. Para que el ejecutivo
aproveche mejor el tiempo debe tomar en cuenta las siguientes
consideraciones: · Preparar un plan de trabajo al iniciar las actividades
laborales de cada día.
Establecer el orden de prioridades en el plan de referencia.
Tener al día una lista de objetivos, una agenda, un calendario anual y
un programa de control.
Aprovechar al máximo las reuniones y juntas.
Dentro de la planificación existen limitaciones que deben tomarse en
cuenta al efectuarla; algunas de ellas son mencionadas a continuación: · No
52
se puede contar con la información ni con los datos precisos en relación con
el futuro.
En la planificación siempre deben referirse a las actividades que van a
realizarse en un plazo más o menos próximo.
En ninguna organización se pueden estimar con certeza lo que
realmente va a suceder, dada la incertidumbre que se tiene.
Siempre se deben tomar en consideración cuáles serán las
modificaciones que puedan afectar por medios tanto sociales como
económicos, así como de cualquier índole.
Es importante resaltar que el Proyecto de Escuelas Bolivarianas
constituye una política del Estado venezolano, dirigida a afrontar las
limitaciones del sistema escolar en los niveles de preescolar y básica en su
primera y segunda etapa. La propuesta se inscribe en el proceso de
transformaciones políticas y sociales que vive el país y de la alta prioridad
que se le otorga a la educación dentro de ese proceso. Se inicia con una
propuesta experimental que pretende extenderse progresivamente a todas
las escuelas venezolanas. La experimentalidad es vista, por un lado, como
un marco que permite la incorporación de la jornada escolar completa, la
superación de trabas burocráticas y limitaciones organizativas, la
flexibilización del currículo, así como la articulación de esfuerzos especiales
por parte del Estado.
Es por esta razón que las escuelas adscritas bajo las políticas del
estado deben poseer herramientas, documentos o instrumentos que faciliten
información clara y precisa sobre las distintas actividades que se desarrollan
dentro de las mismas, cuyo objeto sea impulsar una gestión eficiente a través
de una buena planificación y contribuir con la formación individual y
profesional de los involucrados en el proceso.
53
8.3 Bases legales.
Las bases legales comprenden el conjunto de leyes que le dan
sustento de forma legal al proyecto. En este caso el marco jurídico que le da
fortaleza a dicho proyecto, son las siguientes:
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (2009).
166, 182. Gaceta Oficial N 5.908 Extraordinario 19 de Febrero de (2009)
La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (CRBV), es
el documento vigente que contiene la Ley fundamental del país, dentro de
cuyo marco deben ceñirse todos los actos legales. En ella se generan las
instituciones, derechos y deberes fundamentales.
Artículo 166. En cada Estado se creará un Consejo de Planificación y
Coordinación de Políticas Públicas, presidido por el Gobernador o
Gobernadora e integrado por los Alcaldes o Alcaldesas, los directores o
directoras estadales de los ministerios; y una representación de los
legisladores elegidos o legisladoras elegidas por el Estado a la Asamblea
Nacional, del Consejo Legislativo, de los concejales o concejalas y de las
comunidades organizadas, incluyendo las indígenas donde las hubiere. El
mismo funcionará y se organizará de acuerdo con lo que determine la ley.
Tal como se ha dicho en el artículo anterior, en cada una de las
divisiones territoriales dela nación debe haber un consejo de planificación y
coordinación de las políticas públicas, por lo tanto, las escuelas bolivarianas
al pertenecer al grupo de dichas políticas están adscritas a este órgano de
planificación, de manera tal que la gestión educativa sea eficiente y eficaz
durante un periodo determinado.
Artículo 182: Se crea el Consejo Local de Planificación Pública,
presidido por el Alcalde o Alcaldesa e integrado por los concejales y
54
concejalas, los Presidentes o Presidentas de la Juntas Parroquiales y
representantes de organizaciones vecinales y otras de la sociedad
organizada, de conformidad con las disposiciones que establezca la ley.
Esto quiere decir que una vez que sea creado el órgano planificador
en las instancias estatales, el alcalde de dicha región tiene la facultad de
presidir y representar el nivel estratégico de la estructura organizacional,
además de la integración de los demás miembros con el propósito de discutir
todo lo referente a la planificación de las organizaciones vinculadas al
órgano.
Ley de los Consejos Estadales de Planificación y Coordinación de
Políticas Públicas de (2002) Gaceta Oficial N 37.509 Extraordinario 20 de
Agosto de (2002)
Los Consejos Estadales de Coordinación y Planificación de Políticas
Públicas (CEPLACOPP) son unas nuevas instancias de naturaleza político-
territorial; correspondiente a cada una de las entidades federales que
conforman la República Bolivariana de Venezuela y, cuyo objeto fundamental
es la planificación del desarrollo de la entidad a la que pertenece.
Artículo 1. La presente ley tiene por objeto la creación, organización y
establecimiento de competencia del Consejo Estadal de Planificación y
Coordinación de Políticas Públicas que funcionara en cada estado, como
órgano rector dela planificación de las políticas públicas, a los fines de
promover el desarrollo, armónico, equilibrado y sustentable.
Conviene destacar que el artículo anterior hace mención en cada
estado de la nación, debe establecerse una unidad de planificación y
55
coordinación que sirva como órgano rector a las organizaciones que se
encuentra bajo supervisión del estado, tal como las escuelas bolivarianas.
Artículo 2: los consejos estadales de planificación y coordinación de
políticas públicas se regirán por la Constitución De La República Bolivariana
De Venezuela y esta ley, y actuarán bajo los principios de justicia social,
democracia, eficiencia, protección del ambiente, corresponsabilidad,
integridad territorial, productividad, solidaridad, cooperación y desarrollo
sustentable.
Dicho de otra manera, estos órganos de planificación y coordinación
deben cumplir con las reglas establecidas en la carta magna y los reflejados
en la misma ley, destacando los principios socialistas con el fin de promover
las políticas sociales e impulsar una gestión eficiente de las instituciones
educativas adscritas a dichas premisas.
Ley Orgánica De Educación. (2009) Gaceta Oficial 5.929
Extraordinario 15 de Agosto de (2009)
Es una ley que tiene por objeto desarrollar los principios y valores
rectores, derechos, garantías y deberes en educación, que asume el Estado
como función indeclinable y de máximo interés, de acuerdo con los principios
constitucionales y orientada por valores éticos humanistas para la
transformación social, así como las bases organizativas y de funcionamiento
del Sistema Educativo de la República Bolivariana de Venezuela.
Artículo 77: El personal docente estará integrado por quienes ejerzan
funciones de enseñanza orientación, planificación, investigación,
experimentación, evaluación, dirección, supervisión y administración en el
campo educativo y por los demás que determinen las leyes especiales y los
56
reglamentos. Son profesionales de la docencia los egresados de los
institutos universitarios pedagógicos, de las escuelas universitarias con
planes y programas de formación docente y de otros de nivel superior, entre
cuyas finalidades este la formación y el perfeccionamiento docentes. La ley
especial de la educación superior y los reglamentos respectivos
determinaran los requisitos y demás condiciones relacionadas con este
artículo.
Es decir, a pesar de las características profesionales y las condiciones
de los docentes, el artículo anterior manifiesta que todas las instituciones
educativas deben seguir los principios socialistas, especialmente la
planificación puesto que de esta dependerá la gestión eficiente con respecto
a la institución.
Ley del Consejo Federal de Gobierno (2012) Gaceta Oficial N
39.907 Extraordinario 23 de Abril del (2012).
El Consejo Federal de Gobierno es un organismo compuesto por los
Poderes Municipales, Estatales y Nacionales de la República Bolivariana de
Venezuela, cuyo objeto es profundizar el proceso descentralizador del
Estado.
Es el órgano encargado la coordinación y la planificación de políticas y
acciones para el desarrollo del proceso de descentralización y transferencia
de competencias del Poder Nacional a los Estados y Municipios, así como el
desarrollo equilibrado de las regiones, respetando los principios que rigen al
Estado Federal Descentralizado: justicia social, participación ciudadana,
integridad territorial, cooperación, solidaridad, concurrencia,
corresponsabilidad, coordinación, interdependencia y subsidiaridad.
57
Tiene su basamento Constitucional en el artículo 185, y en la Ley
Orgánica del Consejo Federal de Gobierno aprobada en febrero de 2010.
Artículo 4. A los fines de esta Ley, la sociedad organizada está
constituida por consejos comunales, comunas y cualquier otra organización
de base del Poder Popular.
Este artículo refleja que las sociedades organizadas son aquellas
organizaciones bajo el basamento del poder popular, por lo tanto, las
instituciones educativas bolivarianas al estar suscritas al Ministerio Del Poder
Popular Para La Educación, las mismas adquieren carácter de sociedad
organizada y se orientan de igual manera por dicha ley de Consejo Federal
de Gobierno.
Artículo 7. La transferencia de competencias es la vía para lograr el
fortalecimiento de las organizaciones de base del Poder Popular y el
desarrollo armónico de los Distritos Motores de Desarrollo y regiones del
país, en el marco del Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación.
Es necesario recalcar que las organizaciones basadas en el poder
popular reciben orientación y recursos aprobados por el poder ejecutivo con
el propósito de impulsar las directrices establecidas en el plan de desarrollo
económico y social y fortalecer el sistema descentralizado, en tal caso, las
escuelas bolivarianas reciben orientaciones y asumen responsabilidades
para contribuir con una gestión eficiente. Asimismo, al asumir dichas
responsabilidades debe planificarse en cuestión de lograr las metas que se
les indica.
58
Ley Orgánica de Planificación Pública y Popular (2010) Gaceta
Oficial N 6.011 Extraordinario del 21 de Diciembre de (2010)
Tal como lo refleja el objeto de la Ley (Artículo 1) es un documento
legal que manifiesta los principios que deben Desarrollar y fortalecer el Poder
Popular mediante el establecimiento de las normas sobre la planificación y
las ramas del Poder Público y las instancias del Poder Popular, así como la
organización y funcionamiento de los órganos encargados de la planificación
y coordinación de las políticas públicas, a fin de garantizar un sistema de
planificación, que tenga como propósito el empleo de los recursos públicos
dirigidos a la consecución, coordinación y armonización de los planes,
programas y proyectos para la transformación del país, a través de una justa
distribución de la riqueza mediante una planificación estratégica,
democrática, participativa y de consulta abierta, para la construcción de la
sociedad socialista de justicia y equidad.
Artículo 3: La planificación pública, popular y participativa como
herramienta fundamental para construcción de la nueva sociedad, se inspira
en la doctrina de nuestro Libertador Simón Bolívar, y se rige por los principios
y valores socialistas de: democracia participativa y protagónica, interés
colectivo, honestidad, legalidad, rendición de cuentas, control social,
transparencia, integralidad, perfectibilidad, eficacia, eficiencia y efectividad;
equidad, justicia, igualdad social y de género, complementariedad, diversidad
cultural, corresponsabilidad, cooperación, responsabilidad, deber social,
sustentabilidad, defensa y protección ambiental, garantía de los derechos de
la mujer, de los niños, niñas y adolescentes, y toda persona en situación de
vulnerabilidad; defensa de la integridad territorial y de la soberanía nacional.
Lo anterior nos quiere decir que, la planificación de carácter pública es
un instrumento que permite diseñar los planes, programas, objetivos, metas y
la visión que desea lograr las instituciones. Cuyo propósito es fortalecer los
59
valores socialistas y fortalecer las doctrinas propias del estado venezolano y
promover la soberanía e integridad nacional. De igual manera, las instancias
educativas deben planificarse antes de un periodo escolar, para que puedan
alcanzar los objetivos propuestos y contribuir con el desarrollo armónico de la
nación.
