renacimiento gestión de proyectos distribuidos

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Gestión de Proyectos Distribuidos Jairo de la Nuez

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Agenda

Proyectos distribuidos

Gestión de proyectos distribuidos

Sharepoint como herramienta de Gestión


Proyectos Distribuidos

Modelos de proyectos distribuidos

Ventajas

Problemas conocidos


Proyectos distribuidos

Proyectos en los cuales alguno (o algunos) de los involucrados se encuentra en sitios geográficos diferentes:

• Clientes • Proveedores

Realidad en un mercado global

Fenómeno en aumento

Impacto directo en:

Gestión de Procesos

Calidad

Productividad



Cliente a Distancia

Desarrollo on-site off-shore

Proveedor Distribuido

Open Source Distributed Model



Cliente a Distancia

Proveedor Cliente

• Proveedor en sitio geográfico distinto al del Cliente

• Sin contacto persona-persona • ej. a través de Internet

• Diferentes tamaños de organizaciones



On-site Off-shore

• Proveedor en sitio geográfico distinto al del Cliente

• Proveedor envía al sitio del cliente un grupo de profesionales para:

Construcción del Producto

Consultoría

• Organizaciones quizás no tan pequeñas

Proveedor

Cliente

Grupo del Proveedor



On-site Off-shore

• Un grupo del Proveedor es enviado al Cliente

• Posible razón:

Recursos Cualificados

Seguridad

Logística

Proveedor

Cliente

Grupo del Proveedor

Grupo Cliente



On-site Off-shore

• La estructura del proveedor es distribuida

• Abstracción del Proveedor como un “todo”

Proveedor

Analistas de Negocio

Desarrolladores

Cliente



Open source

• Distribución total

• El producto surge de la necesidad de los involucrados

• Bases de Conocimiento

• Concepto de Usuarios

Políticas Documentación

Gestión Estrategia Ingeniería

etc.

Comunidad


Ventajas del desarrollo a distancia

Ventajas para el “Cliente” – Reducción de costes

– Permite enfocarse en sus procesos de negocio

• Mejora la eficiencia

– Mayor acceso al talento. Se puede trabajar con los mejores

Ventajas para el “Proveedor” – Reducción de desplazamientos

– Mejor gestión del tiempo

– Nuevos mercados a nivel global

• Oportunidades en mercados reducidos


Problemas del desarrollo a distancia

Mismo pasillo:

• 10,3% de probabilidad de colaboración

Mismo piso:

• 1,9 % de probabilidad de colaboración

Diferentes pisos:


Diferentes edificios:



Problemas del desarrollo a distancia

Comunicación

Distancia

Herramientas y métodos

Coordinación

ej. Actividades

Diferencia Cultural y/o idioma

Diferencia Horaria

Aislamiento


Gestión de


Factores clave

Gestión del conocimiento

Calidad de la Comunicación


Gestión del conocimiento

Conocimiento del negocio a los desarrolladores, analistas y diseñadores

Políticas de la organización

Entrenamiento en herramientas

Metodologías de trabajo, utilización de estándares

Decisiones de la gerencia

Estado actual del proyecto

Obtención de métricas



Área Clave.

Requiere un análisis cualitativo y cuantitativo desde el kick-off del proyecto.

Informalidad o prácticas no estandarizadas pueden concluir en el fracaso del proyecto.



QA de la Comunicación

Mencionada explícitamente en la mayoría de los estándares de Procesos, aunque sin profundizar.

Establecer compromisos con la estabilidad de la calidad de comunicación Cláusulas contractuales Compromiso del cliente con el proveedor. Acuerdos en las instancias de interacción



Factores a evaluar y/o Medir:

Detalles Estratégicos

Detalles Culturales

Distribución del conocimiento

Diferencia Horaria

Mejorar el Ciclo de Comunicación

Herramientas de comunicación

Gestión del Proyecto y Proceso

Detalles Técnicos



Detalles Estratégicos

o Información proveniente de diferentes entidades

Consistencia

Independencia

o Información dirigida hacia la Gerencia

Facilitar la toma de decisiones



Detalles Culturales

o Evaluar la capacidad de comprensión de las diferentes entidades

o Evaluar factibilidad de estandarización de la comunicación.

