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  • 8/6/2019 reingenieria munic ipalidades

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    Guas para la Mejora Regulatoria Municipal

    REINGENIERA DE PROCESOSMUNICIPALES

    Comisin Federal de Mejora RegulatoriaCentro de Investigacin y Docencia Econmicas, A.C.

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    NDICE

    INTRODUCCIN.............................................................................................. 4I. CONSIDERACIONES INICIALES............................................................ 5

    II. INTEGRACIN Y FUNCIONAMIENTO DEL

    EQUIPO DE REINGENIERA DE PROCESOS........................................ 7

    2.1INTEGRACIN DE LOS EQUIPOS DE REINGENIERA DE PROCESOS.............. 8

    2.2REGLAMENTO DE LOS EQUIPOS DE REINGENIERADE PROCESOS............. 9

    III. METODOLOGA PARA LLEVAR A CABO

    LA REINGENIERA DE PROCESOS....................................................... 13

    3.1INICIACIN............................................................................................ 133.2FOTOGRAFA......................................................................................... 14

    3.2.1 Objetivo general........................................................................ 14

    3.2.2 Esquematizacin de los procesos actuales..................................16

    3.2.3 Consulta de opinin de clientes externos e internos................ 19

    3.2.3.1 Valoracin de la opinin de clientes externos............... 20

    3.2.3.2 Valoracin de la opinin de clientes internos................ 22

    3.2.4 Determinacin y medicin de variables crticas........................ 24

    3.2.5 Benchmarking........................................................................... 27

    3.2.6 Determinacin de la problemtica............................................. 28

    3.2.7 Costos de no-calidad............................................................... 29

    3.2.8 Objetivos especficos................................................................ 29

    3.3DEFINICIN DE SOLUCIONES................................................................... 30

    3.3.1 Generacin de propuestas........................................................ 30

    3.3.2 Evaluacin de propuestas......................................................... 31

    3.3.3 Seleccin de ideas factibles...................................................... 32

    3.4REDISEO Y/O DISEO........................................................................... 32

    3.4.1 Esquematizacin de los procesos rediseados........................... 33

    3.4.2 Verificacin de variables crticas y determinacin de garantas.. 33

    3.4.3 Validacin por el dueo del proceso.......................................... 34

    3.5IMPLANTACIN........................................................................................ 34

    3.5.1 Informacin y negociacin con las reas involucradas.............. 34

    3.5.2 Generacin de compromisos..................................................... 35

    3.5.3 Seguimiento de compromisos.................................................... 36

    3.6MEDICIN Y CONTROL............................................................................. 37

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    3.6.1 Determinacin del tiempo de medicin...................................... 37

    3.6.2 Medicin de variables crticas.................................................... 37

    3.6.3 Comparacin de la evolucin de variables crticas.................... 383.7RETROALIMENTACIN............................................................................. 39

    3.7.1 Consulta de opinin de clientes................................................. 39

    3.7.2 Comportamiento de garantas................................................... 39

    3.7.3 Entrega al dueo del proceso................................................... 40

    3.7.4 Presentacin y publicacin de resultados................................. 41

    IV. CONSIDERACIONES FINALES............................................................... 42

    BIBLIOGRAFA COMPLEMENTARIA............................................................... 43

    GLOSARIO........................................................................................................ 44

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    INTRODUCCIN

    A partir de marzo de 2002 inici la aplicacin del Sistema de Apertura Rpida de Empresas (SARE), elcual tiene como objetivo permitir la apertura de nuevos negocios en un solo da, cumpliendo con un

    mnimo de trmites federales.

    Para hacer efectivo un esquema de apertura rpida de empresas, es necesario sumar

    esfuerzos con estados y municipios en la simplificacin de sus procesos administrativos y de los

    requisitos de sus trmites. Por ello, la Comisin Federal de Mejora Regulatoria (COFEMER) promueve

    la celebracin de convenios de coordinacin con estados y municipios para auxiliarlos en el desarrollo

    de mecanismos tipo SARE.