En resumen, las bases jurídicas relacionadas a dicho proyecto son,
principalmente se tiene la CRBV que es la que rige todos los procesos dentro
del marco de la nación, incluyendo la planificación de las entidades
educativas publicas adscritas bajo el ministerio del poder popular, así mismo;
la ley de los consejos estadales de planificación y coordinación publica
plasma los planes dirigidos a los planteles educativos por ente le
corresponde orientar en su ´planificación y supervisar en sus acciones, no
obstante; la ley orgánica de educación refleja los principios y normas que
deben implementar dichas instituciones, por lo tanto debe manifiesta el
procedimiento de planificación dentro de estas instituciones. De igual
manera, la ley del consejo federal de gobierno y la ley orgánica de
planificación pública y popular, son documento que rigen la planificación de
las entidades públicas, haciendo hincapié en las instituciones educativas, de
tal forma que estas promuevan una gestión eficiente y eficaz en cuanto a sus
funciones en el periodo determinado.
9. Marco Metodológico.
El Marco Metodológico está constituido por reglas, registros, técnicas
y protocolos que han de componer el proceso de investigación, así como la
confiabilidad de los instrumentos de medición utilizados para recaudar
información de la población seleccionada para el estudio.
60
En tal sentido el marco metodológico es un proceso que permite
desarrollar una metodología de investigación que permita recoger la
información necesaria para resolver un determinado problema.
9.1. Fundamentación de la utilización del enfoque
metodológico Investigación Acción Participativa (IAP).
Esta es un enfoque investigativo y una metodología de investigación
aplicado en las investigaciones de las realidades humanas, como enfoque se
refiere a una orientación teórica (filosofía marco teórico) en torno a cómo
investigar y como metodología hace referencia a procedimientos específicos
para llevar a cabo una investigación. Ahora bien, Ander Egg, (2003) dice que
la IAP “tiene como finalidad principal la acción. una acción con la
participación activa de las personas, con el propósito de resolver los
problemas de la misma gente involucrada” (pág. 10).
De acuerdo con lo antes mencionado se entiende que la metodología
IAP es un proceso de conocimiento de la realidad que implica una visión
activa sobre los problemas presentes en una comunidad o institución y
permite la participación de la misma en el proceso de investigación.
Ahora bien, se utilizó el diseño documental Arias (2004) dice que “es
un proceso basado en la búsqueda de información, recuperación, análisis
crítica e interpretación de datos secundarios es decir los obtenidos y
registrados por otros investigadores en fuentes documentales: impresas,
audiovisuales o electrónicas”.
De acuerdo con lo antes mencionado se puede decir que el diseño
documental es aquel en el cual el investigador consulta libros, revistas,
61
páginas web entre otros, para documentarse sobre las distintas
investigaciones realizadas por otros autores y obtener un mayor
conocimiento sobre el tema.
Para investigar la problemática existente en la escuela bolivariana
playa grande se hizo una selección adecuada del tema objeto del estudio, a
través de distintas teorías ya existentes que de igual manera sirvieron para el
desarrollo de un buen planteamiento de la problemática a solucionar y de la
definición de método científico a utilizar en dicha investigación.
9.2 Técnicas e instrumentos para la recolección de
datos.
En esta investigación se aplicaron una serie de técnicas e
instrumentos de recolección de datos que permitieron determinar el problema
con mayor facilidad. En tal sentido Rodríguez Pañuelas, (2008) dice que las
técnicas, son los medios empleados para recolectar información, entre las
que se destacan la observación, entrevistas, encuestas. (pág. 10)
De acuerdo con lo dicho por el autor las técnicas son de hecho
recursos o procedimientos de los que se vale el investigador para acercarse
a los hechos y recolectar información que les permita determinar el problema.
En el desarrollo de este proyecto de investigación se utilizaron
técnicas como la observación directa.
En la cual Arias (1999) indica que la observación directa consiste en
visualizar o captar mediante la vista en forma sistemática cualquier hecho,
fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o en la sociedad en
función de unos objetivos de investigación preestablecidos (pág. 67).
62
Lo antes expresado hace referencia a que la observación es un
método que se basa solo en observar directamente las áreas de una
institución o comunidad y el ambiente de trabajo de la misma para determinar
un problema existente. Este ha estado presente durante todas las visitas
realizadas a la escuela bolivariana playa grande, en la cual se pudo notar
ciertas debilidades en varias áreas de la institución y en el personal que hace
vida dentro de la misma.
Ahora bien, otra técnica aplicada fue la encuesta.
Por lo que Balestrini (2002): dice que “es considerada como un medio
de comunicación escrito y básico, entre el encuestador y el encuestado,
facilita traducir los objetivos y las variables de la investigación a través de
una serie de preguntas muy particulares, previamente preparadas en forma
cuidadosa, susceptibles de analizar en relación al problema estudiado” (pág.
138).
Lo planteado por el autor expresa que la encuesta es un método que
sirve para recolectar información sobre una problemática, esta se aplica de
manera escrita con una serie de preguntas que le realiza el encuestador, a la
persona encuestada.
Ahora los instrumentos utilizados son: el diario de campo el cual es el
instrumento de la observación directa, en este se anotaron todas las
debilidades desde el punto de vista administrativas que se observaron dentro
de la institución, luego de anotarlas se analizaron todas y se determinó cual
es la de mayor relevancia. Siguiendo el orden de ideas otro instrumento fue
el cuestionario este se deriva de la encuesta. En tal sentido Arias (1999) dice
que el cuestionario” es un formato que contiene una serie de preguntas en
función de la información que se desea obtener y que se responde por
escrito” (pág. 53)
63
De acuerdo con lo dicho anteriormente se puede decir, que un
cuestionario es un instrumento que contienen una serie de preguntas pueden
ser de tipo abiertas y cerradas. en este caso se utilizó un cuestionario que
contenía preguntas abiertas y cerradas el cual constaba de una caratula de
presentación con el logo de la institución y la descripción del instrumento, en
la otra página contenía las preguntas las cuales estaban orientadas al área
de planificación este se aplicó al personal administrativo de la escuela
bolivariana playa grande y permitió corroborar lo observado.
9.3 Población y Muestra
Población.
La población según Balestrini (1997) “se define como cualquier
conjunto de elementos de la que se quiere conocer o investigar algunas de
sus características”. (pág. 126). De acuerdo con lo antes mencionado se
puede decir que la población total de este proyecto está constituida por el
personal que hace vida dentro d la institución los cuales son 751 personas.
Muestra.
La muestra según Balestrini (1997) “se define como una parte o
subconjunto de la población, esta podrá representar o no en buena forma a
la población y su tamaño dependerá del tipo de estudio que se desee realizar
y de acuerdo a la profundidad dl mismo, donde hay que considerar varios
factores entre ellos el tipo de distribución y el nivel de significación
estadística para poder seleccionarla lo cual forma parte de la estadística
inferencial” (pág. 130).
64
Se puede decir que una muestra es una parte representativa de la
población total en esta investigación se tomó una muestra representativa de
9 personas las cuales son: 7 secretarias, 1 coordinadora administrativa y el
director de la institución los cuales conforman el personal administrativo de la
escuela bolivariana playa grande esta muestra fue tomada bajo un muestreo
no probabilístico. Según Hernández Fernández y Baptista (2006) en las
muestras no probabilísticas, “la elección de los elementos no dependen de
la probabilidad Si no de causas relacionadas con las características de la
investigación o de quien hace la muestra .aquí el procedimiento no es
mecánico ni con base en fórmulas de probabilidad, si no que dependen del
proceso de la toma de decisiones de una persona o de un grupo de
personas y desde luego las muestras seleccionadas obedecen a otros
criterios de la investigación” (pág. 150).
De acuerdo con lo antes planteado por el autor las muestras no
probabilísticas no dependen de variables ni de probabilidades si no de las
causas del problema que se estudia. Esta muestra se seleccionó bajo un
muestreo no probabilístico ya que el proyecto se basa en la planificación
como fase del proceso administrativo, y esta comienza por el personal
administrativo. Es decir, las causas del problema fueron derivadas sólo del
personal administrativo ya que ellos son los que llevan la planificación de la
institución, por tal motivo ellos conforman la muestra representativa del
proyecto.
9.4. Sistematización.
Un instructivo informativo según Calsamigtia H. y Tusón. A (2002) es
una herramienta que describe una serie de elementos necesarios para
realizar las tareas correspondientes y por supuesto los paso a seguir en el
procedimiento (pág. 57). de acuerdo con lo planteado por el autor el
65
instructivo informativo permite describir todos los pasos que deben seguir el
empleado a la hora de planificar o realizar una tarea para obtener un buen
resultado.
Pasos para elaborar un instructivo informativo.
Un instructivo está orientado en la parte teórica necesita hacer
referencia a información de soporte teórico.
Un instructivo usa datos específicos, y en los posibles los datos de
ejemplo estándar.
Un instructivo describe un proceso con un objetivo, deben ser claro y
simple, y proveer la información mínima necesaria para hacer el
proceso.
Un instructivo no debe hablar de las varias posibilidades de una
herramienta determinada, solo explicar la opción que se usa para este
proceso.
9.5. Resultado Científico.
Este instructivo informativo basado en la planificación como fase del
proceso administrativo es factible para el personal administrativo y la
población en general ya que se puede utilizar con facilidad en varias áreas
de la institución, no solo en la administrativa debido a la información teórica
que este presenta. El mismo es de gran importancia para el personal
administrativo de la institución ya que permite solventar el problema y
fortalecer sus debilidades a la hora de planificar.
66
9.5.1. Población beneficiada.
Este instructivo informativo sobre la planificación como fase del
proceso administrativo beneficiara directamente al personal administrativo de
la escuela bolivariana playa grande el cual está conformado por nueve (9)
personas ya que ellos son los que van a manejar la información en su
entorno y se van a guiar por él . E indirectamente a toda la población que
hace vida dentro de la institución loa cuales son setecientos cincuenta y una
personas (751) ya que si el personal administrativo lleva una buena
planificación ellos también van a salir beneficiados porque la institución va a
tener un buen funcionamiento.
9.5.2. Objetivo de la propuesta
Esta propuesta tiene como objetivo Proporcionar al personal
administrativo de la escuela bolivariana playa grande un instrumento que
contenga de manera escrita la información necesaria para que lleven a cabo
una buena planificación dentro de la institución.
9.5.3. Memoria descriptiva.
Este instructivo informativo sobre la planificación como fase del
proceso administrativo es una herramienta importante para el personal
administrativo de la escuela bolivariana playa grande ya que brinda una serie
de información basada en la planificación. El mismo está estructurado con
una portada donde se presenta el título del instructivo , el logo de la
institución , una imagen relacionada a la planificación , el nombre de los
participantes y tutores, también cuenta con un objetivo , un alcance , la
justificación , la introducción y las conceptualizaciones sobre la planificación,
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la administración educativa, los principios de la educación entre otros .todos
estos aspectos forman parte del instructivo informativo e hicieron posibles su
desarrollo.