o Comunicación Administrativa

o Comunicación Técnica

o Sensaciones de responsabilidad diferentes

o Oriente

o Occidente



Diferencia Horaria

Aprovechar al máximo las interacciones

Elaborar metodologías de comunicación asincrónica

Email

Medir la calidad de las interacciones

Preguntas antes, respuestas después

Evaluar si los objetivos fueron

cumplidos



Mejorar el ciclo de comunicación

Cliente

Gerencia

Director de Proyecto

Ingenieros

Director de Proyecto

Gerencia

Cliente



Mejorar el ciclo de comunicación

Cliente

Gerencia

Gestión Proyecto

Ingenieros



Herramientas de comunicación

Síncronas o Asíncronas

Tiempo Real

Texto, voz, vídeo

Basadas en colaboración y repositorios estandarizados

Maximizar comunicación sin olvidar la minimización de costes

Punto a punto o a través de red de distribución


Sharepoint como

Herramienta de Gestión de


Sharepoint como plataforma de Gestión

Funcionalidades proporcionadas por la plataforma


Sharepoint como Plataforma de Gestión

La plataforma de Colaboración estándar de mercado.



Adicionalmente Renacimiento enfoca su uso para la gestión integral y automatizada de proyectos.

En este ámbito, proporciona las siguientes funcionalidades:

Generación del plan de proyecto, planificación y presupuesto.

Facilitar comunicación y feedback.

Gestionar las tareas del proyecto

y monitorizar su grado de avance.

Gestionar la documentación asociada al proyecto.



Controlar los cambios sobre el alcance.

Analizar y prever la productividad del proyecto.

Dar visión del status del proyecto a todos los miembros del equipo de trabajo, así como otros stakeholders.

Control de acceso a la información del proyecto, de forma que información sólo esté disponible para algunos roles del proyecto.



Sharepoint gestiona en tiempo real toda la información para iniciar, planificar, ejecutar, controlar y cerrar un proyecto.

Su uso es muy intuitivo para los miembros del proyecto.

Está basado en las herramientas ofimáticas y tecnologías estándares conocidas por cualquier usuario no avanzado de informática: Web, Windows, Office.

Requiere de muy poca administración por parte de IT.


Funcionalidades de Gestión de Proyectos

Sharepoint cuenta con varias herramientas para una gestión centralizada efectiva de la información del proyecto:

Cronograma

Documentación del proyecto

Propuestas de cambios

Gestión de Riesgos

Gestión de Problemas

Pool de recursos

Calendario del proyecto

Contactos

Plantillas, formularios, checklists



Proporciona una herramienta de gestión documental integral, la cual facilita la gestión del conocimiento distribuido:

Almacenamiento centralizado de la información

Control de versiones

Workflows de aprobación de contenidos

Integración en Office

Plantillas de documentos

Categorización de la información

Funcionalidades de Indexación y Búsqueda completas

Gestión de la seguridad en función de roles



Facilita la colaboración:

Colaboración en documentos

Los sitios de trabajo documental pueden ser usados para desarrollar documentación (así como validarla) conjuntamente

Colaboración de equipo

Uso de Wikis para lecciones aprendidas.

Foros de discusión para comunicación offline (especialmente en entornos con diferencia horaria).

Salas de reunión virtuales.



Automatización de procesos:

Una gestión de proyectos eficiente depende del tratamiento de los procesos y workflows humanos.

Los procesos más importantes en cualquier organización, dependen de las personas.

Automatizar dichos procesos mejora su eficiencia y disminuye su ratio de error, aumentando así la calidad.



Automatización de procesos:

Procesos automatizados por Renacimiento, entre otros:

Solicitud de vacaciones e integración con el calendario del proyecto

Gestión de compras

Gestión de cambios

Gestión de riesgos

Solicitudes de material

Renacimiento cuenta con una herramienta propia, Solicit@, para la parametrización ágil de nuevos procesos.



Informes del proyecto:

Sharepoint proporciona la siguiente información relevante:

Resumen del status del proyecto.

Información de las tareas: asignaciones, grado de avance, etc.

Alertas automatizadas en función de las condiciones marcadas del proyecto.


Algunos Casos de Éxito

http://www.alianca.es/index_cast.php

http://www.hscor.com/hscor_es


Pasión por la tecnología,

Siempre en la cima de las innovaciones

www.renacimiento.com

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