    Esta gua es otro instrumento de apoyo a los municipios para que sean ms eficientes y

    eficaces los procesos que permitan la prestacin de sus servicios, ya que en ella se explicar lamanera como los municipios deben integrar sus equipos de reingeniera de procesos y los elementos

    que deben contener sus reglamentos de operacin, as como la metodologa con la que realizarn su

    trabajo, la cual se compone de siete etapas, a saber: Iniciacin, Fotografa, Definicin de soluciones,

    Rediseo y/o diseo, Implantacin, Medicin y control, y Retroalimentacin:

    La etapa de Iniciacinimplica un diagnstico operativo del municipio que permite enlistar los

    procesos y actividades administrativas municipales y los problemas a los que se enfrenta diariamente

    el municipio.

    La etapa de Fotografaconsiste en elaborar una descripcin de los procesos administrativos

    del municipio, as como de los diversos factores que inciden en ellos.La etapa de Definicin de soluciones implica evaluar y seleccionar ideas factibles para

    solucionar la problemtica detectada en los procesos administrativos municipales.

    La etapa de Rediseo y/o diseopermite aplicar ideas factibles determinadas a los procesos

    administrativos y llevar a cabo su rediseo, a menos que se determine que no son operables, en cuyo

    caso se disearn nuevos procesos. Se establecern garantas de tiempo y de calidad en el servicio,

    para finalmente entregrselos al presidente municipal.

    La etapa de Implantacinse refiere a informar y negociar el establecimiento de los nuevos

    procesos con las reas que participan en los procesos . Para ello, se deben generar compromisos y

    darles seguimiento.La etapa de Medicin y control facilita el seguimiento de los trabajos de reingeniera de

    procesos, de tal manera que se determina un tiempo de medicin, se miden las variables crticas y se

    compara su evolucin.

    Finalmente, la etapa de Retroalimentacinimpulsa el establecimiento de la mejora continua, de

    tal modo que el municipio siempre preste servicios de calidad a los gobernados. Asimismo, impulsa la

    publicidad de los trabajos de reingeniera de procesos y de sus beneficios en el mbito del gobierno

    municipal.

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    I. CONSIDERACIONES INICIALES

    La reingeniera de procesos es la revisin fundamental de procesos para su rediseoradical.Esto permite alcanzar mejoras espectaculares en medidas crticas y contemporneas

    de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez.

    La intencin de la reingeniera de procesos es que, con menos recursos (monetarios,

    administrativos, humanos, etc.), se d ms al cliente. Su objetivo es hacer lo que ya se hace,

    pero de la mejor manera posible, es decir, trabajar de manera ptima.

    La reingeniera busca redisear los procesos de manera que stos no estn

    fragmentados, es decir, pretende integrar todas las actividades de los colaboradores del

    municipio en una secuencia lgica y ordenada de pasos que ayuden a que el trabajo delgobierno municipal se realice con eficiencia.

    La reingeniera es una herramienta del sector privado que es menester modificar para

    que pueda ser aplicada en el sector pblico. Esto debe hacerse atendiendo a una visin de

    polticas pblicas y gerencia pblica, considerando en todo momento que el actuar

    gubernamental lleva implcita la emisin de actos de autoridad que, adems de estar

    fundados y motivados, deben cuidar su apego al marco normativo en su conjunto.

    La necesidad de las autoridades municipales de cuidar que sus actos no violen la

    Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, las leyes federales, los tratadosinternacionales, las constituciones locales, las leyes locales, los reglamentos y la normativa

    municipal, obliga a que la reingeniera en ese mbito sea cuidadosa en su alcance, ya que

    una mejora espectacular en un proceso municipal podra ahorrar al erario municipal

    potencialmente millones de pesos, pero el particular, mediante los medios de defensa legales

    a su alcance, podra convertir este ahorro potencial en un costo.

    De igual manera, es necesario considerar que la administracin pblica municipal no

    puede dejar de funcionar para que se lleve a cabo la reingeniera, por lo que sta debe

    instrumentarse sin interrumpir las operaciones del municipio y plantear, en su etapa de

    Implantacin, una transicin que permita consolidar operativamente el rediseo realizado de

    los procesos .

    Todo lo anterior nos lleva a establecer en el municipio equipos de reingeniera de

    procesos y, posteriormente, a disear una metodologa que permita a e