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República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del P.P.P La Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología Universidad Politécnica Territorial de Paria
“Luis Mariano Rivera” Programa Nacional de Formación en Administración
Carúpano – Edo. Sucre
Instructivo Informativo sobre la
Planificación como Fase del Proceso
Administrativo
Revisado Por:
Tutor Metodológico:
Lic. Miragela Velásquez
Tutor Académico:
Lic. Jacqueline Peña
Elaborado Por:
Nazareth Echeverria
Anolvis Laffont
Hilcarina Zabala
Sección 03
22 de Junio de 2017
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ÍNDICE DEL CONTENIDO
Introducción Objetivo Alcance Justificación. Conceptualizaciones. Objetivo de administración educativa. Los principios de la administración educativa. El docente administrador. Actitudes fundamentales en un administrador educativo. Las funciones del proceso de administración en los centros educativos. Actividades primordiales de la planificación. Ventajas de la planificación. La organización. Actividades primordiales de la organización. Las organizaciones educativas. Modalidades del sistema educativo. Organigrama. Tipos de organigramas. Funciones del director. Funciones del sub-director académico. Funciones del sub-director administrativo. Funciones del personal docente. Funciones del coordinador de apoyo docente. Funciones del personal administrativo o secretaria. Funciones de la población estudiantil. Actividades primordiales de la ejecución.
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REVISADO POR: Tutor Metodológico: Lcda. Mirangela Velásquez Tutor académico: Jacqueline Peña
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INTRODUCCIÓN
Un instructivo informativo es un documento intermedio entre un manual y una guía con información más detallada, el cual sirve para ampliar los conocimientos en un área específica. El presente es un instructivo informativo que tiene como propósito dirigir las acciones del lector, suele describir la lista de elementos necesarios para realizar la tarea correspondiente y por supuesto los pasos a seguir en el procedimiento. El mismo está basado en la planificación como fase del proceso administrativo, su objetivo es proporcionar la información de manera escrita sobre los pasos de la planificación, y va dirigido al personal administrativo de la Escuela Bolivariana “Playa Grande”. Este instructivo se elaboró con el fin de formar directamente al personal administrativo de la institución en cuanto a la planificación.
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OBJETIVO GENERAL.
El instructivo informativo sobre la planificación como fase del proceso administrativo tiene como objetivo proporcionar al personal administrativo de la institución un instrumento que contenga de manera escrita las herramientas necesarias para que lleven a cabo una buena planificación que permita lograr las metas planteadas.
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ALCANCE
El presente instructivo informativo sobre la planificación como fase del proceso administrativo está dirigido al personal administrativo de la Escuela Bolivariana “Playa Grande”. Así mismo puede ser utilizado por otras instituciones que deseen obtener información sobre la fase de la planificación.
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JUSTIFICACIÓN
El instructivo informativo es una herramienta que le va permitir al personal administrativo de la Escuela Bolivariana Playa Grande llevar una buena planificación. Se eligió diseñar un instructivo informativo ya que se determinó que presenta algunas debilidades a la hora de planificar. Este instructivo es importante porque brinda toda la información teórica práctica, necesaria para que puedan ejecutar una planificación acorde a su área de trabajo.
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Conceptualizaciones
La educación y su comunidad o actores (alumnos, docentes, institución, etc.) necesitan de un proceso que los ayude a alcanzar sus objetivos. En este punto, la Administración general cuenta con una rama denominada Administración educativa, la cual imprime orden a las actividades que se realizan en las organizaciones educativas para el logro de sus objetivos y metas. Puede afirmarse que esta disciplina es un instrumento que ayuda al administrador a estudiar la organización y estructura institucional educativa, y le permite orientar sus respectivas funciones.
La administración escolar está dirigida a la ordenación de esfuerzos; a la
determinación de objetivos académicos y de políticas externa e interna; a la creación y aplicación de una adecuada normatividad para alumnos, personal docente, administrativo, técnico y manual, con la finalidad de establecer en la institución educativa las so de enseñanza-aprendizaje y un gobierno escolar eficiente y exitoso.
La Administración Educativa es la ciencia que planifica, organiza, dirige,
ejecutar, controla y evalúa las actividades de las instituciones educativas.
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Ciertos autores definen la Administración educativa como la "ciencia que planifica, organiza, dirige, ejecuta, controla y evalúa las actividades que se desarrollan en las organizaciones educativas, dirigidas a desarrollar las capacidades y el desarrollo de los discentes"; esta disciplina trata de organizar el trabajo del personal escolar (docentes, administrativos, etc.) y el manejo de recursos físicos, financieros, tecno lógicos y pedagógicos, ente otros, para cumplir con el currículo definido por la sociedad educativa.
Como ciencia, proporciona los principios y las técnicas para prever, planear, organizar, dirigir, integrar y evaluar todos los componentes del sistema educativo en ámbitos restringidos, como las escuelas y las respectivas comunidades, o en ámbitos más amplios, como los de supervisión y alta dirección del sistema, de tal modo que cada uno pueda contribuir de modo eficaz al logro de los objetivos educacionales.
Otros autores conceptualizan la Administración educativa como "la aplicación racional y sistemática de los principios y las teorías de la administración general al manejo de organizaciones educativas”; pues esta disciplina busca resolver en una organización educacional la asignación y coordinación de los distintos recursos con los que ella cuenta, sean estos materiales, financieros, tecnológicos, académicos, con el fin de lograr los objetivos y metas trazados por la institución.
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De manera específica, la administración escolar está referida a la dirección de la institución misma; al uso y ejercicio estratégico de los recursos humanos, intelectuales, tecnológicos y presupuestales; a la proyección de necesidades humanas futuras; a la previsión estratégica de capacitación del recurso humano y la formación docente; a la vinculación con el entorno; la generación de identidad del personal con la organización; la generación de una visión colectiva de crecimiento organizacional en lo colectivo, individual, profesional y el principio de colaboración como premisa de desarrollo.
Desde el punto de vista funcional, la administración educativa tiene a su
cargo la implementación de las políticas educativas; y desde la óptica institucional, la administración educativa es el conjunto de las estructuras organizacionales que deben asegurar la prestación de los servicios educativos a la población.
La administración educativa implica el logro de objetivos por parte de
personas que aportan sus mayores esfuerzos, y de acuerdo con acciones que de antemano se pre establecen, situación que puede presentarse tanto en el sector educativo privado como en el gubernamental. Aquella se puede conceptualizar como la aplicación racional y sistemática de los principios y teorías de la administración al manejo de organismos educativos; o bien como la forma razonable y segura de conducir la escuela hacia el logro pleno de los objetivos de la educación.
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Objetivo de la Administración Educativa
Es objetivo primordial de toda Administración educativa eficiente el de facilitar el proceso de enseñanza -aprendizaje, mediante la maximización de los recursos de la institución; y para lograrlo se requiere de la realización de actividades que los especialistas y estudiosos han resumido en cinco tareas: establecer relaciones entre la escuela y la comunidad; desarrollar planes y programas de estudios; agrupar los alumnos; gestionar y administrar los recursos materiales, humanos y financieros; y establecer la organización y estructura institucional.
El objetivo de la Administración educativa es el de facilitar el proceso de
enseñanza – aprendizaje, mediante la maximización de los recursos de la institución.
De hecho, la misma organización educativa constituye el objeto de estudio
de la Administración educativa, y la teoría de esta resulta de las interrelaciones entre las Ciencias de la educación, la teoría administrativa general y otras disciplinas como la Economía, Ciencias Políticas, Sociología, etc. Principios
Las administraciones educativas están obligadas a ser responsables y sostenibles, es decir, deben contar con principios bien definidos y aplicables, pues las mismas sostienen un sin número de relaciones y su producto, los graduados o profesionales, serán su reflejo cuando se inserten laboralmente en la sociedad.
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Con base a lo anterior, Frederick W. Taylor le imprimió cuatro principios a la Administración general, aduciendo que las mismas eficiencias al trabajo productivo dentro de las organizaciones, y son: análisis científico del trabajo, selección de personal, ad ministración de la cooperación y supervisión funcional. Pero en lo concerniente a la administración educativa, la UN Global Compact, propone los siguientes seis principios para la eficiencia las organizaciones escolares:
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Los principios de la Administración Educativa, según la UN Global Compact 1- Desarrollar las capacidades de los alumnos para que sean los futuros generadores de valor sostenible para las empresas y la sociedad en general, y a trabajar para una economía global integrada y sostenida. 2- Incorporar en las actividades académicas y planes de estudio los valores de la responsabilidad social mundial, tal como se refleja en iniciativas internacionales, como es el caso del Pacto Mundial de Naciones Unidas. 3- Crear marcos educativos, materiales, procesos y entornos que permitan experiencias eficaces de aprendizaje para un liderazgo responsable. 4- Comprometerse con una investigación conceptual y empírica de que los avances en nuestra comprensión sobre el papel, la dinámica y el impacto de las corporaciones en la creación de valor sostenible social, ambiental y económico. 5. Interactuar con los directores de las corporaciones empresariales para ampliar el conocimiento de sus desafíos en el cumplimiento de las responsabilidades sociales y ambientales y para explorar conjuntamente efectivos de enfrentar tales desafíos. 6- Facilitar y apoyar el diálogo y el debate entre los educadores, negocios, gobierno, consumidores, medios de comunicación, organizaciones de la sociedad civil y otros grupos interesados y las partes interesadas sobre temas críticos relacionados con la responsabilidad social global y la sostenibilidad.
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El docente administrador.
Con el fin de administrar el sistema escolar, existe personal docente que no se ocupa directamente de la tarea de educar, poniéndose al frente de los cursos, sino de distribuir o redistribuir los recursos en base a los fines fijados, y supervisar que se es te cumpliendo lo planificado, para aumentar la calidad educativa; por ejemplo, en qué se gastarán los recursos obtenidos a través de la cooperadora escolar o la gestión de un subsidio para el establecimiento, o el pedido de becas para sus alumnos desfavorecidos, en las escuelas públicas, o la determinación de las cuotas a cobrar en las privadas y su destino; o de la instrumentación de planes de capacitación docente, o el control de ausentismo de alumnos y personal. En las escuelas esta función la cumple el personal directivo: Director, Vice Director, Secretario, Prosecretario y, especialmente el Administrador educativo.
Los profesores y gestores educativos deben de estar dotados de las
habilidades necesarias para la toma correcta de decisiones, el liderazgo, la gestión de recursos humanos, la evaluación de profesores, la organización y las relaciones públicas necesarias para enfrentarse a los dilemas que afectan a diversos tipos de sistemas educativos.
El docente administrador debe poseer y manejar ciertas aptitudes; debe
dirigir con liderazgo, autoridad y capacidad asesora, con un sentido autogestionario; hacer uso óptimo del tiempo dedicado a los aprendizajes y de los recursos humanos, físicos, y materiales. El personal encargado de dirigir una estancia educativa en cualquiera de los niveles y modalidades de la educación, está obligado a emplear diversas técnicas administrativas para liderar y optimizar el control interno de la institución.
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Aptitudes Fundamentales en un Administrador Educativo.
Esta establecido que la Administración Educacional es aquella parte del proceso de enseñanza-aprendizaje, que introduce elementos de organización y orden al sistema educacional con el fin de hacerlo más preciso y efectivo, para así conseguir los objetivos o metas propuestas; estos pueden ser los macro objetivos institucionales, por ejemplo, los objetivos de los ministerios de Educación en Latinoamérica.
La Administración Educacional por su connotación formativa, social, cultural
e incluso políticas, necesita que el administrador o el docente administrador manejen algunas condiciones o aptitudes básicas, siendo estas las siguientes: - Tener una visión global del mundo en movimiento y de los macro procesos que actúan en él. - Poseer una visión de los valores de la persona humana en su dimensión individual y social. - Manejar conocimientos y habilidades específicas para el uso de la moderna tecnología aplicada a la administración.
