Una consulta de creación de tabla recupera datos de una o varias tablas y, a

continuación, carga el conjunto de resultados en una nueva tabla. Esa nueva tabla

puede residir en la base de datos abierta o puede crearse en otra base de datos.

En general, se usan consultas de creación de tabla para copiar o almacenar datos.

Por ejemplo, supongamos que tiene una o varias tablas con datos de ventas

antiguos y va a usar esos datos en informes. Las cifras de ventas no pueden

cambiar ya que las transacciones tienen una antigüedad de al menos un día, y la

ejecución constante de una consulta para recuperar los datos puede tardar

bastante tiempo, especialmente si se ejecuta una consulta compleja con un

almacén de datos de gran tamaño. Al cargar los datos en una tabla independiente

y usar esa tabla como origen de datos, se puede acelerar las operaciones, reducir

la carga de trabajo y almacenar cómodamente los datos. Cuando proceda,

recuerde que los datos de la nueva tabla no son más que una instantánea: no

tienen conexión ni relación con sus tablas de origen.

El proceso de creación de una consulta de creación de tabla se compone de los

siguientes pasos:

Habilite la base de datos si no está firmada o si no reside en una ubicación de

confianza. En caso contrario, no podrá ejecutar consultas de acción (consultas de

datos anexados, consultas de actualización y consultas de creación de tabla).

En la vista Diseño de la consulta, cree una consulta de selección y, a continuación,

modifique esa consulta hasta que devuelva los registros que desee. Puede

seleccionar datos de más de una tabla y, en términos reales, puede desnormalizar

los datos. Por ejemplo, puede incluir los datos de cliente, transportista y proveedor

en una sola tabla, lo cual no se hace en una base de datos de producción con

tablas correctamente normalizadas. Asimismo, puede usar criterios en la consulta

para personalizar o restringir más el conjunto de resultados.

Existen varios tipos de consultas:

Consultas de selección: Son las consultas que extraen o nos muestran datos.

Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una

vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se

podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla

lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la

memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

Consultas de acción: Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen

varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos

anexados y de creación de tablas.

Consultas específicas de SQL:

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino

que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán

en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de

este curso.

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde

se encuentra la consulta a crear, hacer clic en el botón diseño de consulta en la

pestaña Crear.

La vista Diseño.

Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.

Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación, más

adelante iremos profundizando en la explicación:

Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el

campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede

ser un campo calculado.

Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando

definamos consultas basadas en varias tablas.

Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.

Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá

en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir

la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si

queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos

el campo población para seleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca

la población en el resultado ya que todos son de la misma población.

Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda

es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado

de la consulta.

Añadir campos

Para añadir campos a la cuadrícula podemos:

Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas,

este se colocará en la primera columna libre de la cuadrícula. Hacer clic sobre el

nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón del ratón

arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón cuando estemos sobre la

columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo.

Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la

derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas

que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas

podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla, así en la

lista desplegable sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada. También

podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una

columna vacía de la cuadrícula. Si queremos que todos los campos de la tabla

aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinónimo

de 'todos los campos').

Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos

trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo en común. Existen

tres tipos de relaciones:

Relación de uno a uno: En este tipo de relación, un registro de la tabla 1 sólo

puede estar enlazado con un único registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de

relación es la que menos se utiliza. Un ejemplo podría ser éste, en el que cada

persona tiene un único DNI.

Relación de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado

con varios registros de la tabla 2 y viceversa. En el siguiente ejemplo, en la tabla 1

cada película pueden trabajar varios actores y, en la tabla 2, un mismo actor

puede trabajar en varias películas.

Relación de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado

con varios registros de la tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 sólo puede estar

enlazado con un registro de la tabla 1. En el siguiente ejemplo, un equipo puede

tener varios jugadores, pero cada jugador sólo puede jugar en un equipo.