Esto lleva a concluir que la administración educacional, en cuanto herramienta específica para el mejoramiento de los aprendizajes se refiere, se conlleva plenamente con los requerimientos y metas que espera alcanzar las actuales reformas educacionales mundiales, como la chilena, y en general los nuevos procesos educativos latinoamericanos.
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La Administración Educacional por su connotación formativa, social, cultural
e incluso políticas, necesita que el administrador o el docente administrador manejen algunas condiciones o aptitudes básicas, siendo estas las siguientes: - Tener una visión global del mundo en movimiento y de los macro procesos que actúan en él. - Poseer una visión de los valores de la persona humana en su dimensión individual y social. - Manejar conocimientos y habilidades específicas para el uso de la moderna tecnología aplicada a la administración.
Esto lleva a concluir que la administración educacional, en cuanto herramienta específica para el mejoramiento de los aprendizajes se refiere, se conlleva plenamente con los requerimientos y metas que espera alcanzar las actuales reformas educacionales mundiales, como la chilena, y en general los nuevos procesos educativos latinoamericanos.
En resumen, la actividad principal del administrador educativo es la de
elegir y dirigir, lo cual a su vez conlleva a tomar decisiones en diferentes niveles: administrativos, financieros, infraestructural, recursos humanos, legales y, especialmente, en el desarrollo curricular. Aquí la comunicación es muy importante, para la toma correcta de decisiones en cada nivel organizativo.
No son pocas las empresas, pequeñas, medianas o grandes que se
resisten a aplicar los Cuatro Pasos Fundamentales del proceso administrativo.
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Esto no deja de ser llamativo por varias razones. En la vida cotidiana lo
aplicamos continuamente. Vayamos a un ejemplo: cuando uno decide aprovechar un fin de semana con la familia con una salida de mini-vacaciones o mini-turismo, “planifica” el conjunto de pasos que debe recorrer para concretarlo, “organiza” las responsabilidades que tiene cada integrante del grupo familiar, “ejecuta” todas las tareas (compra de alimentos, chequeo del automóvil, reserva del hotel o del camping, etc.) y, por último, “controla” a modo de balance, al regresar, cómo se aprovechó ese fin de semana tan especial.
Pero algo tan obvio, no siempre se lleva a cabo en el ámbito laboral.
Muchas decisiones se toman en forma intempestiva, sin mucho lugar para la planificación ni la organización. Todo se hace sobre la marcha, haciendo imposible el control. Y lo que agrava las cosas, no pudiendo establecerse la efectividad o eficiencia ni de lo que se está haciendo ni de quienes lo hacen. Toda conclusión resultará, inevitablemente, arbitraria, es decir, basada en opiniones y no en datos.
Tal es así, que en muchas empresas de la región se ha detectado que cuando se les acerca una solución, por ejemplo, para permitir una mejor “planificación” les cuesta, a quienes deben tomar la decisión de compra o incorporación, comprender su utilidad. Y lo mismo ocurre para cualquier herramienta que se oriente a la “Inteligencia de Negocios” o Business Intelligence.
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En suma, Se puede afirmar que se ha encontrado una fuerte correlación entre la no comprensión de la utilidad de estas herramientas y la no aplicabilidad de un concepto que tiene más de un siglo: el del Proceso Administrativo.
Los procesos administrativos están descritos con la función de planificación, organización, dirección y control, con los cuales se logran llevar a cabo las metas establecidas. Pero para que esto se cumpla se debe de tener conocimiento en aspectos de importante valor en el proceso educativo venezolano, puesto que todo docente egresado en nuestro país debe ser capaz de gerencial y administrar bienes que le son atribuidos.
Es por esto que se debe de hondar en: la planificación educativa, la
organización educativa, la ejecución, la dirección, coordinación, el control y la evaluación que son procesos medulares para cumplir los objetivos de toda institución educativa.
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Las Funciones del Proceso de Administración en los Centros Educativos
La Planificación Educativa La Planificación Educativa es un proceso mediante el cual se determinan
las metas y se establecen los requisitos para lograrlas de la manera más eficiente y eficaz posible. En ese proceso se trata de racionalizar la acción en una pauta temporal, en función del logro de fines bien definidos que se consideran valiosos.
La planificación debe ser estructural y dinámica. Estructural, porque es un
todo organizado en el que cada una de sus partes cumple una función específica e interactúa y se complementa con las otras. Dinámica, porque debe tener suficiente flexibilidad para admitir las modificaciones que fueren necesarias.
Tipos. Planificación Tradicional o Normativa: se rige por un conjunto de normas o
parámetros previamente establecidos por el estado. Planificación Situacional: el planificador está dentro de la realidad y
coexiste con otros autores que también planifican. No tiene un diagnostico único, ni una verdad objetiva, sino una planificación situacional, donde se articula lo político con lo económico; el Plan es un proyecto Político.
Planificación Estratégica: es aquella donde el planificador se encuentra
inmerso en la realidad, planteando objetivos en función dela misión de la institución, haciendo énfasis en la calidad total con el objeto de ser competitivo.
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Características:
•Flexibilidad. •Objetividad •Realismo. •Integral. •Continua.
Actividades primordiales de la Planificación
Determinar claramente los objetivos y metas de la empresa.
Estimación de Plazos Futuros. Pronosticación.
Establecer las condiciones y premisas bajo las cuales se hará el trabajo:
circunstancias, medio ambiente, etc.
Elección de un curso de acción. Enunciar las tareas para lograr los
objetivos. Es recomendable establecer planes contingentes alternativos a
los cursos de acción básicos (usualmente llamados “Plan B”).
Establecer un Plan General de logros enfatizando la creatividad para
encontrar medios nuevos y mejores para desempeñar el trabajo, siempre
orientado a mejorar la eficacia y la eficiencia (hacer las cosas de manera
de cumplir con el objetivo y hacerlas al menor costo posible,
respectivamente).
Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño claros y
acordados entre los miembros del equipo y la dirección.
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Anticipar las posibles contingencias futuras. Estas contingencias o
inconvenientes pueden producirse por factores: internos, externos
(mercado-circunstancias), o muchas veces en reacción al proyecto mismo.
Re-estructurar continuamente los planes en función de los resultados del
control corrigiendo las deficiencias que se hagan evidentes.
Ventajas de la Planificación: - Reduce la incertidumbre frente a los cambios y la angustia frente al futuro. - Concentra la atención y la acción en el logro de los objetivos propuestos. - Propicia una operación económica. El hecho de concentrar la atención en los objetivos provoca reducir los costos, es decir, buscar el mayor beneficio con el menor costo. - Facilita el control; permite el saber lo que se quiere hacer; permite encontrar la máxima eficiencia organizacional.
La Planificación implica la previsión de situaciones y acontecimientos dentro de una perspectiva espacio – temporal, caracterizada por plazos que se concretan en planes, programas y proyectos. Evita la dispersión de actividades y conduce al logro de los objetivos; permite racionalizar el uso de los recursos financieros evitando así el despilfarro de los mismos. La buena planificación conduce a hacer las cosas con eficiencia, pues esta no es casual; no hay eficiencia sin una buena planificación. Esta función se justifica en la educación, pues contribuye al desarrollo de las fuerzas productivas atendiendo la formación y capacitación de recursos humanos.
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La planificación debe ser un proceso científico y coherente en el cual hay que aplicar técnicas, métodos y conocimientos para lograr los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Al realizar la planificación, se debe dar participación a todos los actores del proceso educativo y partir de la realidad, del contexto socioeconómico – cultural de la comunidad a que pertenecen. Esta función se desarrolla en cinco pasos:
a. Diagnóstico. b. Determinación de objetivos. c. Elección de estrategias. d. Ejecución del plan. e. Evaluación de resultados y mecanismos de ajuste.
La planificación educacional, al estar inserta dentro del macro proceso social, debe abordar a lo menos dos problemas centrales de la comunidad:
Problema Político. Se refiere a las necesidades y la selección jerarquizada
de los objetivos básicos de la comunidad, con relación a mejorar la participación en las decisiones políticas que los incumben y que les permitirán mejorar sus condiciones de vi da.
Problema Económico. Se relaciona con la adecuación de recursos escasos
y de uso alternativo ante fines múltiples y jerarquizables. De esta forma la planificación se convierte en una herramienta que sirve de
hoja de ruta al sistema educativo, a la vez que se inserta plenamente de manera informada en las necesidades de la comunidad, permitiendo que la Educación se convierta en un poderoso instrumento de movilidad social.
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Se desarrolla a través delas formas de organización: Proyecto Educativo Integral Comunitario (P.E.I.C.), la Clase Participativa (C.P.), Proyectos de Aprendizaje (P.A.), Proyectos de Desarrollo Endógeno (P.D.E.) y el Plan Integral (P.I.). La Organización
Constituye la segunda fase dentro del procedimiento administrativo, y se abordada desde dos ópticas; como orgánica y como la acción de organizar (función organización). La orgánica se conceptualiza como una estructura constituida por roles y organigramas, donde existe una coordinación específica e independencia de las personas que la integran, y desde la perspectiva de la función esta puede ser de finida como la acción o el acto de preparar las mejores y más pertinentes condiciones, o como la generación del apropiado clima laboral, con el objetivo de cumplir las metas propuestas y de mejorar cualitativamente la producción educativa.
La labor de organización escolar busca, entre otros objetivos, lograr la
sinergia educativa, la que se define como el logro de la mayor potencia y efectividad, fruto del trabajo mancomunado entre las distintas partes que conforman la organización; se determina que el trabajo en equipo es siempre más provechoso que el de la mejor de las individualidades.
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Organizar es crear el cuerpo social que da vida a la institución; es crear una
estructura con partes integradas de tal forma que la relación de una y otra está gobernada por su relación con el todo; es la integración de varios elementos de tal forma que estos sean usados correctamente para el logro de objetivos, y se distingue por tener una participación en equipo y no individual. En esta fase se debe delegar autoridad y responsabilidad con el propósito de viabilizar el trabajo y así obtener mayor eficiencia y calidad. Organizar es crear un flujo organizacional con sentido y eficiencia.
Es necesario el mejoramiento de la capacidad organizacional de cada
órgano del sistema educativo, haciendo énfasis en el fortalecimiento de la calidad de la comunicación, en el establecimiento de mecanismos y canales ágiles para la circulación de la información y la toma de decisiones oportunas en una dinámica participativa. En esta función se debe delegar autoridad y responsabilidad con el propósito de viabilizar el trabajo para obtener mayor eficiencia y calidad.
La integración es muy importante en las instituciones, y comprende los
procedimientos para dotar el organismo social de aquellos medios que la mecánica administrativa señala como necesarios para su eficaz funcionamiento escogiéndolos, introduciéndolos, articulándolos y buscando su mejor desarrollo. La organización conlleva tres pasos:
1. Determinar el trabajo que debe realizarse para alcanzar los objetivos propuestos. 2. Analizar y agrupar las actividades dentro de marcos estructurales.
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3. Asignar personal en posiciones determinadas para la ejecución de las actividades, y de acuerdo con la naturaleza de las actividades, se debe buscar el personal idóneo para que los lleve a cabo.
La administración educativa ha adoptado diferentes modelos organizativos
de la administración general con el propósito de dar respuesta a sus necesidades particulares. Para la administración de la educación, un modelo organizativo debe responder a las políticas que, como resultado de un diagnóstico de necesidades, se adopten en el sistema educativo o en alguno de sus órganos. Un modelo organizativo, se refiere al modo de disponer las funciones y competencias según el grado de autonomía y el nivel jerárquico de que se trate entre los funcionarios, cargos o instancias que conforman un sistema educativo o alguno de sus órganos. Entre algunos modelos organizacionales están:
Modelo de centralización. Se dice que una organización está centralizada
cuando el poder de decisión se concentra en el corazón de la organización, formándose a partir de ese núcleo básico, una estructura piramidal de arriba hacia abajo. Entre las ventajas de este modelo se encuentran:
- Mantiene la unidad del sistema educativo nacional. - Facilita el traslado de estudiantes de un centro educativo a otro. - Proporciona la uniformidad de planes y programas. Entre las desventajas se encuentran:
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Produce una fuerte acumulación de competencias y soluciones en la cabeza de la estructura jerárquica. - Propicia el tipo de administración no participativa. - Evita la adaptación del currículo de acuerdo con las características y condiciones de una región o comunidad.
Modelo de Desconcentración. A partir de la desconcentración hay una delegación regulada de autoridad a niveles de decisión y gestión que siguen estando políticamente sujetos o administrativamente subordinadas para tomar decisiones y las responsabilidades. Se desconcentra con la finalidad de eliminar la brecha que separa a la es - cuela de la comunidad en que se encuentra inmersa.
La desconcentración elimina complicados y costosos trámites en el órgano
central para resolver los asuntos locales; facilita la adaptación curricular a la realidad local y crea un espíritu de participación de los funcionarios en el proceso de toma de decisiones al aproximar las decisiones al lugar de acción.
Ofrece la desventaja de que provoca la tendencia a la autonomía en las
instancias desconcentradas. Modelo de Descentralización. Cuando se habla de descentralización se
asocia a agilización administrativa, autonomía escolar, desburocratización, eficiencia, gestión de conflictos, gobernabilidad, identidad regional, participación social y redistribución del poder, entro otros.
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La descentralización garantiza una educación adecuada a las necesidades
y condiciones socio – culturales de la región o comunidad; propicia la iniciativa creadora y experimental de las personas y de las comunidades al permitir la elaboración y ejecución de planes y programas de enseñanza autóctonos y permite que el órgano central se dedique a la planificación educativa nacional, a coadyuvar al mejoramiento cualitativo de la educación por medio de asesoramiento técnico, a asistir a los centros educativos con recursos didácticos y a la confección de libros de texto y material de apoyo bibliográfico.
Tiene la desventaja de que tiende a la automatización del sistema
educativo; produce desigualdades en la calidad y tipo de educación que se ofrece en los centros; y conduce a un crecimiento burocrático.
Actividades primordiales de la Organización a. Subdividir el trabajo en unidades operativas: departamentalización, agrupamientos, equipos de trabajo. Agrupar las obligaciones operativas en puestos. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y establecer sus vínculos y relaciones. Especificar los requisitos de cada puesto. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro.
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La Organización Educativa
Rufino Blanco y Sánchez (1927) define la Organización Escolar como: “buena disposición de los elementos necesarios para educar a los niños por medio de la instrucción.”
Hernández Ruiz (1954) la considera como “disposición de los elementos
necesarios para educar a los niños por medio de la instrucción”. Nassif (1975) hace una definición muy inclusiva de todo lo pedagógico en
su concepto de la organización: La organización educativa comprende un aspecto político y un aspecto pedagógico propiamente dicho… Dentro del aspecto político se incluyen la legislación escolar y la administración Escolar… El aspecto pedagógico…se refiera a las cuestiones y elementos de interés puramente técnico-docente, ciclos escolares, instituciones escolares, a los contenidos formativos, material de enseñanza, a los horarios, etc.
La síntesis del pensamiento sobre esta materia nos la ofrece la definición
de García Hoz (1964): La organización escolar es la ordenación de los distintos elementos de la escuela para que todos ellos concurran adecuadamente a la educación de los escolares.
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Objetivo La organización educativa tiene por finalidad la comprensión del mundo presente desde el imperativo de la unidad del conocimiento. Su interés es la dinámica de la acción, y se apoya en la existencia y percepción de distintos niveles de realidad, en la aparición de nuevas lógicas y en la emergencia de la complejidad. Según la Ley Orgánica de Educación (2009) esta es la Organización del Sistema Educativo venezolano: Artículo 25. El Sistema Educativo está organizado en: 1. El subsistema de educación básica, integrado por los niveles de educación inicial, educación primaria y educación media. El nivel de educación inicial comprende las etapas de maternal y preescolar destinadas a la educación de niños y niñas con edades comprendidas entre cero y seis años. El nivel de educación primaria comprende seis años y conduce a la obtención del certificado de educación primaria. El nivel de educación media comprende dos opciones: educación media general con duración de cinco años, de primero a quinto año, y educación media técnica con duración de seis años, de primero a sexto año. Ambas opciones conducen a la obtención del título correspondiente. 2. La duración, requisitos, certificados y títulos de los niveles del subsistema de educación básica estarán definidos en la ley especial.
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3. El subsistema de educación universitaria comprende los niveles de pregrado y postgrado universitarios. La duración, requisitos, certificados y títulos de los niveles del subsistema de educación universitaria estarán definidos en la ley especial. 4. Como parte del Sistema Educativo, los órganos rectores en materia de educación básica y de educación universitaria garantizan: a. Condiciones y oportunidades para el otorgamiento de acreditaciones y reconocimientos de aprendizajes, invenciones, experiencias y saberes ancestrales, artesanales, tradicionales y populares, de aquellas personas que no han realizado estudios académicos, de acuerdo con la respectiva reglamentación. b. El desarrollo institucional y óptimo funcionamiento de las misiones educativas para el acceso, la permanencia, prosecución y culminación de estudios de todas las personas, con el objeto de garantizar la universalización del derecho a la educación. Modalidades del Sistema Educativo Artículo 26. Las modalidades del Sistema Educativo son variantes educativas para la atención de las personas que, por sus características y condiciones específicas de su desarrollo integral, cultural, étnico, lingüístico y otras, requieren adaptaciones curriculares de forma permanente o temporal con el fin de responder a las exigencias de los diferentes niveles educativos. Son modalidades: La educación especial, la educación de jóvenes, adultos y adultas, la educación en fronteras, la educación rural, la educación para las artes, la educación militar,
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la educación intercultural, la educación intercultural bilingüe, y otras que sean determinadas por reglamento o por ley. La duración, requisitos, certificados y títulos de las modalidades del Sistema Educativo estarán definidos en la ley especial de educación básica y de educación universitaria. Organigrama
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización. El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización.
Tiene una doble finalidad: •Desempeña un papel informativo. •Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre ellos. En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información, para conocer como es la estructura total de la empresa. Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos: •Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar. •Debe contener únicamente los elementos indispensables.
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Tipos de Organigrama •Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba a abajo. •Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha. •Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical. •Circular: La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculos concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos. •Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la sangría, menores la autoridad de ese cargo. •Tabular: Es prácticamente escalar, solo que mientras el escalar lleva líneas que unen los mandos de autoridad el tabular no. Representación de un organigrama vertical
A continuación, se presentan las funciones que debe cumplir el colectivo de esta institución para el buen desarrollo de sus funciones Funciones del Director
Gestionar ante la subdirección educativa todo lo relativo a personal docente,
administrativo y obrero.
Velar por el ejercicio pedagógico de su personal en la institución.
Efectuar reuniones con el personal a objeto de asesorarlo en el
cumplimiento de sus funciones.
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Tramitar la correspondencia y recaudos administrativos.
Supervisar la planificación, desarrollo y evaluación del proceso Enseñanza –
Aprendizaje.
Llevar el control de asistencia del personal.
Hace cumplir los planes de evaluación y seguimiento del personal adscrito a
su plantel.
Velar por el cumplimiento del plantel.
Procesar todo lo concerniente a lineamientos de las políticas educativas
emanadas de los organismos superiores: Nivel Central, Zona Educativa,
Distrito, Sector, entre otros.
Formular un diagnóstico real de la institución que incluye todos los
elementos del proceso Enseñanza – Aprendizaje.
Prevé el presupuesto requerido por la institución acorde a las necesidades
prioritarias.
Promover actividades de esfuerzo al proceso Enseñanza – Aprendizaje.
Realizar el PEICE a la institución junto al equipo técnico, docente, alumnos,
padres y representantes, entre otros.
Elaborar junto con su equipo asesor la estructura organizativa del plantel y
establece las distintas funciones inherentes a cada cargo.
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Establece os mecanismos necesarios para el control y supervisión de su
misión educativa en la institución.
Sugerir cualquier acción correctiva a que hubiere lugar.
Recibir y revisar todo lo relativo a bienes a la hora de tomar posesión del
plantel. Conocerla ubicación exacta del material.
Dar los lineamientos generales para la elaboración de los horarios.
Llevar un archivo de historial dé cada docente.
Facilitar la buena comunicación entre todos los miembros de la comunidad y
el consejo comunal.
Asistir a las reuniones pautadas y ser portavoz de las mismas con todo el
personal de la institución.
Funciones del Subdirector Académico
Recomendar la realización de cursos de mejoramiento profesional.
Planificar visitas conjuntamente con el coordinador de apoyo docente a
manera de acompañamientos en las aulas, verificando el proceso impartido
por los docentes.
Entregar a los docentes y coordinadores de los diferentes programas
educativos los lineamientos y orientaciones referidas a la operacionalita de
los programas institucionales.
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Mes 06
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Servir de organismo asesor a la dirección del plantel en todo lo relacionado
con la formación y capacitación profesional.
Dirigir la planificación anual y trimestral de la subdirección.
Coordinar las actividades docentes tendientes al logro de los objetivos
establecidos en la planificación anual de cada dependencia a su cargo.
Convocar a los docentes y coordinadores de asignaturas y presidir las
reuniones.
Funciones del Subdirector Administrativo
Precisar las estadísticas de ingreso, matricula, deserción, aplazados,
aprobados.
Supervisar, controlar el personal administrativo y obrero del plantel.
Orientar al personal docente, administrativo y obrero adscrito al plantel en
relación con los trámites generales para la solicitud de permisos ante el
Ministerio de Educación.
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Gestionar ante el director las proposiciones de ingreso, traslado,
jubilaciones, permisos y otro tipo de movimiento de personal.
Precisar el orden de prioridad, las necesidades del plantel a manera de
solventarlas al inicio del año escolar.
Integral y participar en la Comisión designada por el Director u Organismos
asesores en los lineamientos para las Normas de convivencias.
Presentar al Director la organización de carga horaria: horas por creación,
conversión de secciones y horas requeridas para talleres, círculos de
saberes, entre otros.
Funciones del Personal Docente
Conocer el contenido y alcance de la Constitución, de la Ley Orgánica de
Educación y su Reglamento, Ley Orgánica de Protección al Niño, Niña y
Adolescente (LOPNA), los Decretos, Resoluciones, Órdenes o
Providencias Administrativas, Instrucciones o Circulares, así mismo cumplir
y orientar convenientemente a otros para su cumplimiento cuando así le
sea solicitada.
Proveerse del programa de estudio oficial, conocerlo y usarlo como guía y
orientación para realizar las planificaciones que serán usadas en la
enseñanza.
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Realizar cuidadosamente la planificación los Proyectos de Aprendizaje (AP),
llevar un registro del desarrollo de este, así como las actividades derivadas y
entregarlo en fecha exigida por la dirección.
Conocer y cumplir los derechos Niño, Niña y Adolescente, reconocidos
nacional e internacionalmente y velar por el cumplimiento de los mismos.
Estar actualizado de las publicaciones en materia de educación provenientes
de los entes superiores para el uso directo del trabajo del aula.
Mantener una actitud de constante observación sobre la actuación de cada
estudiante en particular del grupo en general y asentar en los registros que a
tales efectos existen o se establezcan en el plantel.
Entregar a la dirección sin necesidad de recordatorio, el último día de cada
mes, el movimiento estadístico habido durante.
Participar activamente en la Organización y funcionamiento de la sociedad de
padres y representantes, actividades de conservación y otras actividades que
se desarrollen en el plantel.
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Lograr la correcta ambientación y atender el aseo diario del aula.
No abandonar el aula o los sitios de trabajo en horas de labor.
Registrar en el libro o cuaderno respectivo la asistencia diaria de los alumnos y
determinar las causas de su inasistencia.
Firmar el libro de registro, asistencia y puntualidad y escribir la hora exacta de
llegada.
Funciones del Coordinador de Apoyo Docente
Multiplicar a través de círculos de saberes los lineamientos de actualidad
administrados por el Ministerio del Poder Popular Para la Educación.
Acompañar conjuntamente con el Subdirector Académico a manera de
mejorar el trabajo en el aula.
Coordinar el desarrollo de la planificación de los docentes.
Supervisar la planificación llevada a cabo por los docentes.
Orientar el proceso enseñanza – aprendizaje.
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Gestionar talleres en mejora d la capacitación profesional.
Funciones del Personal Administrativo o Secretaria
Velar por los despachos oportunos de los recaudos administrativos del
plantel.
Cuidar que las correspondencias emitidas por el plantel, además de buena
presentación, no contengan errores ortográficos.
Estar pendientes de que los libros y registros de asistencias, puntualidad y
otros aspectos del personal del plantel sean debidamente firmados por los
mismos en las casillas correspondientes.
Llevar correctamente los elementos con que cuenta el archivo del plantel.
Dar al director y subdirectores, según el caso de la correspondencia
recibida.
Asistir diaria y puntualmente al plantel a la hora establecida.
Funciones de los Coordinadores de Programas Educativos (Docentes con Función Específica)
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Todos entregan Planificación y determinación de estrategias al Coordinador de apoyo Docente.
Desarrollo Endógeno Elaborar un proyecto y adaptarlo a la
planificación de los docentes con la
finalidad de propiciar la
productividad.
Centro de Recursos para el
Aprendizaje (CRA)
Orientar y reforzar los contenidos del
área de lengua incluidos en los P.A
Sistema de Alimentación Escolar Procesar los lineamientos referidos a
la higiene, consumo y manipuleo de
los alimentos.
Arte Creativo Desarrollar actitudes creativas en
niños, niñas y adolescentes hacia las
artes plásticas.
Educación Física Desarrollar actitudes físicas y
motrices fomentando la participación
en actividades inter y extra escolares.
Cultura Promover cualidades, destrezas
hacia artes escénicas, música y
danza.
Dificultad de Aprendizaje Ayudar deficiencias que impide el
aprendizaje.
Seguridad y Riesgo Sísmico Crear conciencia sísmica ante
situaciones o eventos de desastres
naturales.
Geohistoria Resaltar personajes, hechos del
pasado y aspectos resaltantes de
actualidad del estado y región.
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REVISADO POR: Tutor Metodológico: Lcda. Mirangela Velásquez Tutor académico: Jacqueline Peña
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Fecha Día22
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Funciones de la Población Estudiantil
Responsable de su proceso de aprendizaje en el reforzamiento diario con
ayuda de sus padres.
Cumplir con las asignaciones indicadas: Investigaciones, exposiciones,
producciones escritas.
Participar en actividades inter y extra culturales programadas por la
institución.
Asistir diariamente a la institución.
Respetar al personal que labora en la casa de estudio.
Funciones del Personal Obrero
Cumplir con el horario de trabajo de acuerdo al contrato establecido.
Mantener en completo aseo y limpieza todas las dependencias del plantel,
así como el mobiliario y demás materiales.
Velar por el buen mantenimiento y conservación del material de trabajo del
cual es responsable.
Cumplir con las guardias asignadas.
Cumplir con las recomendaciones impartidas por el personal directivo, el
personal docente y administrativo.
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Fecha Día22
Mes 06
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Funciones de la Comunidad de Padres y Representantes
Cumplir con la obligación de la educación de sus representados, en los
niveles de inicial y básica.
Participar activamente en la educación de su representado.
Velar por la asistencia diaria del alumno a las actividades del plantel.
Atender las citaciones y convocatorias que les sean formuladas por la
dirección del plantel, docentes y demás autoridades educativas.
Firmar los documentos relativos al proceso educativo de sus
representados, cuando así lo exigieren las autoridades competentes.
Desempeñar eficazmente y con sujeción al orden jurídico respectivo, los
cargos y comisiones para los cuales fueron asignado en la asociación civil
de padres y representantes.
Funciones de los Consejos Comunales
Procesar todo lo concerniente a los problemas que afectan a la comunidad
y que repercuten en la misma. Con la finalidad de garantizar el buen
funcionamiento de las instituciones.
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Controlar y velar por el proceso de enseñanza llevado a cabo en la
escuela.
Organizar conjunto de acciones en mejoras de las debilidades y amenazas
de la institución educativa.
Desarrollar conjuntamente con la escuela estrategias que ayuden a
solventar problemas de la institución.
Propiciar asambleas mensuales con todos los colectivos que hacen vida en
esa localidad.
Fomentar los valores en todo momento para que el proceso educativo se
fortalezca.
Ejecución. Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el Jefe o Gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución, es decir, se refiere a la puesta en práctica de lo planificado, dentro de plazos establecidos y en función de los objetivos propuestos.
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El éxito de esta acción depende del control que se llegue a establecer para determinar si los resultados de la ejecución concuerdan con los objetivos propuestos.
Actividades primordiales de la Ejecución:
Poner en práctica la participación por todos los afectados por las
decisiones.
Conducir y reorientar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
Motivar.
Comunicar.
Desarrollar a los empleados para que realicen todo su potencial.
De acuerdo con el punto b. también reconocer el trabajo bien hecho.
Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el
trabajo.
Revisar los resultados de la ejecución a la luz de los parámetros con los
que se controla.
Dirección
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen
tareas esenciales. La relación y el tiempo son fundamentales para las
actividades dela dirección. De hecho, la dirección llega al fondo de las
relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con
ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se
les unan para lograr el futuro surge de los pasos de la planificación y la
organización. Los gerentes al establecer el ambiente adecuado ayudan a
sus empleados a hacer sus mejores esfuerzos.
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Es el planteamiento, organización, dirección y control de las operaciones
de la empresa, a fin de lograr los objetivos que esta persigue y así mismo,
los pueda alcanzar.
Es la aplicación de los conocimientos en la toma de decisiones, incluye la
tarea de fincar los objetivos, alcanzarlos, determinación de la mejor manera
de llevar acabo el liderazgo y ocuparse de la manera de planeamiento e
integración de todos los sistemas, en un todo unificado.
La dirección debe de saber cómo es el comportamiento de la gente como
individuos y cuando están en grupos y entender la forma en cómo operan
los diferentes tipos de estructura.
Es una fuerza que, mediante la toma de decisiones basada en los
conocimientos y entendimientos, relaciona entre sí, e integra a través de
los procesos de unión apropiados a todos los elementos del sistema
organizado de una forma calculada para alcanzar los objetivos de una
organización.
La dirección es aquel elemento de la administración en el que se lograr la
realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del
administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente
o delegando dicha autoridad, y se vigila de manera simultánea que se
cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas.
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Este es el punto central y más importante de la administración, pero quizá
en el que existe mayor número de discrepancias, aunque éstas sean accidentales. Así, por ejemplo, unos llaman a este elemento actuación, otra ejecución. Terry define la actuación como” hacer que todos los miembros del grupo se propongan lograr el objetivo, de acuerdo con los planes y la organización, hechos por el jefe administrativo”
Por su parte, Koontz y O’ Donnell adoptan el término dirección, definiendo
ésta como “la función ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados” Fayol define la dirección indirectamente al señalar: “Una vez constituido el
grupo social, se trata de hacerlo funcionar: tal es la misión de la dirección, la que consiste para cada jefe en obtener los máximos resultados posibles de los elementos que componen su unidad, en interés de la empresa”.
La Dirección Estratégica
Es aquella parte de la dirección empresarial que tiene como objetivo primordial formular una estrategia y ponerla en práctica. Está caracterizada por:
La incertidumbre, acerca del entorno, el comportamiento de los
competidores y las preferencias de los clientes.
La complejidad, derivada de las distintas formas de percibir el entorno y de
interrelacionarse éste con la empresa.
Los conflictos organizativos, entre los que toman decisiones y los afectados
por ellas.
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La dirección estratégica se ocupa de las decisiones encaminadas a
formular e implantar la estrategia, lo que implica la movilización de los
recursos de la empresa para el logro de los objetivos globales, lo cual
incluye tres funciones básicas:
Desarrollo y movilización de los recursos y capacidades de la empresa.
Coordinación de los recursos de distinto tipo (materiales, humanos,
financieros, etc.) para que estén disponibles en la cuantía, momento y lugar
adecuados.
Búsqueda de rentas empresariales, lo que supone que la rentabilidad de
los capitales invertidos sea superior a su coste de oportunidad, siendo éste
un elemento determinante del proceso de decisión empresarial.
En su función básica de definición de la estrategia de la empresa, la dirección
estratégica debe definir y perfilar los cuatro componentes básicos de toda estrategia y que podemos identificar con cuatro actividades básicas para desarrollar:
El campo de actividad: con él se pretende delimitar el campo de actuación
de la empresa, es decir, la amplitud y características de su relación
“productiva” con el entorno socioeconómico.
Las capacidades distintivas: que incluyen los recursos (físicos, técnicos,
financieros, etc.) y las habilidades (tecnológicas, organizativas, directivas,
etc.) presentes o potenciales que posee y domina la empresa, con los
cuales puede hacer frente a los retos del entorno.
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Las ventajas competitivas: características diferenciadoras respecto de la
competencia que reducen los costes de los productos a vender, o
posicionan a la empresa para la obtención de rentas superiores, en relación
con los otros competidores actuales o potenciales.
efecto sinérgico: que implica la búsqueda y explotación de interrelaciones
entre las distintas actividades, recursos, habilidades, unidades
organizativas, etc., de la empresa para conseguir que el conjunto permita
crear más valor que el que se derivaría de una actuación separada de
dichos elementos o partes.
Es necesario considerar dos reflexiones sobre la dirección estratégica y su
papel en el ámbito empresarial. Primero, el proceso de dirección estratégica no es algo aséptico y objetivo por definición, sino que está afectado por los valores y expectativas de los líderes empresariales y de los grupos que se relacionan con la empresa y que tratan de influir en dicho proceso. Segundo, la relación entre los recursos y capacidades de la empresa y los resultados de la misma no está clara ya que las dotaciones iniciales de recursos son asimétricas y existe ambigüedad causal.
La Dirección representa la tercera fase del trabajo administrativo educativo, y se trata de la parte ejecutiva. A partir de aquí los subordinados pueden tener una mejor eficacia y eficiencia, pues esta fase los pone al tanto de los objetivos que se quieren realizar; la dirección, en cuanto a su ejecución, adquiere su mayor poder expansivo, desarrollo y eficacia cuando se conjugan entre sí el poder, el liderazgo y el mando.
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La Dirección escolar se define como "el aspecto interpersonal de la
administración por medio de la cual los subordinados pueden comprender y contribuir con efectividad y eficiencia al logro de los objetivos de la institución". Al igual que las otras etapas, tienen una naturaleza iterativa, es decir que se repite en los distintos niveles en donde se deba exteriorizar.
La Dirección consiste en hacer funcionar una dependencia o institución como
un todo y orientarla hacia el logro de los objetivos concretos. Del uso de autoridad y delegación de responsabilidad que hace el administrador de la educación se derivan los siguientes pasos: dirigir las acciones que se deben desarrollar para lograr los objetivos institucionales, definir los resultados esperados de acuerdo con los objetivos y delegar funciones y responsabilidades en personal que se tenga a cargo. Esta fase constituye el aspecto interpersonal de la administración por medio de la cual los subordinados pueden comprender y contribuir con efectividad y eficiencia al logro de los objetivos planificados.
Para garantizar que cada uno cumpla con las funciones que le pertenecen; él
es el responsable de la efectividad organizacional en la institución que dirige, y el área de recursos humanos debe hacerse cargo de instrumentar todo lo necesario para lograr la efectividad integral.
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En el sector educativo, esta última tarea recae también sobre los directores de
centros educativos, ya que no cuentan con un encargado de recursos humanos, siendo esta una de las causas por las cuales muchos sistemas educativos no logran avances significativos, pues El director debe impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro o grupo la gestión de la mayoría de los recursos humanos está en manos inexpertas y los entes estatales (Secretaría de Estado de Educación), y nadie realiza los esfuerzos necesarios para capacitarlos en este sentí - do, lo cual contribuiría a elevar la calidad del principal servicio del sistema que es ofrecer educación de calidad a los ciudadanos. Coordinación
Se concibe como el establecimiento y mantenimiento de la armonía entre las actividades de los subsistemas de una dependencia o institución. Con esta se persigue sincronizar y uniformizar los esfuerzos y actividades desarrolladas para con seguir la unidad de acción en el logro de los objetivos propuestos.
La Coordinación educativa es una identidad rectora inmediata superior en
su respectivo nivel, ya sea primario, secundario o universitario; y la persona que ejecuta esta fase se denomina coordinador educativo, cuya función es coordinar las funciones de los departamentos y orientar las directrices de toda la organización educativa; además, anima al personal docente a cumplir con el sistema preventivo y el reglamento del establecimiento educativo. Otra de sus funciones es ayudar a formar un ambiente donde la corresponsabilidad y disciplina sean las principales características de las relaciones humanas dentro del establecimiento.
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Entre las aptitudes del coordinador educativo están: ser una persona
profesional y preparada, cultivar la cordialidad y las buenas relaciones interpersonales; tomar decisiones informadas, comprometerse con los resultados de su acción docente, evaluar la críticamente, trabajar en conjunto con sus colegas Control
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto
organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico. A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del
concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:
Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.
Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e
impedir que se produzcan nuevamente.
Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación
con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las
medidas correctivas necesarias.
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relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y
tomando las medidas correctivas necesarias.
valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera
que la George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando
a cabo, ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los
hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los
subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa
como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.
Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de
las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos
objetivos.
Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación
con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la
obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.
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Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso
administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva
cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente
regulador.
Características del Control
Se reconocen una serie de características generales que debe poseer el control, tales como:
Integral: Asume una perspectiva integral de la organización, contempla a la
empresa en su totalidad, es decir, cubre todos los aspectos de las
actividades que se desarrollan en la misma.
Periódico: Sigue un esquema y una secuencia predeterminada.
Selectivo: Debe centrarse solo en aquellos elementos relevantes para la
función u objetivos de cada unidad.
Creativo: Continúa búsqueda de índices significativos para conocer mejor
la realidad de la empresa y encaminarla hacia sus objetivos.
Efectivo y Eficiente: Busca lograr los objetivos marcados empleando los
recursos apropiados.
Adecuado: El control debe ser acorde con la función controlada, buscando
las técnicas y criterios más idóneos.
Adaptado: A la cultura de la empresa y a las personas que conforman parte
de ella.
Motivador: Debe contribuir a motivar hacia el comportamiento deseado más
que a coaccionar.
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Servir de Puente: Entre la estrategia y la acción, como medio de despliegue de la estrategia en la empresa.
Flexible: Fácilmente modificable con capacidad de cambio.
Importancia del Control 1. Establece medidas para corregir las actividades de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. 2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos. 3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro. 4. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. 5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación. 6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. Mecanismos e Instrumentos de Control
Generalmente todas las técnicas que existen para ayudar al administrador en la labor de control son ante todo instrumentos de planeación dado que, como usted lo sabe, el objeto de control es hacer que los planes tengan éxito. Para ello, debe necesariamente reflejarlos y estar precedidos por ellos.
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Algunos de los muchos instrumentos o herramientas caen dentro del campo de lo tradicional, en tanto que otros, son el resultado de los últimos estudios orientados a proporcionar nuevas herramientas de planeación y control más modernas y eficientes. Descripción
Una técnica de control es un procedimiento que representa información de la organización de una manera tal que permita desarrollar e implementar una estrategia adecuada señalando los puntos fuertes y débiles de la unidad o unidades en las cuales se basa. Las más utilizadas son: los presupuestos, el análisis de datos estadísticos, las auditorías, el control de calidad, la observación personal, control de pérdidas y ganancias, etc. Menos frecuentes (especialmente en la pequeña y mediana empresa) pero también valiosas de utilizar son la investigación de operaciones y el análisis de redes de tiempo y eventos más conocidas como PERT.
A continuación, veremos algunos aspectos fundamentales de las
herramientas de uso común por parte de los administradores para el desarrollo de su labor de control.
1. Los presupuestos
Esta es quizá una de las técnicas más tradicionales para efectos de control ya que se utiliza de una forma amplia y permanente en diversas organizaciones. También es cierto que algunas veces se ha supuesto que la presupuestarían es el dispositivo para lograr el control. Sin embargo, muchos dispositivos no presupuestarios resultan también esenciales.
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Determinado periodo futuro. Como tales, los presupuestos son
presentaciones anticipadas de los resultados que se esperan en términos financieros (como en los presupuestos de ingresos y gastos y de capital) o en términos no financieros (como en presupuestos de mano de obra directa, de materiales, de volumen físico de ventas o de unidades de producción). Por ejemplo, algunas veces se ha dicho que los presupuestos financieros representan la “dolarización La presupuestarían es la elaboración de planes en términos numéricos para” de planes.
Como tal, son planteamientos anticipados que monitorizan los planes a fin
de utilizar inteligentemente los fondos sobre la base de lo que se puede necesitar y asignar para lograr las metas deseadas. Empero, muchas veces no se comprende cómo ni por qué los presupuestos deben basarse en los planes. De hecho, algunas empresas, y en especial las empresas no lucrativas, elaboran presupuestos sin conocer los planes. Pero cuando lo hacen, el dinero asignado apago de sueldos, a espacio para oficinas y equipo y para otras erogaciones, se convierte en asuntos de negociaciones entre una alta autoridad y los gerentes de una empresa. El resultado común es que los fondos no se asignan en forma conveniente sobre la base de lo que se necesita para lograr las metas deseadas.
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Datos Estadísticos
Los análisis estadísticos de innumerables aspectos de una operación y la clara presentación de datos estadísticos, ya sea de naturaleza histórica o de pronósticos, son importantes para el control. Su objeto es mostrar tendencias a fin de que el administrador pueda extrapolar y estimar los rumbos que siguen los sucesos más importantes. Es probable que sea válido decir que la mayoría de los administradores comprenden mejor los datos estadísticos cuando se les presentan en forma de diagrama, puesto que no es fácil observar tendencias y relaciones (exceptuando el caso de contadores y personas acostumbradas a la estadística) en las hojas tabulares de los impresos de computadora.
3. Las Auditorías
Tradicionalmente la Auditoria era definida como el “examen hecho por una persona o firma de auditores” para proporcionar información sobre el desenvolvimiento y situación de la empresa a otra u otras personas o entidades oficiales, y su propósito final era el de detectar fraudes o fallas y hacer las recomendaciones para prevenirlas. Actualmente el término AUDITORÍA se puede relacionar con el control y aplicarlo en forma amplia para hacer alusión a diferentes situaciones: •Evaluar el entorno en que se desenvuelven las organizaciones, en especial su papel social y económico. •Evaluar la misión, objetivos, estrategias, políticas y programas establecidos por la administración y la habilidad para aplicar cl proceso administrativo.
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Evaluar los planes de desarrollo a nivel de empresa y a nivel macroeconómico. •Determinar la eficiencia con que se están desarrollando las operaciones de la empresa con el fin de detectar fallas y proponer recomendaciones. •Evaluar la productividad y economicidad en la empresa. •Evaluar los procedimientos de administración de personal. •Expresar el examen de registros financieros, los cuales, al ser amparados por el dictamen que emite el auditor independiente, pueden servir de base a socios, accionistas, gobierno y público en general para saber la situación de una entidad económica, y con base a ello tomar decisiones más acertadas. •Determinar la confiabilidad de los datos contables e informes obtenidos a través del procesamiento electrónico de datos. •Evaluar el papel de mercadeo, calidad, presupuestos. •Evaluar la gestión del personal operativo, etc. 4. Control de Calidad
En el sentido más amplio, la calidad se refiere a las características físicas o no físicas que constituyen la naturaleza básica de algo. El tamaño, la forma y el color son cualidades directas. La fortaleza, la vida esperada y la integridad son más difíciles de definir, medir y controlar. Los programas explícitos de control de calidad han sido más evidentes en las empresas manufactureras donde la función de inspección es realizada en diversas etapas del proceso.
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El muestreo podría ser utilizado para evaluar la cualidad cuando la
producción es relativamente uniforme. El muestreo es necesario en casos en los que el control de calidad destruye al producto: proyectiles y cerillos, por ejemplo.
Los elementos básicos del control son utilizados para asegurar la calidad.
El primer paso es decidir qué características serán vigiladas. En el caso de un televisor, la principal preocupación es si funciona cuando se oprime el botón de encendido. La segunda preocupación sería el color y la calidad del sonido.
El control de calidad es más obvio cuando las partes o los productos
terminados son rechazados y tienen que ser desechados o reelaborados. La información referente a las tasas de rechazo puede ser utilizada para hacer cambios en un proceso de producción. En los mejores sistemas se esperan unos cuantos rechazos; más rechazos de los esperados, especialmente si la tendencia es ascendente, es un indicio de que el proceso está quedando fuera de control. Podrían requerirse ajustes al equipo, o el problema podría estar en los participantes. En cualquier caso, se requieren de acciones correctivas para poner nuevamente en línea la operación.
Se puede entender entonces control de calidad como un conjunto de
técnicas aplicadas a los procesos de producción con el fin de mantener en todas sus etapas la calidad dentro de los valores establecidos.
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Progreso de las actividades planificadas para lograr el objetivo definido, con
un mínimo de desviaciones o, preferentemente, sin ellas. Establecer un buen plan, distribuir las actividades requeridas para ese plan y la ejecución exitosa por parte de cada miembro no asegura, necesariamente El control consiste en comprobar o verificar que lo que sé esté haciendo asegure el, que la empresa será un éxito. Es común que se presenten desvíos, contradicciones, errores de concepto o fallas en la comunicación que demanden acciones correctivas con la mayor celeridad posible.
Actividades primordiales de Control
Comparar resultados con respecto a los objetivos y metas establecidos.
Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
Idear y/o procurar los medios efectivos para medir las operaciones.
Comunicar fehacientemente cuáles son los parámetros de medición.
Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y
los desvíos, sugiriendo las acciones correctivas cuando sean necesarias.
Si bien el enunciado de estos cuatro pasos parece simple de comprender,
los elementos componentes: personas, recursos, objetivos, metas, plazos, técnicas, métodos, funciones, roles, etc. han determinados infinidad de estilos de dirección, algunos exitosos, otros fallidos. A pesar de ello existen denominadores comunes a cada uno de estos elementos que desarrollaré en el próximo número.
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Simultáneamente, debe tenerse en claro que estas cuatro actividades no se
dan en forma secuencial ni tampoco estrictamente centralizadas en un jefe o responsable (aquél que asume la toma de decisiones). Un gerente puede estar a cargo de la planificación de ciertos proyectos, a su vez, controlar actividades pertenecientes a otros proyectos en curso, ejecutar él mismo otras tareas y, eventualmente, organizar un nuevo sub-sector en formación.
Todos estos pasos y su simultaneidad están dados, principalmente, por los
objetivos y metas propuestas que surgen de la misión y visión establecidas oportunamente por la alta Dirección. De allí que resulte posible definir alineaciones y desvíos con precisión. En caso contrario, no sólo cambiará el escenario externo sino también el interno, haciendo imposible la medición brinde resultados a lo largo del tiempo de vida de todo Proyecto, Proceso de Cambio o simplemente cualquier medida orientada a la supervivencia de la empresa.
Como siempre digo en mis seminarios: sólo puedo controlar aquello que puedo medir. Si es factible de medición, es cuantificable y puedo determinar si algo rindió “más” o “menos”, demandó más o menos recursos (más o menos eficiente) o alcanzó parcial o totalmente los objetivos (más o menos eficaz) con un indicador numérico, no simplemente como una abstracción: siempre hagamos las cosas con la mayor sencillez posible, pero evitemos ser simplistas, la realidad dista mucho de serlo.
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Observación Personal
Aunque los presupuestos, las gráficas, razones y demás técnicas son fundamentales para la labor de control, es conveniente que los administradores no confíen tan sólo en este tipo de herramientas ya que los resultados pueden ser más beneficiosos si la información disponible se aumenta y perfecciona a través de la observación directa de las personas.
Es bueno tener presente que toda técnica es susceptible de error, sobre
todo cuando quienes generan la información son personas. Un administrador cuidadoso no sólo se asegura que la información es confiable, sino que también debe estar dispuesto a estimular a las personas hacia el logro de los objetivos fijados. Un contacto directo con los trabajadores le permite conocer más del funcionamiento de la compañía, escuchar ideas, opiniones y estimular a los diferentes equipos de trabajo al aumento del rendimiento.
6. Análisis de Redes de Tiempos y Hechos (PERT)
Otra técnica de planeación y control es el análisis de redes de tiempo y hechos denominada PERT, (técnica de revisión y evaluación de programas). Antes de PERT no ha habido otras técnicas diseñadas para observar como “encajan” las partes de un programa durante el transcurso del tiempo y de los hechos.
Los ingresos y los gastos son la fuente que abastece los presupuestos
financieros.
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Aunque el tiempo oportuno entre un periodo presupuestal y el siguiente se
toma en consideración, la sincronización del trabajo es un aspecto secundario de los presupuestos. En cambio, en el sistema PERT el hincapié se hace a la inversa. Lo más importante es la oportunidad adecuada y el control de gastos es cosa secundaria. En consecuencia, PERT desempeña un papel diferente en el sistema de control total.
Originalmente PERT se desarrolló para realizar la tarea sumamente
complicada de fabricar proyectiles Polares y se ha adaptado a gran variedad de operaciones militares y de negocios.
Evaluación de Procesos Educativos
Todo proceso educativo tiene como propósito necesariamente alcanzar objetivos y metas. Saber qué tanto se logra cumplir con los objetivos propuestos constituye un ejercicio de evaluación, de aquí que la evaluación en sí misma sea una parte sustantiva del proceso educativo.
La evaluación puede ser longitudinal. Las consecuencias que tienen o se
generan a través de la evaluación, pueden modelar los procesos educativos. Así mismo, la evaluación es parte primordial del diseño metodológico en la investigación.
Al respecto a la Supervisión educativa la Ley Orgánica de Educación
(2009) establece en su artículo 43:
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El Estado formula y administra la política de supervisión educativa como un
proceso único, integral, holístico, social, humanista, sistemático y metodológico, con la finalidad de orientar y acompañar el proceso educativo, en el marco de la integración escuela-familia-comunidad, acorde con los diferentes niveles y modalidades del Sistema Educativo. Se realizará en las instituciones, centros, planteles y servicios educativos dependientes del Ejecutivo Nacional, Estadal y Municipal, de los entes descentralizados y las instituciones educativas privadas, en los distintos niveles y modalidades para garantizar los fines de la educación consagrados en esta Ley. La supervisión y dirección de las instituciones educativas serán parte integral de una gestión democrática y participativa, signada por el acompañamiento pedagógico.
En este mismo orden de idea en lo referente a la Evaluación educativa Ley
Orgánica de Educación (2009) establece en su artículo 44: La evaluación como parte del proceso educativo, es democrática, participativa, continua, integral, cooperativa, sistemática, cuali-cuantitativa, diagnóstica, flexible, formativa y acumulativa. Debe apreciar y registrar de manera permanente, mediante procedimientos científicos, técnicos y humanísticos, el rendimiento estudiantil, el proceso de apropiación
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Construcción de los aprendizajes, tomando en cuenta los factores socio
históricos, las diferencias individuales y valorará el desempeño del educador y la educadora y en general, todos los elementos que constituyen dicho proceso. El órgano con competencia en materia de educación básica, establecerá las normas y procedimientos que regirán el proceso de evaluación en los diferentes niveles y modalidades del subsistema de educación básica. Los niveles de educación universitaria se regirán por ley especial.
Proyecto Educativo Integral Comunitario (P.E.I.C.)
“El proyecto educativo institucional se concibe como un proceso en permanente construcción colectiva, es decir, se trata de prolongar a través de él la vida de la institución que a partir de su identidad va construyendo continuamente su visión institucional.”
“Es un plan de acción combinado con principios pedagógicos que busca
mejorar tanto la educación impartida como el funcionamiento del plantel, elaborado por los actores del plantel, tomando en cuenta las características del mismo, del entorno social y de las intenciones de los mismos actores”
“Es un proyecto, tanto educativo como político y se relaciona con un
proyecto de sociedad en el que se pasa de una democracia representativa a una participativa y se establecen espacios para que los actores pasen a ser constituyentes y no sólo instituidos en su práctica profesional y con respecto a su responsabilidad social específica.”
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De acuerdo con la realidad de la institución, sus necesidades, sus recursos,
sus fortalezas, sus debilidades y sus características específicas, el proyecto educativo institucional desarrolla acciones pedagógicas, culturales, recreativas, deportivas, artísticas, tecnológicas, científicas y sociales desde una perspectiva integral y en el marco de una acción cooperativa.
Desde un punto de vista operativo, el proyecto de educación institucional
permite la construcción de una escuela colaboradora, producto del establecimiento de un lenguaje común para el desarrollo de una planificación por parte de los actores educativos; una escuela con identidad institucional.
Permite lograr mejores resultados académicos y resolver directamente
problemáticas ligadas con el aprendizaje.
Contribuye a cualificar la organización institucional, en aspectos tales como
las formas de comunicación, los procedimientos, la toma de decisión, la
aplicación de las normas de convivencia, etc.
Facilita adquirir capacidades para irse adecuando a las demandas sociales
con mayor efectividad.
Ayuda en la búsqueda de coherencia entre el querer-decir y el acordar-
hacer.
Permite aprender lo que es la democracia, practicándola.
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Los Proyectos de Aprendizaje. (P.A.)
El Proyecto de Aprendizaje es en sí, una estrategia metodológica que, permite la construcción de un Aprendizaje significativo e Integrador, a partir de actividades didácticas globalizantes, que facilitan el desarrollo de la creatividad, el trabajo en equipo…
No hay, un único modo de entender y asumir los Proyectos de Aprendizaje
(P.A.), pues son estrategias pedagógicas flexibles. Entre los objetivos de esta metodología (Proyectos de Aprendizaje) (P.A.), se pueden contar:
Globalizar e integrar los contenidos de las diferentes áreas que integran los
contenidos el currículum.
Desarrollar el interés investigativo de los estudiantes.
Dar respuestas a las diferentes situaciones del entorno.
Educar para la vida, formando personas que formulen proyectos de vida,
que sepan tomar decisiones y resuelvan problemas.
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Bibliografía / Referencia
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9.5.4. Impacto social
El desarrollo de este proyecto ha generado un cambio significativo en
el personal administrativo de la institución debido que a través de él se ha
buscado una solución al problema que presentan. Se logró solucionar el
mismo con la implementación de un instructivo informativo sobre la
planificación. Este tuvo un impacto positivo porque ahora el personal
administrativo conoce más sobre el tema, y han empezado a fortalecer esas
debilidades que presentaban a la hora de planificar .
138
10. Conclusiones y Recomendaciones
10.1. Conclusiones
A lo largo de esta investigación se llegó a la conclusión de que los
instructivos informativos son de gran importancia en una unidad educativa ya
que brinda información importante para ejecutar las actividades. Una vez
realizado el estudio de factibilidad del presente proyecto se tiene información
necesaria y suficiente que permiten llegar a las siguientes conclusiones.
Para solucionar la problemática existente se eligió como alternativa de
solución un instructivo informativo sobre la planificación como fase del
proceso administrativo, el cual se llevó a cabo con factibilidad.
Luego de aplicar los objetivos del plan de acción y ejecutar las
diversas actividades se obtuvieron buenos resultados ya que se
ejecutaron todos los objetivos del mismo. estos arrojaron las causas
del problema, y el personal administrativo de la institución se sintió a
gusto con el grupo investigador.
Considerando que el objetivo general de este proyecto es diseñar un
instructivo informativo sobre la planificación como fase el proceso
administrativo se concluye que el proyecto es factible ya que cumple
con la propuesta planteada y permite solucionar la problemática
presente en la institución porque es una herramienta que aporta
conocimientos e información.
El estudio también demuestra que la implementación del instructivo
informativo es factible para el personal administrativo de la Escuela
Bolivariana Playa Grande ya que lo encuentran atractivo y por eso se
139
motivan a leerlo, también es beneficioso porque es una herramienta
que ofrece toda la información referente a su área de trabajo y les va a
permitir conocer un poco más sobre la planificación.
10.2. Recomendaciones.
Luego de realizar las conclusiones del proyecto consideramos
prudente plantear las siguientes recomendaciones:
Se recomienda que el personal administrativo de la institución tome en
cuenta el instructivo informativo sobre la planificación como fase del
proceso administrativo y lo lea semanalmente.
Se recomienda Recordar la importancia de planificar eficientemente y
en su debido tiempo las actividades.
Se recomienda Establecer otras estrategias que les permitan
fortalecer las debilidades presentes a la hora de planificar.
Se recomienda que cumplan con lo establecido en el instructivo
informativo.
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BIBLIOGRAFÍA
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República Bolivariana de Venezuela N 39.907 Extraordinario. Abril 23,
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Ley Orgánica De Planificación Pública Y Popular. 2010. Gaceta Oficial De
La República Bolivariana De Venezuela Nº 6.011 Extraordinario del 21 de
diciembre de 2010.
142
Anexos
143
Transcribiendo el objetivo y el alcance del instructivo
informativo
144
Realizando el cuestionario
145
Aplicando el cuestionario
146
147
148
149
150